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Conceptos Básicos Contables PDF
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Por la actividad que realizan, por su tamaño, por el origen de su capital, su tamaño,
conformación de su capital, por la explotación y conformación de su capital, por los
impuestos, por el número de propietarios, por la función social.
POR LA ACTIVIDAD
Extractivas:
Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de recursos que se
encuentran en el subsuelo, como ejemplo están las empresas de petróleos, auríferas, de
piedras preciosas y de otros minerales.
Industriales:
Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o
semielaborados como las fábricas de telas, de muebles, de calzado, etc.
Servicios:
Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad,
ya sea de salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros
varios.
Agropecuaria:
Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrícola y
pecuario. Dentro de los más comunes encontramos las granjas agrícolas, las granjas
porcinas, avícolas, apícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola etc.
POR SU TAMAÑO
Grande:
Es la de mayor organización, posee personal especializado en cada una de las áreas de
trabajo, se observa una gran división del trabajo y las actividades mercantiles se realizan
en un porcentaje elevado.
Mediana:
En este tipo de empresa se observa una mayor división y delimitación de funciones
administrativas y operacionales. La inversión y los rendimientos obtenidos son mayores
que los de la p equeña empresa.
Pequeñas empresas:
Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza porque
no existe una delimitación clara y definida de funciones entre el administrador y/o el
propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida división y
especialización del trabajo. Se dividen a su vez en:
Economía Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas
particulares.
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al
mismo grupo de personas o dueños.
Régimen Simplificado del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al régimen común
del IVA la sociedades y personas naturales que señale la las normas legales.
Régimen Común del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al régimen común del IVA
la sociedades y personas naturales que señale la las normas legales.
Gran Contribuyente: Contribuyentes que por los ingresos y patrimonio que administran
son clasificados por la DIAN como grandes contribuyentes, competencia que le es dada a
la DIAN por las normas legales.
POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS
De un solo propietario:
También denominadas empresas unitarias o de propietario único. Aunque una persona es la
dueña, la actividad de la empresa se puede extender a más personas quienes pueden ser
familiares o empleados particulares. En la legislación colombiana existe el concepto jurídico
de empresa unipersonal (E.U.). La Empresa Unipersonales puede ser constituidas por
personas naturales o jurídicas que reúna las calidades exigidas para ejercer el comercio, las
cuales podrán destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de
carácter mercantil, a través de la Empresa Unipersonal.
Sociedades:
Son aquellas constituidas por dos o más personas llamados socios que se agrupan por
medio de un contrato de sociedad y son responsables del negocio.
Las sociedades se van conformando por una necesidad de los comerciantes y por una
exigencia del capitalismo incipiente de cada una de las épocas en que surgieron: Alta edad
media la colectiva, siglo IX la comanditaria simple, siglo XII la comanditaria por acciones y
siglo XVIII la anónima y la de responsabilidad limitada. El avance y desarrollo del
comercio hicieron posible la aparición de formas asociativas con ánimo de lucro.
Para clasificar a las sociedades hay varios criterios, entre ellos tenemos: la clasificación
legal, la clasificación que hace la doctrina y la clasificación que hace el Código de Comercio
Colombiano.
Clasificación Legal:
Dijimos que será sociedad civil aquella que se propone como actividad negocios de los que se
relacionan en el artículo 23 del Código de Comercio Colombiano , y que será comercial
aquella sociedad que se propone como actividad o empresa social negocios de los que se
relacionan en los artículos 20 y 21 de la misma obra.
El Concepto general de la nacionalidad del art. 469 del Código de Comercio Colombiano, fue
objeto de una modificación importante, contenida en el art. 1 del decreto 1900 de 1.973,
reformado posteriormente por el art. 1 del decreto 170 de 1.977, y la decisión 291 de 1.991.
