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CAPITULO II - MARCO TEÓRICO Y METODOLÓGICO

2.1. MARCO TEÓRICO

2.1.1. Producción del Carmín


La cochinilla (nombre científico: Dactylopius cocus costa) materia prima
principal del Carmín, es un insecto que se instala como parásito en las hojas
de la tuna de cuya savia se nutre a través de un estilete bucal. Su reproducción
se realiza en la misma tuna, donde se aloja formando colonias. El colorante
natural que se extrae de la cochinilla, contiene dos sustancias: el carmín y el
ácido carmínico, que son inocuos al hombre, por lo que se utiliza como
colorante natural.

La cochinilla es empleada tradicionalmente en el Perú desde las civilizaciones


preincaicas en estado acuoso utilizando alumbre como mordiente, para teñir
pelos de alpaca y algodón. Actualmente, el uso principal de la cochinilla es en
la modalidad de carmín, el cual es un producto versátil de gran valor para
muchas industrias.

La cochinilla al ser un insecto de la tuna, crece en el hábitat de ella, esto es


en las regiones costa y sierra en temperaturas entre 14 y 27°C, humedad
relativa de 55% a 85% y una precipitación pluvial de 400 a 800 mm/año. Los
principales factores que influyen en la producción de cochinilla son:
 La insolación o luminosidad: La cochinilla tiene clara tendencia a fijarse
en las superficies de menor insolación.
 Viento: Cuando provoca desprendimiento de la cochinilla es negativo,

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siendo necesario instalar cortinas rompe viento; vientos moderados
favorecen la infestación.
 Lluvia: Es adverso, las lluvias fuertes ocasionan el desprendimiento de
la cochinilla.
 La Temperatura: A mayor temperatura y menor humedad relativa, se
acelera el desarrollo de la cochinilla.

La plantación de la cochinilla se inicia con la obtención de las palas o pencas


de tuna, siendo necesario para cada hectárea la cantidad de 20,000 a 25,000;
una vez plantadas deben permanecer entre 15 a 20 días sin regar para evitar
la putrefacción, posteriormente con el abono y riego adecuados, luego de
ocho meses las plantas están en condiciones para ser infestadas con
cochinilla.

La infestación puede realizarse de dos formas:


 Infestación Natural: Las pencas son infestadas en forma natural
inducidas por el viento y producida por las ninfas migrantes que se
trasladan por sí solas entre planta y planta.
 Infestación Artificial: Para una infestación a gran escala se requiere
hembras adultas en oviposición para colocarlas sobre las pencas de la
tuna utilizando infestadores, siendo los más conocidos las cajas de
cartón, bolsas de tul o el método de la gasa, método del tarro de lata y
método de bandeja.

El ciclo vital del animal macho oscila entre 51 y 63 días, desde la postura del
huevo hasta su adultez, período en que se realiza su función procreadora. Por
cada macho existen entre 150 y 200 hembras adultas. La hembra tiene un
ciclo vital de 89 a 136 días desde la postura del huevo hasta su estado adulto.
La infestación de la tuna puede ser: natural o inducida.

En el Perú se produce cochinilla durante todo el año, siendo el Distrito de La


Joya en el Departamento de Arequipa la zona de mayor producción y área
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cultivada, donde el clima favorece el desarrollo adecuado de la planta lo que
garantiza un producto de alta calidad, superior al que se produce en el resto
del país.

LA EMPRESA adquiere la cochinilla para la elaboración del Carmín,


mostrándose las fases del proceso de producción el Cuadro 2.
Etapa Actividades
Extracción Adicionar la cochinilla, agua e insumos al tanque
Tamizado Separar el líquido de bagazo de cochinilla
Clarificación Filtrado de líquido de la extracción. Regulación del PH
Laqueado Adición de insumos, regulación del PH
Enfriamiento Enfriado del líquido laqueado en el equipo
Precipitación Precipitación de la pasta
Filtración Filtrado del líquido en el filtro de prensa, todo por tuberías
Descargado y pesado Asignación de código, lote y peso a la pasta descargada
Bandejado de la pasta de carmín.
Autoclavado
Colocar la pasta de carmín en autoclave.
Secado Colocar las bandejas con pastas autoclavadas en secadores.
Detección de Metales El producto atraviesa el detector de metales
Molienda Moler el carmín seco en el molino
Estandarización Mezclado de carmín con insumo diluyente
Envasado de producto de acuerdo a peso solicitado por el
Envasado - Embalaje
cliente
Cuadro 2 – Proceso de Producción del Carmín

