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SETIEMBRE 2004

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GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

I. NOMBRE DEL PUESTO : GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y


FINANZAS

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Gerente General

 Inferior : 8 Jefe Departamento de Contabilidad


8 Jefe Departamento de Tesorería
8 Jefe Departamento de Logística y Servicios
Generales

III. FUNCIONES GENERALES:

Planificar, organizar, ejecutar coordinar y controlar las actividades de gestión


administrativa de los recursos humanos, logísticos, contable, financiero, bienes y servicios
de la Empresa, que permitan mejorar la eficiencia en conformidad a las políticas y normas
fijadas por la Alta Dirección.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Participar en la Planificación General de la Empresa, y disponer acciones de desarrollo, en


concordancia a las metas y objetivos de la Alta Dirección.
2. Determinar los objetivos, políticas, metas específicas del área y definir las estrategias y
programas para alcanzarlos.
3. Desarrollar indicadores de gestión administrativa que permitan medir la eficiencia de la
Empresa.
4. Conducir y coordinar y supervisar la administración de los recursos humanos en los
procesos de reclutamiento, prestaciones sociales, administración de sueldos y salarios,
capacitación del personal, así como propicia y mantiene un clima laboral apropiado.
5. Conducir, coordinar y supervisar la administración de los recursos materiales y de
servicios, necesarios para la adecuada marcha administrativa y operativa de la Empresa,
de conformidad y con sujeción a los reglamentos y disposiciones legales vigentes.
6. Conducir, coordinar y supervisar las acciones relativas al registro y consolidación de las
transacciones económicas y financieras de la Empresa, así como, la formulación, análisis,
evaluación y presentación oportuna de los estados financieros a la Gerencia General.
7. Conducir, coordinar y supervisar la implementación en el sistema mecanizado de las
diversas actividades que se desarrollan en las Unidades que se integran a la Oficina a su
cargo.
8. Formular políticas, normas y directivas para las actividades administrativas de la empresa,
verificando su aplicación y manteniéndolas actualizadas de acuerdo con el entorno
empresarial.
9. Conducir y supervisar el proceso de formulación, y control de la ejecución presupuestal de
la Empresa disponiendo la conciliación contable correspondiente.
10. Desarrollar las acciones referidas al control y saneamiento de los bienes de la Empresa.

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11. Conducir y supervisar el proceso de programación, captación y control de los recursos
financieros de la Empresa, procurando mantener fondos disponibles de acuerdo a los
requerimientos de operación e inversión.
12. Disponer la interpretación de los dispositivos legales que tengan relación con su área y
velar su aplicación, manteniéndolas actualizadas de acuerdo con el entorno empresarial.
13. Proporcionar información oportuna a la Gerencia General, respecto a la administración de
los Recursos Humanos, materiales y servicios para asegurar una adecuada toma de
decisiones.
14. Conducir y controlar la contratación de los seguros de la Empresa.
15. Formular y proponer a la Alta Dirección las políticas de gestión de la Oficina a su cargo, en
concordancia a las normas y disposiciones legales actuales.
16. Formular, proponer e implementar normas y procedimientos para mejorar y racionalizar las
actividades que se desarrollan en la Oficina a su cargo.
17. Dirigir y supervisar la programación, formulación, ejecución, control y evaluación de los
planes operativos y presupuestos de la Oficina a su cargo, adoptando las medidas
correctivas cuando estime necesario.
18. Presentar informes periódicos a la Gerencia General, relativos a la evaluación de los
planes operativos, presupuestos y gestión de la Gerencia a su cargo.
19. Coordinar con las instituciones normativas de los sistemas nacionales de administración,
implementando sus normas, procedimientos y las normas técnicas de control, emitidas por
la Contraloría General de la República.
20. Conducir, coordinar y supervisar la adecuada implementación y levantamiento de
observaciones, en el ámbito de la Oficina a su cargo, de acuerdo a las recomendaciones
formuladas por los organismos de control interno o externo como resultado de la ejecución
de exámenes especiales a Auditoría.
21. Actuar como miembro del Comité de Adjudicación e integra las comisiones que la Gerencia
General le asigne.
22. Revisar periódicamente la estructura organizativa de la Gerencia a su cargo y propone las
modificaciones que sean necesarias.
23. Supervisar la aplicación de políticas apropiadas para la administración de los Recursos
Humanos, a fin de promover un justo trato al personal auspiciando su bienestar y
capacitación.
24. Programar, coordinar y controlar los inventarios de materiales, activos fijos y otros de
acuerdo al cronograma aprobado por la Gerencia General, asegurando su cumplimiento.
25. Coordinar y controlar las actividades de Contabilidad, Logística, Costos y Finanzas,
estableciendo normas y procedimientos administrativos y contables.
26. Negociar condiciones financieras de colocaciones bancarias, manteniendo relaciones de
comunicación con funcionarios de entidades financieras y empresas clientes.
27. Dirigir, coordinar y controlar el Flujo de Caja mensual.
28. Revisar y autorizar los informes mensuales a las Entidades Gubernamentales
correspondientes.
29. Elaborar los estados financieros para Contaduría Pública de la Nación, FONAFE y otros
Organismos de Control correspondientes.
30. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las disposiciones
Internas y el Reglamento Interno de Trabajo.
31. Evaluar los requerimientos de capacitación de su personal y gestionar su participación en
cursos de ampliación profesional y perfeccionamiento.
32. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aquéllas
que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Responsable de dirigir y supervisar una eficiente administración de los recursos


