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tema 27

El Registro de entrada y salida de documentos. Requisitos


en la presentación de documentos. El Archivo: concepto,
clases y principales criterios de ordenación.
Comunicaciones y notificaciones.

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propiedad de Unión Internacional de Escritores.

Referencias Legislativas
• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Auxiliares Ayuntamiento de Madrid

GUIÓN-RESUMEN

1. REGISTRO DE DOCUMENTOS 2. LOS ARCHIVOS


1.1. Concepto de registro 2.1. Definición doctrinal
1.2. Unidades de registro 2.2. La definición legal de la Ley del
Patrimonio Histórico Español
1.3. Contenido de la anotación registral
2.3. Funciones del archivo
1.4. Registros en los que se podrán
presentar documentos dirigidos a la 2.4. Clases de archivos y criterios de
Administración ordenación
1.5. Las funciones del registro 3. COMUNICACIONES Y
NOTIFICACIONES
1.6. Actuación y tratamiento de los
documentos en los registros 3.1. Comunicaciones
1.7. Reglas relativas a la forma de elaborar 3.2. Notificaciones
los documentos administrativos y el
material impreso
1.8. El Registro y tratamiento de los docu-
mentos según el ROF
1.9. Los Registros en el Ayuntamiento de
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El Registro de entrada y salida de documentos

1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

1.1. CONCEPTO DE REGISTRO


Existen diversas definiciones del registro, entre las que cabe citar la siguientes:

• “Libro en el que se registran sucesivamente las actas, los documentos y las cuentas”.

• “Libro en el que regularmente se contiene la inscripción de información homogénea


ordenada cronológica y alfabéticamente”.

Ahora bien, tales definiciones son muy genéricas y, por ello, pueden aplicarse a cual-
quier registro. Dado que sólo nos interesan los registros administrativos es necesario dar un
concepto restringido de los mismos.

• Los registros administrativos son libros en los que se hace constar, fundamental-
mente, la entrada y salida de documentos en los organismos públicos.

1.2. UNIDADES DE REGISTRO

1.2.1. El Registro General


Los órganos administrativos llevarán un Registro General en el que se hará el corres-
pondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cual-
quier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos
y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. (art. 38.1 de la Ley 30/1992).

1.2.2. Los Registros Auxiliares


Estos mismos órganos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes
de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del Registro General, al que comunica-
rán toda anotación que efectúen (art. 38.2).

Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que prac-
tiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo ésta última la que ejerce las
funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas
acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

1.2.3. Aspectos comunes a ambos


Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas
establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos
administrativos, deberán instalarse en soporte informático.

El sistema deberá garantizar la integración informática en el registro general


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de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.


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Además, tal sistema también debe garantizar la constancia en cada asiento de los datos
que se relacionan seguidamente.

1.3. CONTENIDO DE LA ANOTACIÓN REGISTRAL


Según el art. 38.3 de la Ley 30/1992, en la anotación del Registro constará, respec-
to de cada documento:

• Un número. Se trata de un número de orden, de forma que si al anterior documento


registrado le corresponde el 1.572, su instancia tendrá el número 1.573.

• Epígrafe expresivo de su naturaleza. En el ejemplo que estamos utilizando,


habrá que anotar que se trata de una instancia y no de un escrito de recurso, una
notificación, etc.

• Fecha de entrada.

• Fecha y hora de su presentación.

• Identificación del interesado

• Órgano Administrativo remitente, si procede. (tenga en cuenta que el docu-


mento que entra puede venir de otra oficina administrativa, en cuyo caso se indi-
cará cuál es ésta).

• Persona u órgano administrativo al que se envía. Lógicamente, los documentos


no se quedan en el registro, sino que deben ser remitidos a la unidad administrati-
va en la que vayan a tramitarlos.

• Referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra en su caso.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dila-
ción a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro
que hubieran sido recibidas.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escri-
tos o comunicaciones e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.

1.4. REGISTROS EN LOS QUE SE PODRÁN PRESENTAR


DOCUMENTOS DIRIGIDOS A LA ADMINISTRACIÓN
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de
las Administraciones Públicas podrán presentarse:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Admi-


nistración General del Estado, a la de cualquier Administración de las
Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las Entidades que inte-
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gran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese escrito


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el oportuno Convenio. ADAMS

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c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extran-


jero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convenios de colaboración suscritos entre las Administraciones Públicas,


se establecerán sistemas de intercomuniación y coordinación de registros que
garanticen su compatibilidad informática y la transmisión telemática de los asientos.

Cada Administración Pública establecerá los días y el horario en que deben per-
manecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la pre-
sentación de documentos.

