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Estudio de Mercado soporte de la Licitación Pública para

seleccionar los proveedores de un Acuerdo Marco de Precios de


Productos y Servicios Microsoft

I. Introducción ................................................................................................................................. 3
II. Definiciones ................................................................................................................................. 3
III. Aspectos generales del mercado ................................................................................................ 4
Descripción de productos y servicios objeto del Acuerdo Marco ............................................ 5
1. Productos Microsoft ............................................................................................................. 5
2. Servicios objeto del Acuerdo Marco .................................................................................... 6
Entorno económico.................................................................................................................. 6
Experiencia internacional ........................................................................................................ 8
Marco regulatorio..................................................................................................................... 9
1. Protección de datos personales .......................................................................................... 9
2. Sistemas de responsabilidad ............................................................................................ 11
3. Aspectos tributarios ........................................................................................................... 11
Normas técnicas o certificaciones internacionales ............................................................... 12
IV. Análisis de la oferta ................................................................................................................... 12
Cadena de comercialización de Productos y Servicios Microsoft ......................................... 12
Identificación de proveedores ............................................................................................... 14
Modalidades de licenciamiento ............................................................................................. 16
Estructura del precio.............................................................................................................. 17
1. Productos Microsoft ........................................................................................................... 17
2. Servicios Microsoft ............................................................................................................ 17
Análisis de precios................................................................................................................. 18
Análisis financiero del sector ................................................................................................. 18
V. Análisis de la demanda ............................................................................................................. 18
Análisis de Tienda Virtual del Estado Colombiano ............................................................... 19
1. Entidades Estatales que adquirieron los Productos y Servicios Microsoft ....................... 19
2. Compras por zonas ........................................................................................................... 20
3. Proveedores de Productos y Servicios Microsoft en la TVEC .......................................... 22
4. Categorías de los Productos y Servicios Microsoft ........................................................... 22
5. Productos Microsoft adquiridos en la TVEC ..................................................................... 22
6. Servicios Microsoft ............................................................................................................ 23
7. Análisis de precios de Productos y Servicios Microsoft en la TVEC ................................ 24
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8. Duración de las Órdenes de Compra ................................................................................ 25
9. Oportunidades de mejora .................................................................................................. 26
Análisis de la contratación de las Entidades Estatales ......................................................... 26
1. Identificación de las principales Entidades Estatales........................................................ 27
2. Identificación de los principales proveedores ................................................................... 28
3. Modalidad de contratación ................................................................................................ 29
4. Contratación de las Entidades Estatales por modelo de licenciamiento .......................... 30
5. Facturación y pago ............................................................................................................ 30
VI. Conclusiones ............................................................................................................................. 30

Anexos

Anexo 1 Competencias y certificaciones otorgadas por Microsoft

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I. Introducción

Colombia Compra Eficiente, con el apoyo de MinTIC, puso a disposición de las Entidades Estatales
el Acuerdo Marco de Productos y Servicios Microsoft el 17 de julio de 2015. Este Acuerdo Marco
permitió a las Entidades Estatales adquirir Productos y Servicios Microsoft de forma ágil y
transparente, aprovechando el poder de compra del Estado para generar economías de escala.

La Primera Generación del Acuerdo Marco estará vigente hasta el 31 de octubre de 2017, por lo cual
es necesario estructurar la Segunda Generación del Acuerdo Marco para que las Entidades Estatales
puedan adquirir Productos y Servicios Microsoft, teniendo en cuenta que su necesidad de contar con
estos productos y servicios persiste.

Ante el vencimiento del plazo de este Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente indagó con
Entidades Estatales y proveedores acerca de las características positivas y las oportunidades de
mejora susceptibles de ser incorporadas a la Segunda Generación del Acuerdo Marco. Como
resultado, Colombia Compra Eficiente concluyó que las condiciones del mercado han cambiado y
por ende es necesario refinar los supuestos utilizados para estructurar y administrar una nueva
generación del Acuerdo Marco.

En cumplimiento de la función de “Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y


demás mecanismos de agregación de demanda”1, Colombia Compra Eficiente adelanta el presente
estudio de mercado para analizar la dinámica del mercado de Productos y Servicios Microsoft y así
identificar las tendencias de la oferta y las necesidades de las Entidades Estatales en Colombia.

Bogotá, 4 de julio de 2017.

II. Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas
con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y
en plural de acuerdo como lo requiere el contexto en el cual son utilizados. Otros términos utilizados
con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en el artículo
2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015. Los términos no definidos a continuación deben entenderse
de acuerdo con su significado natural y obvio.

Definiciones
API Es la interfaz expuesta de una plataforma, por sus siglas en inglés Application Program Interface.
Es el servicio de información en línea que contiene información financiera de más de 80.000 empresas
BPR
colombianas.
Es la empresa que distribuye los Productos Microsoft, y que apoya el funcionamiento de estos productos
Canal
con la prestación de los Servicios Microsoft. En inglés Partner,
Es la ficha publicada en la TVEC y que contiene por cada Proveedor: a) Los productos ofrecidos y sus
Catálogo precios; b) los servicios incluidos y sus precios, con las unidades de medida o facturación
correspondientes.
Es cada uno de los grupos en los que se divide el catálogo de Microsoft para efectos del Acuerdo Marco
Categoría de Precios. Cada Categoría contiene familias de Productos y Servicios Microsoft que son afines por su
funcionalidad y por los conocimientos y experiencia requeridos para su implementación.
Es la certificación expedida por Microsoft a los Canales que cumplen con ciertos requisitos establecidos
Competencia como: (i) volumen de ventas; (ii) experiencia; (iii) personal con conocimiento específico; y (iv) desarrollo
de proyectos exitosos.

1 Numeral 7 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.


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Definiciones
Son las Entidades Estatales: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, (b) a las que se
Entidades refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007; y (c) las que por disposición de la ley deban
Compradoras aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 o cualquier otra Entidad Estatal que, de manera
autónoma, decida comprar por medio del presente Acuerdo Marco de Precios.
Es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor) y el
Licencias licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar
el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas.
MinTIC Es el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
En inglés Cloud Computing, es un modelo para habilitar acceso conveniente por demanda a un conjunto
compartido de recursos computacionales configurables. Por ejemplo, redes, servidores,
Nube
almacenamiento, aplicaciones y servicios, que pueden ser rápidamente aprovisionados y liberados con
un esfuerzo mínimo de administración o de interacción con el Canal de servicios.
Primera
Generación Es el Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Productos y Servicios Microsoft CCE-160-1-
del Acuerdo AMP-2015.
Marco
Productos
Son las Licencia del software fabricado por Microsoft.
Microsoft
SECOP Es el Sistema Electrónico de Contratación Pública.
Segunda
Generación Es la Segunda Generación del Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de Productos y Servicios
del Acuerdo Microsoft, cuya viabilidad se analiza en el presente documento.
Marco
Servicios Son los servicios que pueden ofrecer los Canales de Microsoft para apoyar el funcionamiento de los
Microsoft Productos Microsoft, y que presta directamente su personal de soporte.
Es el Sistema de Información y Reporte Empresarial, elaborado y administrado por la Superintendencia
SIREM
de Sociedades.
Es la capacidad provista al consumidor que usa las aplicaciones del fabricante en una infraestructura de
Software como
Computación en la Nube. Las aplicaciones son accesibles desde diferentes dispositivos a través de una
Servicio o
interface de cliente como un navegador web o una interface de aplicación. Por sus siglas en inglés
SaaS
software as a Service.
TI Son las tecnologías de la información.
Tienda Virtual
del Estado Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades
Colombiano – Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco.
TVEC–

III. Aspectos generales del mercado

Las Entidades Estatales utilizan activos de software para el procesamiento, almacenamiento y


distribución de información proveniente de la permanente interacción con el ciudadano. El software
permite a las Entidades Estatales cumplir con sus funciones misionales y obtener mejoras
relacionadas con métodos más consistentes de automatización, respaldo, archivado, entre otros.

Las Entidades Estatales utilizan software de propósito general para apoyar sus procesos de gestión,
administración y supervisión. Algunas aplicaciones son transversales a casi todas las Entidades
Estatales, como el correo electrónico, procesadores de texto, hoja de cálculo, software para
elaboración de presentaciones, y los sistemas operativos y plataformas necesarias para soportar
estos servicios.

Microsoft es una empresa multinacional que desarrolla herramientas que apoyan procesos en toda
clase de organizaciones. Aunque en el mercado del software han aparecido nuevos actores con
aplicaciones o programas muy similares, el software de Microsoft es muy utilizado debido a la base
instalada existente, que repercute en la familiaridad de los usuarios con el software. Por ejemplo, los
sistemas operativos más usados en computadores de escritorio en el mundo, a abril de 2017, son
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los desarrollados por Microsoft: (i) Windows 7 con casi el 50% del total del mercado; (ii) Windows 10,
con una cuota de mercado de 26%; y (iii) Windows XP con un 6% de participación2.

En los años 2014, 2015 y 2016, Microsoft ha invertido en investigación y desarrollo aproximadamente
$12 billones3. Estas inversiones le han asegurado tener una ventaja competitiva a través de la
diferenciación de sus productos y servicios, aumentar el número de usuarios a nivel mundial y
desarrollar nuevas plataformas de software.

Colombia Compra Eficiente identificó que el software fabricado por Microsoft es adecuado para las
Entidades Estatales debido a que sus soluciones (i) satisfacen las necesidades generales y
particulares de las Entidades Estatales y (ii) están respaldadas por servicios de soporte y
mantenimiento.

Descripción de productos y servicios objeto del Acuerdo Marco

Microsoft ofrece software para diferentes propósitos. Sin embargo, al ser desarrollado para atender
las necesidades de clientes diferentes, el software de Microsoft tiene características genéricas que
entregan soluciones rápidas a costa de flexibilidad. Los usuarios que requieren una herramienta
completamente adaptada a su necesidad específica deben identificar hasta qué punto es posible
parametrizar el Producto Microsoft o adquirir una solución diferente. En este sentido, para satisfacer
las necesidades de las Entidades Estatales, no basta únicamente con poner a su disposición el
software desarrollado por Microsoft, sino que es indispensable ofrecerles una serie de servicios que
les permita aprovechar las funcionalidades de este software.