financieros, económicos, logísticos y humanos.
2. Responsable de asesorar a la Gerencia General en el cumplimiento de la normatividad
interna y externa de las funciones administrativo-financiero.
3. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organización y Funciones.
4. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Gerencia a su cargo.

VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa.

 Externa:

8 Funcionarios del Ministerio de Energía y Minas


8 Funcionarios de las Instituciones Financieras.
8 Contaduría Pública de la Nación
8 Ministerio de Economía y Finanzas (FONAFE)
8 Empresas Contratistas y Consultores
8 Empresas Regionales del Subsector Eléctrico.
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD

I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DEL DEPARTAMENTO DE


CONTABILIDAD

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Gerente de Administración y Finanzas

 Inferior : 8 Asistente de Control Patrimonial


8 Asistente de Contabilidad y Tesorería

III. FUNCIONES GENERALES:

Planear, organizar, supervisar y controlar las actividades contables, la formulación de los


estados financieros establecidos por dispositivos legales o por normas internas, la emisión
de información sobre costos empresariales y la emisión de información a valores
actualizados de los activos fijos que integran el patrimonio empresarial.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Determinar los objetivos, políticas y metas específicas del área y definir las estrategias
y programas para alcanzarlos.
2. Formular y suscribir mensualmente los Estados Financieros de la Empresa incluyendo
el Balance General, Estado de Ganancias, Pérdidas, Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto, Estado de Flujo de Efectivo y los anexos correspondientes; y formular
mensualmente un informe ejecutivo sobre los Estados Financieros de la Empresa.
3. Programar, supervisar y controlar las actividades de registros, análisis y calificación de
los movimientos económicos y financieros ocurridos.
4. Supervisar y controlar la aplicación de los sistemas contables establecidos por
dispositivos legales, adecuándolos a las normas internas pertinentes aprobadas por la
Dirección de la Empresa.
5. Formular y proponer, según sea el caso, normas y procedimientos operativos, técnicos
o generales para su Departamento, difundiéndolos y controlando su aplicación y
cumplimiento.
6. Efectuar, supervisar y verificar el oportuno y correcto registro de las operaciones
contables.
7. Coordinar con los Gerentes, los procedimientos que faciliten la fluidez de la información
contable de las mismas.
8. Efectuar y supervisar el oportuno registro y pago de las obligaciones de la Empresa en
materia de tributos directos o indirectos, retenciones u otro tipo similar de
responsabilidades.
9. Verifica la documentación de los Proveedores; factura, recibo, guías de remisión,
Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, informe de conformidad; Nota de Ingreso a
Almacén.
10. De estar conforme procede a codificar contablemente el documento; de la cual (1)
copia queda para el Archivo de Registro de Obligaciones, otra copia para el archivo de
la SUNAT y el original para la emisión del pago correspondiente por Tesorería.
11. Digitar diariamente los documentos fuentes codificados y al final del mes reportar el
movimiento del Registro de Obligaciones Corrientes, para su consistencia.
12. Supervisar el cálculo correcto de los costos empresariales para la toma de decisiones,
considerando la aplicación de la Contabilidad de Costos por Actividad.
13. Dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.
14. Formular en coordinación con el Gerente de Administración y Finanzas, los
lineamientos de políticas relativas a los registros y controles contables.
15. Elaborar informes de gestión mensual, trimestral y anual referente a la Evaluación de
los Programas de trabajo de la Unidad.
16. Efectuar la toma de arqueos mensuales de los fondos de caja, fondos fijos, así como
de los documentos valorados.
17. Mantener actualizada las conciliaciones bancarias y análisis de cuentas, efectuando el
seguimiento del movimiento de los documentos que han dado origen a la emisión de
cargos y abonos en forma permanente y diaria, a fin de resolver omisiones de registro,
por error de codificación y duplicidad del Registro.
18. Cumplir dentro de los plazos establecidos por dispositivos legales de control con la
presentación de la información relativa al cumplimiento de medidas correctivas de los
informes de Auditoría y organismos de control interno.
19. Supervisar y mantener actualizado el registro de los bienes patrimoniales.
20. Supervisar la existencia física de los bienes y su ubicación en las áreas que se indican
en el registro.
21. Coordinar y supervisar la toma de inventarios de almacenes.
22. Apoyar la labor de las Auditorías internas o externas, que se realicen en su campo.
23. Efectuar la cobertura de los bienes e intereses de ADINELSA con su correspondiente
seguro, efectuando su control y proceso de reclamo en casos de siniestros.
24. Asesorar a las demás Oficinas y Departamentos de la Empresa sobre los
procedimientos a aplicar para el reclamo ante el seguro en casos de siniestros.
25. Evaluar los requerimientos de capacitación de su personal y gestionar su participación
en cursos de ampliación profesional y perfeccionamiento.
26. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
27. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y
aquéllas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Responsable de la presentación oportuna y correcta de los estados financieros.


