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Gestión de Riesgos

Por: Ricardo Junco Lamus


®RJL2017
Cordial Saludo

Les he compartido un cuestionario por


correo, les agradezco responderlo antes
de comenzar la clase.

Si no lo ha recibido por favor notificarme.

Muchas Gracias
Por: Ricardo Junco Lamus
®RJL2017
Presentación del Docente
Ricardo Junco Lamus
Experiencia laboral Estudios
• Gerente Datisol SAS • Especialista en Dirección de Personas
• 16 Años en Proyectos de Tecnología y • Especialista en Administración de Empresas
Sector Educativo • Ingeniero Electrónico

Certificaciones Vigentes
• Project Management Professional PMP 2009
• Risk Management Professional PMI–RMP 2012
• Certified Business Analysis Professional CBAP 2014
• Lego Serious Play® Certified Facilitator LSP 2015
• Prince2 Foundations Prince2 2016
• Microsoft Project 2016 MsProject 2017
• Professional in Business Analysis PMI-PBA 2017

Experiencia como docente


• 6 años, 7 universidades, empresas consultoras
Programación de la Asignatura

Marzo
Vie 9 Sab 10 Vie 16 Sab 17 Vie 23 Sab 24
Fundamentos

Identificación Ejercicio 1

Calificación Ejercicio 2
Ejercicios en
Ejercicio 3 Clase
Plan de Respuesta 40%
Ejercicio 4
Cuantificación
Examen Final
Ejecución y Control 20%

Caso Final

Trabajos y test Ejercicio Final


Hito
Individuales en clase 20%
Tema 20%
Acerca de los ejercicios de la Materia

• Se procura completar los ejercicios durante la


clase.
• Los ejercicios en grupo serán con máximo 3
integrantes.
• Se presentan por correo, contestando el correo
original enviado por el docente.
• En cada ejercicio sólo se incluye a los que hayan
participado.
• Si falta a clase o una parte de ella, entrega el
ejercicio de forma individual y debe enviarlo por
correo máximo un día habil después de la clase.
¿Por qué ejecutar proyectos?

Misión

Cultura Objetivos

Estructura Estrategia Métricas

Portafolio

Programas Proyectos

Operación
4
El PMI®

El PMI® es la asociación de miembros para la profesión de la


dirección de proyectos, líder en el mundo.
¿Es Proyecto o es operación?

1. Remodelación de una casa


2. Organizar libros en la biblioteca
3. Hornear un pastel de bodas
4. Grapar programas para una obra de teatro
5. Regar las plantas dos veces por semana
6. Pasear el perro todos los días
7. Tejer una bufanda
8. Construir la casa a una mascota
9. Cambiar filtro de aire cada 6 meses
10. Línea de ensamblaje de juguetes
11. Organizar un gran evento
12. Ir al gimnasio tres veces por semana
¿Es Proyecto o es operación?

1. Remodelación de una casa þ


2. Organizar libros en la biblioteca þ
3. Hornear un pastel de bodas þ
4. Grapar programas para una obra de teatro þ
5. Regar las plantas dos veces por semana þ
6. Pasear el perro todos los días þ
7. Tejer una bufanda þ
8. Construir la casa a una mascota þ
9. Cambiar filtro de aire cada 6 meses þ
10. Línea de ensamblaje de juguetes þ
11. Organizar un gran evento þ
12. Ir al gimnasio tres veces por semana þ
Imagina esta situación ….
Vas a dar tu concepto sobre los
candidatos para ser el director del
proyecto más importante de este año en
tu compañía.

El proyecto consiste en construir el nuevo


centro de atención a clientes. Tendrá un
equipo interno de 135 personas y se debe
utilizar la metodología que definió la casa
matriz en Holanda.