Podrán hacerse efectivas además de por otros medios, mediante giro postal o
telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente,
cualesquiera tributos que haya que satisfacer en el momento de la presentación de
solicitudes y escritos a las Administraciones Públicas.

Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una


relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acce-
so y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

1.5. LAS FUNCIONES DEL REGISTRO

Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan
las siguientes funciones:

a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano


o entidad de cualquier administración pública.

b) La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

c) La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comuni-


caciones.

d) La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o


unidades destinatarias.

e) La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos


deban aportar junto con la solicitud, escrito o comunicación así como el registro de
dicha expedición.

f) La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de


documentos originales aportados por los interesados.
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g) Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente. VINCIT

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1.6. ACTUACIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS EN LOS


REGISTROS

La doctrina agrupa las operaciones documentales del siguiente modo:

Exteriores
1. Entrada Selección Fuentes Interiores
Descripción-catalogación-Indización
Análisis
Condensación-resumen
2. Tratamiento
Operaciones de selección
Búsqueda
Instrumentos de recuperación
Del documento
3. Salida Comunicación
De la información

1.6.1. Descripción-catalogación
La palabra descripción, en términos amplios, es la enumeración de las cualidades y ele-
mentos fundamentales de una persona u objeto.

La descripción documental comprende no sólo el análisis de los documentos: de sus


tipos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres internos y exter-
nos, sino también los datos para su localización.

La descripción es necesaria tanto en un archivo administrativo como en un archivo his-


tórico. Esta descripción se programa generalmente en dos niveles:

1º Confección inmediata de unos instrumentos que proporcionen una información


rápida y general sobre las distintas series que forman el fondo. Tradicionalmente
tales instrumentos son las guías y los inventarios someros.

2º Confección de los instrumentos específicos que solucionen mediante una descripción


de mayor profundidad, la insuficiencia que para un acceso idóneo presenten las des-
cripciones del nivel anterior respecto de ciertas series o de cierto tipo de informacio-
nes potencialmente requeridas por los usuarios. Tradicionalmente tales instrumentos
son los inventarios analíticos, los diferentes tipos de catálogos y los índices.

Por último, digamos que los elementos que suele contener todo instrumento descriptivo,
son los siguientes:

— Elementos de descripción interna: fechas, procedencia, materias o con-


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tenidos, etc.
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— Elementos de descripción externa: tipo documental, formato, volumen, tipo de


soporte, lengua.

— Elementos de identificación de unidades: signaturas, referencias a registros, núme-


ro de la serie, etc.

1.6.2. Indización
Como dice COLL VINNET, la indización es el acto de retener una o más nociones que
representan el contenido de un documento y adecuarlas al lenguaje natural o documental
determinado, previamente elegido por el analista.

El lenguaje documental supone la previa existencia de un vocabulario estereotipado


antes de comenzar la indización, la cual consiste, en tal caso, en traducir el lenguaje natural
del autor y acomodarlo al lenguaje documental.

La indización con lenguaje natural supone la localización en el texto mismo de las lla-
madas palabras-clave representativas del documento indizado.

1.6.3. Condensación
Condensar es resumir. Y resumen es la representación condensada de un documento.

Se han establecido hasta nueve tipos de resúmenes, que son los siguientes:

1. El título. Constituye por sí sólo un resumen, pero solamente en el caso de que sea
comprensivo del texto que ampara. En periodismo, por ejemplo, se suelen dar titu-
lares sensacionalistas que a veces no tienen nada que ver con la información que
les sigue y que en este sentido son muy poco o nada orientativos.

2. La anotación del contenido. Es una ampliación del título, una especie de subtítu-
lo. A veces es una yuxtaposición de palabras-clave que sirven propiamente para la
indización.

3. El resumen telegráfico. Es una versión particular del anterior. Normalmente una


frase compuesta por la unión de palabras-clave.

4. El resumen indicativo. Algunos autores llaman descriptivo a este resumen porque


describe sólo el contenido de los documentos sin añadir las conclusiones del autor
del texto resumido. Su extensión oscila entre las 50 y las 200 palabras.

5. El resumen informativo. Añade al anterior las conclusiones del texto resumido. Es


el más completo y el de más valor documental. De 100 a 300 palabras.

6. El extracto. Un resumen a base de frases extraídas del propio texto


resumido. No tiene el valor del resumen informativo y existe además
el riesgo de una elección equivocada y de que las frases no sean sig-
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nificativas del contenido real del documento.


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7. La reseña. Es un resumen poco objetivo y en este sentido escasamente válido,


puesto que en él el analista aporta comentarios críticos personales respecto de las
ideas expuestas por el autor del texto. No es propiamente un resumen.