2. Responsable del registro y control de las transacciones económicas.
3. Responsable ante el Gerente de Administración y Finanzas de la normatividad y de las
políticas en el ámbito de contabilidad y costos.
4. Responsable del control, registro y pago oportuno de las obligaciones tributarias de la
empresa
VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa.


 Externa:

8 Electroperú S.A.
8 Contraloría General de la República
8 Comisión de Tarifas de Energías
8 FONAFE (MEF)
8 SUNAT
8 ESSALUD
8 Empresas Aseguradoras
8 Empresas Fiscalizadoras
8 Ministerio de Trabajo Regional
8 AFPs
8 Clientes
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD

I. NOMBRE DEL PUESTO : ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y


TESORERÍA

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Jefe del Departamento de Contabilidad


8 Jefe del Departamento de Tesorería

 Inferior : 8 Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES:

Digitar los Registros Contables de la empresa, mantiene actualizado los registros de la


facturación por venta de energía y otros productos. Analiza y concilia las Cuentas por
Cobrar y Pagar Comerciales. Verifica que los registros tengan el sustento correspondiente
y es responsable del archivo y control de la documentación contable.

Realiza el registro, emisión y entrega de los cheques voucher y cartas órdene de


transferencia bancaria, verificando que la documentación cuente cin las autorizaciones
establecidas en las Normas vigentes. Así mismo organiza el archivo y controla la
documentación de Tesorería.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Efectuar y verificar el oportuno y correcto registro de las operaciones contables.


