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MANUAL DE PARTICIPANTE

Fundamentos

Planeacion

Programación

Control

Cierre
Autor
Dr. Adán López Miranda
Derechos de autor

© El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor.


Derechos reservados.
® Coordinación Efectiva de Proyectos y su logo son una marca
registrada, prohibido su uso para cualquier fin sin consentimiento
escrito del autor.
Agosto 2012

© Adán López Miranda 2


Instructores
Nombre Perfil público en LinkedIn
Adán López Miranda http://mx.linkedin.com/pub/adán-lopez-
miranda/2/3bb/7b3
Dolores Lankenau Caballero http://mx.linkedin.com/pub/dolores-
lankenau/54/675/209
Alfonso Cornejo

Gustavo Cervantes Ornelas

José Maraboto

© Adán López Miranda 3


En AEGIS Campus Monterrey estamos para servirle

Ventas Logística

Ing Yajaira Jiménez Victor Miguel Luis Acosta


Tel. 8358-20-00 ext. 5147 Tel. 8358-20-00 ext. 5345
yjimenez@itesm.mx vmla@itesm.mx

Facturación y Cobranza Dirección

Martha Lizeth Rodríguez Castillo Adán López Miranda


Tel. 8358-20-00 ext. 5184 Tel. 8358-20-00 ext 5114
lizeth.rodriguez@itesm.mx adlopez@itesm.mx

www.aegis.mx
LinkedIn: Aegistec Administración de Proyectos (Exclusiva para clientes)
Facebook: AegisPMCentre
Twitter: ProyectosAegis
Agenda
•  1er Día "   2o Día
•  Tarea "   Programación
•  Fundamentos "   Uso de software
"   Ejercicio de
•  Ejercicio programación
fundamentos "   Comida (1:00 -2:00)
•  Reflexiones "   Control
fundamentos "   Uso de software
•  Especificación "   Ejercicio
•  Ejercicio "   Cierre
especificación "   Rev. de la tarea
(archivos)
•  Planeación
•  Ejercicio planeación

© Adán López Miranda


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¡Para su propio beneficio!

•  Puntualidad.
•  Participación para enriquecer el curso.
•  No se quede con dudas.
•  Favor de apagar celulares o ponerlos en vibro
y salir del salón para contestarlos.
•  Favor de utilizar lap-tops como apoyo al curso
únicamente

© Adán López Miranda


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Objetivo del curso

•  Revisar y aplicar las herramientas de


planeación, programación y control enfocadas a
lograr una coordinación efectiva de las
actividades y recursos involucrados en los
proyectos.

© Adán López Miranda


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Contenido del curso

1.  Fundamentos
2.  Planeación
3.  Programación
4.  Control y cierre
Aplicación de las herramientas con software

© Adán López Miranda


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Tema 1:
Fundamentos de la
Administración de Proyectos

•  Definiciones
•  Ciclo de vida de un proyecto
•  El cuadro de la C.E.P.
¿Qué es un proyecto?

Es una combinación de recursos humanos y no


humanos reunidos en una organización temporal para
alcanzar un objetivo específico.
(Cleland, 1988)

“A project is a temporary endeavor


undertaken to create a unique product,
service or result”*

*A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 5..
PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.

© Adán López Miranda


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¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas


y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con
los requerimientos del proyecto*

* Basado en: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008,
page 6.
Trducido por Adán López Miranda
PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.

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© Adán López Miranda
Características del Ciclo de Vida de los Proyectos
Producto Inicio de
desarrollado operación
100 %

Plan y
Porcentaje de completo

diseño de
producto

Autorización
del proyecto

Tiempo
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4
Factibilidad Planeación Desarrollo Cierre y
y diseño entrega

© Adán López Miranda 12


Medidas estratégicas

1. Identifica las etapas de tus proyectos y los eventos


o resultados que marcan el cambio de etapa
2. Administra las etapas de acuerdo a sus
características, “cambia de cachucha”
3. Planea a detalle solamente la siguiente etapa
4. Trae a todos los actores del ciclo a tomar
decisiones en las etapas tempranas del proyecto

© Adán López Miranda 13


Del Triángulo de la Administración al
Cuadro de la Coordinación Efectiva

El triángulo del Diablo


Cuadro de la Coordinación
Costo o
Efectiva
recursos o
esfuerzo Satisfacción del equipo Costo

Comunicación
+
Comunicación Colaboración

Calidad Tiempo
o Desempeño Calidad Tiempo
o Alcance
¿Cuál de las tres debe ser la prioridad?

© Adán López Miranda 14


Colaboración

•  Toma de decisiones en equipo desde las etapas


tempranas
•  Hacer participar a los miembros del proyecto con técnicas
y herramientas colaborativas
•  Definiendo roles para cada quien
•  Planeando en grupo
•  Con un plan de comunicación claro y efectivo
•  Con reuniones de avance efectivas
•  Aprendiendo de los resultados del proyecto

© Adán López Miranda 15


REFLEXIÓN

•  Lo que podría aplicar de este capítulo es:

v 
v 
v 
v 
v 
v 

© Adán López Miranda 16


“Dime cómo empieza tu
proyecto y te diré cómo va a
terminar”

Tema 2:
Planificación de un Proyecto

•  Justificación de un proyecto

•  Objetivo y alcance
•  Especificación de un proyecto

•  Planeación Estructurada

•  Matriz de responsabilidades
•  Plan de comunicación
¿Por dónde
empiezo?