8. El compendio. Versión abreviada del texto del documento. La forma es más cui-
dada y más literaria. Es un resumen extenso que puede representar del 20 al 50
por 100 del documento original.

9. El texto mismo. Ya no es un resumen y se registra en los casos en que un servi-


cio considera innecesario el resumen.

1.7. REGLAS RELATIVAS A LA FORMA DE ELABORAR LOS DOCUMENTOS


ADMINISTRATIVOS Y EL MATERIAL IMPRESO

Estas reglas aparecen recogidas en el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre,


por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción docu-
mental y el material impreso de la Administración General del Estado. A continuación vamos
a ver el mismo.

1.7.1. Objetivo y ámbito de aplicación


Los órganos de la Administración General del Estado, los Organismos autónomos
dependientes de ella y los Servicios Comunes y Entidades Gestoras de la Seguridad Social
se ajustarán a lo previsto en dicho Real Decreto y en sus disposiciones de desarrollo en lo
concerniente a:

a) La emisión, elaboración o utilización de documentos, modelos normalizados y


material impreso. No obstante, los documentos, los modelos normalizados y el
material impreso que hayan sido establecidos o regulados en normas de la Unión
Europea o de otras organizaciones internacionales se regirán por su propia norma-
tiva siéndole de aplicación subsidiaria lo dispuesto en este Real Decreto.

b) Las informaciones, publicaciones, comunicaciones o cualquier otro tipo de expre-


sión en cualesquiera soportes, incluidos los audiovisuales o telemáticos, así como
los carteles y señalizaciones que elaboren o utilicen, en lo que se refiere a una ima-
gen institucional, formatos y estructura general.

1.7.2. Imagen institucional


La imagen institucional se fundamenta en la utilización, en todas las expresiones y
comunicaciones, del Escudo de España con las características establecidas en la Ley
33/1981, de 5 de octubre, y en el Real Decreto 2964/1981, de 18 de diciembre, por el que se
regula el modelo oficial del Escudo de España, junto a la denominación del correspondiente
Departamento ministerial.

La utilización del Escudo de España junto a la denominación del corres-


pondiente Departamento será obligatoria de acuerdo con los formatos, diseños
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y supuestos de uso previstos en el presente Real Decreto y en el Manual de


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Imagen Institucional que se apruebe en aplicación del mismo. ADAMS

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1.7.3. Concepto de formalización


Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órga-
no emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen
dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o
telemáticos.

1.7.4. Obligación de formalizar documentos


Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe
estar formalizado.

En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no


se exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspon-
diente documento.

1.7.5. La confección de documentos

A) Contenido del encabezamiento

En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trá-
mite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que
consten al menos los siguientes datos:

a) El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de docu-
mento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.

b) El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se


integra el documento, con el objeto de facilitar el ciudadano su mención en las
comunicaciones que dirija a la Administración.

B) Contenido de un documento formalizado

En todo documento formalizado debe constar:

a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano
administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y
apellidos de la persona que formaliza el documento.

b) En los casos en que, lo haga por delegación de competencias o delegación de


firma se hará constar tal circunstancia, expresando la disposición de delegación y
la denominación del cargo o puesto de trabajo de quien formaliza.

c) El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.

d) La identificación del destinatario del documento, expresándose


nombre y apellidos, si se trata de una persona física, la denominación
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social en los casos de personas jurídicas privadas o la denominación


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completa del órgano o entidad a la que se dirige. ADAMS

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1.8. EL REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS SEGÚN EL ROF

1.8.1. El Registro General


En todas las Entidades locales habrá un Registro General para que conste con claridad
la entrada de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados
definitivamente.

El Registro General permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las
horas prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común.

La existencia de un único Registro General se entenderá sin perjuicio de su organiza-


ción desconcentrada, adaptándolo a las características de la organización de los servicios de
la Entidad local.

1.8.2. Función y acceso


El Registro General estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada
y salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la Entidad local. Los
libros o soporte documental del Registro, no podrán salir bajo ningún pretexto de la Casa Con-
sistorial. El acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en
que se encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones y testimonios.

1.8.3. Contenido de los asientos


Los asientos del Registro contendrán referencia exacta de cada uno de los documentos
que se remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban.

A) De entrada

Al efecto de los de entrada, deberán constar los siguientes extremos:

a) Número de orden correlativo.

b) Fecha del documento, con expresión del día, mes y año.

c) Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro.

d) Procedencia del documento, con indicación de la autoridad, Corporación o perso-


na que lo suscribe.

e) Extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escri-
to registrado.

f) Negociado, sección o dependencia a que corresponde su conocimiento.

g) Resolución del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado.


