Gestión de Proyectos

Procesos de Planificación
 Grupo de proceso vs Área de
Conocimiento
Áreas de conocimiento
4. Gestión de la integración del proyecto
5. Gestión del alcance del proyecto
6. Gestión del Tiempo del proyecto
7. Gestión de los costos del proyecto
8. Gestión de la Calidad del proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto
11. Gestión de los Riesgos del proyecto
12. Gestión de las adquisiciones del proyecto
13 Gestión de los interesados del proyecto
Grupo del Proceso de Planificación
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
5.1 Planificar la gestión del alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
6.1 Planificar la gestión del cronograma
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.1 Planificar la gestión de costos
7.2 Estimar Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
8.1 Planificar la gestión de la Calidad
9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos
10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
13.2 Planificar la gestión de los interesados
Desarrollar el plan para la dirección del
proyecto 5.1
Planificar la gestión
del alcance
Gestión de la Integración del Proyecto
5.6
Controlar el Alcance
4.1
Activos de procesos de Desarrollar el Acta
de Constitución del 6.1
la organización Proyecto Planificar la gestión
Factores ambientales de del cronograma
la Empresa
Empresa/ 6.7
Organización Controlar el
Acta de constitución Cronograma

7.1
4.2 Panificar la gestión
Desarrollar el Plan de costos
para la Dirección Plan de dirección del proyecto
del Proyecto
7.4
Controlar costos

Salidas de otros 4.3

Procesos Plan de gestión de comunicaciones Dirigir y Gestionar la
Ejecución del 8.1
Plan de gestión de costos Proyecto Planificar la gestión
de la Calidad
Plan de recursos humanos
Plan de gestión de adquisiciones 9.1
4.4 Planificar la gestión
Plan de mejoras de procesos Monitorear y de Recursos
Controlar el Trabajo Humanos
Plan de gestión de calidad del Proyecto
Plan de gestión de requerimientos 10.1
Plan de gestión de riesgos Planificar la gestión
de las
Plan de gestión de riesgos 4.5 Comunicaciones
Realizar el Control
Plan de gestión del cronograma Integrado de
Cambios 10.3
Plan de gestión del alcance Controlar las
Comunicaciones
Plan de gestión de interesados
Línea base de costo 11.1
4.6
Línea base de alcance Cerrar Proyecto o Planificar la Gestión
Fase de Riesgos
Actualizaciones al plan de gestión
11.6
Controlar los
Riesgos

12.1 12.3 12.4 13.2 13.4

Planificar la gestión Controlar las Cerrar las Planificar la Gestión Controlar los
de las Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones de los Interesados compromisos de los
Interesados
 Desarrollar el plan para la dirección del
proyecto
Proceso donde se documentan las
Acta de constitución del proyecto acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes
Factores Ambientales de la subsidiarios.
Empresa Plan para la dirección

Activos de los Procesos de la

del Proyecto Salida:
Organización Plan para la dirección del proyecto
 Establece el orden y características de
los procesos del proyecto desde su
planeación hasta su cierre y ayuda a
orientar la ejecución y el control del
Interesados proyecto
Adquisiciones
Calidad
 Entradas:
Costos
Riesgos  Acta de constitución del proyecto
Tiempo
Comunicaciones
 Planes subsidiarios que pertenecen a
Alcance otras áreas del conocimiento aun no
Recursos humanos vistas
 Factores ambientales de la empresa
 Activos de los procesos de la
organización
 Lo elaboran:
 Gerente del proyecto
 Equipo de dirección del proyecto (PMO)
 La clave para el éxito general del
proyecto: Buena Gestión de la
Integración del proyecto
• Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras
áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
• Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para
ver el "panorama general" y quieren centrarse en
demasiados detalles.
• La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la
integración de software.
Elementos comunes de un plan para la
dirección del proyecto
• Introducción y panorama general del proyecto
• Descripción de cómo esta organizado el proyecto
• Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto
• Trabajo a realizar
• Cronograma
• Información presupuestaria
Ejemplo de contenido de un plan para la
dirección de un proyecto de software