Hay 3 candidatos y estas son sus


fortalezas:
El Experto El Preparado El Líder

Excelente en lo técnico Certificado en Proyectos Comunicación abierta


Recursivo Especialización en Londres Inteligencia Emocional
Hace lo que sea para que todoBilingüe Empatía
funcione

¿A quién recomiendas como director del proyecto


mencionado y por qué?
Habilidades de Dirección

Liderazgo

Motivación
Restricciones Básicas

Tiempo Costo Alcance Recursos Calidad Riesgo

Satisfacción
del Cliente

El proyecto
debe cumplir Se desarrollan El producto
un unas debe
cronograma Diversos
características funcionar, el factores
en el producto y trabajo ser pueden
se acuerda un eficiente afectar los
El proyecto
se conserva propósito para objetivos
el trabajo Se requiere el
dentro del personal y materiales
presupuesto adecuados 11
Gestión de Riesgos …

No es … Es …

Confiarse esperando que no Evitar sorpresas y sustos.


pase nada.

Sólo preocuparse sin tomar Prever eventos que afectan el


acción. proyecto.

Improvisar cuando sucede Anticiparse avisando y


algo previsible. actuando a tiempo.

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¿Qué es un Riesgo?

De camino al trabajo
puede ocurrir algo que
te haga llegar tarde.

Eso impactará los resultados de tu


día.
¿Qué es un Riesgo?
Probabilidad Incertidumbre

Evento o condición que puede


ocurrir.

y afectaría algo que me interesa.

Impacto Efecto
¿Qué es un Riesgo?
“Un riesgo es el efecto que la
incertidumbre tiene en los
¿Qué es un Riesgo?
objetivos de la Organización.”.

ISO 31000®
¿Qué es un Riesgo?

“Un riesgo es un evento o


condición incierta que …….
si sucede, tiene un efecto en por
PMBOK®
lo menos uno de los objetivos
del proyecto, como ……..
el alcance, el cronograma, el
costo y la calidad”.

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¿Qué es un Riesgo?
¿Qué es un Riesgo?
¿Qué hacer en los proyectos?

Hasta el proyecto mejor planeado puede tener


problemas tales como:

Fallas de seguridad
Bajas en el equipo de trabajo
Cambios en el clima.

Afortunadamente se puede:

Estimar lo previsible y prepararse para lo imprevisible.


La gestión del riesgo

Los riesgos pueden ser negativos o positivos,

….. entonces la gestión de riesgos consiste en

aumentar la probabilidad o impacto de los riesgos


positivos (oportunidades) y

……. reducir la probabilidad o impacto de los riesgos


negativos (amenazas) del proyecto.

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Qué es gestión de los riesgos?

La guía del PMBOK define gestión de los riesgos como:

“La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos


relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión,
la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a
los riesgos, así como su seguimiento y control en un
proyecto.
¿Riesgo es lo mismo que
imprevisto?

Los riesgos se pueden predecir, planear, preveer


Los imprevistos son eventos que no era posible planear
Ambos, riesgo e imprevisto tienen efecto sobre los objetivos de un
proyecto
El gerente de proyecto debe hacer la mejor gestión posible sobre los
riesgos
El gerente de proyecto debe tomar acción cuando se presentan los
imprevistos
Ideas Principales

Los riesgos de un proyecto se ubican siempre en el futuro.

Pueden tener una o más causas y, si suceden, uno o más


impactos

Es un evento posible por lo que implica probabilidad de


ocurrencia

Tiene una consecuencia en algún objetivo del proyecto


llamado Impacto.
¿Qué es un Interesado o “Stakeholder”?

PMBOK®
“Los interesados son
personas u organizaciones,
que participan activamente en el proyecto, o
cuyos intereses pueden verse afectados
positiva o negativamente por
la ejecución o terminación del proyecto.
Interesados ¿Qué carácterísticas tienen?

Impacto Involucramiento

Interés Influencia Interdependencia

Identificar, clasificar e involucrar a los interesados es clave para el


éxito del proyecto.

33
Roles en Dirección de Proyectos

Alta
Dirección

Gerente Otras
Cliente / Oficina
Funcional áreas
usuarios de
internas
Proyectos

Otros Gerente de Equipo


actores Proyecto de
externos Trabajo

32
Gestión de los Interesados
Fundamentos -> Involucrados y Roles

Alto
Mantener Gestionar de
Satisfecho Cerca
Influencia o
Autoridad

Monitorear Mantener
(esfuerzo mínimo) Informado

Bajo
Interés o Participación Alto
Bajo
33
Tolerancia al Riesgo
Fundamentos
Nivel de riesgo que las organizaciones y los interesados están
¿Qué es? dispuestos a aceptar.

