CONSULTORÍA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Ofrecemos nuestra experiencia de más de 20 años asesorando empresas de todos los

sectores de la economía dentro y fuera de Colombia en consultoría optimización de
procesos, modernización de sus procesos y procedimientos, contamos con técnicas y
métodos para transformar practicas ineficaces en flujos de trabajo ágiles competitivos y
productivos.

Enfoque y alcance de nuestra consultoría

 Diseñar la cadena de valor para que dé respuesta a la estrategia empresarial.

 Levantar los flujos de trabajo, las políticas y las prácticas administrativas actuales.
 Analizar y optimizar los procesos que requieren ser transformados.
 Preparar la documentación en medios magnéticos y/o disponible en la intranet.
 Capacitar a los funcionarios en los cambio y mejoras que les afecten su trabajo.
 Conducir el proceso de cambio y la implementación de los procesos rediseñados.

Nuestra promesa de valor

 Simplificar y agilizar los procesos por eliminación de tareas y recursos innecesarios.

 Enfocar los procesos y procedimientos al cliente y la mejora continua de la empresa.
 Asociar las competencias de las personas con el desempeño de los procesos.
 Adicionalmente aprovechar al máximo la infraestructura tecnológica de la empresa.
 Finalmente disminuir costos y hacer más competitivos los productos y servicios de
la empresa

Metodología a utilizar

 Analizar SIPOC.
 Análisis estructurado de procedimientos.
 Flujogramación.
 Analizar estadísticas.
 Análisis de valor agregado.
 Adicionalmente analizar restricciones.
 Así mismo realizar documentación Play Script. (técnica play script)
 Finalmente, Normas ISO 9000 y BPM.
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES POR PROCESOS
Lo asesoramos para que transforme su organización funcional en una organización por
procesos. Reflejará así el cambio en un organigrama que se enfoque en los clientes,
desarrollando los procesos claves, capitalizando las competencias del personal y facilitando
el cumplimiento de las estrategias.

OBJETIVOS DE NUESTRA CONSULTORÍA

 Capacitar al equipo directivo en los conceptos, las herramientas y los beneficios de

la gestión por procesos.
 Aportar la metodología para analizar la estructura organización de su empresa y
para identificar los factores que generan conflicto y que limitan el cumplimiento de
los objetivos estratégicos.
 Generar diferentes modelos organización por procesos y desarrollar habilidades
para seleccionar el que mejor se adapte a la estrategia y a la cultura de la
organización.
 Desarrollar la estrategia para lograr la implementación de la nueva estructura con
un enfoque integral, actualizando los cargos y los perfiles y generando las
condiciones para lograr una transformación exitosa dentro de los plazos planeados.

CÓMO AGREGAMOS VALOR CON NUESTRO SERVICIO DE CONSULTORÍA

 El equipo responsable del proyecto tendrá la oportunidad de cuestionar la estructura

de su organización y de generar novedosas alternativas de optimización, así mismo
se abordarán temas de innovación, organización y conflictos de poder, causados
por la formulación de cambios en la estructura.
 De igual manera, los directivos responsables del cambio organización recibirán los
conceptos, las herramientas y la metodología para identificar, analizar, y resolver
con precisión los desequilibrios de una estructura organización.

¿QUÉ RECIBIRÁ SU EMPRESA?

Adicionalmente, los directivos adquirirán experiencia práctica en la identificación de
problemas organización y en la aplicación de soluciones a partir del cambio de la estructura
funcional a la estructura por procesos.
Finalmente, la empresa reducirá costos y tiempo en la obtención de conocimientos claves
para resolver problemas organización ya que los directivos recibirán asistencia
personalizada de la consultoría durante el tiempo que dure la implementación del cambio
organización.

Nuestra metodología
 Preparación y diseño del mapa estratégico.
 Alineación estratégica.
 Gestión por Procesos - Cadena de Valor
 Conceptos Básicos de Procesos.
 Clases de estructuras - Partes- Definiciones -Tipología.
 Identificación de conflictos -Tipología conflictos de la estructura.
 Desalineación- Obstrucción- Incongruencia limitación.
 Insuficiencia - Desequilibrios.
 Determinación del impacto de los conflictos.
 Directrices básicas - Clasificación de la estructuras y necesidades que satisface.
 Rediseño de la estructura
 Alineación de un nuevo modelo.
 Preparación para el cambio - Conflictos de poder.
 Manejo de la resistencia.
 Diseño de cargos y perfiles- Análisis de carga de trabajo.
 Cambios en procesos - Seguimiento y medición.
 Ajustes.
NIVELACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO
Asesoría para medir el trabajo administrativo y operativo, y dimensionar con precisión las
necesidades de personal en cada cargo, proceso y dependencia de la empresa. Enfoque
en procesos

OBJETIVOS DE NUESTRA CONSULTORÍA

 Entregar a las empresas, soluciones para medir la carga laboral y para establecer
con precisión el número de cargos que necesita cada proceso.
 Aportamos una herramienta computarizada para construir una base de datos, con
toda la información de la carga laboral que la empresa podrá utilizar en el futuro para
analizar sus cargas laborales.
 Aportamos nuestros conocimientos y nuestra experiencia, para identificar y eliminar
actividades que no agreguen valor en los procesos.
 Así lograremos disminuir el tiempo de ciclo en las actividades generadoras de
sobrecarga.
 Actualizamos y/o rediseñamos los cargos y los procedimientos que se vean
modificados por efecto de la nivelación de la carga laboral.

