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1.3.1.1.

Contabilidad como ciencia: Mora, Montes y Mejía (2011, 20-24) citan algunos autores que definen
la Contabilidad como ciencia:

“La contabilidad es una ciencia social de naturaleza económica que tiene por objeto, mediante un método
especifico, elaborar información en términos cuantitativos, relativa a la realidad económico-
patrimonial que se da en una unidad económica para que los usuarios de la información puedan adoptar
decisiones en relación con la expresada unidad económica” (Muñoz Merchant2003) (resaltado fuera de
texto).

Esta relación de la contabilidad con la unidad microeconómica – empresa - igualmente se reafirma en la


definición de Patón W.A. y Stevenson R.A, citados por García Casella (2001), cuando expresa que “La
contabilidad es aquella ciencia que trata sobre los métodos de registración de las transacciones en los
negocios y que interpreta las argumentaciones asentadas en libros y documentos para que así el lego pueda
tener una clara concepción de la exacta posición financiera o gerencial de la firma o empresa, tanto como
un todo como por partes”(resaltado fuera de texto) 1

“En un sentido amplio la contabilidad es una ciencia que intenta presentar y clasificar las estadísticas de la
propiedad y los derechos de propiedad de la empresa de negocios” (Carnap, 1934, citado por García
Casella, 2001)

“La contabilidad es una ciencia económica que atiende a la información explicativa, predictiva y de control,
de la medida y agregación del valor de la riqueza y de la renta generada en el intercambio de los sujetos
privados y públicos” (Mallo Rodríguez, 1991, citado por García Casella, 2001).

Del mismo modo se afirma que "La Contabilidad es la Ciencia que deduce de la teoría económica y
jurídica el conjunto de principios que deben regular el registro ordenado de las operaciones
económicas ejecutadas en un patrimonio hacendal, a fin de conocer, orientar y criticar una actuación
económico-administrativa". (Lluch Capdevilla 1951, citado por Tua Pereda, 1995, 129).

"La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el conocimiento pasado,
presente y futuro de la realidad económica, en términos cuantitativos a todos sus niveles organizativos,
mediante métodos específicos, apoyados en bases suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una
información que cubra las necesidades financieras y las de planificación y control internas" (Cañibano, 1979,
33).

Igualmente la contabilidad se define como una "Ciencia del grupo de laseconómico sociales, que estudia
y analiza el patrimonio, en sus aspectos estático y dinámico, establece normas para su correcta
representación valorada y para el registro de las operaciones y de las previsiones, controlando los
resultados; todo ello para facilitar la cuidadosa administración y el gobierno eficiente de la masa de riqueza
poseída por cada ente, público o privado (microeconomías), y por conjuntos de entes armónicamente
estructurados (macroeconomías)" (Goxens, 1970, citado por Tua Pereda, 1995, 138).

"La Contabilidad, como cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza


económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución
económica de una entidad específica, realizada a través de métodos propios de captación, medida,
valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información
objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones". (Gonzalo, 1983, citado por Tua Pereda, 1995, 183).

“La contabilidad es una ciencia económica que atiende a la información explicativa, predictiva y de control,
de la medida y agregación del valor de la riqueza y de la renta generada en el intercambio de los sujetos
privados y públicos” (Mallo Rodríguez, 1991, citado por García Casella, 2001, 114)

Según lo expuesto por Contreras y Molina (2001) citando a Osorio (1998), cuando se ubica la contabilidad
en el campo de las ciencias, esta no limita su objetivo a la mera información, sino que se extiende a la
interpretación de los fenómenos propios de la circulación económica, criterio que está ganando terreno
en los últimos trabajos de investigación.

Como una primera conclusión se puede evidenciar que la mayoría de los autores que han construido una
definición de Contabilidad la han ubicado como una ciencia social de naturaleza económica que da cuenta
de la realidad económica patrimonial, que permite igualmente visualizar la situación financiera de la
empresa o negocio, considerada como unidad económica.
En el mismo sentido definen la Contabilidad como una Ciencia que deduce de la teoría económica y
jurídica, entre otras, el conjunto de principios que deben regular el registro ordenado de las operaciones
económicas ejecutadas en el desarrollo del objeto social de un ente económico, a fin de conocer, orientar
y cuestionar una actuación económico-administrativa que permita tomar decisiones a partir del conocimiento
pasado, presente y futuro de la realidad económica, es decir, que dé cuenta del estado y la evolución de
la economía de la empresa, la cual atiende con la información explicativa, predictiva y de control sobre la
medida y agregación del valor de la riqueza y de la renta generada en la circulación económica entre sujetos
privados y públicos.

