ae LECCION 3 - ESTRUCTURANDO PROYECTOS CORPORATIVAMENTE (OBS x EPS) Esta leccién describe como definir una EOE — Estructura Organizacional de Emprendimiento (OBS — Organizacional Breakdown Structure) y una EAE — Estructura Analitica de Emprendimiento (EPS — Enterprise Project Structure), Al completar esta leccién, el alumno sera capaz de: + Definir una EOE (OBS) - Visualizar y modificar una EAE (EPS) 3.1 OBS - CARACTERISTICAS PRINCIPALES La Estructura Organizacional de Emprendimiento - EOE (OBS - Organizacional Breakdown Structure) es el arreglo jerarquico de la estructura gerencial de la empresa. Puede ser representada por los individuos 0 por las funciones que componen sus niveles gerenciales. - Cada nivel de OBS esta asociado a uno o mas nodos de la EPS. - Cada nivel de la OBS esta también asociado a uno o mas niveleside la EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en él item de la WBS correspondiente. ad Cs por medio de la OBS que se tealiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto ylo WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso a un proyecto ylo WBS, debe tener permisode acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS. = Ademas de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o WBS pertenecientes a un determinado nivel de la‘OBS, también es posible limitar el tipo de accion del usuario -dentro del alcance de sus responsabilidades, - Permite una utilizacién en grandes proyectos, envolviendo a muchos gerentes de proyectos con diferentes areas de responsabilidades. - Puede ser creado y/oveditado en cualquier momento. 22 de 198Ejercicio 1: Creando una OBS Vamos a crear una OBS? para una empresa ficticia Hidra Participaciones, que nos ayudard en lo aprendido de P6, durante lo transcurrido del curso: ~ Seleccione el nivel existente en la OBS “Hidra”. - Haga clic en la palabra ‘Hidra" para entrar en el modo de edicién y altérelo como: “Hidra Participaciones”. - En la barra de comandos, presione Add y digite el ID de la nueva OBS “Divisi6n: Inversiones - Ivan Tejada”, - Cuando la EOE no esté en el nivel correcto, clique las flechas <, p, para mover la OBS hacia el nivel correcto, - _ En la guia General es posible hacer una descripcién de ese nivel de la estructura. - La guia Users lista los usuarios que tienen acceso a este nivel. No llenar. - La guia Responsability lista los proyectos y/o WBS que. estan designados para este nivel. Aumentar los demas niveles de la estructura Hidra, tal como se describe a continuaci6n: Nivel Nombre de la OBS 4 Hidra Participaciones 141 Division: Inversiones — Wan Tejada 1.44 Gerente de Montajes - Tomas Moreno Pua Coord. Sist. Automatizados — Andres Martinez 411.2 Coord. Transportadores ~ Margarita Feijo Ast2, _ Gerente de Construcciones = Linda Hurtado Ad soord. Construcciones — Joel Noriega 2 _ Division: Productos Manufacturados ~ Telmo Costa 1.24 ‘Samuel Tosso 4.214 Jaime Calderon 121.2 Paulo Suarez 122 Oscar Ferreira 3 Division: Energia 1.34 Director 13.44 Gerente de Sistemas de Tratamiento de Agua 13444 Ingeniero Sanitario 13.1.2 Gerente de Telefonia y Aire Acondicionado 131.24 iIngeniero de Utilidades 14 Divisién: Administrativa 3 La OBS deberé poseer como minimo un nivel 23 de 198am Visualizando el resultado de la inclusion de la OBS Beg once ere mci te Groene 3.1.1 VISUALIZANDO LA OBS EN FORMA DE ORGANIGRAMA Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama: - _ Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opcin Chart View. — ~ Presione los botones (+) 0 (-), para expandir 0 cerrar los diferentes niveles de la OBS. 24 de 198ontro: - De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. - _ Presione Close para cerrar la ventana. Nota: Para alterar el numero maximo de niveles de la OBS, en la barra de ment scleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default - 20 / maximo = 25). Mantener el valor 20. 3.1.2 EXPLORANDO EL MENU DE LA BARRA DE OPCIONES DE LA OBS Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS: 25 de 198am > Modo: Chart View Muestra / Oculta las carpetas de detalles (GeneralUsersiResp) s 1 | Localiza un nivel de ta OBS por la descripcion = Hl il Imprime a OBS Permit ques nivsles i inferiores de! OBS seleccionada sean alinoados en forma horizontal o vertical Permite que los niveles a Inferiores del OBS soloccionados sean alineados a la izquierda, derechao centro (solo | para arreglos en forma | horizontal) ! t 1 Pormite configurar la caja del organigrama (Ancho, re alto y 4 campos disponibles) o padrén Control de zoom (mas, menos, mejor ~ posicionamiento) Expandir 0 hacer un colapeo en fared > Modo: Table View Permite visualizacién padron (nombre OBS) y columna Users (usuarios) Permite configurar la linea del OBS (tipo de letra, color del fondo de la pantalla, altura de linea y mostrar iconos) 26 de 1983.2. EPS ~ CARACTERISTICAS PRINCIPALES El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de multiples proyectos. Se caracteriza por ser una estructura jerarquica que relaciona los diversos proyectos en