Está en la página 1de 94

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL

Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de México

DIVISIÓN DE COMERCIALIZACÍÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE


PRODUCCIÓN Y VENTAS

COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE C.V

TESINA:

PARA OBTENER EL TÍTULO DE

INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL

P R E S E N T AN :
LUNA REYES WALTER

GUTIÉRREZ TOVAR ALEJANDRA

Asesor Académico: M. en A. SILVIA GUTIÉRREZ JIMÉNEZ


Asesor Empresarial: LIC. ARTURO JARAMILLO QUINTANAR

GENERACIÓN: 11 CD. NEZAHUALCÓYOTL AGOSTO, 2014


DEDICATORIA

Dedico esta memoria en especial a mi madre Graciela Tovar Ponce al saber que con su
apoyo y su dedicación en todos estos años cursados en esta universidad, ya que con su
ayuda pude dar el último paso para terminar la carrera en Ingeniería en Negocios y
Gestión Empresarial.

También la dedico a mi familia más cercana por su gran apoyo y buenos consejos que
me proporcionado en los momentos que más necesite al realizar mi carrera.

Dedico y agradezco a mi compañero y amigo Walter Luna ya que en esta carrera me ha


entregado su confianza y su gran ayuda desde que entre a la universidad. Así como
también a mis profesores que me han aportado muchos conocimientos los cuales llevare
a cabo en un futuro no muy lejano.

. Alejandra Gutiérrez Tovar.

i
DEDICATORIA
Dedico esta memoria principalmente a la
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCOYOTL
Por la satisfacción de haber pertenecido a tan noble institución,
Gracias por enseñarme el camino hacia el éxito y la sabiduría.

A mis padres
Guillermo y Ana María por su gran apoyo y constante esfuerzo
Gracias por ayudarme a concretar esta meta.

A mi hermana
Ana Mónica luna, gracias por apoyarme en situaciones en las que
Necesite de tu ayuda muchas gracias.

A mis amigos
Gracias a todos mis amigos que estuvieron en las buenas y en las malas
En especial a Alejandra Gutiérrez, por su gran apoyo y entrega en esta
memoria. Que fue de gran importancia, por su interés y su
Nobleza en mi persona gracias por tu confianza.

A mis tíos
Por darme su apoyo y sus recomendaciones
Familia luna: Laura, Cristina, Miriam y Robert.
Familia reyes: José Luis y Celina.

A mis abuelos
En especial al sr Arnulfo luna porque siempre estuvo en contacto
conmigo y con mis estudios te agradezco demasiado
tu interés en mi persona

A mis profesores
A todos los que me aportaron grandes cantidades de
Conocimiento y comprensión
Invaluable tesoro que siempre conservare.

Walter Luna Reyes.


(WLR)

ii
AGRADECIMIENTOS

Agradecemos profundamente a la licenciada Silvia Gutiérrez Jiménez y


al señor empresario Arturo Jaramillo Quintanar por brindarnos la
oportunidad, atención, apoyo y sobre todo el tiempo brindado para la
realización de este proyecto, así como también la dedicación, el esfuerzo y
sus grandes concejos.

iii
ÍNDICE

Pág.
Dedicatorias i
Agradecimiento ii
Resumen iii
Abstract iv
Introducción v

Capítulo I: Descripción de la empresa 1


1. Antecedentes 2
1.1. Ubicación 3-4
2. Filosofía organizacional (objetivo, misión visión y valores) 5-6
3. Organigrama 7
3.1. Descripción de funciones 8-9
4. Productos 10
5. Competencia 11
6. Análisis situacional 12
6.1. Mezcla de marketing 12-14
6.2. Análisis FODA 15

Capitulo II: Antecedentes del proyecto 16


1. Planteamiento del problema 17
2. Objetivos 18
2.1. Objetivo general 18
2.2. Objetivos específicos 18
3. Justificación 19

Capitulo III: Marco teórico 20


1. ¿Qué es un manual de procedimientos y para qué sirve? 21
2. Tipos de manuales administrativos 22-23
3. Elaboración de los manuales 24-25
4. Diagramas de flujo 26-27

Capitulo IV: Método 28-29


1. Justificación de las preguntas del cuestionario 30
1.1. Cuantificación de resultados. 31-33
Capítulo V: Resultados 34
Manual de procedimientos 35
Índice 36
1. Autorización del manual. 37
2. Introducción. 38
3. Antecedentes. 39
4. Filosofía organizacional (objetivo, misión, visión y valores). 40-41
5. Organigrama 42
6.Objetivo del manual. 43
7. Alcance 43
8.Políticas y reglas 44
9.Marco jurídico. 45-46
Procedimiento para la fabricación de playeras 47-58
Formatos a utilizar. 59
10. Orden de producción 60
10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 61-62
10.2. Manejo de la orden de producción 63
10.3. Orden de compra 64
10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 65-66
10.5Manejo de la orden de compra 67
Procedimiento de ventas 68-70
Formato a utilizar. 71
11. Orden de Venta 72
11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 73
11.2. Manejo de la orden de venta 74

Conclusiones y recomendaciones 75-77


Glosario de términos 78-81
Bibliografías 82-83
RESUMEN

En este proyecto se plasma un manual de procedimientos, debido a la problemática


actual de la empresa.

La problemática actual de la empresa es la falta de organización interna, en el área de


producción y en el área de ventas, es por eso que se propone el manual de
procedimientos.

Este manual de procedimientos ayudara a la empresa a mejorar el sistema


administrativo interno y proceso de ventas.

Con la implementación de diversos diagramas de flujo, que el empleado tendrá que


estudiar y asociarse con el manual para que pueda dar resultados concretos , esto
ayudara de una manera eficaz a la empresa en su enorme debilidad que es la pésima
administración en el área administrativa así como en el área de ventas.

A los empleados se les tendrá que dar cursos en los cuales se les enseñe a utilizar
este manual, esto debe ser una regla si es que se quieren obtener resultados
satisfactorios.

Al término de 6 meses el manual tendrá que dar resultados si es que se aplicó


debidamente y tanto como los trabajadores y los gerentes tendrían que poner de su
parte e interés para lograr con los objetivos planteados.

iii
ABSTRACT

In this project procedures manual plasma, due to the current problems of the
company.
Current problems of the company is the lack of internal organization in the area of
production and sales in the area, is why the proposed procedures manual.

These operating procedures will help the company improve its internal management
system and sales process.