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h) Observaciones para cualquier anotación que en caso determinado


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pudiera convenir. ADAMS

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B) De salida

Los asientos de salida se referirán a estos conceptos:

a) Número de orden.

b) Fecha del documento.

c) Fecha de salida.

d) Autoridad, negociado, sección o dependencia de donde procede.

e) Autoridad, Corporación o particular a quien se dirige.

f) Extracto de su contenido.

g) Referencia, en su caso, al asiento de entrada, y

h) Observaciones.

C) Modo de practicarlos

Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras
que, si existieren, serán salvadas.

1.8.4. Tratamiento de los documentos


Los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice alfabé-
tico duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se estimen
convenientes..

1.9. LOS REGISTROS EN EL AYUNTAMIENTO DE MADRID

1.9.1. El Registro General


En el Registro General del Ayuntamiento de Madrid se hará constar el correspondiente
asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier uni-
dad administrativa. También se anotará en el mismo, la salida de los escritos y comunicacio-
nes oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

1.9.2. Los Registros Auxiliares


En cada Área, distrito u organismo público se podrán crear en las unidades
administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el
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fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán


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auxiliares del Registro General, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
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Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los


escritos o comunicaciones, e indicarán la fecha del día de recepción o salida.

1.9.3. Instalación en soporte informático


El Registro General, así como los Registros Auxiliares que se establezcan para la recep-
ción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán
instalarse en soporte informático.

1.9.4. Adscripción del Registro General


El Registro General se adscribirá al Área competente en materia de atención al ciuda-
dano.

1.9.5. Normas de aplicación


El Registro General del Ayuntamiento de Madrid se regirá por lo dispuesto en la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común, en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por
el que se aprueba Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las
Entidades Locales, y en las disposiciones contenidas en el Reglamento Orgánico de Gobier-
no y Administración del Ayuntamiento de Madrid.

2. LOS ARCHIVOS
En el epígrafe anterior ha podido ver que por los registros “pasan” los documentos que
entran y salen de un organismo para constatar en el libro correspondiente determinados
datos relativos a tales documentos.

Al leer las definiciones que figuran a continuación, comprobará que en los archivos “se
quedan los documentos”. Por ello, se definen como un conjunto de documentos reunidos y
conservados de forma ordenada para facilitar su consulta. Asimismo, se considera archivo la
institución o lugar en que se guardan tales documentos.

2.1. DEFINICIÓN DOCTRINAL


Según el diccionario, la palabra archivo tanto puede referirse al edificio que contiene los
documentos, al mueble que los guarda, es decir, el continente, como a los documentos en
aquéllos conservados, es decir, el contenido.

Antonia Heredia define al archivo “como uno o más conjuntos de documentos, sea cual
sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una per-
sona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando
aquel orden, para servir como testimonio e información, para la persona o insti-
tución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de histo-
ria” (“Archivística: Estudios Básicos”. Diputación Provincial de Sevilla, 2.ª edición
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2.2. LA DEFINICIÓN LEGAL DE LA LEY DEL PATRIMONIO


HISTÓRICO ESPAÑOL
Esta norma establece que, son archivos “los conjuntos orgánicos de documentos, o la
reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejer-
cicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la infor-
mación y la gestión administrativa”. Asimismo, se entiende por archivos las “instituciones cul-
turales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgánicos”.

Según el art. 61.2 de dicha Ley “los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal
y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto”.

2.3. FUNCIONES DEL ARCHIVO

2.3.1. Adquisición o recogida de la documentación


En una etapa prearchivística puede situarse la función de adquisición o recogida de la
documentación. Esta etapa prearchivística implica dos momentos:

• Uno de preparación, con una actitud activa por parte del archivero que comprende:
el conocimiento y valoración de la documentación, la participación en el proceso de
génesis documental, la normalización de la tipología documental, la programación
y listados de expurgos, la transferencia y canalización de las remesas, la coordina-
ción entre servicios productores y el archivo y la recogida y reclamación de la
documentación.

• Otro de recepción, pasiva en su inicio por parte del archivero.

Y dentro de la etapa propiamente archivística deben considerarse las funciones de:

2.3.2. Conservación del documento


Significa controlar el medio ambiente para crear un microclima artificial ideal para el
documento y su porvenir; dicho de otro modo, es el conjunto de técnicas que se aplican a los
factores que inciden negativamente sobre el documento (exceso o falta de humedad, de tem-
peratura, insectos, etc).