Régimen común de tratamiento de capitales Extranjeros. En efecto, en tales estatutos se
definen como Empresa Nacional aquella constituida en el país receptor y cuyo capital
pertenezca en más del 80% a inversionistas nacionales, siempre que a juicio del organismo
nacional competente- planeación Nacional- esa proporción se refleje en la dirección técnica,
financiera, administrativa y comercial de la empresa; empresa o sociedad extranjera como
aquella que constituida o establecida en el país receptor, cuyo capital perteneciente a
inversionistas nacionales es inferior al 51% o cuando siendo superior a juicio del organismo
nacional competente ese porcentaje no se refleja en la dirección técnica, financiera,
administrativa y comercial de la empresa. ; Y la empresa Mixta como la constituida en el país
receptor y cuyo capital pertenezca a inversionistas nacionales en una proporción que fluctué
entre el 51% y el 80%, siempre que a juicio del organismo nacional competente esa proporción
se refleje en la dirección, técnica, financiera y administrativa de la empresa.
También se consideran mixtas a aquellas empresas en las que participe el Estado o entes
paraestatales o empresas estatales del estado receptor en un porcentaje no inferior al 30%
siempre que a juicio del organismo nacional competente, el ente paraestatal o empresa del
estado tenga capacidad determinante en las decisiones de la empresa. El código de comercio
somete la instalación de sociedades extranjeras en el país y su ulterior funcionamiento a
numerosas y estrictas normas imperativas. De allí que en ese mismo estatuto arts 469 y s.s. se
disponga que toda sociedad extranjera que pretenda ejercer negocios permanentes en
Colombia debe establecer una sucursal con domicilio en el territorio nacional, con todas las
formalidades, la documentación y las exigencias el caso, así como someterse a la vigilancia
de la Superintendencia de Sociedades o Bancaria. Dichas compañías extranjeras deben
comprobar que el capital asignado a la sucursal colombiana ha sido cubierto; están obligadas a
nombrar revisor fiscal y a formar las mismas reservas y provisiones exigidas por la ley a las
sociedades anónimas colombianas, han de llevar contabilidad en idioma español, deben
someter sus balances de fin de ejercicio a la consideración de la respectiva superintendencia y
cuando tengan por objeto la prestación de un servicio público o la realización de una actividad
declarada por el estado de interés para la seguridad nacional sus mandatarios principales y
suplentes que la representen en el país deben ser ciudadanos colombianos.
Clasificación Doctrinal:
Sociedad comanditaria por acciones: Esta se constituye con cinco socios como mínimo
de los cuales uno o más socios deben ser lectivos o gestores y uno o más socios deben
ser comanditarios. La razón social igual al de la sociedad colectiva pero agregándole S.
en C. por A. "Sociedad en Comandita por Acciones". Su capital está dividido en unidades
llamadas acciones y para constituirse legalmente tiene que presentarlo así: el 100% es el
capital autorizado, tiene que suscribir no menos del 50% y tiene que pagar 1/3 del capital
suscrito.
Sociedades de Economía Mixta. Con este nombre se hace referencia a aquellas sociedades
creadas por la ley o autorizadas por esta, formadas con capital estatal y capital privado que
desarrollan actividades de índole industrial o comercial conforme a las reglas del derecho
privado. Se trata pues de una especie particular de asociación ubicada a mitad de camino entre
las sociedades de capital totalmente privado y las que por el contrario han sido formadas con
dineros de las entidades públicas. Entre las Características De Las Sociedades De
Economía Mixta tenemos: a- En sus estatutos, es necesario indicar su pertenencia a los
ordenes Nacional, Departamental o municipal, según la naturaleza y ámbito de los servicios o
actividades que les corresponde desarrollar, la proporción de las participaciones y la intención
de sus creadores .b- Si el aporte de las entidades estatales es inferior al 90% de su capital
quedan sometidas al régimen común de las sociedades comerciales, salvo normas especiales
consagradas en la ley; en cambio si los aportes estatales igualan o exceden del 90% del capital
social, se sujetara a los preceptos legales propios de las empresas industriales y comerciales
del estado, sin perjuicio de la aplicación del régimen común en lo que fuere compatibles con
aquellos-Las sociedades de economía mixta deben estar sujetas a tutela gubernamental de
acuerdo con lo dispuesto por sus estatutos o la ley, con el fin de asegurar la coordinación de
sus actividades con la política general del gobierno. d-En la sociedades de economía mixta si
un socio particular desea enajenar su participación social deberá ofrecerla previamente a la
entidades estatales que sean socias de esta, como vemos pues hay un derecho de preferencia
en favor de las entidades oficiales que sean socias de aquellas. e- Podrá ordenarse la
expropiación de las acciones o cuotas pertenecientes a particulares, cuando en la respectiva
sociedad de economía mixta tenga la nación separada o conjuntamente con otras entidades
oficiales, el 50% o más del capital social, siempre y cuando se cumpla uno cualquiera de los
siguientes requisitos:
e.1. Ser la actividad social y sus productos y servicios indispensables para la seguridad y
defensa del estado. e.2-Consistir el objeto social en la explotación de recursos naturales
.e.3.Desarrollar la compañía actividades de interés público o beneficio social. e.4.Requerir la
sociedad aumento de su capital, negándose los socios particulares a efectuar los
correspondientes aportes. e.5- Existir la urgencia de integrar la actividad de la compañía con la
de otras entidades publicas.
