IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y de horas mínimos de dedicación de los auditores
EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA asignados a esta.
IDENTIFICACION DE ACTIVIDADES
Consiste en la definición y firma del de contrato. El
contrato de auditoria a formalizar entre la empresa
auditora y el cliente debe firmarse por ambas partes
previamente al inicio del trabajo del auditor y deberá
identificar claramente: las partes contratantes, el
alcance del trabajo a realizar, el plazo de realización
y entrega del trabajo, el plazo de duración del
contrato, el número de horas estimadas para la
realización del trabajo, los honorarios y una cláusula
de confidencialidad.
CONTENIDO MINIMO DEL CONTRATO
 Misión y objetivos de los auditores
 Controles técnicos y científicos que
efectuaran
 Documentos necesarios
 Cronología de las intervenciones
 Presupuesto necesario
 Clausulas pertinentes
Misión y objetivos de los auditores
Los cuales generalmente van encaminados a realizar
de una manera eficiente las revisiones y
verificaciones de los diferentes procesos de una
empresa.
Controles Técnicos y científicos que efectuaran
Son los métodos prácticos de investigación y prueba
que utiliza el auditor para obtener la evidencia
suficiente y competente para fundamentar sus
opiniones y resultados que figuran en el informe de
auditoría Las técnicas de auditoría son métodos
prácticos normalmente aplicados por auditores
profesionales durante el curso de sus labores.
Además de las técnicas, los auditores emplean otras
prácticas para reunir la evidencia.
Documentos necesarios
Hace referencia a la documentación que solicita el
equipo auditor ya que El auditor necesita una serie de
documentación contable básica para realizar su
trabajo, que es conveniente que esté preparada con
anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de
auditoría. Este listado constituirá un check-list de
información a comprobar.
Presupuesto
Para la preparación del presupuesto de realización
de una auditoría es relevante determinar el número
Cronología de las intervenciones
En esta parte se especifica cada cuanto se va a
realizar la visita por parte del equipo auditor
Clausulas pertinentes
Cada una de las disposiciones o condiciones que
traen consigo el contrato
El contrato podrá completarse con un formulario
estándar (excepto si la auditoria tiene una finalidad
muy precisa) en el que se señalen los objetivos de
cada etapa.
El formulario proporcionara una información
estructurada, básica para el auditor e incluso para el
cliente que servirá para controlar el desarrollo de la
auditoria. El formulario puede ir acompañando al
contrato sin formar parte de él, lo que implica que el
incumplimiento no dará lugar a ningún tipo de
sanción. Aunque puede incluirse dentro del contrato
lo que dará mayor rigidez durante el desarrollo de la
auditoria, el equipo auditor se verá obligado a cumplir
rigurosamente lo indicado en dicho formulario.
EJECUCION DE LA AUDITORIA
En este punto del proceso se lleva a cabo la auditoria
como tal, acá se definen y desarrollan los objetivos,
la metodología y las técnicas más apropiadas para
poder cumplir el fin del proceso.
El trabajo de campo es la base de esta etapa, ya que
aquí se realiza la evaluación física del espacio de
trabajo o instalaciones, se evalúan las actividades y
operaciones que lleva a cabo la empresa y se
realizan encuestas o entrevistas; todo esto con el fin
de obtener la información necesaria para determinar
el desempeño ambiental de la organización.
Generalmente la metodología utilizada en la etapa de
ejecución consta de 5 fases:
1. Estudio de la información recopilada.
2. Estudio de los puntos fuertes y de los puntos
débiles de la empresa.
3. Recopilación de pruebas.
4. Evaluación de las pruebas.
5. Informe sobre los resultados de la auditoría o
informe previo.
Las técnicas a utilizar en la auditoria varían de
acuerdo a la experiencia del auditor y al tipo de
auditoria. Dichas técnicas pueden ir desde la
cooperación del personal mediante el dialogo y
comunicación con el auditor, pasando por controles
técnicos como encuestas, observación,
inspecciones, etc.; hasta el análisis de muestras. Es
importante que el auditor lleve consigo una bitácora
o tome notas con el fin de asegurar la adquisición de
información que podría pasar desapercibida.