¿Una reunión?
¿Ordenando?

¿Una lista de actividades?


¿Un programa?
© Adán López Miranda 18
¿Cómo nace un proyecto?
J  Emergencias
J  Mejora continua
J  Mercado lo pide ¡NECESIDADES!
J  Planeación estratégica
M  Inspiración divina (¡Gulp!)

Beneficios Esfuerzo

•  “Business plan”
PROYECTOS •  Justificación técnico-económica
(Aprobación) •  Lo quiere el jefe (¡Gulp!)

© Adán López Miranda 19


¡(Re)Formulando un objetivo del proyecto!

¿Cómo debe ser el objetivo?


Tipo: ISO

¿Cómo NO debe ser el objetivo?


Tipo:
USO

© Adán López Miranda 20


Ejemplos de objetivos de proyecto

P R O J E C T

The Space Race Project El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa


“Pienso que esta nación debe comprometerse con Estratégica” o “Guerra de las Galaxias”, fue una
las metas, antes de que esta década termine, propuesta del Presidente Ronald Reagan para
seremos capaces de llevar a un hombre a la luna y desarrollar un escudo de defensa que protegiera a los
regresarlo a a salvo a la tierra.” Estados Unidos de cualquier ataque de misiles del
John Fitzgerald Kennedy enemigo, en caso de que se iniciara una tercera guerra
mundial en el futuro. El proyecto tuvo un costo de un
trillón de dólares, pero nunca fue concluido. Muchos
académicos cuestionaron la validez de dicho escudo de
defensa nuclear y se burlaron del proyecto.

© Adán López Miranda 21


Estableciendo los alcances

" ¿Qué incluye?

" ¿Qué NO incluye?

"   Productos, resultados, entregables intermedios

" Productos, resultados, entregables finales

" Estructura de la División del Trabajo (EDT)

Alcances claros, amistades largas.

© Adán López Miranda 22


¿Diferencias en alcances?

Frases famosas:
¡No me aclaraste!
¡Yo creía!
____________
____________

Frases famosas:
¡Estaba implícito!
¡Debías suponerlo!
____________
____________
Proveedor
(Empleado)
Cliente(Jefe)

© Adán López Miranda 23


Elaborando la especificación del proyecto
(Project Charter)

1.  Cliente (s).


2.  Necesidad (es) a cubrir.
3.  Objetivo (s) del proyecto.
4.  Alcance del proyecto.
5.  Beneficios.
6.  Producto o servicios a entregar.
7.  Requisitos de calidad.
8.  Metodología (cómo) o breve
descripción de actividades.
9.  Recursos internos y externos. Cada empresa puede
10.  Fechas estimadas. definir los apartados
11.  Presupuesto estimado. que le sean de
12.  Responsable (coordinador del proyecto). utilidad para una
13.  Riesgos potenciales. mejor documentación
14.  Autorizaciones (clientes y padrinos). de su proyecto.

© Adán López Miranda 24


Ejemplo : Especificación del proyecto ISO
(parcial)

Antecedentes
Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha
determinado llevar acabo un proyecto de documentación en los procesos clave
de los centros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000…

Necesidades
… por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación
del ITESM contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para
continuar siendo proveedor confiable de tecnología de las empresas.

Objetivo General
Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los
procesos que se detallan en el alcance.

Cliente
El cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien
dirige los esfuerzos de calidad en el ITESM.

© Adán López Miranda 25


Ejemplo : Especificación del proyecto ISO
(continuación)

Alcance
El certificado deberá comprender los siguientes procesos:
-Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas.
-Diseño, desarrollo, impartición, seguimientos y cierre de cursos y diplomados
ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos
especiales para alguna compañía en particular.

No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por


organismos cuyo interés en el proyecto sea la investigación científica, tales
como CONACYT.

Resultados a entregar (milestones)


1.  Manual de calidad del CSIM
2.  Procedimientos e instructivo derivados del manual de calidad.
3.  …
4.  Obtención del certificado

© Adán López Miranda 26


Planeación
Estructurada

¿Cómo se come un elefante?

© Adán López Miranda 27


Estructura de la División del Trabajo (EDT)
(Work Breakdown Structure - WBS - )

•  Diagrama de árbol.
•  Diferentes niveles.
•  Proyectos, subproyectos, sistemas, etc.
•  Unidades asignables.
Desarrollo del
Proyecto Proceso

Partes,
Etapas, Lista de Experimentos en Desarrollo de Niveles
Fases, etc. Materiales Planta Prototipos

Paquetes de
Experimento Experimento
Trabajo “A” “B”

© Adán López Miranda 28


VIDEO de Características de la EDT

•  En el anexo del manual se detallan las


características mencionadas en el video.