CÓMO AGREGAMOS VALOR A SU EMPRESA

 Entregamos un sistema de información gerencial, que se puede usar como un

simulador para establecer el impacto en la carga laboral de los diferentes cambios
que afectan a la organización.
 Nuestro enfoque en procesos y no en las personas incómoda mínimamente a los
empleados y funcionarios objeto del estudio.
 Finalmente, el resultado de nuestro trabajo es integral; ya que entregamos
actualizados los cargos y los procedimientos impactados por la nivelación de la
carga laboral.

NUESTRA METODOLOGÍA

 Para nuestro servicio de consultoría, desarrollamos la matriz de análisis de la

productividad del trabajo "MAPT".
 De igual manera esta la entregamos convertida en una base de datos con toda la
información de las cargas de trabajo por cargos, procesos y dependencias.
 Finalmente, esta matriz programada en Excel, funciona como un simulador sensible.
Es decir que al cambiar una variable muestra que cambiaría en los cargos, los
procesos o las dependencias impactadas.
CONSULTORÍA EN INDICADORES DE GESTIÓN
Lo asesoramos en el diseño, la construcción y la implementación de un sistema de
indicadores estratégicos, tácticos y operativos, creando las familias y
las clasificaciones que su empresa necesita, entregamos el modelo
computarizado, documentado y funcionado, y el personal responsable debidamente
entrenado.

ENFOQUE DE NUESTRO SERVICIO DE CONSULTORÍA

 Partiendo de una comprensión adecuada del negocio, diseñamos el modelo de

medición más adecuado para la empresa. Lo discutimos con las directivas y una vez
aprobándolo construimos con la participación de los líderes de los procesos
involucrados.
 Desarrollamos un programa de entrenamiento a todo el personal, cuya finalidad es
transferir los conocimientos, las técnicas y la metodología para la formulación, el
análisis y el control de gestión basado en indicadores de gestión.
 Conducimos el proceso de implementación, adecuando los procedimientos para la
obtención automática de la información, la generación de informes útiles para el
control individual y corporativo.

COMO AGREGAMOS VALOR A SU EMPRESA

 Aportamos un modelo metodológico útil y práctico para generar un sistema de

gestión basado en la medición de los factores claves de éxito: eficacia, eficiencia,
efectividad, productividad, resultado
 Construimos el modelo a partir de la estrategia, la innovación y la creatividad del
equipo directivo.
 Adicionalmente alineamos los indicadores del plan estratégico, el sistema de
calidad, la cadena de procesos, la estructura organizacional y los cargos.
 Incorporamos la medición estratégica dentro de los objetivos de cada unidad de
gestión y dentro de cada cargo.
 Dicho en otras palabras, pasamos del enfoque operativo, a la implementación de un
modelo de medición enfocado en la creación de valor para que nuestro cliente
obtenga los beneficios que espera.

NUESTRA METODOLOGÍA

 Primero identificación de los factores clave de éxito en la gestión

 Definición de los patrones para la especificación de un indicador
 Clasificación de indicadores: eficacia, eficiencia, efectividad y productividad.
 Definir la medición estratégica
 Posteriormente establecer Las diferentes perspectivas- Balanced scorecard-
 Diseñar la relación causa efecto
 En seguida construir los indicadores medidores de resultado
 Construir los indicadores inductores de resultado
 Adicional preparar el cuadro de mando
 Finalmente consolidar el sistema integral de medición
DISEÑO DE CARGOS Y PERFILES POR COMPETENCIAS
Lo asesoramos para que implemente un modelo de diseño de cargos y perfiles por
competencias enfocado en el incremento de la productividad, olvidándonos del antiguo
manual de funciones y creando una descripción basada en los requisitos de los procesos y
en los resultados que se deben obtener y a partir de esta descripción construir el catálogo
de competencias y la descripción de los perfiles

CÓMO AGREGAMOS VALOR CON NUESTRO SERVICIO DE CONSULTORÍA

 Entregamos a nuestros clientes un conjunto de soluciones metodológicas y

modernas, para el análisis, el diseño y la documentación de los perfiles de
competencia y la estructuración de cargos.
 Desarrollamos destrezas para alinear las actividades de cada cargo con la
estrategia organizacional y con los procesos de la empresa.
 Suministramos a nuestros clientes un modelo guía para la construcción del catálogo
de competencias de su empresa.
 Suministramos los conocimientos para que la documentación de perfiles y cargos
cumpla con los requisitos de la norma ISO 9000V:2015.
 Entregar a los clientes las herramientas y la documentación de consulta.

QUÉ HERRAMIENTAS ANALÍTICAS UTILIZAMOS:

 Análisis estructurado de cargos.

 Construcción del objetivo misional del cargo.
 Ubicación jerárquica del cargo.
 Dimensiones, facultades y atribuciones.
 Diseño de funciones en término de resultados.
 Clasificación P.H.V.A. del cargo.
 Definición del entorno de gestión.