Perfiles de los Interesados


Tolerancia
1. En búsqueda del Riesgo (Risk seeking)

2. Ignorante al Riesgo (Risk ignorant)

3. Neutral al Riesgo (Risk neutral)

4. Adverso al Riesgo (Risk averse)


Tolerancia
36
Tolerancia al Riesgo

¿Qué prefiere?

37
Gestión de Riesgos
Video “Cuando Morirás”

1. ¿Qué actitud ante el riesgo tiene el protagonista?


2. ¿Qué factores utilizó para evaluar los riesgos?
3. ¿Fue acertada la evaluación?
4. ¿Qué implica mayor riesgo, los saltos o conducir?

®RJL2014
Los grupos de Procesos de la Guía del
PMBOK®

Planificación Ejecución

Analizar, predecir, Hacer el trabajo,


acordar lograr entregables
Inicio Cierre

Definir objetivos y Concretar, entregar,


elegir director de trasladar el
proyecto Monitoreo y producto final
Control

Encontrar
variaciones,
proponer acciones
Área de Conocimiento de Riesgo
Los 7 Procesos con sus salidas principales

Planificación

Plan de gestión de los Actualizaciones a los Actualizaciones a los


Registro de riesgos
riesgos documentos del documentos del
Proyecto proyecto

Planificación Ejecución Monitoreo y Control

Información de
Solicitudes de Cambio Solicitudes de Cambio
desempeño del trabajo
Área de Conocimiento de Riesgo
Ciclo de Gestión del Riesgo

Identificación Análisis

Plan Respuesta
Monitoreo

Plan Respuesta
Gestión de Riesgos –Introducción
Qué es gestión de los riesgos?

La guía del PMBOK define gestión de los riesgos como:


“La GesLón de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos
relacionados con llevar a cabo la planificación de la gesLón,
la idenLficación, el análisis, la planificación de respuesta a
los riesgos, así como su seguimiento y control en un
proyecto.
Gestión de los Riesgos del Proyecto
Planificar la Gestión de los Riesgos

Área de Gestión del Riesgo


Conocimiento

Grupo de Procesos Planificación

Salida Principal Plan de Gestión de Riesgos

El propósito de este proceso es definir las políticas, responsables,


formatos y estrategia de gestión que se va a aplicar a los riesgos
durante el proyecto.
Plan de Gestión de Riesgos – Parte 1

Basado en políticas internas o basado


1. Metodología
en PMI, en ISO etc..

Cuánto será la reserva de contingencia


2. Presupuesto
y cómo se administra

Técnicos, Externos, De la
3. Categorías de riesgo
Organización, Recurso Humano etc..

4. Definiciones de probabilidad Qué se define como alto impacto?


e impacto Qué se define como muy probable?

Por ejemplo, si serán integrados con


5. Formatos de los informes
las actas de reunión o aparte
Plan de Gestión de Riesgos – Parte 2

Responsables del riesgo, aprobación


6. Roles y responsabilidades
de presupuesto, quién reporta etc…

7. Matriz de probabilidad e Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo o


impacto más bien con porcentaje

8. Tolerancias de los
interesados Neutral, Ignorante, Adverso, Buscador

9. Seguimiento
Reuniones, participantes, formatos
etc…
Rangos para Probabilidad e Impacto

En texto, cuando En porcentaje En criticidad


no hay mucha para la para el
información probabilidad Impacto

Muy Alto 80% 10

Alto 60% 8

Medio 50% 5

Bajo 30% 3

Muy Bajo 10% 1


Estimación del Impacto del Riesgo
Matriz de Probabilidad e Impacto
Identificar los Riesgos
Estructura de Desglose del Riesgo (Risk
Breakdown Structure o RBS)

