INSTRUCTI VO PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEFINICION DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones 0 eventos organizados interrrelacionados, orientadas a obtener un resultado especifico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgainica. DEFINICION DE PROCEDI MIENTOS Médulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un Conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacién con los responsables de la ejecucién, que deben cumplir politicas y normas establecidas sefalando la duracién y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de némina, cobra de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO ‘Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten Ia ejecucién del trabajo, es mas generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden juridico, confirmado por la Constitucién y las Leyes. En este instructivo para tener didacticos los términos “proceso y procedimiento" se emplea en forma andloga, especialmente por que se estd describiendo el trabajo de una persona responsable y de alli se origina la descripcién del Manual de Funciones. DEFINICION DEL MANUAL DE PROCEDI MIENTOS Ei Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es, un documenta instrumental de informacion detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemética, instrucciones, responsabilidades e informacion sobre politicas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus areas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sefialar quién?, cuando?, como?, donde?, para qué?, por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS Politica: Se define como la orientacién, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado.Norma: Disposicién de carécter obligatorio, especifico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una politica Reglamento: Conjunto de politicas, normas y procedimientos que guia el desarrollo de na actividad Formato o Documenta: Instrumento que facilita el registro de la informacién necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizo de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos, Puntos de Control: Prevenciones gue hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la accién o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos. OBJ ETIVOS, POLI TICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS + El desarrollo y mantenimiento de una linea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organizacién + Una definicién clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, asi como la actividad de la organizacién, esclareciendo todas las posibles lagunas 0 reas de responsabilidad indefinida. + Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacién de los resultados operativos y de organizacién en el conjunto. + Un sistema de informacion para la direccién y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y disefiado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, asi como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos, + La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacién y autocontro! que asegure un andlisis efectiva y de maxima proteccién posible contra errores, fraude y corrupcién. + La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestion proyectada y los objetivos futuros. + La correcta disposicién de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos asi como la extensién de los necesarios. + Elementos esenciales para practicar auditorfas, interventorias y en general evaluaciones internas e independientes o externas.CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDI MIENTOS SEGUN SUS ELEMENTOS CONTENI DO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. Titulo: se indicara la razén de ser de acuerdo con el contenido, en forma breve y concisa. Cédigo: de acuerdo a los centros de costo. 2. Introduccién: explicacién general del procedimiento 3. Organizacién: 4. Descripcién del Procedimiento: 4.1 Objetivos de Procedimiento: propésito del mismo, 4.2. Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental 0 internas, reguisitos, documentos y archivo. 4.3. Descripcién rutinaria del procedimiento u operacién y participantes: pasos que se deben hacer, como y. porque, identificando el responsable. 4.4 Grafica 9 diagrama de flujo del procedimiento: Flujograma 5. Responsabilidad, autoridad o delegacian de funciones del proceso, las cuales entrardn a formar parte de los "Manuales de Funciones’ en los que se estableceré como parte de las labores asignadas individualmente en os diferentes funcionarios. 6. Medidas de Seguridad, Prevencién y Autocontrol, aplicables y orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones: 7. Informes: econémicos, financieros, estadisticos, de labores y autocontrol 8 Supervisién, evaluacién, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad. sstructura micro y macro de los procedimientos de la empresa sus ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU J USTIFICACION CON EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDI MIENTOS. Estos Manuales de Procedimientos, se desarrollaran para cada una de las actividades, reas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, dependiendo de estos elementos la aplicacién del contenido sefialado anteriormente y que se resumen asi: 1) Establecer objetivos para los diferentes procesos. 2) Definir politicas, guias, procedimientos y normas, donde no exista ninguna, 3) Sistema de organizacién que enmarca la estructura de la empresa 4) Limitacién de autoridad y responsabilidad para cada funcionario. 5) Normas de proteccién y utilizacién de los recursos, como elemento de control. 6) Sistema de méritos y sanciones para administracién del personal relacionadas con evaluacién y cumplimiento.