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Dirección de Inspección y Vigilancia

Expedición y modificaciones de Licencias de Funcionamiento

Instituciones de Educación Formal Sector Privado
Orientaciones generales
Septiembre de 2011

El presente documento tiene como propósito ofrecer orientación a los equipos de inspección, vigilancia
y supervisión sobre los procedimientos y requisitos para la expedición y modificaciones de la licencia
de funcionamiento de las instituciones de educación formal del sector privado. También se dan
directrices sobre el cierre de establecimientos educativos. Se parte de la base legal para definir el
procedimiento y los requisitos para cada uno de los casos

1. Base legal
El Artículo 138 de la Ley 115 de 1994 determina la naturaleza y condiciones de los establecimientos
educativos:

ARTICULO 138. Naturaleza y condiciones del establecimiento educativo. Se entiende por establecimiento
educativo o institución educativa, toda institución de carácter estatal, privada o de economía solidaria
organizada con el fin de prestar el servicio público educativo en los términos fijados por esta Ley. El
establecimiento educativo debe reunir los siguientes requisitos:

a) Tener licencia de funcionamiento o reconocimiento de carácter oficial;

b) Disponer de una estructura administrativa, una planta física y medios educativos adecuados, y
c) Ofrecer un proyecto educativo institucional.

Los establecimientos educativos por niveles y grados, deben contar con la infraestructura administrativa y
soportes de la actividad pedagógica para ofrecer al menos un grado de preescolar y los nueve grados de
educación básica. El Ministerio de Educación Nacional definirá los requisitos mínimos de infraestructura,
pedagogía, administración, financiación y dirección que debe reunir el establecimiento educativo para la
prestación del servicio y la atención individual que favorezca el aprendizaje y la formación integral del
niño.

El Decreto 3433 de 2008 reglamenta la expedición de licencias de funcionamiento y su modificación

para establecimientos educativos promovidos por particulares para prestar el servicio público educativo
en los niveles de preescolar, básica y media.

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De acuerdo con las anteriores normas toda institución de educación formal debe poseer licencia de
funcionamiento para los diferentes niveles y grados que ofrece en el sitio para el cual fue autorizado.

El Artículo 3 de este Decreto establece el alcance, efectos y modalidades de las licencias. Define tres
tipos de licencia: definitiva, condicional y provisional. A su vez, el artículo 9, establece las siguientes
situaciones: cambio de nombre del colegio o cambio del titular; cambio de sede o apertura de nuevas
sedes, ampliación o disminución de grados.

El Decreto 2253 de 1995 adoptó el régimen general para definir la clasificación y las tarifas de
matrícula y cobros periódicos, originados en la prestación del servicio público educativo, por parte de
los establecimientos privados de educación formal. La definición de estos costos constituye requisito en
los trámites de solicitud de licencias de funcionamiento y en algunas de sus modificaciones.

El Decreto 1 de 1984, Código Contencioso Administrativo, en sus Artículos 9 a 16 establece los

procedimientos generales relacionadas con las actuaciones administrativas

Sobre régimen sancionatorio, operan las normas contenidas en el Capítulo IV del Decreto 907 de 1996.
La Resolución 11007 de 1990, en cuanto a cancelación de licencias y cierre establecimientos, lo
previsto en los Artículos 8; numerales 1, 2, 3, 4 y 6 del Artículo 9 y los Artículos 22 y 23.

2. Proceso general
2.1. Con el fin de garantizar la economía, la celeridad, la eficacia y la imparcialidad en los procesos de
expedición o modificación de la licencia de funcionamiento, en creaciones o ampliaciones, de las
instituciones de educación formal se establece el siguiente procedimiento:

Fase Descripción Responsable Tiempo límite

1. Solicitud Radicación de la solicitud con los Solicitante Con no menos de seis
documentos de soporte en la Dirección meses de antelación a
Local de Educación la fecha de iniciación
de labores (Iniciación
de matrículas)
2. Estudio de Estudio de la documentación de acuerdo Equipo Local 15 días hábiles
documentación con los requisitos. (Si la documentación es de
incompleta se aplican los Artículos 12 y Supervisión
13 CCA) Educativa
3. Visita a la Verificación de la infraestructura física, Equipo Local 15 días hábiles
institución administrativa y medios educativos. Se de
efectuará en formato estandarizado. Supervisión

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Educativa
4. Expedición de Expedición del concepto de aceptación, Equipo Local 15 días hábiles
concepto negación o archivo según el caso. de
Supervisión
Educativa
5. Expedición del Con el concepto favorable emitido por el Dirección 15 días hábiles
Código DANE Equipo Interdisciplinario de Inspección, Local y
Vigilancia y Supervisión, el Director Planeación
Local de Educación solicita a la Oficina
Asesora de Planeación el Código DANE
del colegio.
6. Expedición de Expedición de la resolución de Director 15 días hábiles
Resolución aceptación o negación. Si se expide la Local de
licencia de funcionamiento, en la Educación
Resolución figurará el Código DANE.
Notificación, recursos y archivo de la
resolución,
7. Remisión acto El archivo electrónico del acto Director 1 día hábil
administrativo administrativo será enviado a la Dirección Local de
de Inspección y Vigilancia. Educación