Contabilidad como disciplina, técnica, arte, rama, sistema: También se puede evidenciar en Mora, Montes
y Mejía (2011, 24-27) que algunos autores han construido una definición de Contabilidad, la cual han
ubicado como disciplina, técnica, arte, rama, sistema o herramienta, entre otros conceptos, guardando
igualmente relación con el campo de la economía, así:

La contabilidad como “Disciplina tiene por objeto registrar las transacciones de carácter financiero,
efectuadas por una entidad y, con base en dicho registro, suministrar información financiera estructurada
en forma tal que sea útil a los administradores de la entidad y a otros interesados en ella” (Vartkes, 1995).

La contabilidad “es una disciplina que se refiere a las descripciones cuantitativas y predicciones de
la circulación de la renta y los agregados de riqueza por medio de un método basado en un conjunto de
supuestos básicos” (Mattessich, 1964, citado por Tua Pereda, 1995, 173).

La contabilidad es la "técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información


cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica
de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los
diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica." (IMCP, 1973, citado
por Tua Pereda, 1995, 40).

"La Contabilidad es un arte en el sentido de que requiere agudeza de juicio y conocimientos desarrollados
a través del estudio intensivo. Es una ciencia, en el sentido de que es rigurosa, maneja mediciones y se
relaciona con otras ciencias, tales como la estadística y la economía". (Matulich y Heitger, 1980, citado por
Tua Pereda, 1995, 175).

"La Contabilidad es un sistema de medida y comunicación para proveer información económica y


social con respecto a una entidad identificable, que permita a sus usuarios juicios informados y decisiones
“Es la herramienta que se utiliza para elaborar la información de carácter económico y
financiero. Proceso que recoge y selecciona información económico-financiera relevante, la interpreta y la
registra, mostrando como producto final unos informes que sirven al usuario de los mismos en la toma de
decisiones” (Segovia, 2008).

En conclusión, la contabilidad algunos autores la definen como disciplina, técnica, sistema, arte y
herramienta, con el objeto de registrar las transacciones de carácter financiero y económico, efectuadas
por una unidad económica y con base en dicho registro, suministrar información estructurada sobre la
circulación de la renta y los agregados de riqueza en forma tal que, una vez analizada e interpretada, sea
útil para la toma de decisiones económicas por parte de los administradores y otros interesados en ella;
relacionándola con la economía en su concepción micro.

Si existe un área en la que cada empresa tenga su propio manual, es en el apartado de la organización
documental de toda la información administrativa de la empresa. En cualquier estructura empresarial,
estamos trabajando a diario con multitud de documentos, desde las propias facturas a la información laboral
sin olvidar las múltiples relaciones que tenemos a diario con clientes, trabajadores y resto de
administraciones.

Tal y como comento, cada empresa es un mundo en su gestión administrativa, dado que cada sector,

volumen de la empresa y grado de penetración de tecnología provoca que las empresas tengan unos

sistemas más avanzados frente a otras. Por ejemplo, no podemos comparar ni estructurar de la misma

manera una peluquería, un bufete de abogados a una gran empresa de distribución o logística.
Criterio fundamental: estratificación y software de gestión

La premisa básica de nuestra organización administrativa y documental debe girar alrededor del

software de gestión que usemos. Si tenemos un potente ERP que nos ofrece la posibilidad de una

buena gestión documental con un rápido acceso a base de datos, el mejor sistema es tener en formato

electrónico toda la documentación, prescindiendo del papel siempre que podamos y almacenando las

copias físicas de los documentos escaneados mediante una codificación generada y suministrada por el

propio ERP que usemos.

Pero dado que normalmente, los programas de gestión que se usan en la empresa pequeña son menos

potentes, nos encontramos con una grave carencia para la gestión documental de manera telemática y

cuánto menor sea la empresa, mayor volumen de papel suele procesar comparando sus ratios de

facturación con la poca adaptación tecnológica, Partamos de un caso medio, empresa con programa de

contabilidad y facturación, ligero manejo de almacen y volumen medio de papel.