2. Efectuar el Registro de las operaciones para el control de costos de: operaciones,
mantenimiento, costos de inversión y gastos administrativos.
3. Realizar una adecuada asignación de costos y gastos para cada una de las Áreas de la
Empresa.
4. Calcular los costos por procesos de los servicios que brinda la Empresa, lo que va a
permitir planificar los costos empresariales.
5. Registrar la información por Centro de Responsabilidad, de acuerdo a la normatividad
impartida por la Gerencia de Administración y Finanzas.
6. Controlar los gastos de operación y mantenimiento; y hacer los ajustes necesarios, que no
permiten excederse a lo calculado.
7. Procesar las liquidaciones de obras de los proyectos concluidos efectuados por la Gerencia
Técnica, formulando los Asientos de Diario, para su incorporación al Activo Fijo.
8. Efectuar los registros y el control de las obras ejecutadas con diversas fuentes de
financiamiento (Recursos Propios, FONAFE, DEP, MEM y otros).
9. Efectuar las coordinaciones con la unidad de Tesorería y las entidades ejecutoras a fin de
controlar el desarrollo de las obras en curso.
10. Analizar los saldos contables de las Cuentas por Cobrar Comerciales, Reclamaciones a
Terceros, Depósitos en Garantía, Cargas Diferidas, Deudas por pagar Comerciales y CTS.
11. Revisar, analizar la relación de clientes que remite la unidad de Comercialización,
considerados como de cobranza dudosa, para su proceso contable y preparar el informe
para ser remitidos a Asesoría Legal para su Evaluación.
12. Revisar y consolidar a nivel de empresa los Ingresos en Nuevos Soles y Kw. /h facturados
para sustento del Balance.
13. Conciliar con la Gerencia de Comercialización y Sistemas mensualmente los Saldos de las
Cuentas por cobrar comerciales.
14. Preparar la información para la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta.
15. Preparar la información para el pago de Tributos y Contribuciones por las operaciones
registradas, durante el mes, para su cancelación por la unidad de Tesorería.
16. Tiene a su cargo el manejo y control del Fondo Operativo.
17. Recibe los pagos en efectivo y/o con cheques por pago de cobranzas de las
Municipalidades y otros.
18. Recepciona, archiva y controla los Facturas para procesar su pago.
19. Emitir los cheques de acuerdo a la programación semanal de pagos y a las indicaciones
del jefe de Tesorería.
20. Elaborar las cartas instrucciones de transferencias de fondos a los Bancos.
21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas
de Seguridad.
22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aquéllas
que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Controlar el costo integral de las actividades Administrativas y operativas de los


Servicios ofrecidos por la Empresa, efectuar el control y registro de las obras en curso,
registrar la información por Centro de Responsabilidad y analizar y Conciliar los Saldos
de las Cuentas Comerciales.
2. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven el eficaz y eficiente cumplimiento de
las funciones y/o responsabilidades asignadas.

VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Jefe Departamento de Contabilidad


8 Jefe Departamento de Tesorería
8 Gerencia Técnica
8 Gerencia de Comercialización y Sistemas
8 Asistente de Control Patrimonial
8 Asistente de Control Presupuestal y Logística

 Externa:

8 SUNAT
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

I. NOMBRE DEL PUESTO : ASISTENTE DE CONTROL PATRIMONIAL

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Jefe del Departamento de Contabilidad

 Inferior : 8 Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES:

Coordinar y realizar las Actividades de Control Contable de los Bienes del Activo Fijo,
movimientos de Ingreso y Salidas de Suministros, de acuerdo a las Normas y
Reglamentos vigentes, operando el Sistema mecanizado de Contabilidad y del Activo Fijo;
preparar y reportar el Balance, Costos Combinados, Estados de Ganancias y Pérdidas.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Controlar, registrar las incorporaciones y Bajas del Activo Fijo, efectuando las
depreciaciones respectivas y mantener el programa del Activo Fijo.
2. Preparar la información relacionada con la depreciación para efectos tributarios
3. Efectuar en forma oportuna el control de los bienes con valor menor a ¼ de la U.I.T.
realizando los ajustes pertinentes
4. Efectuar los asientos por la Provisión de la Depreciación (histórico y ajustado) por
centros de costo.
5. Efectuar los cálculos de los ajustes por Inflación de acuerdo a las normas legales
vigentes
6. Revisar la incorporación al Activo Fijo de las obras terminadas verificando la
documentación sustentatoria
7. Preparar la información para la Declaración Jurada de Bienes Auto Avalúo.
8. Efectuar los análisis de las siguientes cuentas: Inmuebles, Máq. y Equipo, Terrenos,
Casa de Máquinas, Obras civiles y otras construcciones, Maquinarias, equipos y otras
Unidades de Explotación, Unidades de Transporte, Muebles y Enseres, Equipos
Diversos, Bienes retirados del Servicio, Depreciaciones de Inmuebles, Máq. y Equipos;
depreciación y Amortización Acumulada ACM.
9. Elaborar mensualmente los anexos del Activo Fijo por centros de costo.
10. Analizar las cuentas de Resultados del Estado de Ganancias y Pérdidas (Ingresos y
Gastos)
11. Reportar los libros diario y mayor, además registros principales y auxiliares.
12. Coordinar, planificar y efectuar los inventarios físicos de Almacén trimestral y anual y
revisiones mensuales, elaborando los informes correspondientes.
13. Llevar el archivo de la documentación de las pólizas de seguros, en forma ordenada e
individualizada, y el control de la cancelación de los mismos, informando de su
vencimiento y tramitar los siniestros si los hubiese.
14. Recepcionar de la unidad de Logística, la copia de la Orden de Compra emitida por la
adquisición de suministros, para la verificación con la Nota de Ingreso al Almacén y su
registro contable.
15. Codificar las Notas de Ingresos y Salida de Almacén de acuerdo al Plan de Cuentas y
por Centros de Costos
16. Obtener mensualmente del sistema mecanizado, el inventario valorizado de
suministros desagregados por familia y a nivel de ítems, copia de este inventario sin
valores, se remitirá a la unidad de Logística para su comparación con el control físico.
17. Informar al jefe inmediato sobre el resultado de los análisis en exceso y en defecto si
es que los hubiere para su regularización pertinente.
18. Verificar la existencia de los bienes y su ubicación física.
19. Efectuar la facturación de los suministros de energía, usos de líneas y otros,
efectuando el control mensual de su emisión.
20. Control, análisis y presentación de anexos para sustento del Balance General de las
siguientes cuentas: Activo Fijo, Existencias, Suministros diversos, Cuentas por pagar
diversas, Anticipos otorgados y Facturas por bienes no recepcionados.
21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
22. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa
propia, conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Cumplir con las funciones asignadas en el presente manual.