With the implementation of various flowcharts, the employee will have to study and
partner with the manual so you can deliver concrete results, this will help in an
effective manner to the company as a huge weakness is the mismanagement in
administration and as in the sales area.
Employees will have to give them courses in which they are taught to use this manual,
this should be a rule if you want to get satisfactory results.

At the end of six months the manual will have to deliver results if properly applied and
as much as workers and managers have to do their part and interest to achieve the
objectives.

iv
INTRODUCCIÓN

El presente documento se ha integrado con el propósito de guiar el proceso de


planeación, elaboración y control en los procedimientos de fabricación y ventas.

El manual de procedimientos, constituye un instrumento de carácter obligatorio, con el


propósito de llevar a cabo una buena administración.

Es importante mencionar que la empresa comercializadora MAQUSA S.A DE C.V


junto con la empresa POLO STATE, se unieron para incorporar una sola empresa,
llamada POLO STATE CORPORATION.

Debido a la deficiente administración en la empresa textil POLO STATE


CORPORATION recurre a la realización de un manual de procedimientos en el área
de ventas y en área de producción.

En este documento se presenta los siguientes capítulos:

-Primer capítulo, se describen las principales características de la empresa.

-Segundo capítulo, se describen los antecedentes del proyecto, su análisis


situacional, su planteamiento del problema y sus objetivos.

-Tercer capítulo, se describen los enfoques sobre el marco de referencia.

-Cuarto capítulo, se llevó a cabo el método, este ayuda a recopilar información para
la elaboración del manual de procedimientos.

-Quinto capítulo, se implementaron los resultados en los cuales se realizaron los


manuales de procedimientos en las áreas de producción y ventas en este se
describieron las actividades de cada uno de los puestos de cada trabajador en sus
áreas, así como la realización de sus respectivos diagramas de flujo y sus formatos a
utilizar para su mayor control dentro de la empresa.

Por último se realizaron las conclusiones del proyecto y se implementaron


recomendaciones para la empresa.

Se espera que este documento sea de gran utilidad para la empresa textil POLO
STATE CORPORATION.

v
I
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA

1
1. ANTECEDENTES

WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV.


Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa
llamada POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una
microempresa que se dedica al ramo textil, fabricando playeras para hombre,
cuenta con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de
$500,000 pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de
maquinaria y materia prima a utilizar para la producción de las playeras.

Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es


la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas.

Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera


porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos
terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la
necesidad del consumidor.

2
1.1 UBICACIÓN

La empresa POLO STATE CORPORATION actualmente cuenta con dos talleres


ubicados en:

1). WLR UNITED CORPORACION

Dirección: Calle sagrado corazón No. 23 Col. Pantitlan México Distrito Federal.

3
2). COMERCIALIZADORA MAQUSA, SA. DE CV.

Dirección: Calle oriente 16 No. 34 Col. Reforma Estado de México.

Oriente 16 34

4
2. FILOSOFIA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta


calidad, confort y diseño de última generación.

MISIÓN

Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño
moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el
Distrito Federal y en el Estado de México.

VISIÓN

Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir


con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder
elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.

5
VALORES

Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener


la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas.

Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para


comprometernos con las actividades.

Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con
nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente.

Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una


actitud proactiva hacia la mejora.

Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro


de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.

6
3. ORGANIGRAMA

Director de compras

Arturo Jaramillo

Encargado de corte Encargado de ojal, botón,

etiquetado y terminado
Nélida Peñaloza

Guillermo Luna Maldonado

Gerente general

Walter Luna Reyes Encargado de estampado Encargado de ventas

Jhon Hernández Jorge Rivera

Encargada de bordado
Ayudante de bordado
Ana María Reyes
Mónica Luna

Encargada de maquila

Guadalupe Ramírez
7
3.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Gerente general

Encargado de mantener una organización dentro de la empresa y alcanzar los objetivos


planteados de la misma.

Director de compras

Encargado de comprar la materia prima al conseguir las mejores cotizaciones y a los


mejores proveedores.

Encargado de corte

Realizar el corte de la tela con sus respectivos moldes y empacar los cortes de acuerdo a su
modelo.

Encargado de estampado

Estampar los frentes de las playeras con los diseños elegidos por el gerente general y
clasificar cada diseño.

Encargada de bordado

Programar el diseño en la bordadora con ayuda de un software especializado y llevar acabo


el bordado.

Ayudante de bordado

Encardada de los detalles del bordado y procurar que el mismo salga a la perfección.

8
Encargada de Maquila

Realizar el ensamble de los cortes de la playera de acuerdo a los diferentes modelos


realizados por el gerente general.

Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

Terminar los detalles de la playera y empacarlas para su respectiva venta.

Encargado de ventas

Realizar los pedidos realizados por los clientes en tiempo y en forma, llevando a cabo un
control sobre ellos.

9
4. PRODUCTOS

La empresa POLO STATE CORPORATION fabrica playeras tipo polo con diferentes
modelos sus características principales son las siguientes:

Modelos Tipo de Tallas Colores Características Marcas


tela
Tipo polo Piqué CH , MED Azul , jade, Playera tipo polo POLO UNITED
, GDE rojo , verde clásica con insertos AEROSPACE
, blanco , de bordados.
morado ,
rosa
Polo Pique CH , MED Azul , jade, Playera cuello v POLO UNITED
franja , GDE rojo , verde con combinaciones AEROSPACE
lateral , blanco , de colores en la
morado , franja lateral
rosa
Polo Pique CH , MED Azul , jade, Playera tipo polo POLO UNITED
mitad , GDE rojo , verde con un color a la AEROSPACE
, blanco , mitad y la otra en
morado , otro color con
rosa colores especiales
y combinaciones
adicionales
Polo pique CH , MED Azul , jade, Playeras tipo polo POLO UNITED
triángulos M GDE rojo , verde con combinaciones AEROSPACE
, blanco , en el frente en
morado , forma de triángulos
rosa a la altura del
pecho.

Polo Pique CH, MED , Azul , jade, Playera tipo polo POLO UNITED
franja en GDE rojo , verde con una franja que AEROSPACE
medio , blanco , cruza de lado a
morado , lado con un
rosa tapacosturas
especial que
remarca el lado a
lado que recorre la
playera.

10
5. COMPETENCIA

Recientemente POLO STATE CORPORACION se ha percatado de sus insuficiencias


debido a que es una empresa nueva con diferentes debilidades, cada vez se da a conocer
más en el mercado con el paso del tiempo porque se destaca por su buena calidad en sus
productos.