f-Los actos y hechos de las sociedades de economía mixta, están sujetos a las reglas del
derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, a menos que se trate del cumplimiento de
funciones administrativas que hubiesen sido confiadas a la respectiva entidad por una norma
legal.
g-los representantes del gobierno en las juntas directivas de las sociedades de economía mixta
del orden Nacional son agentes del presidente de la república, de su libre nombramiento y
remoción y si es el orden departamental, serán agentes de gobernador de su libre
nombramiento y remoción lo mismo a nivel municipal.
h- Los aportes oficiales en estas sociedades podrán consistir, entre otros, en beneficios o
ventajas financieras o fiscales, suscripción de bonos que ellas emitan, auxilios especiales,
concesiones etc.
Las consideraciones anteriores están consagradas en las siguientes normas Arts. 461 al
468 del C de Co; Decretos 1050 y 3130 de l.968, Decretos 128 y 130 de 1.976, Ley 489 de
l.998.
Empresa unipersonal:
2-Aquella sociedad de hecho en la que las partes proceden conforme a un acuerdo escrito
previo pero sin elevarlo a escritura pública, es decir, sin acatar la única exigencia formal del
código para la validez del contrato. En este evento pues la sociedad no ha sido formada por los
mismos hechos y por el consenso que de los mismos socios deriva, sino por estipulaciones
expresas y escritas a las cuales solo falta la solemnidad de la escritura publica.
Veamos las características de estas sociedades:
1- Carencia de Personalidad. Es innegable que la sociedad de hecho carece de personalidad
jurídica, así lo dice el art. 499 de C de C, pues los derechos y obligaciones que adquiera la
sociedad en ejercicio de su empresa deben radicarse en cabeza de todos los socios de hecho
los cuales tendrán en consecuencia el carácter de acreedores o deudores solidarios, todo lo
cual puede inferirse no solo del contexto general de las normas relativas a la sociedad de
hecho, sino de lo que muy particularmente dispone el inciso 2 del art. 501, en el sentido de que
los terceros podrán hacer valer sus derechos y cumplir sus obligaciones a cargo o en favor de
todos los asociados de hecho o de cualquiera de ellos.
2- La precariedad de la Sociedad de Hecho. Al contrario de lo que ocurre con las sociedades
formal y sustancialmente validas, cuya duración pactada impide a los socios, por regla general,
retirarse anticipadamente o exigir de manera unilateral y prematura su disolución no justificada
por causas legales. La sociedad de hecho es esencialmente precaria pues cada uno de los
asociados podrá pedir en cualquier tiempo que se le haga la liquidación con el consiguiente
pago de sus aportes, utilidades y reservas, sin que los demás socios puedan oponerse tal y
como lo ordena el art 505 el C de C.
Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes
E.A.T.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el
factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que
actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.
Concepto de Persona: Para definir este concepto acudimos al artículo 73 del Código Civil
Colombiano el cual expresa que las personas son naturales y jurídicas. Por lo tanto
podemos decir que La persona es un atributo, una cualidad.