2.3.3. Difusión de la Documentación


Puede llevarse a cabo bien a través de programas de publicación por medio de sistemas
tradicionales de diversos tipos de instrumentos informativos, desde los de carácter más gene-
ral (la utilización de los medios de comunicación de masas) hasta los programas de edición
de otros tipos de informes más especializados, o bien creando sistemas infor-
matizados para la descripción y difusión de la información archivística, tenden-
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cia esta última que siendo más cara tiene más adeptos por las ventajas que
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Hoy se ha empezado ya a prestar atención a los Archivos, aunque aún es privilegio o


atributo de minorías.

No obstante, hay que recordar que la Constitución de 1978 incluye un precepto funda-
mental a estos efectos de la función informativa de los archivos. Dice el art. 105, apartado b)
que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administra-
tivos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los deli-
tos y la intimidad de las personas.

2.3.4. El acceso del ciudadano a los documentos administrativos

A) Introducción

Según el art. 105. b) de la Constitución, la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los
archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecta a:

• La seguridad y defensa del Estado.

• La averiguación de los delitos.

• La intimidad de las personas.

Esta materia de la que habla la Constitución ha sido regulada por la Ley del Patrimonio
Histórico (LPH), de 25 de junio de 1985, por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, regulado-
ra del régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común modificado por la Ley 4/1999, de 13 de enero, y a nivel autonómico por la Ley 4/1993,
de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.

B) El acceso a los archivos y registros: regulación genérica de la Ley 30/1992

a) Regla general. Libre acceso a los documentos. Según el art. 37 de dicha Ley, los
ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, for-
mando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera
que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte
material en que figuran, siempre que tales expedientes correspondan a procedi-
mientos terminados en la fecha de la solicitud.

Como ve, en principio se puede acceder a cualquier documento que forme parte de
un expediente, siempre que el procedimiento ya haya sido resuelto.

b) Excepciones. Existen supuestos en los que se prohíbe o se limita el acceso a los


documentos.

Concretamente, el derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguien-


tes expedientes:

• Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno


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del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus


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competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.


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• Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.

• Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudieran ponerse en peli-
gro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las
investigaciones que se estén realizando.

• Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

• Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

Mención especial merecen los documentos que contengan datos referentes a la inti-
midad de las personas.

El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas
estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos
o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedien-
tes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los
diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.

Finalmente, se regirán por sus normas específicas:

— El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.

— El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales


de los pacientes.

— Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.

— Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la
función estadística pública.

— El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de


carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.

— El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públi-


cas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes
Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma
o de una Corporación Local.

— La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.

C) Forma de acceso

En todo caso, el acceso de los ciudadanos a estos documentos administrativos se pue-


den ejercer siempre que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios
públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se
deseen consultar. No obstante, se puede autorizar el acceso directo cuando los solicitantes
sean investigadores.
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El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de


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los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago,
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en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Estas copias gozarán
de la misma validez y eficacia que los originales, siempre que exista constancia de que sean
auténticas.

El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser dene-
gado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos
de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano com-
petente dictar resolución motivada.

2.4. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

2.4.1. Idea general de la tipología de archivos

ARCHIVOS

PRIVADOS PÚBLICOS

• De empresas.
• De asociaciones. HISTÓRICOS ADMINISTRATIVOS
• Eclesiásticos.
• Etc.
• Histórico nacional. • Estatales.
• General de Indias. • Autonómicos.
• De la Corona de Aragón. • Locales.
• Etc. • Etc.

Existen en primer lugar, tal como se indica en el gráfico, archivos privados. Si ha esta-
do relacionado con alguna empresa, es posible que haya podido comprobar que éstas sue-
len llevar un archivo donde conservan los documentos relacionados con su actividad y que
resultan imprescindibles para la gestión de las mismas. Lo mismo ocurre con los partidos polí-
ticos, sindicatos, instituciones religiosas, etc.

Estará pensando que estos archivos no revisten especial interés para nosotros. Induda-
blemente tiene razón; nos interesan los archivos públicos.

En la categoría de archivos públicos se encuadran no sólo aquellos que recogen docu-


mentos gestionados y tramitados por la Administración Pública, sino también los que se dedi-
can expresamente a la conservación de documentos que tengan interés público, aunque no
hayan sido producidos por la Administración.

Tal como se ha indicado en el gráfico, los archivos públicos se subdividen en:

• Históricos: Generales, Regionales, etc.


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Administrativos: de la Administración estatal, autonómica, local, etc.


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El Registro de entrada y salida de documentos

2.4.2. Criterios de ordenación de los archivos


• Orgánico: tiene en cuenta el órgano del que proceden los documentos.

• Funcional: toma en consideración las diversas competencias o funciones de cada


órgano.

• Alfabético: suele ser muy utilizado por su sencillez, pero cuando el volumen de
documentación a tratar es grande puede plantear problemas con los homónimos.

• Numérico: consiste en atribuir números de forma progresiva a cada documento o


conjunto de documentos.