Sus principales competidores son los siguientes:

1- POLO SEVEN
2- POLO CLUB
3- POLO BY RALPH LAUREN
4- POLO STAR
5- AERPOSTALE
6- ABERCROMBIE AND FITCH
7- HOLLISTER CALIFORNIA
8- POLO HPC
9- ECKO UNLIMITED
10- ADIDAS

11
6. ANÁLISIS SITUACIONAL

Se realizaron dos análisis para identificar como se encuentra en estos momentos la empresa
POLO STATE CORPORATION los cuales son:

6.1 MEZCLA DE MARKETING

Este análisis tiene como finalidad la especificación de cada una de las 4PS con las que
cuenta la empresa estas son las siguientes:

Producto

La empresa POLO STATE CORPORACIÓN, está dedicada al ramo textil fabricando


playeras tipo polo y cuello V para el hombre específicamente.

La base es la playera polo en tres diferentes tipos de corte como es CLÁSICO, SLIM y BIG
AND TALL en diferentes tallas.

Las telas que se usan para la playera tipo polo son chiffon con un gramaje de 220 gramos y
pique con un gramaje de 190 gramos.

Para la playera cuello V solo hay un tipo de corte denominado SLIM en tres diferentes tallas
CH, MED Y GDE. Se utiliza la tela tipo chiffon únicamente con un gramaje de 220 gramos.

12
Precio

En POLO STATE CORPORATION se aplican varias políticas de precio.

(POLO STATE CORPORATION)


Tabla de precios
Clásica 1 bordado Clásica 2 bordados. Clásica 1 bordado y Clásica 2 bordados
estampado. y estampado.
Publico general : 90 Publico general : 95 Publico general : 90 Publico general :
Mayoreo 1: 75 Mayoreo 1: 80 Mayoreo 1: 75 100
Mayoreo 2 : 70 Mayoreo 2 : 75 Mayoreo 2 : 70 Mayoreo 1: 95
Mayoreo 2 : 85
Cuello v 1 bordado. Cuello v 1 bordado Cuello v 2 bordados y
y estampado. estampado.
Publico general : 80 Publico general : 80 Publico general : 90
Mayoreo 1: 70 Mayoreo 1: 70 Mayoreo 1: 80
Mayoreo 2 : 65 Mayoreo 2 : 65 Mayoreo 2 : 75

Mayoreo 1: compras mayores de 3 piezas en adelante.

Mayoreo 2: compras mayores de 50 piezas en adelante.

Plaza

Los canales de distribución utilizados son principalmente las ventas al mayoreo en la zona
de Mixcalco en el Distrito Federal, La Lagunilla, en Cuautla Morelos Mercado Nuevo Siglo,
San Martin Texmelucan, y los mercados minoristas de la zona oriente de Nezahualcóyotl,
Estado de México.

Se pretende ampliarse en la zona del Bajío incluyendo León Guanajuato, Celaya,


Michoacán, y Guadalajara.

13
Promoción

Para promocionar la marca POLO STATE, la empresa hará una serie de playeras cuello
redondo para regalarlas al público, se busca tener más presencia, así como promocionar
productos y la marca.

La dinámica será así:

En la compra de cualquier producto de la marca POLO STATE, se obsequiara una playera


de regalo.

Descripción de la playera

La playera tendrá un peso de 100 gramos por pieza, en color blanco y para la empresa
tendrá un costo de 13 pesos incluyendo mano de obra y tela.

Esta promoción será solo dos veces al año en el mes de agosto y en el mes de enero.

14
6.2 ANÁLISIS FODA

Este análisis tiene como finalidad determinar las fuerzas y debilidades que existen dentro de
la empresa así como sus oportunidades y amenazas que existen fuera de la misma

Fortalezas Oportunidades
- Capacidad de producción. - Crecimiento constante del mercado.
- tela en stock. - Declive de la competencia.
- Conocimiento de maquinaria industrial. - Nuevos prospectos interesados en los
- Alta calidad de productos. productos.
- Personal capacitado para el diseño y
manejo de maquinarias.
- Personal capacitado para el manejo de
software especializado.
- Espacio propio para la producción.

Debilidades Amenazas
- Marca no reconocida. - Productos asiáticos que amenazan con
- Publicidad escasa. entrar al mercado mexicano.
- Falta de clientes - Precios más bajos.
- Falta de administración en el área de - Nuevos competidores.
producción. - Nuevas reformas fiscales.
- Falta de página web - Nuevos impuestos.

15
II
ANTECEDENTES DEL
PROYECTO

16
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa POLO STATE CORPORATION se dio a la tarea de realizar un análisis interno y


externo, este arrojo información muy importante para determinar cuál es el problema que
afecta, se encontraron dos debilidades muy importantes, son las siguientes:

-Falta de administración en el área de producción.

-Falta de clientes por mala administración en el área de ventas.

Por lo tanto el problema de la empresa es la falta de control administrativo que hay en el


área de producción y ventas.

Se pretende resolver estas dos debilidades de la empresa, con el propósito de convertirlas


en fortalezas, con la realización de un manual de procedimientos, llevarlo a cabo dentro del
área de ventas y el área de producción, así se lograr control administrativo eficaz.

17
2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual de procedimientos, el cual ayudara a la empresa POLO STATE


CORPORATION a tener un control administrativo dentro del área de producción y el área de
ventas de playeras.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Determinar el procedimiento en la elaboración de las playeras con el fin de detectar las


fallas y poder proponer mejoras.

- Determinar el procedimiento de ventas, que se lleva realizara en la empresa y con sus


clientes, con el fin de detectar fallas y proponer mejoras.

- Diseñar los formatos que intervienen en los procedimientos en el área de producción y en el


área de ventas con el fin de obtener un control en ellas.

18
3. JUSTIFICACIÓN

Actualmente, la efectividad de las empresas textiles no solo depende del producto y la


calidad que se ofrece, sino también de las estrategias mercadológicas que se llevaran a cabo
para mantenerse dentro del mercado que está cada vez más competitivo.

La empresa POLO STATE CORPORATION, requiere de un control efectivo, sobre todo en


su administración en el proceso de fabricación del producto así como en ventas personales,
es por eso que se tomó la decisión de la realización de un manual de procedimientos, ya
que con este la empresa podrá conocer las actividades que llevan a cabo en estas dos
importantes áreas y realizar diferentes formas para tener un mejor control.

Al terminar este manual de procedimientos se justificaran los fallas que existen en el área de
producción y el área de ventas, así mismo se obtendrán las posibilidades de convertir sus
debilidades en fortalezas al proponer mejoras a la empresa en estas dos importantes áreas.