Estratificación de documentos por áreas

La mejor ordenación posible de la documentación en la empresa es dividiendo los principales grupos

de documentos que manejamos y archivando dichos documentos de manera homogénea por su

tipología. Los grupos usuales que se tienen en cualquier empresa son:

 Albaranes y facturas, emitidas y recibidas, ambos grupos por separado, numerados


consecutivamente por fecha de emisión o fecha de recepción y con marcas que a simple vista
nos informen sobre su estado en contabilidad y cobro o pago.
 Información fiscal de la empresa, ordenada por fecha y por tipo de obligación. Es decir,
apartados para las declaraciones de IVA, impuesto de sociedades, tributos locales… Cada
impuesto se acompañará de su justificante de pago si lo tiene.
 Información financiera, contratos y justificantes. Siguiendo con los criterios anteriores,
separaremos la información por entidades y a la vez por el tipo de contrato. Por ejemplo, los
documentos relativos a tarjetas, préstamos y liquidaciones de cuenta estarán separados por su
propio contrato y ordenados por fecha pero agrupados bajo la misma entidad financiera.
 Información laboral, separando en varios apartados la información relativa a cada trabajador,
entrega de EPIs, copia de su documentación y resto de información necesaria como son
nóminas, seguros sociales… este tipo de ordenación dependerá en gran parte de la cantidad de
trabajadores que tengamos y del grado de rotación de la plantilla.
 Si nuestra empresa realiza muchos presupuestos, tiene clientes con bastantes trabajos en
marcha o realiza proyectos concretos que requieran un cierto control documental, abrirá para
cada proyecto independiente un área para guardar la documentación relativa a dicho proyecto.
Este tipo de información necesitará apartados específicos si para cada cliente necesitamos
formalizar algún tipo de contrato o recopilación de información adicional a subcontratas o
proveedores.

En definitiva, la ordenación de la documentación en papel debe ir vinculada a la actividad de la

empresa, al tipo de uso que se realiza de dicho documentación y a las necesidades específicas de

búsqueda. En todo caso, debe seguir unos criterios lógicos, con facilidad para la búsqueda de cualquier

docunento de manera rápida y de tal manera que no se duplique nunca la información en papel existente.

Por ejemplo, es un error grave que entorpece mucho la gestión administrativa, fotocopiar documentos

para almacenarlos en dos sitios diferentes.

A caballo entre documentación telemática y documentación en papel

No obstante, cada día con mayor frecuencia, en todas las empresas se reduce el volumen de papel en

pro de la información telemática. Desde la emisión y recepción de facturas electrónicas a los justificantes

bancarios o contratos y acuerdos comerciales formalizados por correo electrónico.

En este caso, los criterios de ordenación requerirán un sistema homogéneo de acceso, rápido y que

tengan una búsqueda sencilla. El principal error de cualquier empresa se lleva a cabo cuando la

información se comienza a guardar en carpetas incluidas de infinitas carpetas, de tal manera que para

llegar a un documento, necesitamos más de 3 clicks. En este caso, si para abrir/imprimir o enviar por mail

cualquier documento hemos realizado más de tres clicks, nuestro sistema de gestión documental no

funciona.

Si estamos gestionando cualquier sistema de información mixta, necesitamos una base de datos

documental que nos abra los documentos a golpe de click, que nos especifique si el documento está en

formato electrónico o formato físico y a la misma vez que podamos procesar mediante escaneo toda la

información en papel con el objetivo de almacenar de manera electrónica toda la documentación.


Estos procesos requieren también un sistema de verificación e integridad de la información, sobre todo

para que dichos ficheros tengan validez ante la administración tributaria si decidimos eliminar

completamente la información en papel. Para cualquier modificación de este tipo, se recomienda siempre

ponernos en manos de un buen asesor de empresas que analice y nos guíe en las necesidades

específicas de nuestra empresa.


Documentos contables

Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la empresa y se
utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin embargo, es importante que
dentro de los documentos contables identifiques dos categorías: documentos contables internos y
documentos contables externos; a continuación te nombramos algunos ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la


contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.

Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la
diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro
servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos de los
ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.

Documentos contables

Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la empresa y se
utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin embargo, es importante que
dentro de los documentos contables identifiques dos categorías: documentos contables internos y
documentos contables externos; a continuación te nombramos algunos ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la


contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.
Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la
diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro
servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos de los
ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.

Documentos contables

Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la empresa y se
utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin embargo, es importante que
dentro de los documentos contables identifiques dos categorías: documentos contables internos y
documentos contables externos; a continuación te nombramos algunos ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la


contabilidad; dentro de ellos están:

 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.

Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la
diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro
servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos de los
ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;