© Adán López Miranda 29


Estructura de la División del Trabajo
Proyecto para la Certificación ISO 9001 en el CSIM
CERTIFICACIÓN
ISO 9001
CSIM
1

Administración Auditoría Capacitación Documentación Auditorías Auditoría Auditoría


del de 13 del Internas en de
Proyecto Diagnóstico Sistema 15 Blanco Certificación
11 12 14 16 17

En ISO 9001 Responsabilidad Manual de Proyectos y Cursos y Laboratorios Procedimientos


131 de la Dirección Calidad consultoría Diplomados 145 Comunes
141 142 143 144 146

Auditores
Internos
Representante Negociación Cursos Metrología Acciones
132
de la 1431 1441 1451 Preventivas y
Dirección Correctivas
Actividades 1411 1461
específicas
133
Política de Realización Diplomados Manufactura Control de
Calidad 1432 1442 Electrónica Documentos
1412 1452 1462

Revisiones Materiales Registros


Periódicas Industriales de
1413 1453 Calidad
1463

Procedimientos Vectorización Auditorías


Administrativos de Internas
1414 Imágenres 1464
1454

Prototipos Capacitación
Rápidos 1465
1455

Maquinados
1456

© Adán López Miranda 30


La EDT y el paquete de trabajo
Sistema
computarizado
de Refractarios

Fallas en Base de Datos Instalación


refractarios

Planeación Programación Registro de datos

•  La unidad asignable. P de T
PAQUETE DE TRABAJO
•  Último nivel de la EDT.
¿Qué? Programación
•  Lo que cabe en el plato. ¿Quién?
¿Cómo (Sub-actividades)?
•  Es como un miniproyecto.
¿Presupuesto?
¿Cuándo?
¿Con quién?
¿Con qué Calidad?

© Adán López Miranda 31


Documentación de un Paquete de Trabajo

•  Una vez los paquetes de trabajo han PAQUETE DE TRABAJO


sido definidos en la EDT, el siguiente •  Código
paso es documentarlos. •  Nombre
•  Descripción
•  Responsable
•  Se recomienda que cada equipo •  Equipo de apoyo
encargado de llevar a cabo el paquete •  Duración
•  Fecha de inicio
•  Fecha de terminación
•  La estructura de documentación de un •  Costo
PT puede ser la siguiente: •  Recursos requeridos
•  Actividades específicas
•  Metas intermedias
•  Persona que elaboró
•  Persona que revisó
Cada empresa definirá los elementos que •  Persona que autorizó
considere importantes a documentar en el •  Fecha de elaboración
paquete de trabajo. •  Producto final
•  Etc.
© Adán López Miranda 32
PAQUETE DE TRABAJO
Código en la EDT:1441
Nombre (Tomar como guía la EDT): Cursos
Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir
un curso abierto o in company.

Productos:
Procedimiento para programar un curso
Diseño de un curso
Encuesta y retroalimentación de resultados
Responsable: Adán López Miranda

Paquete Asistente; Alejandra Rivera

Duración: (Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto)


3 meses
de Día de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99
Costo: (Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)

Trabajo Horas-Hombre: 0
Papelería: 0
Equipo Computacional: 0
Actividades Inicio Terminación
Estructurar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99
Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99
Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99
Realizar encuesta 30/Ago/99 30/Ago/99
Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99
Elaboró: Aracely García Autorizó: Adán López
Fecha: 26/Oct/98

© Adán López Miranda 33


¿Cuántos PT hay en este proyecto?

CERTIFICACIÓN
ISO 9001
CSIM
1

Administración Auditoría Capacitación Documentación Auditorías Auditoría Auditoría


del de 13 del Internas en de
Proyecto Diagnóstico Sistema 15 Blanco Certificación
11 12 14 16 17

En ISO 9001 Responsabilidad Manual de Proyectos y Cursos y Laboratorios Procedimientos


131 de la Dirección Calidad consultoría Diplomados 145 Comunes
141 142 143 144 146

Auditores
Internos
Representante Negociación Cursos Metrología Acciones
132
de la 1431 1441 1451 Preventivas y
Dirección Correctivas
Actividades 1411 1461
específicas
133
Política de Realización Diplomados Manufactura Control de
Calidad 1432 1442 Electrónica Documentos
1412 1452 1462

Revisiones Materiales Registros


Periódicas Industriales de
1413 1453 Calidad
1463

El paquete 1441
Procedimientos Vectorización Auditorías
Administrativos de Internas
1414 Imágenres 1464
1454

Prototipos Capacitación
Rápidos 1465
1455

Maquinados
1456

© Adán López Miranda 34


Ventajas de la EDT
•  Permite la creatividad en la generación de actividades.

•  Es la base para la programación, costos, presupuesto,


asignación de responsables, análisis de riesgo y
documentación adecuada del proyecto.

•  Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de


detalle.

•  Ayuda a definir el alcance del proyecto.

•  Permite el trabajo en equipo.

© Adán López Miranda 35


¿Cómo se construye la EDT?

De arriba hacia abajo


Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar
están claros.

Cámara de
fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

¿Qué actividades debo hacer para desarrollar el dispositivo mecánico?


¿Qué debo hacer para desarrollar la fuente de energía solar?
¿Qué debo hacer para desarrollar una cubierta de cámara fotográfica?

© Adán López Miranda 36


La EDT de abajo hacia arriba
La EDT también se integra de abajo hacia arriba cuando se
desarrolla en grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo
de proyectos que se están desarrollando.

Cámara de
fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta

¿Qué actividades se deben desarrollar?