Este proyecto permitirá poner en práctica los conocimientos y habilidades que se han
desarrollado, mediante la estancia en la universidad y en la carrera en ingeniería en negocios
y gestión empresarial, desarrollando la creatividad, gracias a los sistemas de control
administrativo, se podrá elaborar un documento final del proyecto para obtener el título de la
carrera llevada a cabo.

19
III
MARCO TEÓRICO

20
1. ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PARA QUE SIRVE?

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer


cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones


como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la
empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial
de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto


de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y
financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz
desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.


b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
Siguen para el desarrollo de las actividades de rutina
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un
flujo eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeños de los empleados involucrados
en un determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

21
2. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Manual de procedimientos

Constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y


secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización.

Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos


materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para
desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.

La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las


actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas
y el incremento de la productividad.

Manual de ventas

Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas; puede incluir:

-Definición de estrategias de comercialización.

-Descripción de productos o ambos servicios.

-Mecanismos de negociación.

-Políticas de funcionamiento.

-Estructura de la fuerza de ventas.

-Análisis de la competencia.

-División territorial por responsable, cliente, producto o servicio.

-Forma de evaluar el desempeño.

22
Manual de producción

Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos en todas sus fases. Constituye un
auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de
fabricación.

Manual de organización

Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación,


atribuciones, estructura organizacional, organigrama, misión y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de
manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

Manual de gestión de calidad

Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de calidad, el
cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad; responsabilidad
y autoridad del sistema de gestión de calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la
calidad; responsables de la alta dirección; gestión de recurso; realización del servicio o
producto.

Manual de contenido múltiple

Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una


organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedece básicamente a las
razones siguientes:

-Que sea más accesible para su consulta.

-Que resulte más viable económicamente.

-Que sea una instrucción del nivel directivo.

23
3. ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

Para realizar un manual primero se debe llevar el siguiente contenido:

-Antecedentes.

-Base legal.

-Estructura orgánica.

-Organigrama

-Cultura organizacional

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Introducción

Es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y


necesidad de mantenerlo vigente.

Objetivo

Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Políticas o normas de operación

Criterios que formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las
operaciones que llevan a cabo las instancias que participan en el procedimiento.

24
Procedimiento (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito, en forma narrativa, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas
responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, como, donde
y con que se lleva a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe


anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación.

Diagramas de flujo

Estos diagramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las


operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En
ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada
operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben
utilizar en cada caso.

Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible,
una descripción clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso
de símbolos, gráficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones se
numeraron en la descripción escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el
diagrama.

Formularios o impresos (formas)

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de


los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de
¨concepto¨. En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo
encerrado en un círculo.

25
Instructivos

Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un


instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo
encerrado en un círculo en las formas; el título que identifica cada área, que es el nombre del
apartado en el formulario donde se colocó el numero encerrado en un círculo y las
instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto se anota en el
formulario.

4. DIAGRAMAS DE FLUJO

Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de


diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir, es la representación
gráfica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con
indicación expresa el orden lógico en que deben realizarse.

Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar
visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este
realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un
programa o un objetivo.

Símbolos utilizados en los diagramas de flujo

Se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una
parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

Se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar


una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.

26
Símbolo utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o
registrada por medio de un periférico.

Es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones


lógicas o de comparación entre datos.

Es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de


salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.

Es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma
página.

27
IV
MÉTODO

28
Se inició con un instrumento que se pretende aplicar a los trabajadores ,para recopilar
información con ayuda de cuestionarios para los 8 trabajadores con los que cuenta la
empresa, este se realizara con el fin de determinar cada una de sus actividades de cada
trabajador, en el proceso de fabricación de las playeras. Esta información se utilizara
para la elaboración de un manual de procedimientos.

El siguiente cuestionario es el que se pretende aplicar:

Nombre del trabajador:

1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa?

2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto?

3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las


playeras?

4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?

5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su


cargo, si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?

29
1. JUSTIFICACIÓN DE LAS PREGUNTAS DEL CUESTIONARIO

1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa?

Realizada con la intención de saber en qué puesto y que es lo que hace en la


empresa.

2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto?

Tiene la intención de ver cuáles son las actividades que realiza en la empresa.

3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las playeras?

Realizada solo al personal que está directamente relacionado con la producción y


también para saber qué pasos sigue dentro de las actividades que le toca realizar.

4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?

Saber que recursos utiliza y con qué frecuencia para ir haciendo un listado de los
recursos que se usan con más frecuencia.

5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su cargo,


si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?

Realizada para saber qué tipo de administración es utilizada con esto se pretende
diseñar los formatos necesarios para que cada área de la empresa utilice su
formato y esto conlleve a una mejora administrativa.

30
1.1. CUANTIFICACIÓN DE RESULTADOS

A continuación se presentan los resultados que se obtuvieron de los cuestionarios aplicados.


Nombre del 1. ¿Qué cargo 2. ¿Qué actividades 3. ¿Cuáles son los pasos que le 4. ¿Qué tipos de 5. Utiliza algún formato para el control del
trabajador ocupa en la realiza dentro su conciernen para la fabricación de las recursos ocupa para procedimiento de acuerdo a su cargo, si
empresa? cargo? playeras? la fabricación de las es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y
playeras? ¿Qué tipo de formato es?

Arturo Director de Conseguir las mejores 1-buscar proveedores de materia prima Una camioneta para Si, una orden de compra, para
Jaramillo compras cotizaciones para el trasporte de la mantener un control de qué materia
comprar la materia 2- identificar y cotizar el material que se
materia prima y la prima se compró.
prima. utilizara.
distribución de la
3-Comprar el material. misma.

4- trasportar la materia prima al almacén


de la empresa.

5-Distribuir la materia prima con cada uno


de los encargados de cada área.

Nélida Encargada de Cortar la tela con sus 1. Seleccionar la tela -Cortadora de tela No utiliza ningún formato
Peñaloza corte respectivos moldes y pequeña y grande.
empacar los cortes de 2. Acomodar la tela para su corte.
acuerdo a su modelo. -Tijeras.
3. Acomodar los moldes
-Telas
4 .Marcar los moldes sobre la tela.

5. Cortar los moldes marcados en la tela. -Marcadores


especiales.
6. Contar las piezas de cada molde.
-Moldes.
7. Distribuir y empacar las piezas por
forma y color.

