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Resumen de los capítulos III y IV del libro PMBOK.

Capítulo 3 Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto.


La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La aplicación de
conocimientos requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados. Un proceso es un
conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado
o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas
que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

 seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto,
 utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos,
 cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados, y
 equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos
y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente se enmarcan
en una de las siguientes dos categorías principales:

 Los procesos de dirección de proyectos aseguran que el proyecto avance de manera eficaz
durante toda su existencia.
 Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto.

La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto y
del proyecto esté alineado y conectado de manera adecuada con los demás procesos, a fin de
facilitar la coordinación.

Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de
Procesos de la Dirección de Proyectos (o grupos de procesos):

 Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo
proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
 Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
 Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones
del mismo.
 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar
áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
 Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase del mismo.

3.1 Interacciones comunes entre procesos de la dirección de proyectos.


Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través de los resultados
que producen. Los grupos de procesos rara vez son eventos diferenciados o únicos; son actividades
superpuestas que tienen lugar a lo largo de todo el proyecto. La salida de un proceso normalmente
se convierte en la entrada para otro proceso o es un entregable del proyecto.

3.2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.


Un grupo de procesos incluye los procesos constitutivos de la dirección de proyectos que están
vinculados por las entradas y salidas respectivas; de este modo el resultado de un proceso se
convierte en la entrada de otro. Los grupos de procesos no son fases del proyecto. Cuando proyectos
complejos o de gran tamaño son separados en subproyectos o fases diferenciadas.

3.3 Grupo del Proceso de Iniciación


El Grupo del Proceso de Iniciación está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un
nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Dentro de los procesos de iniciación, se define el
alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados
internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del
proyecto. Si aún no fue nombrado, se seleccionará el director del proyecto. Esta información se
plasma en el acta de constitución del proyecto y registro de interesados. Cuando el acta de
constitución del proyecto recibe aprobación, el proyecto se considera autorizado oficialmente.

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Es el proceso que consiste en desarrollar


un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los
requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
 Identificar a los Interesados Identificar a los Interesados: Es el proceso que consiste en
identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto, y en
documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el
éxito del proyecto.

3.4 Grupo del Proceso de Planificación.


El Grupo del Proceso de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para
establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción
requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la
dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.
 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Es el proceso que consiste en
documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios.
 Recopilar Requisitos: Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades
de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
 Definir el Alcance: Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del
proyecto y del producto.
 Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) : Es el proceso que consiste en subdividir
los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de
dirigir.
 Definir las Actividades: Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a
ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.
 Secuenciar las Actividades: Es el proceso que consiste en identificar y documentar las
relaciones entre las actividades del proyecto.
 Estimar los Recursos de las Actividades: Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las
cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada
actividad.
 Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos
autorizados.
 Planificar la Calidad: Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o
normas para el proyecto y el producto, y se documenta la manera en que el proyecto
demostrará el cumplimiento con los mismos.
 Planificar las Comunicaciones: Es el proceso para determinar las necesidades de
información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las
comunicaciones.
 Identificar Riesgos: Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar
el proyecto y se documentan sus características.
 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos
para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad
de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.
 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos: Es el proceso que consiste en analizar
numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del
proyecto.
 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
 Planificar las Adquisiciones: Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de
compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.

3.5 Grupo del Proceso de Ejecución.


El Grupo del Proceso de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar
el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones
del mismo. Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar
las actividades del proyecto de conformidad con el plan para la dirección del proyecto.
 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Es el proceso que consiste en ejecutar el
trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del
proyecto.
 Realizar Aseguramiento de Calidad: Es el proceso que consiste en auditar los requisitos de
calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de
garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuadas.
 Adquirir el Equipo del Proyecto: Es el proceso para confirmar los recursos humanos
disponibles y a formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
 Dirigir el Equipo del Proyecto: Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño
de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y
gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
 Distribuir la Información: Es el proceso para poner la información relevante a la disposición
de los interesados en el proyecto de acuerdo al plan establecido.
 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el proceso que consiste en comunicarse y
trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los
problemas conforme se presentan.
 Efectuar Adquisiciones: Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los
vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

3.6 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.


El grupo del Proceso de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos
para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas
en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

 Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto: Es el proceso que consiste en revisar,
analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el
plan para la dirección del proyecto. Dar Seguimiento implica realizar informes de estado,
mediciones del avance y proyecciones.
 Verificar el Alcance: Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado.
 Controlar el Alcance: Es el proceso por el que se da seguimiento el estado del alcance del
proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.
 Controlar el Cronograma: Es el proceso por el que se da seguimiento a la situación del
proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del
cronograma.
 Controlar Costos: Es el proceso por el que se da seguimiento a la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
 Informar el Desempeño: Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre
el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.
 Administrar las Adquisiciones: Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones
según sea necesario.