Proyecto

Técnico Externo Organizacional Dirección


de Proyectos

Requisitos Subcontratistas y Dependencias del Estimación


proveedores Proyecto

Tecnología
Normativa Planificación
Recursos
Complejidad e Mercado
interfaces Control
Financiamiento
Cliente

Desempeño y
fiabilidad Clima Priorización Comunicación

Seguridad
Calidad
Guía del PMBOK pag 280
Gestión de los Riesgos del Proyecto
Identificar los Riesgos

Área de Gestión del Riesgo


Conocimiento

Grupo de Procesos Planificación

Salida Principal Registro de Riesgos

El propósito de este proceso es evaluar información histórica,


involucrar a los interesados y revisar la información que se tenga de
línea base para registrar todo evento o situación que amenace el
cumplimiento de objetivos del proyecto.
Sintaxis del Riesgo

Se recomienda utilizar una sintaxis con la


información que permita identificar posibles
estrategias de respuesta:
<Causa> + <Efecto> + <Impacto en el proyecto>
<Causa> Las situaciones que generan el efecto
<Efecto> La situación que se cree puede ocurrir
<Impacto en el proyecto> La afectación en los
objetivos del proyecto (alcance, tiempo, costo,
calidad)

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Ejercicio
1. Tome un proceso, proyecto, o empredimiento en el que
esté involucrado actualmente.
2. Estime un riesgo importante que puede afectar un
objetivo de ese proceso o proyecto.
3. Redáctelo con la sintaxis recomendada.
4. Compártalo con la clase.

®RJL2014
Gestión de Riesgos –Introducción
Ejemplos de Amenazas

Si la gente técnica no tiene la experiencia necesaria, se pueden


presentar más errores de los admitidos en el plan, agregando 2
semanas a la fase de pruebas.

Si la Gerente financiera se va en la fase de inicio del proyecto,


se retrasan las aprobaciones de presupuesto y puede impactar
el cronograma hasta en 6 semanas.

Por la temporada alta de ventas que coincide con la ejecución


del proyecto, habría sobrecarga mayor a 50 horas por semana y
se pueden causar atrasos desde 1 a 3 meses en el cronograma.

Si el Departamento de Seguridad Nacional no acepta al menos


70% del personal actual, necesitamos un nuevo proceso de
selección lo cual retrasa 2 meses el proyecto.
.
Gestión de Riesgos –Introducción
Ejemplos de Oportunidades

Si se logra usar un contrato vigente para comprar los equipos,


entonces evitamos un nuevo proceso de compras, ahorrando 3
semanas en el cronograma.

Si se logra que personal interno se certifique en seguridad en 3


meses, no tendríamos que contratar un experto, ahorrando
$5.000 dólares del presupuesto.

Si RRHH aprueba un aumento del 15% del sueldo al gerente


financiero, la conservamos durante el proyecto y evitamos
atrasos por aprobación de presupuesto.

Si podemos usar equipos existentes en las pruebas de la


aplicación mientras llegan los definitivos, se reduce el tiempo
de pruebas de 2 meses a 1 mes.
1. Si no hay conexiones disponibles para
los equipos se puede retrasar la
instalación
2. El área contable entregará la
• A. Requisito información de clientes depurada
3. El sistema debe soportar sesiones para
• B. Riesgo 22 usuarios simultáneos
4. El sistema debe permitir consulta de
• C. Supuesto
usuarios inactivos
• D. Restricción 5. Hay que entregar el módulo probado
antes de terminar el año
6. En las pruebas, se necesita participación
de 4 personas del área solicitante por
medio tiempo y 3 semanas
7. Si se presentan lluvias entre abril y
mayo se tendrían que suspender los
trabajos de campo
Identificar que puede Ocurrir
Identificar que puede Ocurrir
Identificar que puede Ocurrir
Identificar que puede Ocurrir
Berny debe supervisar trabajos desde lo alto de una peña, que riesgos tiene?