9. Entregar los paquetes al gerente.

31
Ana María Encargada de Programar el diseño en 1.Recibir los frentes de las playeras -Hilos. No utiliza ningún formato
Reyes bordado la bordadora y llevar
acabo el bordado. 2. Programar los diseños en la maquinaria. -Bordadora de 20
cabezas.
3. Checar que los hilos y las puntadas
sean las correctas.
-pellón.
4. Poner los frentes de la playera en las
cabezas de la bordadora con su aro y
-Aros especiales.
pellón.
- software
5. Dar inicio a la producción del bordado y especializado.
supervisarlo.
-Tijeras

Mónica Ayudante de Realizar y Encargarme 1. Retira el frente de la playera. -Tijeras No utiliza ningún formato
Luna bordado de los detalles del
bordado y procurar que 2. Quitar el pellón del bordado. -Deshebrado
el mismo salga a la
perfección. 3. Acomodar y seleccionar cada frente de
acuerdo al modelo de bordado.

4. acomodar los cortes con su número de


corte y por modelo en una bolsa para
entregar al maquilero.

5. Entregar las bolsas con el director


general, para que el haga entrega al
maquilero.

32
Guillermo Encargado de Terminar los detalles de -Máquina de botón No utiliza ningún formato
Luna terminado la playera y empacarlas 1. Recibir las playeras. y de ojal.
para su respectiva 2. Poner los botones con el hilo del
mismo color de la playera.
venta. -Hilos.
3. Realizar los ojales.
4. Doblar y acomodar las playeras en
paquetes de 10. -Botones.
5. Etiquetar cada una de las playeras de
acuerdo a la marca.
6. Empacar los paquetes de playeras y
-Tijera.
entregarlos al gerente general,

Jorge Encargado Entregar los pedidos se ocupa una Si, una orden de venta, para
Rivera de ventas realizados por los 1 .Recibir orden de venta por el gerente. camioneta para el mantener control en los pedidos del
clientes en tiempo y en 2 .Seleccionar las playeras.
3.Transportar las playeras con el cliente trasporte de la cliente.
forma.
4.Mostrar las playeras al cliente mercancía.
5.Firmar la orden de venta
6.Pedir firma del cliente
7.Entregar la mercancía
8Entregar copia de la orden de venta y
entregar original al gerente

33
V
RESULTADOS

34
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

35
ÍNDICE
Pág.

1. Autorización del manual. 37


2. Introducción. 38
3. Antecedentes. ÍNDICE 39
4. Filosofía organizacional. 40-41
5. Organigrama 42
6. Objetivo del manual. 43
7. Alcance 43
8. Políticas y reglas 44
9. Marco jurídico. 45-46
Procedimientos para la fabricación de playeras. 47-58
Formatos a utilizar. 59
10. Orden de producción 60
10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 61-62
10.2. Manejo de la orden de producción 63
10.3. Orden de compra 64
10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 65-66
10.5. Manejo de la orden de compra 67
Procedimientos de ventas. 68-70
Formatos a utilizar. 71
11. Orden de Venta 72
11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 73
11.2. Manejo de la orden de venta 74

36
1. AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

Nombre del manual: manual de procedimientos para la producción y ventas de


playeras.

Contenido: introducción, objetivo del manual, alcance, políticas y reglas, marco


jurídico.

Procedimientos para la fabricación de playeras:


- formatos a utilizar: orden de producción y orden de compra con sus respectivos
Instructivos de llenado y su forma de manejarlas dentro de la empresa.

Procedimientos de venta:
- formato a utilizar: orden de venta con su respectivo instructivo de llenado y su
forma de manejarla dentro de la empresa.

HOJA DE REVISION
NOMBRE PUESTO FIRMA FECHA

JORGE RIVERA ENCARGADO DE


VENTAS

WALTER LUNA DIRECTOR GENERAL

ARTURO GERENTE DE
JARAMILLO COMPRAS

37
2. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía
clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes
actividades de POLO STATE CORPORATION, para que este sirva como un
instrumento de apoyo y mejora.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los


procedimientos a seguir, para cada actividad laboral, promoviendo el desarrollo y
avance de los procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos
utilizados.

Es importante señalar, que este manual de procedimientos está sujeto a una


actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los
procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la
empresa, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo,
con el fin de cuidar su vigencia.

38
3. ANTECEDENTES

WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV.


Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa
llamada POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una
microempresa que se dedica al ramo textil, fabrica playeras para hombre, cuenta
con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de $500,000
pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de maquinaria y
materia prima a utilizar para la producción de las playeras.

Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es


la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas.

Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera


porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos
terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la
necesidad del consumidor.

39
4. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta


calidad, confort y diseño de última generación.

MISIÓN

Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño
moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el
Distrito Federal y en el Estado de México.

VISIÓN

Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir


con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder
elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.

40
VALORES

Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener


la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas.

Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para


comprometernos con las actividades.

Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con
nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente.

Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una


actitud proactiva hacia la mejora.

Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro


de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.

41
5. ORGANIGRAMA

Director de compras

Arturo Jaramillo

Encargado de corte Encargado de ojal, botón,

etiquetado y terminado
Nélida Peñaloza

Guillermo Luna Maldonado

Gerente general

Walter Luna Reyes Encargado de estampado Encargado de ventas

Jhon Hernández Jorge Rivera

Encargada de bordado
Ayudante de bordado
Ana María Reyes
Mónica Luna

Encargada de maquila

Guadalupe Ramírez
42
6. OBJETIVO DEL MANUAL

Sistematizar y ordenar las actividades de la empresa con la implementación de


procedimientos en el área de producción y en el área de ventas, para facilitar y
proporcionar información necesaria para la mejora continua, para obtener un mejor
control administrativo dentro de la empresa POLO STATE CORPORATION.

7. ALCANCE

Este manual está realizado para los departamentos de producción y de ventas.

43
8. POLÍTICAS Y REGLAS

Las siguientes políticas y reglas de la empresa se elaboraron con el fin de


mantener un mejor control en los procedimientos realizados en el área de
producción y en el área de ventas. Estas se deben seguir y respetar.

Políticas

- Compromiso con la mejora continua, de productos, procesos y el sistema de


gestión de la calidad.

- Cumplir siempre con los pedidos del cliente anotados en una orden de venta.

- Mantener la máxima calidad en el producto.

- Capacitación constante del personal, logrando la mejor utilización de los recursos


que tienen a su disposición.

Reglas

- Respetar el horario de entrada y salida de la empresa.

- El encargado de corte debe de utilizar un protector para su mano, el cual es un


guante de metal, proporcionado por la empresa.

- Mantener la maquinaria en óptimas condiciones para su utilización.

- Entregar el pedido acordado por gerente general en su determinado tiempo.