En el desarrollo de la auditoria se recomienda el uso
de listas de chequeo, listas de verificación, protocolos
y estándares, lo cual facilita la actividad y sirve de
guía a los auditores. Para una óptima aplicación de
las herramientas mencionadas, es aconsejable que
cada una sea diseñada o este planteada para el área
de la organización a evaluar.
La ejecución de la auditoria, de manera general, se
divide en tres grandes partes:
1. Reunión de inicio: Este es el primer paso de la
ejecución auditoría ambiental. El objetivo de esta
reunión es presentar al equipo auditor ante la
empresa, brindar información concerniente sobre
las actividades que se desarrollaran durante la
auditoria y crear un canal de comunicación eficaz
entre el personal de trabajo y el equipo auditor en
donde se resuelvan dudas, se haga participe a
cada trabajar dentro del proceso y se conozcan
las condiciones laborales brindadas al personal.
2. Trabajo de campo: Como se mencionó al inicio,
esta es la base de la ejecución de la auditoria. En
esta parte se evalúan las actividades que pueden
ser un riesgo potencial para el ambiente, con
base en la identificación, cuantificación y
caracterización de las sustancias peligrosas o
emisiones de contaminantes. Para ello se parte
de los aspectos obtenidos después de un análisis
de impacto ambiental y su relación con los
riesgos laborales que tales impactos pueden
generar en el personal.
3. Reunión de cierre: Esta reunión significa la
finalización de la auditoria, su objetivo es
presentarle al personal de la organización los
principales aspectos identificados durante la
auditoría relacionados a la conformidad o no
conformidad con las materias, parámetros y
características establecidos en el plan de
auditoría y presentarles las principales
evidencias. Esta reunión debe ser documentada
y es importante que el personal que ha sido parte
de la auditoría le brinde a la empresa una vista
general de su situación ambiental, así como de
las causas de dicha situación, esto con el fin de
que se desarrolle un plan que permita eliminar las
no conformidades procurando el mejoramiento
de las causas que las originaron.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Se persigue una dualidad de objetivos:
El primer objetivo es la verificación de la situación
técnica y medio ambiental de la empresa a partir de
la información recopilada, de documentos, de
entrevistas, de cuestionario, controles técnicos, de la
normativa y de la reglamentación existente.
El segundo objetivo es el análisis de la discusión
crítica de los resultados en función de los objetivos
planeados de un principio para completar así las
informaciones recopiladas.
Y ASI PODER TENER:
 elementos de juicio fundamentados en la
naturaleza de los hechos examinados
 Medición de la magnitud de un error ya
conocido, detección de errores supuestos o
confirmación de la ausencia de errores
 Propuesta de sugerencias, en tono constructivo,
para ayudar a la gerencia
 Detección de los hechos importantes ocurridos
tras el cierre del ejercicio
 Control de las actividades de investigación y
desarrollo
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
FASE 1: ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN
RECOPILADA
Para conocer el control interno y el funcionamiento
de la empresa, se analizara profundamente toda la
información obtenida:
 Documentos
 Entrevistas y conversaciones
 Cuestionarios
 Normativas
 Controles técnicos
 Visitas e inspecciones
 Antiguos planes de gestión ambiental
Los resultados de los análisis deben soportarse en
una sólida base constituida por pruebas irrefutables,
tanto si se trata de aspectos positivos de la empresa
como si son aspectos negativos, deficiencias,
incumplimiento de la normativa, etc.
FASE 2: ESTUDIO DE LOS PUNTOS FUERTES Y
DEBILES DE LA EMPRESA
Esta fase tiene como finalidad verificar si la empresa
cumple la normativa y la relación existentes. Por eso
el auditor debe ser riguroso, evaluando
objetivamente, sector por sector, los riesgos, fallos y
deficiencias detectadas.