2.1.2. Definición de un sistema ERP


Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas
de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas
de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
empresa. Los sistemas ERPs son sistemas integrales de gestión para la
empresa, se caracterizan por tener diferentes componentes integradas en una
única aplicación. Estos componentes pueden abarcar los procesos de
producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos,
inventarios y control de almacenes, pedidos, planillas, entre otros.

Los sistemas ERPs tienen por objetivo integrar información a lo largo de la


empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio.

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La Ilustración 10 muestra las áreas de negocio que generalmente están
involucradas en un sistema ERP.

Producción

Ventas

Finanzas
SISTEMA ERP
Contabilidad

Compras

Recursos Humanos

Ilustración 10 – Procesos de Negocio en un Sistema ERP (Elaboración propia)

Los principales objetivos que buscan alcanzar los sistemas ERP al


implementarse son:
 Optimización de los procesos empresariales.
 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna,
garantizando la integridad de los datos.
 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes
de la organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Una característica destacable de los sistemas ERPs es que unifican y ordenan


toda la información de la empresa en un solo lugar, es decir utiliza una única
base de datos integrada, de este modo cualquier suceso queda a la vista de
forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y
segura, acortando los ciclos productivos.

Los sistemas ERPs contribuyen a obtener el control de la empresa e


incrementar la calidad de los servicios y productos. Además se diferencian de
cualquier otro software empresarial, por sus características de integridad,
modularidad y adaptabilidad.
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 Los sistemas ERPs son integrales, porque permiten controlar los
diferentes procesos de la compañía considerando que los
departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el
resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.
 Los sistemas ERPs son modulares, porque entienden que la compañía
es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados
por la información que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. La funcionalidad de los sistemas ERPs está dividida en
módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente.
 Los sistemas ERPs son adaptables, porque están creados para
adaptarse a la realidad de cada empresa. Esto se logra mediante la
configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. La parametrización es el valor
añadido fundamental que debe tener un sistema ERP para adaptarlo a
las necesidades específicas de la organización.

Las organizaciones que no tienen implementado un sistema ERP presentan


un flujo tradicional de información, el cual consistente que cada proceso de
negocio esté soportado por una aplicación informática con su respectiva base
de datos. Las aplicaciones comparten información a través de interfaces o
ingreso de datos. Esta situación origina que la información esté localizada en
varios repositorios y cada aplicación necesite la atención del negocio y del
departamento de tecnologías de información.

La Ilustración 11 muestra el flujo de información tradicional entre las


principales áreas del negocio, involucrando diferentes aplicaciones y bases de
datos.

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Ventas Producción Finanzas

Aplicación Aplicación 2 Aplicación 3


1

BD 1 BD 2 BD 3

Ilustración 11– Flujo tradicional de información simplificado (Elaboración propia)

La implementación de un sistema ERP le permite a las organizaciones


implementar una aplicación que soporte los principales procesos de negocio
de acuerdo al alcance del proyecto. Los sistemas ERP tienen asociada una
base de datos integrada la cual permite consolidar la información de los
procesos soportados por el sistema ERP.

La Ilustración 12 muestra el flujo de información luego de la implementación


de un sistema ERP entre las principales áreas del negocio, involucrando una
aplicación integrada y su respectiva base de datos.

Ventas Producción Finanzas

Sistema ERP

Base de Datos

Ilustración 12 – Flujo ERP de información simplificado (Elaboración propia)

La implementación de un sistema ERP en una compañía conlleva un proceso


de transformación y redefinición de sus procesos. El ciclo de vida consiste en

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varias etapas empezando por la fase en la que se decide implementar un
sistema ERP.