1. Productos Microsoft

El software, debido a su naturaleza intangible, puede ser comercializado de muchas maneras.


Microsoft utiliza diferentes formas de distribuir el software de acuerdo con las tecnologías en uso y
las características del mercado en un momento particular. Los modelos de distribución más comunes
en la actualidad son (i) licenciamiento de software y (ii) SaaS. Microsoft utiliza un modelo de
distribución indirecta, en el que vende su software a sus Canales y estos a su vez lo venden al cliente
final. Para ofrecer sus productos, Microsoft tiene un catálogo diferente por cada modelo de
licenciamiento. Cada catálogo contiene el nombre del producto, su número de parte y una familia
que agrupa productos de características similares. Cada producto está descrito mediante su nombre
y otras características de cada licencia, como la forma de pago, las posibilidades de actualización y
la forma de ofrecerlo.

(a) Licenciamiento de software

El licenciamiento es un modelo de distribución donde el comprador de software no adquiere


ningún derecho de propiedad, sino un derecho a usar el software. Microsoft es quien define el uso y
las características del Licenciamiento del software que otorga al comprador.

Microsoft ofrece diferentes modalidades de licenciamiento cuyo precio varía de acuerdo con el
volumen de licencias adquiridas y los compromisos que el comprador adquiera con Microsoft.

2 https://www.netmarketshare.com/operating-system-market-share.aspx?qprid=10&qpcustomd=0
3 Annual report Microsoft 2016: https://www.microsoft.com/investor/reports/ar16/index.html

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(b) SaaS
El SaaS es un modelo de despliegue de Nube que permite distribuir un software apoyándose en una
infraestructura de TI compartida. El SaaS es cada vez más común y su uso sustituye el licenciamiento
de software anual o a perpetuidad debido a que: (i) la adopción de sus tecnologías está basada en
la Nube; (ii) cuenta con disponibilidad de mejores servicios de conectividad; y (iii) da más control al
fabricante sobre su software al mantenerlo en una infraestructura centralizada de Nube.

Microsoft cuenta con una infraestructura tecnológica de Nube que le permite ofrecer su software a
clientes en todo el mundo. Esta infraestructura se encuentra distribuida en ubicaciones geográficas
muy distantes (diferentes continentes) con el fin de garantizar la continuidad en la prestación de los
servicios.

Microsoft ofrece SaaS a través de licencias de uso con posibilidades de pago distintas a los términos
de las licencias usuales.

2. Servicios objeto del Acuerdo Marco

El uso del software requiere conocimientos técnicos que no están al alcance de todas las Entidades
Estatales. En este sentido, algunos Servicios Microsoft como el desarrollo de proyectos o de
software, tienen una gran complejidad y son cotizados de acuerdo con la necesidad específica de
cada Entidad.

Por el contrario, otros Servicios Microsoft tienen características más genéricas. Por ejemplo, la
instalación, migración, capacitación o soporte, que permiten a la Entidad aprovechar todas las
funcionalidades del software que adquieren.

Los Canales de Microsoft agregan valor a las licencias que venden mediante servicios que permiten
a las Entidades Estatales que no cuentan con consisten en el uso del software para satisfacer las
necesidades de la Entidad Estatal y otros servicios complementarios.

Microsoft también presta directamente servicios de soporte premier que tiene un enfoque de
consultoría personalizada. Estos servicios pueden ser ejecutados por los distribuidores mayoristas
o por los Canales de Microsoft.

Entorno económico

La actividad económica correspondiente al mercado de la fabricación y venta de software es la de


“Desarrollo de sistemas informáticos y procesamiento de datos”. De acuerdo con la Encuesta Anual
de Servicios del DANE los ingresos totales están alrededor de $7,5 billones de pesos para el año
2015, de los cuales el 86% corresponden a ingresos por servicios prestados, el 10% a ingresos por
venta de mercancías y el 4% a otros ingresos.

De acuerdo con el censo realizado por MinTIC en el 2015, el sector de software y tecnologías cuenta
con 3.718 empresas a nivel nacional4. El 53% de estas empresas vende anualmente casi $294
millones y sólo el 4% tiene ventas superiores a los $17.000 millones anualmente.

4 Estudio de caracterización del sector de software y tecnologías de la información en Colombia 2015.


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La clasificación del tamaño de las empresas del sector de software y tecnologías a nivel nacional es
el siguiente: (i) el 66% tienen menos de $ 294 millones en activos: (ii) el 25% tienen entre $294
millones y $3.000 millones en activos; y (iii) el 9% tienen más de $3.000 millones en activos. Por lo
tanto este sector está conformado en su mayoría por Pymes.

En 2014 el PTP reveló los siguientes porcentajes de concentración de la industria nacional de TI y


software: Bogotá́ (44,3%), Antioquia (17,6%), Valle del Cauca (13,5%), Cundinamarca (5,7%),
Atlántico (4,4%), Santander (3,2%) y Nariño (3,7%). La participación por región en la población de
personas ocupadas en la prestación de servicios en consultoría de programas de informática y
suministro de programas de informática es: Bogotá́ (55,9%), Antioquia (15,2%), y Valle del Cauca
(7,8%).

En 2013, las exportaciones del sector de software y tecnologías pasaron de 246,5 millones de
dólares a 103 millones de dólares en 2015. Esta disminución muestra que la industria de software y
tecnologías a nivel nacional carece de capacidades y herramientas que le permitan aprovechar las
oportunidades del mercado externo.

Entre 2013 y 2014 las importaciones del sector de software y tecnologías fueron de 542,3 millones
de dólares, mientras que en 2015 alcanzaron los 640,9 millones de dólares.

El Foro Económico Mundial que mide a través del NRI 5 la forma en que los países aprovechan las
TIC para lograr crecimiento y bienestar, muestra que Colombia ascendió de la posición 63 en 2012
a la posición 46 en 2016, lo cual evidencia un progreso significativo en el desarrollo de la
infraestructura TIC en el país.

Con relación a la falsificación y copia ilegal del software, el más reciente estudio global de piratería
realizado por BSA (Business software Alliance) reveló que en Colombia el 50% del total de software
adquirido es ilegal. Aunque este porcentaje ubica al país como el segundo país de Latinoamérica
con menor tasa de piratería, las pérdidas representan $111.000 por impuestos que el país dejó de
percibir, y más de 18.000 puestos de trabajo menos anualmente.

Uno de los principales factores que le ha permitido a Colombia reducir la brecha de ilegalidad es el
fuerte marco regulatorio para temas de propiedad intelectual como la Ley 603 del 2000 del Congreso
de la República, la cual obliga a las empresas a presentar informes detallados de gestión en temas
relacionados con propiedad intelectual y ha empoderado a entidades como la DIAN para sancionar
a las organizaciones que no tienen su software debidamente licenciado al momento de una auditoria.

Los precios de los Productos Microsoft dependen directamente de la TRM, puesto que los Canales
deben pagar al fabricante en dólares. Existen herramientas en el mercado para contrarrestar las
variaciones de la TRM. Sin embargo, los Canales de Microsoft manifiestan que no siempre recurren
a cubrimientos o compra anticipada de divisas para mitigar estos riesgos.

Gráfico 1 muestra la variación de la TRM promedio durante cada mes en comparación con la TRM
al final del mes. Durante el segundo semestre de 2015 hubo variaciones significativas en la tasa.

Gráfico 1 Variación de la TRM durante el periodo de ejecución de la Primera Generación del Acuerdo Marco: tasa
promedio para el mes contra tasa al final del mes

5 http://reports.weforum.org/global-information-technology-report-2016/networked-readiness-index/
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$ 3.400

$ 3.300

$ 3.200

$ 3.100

$ 3.000

$ 2.900

$ 2.800
sep-15

nov-15
dic-15

sep-16

nov-16
dic-16
jul-15

mar-16

mar-17
ago-15

oct-15

ene-16

jun-16
jul-16
ago-16

oct-16

ene-17
feb-16

feb-17
abr-16

abr-17
may-16
promedio fin de mes

Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en información del Banco de la República

Experiencia internacional

Algunos países tienen instrumentos de agregación de demanda relacionados con Productos y


Servicios Microsoft. Panamá, Chile y México cuentan con instrumentos de agregación de demanda
que reúnen varios proveedores de licencias de software dentro de los cuales incluyen Productos y
Servicios Microsoft y modelos de licenciamiento como Open, EA y EAS dentro de sus catálogos.

ChileCompra6 es el Sistema de Compras Gubernamentales de Chile donde las entidades estatales


chilenas pueden adquirir Hardware, licencias de software y recursos educativos digitales a través del
Convenio Marco de Hardware, licencias de software y recursos educativos digitales, que reúne más
de 8.468 productos y servicios. Este convenio marco fue adjudicado en las siguientes categorías: (i)
categoría nivel 1 – hardware; (ii) categoría nivel 2 y 3 – software; y (iii) categoría nivel 1 - recursos
educativos. En la primera categoría fueron adjudicados 653 proveedores, en la segunda 588 y en la
tercera 147. Los criterios de evaluación utilizados en este convenio fueron: (i) precio ponderado; (ii)
condiciones técnicas y de calidad del servicio; y (iii) cumplimiento de políticas y programas de
sustentabilidad. Chilecompra define todo el catálogo de licenciamiento de software con códigos
propios.

La Secretaría de la Función Pública de México7 tiene a disposición de las entidades estatales


mexicanas el licenciamiento de software en general Este contrato marco cuenta con cuatro (4)
posibles proveedores adjudicados que se encargan de suministrar las licencias de software de
diversas funcionalidades y 21 distribuidores adjudicados que son los encargados de prestar el
servicio de implementación y de soporte para las licencias de software. Los cuatro proveedores
adjudicados son: (i) Google INC; (ii) Oracle México; (iii) Microsoft licensing; y (iv) proveedores

6 Chilecompra: http://www.chilecompra.cl/
7 Gob.mx: http://www.gob.mx/sfp/documentos/contrato-marco-licencias-de-software

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asesoría y consultoría en software. Por medio de este contrato marco las Entidades Estatales pueden
adquirir más de 6.200 tipos de licencias.

Panamá8, por medio de la Dirección General de Contrataciones Públicas quien es la Entidad Estatal
encargada de administrar el portal de compras públicas “Panamá Compra” y de estructurar los
procesos de licitación para los convenios marco cuenta con una agregación de demanda en donde
es posible adquirir licencias de Autodesk, Microsoft, Oracle, Adobe, Google entre otros. En total el
convenio marco ofrece 421 productos y servicios.