Como ventaja principal hay que citar que la falta de un documento del archivo se
pone siempre de manifiesto (cosa que no ocurre con la clasificación alfabética).

• Decimal: es una variante de la clasificación numérica que combina la fórmula sim-


ple de ésta con una base ideológica.

La modalidad más conocida es la Clasificación Decimal Universal que se emplea


muy especialmente en Bibliotecas.

• Cronológico: se utiliza para las distintas divisiones del tiempo y en la Administra-


ción tiene prioridad sobre otras clasificaciones en los documentos de carácter eco-
nómico.

• Geográfico o Topográfico: es una variante de la alfabética, tomando como base las


divisiones de un territorio (actas de los distintos Ayuntamientos de Provincias, etc.).

• Mixto: es en definitiva la que más se utiliza y la de mayor eficacia dado que en la


mayoría de las clasificaciones hay que acudir a combinar distintos criterios de forma
conjunta o sucesiva.

2.4.3. Archivos Históricos


Son los que custodian documentos que tienen valor histórico en sí mismos. En ellos se
rompe el lazo de dependencia con el organismo productor. Son los únicos que recogen la
documentación para siempre. Analizaremos los más importantes.

a) Archivo Histórico Nacional

Su origen estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentación proce-


dente de instituciones religiosas, como consecuencia de la Desamortización ecle-
siástica del XIX, que se había ido acumulando en la Academia de la Historia. Con
este fin se establece por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, constituyendo
aquella documentación su núcleo inicial.

Es el más joven de los Archivos Históricos, pero el de carácter más


amplio y el de mayor volumen y antigüedad de los documentos. Su
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composición no es homogénea, pues sus fondos proceden de institu-


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ciones muy dispares. Está en Madrid. ADAMS

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b) Archivo de la Corona de Aragón

Es el primer Archivo español con partida de nacimiento conocida: una escritura del 25
de octubre de 1180. Está en Barcelona. Junto con el del Vaticano es el más completo
e importante Archivo medieval del mundo. Básico para conocer la actividad no sólo de
la Corona de Aragón, sino para buena parte de Francia y de casi toda Italia.

c) Archivo General de Simancas

Fundado por Real Cédula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentación
del Reino de Castilla, que hasta entonces se recogía en Medina. En época de Feli-
pe II, concretamente en 1588, se elaboró “la Instrucción para el Archivo Real de
Simancas”. Los fondos ocupan del siglo XV al XVIII. Custodia 70.000 legajos.

d) Archivo General de Indias

Con sede en Sevilla, fue creado por Carlos III, en 1785, con objeto de reunir en un
solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de
las provincias de América y Filipinas.

e) Archivo General de la Guerra Civil Española

Creado por Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo, se crea con titularidad estatal,
tomando como núcleo documental el existente en la Sección Guerra Civil del Archi-
vo Histórico Nacional. Depende del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y su
sede está en Salamanca.

f) Archivo de la Real Chancillería de Valladolid.

Recopila la documentación de este Tribunal de Justicia y tiene su sede en Valladolid.


Creado a raíz de la convocatoria de las Cortes de Toro en el año 1371.

2.4.4. Los archivos administrativos de la Administración General del Estado


Son aquellos que conservan documentos de utilidad para el buen funcionamiento de la
Administración y cuya organización corresponde a los servicios, entidades o instituciones que
generan, reciben o gestionan los documentos que contienen.

Recuerde que los documentos administrativos forman parte del Patrimonio Documental
y por ello deben ser conservados de forma ordenada al menos durante un tiempo determi-
nado. Para cumplir este objetivo y para facilitar, además, la gestión existen los tipos de archi-
vos administrativos que figuran en el siguiente cuadro.
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El Registro de entrada y salida de documentos

CLASES CARACTERÍSTICAS FINALIDADES


– "Archivo de oficina" • Custodiar documentos en pleno trámite.
– Existe uno en cada unidad admi- Central documentos tramitados en las
nistrativa. dependencias centrales.
De • Remitirlos
– No son de libre consulta. al archivo
Gestión – Pertenecen a la primera edad de
Provincial los tramitados en las depen-
los documentos. dencias periféricas.
• La remisión se efectúa anualmente, en la fecha establecida
por el Subsecretario.

– Existe uno en cada Departamento.


– Son de libre consulta, al igual que el • Custodiar documentos tramitados, expedientes en
general, los provinciales y el histórico. los que se ha dictado y ejecutado resolución firme.
Cen- • Remitir tales documentos al archivo general cuando
– Pertenecen a la segunda edad de los
trales documentos. hayan transcurrido 15 años desde su ingreso.