Prosigue el proceso de decidir qué sistema ERP se implementará y qué


consultora llevará adelante el proyecto. Luego de la selección inicia la fase de
implementación en la que se parametrizará el sistema; para esta fase la
consultora que desarrolla el proyecto propone una metodología de trabajo,
experiencia en implementaciones y capacitación. Luego le sigue la etapa de
uso y mantenimiento del sistema. Finalmente se retira el producto cuando se
considera que debe ser reemplazado por otra tecnología o que el enfoque que
le da a los procesos del negocio ya no son los adecuados.

La importancia del impacto de un sistema ERP en los procesos operativos de


la organización y la inversión que debe realizarse en términos económicos,
hacen que el proceso de selección de la herramienta adquiera gran
importancia. Esta actividad no se realiza frecuentemente y por lo cual se
espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de
tiempo de uso.

2.1.3. Ciclo de Vida de un sistema ERP


El marco de referencia para el Ciclo de Vida de un sistema ERP presenta una
estructura compuesta por fases y dimensiones, las cuales están
representadas en la Ilustración 13.

Gestión del Cambio

Personas

Procesos

Producto

Decisión de Uso y
Adquisición Implementación Evolución Retiro
adopción Mantenimiento

Ilustración 13 – Marco del Ciclo de Vida de un sistema ERP


(Fuente: Esteves, Jorge – Pastor, Joan - An ERP Life cycle based Research Agenda)

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Las fases del Ciclo de Vida de un sistema ERP consisten en las etapas que
el sistema atraviesa durante toda su vida dentro de la organización. Las fases
son las siguientes:
 Fase de decisión de adopción, comprende la etapa en la que los
directivos deben cuestionar la necesidad de un nuevo sistema ERP
durante la selección del enfoque del sistema de información general
que mejor se abordará los desafíos críticos de negocio y mejorar la
estrategia de la organización. Esta fase incluye la definición de los
requisitos del sistema, sus objetivos y beneficios, y un análisis del
impacto de la adopción en un negocio y el nivel de organización.
 Fase de adquisición, consiste en la selección del producto que mejor
se ajusta a los requisitos de la organización. Minimizando la necesidad
de personalización. También se selecciona la empresa consultora que
ayudará en las siguientes fases del ciclo de vida del sistema ERP,
especialmente en la fase de implementación. Algunos de los factores a
analizar son el precio, capacitación y servicio de mantenimiento,
además se define el acuerdo contractual. En esta fase, también es
importante hacer un análisis de la rentabilidad de la inversión del
producto seleccionado.
 Fase de implementación, consiste en la personalización o la
parametrización y adaptación del sistema ERP adquirido de acuerdo a
las necesidades de la organización. Por lo general, esta tarea se realiza
con la ayuda de consultores que brindan metodologías de
implementación, know-how y capacitación.
 Fase de uso y mantenimiento, consiste en la utilización del producto de
manera que devuelve beneficios esperados y minimiza la interrupción.
Durante esta fase, adquiere importancia los aspectos relacionados con
la funcionalidad, facilidad de uso y la adecuación a los procesos
organizativos y de negocio. Luego de la implementación, el sistema
ERP atraviesa el proceso de mantenimiento debido a que el mal
funcionamiento debe corregirse, se atienden las solicitudes especiales
de optimización, y se realizan mejoras generales en el sistema.
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 Fase de la evolución, corresponde a la integración de más capacidades
al sistema ERP, proporcionando nuevos beneficios, tales como la
planificación y programación avanzada, gestión de la cadena de
suministro, gestión de relaciones con clientes, flujo de trabajo y la
ampliación de las fronteras de la colaboración externa con otros socios.
 Fase de retiro, corresponde a la etapa en la que con la aparición de
nuevas tecnologías o la insuficiencia del sistema de ERP o nivel de
orientación a las necesidades del negocio, los directivos de la
organización decidan si se van a sustituir el sistema ERP.