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN

PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis;

entregables; resumen del cronograma y del presupuesto;
evolución del plan

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y

responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos,

PLAN DE PROCESOS TECNICOS
planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo(
actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de
control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre
Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan
de infraestructura; plan de aceptación del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y

verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento
de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de
problemas
 Desarrollar el Plan para la
Dirección del Proyecto
Entradas Herramientas y técnicas Salidas
1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Salidas de otros Procesos 2. Técnicas de facilitación
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
 Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del alcance

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
 Planificar la gestión del alcance

Gestión del Alcance del Proyecto

Empresa/
Organización
Activos de procesos de
la organización Plan de gestión de
Factores ambientales de 5.1 requerimientos
Planificar la gestión
la Empresa del alcance

Plan de gestión
del alcance
5.2
Recopilar Requisitos
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del Acta de constitución
Proyecto
5.3
Definir el Alcance

4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto Plan de dirección del 5.4
proyecto Crear la EDT
 Gestión del alcance del proyecto
• Alcance
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el
proceso utilizado para crearlos

• Entregable
Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de
planeación, o actas de reunión

• Gestión del alcance del proyecto

Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un
proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN
Acta de constitución del proyecto

Recopilar requisitos
Registro de interesados

Documentación Plan de gestión Matriz de trazabilidad

de requisitos de requisitos de requisitos

Definir el alcance

Línea base del alcance

Declaración del alcance del proyecto

Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT

 Recopilar Requisitos

• Se definen y documentan las necesidades de los

interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
• Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el
alcance.
Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes
• Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos

• Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso

para obtener una mayor participación de los usuarios

• Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

• Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar

los requerimientos

• Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del
proyecto

• Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

• Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más
importante

• Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de
requisitos*

Tomado de Dharma Consulting

Plan para la dirección del proyecto y
planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentación de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Crear la EDT
 Recopilar Requisitos

Gestión del Alcance del Proyecto

5.1
Planificar la gestión
del alcance
4.1
Desarrollar el Acta Plan de gestión de 8.1
de Constitución del requerimientos
Proyecto Planificar la gestión
de la Calidad
Acta de constitución Plan de gestión del alcance

5.2 12.1
Recopilar Planificar la gestión
Requisitos Documentación de de las Adquisiciones
Registro de interesados
requerimientos
Plan de gestión de
13.1 interesados
Identificar a los
Interesados Matriz de trazabilidad
de requerimientos

13.2 5.3 5.5

Planificar la Gestión Definir el Alcance Validar el Alcance
de los Interesados

5.4 5.6
Crear la EDT Controlar el Alcance
 Recopilar Requisitos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan de Gestión del Alcance 1. Entrevistas 1. Documentación de Requisitos
2. Plan de Gestión de Requisitos 2. Grupos de Opinión 2. Matriz de Rastreabilidad de
3. Plan de Gestión de Interesados 3. Talleres Facilitados Requisitos
4. Acta de Constitución del Proyecto 4. Técnicas Grupales de Creatividad
5. Registro de Interesados 5. Técnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos
9. Estudios Comparativos
10. Diagramas de Contexto
11. Análisis de Documentos

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
 Definir el Alcance del Proyecto

• Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

• Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además

de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de
cambio aprobadas

• A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro
y específico
Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información

Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaración del alcance

La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los
interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener
expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones
serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias
para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en
determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea
necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables están completos

El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el
patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de
verificación del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una
petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
Más sobre el plan de gestión del Alcance
del Proyecto
Acta del proyecto:
Las actualizaciones afectarán los servidores…

Declaración preliminar del alcance:

Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores
existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para
aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado
describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación.