¿Qué resultados?
¿Cómo ordenarlas?

© Adán López Miranda 37


La herramienta Mind Manager ™

Cortesía Ing. Alejandro Osorno

© Adán López Miranda 38


EDT en forma de lista estructurada (indentación) con
software de Administración de Proyectos

Cortesía Ing. Alejandro Osorno

© Adán López Miranda 39


Con Post-its
A B
Pasos para desarrollar la EDT Recomendaciones al generar actividades:
1. Lluvia de ideas 1. Escribir claro y con letra grande
2. Discriminación 2. 5 a 10 minutos en lo individual
3. Afinidad, POR COLORES 3. No tener temor a repetir
4. Estructuración
4. Frase en infinitivo
5. Revisión
5. Frases ni muy largas ni muy cortas
C
6. Lo que se entrega y las Acts. necesarias para
Criterios de eliminación lograrlo
1. Actividades repetidas y D
E
2. Fuera del alcance Criterios de afinidad:
Revisión (externa de
X Quién X Costo X Logística preferencia):
ü
¡La naturaleza de la tarea! Consistencia arriba-
abajo, izquierda-
Mismo color en cada nivel derecha 40
© Adán López Miranda 40
Matriz de Responsabilidades: ¿Quién hace qué?

•  Es una herramienta que tiene como objetivo:


mostrar las responsabilidades de cada uno de
los integrantes del proyecto.

•  Las principales características son:


–  Indica quién es responsable de una determinada
actividad.
–  Muestra diferentes roles de los miembros del
equipo.
–  Se construye o deriva de la EDT.

© Adán López Miranda 41


La Matriz de Responsabilidades y la EDT
1  
Desarrollar  
proceso  
11   13  
12  
Elaborar   Realizar   Construir  
lista  Matls.   Experimentos   Eq.  Piloto  
121   122  
Experimento  A   Experimento  B  
                   Ac>vidad   J López A Narváez T Ramos
1.  Desarrollar  el  proceso   R  
11.  Elaborar  la  lista  de  materiales   S   R  
12.  Realizar  experimentos   S  
     121  Realizar  experimento  A   R  
     122  Realizar  experimento  B   R  
13.  Construir  equipo  piloto   S   A   R  
R - Responsable S - Supervisión A- Apoyo
© Adán López Miranda 42
© Adán López Miranda 43
Plan de Comunicación
•  Propósito: Determinar la información y
comunicación necesaria entre los diferentes
participantes en un proyecto: quién necesita cuál
información, cuándo la necesita y cómo será
proporcionada.

•  PLAN DE COMUNICACIÓN
–  Reuniones.
–  Distribución de la información.
–  Reportes.
–  Cierre administrativo.

© Adán López Miranda 44


Ejemplo matríz de comunicación

s
ore
o
Proyecto:

ag
s

to

ras
ore

ed
bi o

ep

es
o

cto
ve
al
Fecha:

mp
as

ed
ad

am

pu
sd
u

pro

ye
ern

ve
l

ns

su

co
tal

ec

ne

p ro
pro
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Empresa:

pre
i nt
de

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tas

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ol
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Responsable:

ntr

alu
po

po

qu

tat
nu

nu

de

Pla
Co
Re

Re

Re

Es

Ev
Or
Mi

Mi
Rol en el
Involucrado Sem Men Sem Sem Otro Quin Men Men Otro Men
proyecto
Consejo
Cliente @ @
directivo
Enrique Gzz Patrocinador @ @ @ @
Laura Hdez. Gte. del proyecto *@ * @ @ @ *@ *
Ana Garza Apoyo interno @ *@ *@ * * * *@ @
Carla Valdez Cambios @ @
Carlos Ruiz Sistemas @ @ @
Rubén López Eventos/Imagen @ @
Arquitecto Diseño @ @ @
Contratista y Diseño e
@ @ @
proveedores implementación
*: Responsable de generar la información @: Correo electrónico : Impreso

© Adán López Miranda 45


REFLEXIÓN

•  Lo que podría aplicar de este capítulo es:

v 
v 
v 
v 
v 
v 

© Adán López Miranda 46


Tema 3:
Programación de un Proyecto
En este tema veremos:

•  Diagramas de Gantt y MI
•  Redes de proyectos
•  Ruta crítica
Pasos para construir un Diagrama de Gantt

1.  Listar las actividades o PT en columna, siguiendo el orden de la EDT.

2.  Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje


horizontal.

3.  Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT).

4.  Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

5.  Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y


sucesoras.

6.  Ajustar tiempo o secuencias de actividades.

7.  Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.

© Adán López Miranda 48


Ejemplo de un Diagrama de Gantt

NOMBRE DEL ACTIVIDAD ESCALA DE


NUMERO DE PROYECTO SUMARIA TIEMPO
NIVELES
(Acorde a la EDT)
ACTIVIDADES

IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES TIEMPO


(Código Estructurado)

© Adán López Miranda 49


Diagrama de Gantt Ligado

Semanas
Actividades 1 2 3 4 5
1.  Permiso
2.  Compra de material
3.  Excavaciones
4.  Cimentaciones
5.  Castillo

Permite establecer relaciones de


dependencia entre las actividades

© Adán López Miranda 50


Precedencias
Actividades 1 2 Actividades 1 2
Obtener permisos Obtener permisos
Comprar Materiales Comprar Materiales
Rentar maquinaria Rentar maquinaria
Realizar excavaciones Realizar excavaciones

Final - Inicio Inicio - Inicio (2d)

Actividades 10 11
Recoger escombro
Limpiar obra
Entregar obra
Avisar conclusión

Final-Final (2d)
© Adán López Miranda 51
Diagrama de Gantt
MPLO
EJE

© Adán López Miranda 52


Diagrama de Metas Intermedias
Las metas intermedias son productos parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.