2. Obtener los resultados propuestos.
3. Responsable de control adecuado del Kardex Valorado.

VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Jefe de Departamento de Contabilidad


8 Asistente de Contabilidad.
8 Gerencia de Comercialización y Sistemas
8 Gerencia Técnica

 Externa:

8 Empresas de seguros
8 Municipalidades
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA

I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DE DEPARTAMENTO

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Gerencia de Administración y Finanzas

 Inferior : 8 Asistente de Contabilidad y Tesorería


8 Asistente de Control Presupuestal y Logística

III. FUNCIONES GENERALES:

Conducir y coordinar las acciones relativas a la administración financiera, al registro y


control de las transacciones económico-financieras de la Empresa preocupándose por
gestionar los recursos financieros y presentar en forma oportuna y correcta el Presupuesto
Empresarial, así como las Evaluaciones Presupuéstales de la Empresa de acuerdo a
políticas y normas legales establecidas.

Adicionalmente se encarga de la administración de los recursos humanos de la empresa.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Administrar eficaz y eficientemente la Tesorería de la Empresa en sus fases de


obtención, utilización e inversión de los fondos, además de conducir el proceso
presupuestal de la Empresa.
2. Supervisar y controlar que los recursos humanos y materiales asignados a la Unidad a
su cargo sean aplicados para los fines y actividades que lo originaron, en concordancia
con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa.
3. Proponer y desarrollar políticas, normas y procedimientos para una adecuada
administración de los recursos financieros de la Empresa.
4. Dirigir, supervisar y controlar las actividades específicas relacionadas a la captación,
custodia y movimiento de los recursos financieros de la Empresa, mediante
presupuesto de caja.
5. Dirigir y controlar la oportuna programación del uso de los fondos y crédito para la
atención de los requerimientos y obligaciones; así como la custodia y registro de los
fondos y valores concernientes al ámbito de responsabilidad del Departamento en
concordancia con las normas y disposiciones vigentes.
6. Efectuar el control de los fondos especiales de la Empresa y presentar periódicamente
su estado de situación.
7. Autorizar los desembolsos para: reposición del fondo de Caja Chica, cancelación a
proveedores según los procedimientos descritos para estos fines.
8. Controlar y verificar la recepción de las cobranzas de cuentas para su consolidación y
control a nivel de Empresa.
9. Realizar un control estadísticos de los Ingresos por cobranzas y recursos financieros,
informando mensualmente al jefe de la Gerencia de Administración y Finanzas.