Marco regulatorio

El lineamiento número 6 del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI


en el Estado9 establece que “la dirección de tecnologías y sistemas de la información debe realizar
las compras de bienes o servicios de Tecnología a través de Acuerdos Marco de Precios (AMP)
existentes, en caso de que apliquen, y dar prioridad a adquisiciones en modalidad de servicio o por
demanda. Debe además propender por minimizar la compra de bienes de hardware”. Esto quiere
decir que las Entidades Estatales deben tomar los pasos necesarios para transformar su estructura
hacia un modelo que implique menos apropiación y gasto en infraestructura.

Por otra parte, el marco normativo que regula uso de servicios en la Nube incluye aspectos
relacionados con protección de datos personales, sistemas de responsabilidad y aspectos tributarios.

1. Protección de datos personales

En el marco del derecho a la intimidad, el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia señala


que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Igualmente,
señala que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución por lo cual la correspondencia y demás formas de
comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

En desarrollo del artículo 15 de la Constitución, la Ley 1266 de 2008 estableció las disposiciones de
hábeas data especialmente para el manejo de bases de datos financieras, crediticias, comerciales
de servicios y proveniente de terceros países y la Ley 1581 de 2012 estandarizó los parámetros de
protección de datos personales en Colombia lo cual incluyó:

i. La definición del alcance del tratamiento de datos personales indicando que los principios
rectores son la seguridad, confidencialidad y el acceso y circulación restringida, entre otros.

8 Panamá compra: http://www.dgcp.gob.pa/convenios-actuales/software-y-licencias


9 Guía General de Evidencias del Marco de Referencia: http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/propertyvalues-
8158_descargable_7.pdf

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ii. La clasificación de los partícipes del tratamiento de datos personales en titulares 10;
responsables11; y encargados12.
iii. La definición de los derechos de los titulares y deberes de los responsables y encargados.
Señalando específicamente la necesidad de contar con la autorización del titular salvo
excepciones taxativas.
iv. La prohibición de transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos salvo cuando se trate de información
respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca, intercambio
de datos de carácter médico, transferencias bancarias, transferencias acordadas en el
marco de tratados internacionales, salva guardia de interés público, ejercicio de un derecho
en un proceso judicial, etc.
v. La designación de la responsabilidad de la Superintendencia de Industria y Comercio—
Delegatura de Protección de Datos Personales—de vigilar que el tratamiento de datos
personales respete los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley.
vi. La definición del régimen sancionatorio para responsables y encargados por el
incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley. Aclarando que en el evento en el
que la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de
una autoridad pública remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que
adelante la investigación respectiva.

Posteriormente el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) reglamentó la Ley
1581 de 2012 y dentro de otros aspectos dispuso lo siguiente:

i. Parámetros de autorización de tratamiento de datos personales por parte de los titulares


señalando que esta puede ser por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas
del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
ii. Obligaciones para los responsables de desarrollar políticas para el tratamiento de datos
personales que determinen la finalidad del tratamiento, los derechos de los titulares, así
como el procedimiento para que los titulares puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir
información.
iii. Parámetros para la transmisión de datos, entendiendo por esta el tratamiento de datos
personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable.

Puntualmente frente a la transmisión de datos, el Decreto 1074 de 2015 dispuso que las
transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un
Encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no
requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los
términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

10 Personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.


11 Personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que por sí mismas o en asocio con otros, decidan sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
12 Personas naturales o jurídicas públicas o privadas, que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el Tratamiento
de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

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2. Sistemas de responsabilidad

En virtud del Decreto 1074 de 2015 los responsables del tratamiento de datos personales tienen la
obligación de demostrar a solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio que han
implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la
Ley 1581 de 2012. Para esto la Superintendencia publicó una guía13 según la cual los responsables
deben considerar, dentro de otros aspectos, sistemas de administración de riesgos asociados al
tratamiento de datos personales, protocolos de respuesta en el manejo de violaciones e incidentes
y definición de parámetros de gestión de los encargados del tratamiento.

Por otra parte, frente a la responsabilidad de proveedores (fabricantes) y distribuidores de servicios


de nube o alojados en esta es preciso mencionar que el artículo 60 de la Ley 1480 de 2011 (estatuto
del consumidor) dispuso que “todo productor debe asegurar la idoneidad y seguridad de los bienes
y servicios que ofrezca o ponga en el mercado, así como la calidad ofrecida. En ningún caso estas
podrán ser inferiores o contravenir lo previsto en reglamentos técnicos y medidas sanitarias o
fitosanitarias. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a: 1. Responsabilidad solidaria del
productor y proveedor por garantía ante los consumidores. 2. Responsabilidad administrativa
individual ante las autoridades de supervisión y control en los términos de esta ley. 3.
Responsabilidad por daños por producto defectuoso, en los términos de esta ley.”

La Ley 44 de 1993 establece penas de dos a cinco años de cárcel e indemnizaciones para sancionar
el delito de piratería de software.

La Ley 603 de 2000 dispone que todas las empresas deben reportar en sus informes anuales de
gestión el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor. La DIAN tiene
como función supervisar el cumplimiento de estas leyes, mientras que las Superintendencias son
responsables de ejercer labores de vigilancia o control. Por otro lado, la Dirección Nacional de
Derechos de Autor es la autoridad en materia de derechos de autor en Colombia, y recopila los
informes anuales que entregan las Entidades Estatales relacionando entre otros aspectos, las
licencias de cómputo que utilizan.

3. Aspectos tributarios

El numeral 24 del artículo 476 del Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989) señala que el suministro
de páginas web, computación en la nube y el mantenimiento a distancia de programas y equipos
están excluidos del impuesto sobre las ventas.

Al respecto, la DIAN mediante el oficio Nº 027059 17-09-2015 definió nube como el servicio de
almacenamiento que se otorga a través de un proveedor de servicio de Internet que debidamente
ofrece distintos servicios que se apilan en SaaS (Software como un servicio), PaaS (Plataforma como
un servicio) y IaaS (Infraestructura como un servicio).

13 Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada. Recuperado el 1 de abril de 2017 de:
https://habeasdatacolombia.uniandes.edu.co/wp-content/uploads/Guia-SIC-Accountability-28V2015.pdf
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Normas técnicas o certificaciones internacionales

Los siguientes son algunos de los parámetros de calidad y certificaciones que deben cumplir los
fabricantes de software:

1. CMMI: Es el modelo definido por el Instituto de Ingeniería del software para el desarrollo e
implementación de un software que permita (i) comprender los elementos problemáticos
específicos de las organizaciones; (ii) ayudar a formular el modelo; y (iii) determinar cómo
lograr dichas mejoras.

2. ISO/IEC 9126: Esta norma internacional fue desarrollada entre 1991 y 2001. Es usada para
evaluar la calidad de un software desde diferentes criterios asociados con adquisición,
requerimientos, desarrollo, uso, evaluación, soporte, mantenimiento, aseguramiento de la
calidad y auditoria de software. Los modelos de calidad de software para esta norma están
divididos en calidad interna y externa y en calidad en uso. La ISO/IEC 9126 mide la calidad
de un sistema de software como el grado en el que el sistema satisface las necesidades
implícitas y explícitas de sus diferentes usuarios. Estas necesidades se representan dentro
de SQuaRe en: (i) el modelo de calidad del producto software; (ii) el modelo de calidad de
datos; y (iii) el modelo de calidad en uso del sistema.

3. ITIL V3: Es un Marco de Referencia que describe un conjunto de mejores prácticas y


recomendaciones para la administración de servicios de TI, con un enfoque de
administración de procesos. Estas prácticas refuerzan el foco en los servicios de TI
analizando y estudiando los casos reales.

IV. Análisis de la oferta

La industria de software y servicios asociados está compuesta por empresas que tienen dentro de
su objeto social (i) el desarrollo de software; (ii) aplicaciones informáticas y páginas web; (iii) la
generación de productos de software; (iv) aplicaciones móviles y SaaS; (v) comercialización o
licenciamiento de software; y (vi) servicios de software. Las actividades relacionadas con este
proceso son (i) la venta de Licencias nuevas y actualizaciones; (ii) suscripción, soporte técnico y
mantenimiento de software; (iii) soporte telefónico y presencial. Algunas actividades requieren un
acompañamiento adicional como personalización, capacitación, migración y parametrización. Tanto
Microsoft como sus Canales proporcionan estos productos y servicios a las Entidades Estatales
como aparece a continuación.

Cadena de comercialización de Productos y Servicios Microsoft

Microsoft utiliza un modelo de distribución basado en Canales que se encargan de vender el software
a los clientes finales. La cadena de suministro es similar en todos los casos y se basa de cuatro (4)
eslabones:

i. Primer eslabón: Microsoft como fabricante, tiene varias sedes donde desarrolla sus
productos de software. Adicionalmente, cuenta con una infraestructura tecnológica que le
permite prestar servicios basados en la Nube. Microsoft pone a disposición de sus

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distribuidores mayoristas y de los Canales LSP sus productos y servicios para que estos los
puedan adquirir y vender. Adicionalmente Microsoft ofrece algunos servicios directamente.

ii. Segundo eslabón: Microsoft vende software a distribuidores mayoristas, quienes cumplen la
función de ser intermediarios entre Microsoft y sus Canales. Está función está limitada a la
reventa de los Productos y Servicios Microsoft.

iii. Tercer eslabón: Son los Canales que atienden las necesidades del usuario final. Los Canales
pueden ser (i) un Canal que entrega la Licencia directamente al usuario final y ofrece
servicios adicionales; o (ii) un Canal integrador de soluciones, que distribuye el software
preinstalado en los equipos que vende, generalmente con restricciones adicionales y
Licencias especiales; o (iii) un Canal LSP que entrega la Licencia al usuario final en
diferentes modalidades de licenciamiento como Open, MPSA, EA y CSP además ofrece
servicios especializados para grandes empresas y Entidades Estatales; (iv) un Canal AER
que entrega la Licencia al Consumidor final en diferentes modalidades de licenciamiento
como Campus Académico, Open Value Subscription Académico y School Académico que
entrega Productos y Servicios Microsoft en las instituciones educativas.

iv. Cuarto eslabón: es el consumidor final o institución educativa que compra de los Canales los
servicios ofrecidos directamente por éste y los Productos y Servicios de Microsoft.