Las dimensiones del Ciclo de Vida de un sistema ERP contemplan las áreas
de interés o puntos de vista mediante el cual las diferentes fases del ciclo de
vida deben ser analizadas. Las dimensiones referidas son las siguientes:
 Producto, esta dimensión se centra en aspectos relacionados con el
producto ERP especialmente en la funcionalidad y los aspectos
técnicos relacionados, como las necesidades de hardware y software
de base. Debe existir un conocimiento profundo de las capacidades de
la herramienta de software para realizar el alineamiento con la
estrategia de negocio con el fin de determinar si el software está siendo
utilizado de manera efectiva, de acuerdo con las necesidades de la
organización, y cómo se puede aplicar mejor a más los objetivos de la
organización.
 Proceso, se refiere a que cada organización tiene sus propias
capacidades y funcionalidades que deben ser soportadas por el
sistema ERP. Además, un sistema ERP debe ayudar a la toma de
decisiones necesaria para la gestión de los recursos y funciones de la
organización.
Por lo general, el principal foco de inversión ERP está en los procesos
de reingeniería para que la organización pueda adaptarse a los nuevos
modelos de negocio y los requisitos funcionales del sistema ERP con
el fin de lograr un mejor rendimiento.

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 Personas, esta dimensión se refiere a los recursos humanos, sus
capacidades y funciones en el ciclo de vida del sistema ERP. Estas
habilidades y roles deben ser desarrolladas para minimizar el impacto
de la introducción y difusión del sistema ERP, con el fin de reducir el
riesgo y gestionar la complejidad, al tiempo que facilita el cambio
organizacional. Hacer frente a las contingencias, cambios en las
prácticas y la adaptación a una nueva estructura y cultura
organizacional son algunos de los aspectos que deben ser aprendidas.
 Gestión del cambio, esta dimensión se refiere al conjunto de
conocimientos que se utiliza para asegurar que un cambio complejo,
como la asociada con la implementación del sistema, obtiene los
resultados deseados, en el marco de tiempo correcto, y al costos
correctos. El enfoque de la gestión del cambio trata de asegurar la
aceptación y la disposición del nuevo sistema, lo que permite a la
organización para obtener los beneficios de su uso.

Los principales tópicos a considerar en cada fase del ciclo de vida del software
se describen a continuación.

Fase de Selección de la Opción: Los temas en esta fase se enfocan en el


"por qué" de una nueva solución para el sistema de información de la
organización, y el tipo de solución que mejor se adapte a las necesidades de
la organización. La definición de los requisitos, objetivos y ventajas de la
nueva solución son aspectos importantes de esta fase.

Los directivos tienen que decidir qué tipo de sistema de información


empresarial quieren para su organización. A diferencia de la integración de un
nuevo programa de software o la adición de una nueva pieza de hardware, la
decisión de implementar un sistema ERP desencadena un cambio en toda la
empresa, incluyendo la forma de gestionar la organización, sus divisiones
internas interactúan y la forma en que responden al mercado. La decisión

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tendrá impacto en el negocio y los procesos organizacionales y, en la mayoría
de los casos, sobre la estrategia de la organización.

En la actualidad, los enfoques generales de sistemas de información


considerados por las organizaciones son: el desarrollo de un sistema propio a
medida; integración de paquetes de la mejor clase; y la implementación de un
paquete de ERP. La decisión debe ser analizada desde el punto de vista de
las cuatro dimensiones anteriormente citadas y no sólo desde las perspectivas
económicas o técnicas.

El Cuadro 3 presenta las actividades a desarrollar en la Fase de Adopción de


Decisión.
Desarrollo de aplicaciones a medida
Tipo de solución Integración mejor de su clase
Sistema ERP
Definición de requisitos
Cuadro 3 – Tópicos en la Fase de Adopción de Decisión

Fase de Adquisición: Los temas de esta fase de adquisición se centran tanto


en la selección del producto como del consultor de la implementación. Los
consultores de ejecución pueden ayudar a una organización a tomar las
decisiones correctas en la puesta en marcha del sistema ERP. Además
ayudan a determinar dónde el sistema de ERP no suministra las necesidades
de la organización y ayudan a personalizar las funcionalidades de ERP. Otros
aspectos relevantes son la definición de los roles de cada parte involucrada
(el proveedor, el cliente y el consultor), el acuerdo contractual, los diferentes
modelos de precios, y el análisis de la rentabilidad de la inversión.