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10. Coordinar con las entidades financieras sobre las cuentas bancarias de la Empresa:
saldos, giros, transferencias, etc.
11. Supervisar la emisión de cheques y transferencias.
12. Supervisar los saldos bancarios previos a su remisión a la Gerencia y elaborar los
Reportes diarios sobre la Posición de los recursos Financieros de la empresa.
13. Programar las operaciones bancarias a realizar diariamente.
14. Elaborar la programación de pagos semanales, revisando las órdenes de compra y de
servicios, para su determinación de fecha de pago.
15. Registrar, manejar y controlar la caja operativa de la empresa.
16. Analizar la evolución de las tasas de intereses activas y pasivas y proponer las
colocaciones de los fondos disponibles de la empresa.
17. Analizar y evaluar el flujo de caja ejecutado y proyectado mensual.
18. Asesorar y apoyar permanentemente a todas las áreas de la Empresa para formular,
aplicar y controlar sus respectivos presupuestos como partes integrantes del
presupuesto empresarial.
19. Estructurar, coordinar y divulgar normas y procedimientos a aplicarse en la formulación,
aplicación y control del presupuesto.
20. Establecer, coordinar y difundir el cronograma de aplicación presupuestal y la
estructura de responsabilidades, exigiendo su cumplimiento.
21. Consolidar y elaborar el presupuesto operativo de la Unidad a partir de los
presupuestos de las dependencias de su ámbito.
22. Difundir, implementar y controlar las normas y procedimientos establecidos para el
control presupuestal por la Alta Dirección.
23. Recibir, revisar y consolidar los proyectos presupuéstales de cada área.
24. Formular el presupuesto de la Empresa en coordinación con las oficinas de la empresa.
25. Efectuar la consolidación de la evaluación mensual del presupuesto de la empresa
para el FONAFE.
26. Elaborar los informes a emitirse a lo organismos de control.
27. Atender las observaciones de Auditoría interna y externa.
28. Controlar a través de informes y reportes periódicos de la ejecución presupuestaria en
cada una de las Unidades de la Gerencia y otras dependencias.
29. Informar a los Jefes responsables sobre las modificaciones en la programación del
presupuesto financiero y de inversiones.
30. Efectuar el pago de sueldos, así como de otros beneficios establecidos, efectúen en las
fechas señaladas.
31. Realiza el manejo y control del Seguro Médico del Personal.
32. Controlar los Files del Personal.
33. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
34. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y
aquéllas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Es responsable de administración de los recursos financieros, así como del proceso


presupuestal de la empresa en todas sus fases.
2. Responsable de la Dirección, Programación del uso de los fondos y créditos para la
atención de los requerimientos y obligaciones.
3. Cumplir y hacer cumplir las Normas Legales, procedimientos, directivas y demás
disposiciones relacionadas con el personal de la Empresa.
4. Es responsable de cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de
Organización y Funciones.

VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Con todas las Gerencias y Departamentos de la Empresa

 Externa:

8 Bancos y Financieras
8 Empresas Prestadora de Salud (EPS)
8 AFPs
8 Empresas Contratistas y Consultoras
8 Ministerio de Energía y Minas-DEP
8 Ministerio de Economía y Finanzas –FONAFE
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
LOGISTICA Y SERVICIOS
GENERALES

I. NOMBRE DEL PUESTO : JEFE DE DEPARTAMENTO

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Gerente de Administración y Finanzas