Gráfico 2 Cadena de comercialización de Productos Microsoft

Fuente: Colombia Compra Eficiente.

Los integradores y clientes también juegan un papel importante en el proceso de desarrollo. La


ejecución adecuada de los procesos de integración, configuración e implementación son cruciales
para la integridad de un sistema de TI.

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Identificación de proveedores

1. LSP (Licensing Solutions Partners): tienen la posibilidad de adquirir las Licencias


directamente de Microsoft o a través de un distribuidor mayorista.

2. Distribuidor mayorista: (Ver sección IV.G). La compra se realiza a través de los siguientes
pasos: (i) Microsoft vende las Licencias a un distribuidor mayorista; (ii) el distribuidor
mayorista vende las Licencias al Canal; y (iii) el Canal vende la Licencia al usuario. En este
caso, existen dos intermediarios que obtienen una ganancia sobre los productos que
comercializan. Cabe aclarar que Microsoft tiene listas de precios internas para los
distribuidores mayoristas. El acceso a estas listas es restringido ya que Microsoft exige
certificados para acreditar Competencias, capacidad financiera y capacidad de distribución

3. Canal: Compra las Licencias a un distribuidor mayorista y las vende al usuario. En este caso,
el distribuidor mayorista otorga un cupo de crédito determinado al Canal que le permita
comprar y vender las Licencias, que es indispensable para que este pueda operar.

4. Integrador de sistemas: en este caso el integrador adquiere software y hardware de


distintos Canales con el fin de crear un sistema ajustado que le permita contar con
especificaciones funcionales propias o las requeridas por el usuario.

Todos los interesados en vender Productos y Servicios Microsoft deben pertenecer a la red de
distribuidores de Microsoft, llamada Microsoft Partner Network y Microsoft Partner List. Estas
certificaciones además de convertir al proveedor en un Canal de Microsoft asegura que sus
productos y servicios estén garantizados y respaldados por Microsoft.

Microsoft como propietario intelectual del código fuente de sus productos, certifica a sus Canales de
acuerdo con sus Competencias (capacidad técnica). Los Canales idóneos para atender al sector
gobierno pueden ser llamados a ser parte del GPP (Government Partner Program), que es un
programa que los certifica para prestar servicios enfocados al sector público a través del
cumplimiento de ciertos parámetros como: (i) porcentaje de participación de ventas en el sector
público; (ii) experiencia en administración y contratación en procesos públicos en Colombia; y (iii)
certificación mínimo nivel Silver dentro del programa de Microsoft Partner Network. Sin embargo,
otros Canales que no pertenecen a este programa pueden tener o desarrollar la capacidad de
atender las necesidades de las Entidades Estatales.

Microsoft cuenta con otros tipos de certificaciones como el Silver Certified Partner y Gold Certified
Partner que se adquieren mediante el cumplimiento de Competencias, profesionales certificados,
capacidad de ventas, entre otros.

Microsoft certifica las capacidades, experiencia y nivel de ventas de sus Canales a través de
Competencias. Por otra parte, también valida los conocimientos que adquiere una persona a través
de certificaciones. El Anexo 1 muestra las Competencias y certificaciones otorgadas por Microsoft,
junto con su descripción. Algunas de estas Competencias son relevantes para la calidad de los
servicios que adquieren los usuarios, mientras que otras están relacionadas con nivel de ventas o
capacidades comerciales, y no agregan valor a los servicios que puede contratar una Entidad Estatal.

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Colombia Compra Eficiente identificó el tamaño de las empresas a partir de la información reportada
en BPR del 2016 de los proveedores reportados por Microsoft Colombia y aquellos que estaban
registrados con ventas de Productos y Servicios Microsoft en el SECOP. Según la ley 590 de 2000,
las empresas son categorizadas según el total de activos de la siguiente manera: (i) micro empresa
si tiene menos de 501 salarios mínimos; (ii) pequeña empresa si tiene entre 501 y 5.001 salarios
mínimos; (iii) mediana empresa si tiene entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos; y (iv) grande si tiene
más de 15.000 salarios mínimos.

El Gráfico 3 muestra el tamaño de las empresas proveedoras de Productos y Servicios Microsoft y


la participación de cada Categoría de acuerdo con los activos totales. Cabe resaltar que el 34% de
las empresas son grandes y la suma de sus activos corresponde al 86,7% de los activos del conjunto
de todas las empresas analizadas.

Gráfico 3 Tamaño de empresas proveedoras de Productos y Servicios Microsoft


90%
80%
70%
60%
50% 47%

40% 34%
30%
19%
20%
10%
0%
Pequeña Mediana Grande

% Empresas

Fuente: cálculos Colombia Compra Eficiente con base en BPR (2016).

La Tabla 1 muestra las empresas proveedoras de Productos y Servicios Microsoft y la utilidad


operacional de cada una.
Tabla 1 Principales empresas proveedoras de Productos y Servicios Microsoft
Utilidad operacional
No. NIT Empresas
2016
1 800198591 Branch of Microsoft Colombia Inc. $11.644.947.000
2 800015583 Colombiana de Software y Hardware S.A. $8.439.012.000
3 800058607 Controles Empresariales Ltda. $5.261.270.000
4 900534356 World Office Colombia S.A.S. $5.106.653.000
5 800057965 Vision Software S.A.S. $4.869.144.000
6 900616678 Sitec Suministros S.A.S. $2.094.974.000
7 900389156 Softline International Colombia S.A.S. $2.075.445.000
8 900471414 Origin It S.A.S. $1.663.511.100
9 830016004 Redcomputo Ltda. $1.515.607.000
10 900193129 MSA de Colombia S.A.S. $1.454.710.600
11 830035246 Dell Colombia Inc. $1.085.835.000
12 900237844 The Best Experience in Technology S.A. $1.069.540.000
13 830048654 SAS Institute Colombia S.A.S. $962.539.000
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Utilidad operacional
No. NIT Empresas
2016
14 800087219 Zurich de Occidente S.A. $909.195.000
15 811000242 C y S Computadores y Suministros S.A. $851.155.000
16 830110570 Nex Computer S.A. $689.332.000
17 805019778 Infotech de Colombia S.A.S. $608.817.700
18 900304856 Intelligence It S.A.S. $449.371.000
19 807004387 Docuxer Ltda. $399.150.000
20 830122424 Frontech Ltda. $398.412.400
21 900029467 Aron S.A.S. $380.033.500
22 860076580 Compania Comercial Gobe Ltda. $267.807.700
23 830073623 Key Market S.A.S. $252.108.000
24 830500329 Nemesis Asociados S.A. $227.998.400
25 800015163 Compurent S.A.S. $204.961.900
26 830038304 Gold Sys Ltda. $185.981.000
27 800036413 Calderon Cardona Ltda. $117.470.200
28 900519724 Technology Strategy and Consulting S.A.S. $40.576.200
29 805022904 Intelecto Soluciones y Tecnologia Limitada $86.458.200
Fuente: BPR 2016, filtro realizado por Colombia Compra Eficiente.

Modalidades de licenciamiento

Microsoft distribuye sus productos a través de modalidades de licenciamiento diferentes. Aunque los
Productos Microsoft entregados son los mismos, cada modelo implica formas de compra, precios y
obligaciones diferentes por parte del proveedor y del usuario.

1. EA (Enterprise Agreement): Es un acuerdo entre Microsoft o uno de sus Canales y un


comprador. En este acuerdo, que puede durar hasta 3 (tres) años, el comprador paga una
tarifa anual y obtiene la congelación de los precios de las Licencias que desea adquirir
durante la duración del acuerdo el derecho a recibir actualizaciones para todas las Licencias
adquiridas. Este modelo de licenciamiento está orientado a empresas con más de 250
equipos y que desean estandarizar toda su organización con software de Microsoft.

2. CSP (Cloud Service Provider): es un modelo de licenciamiento que incluye los siguientes
productos: (i) Office 365; (ii) CRM online; (iii) Azure,enterprise mobility suite; y (iv) Dynamics.
Este modelo de licenciamiento tiene un catálogo flexible y ofrece una facturación mensual
de los Productos y Servicios Microsoft, es decir, por consumo mensual y el pago en cuotas
de las Licencias.

3. EAS (Enterprise Agreement Subscription): Tiene las mismas características que EA, pero
con derechos de uso no perpetuos y mayor descuento en precios por volumen.

4. Open: Cualquier Canal puede vender Productos Microsoft bajo este modelo de
licenciamiento. Existen diferentes niveles de descuento de acuerdo con el tipo de comprador.
Es la forma más usual de adquirir Productos Microsoft, dado que los usuarios tienen como
única condición la compra de más de 5 Licencias.

5. EES (Enrollment for Education Solutions): Diseñado para clientes académicos con 1.000
o más empleados de tiempo completo. Pueden adquirir licencias de plataforma de escritorio
a través de un Large Account Reseller (LAR) de Microsoft. Generalmente es utilizado por
instituciones de educación básica y superior.
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6. OVS (Open Value Subscription for education): Diseñado para clientes académicos con
sólo cinco empleados de tiempo completo. Pueden adquirir licencias de plataforma de
escritorio a través de un Authorized Education Reseller firmando electrónicamente el
acuerdo Microsoft. Generalmente, lo adquieren instituciones de educación básica y superior
pequeñas.

7. School Agreement: Diseñado para clientes académicos de educación básica y media


superior (nivel preescolar, primario, secundario y bachillerato) ya que otorga a las
instituciones educativas la facilidad de adquirir las Licencias Productos Microsoft que tengan
un enfoque académico. Este modelo es solamente para nivel primario, secundario y
preescolar.

Estructura del precio

Colombia Compra Eficiente indagó con Microsoft y sus Canales de negocios sobre la estructura del
precio en la adquisición de Productos y Servicios Microsoft.