Personas naturales: El articulo 74 del Código Civil Colombiano nos dice que son
personas todos los individuos de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo, estirpe
o condición, por lo tanto, de acuerdo ha este artículo, las personas naturales están
vinculadas a un conjunto de caracteres que vienen a conformar la llamada personalidad.
Para que de una persona se predique su personalidad debe reunir varias condiciones,
entre las cuales pueden mencionarse el nombre como elemento identificador, la
nacionalidad, la capacidad y aptitud para contraer obligaciones adquirir derechos, y el
estado civil.
Entidades Descentralizadas: Son aquellas que siendo del estado mantienen una estructura
independiente como empresa. Ejemplo: colegios, empresas industriales y comerciales del
estado.
Sociedades comerciales: Es un contrato celebrado por dos o más personas, que aporten
dinero con el fin de obtener utilidades, y después repartirlas entre ellos mismos.
Naturaleza de la Organización
Una empresa se podrá organizar, cuando define su intención de explotar alguna actividad
económica y para esto selecciona un segmento de mercado que permita establecerse en
el entorno como empresario.
De acuerdo al sector económico en donde se determine su constitución, es allí,
verdaderamente donde su naturaleza encontrará las condiciones propias de la empresa,
es decir, explotar el sector primario de la economía, actividades como: La extracción de
recursos, la agricultura, la ganadería y la pesca en su estado natural.
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar los
principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales
como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo del
recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la prestación
de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente del mantenimiento de
equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los
recursos monetarios que tendrá a su disposición.
La Planeación.
1-Un Buen Diagnóstico: Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las
cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas.
Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma
completa los alcances reales de la empresa.
2-Objetivos Bien Definidos: Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo
estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser a
largo (mas de dos años), mediano (dentro de los dos años) y corto plazo (hasta por seis
meses).
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las
actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá
flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan
presentarse.
La Organización:
El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las funciones
principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque con ello es muy
seguro lograr los resultados que se esperan.
Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos
humanos y los recursos financieros.
El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso
(dependencias)
El tiempo:
Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la
oportunidad requerida por la administración.
El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan
desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y
efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.
Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es también otro elemento
esencial de la ley de contratación laboral actual en nuestro entorno empresarial, por lo tanto
las empresas diseñan y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a cada c
argo y la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de las
mismas.
Una de las formas más comunes para la organización de las funciones y cargos en las
empresas son los flujos de organización, conocidos también como organigrama funcional,
en donde se determinan las líneas de mando y la unidad de dirección, sin importar la forma
que el gráfico nos presente la estructura organizacional de la empresa.
La Dirección:
El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en otras
personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con
responsabilidad y cumplimiento motivadas, por alcanzar los objetivos como un equipo
organizado.
Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se debe tener las
siguientes cualidades personales a saber:
Esto se logrará, si el líder se hace entender por las demás personas con quien se
comunica y su mensaje es bien recibido; para lograrlo, la comunicación debe ser precisa y
clara, direccionada a la persona indicada, permanente, muy sincera y respetuosa,
motivando la asistencia y participación con puntualidad por parte del invitado.
También podemos permitir que la comunicación sea interactiva, esto quiere decir que el
mensaje puede ir en cualquier dirección por ejemplo de jefe a subalterno, de subalterno al
jefe y entre subalternos.
La Motivación: Esfuerzo físico y mental que desarrolla el trabajador con la mejor voluntad,
con buen estado anímico y el entusiasmo necesario, para la obtención de un buen
resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral y personal.
Está en la mente de un gran dirigente, mantener un buen clima organizacional dentro de la
empresa y para lograr este cometido, debe manejar buenas relaciones interpersonales,
con todo el personal que se encuentra bajo sus órdenes, tratando en todo momento de
alcanzar un alto grado de colaboración.
También encontramos otros aspectos, que bien orientados por un buen dirigente, se
alcanza un clima laboral muy provechoso como son: La estabilidad laboral, La
participación activa en los programas, la justicia aplicada en situaciones igualitarias, un
trato amable y respetuoso, oportunidad en actividades de desarrollo personal, el
reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.