 Inferior : 8 Asistente de Control Presupuestal y Logística

III. FUNCIONES GENERALES:

Normar y administrar en forma oportuna y económica, la adquisición de equipos,


materiales, suministros y/o contratación de bienes y servicios no personales, actuando
dentro de los lineamientos que señalan las normas pertinentes, así como efectuar el
almacenamiento y despacho de bienes, brindar el servicio de movilidad requerido por la
empresa y supervisar el mantenimiento de edificación y activo de la Empresa, de acuerdo
a las normas y disposiciones legales vigentes.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Determinar los objetivos, políticas y metas específicas del área y definir las estrategias
y programas para alcanzarlos.
2. Establecer, coordinar y controlar los procesos de selección de las Empresas
Concesionarias que efectuaran la Operación y Mantenimiento de las instalaciones de
propiedad de ADINELSA, de acuerdo a la normatividad vigente.
3. Programar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de adquisición de bienes y
contratación de servicios no personales a nivel local e Internacional de acuerdo a las
solicitudes de las áreas usuarias y a las políticas aprobadas por la Alta Dirección.
4. Organizar y desarrollar los procedimientos inherentes a la recepción, almacenamiento,
control, seguridad y distribución de los suministros de almacén.
5. Actuar como secretario del Comité de Adjudicación e integrar las comisiones que la
Gerencia General le asigne.
6. Efectuar las adquisiciones directas de acuerdo a los niveles de su competencia y
conducir los correspondientes a otros niveles superiores.
7. Intervenir en las adquisiciones de bienes mediante la modalidad de concursos de
precios o licitación pública, en los aspectos que señala la Ley y el Reglamento de
Adquisiciones.
8. Cumplir otras funciones inherentes al puesto, o las dispuestas por su jefe inmediato
superior y que sean propias de la dependencia.
9. Verificar que los documentos sustentatorios de adquisición de bienes y servicios
cumplan con los requisitos y autorizaciones establecidas en los dispositivos legales y
normas administrativas vigentes.
10. Revisar y coordinar el transporte de materiales.
11. Supervisar que en toda adquisición se verifiquen las especificaciones técnicas y se
realicen pruebas de control de calidad que fuesen necesarias, en coordinación con las
áreas usuarias solicitantes.
12. Determinar, en coordinación con las áreas usuarias, los niveles de reposición de stocks
de productos y materiales de consumo frecuente, de acuerdo a las clases de los
mismos y a los valores económicos involucrados, supervisando las adquisiciones o los
procesos correspondientes, oportunamente.
13. Efectuar la atención de pedidos internos, control y seguimiento de órdenes de compra
y mantenimiento de la lista de proveedores, en las compras directas, control de
almacenes y otros de su competencia.
14. Gestionar la apertura y supervisar la cobertura de las pólizas de seguro contra
siniestros de las existencias a su cargo.
15. Atender los servicios de movilidad de personal, bienes y otros requeridos por la
Gerencia General y las diferentes oficinas y unidades de la empresa.
16. Controlar la conducción de las unidades de propiedad de la empresa.
17. Efectuar y supervisar el cumplimiento del programa de mantenimiento de las unidades
automotrices de propiedad de la empresa.
18. Controlar el movimiento de vehículos asegurando que el tráfico se realice observando
las normas internas y las dispuestas por la Autoridad de Tránsito.
19. Efectuar y supervisar el programa de mantenimiento de la edificación y los activos de la
empresa
20. Evaluar los requerimientos de capacitación de su personal y gestionar su participación
en cursos de ampliación profesional y perfeccionamiento.
21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe Inmediato y
aquellas que por iniciativa propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Hacer cumplir las normas de adquisición de bienes y prestación de servicios.


2. Control del cumplimiento del proceso interno de adquisición de bienes y servicios.
3. Cumplir las metas y objetivos propuestos en el Plan Operativo de la Unidad.
4. Cumplir en forma inmediata con el proceso de adquisición de pedidos de emergencia.
5. Contratar los servicios no personales, programar, ejecutar y controlar el proceso de
adquisición de bienes, de acuerdo a un nivel de inversión adecuado.
6. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven al eficaz y eficiente cumplimiento de
las funciones y/o responsabilidades asignadas.
7. Brindar el servicio de movilidad requerido por la Empresa
VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Departamento de Tesorería
8 Departamento de Contabilidad
8 Gerencia de Comercialización y Sistemas
8 Gerencia Técnica

 Externa:

8 Proveedores nacionales e internacionales


GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
LOGISTICA

I. NOMBRE DEL PUESTO : ASISTENTE DE CONTROL PRESUPUESTAL


Y LOGÍSTICA

II. LINEA DE AUTORIDAD :

 Superior : 8 Jefe Departamento Logística y Servicios


Generales.
8 Jefe del Departamento de Tesorería

 Inferior : 8 Ninguno

III. FUNCIONES GENERALES:

Efectuar el proceso de control y resguardo de los bienes, suministros, materiales y


repuestos, de la Empresa consignados en los almacenes. Asimismo programar y dirigir la
prestación de Servicios Generales en los rubros de mantenimiento permanente de
oficinas, vehículos, equipos de oficina, etc., en concordancia a directivas internas y en las
mejores condiciones de costo, calidad y oportunidad y otros trabajos encomendados.

Realiza el control de la disponibilidad presupuestal, codificación presupuestal de las


transacciones, realiza la transferencia autorizada entre partidas y emite reportes e
informes de ejecución presupuestal.

IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Administrar la documentación correspondiente a los diferentes procesos de


adquisiciones de bienes, servicios u obras, llevados a cabo por la Empresa, asi como a
los de selección de operadores para las instalaciones de propiedad de ADINELSA.
2. Atender a los usuarios sobre los requerimientos de materiales, suministros y
herramientas para los trabajos que se programen de acuerdo a las solicitudes
autorizadas por los responsables.
3. Verificar las características físicas de calidad y cantidad de los materiales, suministros
y equipos adquiridos, verificando el cumplimiento de las especificaciones técnicas con
las cuales se realizó la adquisición de acuerdo a la guía de remisión y orden de
compra, coordinando con los solicitantes para su conformidad.
4. Velar por la integridad de los bienes entregados a su custodia y despacho, dando
noticia de cualquier riesgo probable, o falta detectada.
5. Requerir del Departamento Técnico el soporte o auxilio profesional, siguiendo para el
correcto cumplimiento de la verificación de calidad, cuando los productos sean de alta
tecnología o cuando la calidad de las mismas no se pueda apreciar sin calificación
profesional o técnica según el caso.
6. Mantener actualizado el Kardex del inventario físico, de acuerdo a los roles o
solicitudes de salida y a los incrementos por compras.
7. Recepcionar los materiales, suministros y/o equipos constatando la documentación
correspondiente del bien recepcionado y el estado del mismo según procedimiento.
8. Programar, coordinar, ejecutar y/o supervisar la prestación de los servicios generales
requeridos en la Oficina.
9. Controlar y atender los requerimientos de movilidad de los usuarios mediante una
racional programación y distribución de vehículos, coordinando y supervisando de su
conservación y operatividad.
10. Elaborar y mantener un Sistema de Información y Estadística que permite efectuar el
análisis del uso de las unidades motorizadas.
11. Tener un cuaderno de control de registro de todos los traslados efectuados por la
unidad, registrando los kilometrajes y consumos de combustible.
12. Elaborar el diagnóstico situacional del parque automotor, recomendando las
adquisiciones de las unidades por reemplazo de aquellos que cumplieron su vida útil.
13. Es responsable de la ejecución del programa de mantenimiento de las unidades
automotrices de la Empresa.
14. Supervisar y controlar el mantenimiento preventivo y reparación de vehículos,
autorizando el ingreso de los mismos en los talleres contratados, previa identificación
de las dificultades detectadas por el chofer.
15. Controlar la Limpieza y mantenimiento de la Unidades motorizadas de la Empresa.
16. Mantener un archivo de los mantenimientos, reparaciones y otras ejecutadas en la
unidad asignada.
17. Es responsable de su almacenamiento de todas las piezas y repuestos cambiados a
las unidades automotrices de la Empresa.
18. Supervisar a los choferes contratados en los servicios de conducción de las unidades
motorizadas.
19. Cumplir oportunamente con las disposiciones y trámites establecidos por el Ministerio
de Transportes y Comunicaciones en cuanto a la inscripción de vehículos, revisiones
técnicas, infracciones y otros a que hubiere lugar.
20. Realiza el control de la disponibilidad presupuestal y gestiona la habilitación de las
partidas presupuestales.
21. Realiza la codificación presupuestal de las órdenes de compra, de servicios y de
atención.
22. Ingresa al Módulo de Control Presupuestal la información detallada del presupuesto
aprobado y modificaciones posteriores.
23. Elabora las hojas de trabajo necesarias para realizar los análisis sobre las
desviaciones en la ejecución con relación a su presupuesto aprobado.
24. Realiza el ingreso de la información presupuestal en el Sistema de información
interconectado con FONAFE.
25. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
26. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa
propia conlleven a mejorar la eficiencia de la empresa.

V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:

1. Apoyar y supervisar, oportunamente, los requerimientos de mantenimiento y reparación


de vehículos y edificios, trámites documentarios y choferes, para las distintas
dependencias de la Sede.
2. Controlar eficientemente los almacenes de los bienes, suministros, materiales,
herramientas y repuestos de los almacenes de la Empresa; así como de salvaguardar
la integridad y el perfecto estado de los mismos.
3. Realiza labores de apoyo necesarias para un adecuado Control Presupuestal.
4. Establecer modalidades de trabajo que coadyuven al eficaz y eficiente cumplimiento de
las funciones y/o responsabilidades asignadas.

VI. LINEA DE COORDINACION:

 Interna:

8 Jefe del Departamento de Logística y Servicios Generales


8 Gerencia de Comercialización y Sistemas
8 Gerencia Técnica
8 Otros Departamentos

 Externa:

8 Talleres de mantenimiento.