44
9. MARCO JURÍDICO
.
Tipo de propiedad
La empresa cuenta con una marca registrada con la cual comercializa sus
productos.

Marca Registrada.

Con registro en proceso, número de acta 134839


Para ser comerciante se debe cumplir con los requisitos legales contenidos en el
Código de Comercio, entre los cuales destacan: Las personas morales, es decir
las sociedades mercantiles, deben satisfacer las exigencias de la legislación
correspondiente y no tener impedimento legal.

Derechos y obligaciones del trabajador para la empresa POLO STATE


CORPORATION.

Derechos
.
- Derecho a recibir el salario acordado, cumpliendo su jornada laboral. de 8
horas efectivas
- Recibir un trato digno, sin faltas al respeto o alguna agresión.
- Recibir auxilio en caso de alguna situación de riesgo o accidente.
- Derecho a recibir bonificaciones por su excelente desempeño dentro de la
empresa
- Recibir capacitación continua
- Participar en la empresa, ya sea en proponer algo o dar su punto de vista
sobre algún tema en su área o departamento.
- Recibir útiles e instrumentos que estén en condiciones óptimas para
trabajar.

45
Obligaciones

- Debe de cumplir con las horas de trabajo que marca la ley.


- Guardar escrupulosamente los secretos técnicos y comerciales de la
empresa.
- Cumplir con las normas de trabajo que sean aplicadas.
- Observar las medidas preventivas e higiénicas.

Vacaciones

Cada uno de los trabajadores con antigüedad mayor a un año tendrá


derecho a vacaciones en el mes de agosto por un periodo de 2 semanas
con goce de sueldo al 70 % los departamentos que incluyen este beneficio
será el departamento de bordado, terminado y corte.

46
PROCEDIMIENTO PARA
LA FABRICACIÓN DE
PLAYERAS

47
Puesto: Director de compras

Función Objetivo Formato utilizado

1-recibir la orden de compra con el Conseguir y comprar la Orden de compra

listado de materiales a comprar. materia prima así como


-Original entrarla al
distribuirla a sus
gerente general.
2-cotizar precios con los diferentes respectivos encargados -Una copia se la

proveedores. en el área de debe quedar él.

3-seleccionar cual es el proveedor producción.

indicado para la compra de materiales

requeridos.

4-llegar al punto de venta del

proveedor.

5-levantar un pedido con los artículos

necesarios para la producción,

mediante la orden de compra.

6- realizar el pago indicado por el

proveedor.

7-trasportar los materiales al almacén

de la empresa.

8-entregar orden de compra original al

gerente.

9-distribuir |el material con sus

respectivos encargados.

48
Puesto: Director de compras.

Área de (corte, bordado y


Director de compras Gerente general maquila)

Inicio

Entregar orden de
compra con sus
Recibir la orden de respectivos
compra con el listado materiales a comprar
de materiales a comprar
1

Cotizar precios con


diferentes
proveedores. 2
11
Seleccionar cual es el
proveedor indicado
para la compra de
materiales requeridos.
3

Llegar al punto de
venta del proveedor
4

Levantar un pedido con


los artículos necesarios
para la producción,
mediante la orden de
compra. 5

49
Encargados (corte,

Director de compras Gerente general bordado y maquila)

Realizar el pago Recibir la orden de


indicado por el compra
proveedor. 6
Copia de Orden de compra
para el Dir. Compras.
Dirigirse al almacén
con el director de
Trasladar los
materiales al almacén compras.
de la empresa. 7

Verificar si el
material comprado
coincide con la
Entregar la orden de orden de compra
compra original al
gerente 8

Original de Orden de
compra para el gerente
Ordenar que se Coinciden
distribuyan los Si los
materiales con materiales
cada uno de los ?
Trasportar y distribuir el departamentos
material con sus de producción.
respectivos encargados No
9

Regresar los
materiales
Recibir y
comprados
almacenar los
erróneamente.
materiales para su
respectivo uso en
la producción.

Fin

50
Puesto: Encargado de corte

Función Objetivo

1. recibir la lista de los modelos a Cortar la tela de forma correcta siguiendo


cortar el procedimiento adecuado, así como

2. seleccionar las telas indicadas de entregar los cortes al gerente general en la


acuerdo a los modelos. fecha acordada.

3. tender la tela necesaria para iniciar


el corte.

4. acomodar los moldes


correspondientes.

5 .marcar los moldes con una greda


sobre la tela.

6. iniciar el corte con ayuda de una


maquina cortadora

7. contar las piezas de cada uno de los


modelos.

8. empacar los cortes por modelo y


entregarlos al gerente, para que el los
entregue al encargado de bordado.

51
Puesto: Encargado de corte

Gerente general Encargada de corte

Inicio

Entregar la lista de
modelos para la
producción de
playeras. Recibir la lista de los
modelos a cortar.
1

Seleccionar las telas


indicadas de acuerdo
a los modelos
requeridos. 2

Tender la tela
necesaria para iniciar
el corte. 3

Acomodar los
moldes
correspondientes 4

Marcar los moldes


con una greda. 5

Iniciar el corte con Contar las piezas de


ayuda de una cada uno de los
modelos. 7
maquina cortadora.
6
1

52
Gerente general Encargada de corte

Cortar las piezas Están


No completas?
faltantes

Si

Recibir los paquetes y Empacar los cortes por


traspórtalos con el modelo y entregarlos
encargado de al gerente para
bordado. llevarlos a bordar.
8

53
Puesto: Encargado de Bordado

Función Objetivo

1- Recibir los paquetes de los Mantener una programación de diseños

cortes para iniciar la producción en la bordadora con ayuda de un

2- Programar los diseños para software especializado, con el fin de

bordar en los frentes de cada que el bordado salga a la perfección.

corte.

3- Acomodar los frentes en la

maquina bordadora.

4- Dar inicio a la producción del

bardado.

5- Supervisar si el bordado

producido este en condiciones

óptimas de calidad.

6- Terminar la producción.

54
Puesto: Ayudante de bordado

Función Objetivo

7- Retirar de la maquina los frentes Entregar los frentes de las playeras con

y limpiar los bordados. su respectivo bordado en la fecha

8- Empacar los cortes por modelo, acordada por el gerente general.

para entregarlos.

55
Puesto: Encargado y ayudante de bordado

Gerente General Encargado de bordado Ayudante

Inicio

Entregar los cortes para


bordados e indicar que
modelo llevara cada uno.
Recibir los paquetes de los
cortes para iniciar
producción del bordado. 1

Programar los diseños para


bordar en los frentes de cada
corte. 2

Acomodar los frentes en la


maquina bordadora.3

Dar inicio a la producción


de bordado. 4

Supervisar que el bordado


producido este en
condiciones óptimas de
calidad. 5

Parar la
NO máquina
Está en óptimas y verificar
condiciones? el error.