También se debe considerar la definición de las necesidades de hardware y


software base asociadas al sistema ERP. Por lo general, los proveedores
ofrecen sus modelos de dimensión. La selección del producto es un asunto
que debe estar relacionado con las cuatro dimensiones indicadas
anteriormente.
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El Cuadro 4 presenta las actividades a desarrollar en la Fase de Adquisición.
Métodos de selección
Funcionalidad vs Tecnología
Selección del Producto
Factores críticos de selección
Modelos de dimensión
Factores críticos de selección
Selección de la empresa consultora Métodos de selección
Roles
Modelo de Precio
Acuerdo contractual
Servicios incluidos
Factores críticos
Retorno de la inversión
Metodología de ROI
Cuadro 4 – Tópicos en la Fase de Adquisición

Fase de Implementación: Esta es una de las fases más críticas del ciclo de
vida del sistema ERP. La implementación de un sistema ERP requiere de
recursos para instalar el software y el hardware, modelamiento de los
procesos de negocio, capacitar a los usuarios, conectarse a los sistemas
heredados y convertir los datos de otros sistemas. La mayoría de las veces,
estas tareas se realizan con la ayuda de consultores, lo que ayuda en la
selección de la metodología de implementación que debe ser adecuada a la
combinación producto – organización. La implementación de un sistema ERP
vincula recursos corporativos sustanciales durante un período relativamente
largo de tiempo, y una organización no puede permitirse el lujo de sufrir un
fracaso total del proyecto. La planificación y ejecución eficiente del proyecto,
será mejorar las posibilidades de éxito. Normalmente, una metodología de
implementación tiene una preparación del proyecto, la descripción
empresarial, la realización y la preparación final.

El periodo de implementación y el equipo del proyecto son factores críticos


relacionados con esta fase. Una de las características de los sistemas ERP
es su personalización para el usuario necesita, porque los sistemas ERP se
han desarrollado para satisfacer la demanda común de muchas empresas.
Por lo tanto, la tarea principal dentro de la fase de implementación es la
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adaptación del software ERP a los requerimientos específicos de la
organización. A veces, la adaptación funciona al revés, con los procesos de
negocio de la organización que se adaptan a las funcionalidades estándar de
ERP. Durante o después de la adaptación del software se inicia la tarea de
capacitación. Aunque la capacitación será una actividad continua durante el
proceso de ciclo de vida, en esta fase, es aún más relevante debido a la
necesidad de capacitar a los usuarios técnicos. El último paso es la
configuración del software y la conversión de datos y los enlaces con otros
sistemas. En esta fase además se analiza la gestión de los riesgos asociados.
Aunque el tema de la gestión del riesgo es importante en todas las fases del
ciclo de vida, su análisis es crucial en el inicio de esta fase para los siguientes
pasos de implementación. La base de una implementación exitosa es la
gestión de los riesgos técnicos, del negocio y organizacionales. Los riesgos
técnicos, relacionados con la dimensión del producto, se relacionan con el
correcto funcionamiento del sistema, de acuerdo a los requisitos, periodo de
implementación y costo acordado. Los riesgos de negocio, relacionadas con
la dimensión de proceso, es la probabilidad de que el sistema no
proporcionará en beneficios esperados. Uno de los factores que pueden
causar el fracaso del proceso de implementación es la falta de alineamiento
entre los procesos y los objetivos de negocio de la organización y sus
prioridades. Los riesgos organizacionales, relacionados con las personas y las
dimensiones de gestión del cambio, es la posibilidad de que la organización
no usará el potencial completo del nuevo sistema.