– Existe uno ubicado en


Alcalá de Henares. • Custodiar documentos que carecen de vigencia adminis-
– Depende de la Dirección trativa.
Gene- • Remitirlos al Archivo Histórico Nacional cuando hayan
General del Libro, Archivos y
ral Bibliotecas del Ministerio de cumplido 25 años de edad y tengan valor histórico.
Inter- Educación, Cultura y Deporte. • Resuelve acerca de su valor histórico la Dirección
medios – Pertenece a la tercera edad General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
de los documentos.

Provin- Cumplen la misma finalidad que el General con respecto a los documentos producidos
ciales por los servicios provinciales de la Administración del Estado e Institucional.

A) Archivos de gestión
Los funcionarios no pueden tener todos los expedientes en cuya tramitación intervienen
encima de sus mesas de trabajo. Para guardar tales documentos o expedientes existe un
archivo denominado “de gestión” en cada unidad administrativa. Por ello se le indica en el
cuadro que en estos archivos se custodian los documentos mientras dura la tramitación de
los mismos; mientras el expediente al que pertenece el documento no ha sido resuelto y lle-
vado a la práctica tal resolución. Tal como lo pide el programa, volveremos a referirnos a ellos
al final del presente tema.

B) Archivos centrales

a) Documentos que recibe

El Archivo Central de cada Ministerio recibe, pues, la totalidad de los expedientes


en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que
afecten de algún modo a derechos o intereses del Estado o de los
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administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se


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hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes


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Auxiliares Ayuntamiento de Madrid

a la total ejecución de sus pronunciamientos. Tales expedientes proceden de los


Archivos de Gestión de las dependencias centrales e institucionales del Ministerio
de que se trate.

b) Periodicidad de remisión de la documentación

La remisión de expedientes al Archivo central se producirá anualmente, en las


fechas y forma que se determine por el Subsecretario del Ministerio.

Cuando la índole de los documentos así lo aconseje podrán conservarse en las res-
pectivas dependencias administrativas -sin enviarlos al Archivo Central-, previa
resolución del Subsecretario del Departamento correspondiente.

c) Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo

Los expedientes permanecen custodiados en el Archivo Central durante quince


años. En este sentido señala el art. 3 del Decreto 914/1969 que la documentación
de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo General de la
Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos.

Aquellas series documentales, sin embargo, que tengan poco uso y se consulten
raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el indicado
plazo de quince años, con aprobación del Subsecretario del Departamento.

C) Archivos intermedios

Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintos Archi-
vos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Históricos. En Espa-
ña son Archivos intermedios el Archivo General de la Administración y el Depósito Regional
de Cervera, sin bien los Archivos Provinciales tienen, según el mencionado Decreto de 1969,
la misma finalidad que el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, aunque
con respecto a los documentos generados por los Servicios provinciales de la Administración
Central o Institucional.

a) Archivo General

— Periodicidad de remisión de la documentación

Como se ha visto, los documentos tramitados en las dependencias centrales


de cada Ministerio no se quedan para siempre en el Archivo Central de cada
Ministerio, sino que, una vez que han completado 15 años de permanencia en
él, se remiten al Archivo General.

— Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo

Los documentos que, procedentes de todos los Ministerios, llegan


a este archivo carecen ya de valor administrativo y se guardan en
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él hasta que se cumplen 25 años desde la fecha en que fueron


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extendidos. Transcurrido este plazo, los que tengan tal transcen- VINCIT

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El Registro de entrada y salida de documentos

dencia que puedan ser calificados de interés histórico no se destruyen, sino que
se remiten al Archivo Histórico Nacional -antes mencionado- para su conserva-
ción definitiva.

— Creación del Archivo General y dependencias

El Archivo General se crea por el Decreto, ya citado, 914/1969, de 8 de mayo


y está en Alcalá de Henares.

El art. 1 de dicho Decreto establece que “se crea el Archivo General de la Admi-
nistración Civil (en la actualidad Subdirección General de Archivos Estatales),
dependiente del Ministerio de Cultura (hoy Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte), Dirección General de Archivos y Bellas Artes (actualmente Dirección
General del Libro, Archivos y Bibliotecas), con la misión de recoger, seleccionar,
conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos docu-
mentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa”.