1. Productos Microsoft

La distribución de software se realiza de manera digital. Microsoft vende sus Licencias a través de
mecanismos virtuales y el valor asociado a estos corresponde a un precio base en dólares en un
catálogo definido por Microsoft. A este precio se adicionan los márgenes de ganancia de los
intermediarios que suelen ser menores al 10%, tanto para los distribuidores como para los Canales,
de modo que para los productos Microsoft, la estructura del precio consta únicamente de: (i) precio
de la licencia, que representa entre el 80% y el 90% del costo total; (ii) margen de utilidad del
distribuidor mayorista, que suele ser del 0% al 10%; y (ii) ganancia del Canal, que también suele ser
del 0% al 10%.

Microsoft entrega descuentos adicionales a algunos usuarios. La entrega de estos descuentos está
sujeta a que Microsoft Colombia conozca de la existencia de un Proceso de Contratación, sea
directamente a través del usuario, de un Canal o de los anuncios de publicación de nuevos procesos
(incluyendo los lanzados a través de la TVEC). Una vez que Microsoft revisa el requerimiento del
usuario, informa directamente a sus Canales y distribuidores mayoristas sobre la proporción del
descuento que le corresponde, con lo cual el precio disminuye para toda la cadena de distribución.
Los Canales pueden trasladar este descuento a las Entidades Estatales, aunque también pueden
trasladarlo parcialmente para aumentar su margen de ganancia.

2. Servicios Microsoft

Los Canales de Microsoft obtienen una proporción significativa de sus ingresos de la venta de
servicios basados en el software Microsoft que venden. Para la prestación de estos servicios, los
proveedores incurren en costos que corresponden a: (i) los servicios profesionales de personal
especializado con conocimientos en los productos Microsoft; (ii) las prestaciones correspondientes
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a estos servicios; y (iii) la infraestructura tecnológica necesaria para apoyar las funciones de este
personal.

Análisis de precios

El precio de los Productos y Servicios Microsoft se establece de acuerdo con los siguientes factores:
(i) cambios de moneda de cada país (ej. TRM); (ii) los procesos de distribución y comercialización
en los que intervienen asesores e ingenieros especializados; y (iii) en algunos casos los costos del
transporte para la comercialización final de los productos.

En la Primera Generación del Acuerdo Marco Colombia Compra Eficiente ajustó trimestralmente los
precios con base en la variación de la TRM. Para cubrirse de estas variaciones, los proveedores
pueden adquirir coberturas o fijar precios relativamente más altos. En cualquier caso, esto se traslada
al precio final para el usuario, por lo que Colombia Compra Eficiente debe analizar el mejor
mecanismo para manejar este riesgo.

Análisis financiero del sector

Colombia Compra Eficiente tomó una muestra de 29 empresas proveedoras de Productos y Servicios
Microsoft con base en la información reportada en BPR para el 2016. La Tabla 2 muestra que estas
empresas tienen en promedio un índice de liquidez 2,32 y un promedio en el índice de
endeudamiento del 64%. Con relación a la rentabilidad del activo y rentabilidad del patrimonio, existe
una desviación estándar que demuestra una gran dispersión en los datos, la cual puede hacer
referencia a la gran variedad en las dinámicas económicas y en la operación financiera de cada
empresa. Adicionalmente, Colombia Compra Eficiente evaluó para la razón de cobertura de intereses
las empresas proveedoras de Productos y Servicios Microsoft que presentan información para gastos
financieros en BPR para el 2015 y retiró del análisis aquellos datos atípicos.

Tabla 2 Indicadores financieros y organizacionales Canales Microsoft


Razón de
Estadísticas Índice de Índice de Rentabilidad Rentabilidad
cobertura de
descriptivas liquidez endeudamiento del activo del patrimonio
intereses
Promedio 2,32 0,64 0,13 0,26 5,57
Desviación
2,6 0,22 0,15 0,54 3,74
estándar
Mínimo 0,95 0,21 -0,06 -2,23 0,86
Máximo 15,15 1,35 0,78 1,02 12,75
Fuente: BPR 2016. Cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente.

V. Análisis de la demanda

Colombia Compra Eficiente busca a través del análisis de la demanda de las Entidades Estatales,
determinar las necesidades de las Entidades Estatales para la adquisición de Productos y Servicios
Microsoft a través del análisis de sus procesos de contratación.

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Análisis de Tienda Virtual del Estado Colombiano

La Primera Generación del Acuerdo Marco entró en vigencia en julio de 2015 y hasta abril de 2017
se registraron 406 Órdenes de compra por un valor total de $ 141.421 millones en la Tienda Virtual
del Estado Colombiano.

Tabla 3 Valor contratado por año en Productos y Servicios Microsoft en la TVEC


Valor contratado No de órdenes
Año
(millones) de compra
2015 $ 32.452 94
2016 $ 91.481 250
2017 $ 17.488 62
Total $ 141.421 406
Fuente: cálculos Colombia Compra Eficiente con base en TVEC.

1. Entidades Estatales que adquirieron los Productos y Servicios Microsoft

Colombia Compra Eficiente analizó las Órdenes de Compra entre julio de 2015 y abril de 2017. La
siguiente tabla muestra las Entidades Estatales que adquirieron Productos y Servicios Microsoft a
través de la TVEC. Del total de Órdenes de Compra, el 26% fueron colocadas por Entidades
Estatales no obligadas por la ley 1150 de 2007 a utilizar los Acuerdos Marco de Precios.

Tabla 4 Valores de las Órdenes de Compra


Entidades No de Órdenes Valor Órdenes de
Año
Compradoras de Compra Compra (millones)
No obligada 15 $4.622
2015 Obligada 79 $27.829
Subtotal 94 $32.452
No obligada 72 $22.082
2016 Obligada 178 $69.399
Subtotal 250 $91.481
No obligada 20 $3.428
2017 Obligada 42 $14.060
Subtotal 62 $17.488
Total general 406 $141.421
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

Colombia Compra Eficiente analizó las Órdenes de Compra entre julio de 2015 y abril de 2017. La

Tabla 5 muestra las 30 Entidades Estatales que más recursos destinaron a la adquisición de
Productos y Servicios Microsoft discriminada por valor y por número de Órdenes de Compra.

Tabla 5 Distribución de Entidades Estatales por valor y número de Órdenes de Compra en la TVEC

Valor No de Órdenes de
No Entidad Estatal % %
(millones) Compra

1 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) $ 11.723 8,28% 7 1,72%


2 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) $ 8.445 5,97% 2 0,49%
3 Ministerio Salud y Protección Social - General $ 8.226 5,81% 4 0,99%
4 Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores $ 6.915 4,89% 5 1,23%
Fondo de Tecnologias de la Informacion y las
5
Comunicaciones $ 5.388 3,81% 10 2,46%
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Valor No de Órdenes de
No Entidad Estatal % %
(millones) Compra

6 Ministerio de Hacienda y Crédito Público $ 5.101 3,60% 2 0,49%


7 Rama Judicial - Consejo Superior de la Judicatura $ 4.879 3,45% 2 0,49%
8 Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social $ 4.428 3,13% 4 0,99%
9 Departamento Nacional de Planeación (DNP) $ 3.583 2,53% 5 1,23%
10 Central Administrativa y Contable - Cenac Telemática $ 3.534 2,50% 4 0,99%
Departamento Administrativo de la Presidencia de la
11
República $ 2.845 2,01% 2 0,49%
Agencia Colombiana para la Reintegracion de Personas y
12
Grupos Alzados en Armas $ 2.841 2,01% 5 1,23%
13 Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio $ 2.478 1,75% 6 1,48%
14 Superintendencia de Sociedades $ 2.319 1,64% 6 1,48%
15 Superintendencia Nacional de Salud $ 2.308 1,63% 7 1,72%
16 Secretaria Distrital de Gobierno $ 2.138 1,51% 1 0,25%
17 Instituto de Desarrollo Urbano $ 2.095 1,48% 2 0,49%
18 UAE - Aeronáutica Civil $ 2.094 1,48% 3 0,74%
19 Gobernación de Antioquia $ 2.048 1,45% 2 0,49%
20 Ministerio de Defensa Nacional $ 2.006 1,42% 6 1,48%
21 Unidad Atención Reparación Integral a Víctimas $ 1.941 1,37% 3 0,74%
22 Defensoría del Pueblo $ 1.923 1,36% 5 1,23%
23 Unidad Nacional de Protección $ 1.893 1,34% 4 0,99%
24 Fiscalia General de la Nación - Gestion General $ 1.807 1,28% 1 0,25%
25 Instituto Nacional de Vías $ 1.795 1,27% 8 1,97%
26 Comando Armada Nacional $ 1.545 1,09% 2 0,49%
27 Fondo Financiero Distrital de Salud $ 1.375 0,97% 3 0,74%
28 Contraloría General de la República $ 1.372 0,97% 3 0,74%
29 Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) $ 1.325 0,94% 3 0,74%
30 Secretaría Distrital de Integración Social $ 1.302 0,92% 2 0,49%
Otras $ 39.836 28,15% 287 70,69%
Total $141.421 100% 406 100%
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

2. Compras por zonas

La Tabla 6 muestra la distribución de compras por zonas. Del valor total de las Órdenes de Compra
el 96,69% son de Bogotá D.C.

Tabla 6 Distribución de compras por municipio


Valor
Zona %
(millones)
Bogotá D.C $ 136.236 96,33%
Medellín $ 2.826 2%
Neiva $ 460 0,33%
Tunja $ 390 0,28%
Manizales $ 283 0,2%
Rionegro $ 272 0,19%
Facatativá $ 246 0,17%
Ibagué $ 225 0,16%
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Barrancabermeja $ 214 0,15%
Cali $ 168 0,12%
Soacha $ 60 0,04%
Villavicencio $ 19 0,01%
Armenia $ 18 0,01%
Bucaramanga $ 2 0,002%
Total $ 141.421 100%
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

En la ejecución de la Primera Generación del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente no tuvo
quejas por parte de ninguna Entidad Estatal con relación a la clasificación de las zonas establecidas
para la adquisición de los Productos y Servicios Microsoft. Sin embargo, algunos Proveedores de la
Primera Generación del Acuerdo Marco manifestaron que existían posibilidades de mejora en la
agrupación de los municipios por regiones teniendo en cuenta la facilidad de acceso a los lugares.