Son también conocidas como "milestones".

M1 Las Metas Intermedias:


§  Describen un resultado técnico o un evento.
§  Se programan en fechas determinadas.
M2
§  Su duración en tiempo es cero.
§  Son tangibles.
§  Son los entregables (“Deliverables”).
M3
§  Son redactadas en sustantivos.
§  Permiten enfocarse a resultados
MF

© Adán López Miranda 53


Metas Intermedias Típicas

Producción de un Reducción del Desarrollo


nuevo producto desperdicio de software
§  Especificación. §  Requerimientos §  Concepto aprobado
§  Diseño final. definidos §  Requerimientos
§  Prototipo. §  Proceso y sus autorizados
§  Pruebas
indicadores §  Diseño preeliminar
concluidas. §  Propuesta de §  Diseño terminado
§  Corrida piloto .
mejora
§  Plan de pruebas
§  Documentación
§  Meta de §  Pruebas del sistema
desperdicio
del producto.
alcanzada §  Go live
§  Reporte de §  Producto operando
beneficios

© Adán López Miranda 54


Escribe dos metas
intermedias consecutivas
de tus proyectos
M1

M2

Revísalas: ¿Escribiste sustantivos (no verbos), se pueden medir o


verificar, presentar, entregar?

© Adán López Miranda 55


Pasos para construir un Diagrama de MI

4.  No olvide la meta


1. Definir correctamente las MI (Sustantivos).
intermedia final del
proyecto.
2. Diseñar el símbolo que representará
la MI y estandarizarlos. 5.  Filtrar las barras, si se
requiere un diagrama de
MI.
3. Colocar la MI al final de una actividad o
conjunto de actividades. Recuerde que las
actividades están representadas por barras. ¿Cuántas MI?
“Ni muy muy
Descripción E F M A Descripción E F M A

Actividad 1 Actividad 1
MI Actividad 2 Ni tan tan”.
Actividad 2 Actividad 3
MI MI

© Adán López Miranda 56


Diagrama de Gantt con Metas Intermedias

MI

¿Qué error presenta esta diagrama?

© Adán López Miranda 57


Diagrama de Metas Intermedias

© Adán López Miranda 58


Ventajas del Diagrama de Gantt y MI
" Más fácil de elaborar e interpretar.

" Se visualiza la secuencia de actividades (Diag.


Gantt).

" Se puede utilizar para reportes al cliente o jefe


(Diag. MI)

" Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona


flexibilidad en la ejecución de las tareas y crea un
clima de confianza.
Precaución: ¡ Estandarice sus
diagramas de Gantt y MI !
Defina y difunda una simbología
estándar.
© Adán López Miranda 59
Redes de Proyectos
•  Las redes de proyectos tienen como objetivo
Mostrar gráficamente la secuencia de
actividades mediante el uso de nodos y
flechas.
C D

A F
B
E
A) Pedir permiso
B) Comprar material
C) Excavar
D) Cimentar
E) Levantar columnas
F) Colar el techo
© Adán López Miranda 60
Redes de Proyectos
•  Las redes de proyectos tienen como
objetivo Mostrar gráficamente la secuencia
de actividades mediante el uso de nodos y
flechas.
C D

A F
B
E

"   Las redes de proyectos muestran:


"   Las actividades de un proyecto.
"   La secuencia lógica de las actividades.
"   La interdependencia entre las actividades.
"   El camino o ruta crítica.

© Adán López Miranda 61


Concepto de la ruta crítica

D  =  3d  
¿Cuál es la duración?
B  
D  =  3d   D  =  2d  
¿Cuál es la ruta crítica?
A   D  
C   ¿Cuál es la holgura?
Ruta  inferior  D  =  10d  
D  =  5d  

© Adán López Miranda 62


La ruta crítica en el diagrama de Gantt

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
AA
BB
CC
DD
Crítica No-crítica

© Adán López Miranda 63


¿Para qué queremos la ruta crítica?

§  Para optimizar los recursos y asignarlos a


las actividades de la ruta crítica.

§  Para supervisar más detenidamente las


actividades de la ruta crítica.

§  Para definir cómo podemos acortar la fecha


de entrega del proyecto.