SI Retirar de la maquina
Terminar la producción. 6 los frentes y limpiar los
bordados. 7

Recibir los paquetes para


Empacar los cortes por
trasportarlos con el
modelo, para llevarlos a
encargado de
estampar.8
estampados.

Fin.
56
Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

Funciones Objetivo

1- Recibir las playeras y etiquetas. Entregar las playeras en la fecha

2- Realizar los ojales con la acordada por el gerente general en

maquinaria indicada. buen estado manteniendo siempre

3- Poner los botones con la calidad y una presentación en ellas.

maquina indicada.

4- Doblar las playeras en paquetes

de 10 de acuerdo a su marca.

5- Etiquetar las playeras de

acuerdo a su marca y modelo

6- Empacar las playeras de

acuerdo a su marca y modelo

para entregarlas al gerente

general. .

7- Entregar los paquetes de

playeras terminadas al gerente

general.

57
Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado

kkkkkkkk
Gerente general Encargado de terminado

Inicio

Entregar las playeras maquiladas, Recibir las playeras y las


bordadas y estampadas. Así como etiquetas 1
también sus respectivas etiquetas de
cada marca de playera.

Realizar ojales con la


maquinaria indicada. 2

Poner botones, con la


maquinaria indicada. 3

Doblar las playeras en


paquetes de 10 piezas de
acuerdo a su marca. 4

Están completas las SI Etiquetar las


etiquetas?
playeras de
acuerdo a su
marca y modelo 5
NO

Avisar al
gerente sobre
las playeras Empacar las
faltantes playeras de
acuerdo a la marca
y modelo 6

Entregar los
Recibir los paquetes de playeras
paquetes de
ya terminadas
playeras
terminadas al
gerente para
Trasladar los paquetes de playeras
almacenarlos 7
al almacén de la empresa para
después sacarlos a la venta.

58
FIN
FORMATOS A UTILIZAR

59
10. ORDEN DE PRODUCCIÓN

1 Fecha de expedición de la orden: _____________

2 Departamento: _____________

Sírvase producir lo siguiente:

7
3 Producto: ______________ Cantidad: ________

4 Inicio: ____________ Terminado: _________


8

5 No. de pedido: _________________

6 Fecha de almacén: 9 Especificaciones:

Materiales Labor o trabajo Gastos indirectos


10 11 12
Vale material Cantidad Precio Valor No.de Nombre Horas Cuota Valor Horas Cuota Cantidad Observaciones

No. unitario total empleados de por total trabajo por total

trabajo hora hora

Total Total Total

60
10.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN

No. Concepto Se debe anotar

1 Fecha de expedición de la orden Día, mes, y año del momento en que

se elaboró la orden de producción

2 Departamento Departamento de producción

3 Producto Tipo de playera que se realizara.

4 Inicio Día, mes, y año del inicio de la

realización del producto.

5 No. De pedido Numero de pedido consecutivo

6 Fecha de entrada al almacén Día, mes, y año de entrada del

producto al almacén

7 Cantidad Número de productos que se van a

elaborar

8 Fecha de termino Día, mes, y año de terminación del

producto

9 Especificaciones Especificar si el producto contara

detalle solicitado por el cliente

61
10 Materiales Materia prima a utilizar con sus

respectivas especificaciones

11 Labor o trabajo Especificar el personal con el que

cuenta el departamento de producción

con sus respectivas especificaciones

12 Gastos indirectos Especificar si hay algún otro tipo de

gasto, como por ejemplo horas extras.

62
10.2. MANEJO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO: elaborar y llevar a cabo una orden de producción para tener


un control en el procedimiento en la fabricación de las playeras y saber
con qué tipos de recursos se contaran.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento de producción

No. De ejemplares: 1 original

Distribución: Original para el gerente general de la empresa.

63
10.3. ORDEN DE COMPRA

1 2

5 7

8
6

9 10 11 12

14

15
13
16

64
10.4. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO PARA LA ODERN DE COMPRA

No. Concepto Se debe anotar

1 Proveedor Nombre del proveedor

2 Orden de compra No Numero de pedido

3 Fecha de pedido Día, mes, y año del

pedido de la materia

prima

4 Fecha de entrega Día, mes, y año de la

entrega del pedido

5 Requisición Numero de requisición

6 Fecha de pago Día, mes, y año de la

realización del pago

7 Solicitante Nombre del comprador

8 Teléfono Celular del comprador

9 Cantidad Número de producto a

comprar

10 Concepto Nombre del producto a

comprar

11 Precio Anotar el precio de cada

producto

65
12 Importe Precio final por productos

pedidos

13 Observaciones Si existe algún detalle en

los productos pedidos

14 Subtotal Precio de todos los

productos pedidos

15 IVA 16% del precio total

16 Total Precio total más IVA

66
10.5. MANEJO DE LA ORDEN DE COMPRA

OBJETIVO: Elaborar y llevar a cabo una orden de compra que


especifique los pedidos que ha solicitado el gerente general para la
adquisición de la materia prima.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento de compras

No. De ejemplares: 1 original y 1 copia.

Distribución: Original para el gerente general de la empresa, la copia


para el director de compras.

67
PROCEDIMIENTO DE
VENTAS

68
Puesto: Encargado de ventas

Función Objetivo Formato

Cumplir con la cuota Orden de


1- Recibir el pedido del cliente, para de venta, para cumplir venta entregar
surtir la mercancía requerida, y
con los deseos del a:
así crear una orden de venta.
cliente para que este
2- Dirigirse al almacén y -copia para el
quede satisfecho con
seleccionar las playeras de comprador
acuerdo al pedido. su compra de
-original al
3- Empacar las playeras playeras.
seleccionadas para trasportarlas. gerente
4- Trasportar las playeras al lugar general
indicado por el cliente.
5- Mostrar las playeras al cliente
para cotejar si su pedido es el
indicado.
6- Pedir firma del cliente en la
orden de venta, para la
aceptación de playeras
7- Entregar la mercancía al cliente.
8- Entregar la copia de la orden de
venta al cliente.
9- Dirigirse con el gerente y
entregarle la orden de venta
original.