Por esta razón, Colombia Compra Eficiente para la Segunda Generación del Acuerdo Marco realizó
un análisis de las ciudades principales y los municipios y los agrupó de acuerdo con la facilidad de
acceso, las vías principales, costos de desplazamientos y fletes, con el fin de facilitar la prestación
de los Servicios Microsoft. La Tabla 7 muestra la distribución de la distribución de las zonas.
Tabla 7 Zonas del Acuerdo Marco
Zona Municipios
Bogotá D.C., Facatativá, Zipaquirá, Chía, Mosquera, Madrid, Funza, Cajicá, Soacha, Sibaté, Tocancipá,
La Calera, Sopó, Tabio, Tenjo, Cota, Cogua, Nemocón, Gachancipá, Bojacá.
Medellín, Caldas, La Estrella, Itagüí, Sabaneta, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa, Envigado.

Cartagena, Turbaco, Arjona, Turbaná, Santa Rosa, Santa Catalina, Clemencia, Maria La Baja, Mahates,
1 San Estanislao, Villanueva.

Barranquilla, Soledad, Galapa, Puerto Colombia, Malambo.


Bucaramanga, Floridablanca, Girón, Piedecuesta.
Cali, Palmira, Yumbo, Jamundí, Florida, Pradera, Candelaria, Dagua, Puerto Tejada, Santander de
Quilichao, Villa Rica.
Armenia, Circasia y Salento, Montenegro, Calarcá, La Tebaida.
Cúcuta, Los Patios, Villa del Rosario, San Cayetano, El Zulia, Puerto Santander.
Ibagué, Valle de San Juan, San Luis, Piedras, Flandes, Espinal, Coello, Cajamarca, Anzoátegui, Alvarado.
Manizales, Villamaría, Anserma, Palestina, Chinchiná, Neira, Marulanda.
Montería, Cereté, Puerto Escondido, San Pelayo, San Carlos, Planeta Rica, Tierralta, Valencia, Canalete,
Los Córdobas.
Neiva, Campoalegre, Palermo, Aipe, Rivera, Tello, Baraya, Villavieja.
Pasto, Nariño, Sandoná, Ancuya, Yacuanquer, Funes, Tangua, Imués, Chachaguí, Buesaco, El Tambo,
2 La Florida, Potosí, Ipiales, Ospina, Arboleda, El Tablón.
Pereira, Dosquebradas, La Virginia, Marsella, Santa Rosa de Cabal.
Popayán, El Tambo (Cauca), Piendamó – Tunía, Timbío, Cajibío.
Santa Marta, Ciénaga, Puebloviejo, El Retén.
Sincelejo, Sampués, Palmito, Tolú, Tolú Viejo.
Tunja, Chiquinquirá, Cómbita, Duitama, Villa de Leyva, Cucaita, Sora, Tinjacá, Ráquira, Samacá, Sáchica,
Soracá, Ciénega, Boyacá, Jenesano, Ramiriquí, Miraflores, Tibaná, Garagoa, Oicatá, Chivatá, Sibaté,
Siachoque, Toca, Tuta, Santa Rosa de Viterbo, Nobsa, Belén, Paz del Río, Isa, Pesca, Monguí,
Mongua,Tópaga, Corrales , Firavitoba, Moniquirá, Sogamoso, Paipa, Ventaquemada.
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Zona Municipios
Villavicencio, Acacías, Cumaral, Restrepo, El Calvario, Puerto López, Puerto Gaitán, San Carlos de
Guaroa.
Yopal, Nunchía, Paya, San Luis de Palenque, Orocué, Maní, Aguazul.

3 El resto del territorio nacional.

Fuente: Colombia Compra Eficiente.

3. Proveedores de Productos y Servicios Microsoft en la TVEC

Los principales proveedores de la TVEC son: (i) Controles Empresariales LTDA.; (ii) UT Soft-IG; y
(iii) UT software y Servicios Eficientes. Estos tres proveedores obtuvieron más del 99% del valor total
de adquisiciones de Productos y Servicios Microsoft.

La Tabla 8 muestra la distribución de ventas por proveedor en la TVEC entre julio de 2015 y abril de
2017. En ella Colombia Compra Eficiente indica el valor y el número de Órdenes de Compra para
cada proveedor.

Tabla 8 Distribución de proveedores por valor y número de Órdenes de Compra en la TVEC


Valor No de Órdenes de
No Proveedor % %
(millones) Compra
Controles Empresariales (Controles
1 $ 65.865 46,57% 174 42,86%
Empresariales Ltda.)
2 UT Soft-IG $ 52.462 37,10% 172 42,36%
3 UT software y Servicios Eficientes $ 22.346 15,80% 55 13,55%
4 UT NEC – Intelecto $ 651 0,46% 4 0,99%
5 Colombiana de software y Hardware Colsof S. A $ 99 0,07% 1 0,25%
Total $ 141.422 100% 406 100%
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

4. Categorías de los Productos y Servicios Microsoft

En la Primera Generación del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente agrupó los Productos y
Servicios Microsoft en cinco (5) Categorías de acuerdo con: (i) las especificaciones técnicas de cada
producto; y (ii) la especialización en conocimiento y experiencia de los proveedores en ciertos
productos y servicios. Esta categorización permitió seleccionar proveedores con la experiencia y
conocimientos relevantes para prestar los Servicios Microsoft.

Colombia Compra Eficiente establece para la Segunda Generación del Acuerdo Marco varias
Categorías que permiten incluir nuevos modelos de licenciamiento como los relacionados con el
licenciamiento educativo. Esto implica definir nuevos requerimientos sobre las Competencias,
experiencia y certificaciones.

5. Productos Microsoft adquiridos en la TVEC

Colombia Compra Eficiente agrupó los Productos Microsoft (Open Gobierno) y encontró que hasta
abril de 2017, los productos más demandados fueron: (i) Office 365, 33,09% del valor total adquirido;
(ii) Bases de Datos SQL Server, 13,6% del valor total adquirido; y (iii) Office, 11,41% del valor total
adquirido. La Tabla 9 muestra el valor total de las compras de los Productos Microsoft sin IVA.

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Tabla 9 Productos Microsoft adquiridos en la TVEC
Valor total compras (en millones,
No. Producto %
sin IVA)
1 Office 365 $ 40.712 33,09%
2 Bases de Datos SQL Server $ 16.739 13,60%
3 Office $ 14.044 11,41%
4 Azure $ 9.641 7,83%
5 Windows Server $ 7.766 6,31%
6 Servicios Microsoft $ 6.069 4,93%
7 Visual $ 3.443 2,80%
8 Enterprise Mobility Suite Open $ 3.131 2,54%
9 Gestión de Servidores System Center $ 2.940 2,39%
10 Mensajería Exchange $ 2.695 2,19%
11 Gestión de Software System Center $ 2.633 2,14%
12 Colaboración SharePoint Server $ 2.550 2,07%
13 Windows $ 2.234 1,82%
14 Project Management $ 2.039 1,66%
15 Skype for Bussines $ 1.787 1,45%
16 Microsoft Dynamics $ 1.173 0,95%
17 Legalización de Windows $ 955 0,78%
18 CoreCAL Suite $ 838 0,68%
19 Microsoft Lync $ 570 0,46%
20 Mobile Device Management Intune $ 384 0,31%
21 Visio $ 293 0,24%
22 Microsoft BizTalk $ 201 0,16%
23 Social Listening $ 56 0,05%
24 Gestión de Identidades MIM $ 54 0,04%
25 MSDN Platforms $ 48 0,04%
26 Herramientas de Desarrollo Visual Studio $ 31 0,03%
27 Gestión de Identidades FIM $ 19 0,02%
Total $ 123. 045 100%
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

En la Segunda Generación del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente mantiene el catálogo de
Productos Microsoft. No obstante, con la inclusión de nuevos modelos de licenciamiento, el alcance,
beneficios y soporte de estos productos es diferente.

6. Servicios Microsoft

La Tabla 10 muestra los Servicios Microsoft disponibles en la Primera Generación del Acuerdo
Marco.

Tabla 10 Servicios Microsoft Primera Generación del Acuerdo Marco


No Nombre del Servicio
1 Instalación de licencia o licencia con software assurance o suscripción anual
2 Soporte técnico en sitio
3 Soporte técnico proactivo
4 Soporte técnico reactivo
5 Gerente de cuenta (soporte)
6 Capacitación usuario final – hasta 10 personas
7 Capacitación usuario final – hasta 20 personas

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8 Capacitación usuario técnico y administrador – hasta 10 personas
9 Capacitación usuario técnico y administrador – hasta 20 personas

Configuración y parametrización de los Productos Microsoft - No aplica para Office y Office 365
10
11 Configuración y parametrización office 365
12 Configuración y parametrización office
Fuente: Colombia Compra Eficiente

En la Segunda Generación del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente mantiene el catálogo de
Servicios Microsoft debido a que todos fueron utilizados las Entidades Compradoras. Los Servicios
Microsoft más demandados fueron: (i) capacitaciones de usuario final, 20% del valor total contratado;
(ii) soporte técnico en sitio, 15% del valor total contratado; (iii) instalación de licencias, 14% del valor
total contratado; y (iv) soporte técnico reactivo, 14% del valor total contratado.

Las Entidades Estatales pueden adquirir estos servicios teniendo en cuenta: (i) la modalidad del
servicio; (ii) unidad de medida; y (iii) Categoría para la cual está disponible el Servicio Microsoft.

En la Primera Generación del Acuerdo Marco las Entidades Estatales que adquirieron Servicios
Microsoft contaron con servicios adicionales de soporte técnico, en el que se gestionaban las
solicitudes de las Entidades Estatales y conexión remota que permitía brindar soporte remoto a las
mismas. Colombia Compra Eficiente considera importante incluir estos servicios adicionales en la
Segunda Generación del Acuerdo, ya que estos servicios ayudaron a agilizar, mejorar y optimizar la
ejecución de los contratos de la Primera Generación.

La Primera Generación del Acuerdo Marco comprendía ANS oro y plata. En la ejecución del Acuerdo
Marco, el 80% de las Entidades Estatales adquirieron sus servicios nivel oro y el 20% nivel plata.
Compra Eficiente define para la Segunda Generación del Acuerdo Marco ANS oro y plata, puesto
que ambas fueron adquiridas por las Entidades Estatales de acuerdo con su necesidad. Estos
Acuerdos de Nivel de Servicio permiten optimizar los tiempos de respuesta y la efectividad en la
solución de incidentes.