La Autoridad: Capacidad que tiene el líder para impartir órdenes y que las demás personas
las cumplan, estas se pueden ejercer cuando:
El perfil o competencia para las funciones asignadas, le demuestran a los subalternos que
se tiene el conocimiento y la preparación para desarrollarlas con eficiencia y efectividad
objetiva, podrá demostrar la capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a la consecución
de resultados óptimos, para las necesidades de la empres a. Esta autoridad bien aplicada
y tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que intervienen en el proceso,
será el camino mas acertado y seguro para el equipo.
Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la autoridad de los
individuos y para esto, se tiene que hacer el esfuerzo de mostrar las virtudes y calidades
humanas, sobre todo las naturales y en lo posible corregir los defectos que pudieren
entorpecer el normal desarrollo del trabajo en los demás.
La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y un gran respeto hacia el
líder por parte del resto del equipo y esto se manifiesta cuando los resultados son los
esperados por todos en la empresa, imprimiéndole en cada oportunidad la solución a los
problemas en beneficio de la empresa.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las mejores
alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas según su prioridad.
Para lo cual se observa, analiza, compara y se escoge la que me dará los mejores
resultados.
El Control:
Es quizás uno de los elementos mas importantes del proceso administrativo, ya que nos
permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se están dando y se
van a dar, dentro de la es tructura interna y externa de la empresa, hasta el punto de ser
tomado como modelo japonés, llamado control de calidad total y que posteriormente fue
implementado en el resto del mundo.
Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados
obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera, encontrar las posibles
soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en el plan.
La atención oportuna y la calidad prestada a los clientes son también fundamentos para
tener en cuenta en el entorno económico y en menor impacto el sector financiero, los
servicios públicos, e l transporte, las vías de comunicación, las legislaciones y otras
situaciones que afectan el manejo interno de la empresa.
Áreas Funcionales:
La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas
responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un
equipo de trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran
alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.
Las áreas las podemos establecer así:
Sueños Misión
Ideas o pensamientos que se generan en la mentalidad empresarial de los seres
humanos, como proyecto de vida. Al cual se le determinan unos propósitos, para alcanzar
dentro de un marco socio-económico y político.
Compromiso asumido por el ente o empresa ya creada, para satisfacer las necesidades
económicas, sociales, políticas, culturales y laborales de todos sus cliente potenciales y así
cumplir con las metas propuestas, asegurando los mercados nacionales e internacionales
Visión Objetivos
Expectativa o focalización de las posiciones, que se esperan se van a lograr por la
organización empresarial, dentro del marco de tendencias de futuro y acorde con los
cambios del entorno.
Establecer principios claros de la administración y Gerencia organizada para dar una
óptima utilización de todos los recursos humanos, financieros, técnicos y otros que
conlleven a la materialización de los sueños.
Estrategias Tácticas
La administración asumirá un conjunto de disposiciones que le permitirán tomar las
decisiones más acertadas para que los procesos productivos alcancen un alto grado de
productividad y competitividad en los mercados, que en últimas son los objetivos que
persigue la empresa.
El grupo directivo en cabeza de su Gerente implementará una serie de técnicas, las cuales
la empresa obtendrá los mejores beneficios económicos, sociales, políticos, morales
culturales y de gestión.
Metas Actividades
La cuantificación de las fuentes o actividades que le generan ingresos, costos y gastos
permiten que la administración utilizando una buena planeación financiera, logre cumplir
con lo presupuestado y refleje el balance positivo como resultado de una buena gestión.
El conjunto de tareas que le permiten a cada persona desempeñar con eficiencia sus
funciones, son el ingrediente del proceso administrativo y el camino más efectivo para hacer
realidad los sueños.
El estado ejerce un claro control sobre las empresas a través de la contabilidad, por ello
exige llevar a los comerciantes libros de contabilidad, basados en principios de contabilidad
de general aceptación y de acuerdo a las prescripciones legales y demás normas sobre la
materia.
Contabilidad oficial: Proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades
económicas de las empresas estatales.