© Adán López Miranda 64


Los retos principales

•  Elaborar los diagrams de Gantt, red y RC es


sencillo, el reto principal es más bien:
–  Estimación adecuada de la duración de las actividades

–  Acordarlas con los miembros del equipo

–  Coordinar la integración del programa con el equipo,


sobre todo si están geográficamente distribuidos

–  Defender el programa ante el cliente o el jefe

© Adán López Miranda 65


REFLEXIÓN

•  Lo que podría aplicar de este capítulo es:

v 
v 
v 
v 
v 
v 

© Adán López Miranda 66


Tema 4
Control y cierre del Proyecto
•  Principio de control
•  Porcentaje de avance
•  Control por Gantt y MI
•  Reuniones, minutas y reportes
•  Cierre del proyecto
Concepto control-acción-control

Establecer el plan Iniciar Recopilar información Analizar la situación


del proyecto ejecución sobre el desempeño actual en comparación
(programa y del real (programa, con el plan (programa,
presupuesto) proyecto presupuesto) costos)

Esperar hasta el NO ¿Se necesitan


próximo periodo de
acciones
presentación de
correctivas?
informe

SI
Identificar las acciones
correctivas e incluir los
cambios relacionados

Actualizar el proyecto
(programa, presupuesto y
alcance)
© Adán López Miranda 68
¿Cuánto avance llevas?
Antes de reportar los avances es importante
establecer el criterio para reportarlos, tanto por
actividad, como por proyecto.

A. Por actividad

Por tiempo: Tiempo invertido/Tiempo Total Programado.

Por esfuerzo: Horas - Hombre invertidas/ H-H Totales Programadas.

Por costo: Costo invertido/Costo Total Programado.

Por unidades: m2 realizado / m2 programados (ejemplo).

© Adán López Miranda 69


Avance por proyecto
•  Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por
costo, por medidas físicas.

•  Ejemplo por tiempo:


Semanas
Actividades Dur 1 2 3 4 Peso Av Pond.
1. Investigar 5
2. Estado del arte 0
3. Diseñar 7
4. Experimentar 6
5. Reportar 4
Total

Fecha de corte

© Adán López Miranda 70


Control mediante Gantt
Línea Base del Proyecto
AÑO 2004
Actividades ENE FEB MAR ABR Plan original

Elaborar procedimiento Avance real

Reprogramado
Identificar empresas

Seleccionar empresas

Realizar diagnóstico

Fecha de corte: 30 de enero Fecha de corte: 28 de febrero Fecha de corte: 30 de marzo


Reporte del equipo de trabajo: Reporte del equipo de trabajo: Reporte del equipo de trabajo:

“Elaborar el procedimiento terminó “Justo en la primera semana de febrero se “No se alcanzaron a seleccionar todas las
conforme a lo programado. terminó de identificar a las empresas. Se estima empresas, se terminará en la 1a semana de
Identificar a las empresas no se pudo que se terminará de seleccionar empresas a abril. Sin embargo, se tomó la decisión de
concluir, se considera que terminará en la mediados de marzo. La realización del iniciar el diagnóstico con las empresas que ya
primera semana de febrero; esto retrasará diagnóstico tendrá que retrasarse más, a menos estaban seleccionadas, el avance es conforme
todo el proyecto”. que se tomen acciones”. a lo programado”.

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Gráfica final de Control

Reporte de avance al: 30 de marzo Plan


Avance real 78.9 % Avance programado: 100% Reprog.
Avance

Descripción E F M A Peso Av Pond


Elaborar Proced 16.6 100 16.6
Identificar 100 16.6
16.6
empresas
Seleccionar 29.1
33.3 87.5
empresas
Realizar 33.3 50 16.6
diagnóstico

Suma de las duraciones = 12 semanas 100 78.9

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Control mediante metas intermedias

•  A partir de la planeación por metas intermedias, periódicamente se


revisa si han sido cumplidas o no, apoyándose en un diagrama tipo
Gantt.
Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripción E F M A Resultado
logrado
Procedimiento
Resultado
Lista de Empr planeado
Identificadas
Lista de Empr Resultado
seleccionadas reprogram.

Reporte de
diagnóstico

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Control visual por barras Ejem
plo

© Adán López Miranda 74


Control por metas intermedias
Ejemp
lo

© Adán López Miranda 75


Reuniones de Control
•  Las reuniones de control durante el proyecto son
el eje de un buen seguimiento, ya que por medio
de ellas:

–  Se crea inercia y sinergia.

–  Se favorece la comunicación.

–  Propicia el intercambio de ideas.

–  Las decisiones son compartidas.

© Adán López Miranda 76


Reglas de la reunión
1.  No citar con anticipación (puede generar pretextos para no ir).
2.  No tratar solamente el seguimiento sino problemas técnicos, para que no
se diga que no venía preparado.
3.  Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas.
4.  Saque sorpresivamente información que nadie conocía, dejará a los
participantes impresionados.
5.  Debe durar más de dos horas , si no es así, no fue una reunión importante.
6.  No elaborar minuta de acuerdos, ¡Ejercite la memoria!
7.  No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento
de los mismos.
8.  Que cada participante reporte lo que ha hecho para que los demás se
aburr… enteren.
9.  Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo.
10. Utilice su laptop, aypad o celular para contestar llamadas, chatear,
twittear, likear y todo que lo identifica como “techy guy”.