7. Análisis de precios de Productos y Servicios Microsoft en la TVEC

La metodología utilizada para el cálculo de los valores promedio, mínimos y máximos por producto
Microsoft contratados en la TVEC desde julio de 2015 hasta abril de 2017 fue la siguiente:

(i) Colombia Compra Eficiente generó una base de datos de todos los Productos y Servicios
Microsoft adquiridos eliminando los valores atípicos (Órdenes de Compra inferiores a 4

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millones y superiores a 2 mil millones) con el fin de lograr estadísticas consistentes y
promedios acordes con la mayoría de los valores en las Órdenes de Compra.
(ii) Los Productos y Servicios Microsoft fueron agrupados para su análisis por familias, las
cuales identifican el tipo y categoría del producto de manera general.
(iii) Colombia Compra Eficiente realizó el análisis sobre las órdenes de compra (321)
registradas en el periodo hasta abril de 2017.
(iv) El análisis fue realizado sobre las 10 familias de mayor volumen de ventas, las cuales
representan el 80% del valor total de órdenes de compra de Productos y Servicios
Microsoft.

Dada la diversidad de los paquetes de Productos y Servicios Microsoft, los cuales se acoplan para
satisfacer las necesidades particulares de las Entidades Estatales, los precios tienen una dispersión
muy alta como se refleja en los valores mínimos y máximos de cada producto.

Tabla 11 Análisis de órdenes de compra Primera Generación del Acuerdo Marco


N No. Órdenes Valor Órdenes de Valor promedio Valor mínimo Valor máximo
Producto
o de Compra Compra (en millones) (en millones) (en millones) (en millones)
1 Office 365 173 $ 28.628,5 $ 196,9 $ 4,6 $ 1.417,5
Bases de Datos SQL
2 117 $ 16.711,5 $ 163,8 $ 4,4 $ 1.121,3
Server
3 Office 136 $ 14.007,5 $ 118,7 $ 4,0 $ 1.010,6
4 Azure 51 $ 9.640,5 $ 189,0 $ 11,7 $ 1.098,0
5 Windows Server 213 $ 7.683,1 $ 44,2 $ 4,1 $ 282,6
6 Servicios Microsoft 173 $ 5.946,8 $ 61,3 $ 4,2 $ 930,9
7 Visual 81 $ 3.405,8 $ 61,9 $ 4,4 $ 643,6
Enterprise Mobility
8 20 $ 3.129,4 $ 173,9 $ 5,6 $ 619,6
Suite Open
Gestión de
9 Servidores System 29 $ 2.934,8 $ 108,7 $ 8,7 $ 618,5
Center
1
93 $ 2.651,5 $ 39,0 $ 5,8 $ 718,5
0 Mensajería Exchange
Total general 1535 $ 128.716
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

8. Duración de las Órdenes de Compra

Colombia Compra Eficiente agrupó en la Tabla 12 las vigencias de las Órdenes de Compra para
conocer los plazos de ejecución en la adquisición de Productos y Servicios Microsoft. El plazo de
contratación más demandado fue de cero (0) a seis (6) meses, seguido el plazo de seis (6) meses a
un (1) año. Estos representan el 85% del total de las Órdenes de Compra.

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Tabla 12 Plazo de las órdenes de compra en la adquisición de Productos y Servicios Microsoft
Plazo No de Órdenes de Compra

0-6 meses 312


6 meses - 1 año 35
1 año - 18 meses 48
18 meses - 2 años 5
Más de dos años 6

Total 406
Fuente: Colombia Compra Eficiente con base en Tienda Virtual del Estado Colombiano (2015-2017).

9. Oportunidades de mejora

Colombia Compra Eficiente para la estructuración de la Segunda Generación del Acuerdo Marco
adelantó reuniones con: (i) MinTIC; (ii) proveedores de la Primera Generación del Acuerdo Marco;
(iii) Microsoft Colombia; y (iv) Entidades Compradoras.

A partir de la información obtenida de estas reuniones, Colombia Compra Eficiente y MinTIC


identificaron la posibilidad de incluir nuevos Productos y Servicios Microsoft, nuevos modelos de
licenciamiento y algunas oportunidades de mejora con respecto a la Primera Generación de Acuerdo
Marco. La Tabla 13 muestra las oportunidades de mejora sugeridas.

Tabla 13 Oportunidades de mejora para la Segunda Generación del Acuerdo Marco


Oportunidad de Mejora
Revisar la posibilidad de reducir los tiempos de Cotización de los Productos y
Servicios Microsoft.
Revisar la posibilidad de incluir Servicios orientados a la gestión del cambio.
Revisar la posibilidad de tener un catálogo en dólares.
Revisar la posibilidad de definir en las fichas técnicas alcances de los Productos y
Servicios Microsoft.
Revisar la posibilidad de incluir un modelo de Licenciamiento para pago mensual.
Revisar la posibilidad de incluir servicios de Licenciamiento EA indirecto.
Revisar la posibilidad de incluir servicios de Licenciamiento EAS indirecto.
Revisar la posibilidad de incluir servicios de Licenciamiento educativo indirecto
Fuente: Colombia Compra Eficiente

Igualmente, los proveedores sugirieron a Colombia Compra Eficiente proponer una alternativa en la
Segunda Generación del Acuerdo Marco para la gestión del Catálogo que ayude a los proveedores
a mitigar el riesgo cambiario. Esto permitiría que los proveedores ofrezcan precios más similares a
los establecidos por Microsoft y que el margen adicional sea más estable y que las Entidades
Estatales obtengan mayores ahorros.

Análisis de la contratación de las Entidades Estatales

Con el fin de conocer la forma en que las Entidades Estatales contratan Productos y Servicios
Microsoft, Colombia Compra Eficiente revisó la información de contratación disponible en el SECOP
desde enero de 2015 hasta marzo de 2017. Colombia Compra Eficiente realizó un filtro de contratos
de Productos y Servicios Microsoft suscritos por las Entidades Estatales.
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Colombia Compra Eficiente encontró 182 contratos de Productos y Servicios Microsoft, por valor de
$40.084.791.063 millones en el periodo analizado.

Colombia Compra Eficiente encontró que hay una disminución en la contratación de Productos y
Servicios Microsoft a través del SECOP a partir de julio de 2015, la cual seguramente puede ser
causada por la entrada en vigencia del Acuerdo Marco de Precios de Productos y Servicios Microsoft.
Los contratos que aparecen en la gráfica para el año 2016 corresponden en su mayoría a contratos
de consultoría, servicios especializados o modelos de licenciamiento que no hacen parte del Acuerdo
Marco.

Gráfico 4 Valor de la contratación de Productos y Servicios Microsoft (2015-2017)

$ 14.000

$ 12.000

$ 10.000
Millones

$ 8.000

$ 6.000

$ 4.000

$ 2.000

$-
2015 2016 2017

No Obligada Obligada

Fuente: cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente con base en el SECOP 2015 – 2017.

1. Identificación de las principales Entidades Estatales

Colombia Compra Eficiente identificó las Entidades Estatales con mayor gasto en Productos y
Servicios Microsoft, según la información del SECOP I. La siguiente tabla muestra las 30 principales
Entidades Estatales compradoras de Productos y Servicios Microsoft, el valor de la contratación y el
número de contratos que suscribieron. Estas Entidades Estatales representan el 81% del valor de la
contratación en el período.

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Tabla 14 Principales Entidades Estatales que contrataron Productos y Servicios Microsoft
No. de Participación
No. Entidad Valor (en millones)
contratos (%)
1 Antioquia - Alcaldía Municipio de Medellín 4 $ 5.705 14,2%
2 Fiscalía General de la Nación (FGN) 1 $ 2.300 5,7%
3 Ministerio de Educación Nacional (MEN) 3 $ 2.026 5,1%
4 Fiduciaria la Previsora 3 $ 1.752 4,4%
5 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas 1 $ 1.500 3,7%
6 Departamento Nacional de Planeación (DNP) 2 $ 1.368 3,4%
Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y
7
Grupos Alzados en Armas (ACR) 1 $ 1.212 3,0%
8 Antioquia - Universidad de Antioquia 1 $ 1.139 2,8%
9 Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) 1 $ 1.003 2,5%
10 Servicios Postales Nacionales 4 $ 974 2,4%
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
11
(DPS) 1 $ 941 2,3%
12 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) 3 $ 931 2,3%
13 Bogotá - Cámara de Comercio de Bogotá 3 $ 869 2,2%
14 Agencia Nacional de Infraestructura (ANI) 1 $ 858 2,1%
15 Cundinamarca - Alcaldía Municipio de Chía 3 $ 836 2,1%
Agencia Nacional Para la Superación de la Pobreza Extrema
16
(ANSPE) 1 $ 800 2,0%
17 Antioquia - Instituto Para el Desarrollo de Antioquia - Medellín 2 $ 774 1,9%
18 Bogotá D.C. - Transmilenio 1 $ 766 1,9%
19 Antioquia - Gobernación 1 $ 729 1,8%
20 Superintendencia Financiera de Colombia (Superfinanciera) 2 $ 718 1,8%
21 Instituto Nacional de Vías (Invias) 1 $ 717 1,8%
22 La Previsora Compañía de Seguros 1 $ 626 1,6%
23 Autoridad Nacional de Licencias Ambientales (ANLA) 2 $ 609 1,5%
24 Antioquia - Valor+ S.A.S. - Medellín 1 $ 586 1,5%
25 Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) 2 $ 566 1,4%
26 Fuerza Aérea Colombiana 1 $ 527 1,3%
27 Bogotá D.C. - Secretaría de Integración Social 1 $ 468 1,2%
28 Imprenta Nacional de Colombia (INC) 3 $ 416 1,0%
29 Antioquia - Instituto Tecnológico Metropolitano - Medellín 1 $ 401 1,0%
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos
30
(Invima) 1 $ 371 0,9%
31 Otras entidades 93 $ 7.598 19,0%
Total 182 $ 40.085 100%
Fuente: cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente con base en SECOP (2015– 2017)

2. Identificación de los principales proveedores

Para la vigencia de enero de 2015 a marzo de 2017 el SECOP I registra un total de 98 proveedores
de Productos y Servicios Microsoft. La Tabla 15 muestra el número de contratos adjudicados a los
20 principales proveedores de Productos y Servicios Microsoft, el monto contratado y su respectiva
participación en el mercado. Estos proveedores representan el 94,7% del total de la contratación.

