INFORME DE AUDITORÍA

Yeny Alejandra Sanchez Becerra

SENA
Bogotá DC.
 TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
SOLUCION

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de
apertura y cierre de la auditoría.
b-
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: VIBRATHER S.A.S

Representante: William Sanchez

Dirección: CRA 28 # 5 - 55
Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: wilsan@gmail.com De: Equipo
Auditor Área Gerencia de Calidad
san2018@gmail.com

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Juan David Martínez
Fecha: Septiembre 25 de 2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de
Sistema de Gestión de Calidad de COMUNICACIONSES COLOMBIA en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación

del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
COMUNICACIONSES COLOMBIA
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

• Norma ISO 9001:2008

• Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2018

• Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

• Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-

005

• Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2018

• Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2018

Reunion de Apertura:
8 de septiembre de 2018
Hora 7:45 am Reunion de
Cierre:
8 de septiembre de 2018
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de
Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en
el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de
Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como
criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y
debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de
Calidad y
Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las
instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de
tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al
líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2018. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor.
Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas
relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de
la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además
de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca
por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.
El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

WILLIAM SANCHEZ Experto Tecnico SGC firma

LAURA SAENZ Ingeniero de Procesos firma

PEDRO FERNANDEZ Representante de Gerencia firma

AUDITADOS

Mexico Orozco Coordinador laboratorio de Ensayos e Inve stigacion firma

LORENA HERNANDEZ Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Yurimer Garcia Analista Instrumental firma

Calixto Buenahora Analista Fisicoquimico firma

Martin Elias fuentes Fisicoquimico firma

Cartagena Maria Cubides Auxiliar Laboratorios firma

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

 FECHA: 1 DE NOVIEMBRE 2017

PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA

Reunion de apertura Roman Representante Experto tecnico 7:45 a.
Arango m.
direccion de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 Sixta Secretaria General 8:00 a.
5,5 Mercado m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Witt Coordinador de plantas 10:00 a.
m.
ALMUERZO 12:00:00
m.
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 Margot Director GDRH 1:30 p.
Zarate m.
medicion y analisis de mejora James Ingeniero de proceso 3:00 p.
Rodriguez m.
Reunion de cierre Roman Representante Experto tecnico 4:30 p.
Arango m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma

Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que
van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564
9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3
(Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas
y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las
no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.
 No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de Logística y Última actualización 18 de julio
Servicio al Cliente 2015

2 Política de Gestión
Financiera Última actualización 5 de enero
Instructivos de desarrollo de 2015
Ensayos de laboratorio I-EL-002
Carpetas de Protocolos e
Instructivos

3 Manual de Última actualización 9 de febrero

Procedimientos. Cap. 2016
Compras y Logística.

Manual de Procedimientos de M-PC-002

Laboratorio Versión Marzo de 2016

Manual de Documentos de M-DR-005

Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2017

C. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.

La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación n iSi copias controladas del manual de calidad
Se encuentran documentadas las res Si claramente señaladas en el manual de calidad

Se encuentran comunicadas las resp Si no hay evidencia de la comunicación

Procedimientos operativos (Documentación nivel II)

Existen manuales, instructuctivos, y/ oSi

Existe evidencia documentada del co No Se da por entendido que cada uno conoce sus
funciones pero no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

Estan identificados los planes de trab No Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio estan
ordenadas por los formatos solicitud de
analisis de produccion

Existen registros de las acciones de Si

Formatos y registros (Documentació nSi

Se lleva una bitacora de analisis con Si

Existe una metodologia definida para Si

Documentación completa si

Son los protocolos, manuales, instruc Si La informacion esta en desorden

Esta debidamente almacenada, comp No Hay riesgo de perder informacion debido al
desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacione No

Estan definidas las pautas de actuac No

exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para real iSi Verbalmente conocen el procedimiento, pero
no esta documentado.
 Se emplean tecnicas estadisticas? No

Satisfaccion del cliente.

Existen indicadores adecuados para No

Se emprenden acciones para conoc eNo

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
No. Evidencias de Criterios de Hallazgos de C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimientos política Falta agregar X
de costos en de implementación de
materiales en gestión procedimiento para
bodega y standby financiera costos en
materiales de
bodega y standby

2 formato único de Cap. No se tiene en X

despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logística único de
procedimientos despachos y recibo
de mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política Falta X
organizacionales de logística y actualización de la
servicio política de
al logística, cuya
cliente última
actualización fue el
18 de julio 2011 y
no se han agregado
los cambios
organizacionales
del año 2012
4
 5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el

manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han

agregado los cambios organizacionales del año 2012.
Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento
para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición,
análisis y mejora.
 -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos. g- Realización de reunión
de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la
auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

(Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.