una posicién relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analitica se determina el nivel Ue surmmatizacion en el cual el proyecto esta insertado. Beneficios: - La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo asi la suma de datos y su transporte y/o la visualizacién en niveles estructurales mas altos. - Cambiar la posicién relativa de los proyectos, por medio del movimiento de los nodos de la EPS a niveles mas bajos o mas altos, dependiendo del enfoque del andlisis y la jerarquia, facilitando el andlisis por los Gerentes. * Los recursos pertenecen a la EPS, més son colocados dentro de los proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos colocados en un proyecto especifico 0 todos los proyectos en los que un determinado recurso esta asignado. Permit. también sumarizaciones para fines gerenciales. 27 de 198ON ontrol 3.2.1 VISUALIZANDO UNA EPS Una EPS representa una estructura jerérquica de los proyectos y permite colocar subdivisiones de informaciones en la empresa Visualizando una EPS: - En la barra de mend, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure. de ConurBo Cot Utter adel: de nha do Merge Nota: Para alterar el ndmero maximo de niveles de la EPS, en la barra de meni seleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits (Default = 20 /méximo = 60). Manteneret valur 20. 28 de 198ontrol Ejercicio 2: Modificando una EPS Agregando nuevos niveles en una EPS. Vamos a crear una EPS para la empresa Hidra de nuestro programa + Seleccione un nivel (nodo) existente en la (EPS) o Nota: El nodo Modelos ya existe en la (EPS), porque contiene modelos de proyectos que seran utilizados mas adelante en el curso + Enla barra de comandos, presione + Ingrese el ID de la nueva EPS + Ingrese el nombre de la nueva EPS + Clique en la flecha fl y en seguida en la flecha [if para mover la EPS Hidra hacia el tope de ia estructura + Seleccione el Gerente Responsable (Responsible Manager) © Nota: Es necesario asignar siempre un responsable para cada nivel de la EPS. Si no fuese seleccionado ninguno, el programa adoptara como estandar a quien esta en la raiz de la OBS, Agregar los demas niveles de estructura de Hidra, conforme sigue: Nivel EPS ID EPS Name Responsable Manager 4 Hidra Hidra Participaciones _| Hidra)Participaciones 14 Inversiones: Nuevos Emprendimientos & | Hidra Patticipaciones eae Expansiones Montajes Lineas de Montaje Hidra Participaciones Construcciones | Construccién civil & Utiidades | | Hidra Participaciones 12 | Produccién Division de Manufacturas Division: Productos | Manufacturados — Teimo | Costa 4124 Electronicos __| Productos Electronicos ‘Samuel Tosso 122 Hidraulicos | Sistemas Hidrdulicos (Oscar Ferreira 13 Energia Division de Gerencia de | Division: Energia Energia 4.34 Rio Verde Termoeléctrica de Rio Verde | Director 2 Modelos Modelos de Proyectos | Hidra Participaciones 24 Montaje Modelos de Construccién Civil | Hidra Participaciones 8 Utlidades 22 Construccion __| Modelos de Lineas de Montaje_| Hidra Participaciones 29 de 198 etree eater Beane fe reat ——— esr opr a: Ba te reicgcca Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, ésta debe ser mantenida en la estructura final, El campo Responsible Manager debe ser alterado por la guia Details, no es posible alterarlo utilizando una tabla, 30 de 1983.2.2 VISUALIZANDO UNA EPS EN FORMA DE ORGANIGRAMA Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama: - Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opoion Chart View. Sai jaa Ls Perici fetes [See ree Presione los botones (+) 0 (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de la EPS. Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. Haga doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana 31 de 198,pe Ontrel 3.2.3 EXPLORANDO EL MENU DE LA BARRA DE OPCIONES DE LA EPS Para visualizar el menu, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS: > Modo: Chart View Details: Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible) Table View: Alterna la visualizaci6n al modo de tabla. Find _ Ctri+F: Localiza un nivel de la EPS por la descripcién Print Preview: Imprime la EPS. Arrange Children: Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados de manera horizontal o vertical 32.de 198amy Align Children: Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados hacia la izquierda, derecha o centro (sélo para arreglos en forma horizontal). Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo, alto y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrén). Chart Font and Colors...: Permite configurar la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, color de la caja). Control de zoom: mas, menos, mejor arreglo. > Modo: Table View Chart View: Alterna la visualizacién hacia el modo de‘organigrama. Columns: Permite visualizar la columna Nombreidé la EPS y la columna Responsible Manager. é Table Font and Row...: Permite configurar.una linea de la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, altura de la linea y mostrar iconos). é Aw 33 de 198