Tabla 15 Principales proveedores de Productos y Servicios Microsoft


No de Valor (en Participación por
No. Proveedor
contratos millones) monto
1 Controles Empresariales Ltda. 38 $ 17.516 43,7%
2 Softline International de Colombia S.A.S. 19 $ 6.794 16,9%
3 Colombiana de Software y Hardware Colsof S.A. 8 $ 2.562 6,4%
4 The Best Experience in Technology S.A. 3 $ 1.346 3,4%
5 Softwareone Colombia S.A.S. 8 $ 1.302 3,2%
6 Oracle Colombia Ltda. 1 $ 1.204 3,0%

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No de Valor (en Participación por
No. Proveedor
contratos millones) monto
7 Ut Soft Ig 6 $ 1.104 2,8%
8 Branch of Microsoft Colombia Inc. 3 $ 978 2,4%
9 Unión Temporal Licencias Anspe 1 $ 800 2,0%
10 Redecomputo Ltda. 2 $ 799 2,0%
Instituto para el Desarrollo de Antioquia Idea y las
11 1 $ 622 1,6%
Sociedad Valor + S.A.S.
12 MPS Mayorista de Colombia S.A.S. 1 $ 586 1,5%
13 C&S Tecnologia S.A. 4 $ 404 1,0%
14 Siscad S.A.S. 1 $ 401 1,0%
15 Cnx S.A.S. 2 $ 376 0,9%
16 Dell Colombia Inc. 2 $ 366 0,9%
17 Compuservices Suministros & Accesorios S.A.S. 1 $ 234 0,6%
18 PC Micros Ltda. 2 $ 229 0,6%
19 Bex Technology S.A. 1 $ 191 0,5%
20 Cloud Systems S.A.S. 2 $ 161 0,4%
21 Otros proveedores 76 $ 2.109 5,3%
Total 182 $40.085 100%
Fuente: Cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente con base en SECOP (2015 – 2017)

3. Modalidad de contratación

Colombia Compra Eficiente identificó que en 2016 la modalidad de contratación más usada por las
Entidades Estatales para la adquisición de Productos y Servicios Microsoft fue por medio de régimen
especial seguido por la subasta como lo muestra el Gráfico 5.

Gráfico 5 Modalidad de contratación de Productos y Servicios Microsoft (millones)


$20.000
$18.000
$16.000
$14.000
$12.000
Millones

$10.000
$8.000
$6.000
$4.000
$2.000
$-
Contratación Contratación Licitación Régimen Selección Subasta
Directa (Ley Mínima Cuantía Pública Especial Abreviada de
1150 de 2007) Menor Cuantía
(Ley 1150 de
2007)

2015 2016 2017

Fuente: cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente con base en SECOP (2015 – 2017)

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4. Contratación de las Entidades Estatales por modelo de licenciamiento

Colombia Compra Eficiente con el fin de conocer el porcentaje de contratación por modelo de
licenciamiento agrupó los contratos registrados por las Entidades Estatales desde enero de 2015 a
marzo de 2017 en: (i) licenciamiento educativo; (ii) acuerdos de licenciamiento; y (iii) licenciamiento
general. El Gráfico 6 muestra el porcentaje por tipo de licenciamiento.

Gráfico 6 Porcentaje de contratación por modelo de licenciamiento


100%
89%

80%

60%

40%

20%
8%
3%
0%
Educativo Enterprise Agreement Open
Fuente: cálculos realizados por Colombia Compra Eficiente con base en SECOP (2015 – 2017)

De acuerdo con el análisis de los datos, el monto y la duración de los contratos, Colombia Compra
Eficiente considera necesario para la Segunda Generación del Acuerdo Marco incluir los modelos
de licenciamiento adicionales a Open gobierno, como Campus Académico, Open Value
Subscription Académico y School Académico que hacen parte del licenciamiento educativo, y la
solución de adquisición de Productos y Servicios Microsoft CSP. En el caso de los modelos de
licenciamiento Enterprise Agreement (EA y EAS), Microsoft cotiza el EA/EAS, y la Entidad Estatal
debe seleccionar al proveedor del EA/EAS a través de criterios diferentes al precio mínimo. Por esta
razón, no es viable incluirlas en la Segunda Generación del Acuerdo Marco.

5. Facturación y pago

Colombia Compra Eficiente identificó que la forma de pago más común es un único pago contra
entrega. La Entidad Estatal paga generalmente 30 días después de que el Proveedor radica la
factura, una vez los Productos y Servicios Microsoft han sido entregados a satisfacción. En algunos
contratos hay más de un pago, pero esto ocurre cuando se contratan servicios de soporte y/o
mantenimiento.

VI. Conclusiones

La Primera Generación del Acuerdo Marco desarrollada por Colombia Compra Eficiente en julio de
2015 le ha permitido a las Entidades Estatales adquirir Productos y Servicios Microsoft mediante un
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proceso ágil y transparente, lo cual a su vez ha generado a las Entidades Estatales ahorros en los
tiempos de contratación y en dinero.

La Primera Generación del Acuerdo Marco estará vigente hasta el 31 de octubre de 2017, por lo cual
es necesario estructurar la Segunda Generación del Acuerdo Marco para que las Entidades Estatales
puedan adquirir Productos y Servicios Microsoft.

Colombia Compra Eficiente considera importante para la Segunda Generación del Acuerdo Marco,
establecer condiciones que permitan la inclusión de modelos de licenciamiento con el fin de que las
Entidades Estatales puedan aprovechar nuevas formas de consumir los Productos y Servicios
Microsoft.

Colombia Compra Eficiente considera necesario para la Segunda Generación del Acuerdo Marco,
establecer condiciones en el contrato que permitan la inclusión permanente de nuevos Productos y
Servicios Microsoft y de nuevas Familias de Productos que permitan darle una continuidad más
amplia al Acuerdo Marco de Segunda Generación. De existir estas condiciones, la vigencia de la
Segunda Generación del Acuerdo Marco podría ser superior a la de la Primera Generación del
Acuerdo Marco.

Colombia Compra Eficiente considera necesario para la Segunda Generación del Acuerdo Marco
mantener el licenciamiento Open gobierno e incluir los modelos de licenciamiento CSP y los modelos
de licenciamiento educativo, que son: campus académico, Open Value Subscription académico
y School académico. En el caso de los modelos de licenciamiento Enterprise Agreement (EA y EAS),
Microsoft cotiza el EA/EAS, y la Entidad Estatal debe seleccionar al proveedor del EA/EAS a través
de criterios diferentes al precio mínimo. Por esta razón, no es viable incluirlas en la Segunda
generación del Acuerdo Marco.

El modelo de licenciamiento CSP permite el pago por mes contratado. Este modelo de licenciamiento
incluye los siguientes productos: (i) Office 365, (ii) CRM Online; (iii) Azure,Enterprise Mobility Suite;
y (iv) Dynamics.

En cuanto a los Servicios Microsoft, Colombia Compra Eficiente definirá para la Segunda Generación
del Acuerdo Marco, zonas que guarden una relación más cercana con el costo de desplazar personal
hasta cada ubicación. También revisará en el futuro la posibilidad de agregar la demanda de
Servicios Premier demandados por algunas Entidades Estatales y vendidos directamente por
Microsoft.

En la Segunda Generación del Acuerdo Marco, Colombia Compra Eficiente mantiene el catálogo de
Productos y Servicios Microsoft. No obstante, con la inclusión de nuevos modelos de licenciamiento,
el alcance, beneficios y soporte de estos productos y servicios se ajusta a las características actuales
del mercado.

Colombia Compra Eficiente concentró el análisis de la Oferta a los proveedores que ofrecen el
modelo de licenciamiento Open, ya que es el modelo de licenciamiento más usado por las Entidades
Estatales. De acuerdo con el análisis del SECOP para el periodo de enero de 2015 a marzo de 2017,
el 89% del total de la contratación de Productos y Servicios Microsoft se realizaron a través del
modelo de licenciamiento Open.

La Primera Generación del Acuerdo Marco comprendía ANS oro y plata. En la ejecución del Acuerdo
Marco, el 80% de las Entidades Estatales adquirieron sus servicios nivel oro y el 20% nivel plata.
Compra Eficiente mantiene para la Segunda Generación del Acuerdo Marco ANS estos niveles de
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servicio, puesto que ambas fueron adquiridas por las Entidades Estatales de acuerdo con su
necesidad. Los Acuerdos de Nivel de Servicio correspondientes permiten optimizar los tiempos de
respuesta y la efectividad en la solución de incidentes.

Colombia Compra Eficiente consultó con Entidades Estatales y proveedores, para identificar
oportunidades de mejora en la Segunda Generación del Acuerdo Marco. Allí, fueron identificados
cuatro (4) temas principales que Colombia Compra Eficiente debe revisar si es posible incluir: (i)
disminuir los tiempos de cotización; (ii (ii) definir un sistema de actualización de los precios que tenga
en cuenta la fluctuación de la TRM; (iii) incluir nuevos modelos de licenciamiento; y (iv) incrementar
la participación de proponentes para promover la competencia.

Microsoft certifica las capacidades, experiencia y nivel de ventas de sus Canales a través de
Competencias y certificaciones. Algunas de estas Competencias son relevantes para la calidad de
los servicios que adquieren los usuarios, mientras que otras están relacionadas con nivel de ventas
o capacidades comerciales, y no agregan valor a los servicios que puede contratar una Entidad
Estatal. Microsoft cuenta con otros tipos de certificaciones como el Silver Certified Partner y Gold
Certified Partner que se adquieren mediante el cumplimiento de Competencias, profesionales
certificados, capacidad de ventas, entre otros. Además, Microsoft valida los conocimientos que
adquiere una persona a través de certificaciones.

Todos los interesados en vender Productos y Servicios Microsoft deben pertenecer a la red de
distribuidores de Microsoft, llamada Microsoft Partner Network y Microsoft Partner List. Esta
certificación además de convertir al proveedor en un Canal de Microsoft asegura que sus productos
y servicios estén garantizados y respaldados por Microsoft.

Colombia Compra Eficiente considera importante que los proveedores cuenten con un cupo de
crédito otorgado por los distribuidores mayoristas que les permita comprar y vender las Licencias.

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