Fuentes Causa Efecto Impacto


Viento Fuerte
Factores
Externos El Suelo Falla
Atrasos

El asignado se enfermó
Disponibilidad No conoce medidas de
de recursos protección.
Caerse! Sobrecostos

La multitarea lo
Ruta Crítica desconcentra.
Alguien se demoró en
llevarle amarres. Incumplimientos
Cansado, no llegó el
Supuestos reemplazo.
No sabíamos que temía a
la altura.
Identificar los Riesgos
Análisis FODA
Positivo

Fortaleza Oportunidad

Interno Externo
Talento Humano Cliente

Finanzas Gobierno
Debilidad Amenaza
Conocimiento Leyes

Procesos Mercado

Experiencia Clima
Negativo
Infraestructura Competencia
Evaluar los Riesgos
Análisis de Causa Raíz
Causas secundarias Causas Categorías Efecto
Incremento en impuestos Estrategia comercial de
la Competencia
Proveedores subieron tarifas
Altos precios

Pérdida de
Falta de personal
clientes
Tiempo de respuesta a
reclamos Producto esta desactualizado con
respecto al mercado
Amabilidad callcenter
Producto no cumple algunas
Factura con errores especificaciones

Fallas del sistema de Definición procesos de Calidad


información
Registro de Riesgos

Documento donde se refleja toda la información


¿Qué es?
de la gestión de riesgos del proyecto, desde la
Identificación hasta el control.

u ID u Responsable
u Descripción u Impacto en costo
u Probabilidad u Impacto en tiempo
u Impacto u Valor Monetario
¿Qué u Importancia esperado (costo)
incluye?
u Categoría u Valor Monetario
u Disparador/Indicador esperado (tiempo)
u Estrategia de u Fecha Revisión
Respuesta
u Plan de Contingencia
Registro de Riesgos

Documento donde se refleja toda la información


¿Qué es?
de la gestión de riesgos del proyecto, desde la
Identificación hasta el control.

u ID u Responsable
u Descripción u Impacto en costo
u Probabilidad u Impacto en tiempo
u Impacto u Valor Monetario
¿Qué u Importancia esperado (costo)
incluye?
u Categoría u Valor Monetario
u Disparador/Indicador esperado (tiempo)
u Estrategia de u Fecha Revisión
Respuesta
u Plan de Contingencia
Registro de Riesgos
Ejemplo Análisis de Riesgos

Descripción Riesgo Impacto Probabilidad Plan Contingencia Fecha


probable
1. Contratos clientes Muy Alto Baja Renegociación 5 Octubre
por vencer
2. Rentabilidad en Alto Media Suspender fase 3 10 Mayo
producto estrella
3. Costo alquiler sedes Alto Muy Alta Compartir con 15 Junio
proyecto 75
4. Contrato callcenter Medio Muy Baja No definido
5. Aprobación 3er Medio Alta Aplazar compras 1 Abril
desembolso fase 4
6. Poca experiencia en Medio Alta Por definir Por definir
proyectos
7. Diseños con Alto Baja
problemas
Fuentes de Riesgos

Condiciones que se consideran ciertas.


Generalmente se documentan en el acta de
Supuestos constitución y en el enunciado del alcance del
proyecto

Recurso Humano que se ha cedido de otras áreas


Disponibilidad de
Recursos Herramientas o equipos rentados o prestados
Flujo de caja del proyecto
Fuentes de Riesgos

Actividades con holgura cero


Ruta Crítica
Cualquier desviación atrasa el proyectov

Otros Proyectos, Temas legales


Factores Externos
Seguridad, política, clima

Solicitudes de Negarse a los cambios: Puede que el resultado del


Cambios proyecto ya no cubra la necesidad

Admitir todos los cambios: Puede que el proyecto no


cumpla o no pueda cerrarse
Disparador del Riesgo

¿Qué es? Una situación o un evento que me indica que el


riesgo esta por ocurrir o acaba de iniciar.

Ejemplos • En el primer reporte de avance ya hay un


atraso en los procesos de contratación.

• Hay una oferta formal de otra empresa para


contratar un recurso clave del proyecto

• Hay un equipo o máquina que presenta


algunos errores de funcionamiento

• Hay sobre carga de trabajo en las personas y


están empezando a incumplir
Gestión de Riesgos

Por: Ricardo Junco, PMP, PMI-RMP, CBAP


®RJL2016

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