Para ello los Criterios de evaluación variados,
aunque la cámara internacional de comercio (CIC)
aconseja los siguientes siete:
1. Formación y experiencia del personal.
2. Definición clara y precisa del reparto de
tareas y responsabilidades.
3. División de las funciones para minimizar los
conflictos de poder.
4. Sistema de autorización eficaz
5. Existencia de control interno.
6. Existencia de medidas de seguridad
7. Existencia de documentos determinando las
gestiones a seguir.
El trabajo del auditor deberá seguir dos criterios: el
riesgo que corre la empresa y la eficiencia del
control interno.
FASE 3: RECOPILACIÓN DE PRUEBAS.
Fuentes de la evidencia
La calidad de la evidencia está influida por su fuente
de procedencia. Las que son independientes de la
empresa, en principio, ofrecen mayores garantías
que las que están bajo el control de la misma. La
evidencia obtenida directamente por el auditor es
más persuasiva que la que procede de un tercero o
de la propia empresa. Si la evidencia de una prueba
se corrobora con la de otras, la confianza es superior.
1) Evidencia obtenida directamente por el
auditor.
2) Evidencia externa.
3) Evidencia interna.
4) Solapamiento de la evidencia.
El orden anterior determina la calidad de la
evidencia.
Métodos de obtención de pruebas
1) Cuestionarios
2) Test
3) Entrevistas y reuniones
4) Observaciones
5) Visitas técnicas o inspecciones
6) Análisis de los datos disponibles
7) Análisis de muestras, de emisiones, de ruidos,
etc.
FASE 4: EVALUACIÓN DE LAS PRUEBAS
OBTENIDAS
Las pruebas que se han recopilado se analizan
detalladamente para detectar todos los fallos y
deficiencias del funcionamiento de la empresa o
planta y los riesgos que podría correr esta si no
soluciona dichos problemas propuestos al inicio de la
auditoria
FASE 5: INFORME PREVIO
Se procederá de la siguiente manera:
1. Con toda la información recopilada y analizada,
se redactará un preinforme.
2. El informe será dirigido al personal de la
empresa, a sus técnicos y fundamentalmente a
sus directivos.
3. Tendrá el objetivo de dar a conocer todas las
deficiencias detectadas en el funcionamiento
interno.
4. A su vez este debe evitar los riesgos
medioambientales, jurídicos y económicos que
corre la empresa.
Luego de esto:
1. Se puede completar esta fase con una reunión
entre el equipo auditor y los directivos y técnicos.
2. La reunión tendrá el fin de discutir los resultados,
plantear y responder interrogantes, formular
dudas o realizar críticas.
3. En el momento de la reunión debe haber
comprensión, dialogo y buena comunicación
entre las dos partes.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
En cumplimento con las normas de auditoría relativa
a la ejecución del trabajo y a la rendición de informe,
el auditor desarrolla varios procedimientos que en su
conjunto lo llevan a reconocer en forma objetiva las
operaciones bajo examen. Para cumplir con los
procedimientos, el auditor realiza las denominadas
técnicas de auditoría.
1. Técnica de Estudio General
Consiste en la apreciación profesional sobre
características generales de una empresa, su parte
financiera y cualquier aspecto relevante de la misma.
Por medio de un estudio general el auditor obtiene
una visión panorámica de todo el sistema a examinar.
Si el estudio es aplicado de manera diligente, sirve
para enfocar su examen a los hechos de importancia
de la empresa y no en aspectos que no tengan
relevancia para la auditoría. El estudio deberá ser
aplicado por un auditor que tenga la suficiente
experiencia, madurez y preparación para asignar un
juicio profesional sólido.
Esta técnica puede ser formal o informal, será formal
cuando para lograr esta visión panorámica, el auditor
utilizará estudios comparativos o de recursos
técnicos elaborados. Sería una técnica informal
cuando el auditor realiza el estudio con la simple
lectura y sin utilizar otras técnicas con mayor
elaboración.