2.2. Modificaciones de la Licencia de funcionamiento

Apertura de sedes
Cambio de nombre del establecimiento
Ampliación o disminución de grados o niveles
Fusión de dos o más establecimientos educativos
Modificación estructural del PEI
Cambio de propietario

1. Solicitud por Radicación de documentos Equipo Local de Para apertura de sedes y

parte del titular de requeridos según el caso. Supervisión cierre de establecimientos:
la Licencia Educativa con no menos de seis
meses de anticipación a la
iniciación de labores
Para los demás casos, en
cualquier momento, a
voluntad del peticionario
2. Revisión de Estudio de documentos Equipo Local de 15 días hábiles
documentos requeridos según el caso y Supervisión

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aplicación de los artículos 12 y Educativa

13 de CCA cuando se requiera.
4. Expedición de Expedición de concepto de Equipo Local de 15 días hábiles
concepto aceptación, negación o archivo Supervisión
según el caso, de la solicitud Educativa
presentada.
5. Expedición de Expedición de la resolución de Director Local de 15 días hábiles
Resolución aceptación o negación de la Educación
solicitud.
Cierre del caso y comunicación
al peticionario

3. Requisitos
De acuerdo con la normatividad expresa y las demás normas sobre la materia, los requisitos para cada
uno de los casos son:

3.1. Expedición de licencias de funcionamiento

a. Expedición de licencia de funcionamiento modalidad definitiva

Para la expedición de licencia de funcionamiento en la modalidad definitiva se requiere:

El concepto de uso del suelo

Concepto sanitario favorable o acta de visita
La licencia de construcción para uso educativo.
El permiso de ocupación o acto de reconocimiento, cuando se requiera.
Plan de prevención de emergencia y desastres, previamente inscrito ante la DPAE.

La licencia de construcción o de reconocimiento de la misma, para uso educativo, debe estar

desarrollada en el predio. Es necesario presentar las evidencias: 1) concepto sobre el desarrollo de la
licencia de construcción por parte de la Alcaldía Local (para las licencias expedidas antes de mayo de
2005 o posteriores que no correspondan a obra nueva o reforzamiento estructural) o 2) certificado de
permiso de ocupación, el cual deben obtener los titulares de las licencias de construcción expedidas
bajo la vigencia de los decretos 1600 de 2005 y 564 de 2006 y que correspondan a obra nueva o de
adecuación a normas de sismo resistencia, urbanísticas y arquitectónicas. En todo caso, la planta física
deberá estar construida con los estándares arquitectónicos de que trata el Decreto 449 de 2006.

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Propuesta de proyecto educativo institucional, que contemple los siguientes aspectos:

a) Nombre propuesto para el establecimiento educativo, de acuerdo con la reglamentación vigente (Ley
14 de 1979 y Decreto 2744 de 1980). Se requiere, número de sedes, ubicación y dirección de cada una
y su destinación, niveles, ciclos y grados que ofrecerá, propuesta de calendario y de duración en horas
de la jornada, número de alumnos que proyecta atender, especificación de título en media académica,
técnica o ambas si el establecimiento ofrecerá este nivel;

b) Estudio de la población objetivo a que va dirigido el servicio, y sus requerimientos educativos;

c) Especificación de los fines del establecimiento educativo; de acuerdo con el Artículo 5 de la Ley 115
de 1994;

d) Oferta o proyección de oferta de al menos un nivel y ciclo completo de educación preescolar, básica
y media;

e) Lineamientos generales del currículo y del plan de estudios, en desarrollo de lo establecido en el

Capítulo I del Título II de la Ley 115 de 1994 y el Capítulo V del Decreto 1860 de 1994. El sistema de
evaluación de los estudiantes deberá ser diseñado con base en el Decreto 1290 de 2009. Debe contener
además, el plan de prevención de emergencias y desastres (Resoluciones 3459 y 7550 y de 1994).

f) Indicación de la organización administrativa y el sistema de gestión, incluyendo los principios,

métodos y cultura administrativa, el diseño organizacional y las estrategias de evaluación de la gestión
y de desarrollo del personal;

g) Relación de cargos: número y perfiles del rector y del personal directivo, docente y administrativo;

h) Descripción de los medios educativos, soportes y recursos pedagógicos que se utilizarán, de acuerdo
con el tipo de educación ofrecido, acompañada de la respectiva justificación;

i) Descripción de la planta tísica y de la dotación básica; plano general de las sedes del establecimiento;
especificación de estándares o criterios adoptados para definir las condiciones de la planta física y de la
dotación básica;

j) Propuesta de tarifas para cada uno de los grados que se ofrecerán durante el primer año de operación,
acompañada de estudio de costos, proyecciones financieras y presupuestos para un período no inferior
a cinco años;

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k) Servicios adicionales o complementarios al servicio público educativo que ofrecerá el

establecimiento, tales como alimentación, transporte, alojamiento, escuela de padres o actividades
extracurriculares, y

l) Formularios de auto evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados adoptados

por el Ministerio de Educación Nacional para la definición de tarifas, diligenciados en lo pertinente.