El Cuadro 5 presenta las actividades a desarrollar en la Fase de


Implementación
Metodología de selección
Estrategia de implementación
Metodologías
Enfoque modular vs Big Bang
Factores críticos de selección
Implementación rápida
Periodo de implementación Implementación larga
Ventajas y desventajas

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Roles y habilidades
Equipo de proyecto
Estructura del equipo
Ámbito de capacitación
Capacitación Costo
Métodos de capacitación
Adaptación de software
Adaptación y conversión de datos Transferencia de datos
Vínculos con otros sistemas
Éxitos vs fallas
Factores críticos
Administración de riesgos
Metodología de administración de
riesgos
Cuadro 5 – Tópicos en la Fase de implementación

Fase de Uso y Mantenimiento: Durante y después de la implementación del


sistema ERP, las organizaciones tratan de integrar el sistema en sus
actividades diarias a través del uso y mantenimiento del ERP. Los gerentes
quieren ver los resultados esperados de las inversiones realizadas en el nuevo
sistema. Surgen los asuntos relacionados con el uso y mantenimiento del
sistema ERP. Los asuntos están relacionados con la usabilidad, las
mediciones de desempeño, soporte a la gestión de infraestructuras,
mejoramiento de los sistemas y planificación de los recursos de la red. Para
reducir al mínimo la falta de experiencia y de reducir los costos, las
organizaciones pueden utilizar la externalización de mantenimiento.

El Cuadro 6 muestra las actividades de la Fase de Implementación.


Funcionalidad Medición del desempeño
Usabilidad Interacción del usuario con el sistema
Soporte y administración de infraestructura
Mantenimiento Administración de mejoramiento de versión
Planeación de recursos de red
Factores críticos
Tercerización del mantenimiento Servicios tercerizados
Modelos tercerizados
Cuadro 6 – Tópicos en la Fase de uso y mantenimiento

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Fase de Evolución: A pesar de los esfuerzos de los proveedores de ERP
para ampliar la funcionalidad de sus productos, los sistemas ERP aún no
hacen todo lo que las organizaciones necesitan. Actualmente las
organizaciones están ampliando los sistemas ERP para proporcionar un mejor
valor para el negocio, con la colaboración estrecha con los clientes,
proveedores, y en última instancia, los usuarios finales, tanto a nivel nacional
como a nivel mundial. El concepto de extensión de un ERP está ganando
impulso. Muchos proveedores están vendiendo la idea de la necesidad de
aumentar las capacidades tradicionales de los sistemas ERP con nuevas
aplicaciones, como la gestión de la cadena de suministro, planificación y
programación avanzada, gestión de relaciones con los clientes e inteligencia
de negocios.

El Cuadro 7 muestra las actividades de la Fase de Evolución.


Administración de la cadena de suministro
Planificación y programación avanzada
Administración de las relaciones con el cliente
Aplicaciones extendidas Inteligencia de negocios
Administración estratégica
Business to business
Flujos de trabajo
Cuadro 7 – Tópicos en la Fase de evolución

Fase de Retiro: Actualmente, la mayoría de las organizaciones se encuentran


en la implementación o en las fases de uso y mantenimiento. Sin embargo, ya
hay casos de organizaciones que por diversos motivos han abandonado sus
proyectos de implementación de ERP y regresan rápidamente a sus sistemas
propietarios. Algunas otras organizaciones han cambiado de un producto ERP
a una diferente en el medio de la fase de implementación. Esta última situación
lleva a la organización a la fase de decisión de adopción. La fase de retiro está
especialmente relacionado con la dimensión de la gestión del cambio.

El Cuadro 8 muestra las actividades de la Fase de Retiro.

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Tipo de aplicación Sistema propietario antiguo
Sistema nuevo ERP
Análisis de costos
Factores del retiro
Periodo del retiro
Tendencias tecnológicas
Cuadro 8 – Tópicos en la Fase de retiro

2.1.4. Metodología estándar de selección de un sistema ERP


El objetivo fundamental de una metodología es proveer una guía de pasos
que ayude en la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se
encargará del trabajo de implementación.

Para la aplicación de la metodología la empresa debe haber tomado la


decisión de implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. La
metodología guiará a la organización por el proceso de selección y
posteriormente a la elaboración del plan de implementación del sistema ERP.