2. Técnica del Análisis
Es la agrupación de los distintos elementos
individuales que forman el todo de la empresa, de tal
manera que los grupos conformados constituyan
unidades homogéneas de estudio. Consiste en ir de
lo general a lo específico con el propósito de
examinar de manera detallada que las operaciones
se ajusten a la Ley, procedimientos políticas y
normas de la empresa.
En esta técnica se descompone el sistema en
elementos de fácil manejo para su estudio y posterior
síntesis, este análisis generalmente se aplica a los
estados financieros para conocer de qué manera se
encuentran integrados y puede ser de dos clases:
 Análisis de Saldo: Si se pone como ejemplo las
cuentas por cobrar que figuran en una empresa
en el sistema contable, se tiene que tener en
cuenta que estos fueron originados por diversas
transacciones, tomando el caso de que se
generaron por una venta crédito de mercancías,
cada pago efectuado por el cliente ocasiona un
movimiento de la cuenta quedando un saldo que
representa la diferencia o valor residual entre las
distintas partes que se movieron dentro de la
cuenta (Sea cual sea su tipo). Si se presenta este
caso se puede analizar solamente aquellos
valores que hacen parte del saldo anteriormente
mencionado. El estudio de estos valores
residuales y su clasificación en grupos es lo que
conforma el análisis de saldo.
 Análisis de Movimiento: En algunos casos los
saldos de las cuentas se forman por acumulación
de valores, el análisis debe hacerse por
agrupación de los distintos movimientos
deudores o acreedores que vinieron a constituir
el saldo final de la cuenta propia.
A diferencia del análisis de saldo, el de
movimiento considera solamente las partidas que
afectan una sola variable. Esta técnica es muy
utilizada en el estudio de las cuentas de tipo
acumulativo como son las de Resultados.
3. Técnica de Inspección
Consiste en examinar los recursos materiales y
registros de la compañía, los cuales comprenden
desde actas de la asamblea y de la junta directiva
hasta los libros oficiales y auxiliares que tengan como
objetivo el respaldar y facilitar tanto la gestión de la
empresa en diferentes dependencias como a los
bienes de propiedad.
Es decir que la técnica de inspección es el examen
de los bienes materiales y documentados de la
empresa con el fin de comprobar la existencia de un
recurso o una transacción registrada por el sistema
de información financiera presentada en los estados
de este tipo. Esta técnica se aplica sobre objetos
nunca sobre procedimientos o personas.
Técnica de la Confirmación
Consiste en obtener una comunicación escrita de un
tercero independiente de la empresa que será
auditada y que se encuentra en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones del hecho
económico y de informar válidamente sobre la
misma.
La empresa examinada se dirige a la persona a la
cual se le pide la confirmación que se solicita, pero la
respuesta que se haga escrita debe estar dirigida a
los auditores. Esta técnica consiste en ratificar que lo
expresado en los registros contables corresponde a
hechos verídicos y de la misma forma que lo
manifestado por funcionarios en las indagaciones
que efectúa el auditor se ajusta a la realidad. La
técnica de la confirmación se realiza solo con
personas ajenas a la empresa.
Técnica de la Investigación
Es la obtención de datos e información mediante los
propios funcionarios de la propia empresa. El auditor
en este caso puede formar su opinión sobre cuentas
por cobrar, por ejemplo, mediante informaciones y
comentarios que obtengan los jefes que manejan la
parte de crédito y cobranzas de la empresa. El auditor
puede averiguar si los compromisos internos y
externos relevantes adquiridos por la compañía se
encuentran registrados o revelados y que no hay
otros que puedan efectuar la situación financiera de
la empresa, preguntando a los funcionarios que por
su cargo tengan conocimiento de esto, esta técnica
puede ser formal o informal, de acuerdo a la manera
en que la aplique el auditor.
4. Técnica de la Certificación
En esta técnica se revisan documentos que
certifiquen la calidad de la empresa confiando en el
criterio de funcionarios de la misma, en estos
documentos se certifica o se asegura la veracidad
sobre hechos de relevancia para las investigaciones
que realiza el auditor. Cuando el auditor así lo
considere basándose en la importancia de los datos,
presenta por escrito en forma de resúmenes el
resultado de las investigaciones con las firmas del
personal involucrado en estas.