b. Expedición licencia de funcionamiento modalidad condicional:

Para la expedición de licencia de la de funcionamiento en la modalidad condicional son necesarios los

siguientes requisitos:

Propuesta de proyecto educativo institucional

El concepto de uso del suelo
Licencia de construcción o acto de reconocimiento
Plan de prevención de emergencias y desastres, previamente inscrito ante la DPAE a licencia de
construcción para uso educativo

c. Expedición licencia de funcionamiento modalidad provisional

Para la expedición de licencia de funcionamiento en la modalidad provisional se requiere únicamente

la presentación del Proyecto Educativo Institucional y el concepto de uso del suelo. Con esta licencia
no se puede prestar el servicio educativo.

3.2. Cambio de nombre del colegio

Para el cambio de nombre se requiere presentar solicitud por escrito debidamente justificada, en la cual
se argumenten las razones por las cuales se hace esta petición. No se deben emplear nombres que
correspondan a la educación superior. El nombre debe ser en castellano y corresponder con el servicio
que se ofrece.

No se podrá autorizar cambio de nombre cuando el instituto educativo se encuentre sancionado con la
suspensión de la licencia de funcionamiento, cuando pretenda evadir posibles sanciones o cuando se
compruebe situaciones de engaño para los usuarios del servicio.

Se recomienda demostrar que dicha razón social no existe, presentado el correspondiente certificado de
la Cámara de Comercio.

3.3. Cambio del titular del colegio

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Para el cambio de titular, el propietario deberá presentar la solicitud y anexar el documento que
compruebe la titularidad o propiedad del colegio.

3.4. Cambio de sede o apertura de nuevas sedes

Para la expedición de la licencia de funcionamiento de cambio y apertura de nuevas sedes, se requieren

los mismos requisitos y procedimientos empleados para la expedición de la licencia de funcionamiento
modalidad definitiva.

3.5. Disminución de grados o de especialidades

Para la disminución de grados, el peticionario deberá informar a la Dirección local de Educación

respectiva, su voluntad de disminuir de manera temporal o definitiva, grados o niveles. Si los grados a
suprimir corresponden al cero, transición o educación básica, se deberá presentar un convenio con otra
institución para garantizar la continuidad del proceso de formación de sus estudiantes. Trascurridos dos
años de interrupción del servicio, de oficio, la Secretaría de Educación modificará la Licencia de
Funcionamiento.

Para la disminución de especialidades de la Media Técnica, el colegio deberá presentar a la Dirección

Local de Educación, la respectiva solicitud en la cual se enuncien las especialidades a disminuir, los
motivos por los cuales se toma esta determinación y las modificaciones al PEI, especialmente del plan
de estudios.

Nota: Para iniciar labores educativas todo establecimiento deberá contar con licencia de
funcionamiento, expedida mediante Resolución por la Secretaría de Educación. Así, mismo, la
institución no podrá trasladar su sede o abrir una nueva sede sin la respectiva Resolución que se lo
autorice. Para todos los casos de modificación de la licencia de funcionamiento, la institución solo
podrá implementarlas cuando se lo autorice la Resolución respectiva.

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4. Cierre de instituciones educativas

Se consideran tres modalidades de cierre, a saber:

El cierre legal voluntario de instituciones educativas. Procederá mediante acto administrativo

motivado, emitido por la Dirección Local de Educación. Se iniciará por solicitud de los propietarios. Se
efectuará antes de culminar el año lectivo con vigencia para el siguiente año. En todo caso, “el
particular está obligado a informar de la decisión de cierre del establecimiento a la comunidad
educativa y a la Secretaría de Educación…, con no menos de seis meses de anticipación. En este caso,
el establecimiento entregará a la institución educativa que determine la Secretaría de Educación… los
registros de evaluación y promoción de los estudiantes, con el fin de que esta disponga de la custodia,
manejo y expedición de los certificados pertinentes”. También deberá prever la reubicación de los
estudiantes para el siguiente año lectivo. Para mayor información se puede consultar la circular No. 01
del 29 de enero de 2010 por medio la cual define orientaciones, criterios y procedimientos para el cierre
voluntario de colegios privados

El cierre de un establecimiento educativo por funcionar sin Licencia. Será inmediato conforme a lo
establecido en el artículo 20 del Decreto 907 de 1996, previo concepto de la Supervisión de Educación.

El cierre de un establecimiento educativo por sanción. Se cumplirá de acuerdo con los procedimientos
establecidos en el artículo 19 del Decreto 907 de 1996. La Secretaría de Educación comunicará a la
correspondiente Alcaldía Local para que se haga efectivo el cierre físico del establecimiento.

LUIS FERNANDO CUBILLOS NEIRA

Director de Inspección y Vigilancia

Elaboración. Supervisor Ignacio Abdón Montenegro Aldana

Aportes: Equipos Locales de Inspección y Vigilancia
Revisión y ajustes: Supervisores Gloria Inés Amaya, Francisco Alfonso, Ana Cecilia Galvis Torres, Isabel Grandas de
Penagos

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