— Remisión de documentos al Archivo Histórico

Por el Archivo General se formulará propuesta a la Dirección General del Libro,


Archivos y Bibliotecas para remitir al Archivo Histórico Nacional aquella docu-
mentación que con más de 25 años de antigüedad carezca, a su juicio, de vali-
dez administrativa y tenga valor histórico. Dicha Dirección General resolverá en
cada caso, previa consulta a los Departamentos interesados (art. 3).

b) Archivos Provinciales

Debe tener en cuenta que hasta ahora hemos hablado únicamente de los archivos en
que se custodian los documentos tramitados en las oficinas centrales de los diversos
Ministerios. ¿Qué ocurre con los producidos por los servicios periféricos- Delegaciones
de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, etc.?. Serán remitidos, una vez resuelto
y ejecutado el correspondiente expediente, por los Archivos de Gestión de las diversas
unidades administrativas al Archivo Provincial, que cumple con respecto a tales docu-
mentos la misma finalidad que el General. Por ello hay que entender que, depositado
en el Archivo Provincial y transcurridos 25 años desde que se elaboró el documento,
se determinará o se remitirá, en su caso, al Archivo Histórico Nacional de Madrid.

Con respecto a los Archivos Provinciales, el art. 5 del Decreto 914/1969 establece
lo siguiente:

“A la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración


Central o Institucional le será de aplicación lo dispuesto en los artículos anteriores,
a cuyo efecto los Archivos Provinciales cumplirán la finalidad asignada al General
de la Administración Civil”.

D) Especial consideración del archivo de gestión

Completando lo indicado en el anterior epígrafe acerca de los Archivos de


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gestión, desarrollaremos ahora sus características y organización.


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• Características

— Es un archivo que pertenece a la primera edad de los documentos. Así si clasificá-


ramos según este criterio a los archivos obtendríamos lo siguiente:

1ª edad: Archivo de gestión.

2ª edad: Archivo central (Archivo de depósito).

3ª edad: Archivo intermedio.

4ª edad: Archivo histórico.

— Se trata de un Archivo de documentos corrientes. Es un Archivo que está cerca del


funcionario responsable de su tramitación.

— Es un Archivo en que prevalece el valor primario o administrativo, sobre el valor


secundario o histórico.

— Es un Archivo en vías de formación, por lo que aquí tiene fundamental importancia


lo que se conoce como etapa prearchivística, lo que significa el control del docu-
mento público desde su producción, con el fin de conducirlo, para su conservación
y uso, hasta el verdadero Archivo, general o histórico.

— Es una dependencia productora que hace transferencias al Archivo Central, pero


que no recibe transferencias de ningún otro Archivo ya que está en la unidad que
crea u origina el documento.

— Los documentos depositados en el Archivo de Gestión, tienen plena vigencia adminis-


trativa, por lo que su conservación ha de ser total, sin eliminación o expurgo alguno.

— Los Archivos de gestión no son de libre consulta ya que a él sólo pueden acceder
los interesados en los procedimientos administrativos.

Por razón del tiempo durante el cual se desenvuelve la tramitación de un expediente


éste es el primer Archivo en el que ingresan los documentos correspondientes. En el mismo,
que radica en la unidad administrativa en el que se está produciendo la tramitación del expe-
diente y la resolución final del mismo, ingresan los expedientes y documentos antes de ser
remitidos al Archivo Central.

• La actuación sobre los documentos

La actividad se centra sobre todo en las siguientes actuaciones:

1. El expurgo o eliminación de documentos debe realizarse con aquellos que no


deben transferirse a la siguiente fase de archivo.
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2. En los Archivos de gestión el expurgo no alcanza a los documentos


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originales, sino únicamente a las copias. ADAMS

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3. Documentos tales como notas interiores, relaciones de envíos, duplicados, etc. pue-
den destruirse entre los tres y cinco años de generarse.

4. La documentación informativa (así se denomina a la documentación de apoyo a la


gestión, tal como fotocopias de disposiciones legales, etc.) puede necesitar de
expurgos realizados con carácter periódico.

El asesoramiento de expertos en archivística es preciso, ante la duda de destruir o no


documentos originales.

3. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES

3.1. COMUNICACIONES
Las comunicaciones entre los órganos administrativos se efectuarán siempre directa-
mente, sin que puedan admitirse traslados y reproducciones a través de órganos intermedios;
las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes de las Corporaciones locales se exten-
derán a su nombre.
Cuando alguna autoridad u órgano intermedio deba tener conocimiento de la comunica-
ción se le enviará copia de la misma. Cuando las resoluciones administrativas se dicten por
delegación, se hará constar expresamente esta circunstancia y se considerarán dictado por
la autoridad que la haya conferido.
Las comunicaciones que se dirijan a las autoridades, serán firmadas por los Presidentes
de las Corporaciones, y las demás que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el res-
ponsable de la Secretaría.
Toda comunicación u oficio habrá de llevar el sello de salida estampado por el Registro
General y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada.

3.2. NOTIFICACIONES
Para el estudio de este epígrafe nos remitimos al tema correspondiente de procedimiento
administrativo, las Notificaciones, del Volumen I.
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