La estructura general de una metodología que utilizaremos para la selección


de un sistema ERP abarca las siguientes fases:
 Planificación y Análisis
 Selección de Software y Proveedor

El Cuadro 9 indica las actividades a desarrollar en cada fase.


Fase Actividades
Entrevistas a Usuarios
Entendimiento de Procesos
Mapeo de Procesos
Planificación y Análisis
Identificación de Infraestructura de TI
Identificación de Brechas
Definir los Requerimientos Claves
Relevamiento y Análisis de Infraestructura TI
Las Selección de Software y
Preparar Requerimiento de Información - RFI
Proveedor
Preparar Requerimiento de Propuesta – RFP

40
Preparar Sesiones Demo con los proveedores
Validar Referencias de Implementación
Procesar Resultados de la Evaluación
Presentar Resultados a la Gerencia
Definir el Plan de Implementación
Cuadro 9 – Fases y Actividades de la Metodología propuesta

En la Ilustración 14 se indica la distribución temporal de las actividades que


se desarrollarán en cada fase.

Ilustración 14 – Fases y Actividades para la selección de un sistema ERP

La selección del sistema ERP a implementar en LA EMPRESA se basa en el


análisis de las propuestas técnicas, económicas y presentación del producto.

El proceso de evaluación de la solución ERP a implementar será determinado


a través de una revisión detallada del cumplimiento de los aspectos
funcionales, técnicos y económicos de las propuestas presentadas. Para
determinar el grado de cumplimiento de los requerimientos funcionales del
negocio es necesario en primer lugar realizar un diagnóstico de los procesos
de negocio de la organización, y determinar las brechas con las buenas
prácticas de gestión; así como evaluar la infraestructura tecnológica existente.

41
Las actividades abarcan las actividades de planificación, análisis de la
situación actual, lo que incluye el relevamiento de los procesos actuales y la
infraestructura tecnológica existente. Además se realiza el análisis de brechas
con las mejores prácticas y con la infraestructura tecnológica requerida. Luego
se inicia el proceso de selección del sistema ERP y el proveedor a
implementar para lo cual elaboramos los documentos Requerimiento de
Información (RFI), Requerimiento de Propuesta (RFP), y se los enviamos a
las empresas postoras. El documento RFP contiene los requerimientos
funciones y técnicos que debe satisfacer el sistema ERP, así como los
requisitos del equipo implementador. Finalmente se toma la decisión
conjuntamente con LA EMPRESA, y se define el Plan de Implementación y
los acuerdos contractuales.

Los criterios de selección que serán evaluados están detallados en el


Cuadro 10:

Propuesta Técnica (70%)


Implementador del Sistema (30%) Valoración
1 Experiencia del equipo de trabajo 40%
2 Credenciales 10%
3 Plan de Trabajo Propuesto 10%
4 Documentación Funcional y Técnica 10%
5 Garantía de Implementación 10%
6 Capacitación a colaboradores 10%
7 Asesoría Técnica Post-Implementación 5%
8 Valor Agregado 5%
Necesidad de LA EMPRESA (40%)
1 Cobertura de requerimientos Funcionales por Proceso 30%
2 Cobertura de requerimientos No Funcionales 30%
3 Manejo de Interfaces y Herramientas Externas 20%
4 Arquitectura Tecnológica 20%
Propuesta Económica (30%)
Inversión
1 Honorarios profesionales 100%
Cuadro 10 – Criterios de selección
42
Una parte importante en el proceso de selección es la evaluación del
cumplimiento de los requerimientos funcionales y no funcionales del negocio
por cada alternativa. Para lo cual utilizamos la tabla de calificación por cada
requerimiento, mostrada en el Cuadro 11.

Calificación Detalle
El requerimiento es soportado al entregar el sistema ERP, por lo cual
1
no se necesita una configuración o personalización adicional.
La funcionalidad requerida puede resolverse mediante configuraciones
2
adicionales que no implican desarrollo de software.
Es necesario extender la funcionalidad con desarrollo sobre el sistema
3
para satisfacer que el requerimiento.
4 El sistema no puede soportar la funcionalidad requerida.
Cuadro 11 – Calificación de requerimientos

Los requerimientos funcionales y no funcionales se definen luego de realizar


un diagnóstico de los procesos y la infraestructura tecnológica de LA
EMPRESA.