Declaración del alcance del proyecto Versión 1:

Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos,
aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La
descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de
localización.
Plan para la dirección del proyecto y
planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Declaración de alcance Tiempo
Crear la EDT
Recursos
humanos
 Definir el Alcance

Documentos del
Gestión del Alcance del Proyecto proyecto

5.1 5.2
Planificar la gestión Recopilar Requisitos
Empresa/ del alcance
Organización
Activos de procesos de
la organización Documentación de
Plan de gestión
del alcance requerimientos

Documentos del proyecto actualizados

5.3 6.3
Definir el Alcance Secuenciar las
Declaraciones de Actividades
Acta de constitución alcance del
proyecto
4.1
Desarrollar el Acta 6.5
de Constitución del Estimar la Duración
Proyecto de las Actividades

5.4
Crear la EDT 6.6
Desarrollar el
Cronograma
 Definir el Alcance

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan de Gestión del Alcance 1. Juicio de Expertos 1. Declaración del Alcance del
2. Acta de Constitución del Proyecto 2. Análisis del Producto Proyecto
3. Documentación de Requisitos 3. Identificación de Alternativas 2. Actualizaciones a los Documentos
4. Activos de los Procesos de la 4. Talleres Facilitados del Proyecto
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Plan para la dirección del proyecto y
planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Crear la EDT Tiempo
EDT
Recursos Diccionario de la EDT
humanos Línea base del alcance
 EDT*
• EDT
Agrupación orientada a la prestación de los componentes del
proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto

• EDT
Documento que proporciona la base para la planificación y la
gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto

• Descomposición
Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y más manejables

• Paquete de trabajo
Tarea en el nivel más bajo de la EDT
EDT Estructura de Desglose del Trabajo
WBS Work Breakdown Structure
 Ejemplo de EDT de una intranet
organizada por producto

Intranet

Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes

Programas Links Links Links

Ejemplo de EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT organizada por fases
 Ejemplo de EDT de una intranet
organizada por fases
Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Diseño del Desarrollo del Despliegue del

Concepto Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de

Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
específica
Gestión de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los

Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
Ejemplo de EDT basada en entregables
 Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad específica
1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseño del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en
Microsoft Project
EDT cronograma
 Diagrama de Gantt Organizado por
grupos de procesos de la gestión del
proyecto
EDT cronograma
 Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecución
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artículos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet
3.5 Construcción de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promoción del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs
• Líneas base
Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs

• Analogía
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

• Arriba - abajo
Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños

• Abajo - arriba
Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales

• Mapa mental
Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los
pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la
creación de la EDT

Proyecto
de actualización
de TI
 EDT en forma gráfica

Proyecto de actualización de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y

Gestión del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
físico

Edificio A Edificio B Edificio C

Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del
Alcance
• Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las
personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y
cuánto les costará realizar la tarea

• Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

• Línea base de alcance

La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de
la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el
rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
 Consejos para crear la EDT y el
•
diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

• Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la

EDT por debajo de el

• Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas

personas pueden estar trabajando en él
• La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada,
debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son
prácticos
• Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT
para garantizar la coherencia
• Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para
garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas
en ese ítem
• La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables,
mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de
acuerdo con la declaración del alcance
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
 Crear la EDT

Documentos del
proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan
5.1 para la Dirección del
Planificar la gestión Plan de gestión Proyecto
del alcance
del alcance

5.2 6.2
Recopilar Requisitos 5.3 Definir las
Definir el Alcance Actividades

Documentación de Declaraciones de
requerimientos alcance del proyecto 7.2
Estimar Costos
Documentos del proyecto actualizados
Empresa/ 5.4
Organización Crear la EDT
Activos de procesos de Línea base del
la organización 7.3
alcance Determinar el
Factores ambientales de Presupuesto
la Empresa

5.5 11.2
Validar el Alcance Identificar Riesgos

11.3
Realizar Análisis
Cualitativo de
Riesgos
 Crear la EDT

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan de Gestión del Alcance 1. Descomposición 1. Línea Base del Alcance
2. Declaración del Alcance del 2. Juicio de Expertos 2. Actualizaciones a los Documentos
Proyecto del Proyecto
3. Documentación de Requisitos
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Plan para la dirección del proyecto y
planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Alcance
Interesados Recopilar requisitos Calidad
Adquisiciones Documentación de requisitos Costos
Riesgos Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Comunicaciones
Definir el Alcance
Recursos Declaración de alcance
humanos Crear la EDT
EDT
Diccionario de la EDT
Línea base del alcance
 Gestión de Proyectos
Procesos de Planificación