© Adán López Miranda 77


Secuencia de una reunión de control

RECOPILACIÓN DE DURANTE LA REUNIÓN


INFORMACIÓN PREVIA Ruta Crítica

Objetivos Objetivos 2 4 Minuta de


7
alcanzados planeados la Reunión
1 6
1. ________ 1. ________ 8
3 5 ¿Qué?
2. ________ 2. ________
3. ________ 3. ________ ¿Quién?
Control por Gantt Control por Costos
¿Cuándo?
Puntos Actividades $ ¿Dónde?
Críticos realizadas
1. ________ 1. ________
2. ________ 2. ________ t
3. ________ 3. ________

POSTERIOR A LA
REUNIÓN

Seguimiento Proyecto: XYZ


de Acuerdos Reporte N°: 21
Fecha: 8/11/04

© Adán López Miranda 78


Minutas

-­‐  Minuta    
-­‐  Rev.  de  acuerdos   - Elaboró
-­‐  Lugar  
previos   - Copia para...
-­‐  Fecha   -­‐  Acuerdos   - Control de
-­‐  Hora   -­‐  Responsables   página
-­‐  Asistentes   -­‐  Fecha  de   - Resumen
cumplimiento  

Datos de
ubicación Cuerpo   Conclusión

© Adán López Miranda 79


ITESM MATERIALES REFRACTARIOS Pag: 1/2
Clave: MI- MINUTA Fecha: 27/09/93

Lugar: Centro de Sistemas de Hora: 11:00 am

Asistentes:
Manufactura

AR, AL, RC, CM,


Formato y tips prácticos
RMM, FR, MM Elaboró: Arturo Rojas

Breve descripción del asunto tratado: Copia para:

Utilizar formatos estándar.


Reunión de avance #10 Archivo
Se circula

ACUERDOS QUIEN CUANDO


Breve y concreta, no es una acta
-Se revisará el 4/oct/93, base de datos (depuración) MM 4/OCT/93
estenográfica.
-Se revisará el modelo de costeo (Carlos Malcher) MM, CMA, AL 11/OCT/93

-En el reporte de avance se enunciarán las actividades Las juntas deben empezar con la revisión
a realizar a un mes con fechas de entrega; en la
entrega extemporánea deberá indicarse la fecha en de acuerdos previos.
que debió haberse entregado.

-Reunión de revisión (29 de septiembre, 4 y 6 de CM, CR, AR 23/SEP/93


octubre) pruebas especiales, pruebas a producto, MM 4/OCT/93
análisis de falla. Módulos 13 y 14. 6/OCT/93 Elaborarlas durante la reunión.
-Deberá recuperarse el retraso de puebas en planta AR
en 2 semanas; apoyo de Carlos Michel

-Deberán incluirse diagramas de flujo de los módulos AR


pruebas en planta y análisis de falla
Leerlas antes de irse (firmar si lo
considera necesario).
REVISIÓN DE ACUERDOS PREVIOS

-Se revisaron las pruebas de calidad del componente AR 15/sep/93 Distribuir.


C-14

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Reportes

•  Identificar qué reportar y a quién.


•  Definir la periodicidad de los reportes.
•  Elaborar formatos estándar.
•  Identificar el medio de distribución.
•  ¿Tipo?

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Reporte de avance
•  Los reportes de avance deben contener:

1.  Fecha del reporte y período.


2.  Breve descripción del estado del proyecto
(Tipo ISO).
3.  Actividades relevantes.
4.  Aspectos críticos y acciones a tomar.
5.  Actividades del próximo período.
6.  Gráficas y/o tablas de avance.
7.  Firmas.

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Reporte de Avance N° 3
Fecha: 26 de junio de 1999
Proyecto: Elaboración de manual de administración de proyectos.

Estado general en el avance del proyecto:


1.  Se hicieron las correcciones a la Etapa de Definición en el Diagrama de Flujo acordadas
en la junta anterior.
2.  La etapa de Planeación del proyecto está por concluir y se iniciaron los análisis para la
etapa de ejecución.
3.  Se elaboró y presentó para aprobación el borrador del tema Definición (capítulo 2) y
Planeación (capítulo 3).
4.  Está pendiente de liquidar la factura entregada en X el 25 de junio.

Ejemplo de Actividades realizadas en el periodo:


1.  Se presentaron los avances al 28 de junio a los gerentes de la dirección de Ingeniería y
al administrador de proyectos.
2.  Se desarrollaron los capítulos 2 (Definición) y 3 (Planeación) del manual de proyectos a
Reporte de partir de la información obtenida de las entrevistas realizadas y del diagrama de flujo que
proporcionó la Dirección de Ingeniería.
3.  Se modificaron documentos como el diagrama de flujo y las matrices de justificación de

avance actividades (herramienta 5W + 1H) a partir del análisis de las entrevistas.

Actividades retrasadas:
1.  Etapa de ejecución y entrega.

Acciones correctivas:
1.  No se tienen contempladas, se espera recuperar el tiempo, ya que se le está asignando
más tiempo del programado y se está entrando a un ritmo más acelerado.

Actividades del próximo periodo:


1.  Entrevistas con la Dirección de Tecnología y con la Dirección de Administración.
2.  Realizar la etapa de Ejecución y Entrega.

Elaboró: Rebeca Leal y Ulises Levín.


C.C.P.: Dr. Eugenio García G.

Anexo: Diagrama de Gantt del proyecto.

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Cierre de proyectos
1. Revisión y comparación de resultados iniciales
con finales.