Otro aspecto fundamental se refiere a la inversión necesaria que involucra el


costo de implementación, licenciamiento, mantenimiento anual y la inversión
para la renovación o mejoramiento de la infraestructura tecnológica para
soportar al sistema ERP.

2.1.5. Los sistemas ERP en el mercado


De acuerdo a un informe de la empresa Gartner, las seis primeras empresas
productoras de software ERP reportan ingresos por valor de 13 536 millones
de dólares americanos en concepto de ventas de licencias y mantenimiento.
Esas compañías cotizan en la bolsa de manera que la información de sus
estados financieros es pública.

Las seis compañías con mayores ingresos a nivel global se indican en el


Cuadro 12:

43
Compañía Ingresos (USD)
SAP 6 066 millones
Oracle 3 018 millones
Infor + Lawson 1 485 millones
Sage 1 396 millones
Microsoft 1 089 millones
Totvs 482 millones
Cuadro 12 – Ingresos por software ERP 1

El portal web “EvaluandoERP” elaboró una clasificación de los principales


sistemas ERPs implementados o en proceso de implementación en las
compañías latinoamericanas. El análisis de basa en la información recopilada
de 974 proyectos de inversión, que abarcan los siguientes países de la región:
Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador,
Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto
Rico, Uruguay y Venezuela. Los sectores de negocio representados por las
compañías comprenden: Fabricación, Fabricación y Distribución, Servicios
Masivos, Servicios Profesionales y Consultoría, Obras y Construcción,
Proyectos, Producción Primaria, Agro, Educación, Operador Logístico,
Mayorista, Minorista – Retail, Intermediarios, Finanzas.

La clasificación se desarrolló por niveles de acuerdo a la complejidad y el


número de usuarios del sistema ERP a implementar en cada organización.
 El Nivel I, representan los paquetes más caros, orientados a la “gran
empresa” o corporaciones multinacionales y se caracterizan por el
hecho de que requieren un equipo de consultores con un conocimiento
muy profundo del software para "configurar" el software para su
negocio.
 El Nivel II, en términos de cantidad de empresas, potenciales clientes,
representa el nivel medio. El software debería ser posible para la
mayoría de las empresas implementarse como “out of the box" y dejar

1
Fuente: Informe Gartner – Año 2013
44
para una etapa posterior las personalizaciones. Las empresas con más
de 50 usuarios concurrentes o más de 200 empleados deberán
considerar paquetes del nivel II.
 El Nivel III, representan a las soluciones que están diseñadas para ser
implementadas "tal cual son", es decir casi sin modificaciones.
Generalmente son para empresas que tienen entre 30 y 200
empleados, y con sede única. Estas compañías tienen entre 5 a 30
usuarios y sus necesidades son menos exigentes.
 El Nivel IV está conformado por soluciones que no son ERPs. Se trata
de software administrativo-financiero, con algunas calculadoras
básicas de planificación de materiales para ordenar materias primas.
Son aplicables a las empresas con menos de 50 empleados que en su
mayoría operan un sistema de planificación manual.

El resultado de la clasificación por niveles de los sistemas ERPs en


Latinoamérica está resumida en el Cuadro 13.
Nivel I Nivel II Nivel III Nivel IV
 Intellisis
 Epicor  Microsoft Dynamics GP
 Infor  Net Suite
 Microsoft Dynamics AX  Sage Software
 SAP
 QAD  Syspro  Otros
 Oracle
 Totvs  Exact
 Grupo Softland  CDC Software
 Grupo Calipso  IFS
 Finnegans
Cuadro 13 – Clasificación de sistemas ERPs en Latinoamérica2

La tendencia actual del mercado de los sistemas ERP es ofrecer aplicaciones


especializadas para determinadas empresas. Es decir versiones o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio.

2
Fuente: Estudio de mercado Portal Web Evaluando ERP
45