3.7 Grupo del Proceso de Cierre


El Grupo del Proceso del Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas
las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de
completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
 Cerrar el Proyecto o Fase: Es el proceso que consisten en finalizar todas las actividades a
través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
 Cerrar las Adquisiciones: Es el proceso de finalización de cada adquisición del proyecto.

Capítulo 4 Gestión de la Integración del Proyecto.


La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección
de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos. En el contexto de la
dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación,
articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto,
la gestión exitosa de las expectativas de los interesados y el cumplimiento de los requisitos. Una
descripción general de los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto, a saber:

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto


 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
 Realizar el Control Integrado de Cambios
 Cerrar Proyecto o Fase

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.


Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso que consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales
que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Establece una relación de
cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante (o cliente, en el caso de
proyectos externos).

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas


.1 Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de los productos o
servicios que debe entregar el proyecto. Para proyectos internos, el iniciador del proyecto o el
patrocinador proporciona el enunciado del trabajo basado en las necesidades de la empresa o en
los requisitos del producto o del servicio. El enunciado del trabajo del proyecto hace referencia a:
 Una necesidad comercial.
 Una descripción del alcance del producto.
 Un plan estratégico.

.2 Caso de Negocio
El caso de negocio o un documento similar proporciona la información necesaria desde una
perspectiva comercial para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. El caso de
negocio se crea como resultado de una o más de las siguientes razones:
 demanda del mercado
 necesidad comercial
 solicitud de un cliente
 adelantos tecnológicos
 requisito legal
 impacto ecológico
 necesidades sociales

.3 Contrato
Si el proyecto se está ejecutando para un cliente externo, el contrato constituye una entrada.

.4 Factores Ambientales de la Empresa Los factores ambientales de la empresa que pueden influir
en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:

 las normas gubernamentales o industriales


 la infraestructura de la organización
 las condiciones del mercado

.5 Activos de los Procesos de la Organización


Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta
de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:

 los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos


normalizadas que se utilizan en la organización
 las plantillas (por ejemplo, plantilla del acta de constitución del proyecto)
 la información histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Herramientas y Técnicas


.1 Juicio de Expertos: evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitución del
proyecto.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Salidas


.1 Acta de Constitución del Proyecto: Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento
actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe
proporcionar.

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.


Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto define la manera en
que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.


Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto
para cumplir con los objetivos del mismo. Estas actividades abarcan, entre otras:

 realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del proyecto
 crear los entregables del proyecto
 reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto
 obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales, herramientas, equipos e
instalaciones
 implementar los métodos y normas planificados
 establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto externos como
internos al equipo del proyecto
 gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mismos
 gestionar a los vendedores y proveedores
 recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las actividades aprobadas
de mejora del proceso

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto también requiere la implementación de los cambios
aprobados, que abarcan:

 Acción correctiva. Una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder,
de ese modo, alinear el desempeño futuro previsto del trabajo del proyecto con el plan para
la dirección del proyecto.
 Acción preventiva. Una directiva documentada para realizar una actividad que puede
reducir la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del
proyecto.
 Reparación de defectos. La identificación formalmente documentada de un defecto en un
componente de un proyecto, con una recomendación de reparar dicho defecto o
reemplazar completamente el componente.

4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.


Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los
objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El seguimiento es un
aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar,
medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias
que van a permitir efectuar mejoras al proceso.
El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:

 comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del
proyecto;
 evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva
y para recomendar aquéllas que se consideran pertinentes,
 identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto,
para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se
implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos,
 mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna
relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación relacionada,
 proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y al
cronograma actuales, y
 monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se produzcan.

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios


Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y
gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los
documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto. El proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación.
El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios comprende las siguientes actividades de gestión
de cambios, cuyo nivel de detalle difiere en función del estado de avance del proyecto:

 influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo que únicamente
se implementen cambios aprobados,
 revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida, lo cual es esencial, ya
que una decisión tardía puede influir negativamente en el tiempo, el costo o la viabilidad de
un cambio,
 gestionar los cambios aprobados,
 revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas,
 coordinar los cambios a través de todo el proyecto, y
 documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.

4.6 Cerrar Proyecto o Fase.


Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos
de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre
del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres
de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el
proyecto ha alcanzado sus objetivos.
Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase,
incluyendo metodologías paso a paso relativas a:

 las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de
la fase o del proyecto
 las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del
proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones
 las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o
fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto
para su uso futuro por parte de la organización.