2. Definición del seguimiento.

3. Entrega de documentación.

4. Documento de cierre.

5. Retroalimentación del equipo de proyecto.


a) Técnico
b) Económico
c) Personal

6. ¿Dónde va a ser?

© Adán López Miranda 84


ITESM Fecha: Fecha de cierre de proyecto "EL PATITO"

CARATULA DE CIERRE DE PROYECTO


INSTRUCCIONES: Utilice esta forma para cerrar y entregar los resultados de un proyecto. Anexar los documentos que se

consideren necesarios, haciendo referencia a los apartados aquí indicados.

1. Nombre del proyecto: En este apartado se hace mención al nombre del proyecto.

2. Responsable: Aquí se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del proyecto.

3. Motivo del cierre: En este campo se especifica el porqué se va a cerrar el proyecto, ya sea por terminación o por cancelación.

4. Resultados logrados: En este campo se mencionan los resultados logrados durante la ejecución del proyecto.

Ejemplo 5. Resultados no logrados y causa: Aquí se especifican los resultados no logrados y el motivo del porque no se lograron

6. Horas hombre programadas: Cuantas H-H se programaron 7. Horas hombre invertidas: Cuantas H-H se invirtieron.

8. Equipo utilizado: Aquí se especifica el equipo que se utilizó durante el desarrollo del proyecto.

9. Software utilizado: En este campo se menciona el software utilizado durante la ejecución del proyecto

10. Beneficios actuales: En este apartado se describen los beneficios que arrojó la ejecución del proyecto

11. Beneficios esperados: Aquí se debe de mencionar los beneficios que esperaba "EL PATITO" a futuro al solicitar los servicios del
ITESM.

11.1 Forma de medirlos: En este campo se especifica el tipo de indicadores o la manera de realizar las mediciones a los beneficios
actuales y esperados.

11.2 Responsable del seguimiento: En este apartado se hace mención de la(s) persona(s) responsable(s) del seguimiento y medición de
los beneficios por parte del ITESM
.
12. LISTADO DE ANEXOS: Este campo se utiliza para listar todo tipo de Nombre y firma de la persona que autorice el
información referente al proyecto. Gráficas, tablas, diagramas, listas, entrevistas, cierre del proyecto, por parte de "EL PATITO".
etc. 13. Autorizó:
Fecha: Fecha de la autorización de cierre.

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¡Gracias!

•  La metodología completa la encuentras en:

www.coordinate.si

§  Revísala y envíanos tus comentarios

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Anexos:
Características de la EDT
EDT. Características

Cada nivel debe estar consistentemente ordenado:

• Por etapas o secuencia de actividades.

Planeación Experimentación Pruebas piloto

• Por sistemas
• Por productos
Software Logística Equipo
Motor Carcaza Tablero

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EDT. Características
• Por situación geográfica
• Por áreas o disciplinas
Proyecto Distribución
Calidad Producción Mtto.
Centro Sur Norte

Se pueden agregar códigos para fácil identificación y control.


1
Proyecto
11 12 13
Sub-proyecto A Sub-proyecto B Administración

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3


111 112 113

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EDT. Características

Debe contener lo que se va a entregar al


cliente y lo que se necesita para lograrlo.

Proyecto

Etapa I Etapa II Administración


Dibujos -Prototipos Compras
Listas Planeación y Control
Instructivos Calidad

© Adán López Miranda 90


¿Cuál es el orden adecuado de la EDT?

Ö  Depende!
Ø  Manera en que el proyecto será manejado
(especialmente nivel 2).
Ø De acuerdo a los productos a entregar.
Ø Forma en que será asignado.
Ø  Consistente con la programación.
Ø  Consistente con la estructura de costos.

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¿Cuántos niveles?

Ö   Depende!
Ø Sesión de generación: Más niveles.
Ø Sesión crítica: Recortar niveles.
Ø Tamaño del proyecto.
Ø  Nivel de control a ejercer.
Ø  Nivel de costos a controlar.

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Ejemplo: EDT para construir una casa

1  
Casa  

11 12   13   14  
Preparación del
Obra  Civil   Instalaciones   Administración
terreno
111 112   131   133  Agua  y  
132   Aire  
Limpieza Nivelación Eléctrico
Acondicionado   Drenaje  

121   122   123   124  


Cimientos   Columnas   Paredes     Techo  

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Ejemplo: EDT para desarrollar e impartir un curso

1    Curso  Abierto  de  AP            

11   Contabilidad     12   Planeación 13   Coordinación

111   112   131   133  


Finanzas   Cobranzas             Ejecución
Encuestas  
134  
132   Inscripción Diplomas            

121   122   123   124  


Programacion               Servicios             Publicidad             Salas  y  Materiales            

1241   1242   1243  


Manuales             Materiales             Salas  y  Equipo            

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Ejemplo: EDT para construir una celda flexible

1 Celda Flexible

12 13 14 Etapa 3
11 Administración Etapa 1 Etapa 2
del proyecto

121 122 123


Componentes Integración Control
Maestro
1211 Registro
Robot 1221 Controlador
de la celda
1212 Compl. el
Torno 1222 Dispositivos
de Seguridad
1213 Centro. De
Maquinado 1223
Implantación
1214 Dispositivos
Auxiliares
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