69
Cliente Encargado de ventas Gerente general

INICIO

Recibir el pedido del cliente, para


Levantar un pedido surtir la mercancía requerida. Y así
poder crear una orden de venta 1

Dirigirse al almacén y Seleccionar las


playeras de acuerdo al pedido. 2

Empacar las playeras seleccionadas


para entregarlas al cliente 3

Transportar las playeras al lugar


indicado por el cliente. 4

Mostrar las playeras al cliente para


cotejar si su pedido es el indicado
5

Su pedido es el
indicado?

Si No
Firmar la orden de Pedir firma del cliente en
venta de aceptación la orden de venta, para la
de las playeras. aceptación de playeras 6

Regresar
Entregar la mercancía
Recibir las playeras. al cliente. 7 la mercancía.

Entregar copia de la
Recibir la copia de la
orden de venta. Al
orden de venta para
cliente 8
cualquier
aclaración. Recibir la orden de venta
Copia orden de venta Entregar la orden original.
Copia de
original de ventas. 9
orden de
Original orden
70 de venta
venta
FIN
FORMATO A UTILIZAR

71
11. ORDEN DE VENTA 1 Folio: 0000

Producto Piezas Precio


2 3 4

5 6 7
Observaciones Total Total $

Firma de vendedor firma del cliente

72
11.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE VENTAS

No. Concepto Se debe anotar

1 Folio Numero de pedido

2 Producto Tipos y modelos de playeras

pedidas

3 Piezas Total de piezas a pedir de cada uno

de los productos elegidos

4 Precio Precio por cada prenda

5 Observaciones Si existe algún detalle en las

playeras que haya pedido el cliente

6 Total de piezas Las piezas totales del pedido

7 Total de dinero Suma general de todas la piezas

pedidas

8 Firmas Firma del vendedor y firma del

cliente

73
11.2. MANEJO PARA LA ORDEN DE VENTAS

Objetivo: Elaborar ordenes de ventas a mayoristas y minoristas con el


fin de que el empresario y el departamento de ventas lleven un control
exacto de ellas.

Clave: S/N

Formulación a cargo del: departamento ventas.

No. de ejemplares: 1 original y 2 copias.

Distribución: original para el gerente general, una copia para el cliente


y la otra copia para el vendedor.

74
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

75
CONCLUSIONES

A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales


de procedimientos resultan indispensables para cualquier organización, gracias
a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto materiales como
humanos, ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación
del conocimiento adquirido por la misma organización.

Por otra parte se puede concluir que sin una estructura organizacional
adecuada el personal puede afectar al logro de los objetivos planteados por la
empresa, por lo tanto una organización será eficiente si su estructura está
organizada para cubrir las necesidades de la misma.

Mientras más claras sean sus funciones realizadas dentro de su respectivo


puesto de cada uno de los trabajadores de la empresa, se evitarán conflictos y
la producción aumentara dentro de la misma.

Al llevar a cabo el análisis situacional de la empresa, resulto evidente


formalizar su estructura orgánica y sus operaciones, ya que actualmente se
encuentra desorganizada y el poco personal con el que cuenta no tiene bien
definidas sus funciones.

76
RECOMENDACIONES

Para cumplir con los objetivos planteados en el desarrollo de la estancia, se hace


una serie de recomendaciones para lograr un control administrativo interno y
externo de la empresa, estas son las siguientes:

- Tomar la propuesta del manual de procedimientos y entregarlo a todos los


miembros de la organización para que de esta manera se puedan llevar a
cabo los procesos realizados. Es importante que se realicen las
actualizaciones necesarias en este documento para la mejora o cambios
que puedan ocurrir en la empresa.

- Uso correcto de los recursos materiales con los que cuenta la empresa al
ocupar solo el material necesario en el proceso de fabricación de las
playeras para no malgastarlos, con el fin de tener un control en el
procedimiento.

- Implementar una capacitación a los trabajadores sobre los procesos


correctos que deben de llevar a cabo en los procedimientos de producción y
ventas de las playeras así como también la enseñanza del uso y llenado de
los formatos que intervienen en los mismos.

77
GLOSARIO DE
TERMINOS

78
Administración

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación,


organización, ejecución, y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

Alcance

Es la definición de los puntos que entran y no entran en un proyecto y que es


acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer
en el proyecto.

Análisis

Se refiere a la descomposición de un todo en sus distintos elementos


constituyentes, con el fin de estudiar éstos de manera separada, para luego, en un
proceso de síntesis, llegar a un cabal conocimiento integral. Usado en la
Estadística y en todas las Áreas del Conocimiento.

Capacitación

Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla


las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a
un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.

Competencia

Es la capacidad de un buen desempeño en contextos complejos y auténticos. Se


basa en la integración y activación de conocimientos, habilidades, destrezas,
actitudes y valores.

79
Control

Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una


dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,
instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias,
políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

Cotización

Establecer un precio, realizar una estimación de algo o abonar una cuota.

Formato

Es una forma particular de codificar información para ser almacenamiento, suelen


estar asociados a una o más extensiones de archivo que los identifica.

Giro

Se refiere al tipo de actividad que desarrolla la empresa.

Implementar

Poner en funcionamiento, aplicar los métodos y medidas necesarios para llevar al


go a cabo.

Justificación

Exponer todas las razones, las cuales nos parezcan de importancia y nos motiven
al realizar una Investigación.

80
Manual

Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención de


riesgos laborales adoptado por la organización.

Misión

Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren


con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la
imagen pública de la empresa u organización.

Objetivo

Es un logro que nos proponemos en un plazo determinado.


El objetivo es (a diferencia de la Visión y Misión) cuantificable, necesita ser
medido. Tiene que ser enunciado específicamente y de forma positiva. Además
tiene un plazo de tiempo para su concreción.

El Objetivo tiene que estar alineado en el tiempo con la Visión y en el marco con la
Misión.

Procedimiento

Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma


forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Producción

Es un proceso complejo, requiere de distintos factores que pueden dividirse en


tres grandes grupos, a saber: la tierra, el capital y el trabajo.

Visión

Es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa o como
queremos ser el futuro como individuos.

81
BIBLIOGRAFÍA

82
BIBLIOGRAFÍA

Control y procedimientos para el manejo de Recursos Humanos, Roberto


Castañón Romo, México: Ed. Limusa, primera edición ,2007.

Sistemas y procedimientos. Un manual para los negocios y la industria, Lázaro


Víctor, México: Ed. Diana S.A, primera edición, 1990.

CIBERGRAFÍA

http://macabremoon0.tripod.com//trabajos59/diagrama-flujo/diagrama-flujo.shtml

http://www.pymempresario.com/medianas-empresas/pasos-para-hacer-un-
manual-de- procedimientos/

83