Es importante resaltar que la validez de estas
certificaciones o declaraciones tiene limitaciones, y
debido a esto el auditor debe condicionarlas. Esta
limitación se da como consecuencia de que fueron
suministradas por personas que tal vez participaron
en las operaciones realizadas o tuvieron intervención
en la formación de los estados financieros que están
siendo examinados.
5. Técnica de la Observación
Es la técnica mediante la cual el auditor corrobora
personalmente hechos o circunstancias relacionadas
con la forma en la que se realizan las operaciones en
la empresa por parte del personal de la misma.
Consiste en observar de manera atenta y consciente
con el objetivo de asegurarse que los hechos son
concretos y guardan correlación. Esta técnica es una
habilidad que hay que desarrollar con disciplina para
optimizar la ejecución del trabajo.
La observación puede realizarse de tal forma que las
personas que están siendo observadas son
conscientes de esto, esta es una observación de tipo
abierto, si el auditor lleva a cabo la técnica sin que las
personas observadas estén conscientes de esto se
dice que es de tipo discreto.
6. Técnica del Cálculo
En las empresas existen bases predeterminadas
para la obtención de datos contables, en base a esto
el auditor establece sus propios cálculos para
verificar, primero: si han sido correctamente
liquidadas y segundo: si son las más convenientes
para la empresa. De forma sustancial es validar las
operaciones matemáticas de forma que están se
soporten en las otras variables que participan en los
resultados dados por los cálculos. De manera
general se presentan dos ejemplos que permiten
entender de mejor forma esta técnica.
 Consolidación de Cesantías – Variable Básica:
Tiempo – Variables Movibles: Salarios,
promedios extras, comisiones, primas anuales,
etc
 Impuesto sobre la Renta – Variable Básica:
Utilidad – Variables Movibles: Tiempo,
porcentaje, valores, etc
7. Técnica de Comprobación
Es la técnica mediante la cual el auditor corrobora las
transacciones realizadas por la empresa,
inspeccionando los documentos que sustentan cada
una de las mismas. Como consecuencia de esta
técnica se puede verificar la legalidad de cada una de
las transacciones y se pueden obtener algunas
conclusiones sobre la interpretación contable de la
misma para de esta manera formar una opinión al
respecto.
Se aplica esta técnica teniendo en cuenta que la
documentación cumpla con los requisitos mínimos
para su validez, estos requisitos los determinan las
pruebas de cumplimiento a los cuales les somete el
auditor, tales como: nombre de la empresa, IVA,
fecha de expedición, etc.
8. Técnica de Hechos Posteriores
Son los relacionados a una fecha posterior a la del
balance, pero antes de la emisión de los estados
financieros y del informe del auditor o revisor fiscal,
que tienen efectos importantes sobre los estados y
permiten obtener evidencias comprobatorias de las
partes analizadas.
La técnica se puede aplicar en los tipos o clases de
hechos que el auditor debe evaluar, sucesos que
suministren evidencia adicional con respecto a las
condiciones que existían a la fecha del balance de
personal y que afectan las estimaciones relacionadas
al proceso de preparación de los estados financieros.
Los pasos para la comprobación de hechos
posteriores sobresalientes son:
 Leer los estados financieros intermedios
disponibles más recientes, a fin de compararlos.
 Indagar y comentar con los funcionarios y otros
directivos responsables de las áreas de finanzas
y contabilidad sobre:
- Si existían a la fecha del balance general
objeto del informe, o en la fecha en que se
hace la averiguación, pasivos contingentes o
compromisos importantes.
- Sin ha habido cambios importantes en el
capital social, pasivos a largo plazo, capital
de trabajo, etc.
- Si se han hecho ajustes anormales durante
el período comprendido entre la fecha de
balance y la fecha de consulta.
- Leer las actas disponibles.
- Obtener de los asesores legales
descripciones y evaluaciones de cualquier
litigio, reclamación o pasivo.