Está en la página 1de 11

GUIA PARA AUDITORIA DE EXISTENCIAS

I. OBJETIVOS

• Verificar la consistencia de las existencias, evaluando su documentación sustentatoria, así como el


adecuado registro de sus operaciones y presentación en los EE.FF.

• Verificar si los importes señalados en los EE.FF. corresponden a la existencia y propiedad de la


entidad.

II. PROCEDIMIENTOS

• Compruebe si se cuenta con políticas de adquisición y distribución, y si se basan en


programaciones.

• Verifique si cuentan con un plan anual de adquisiciones y la frecuencia con que es modificado.

• Verifique que las adquisiciones de bienes estén registradas adecuadamente y compruebe que los
procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepción y despacho son adecuados.

• Verifique la existencia de los bienes en almacén y contraste con lo señalado en los EE.FF. y
registros auxiliares (Mayor auxiliar, kárdex físico, control visible, información emitida a la fecha, etc.).

• Revise las bases y el método para la valuación de los inventarios.

• Compare el precio de algunos bienes con facturas de proveedores y cotizaciones de proveedores


varios.

• Compruebe la precisión matemática de los inventarios y contraste con lo registrado en los kárdex
físico, órdenes de compra, pedido, comprobante de salida.

• Revise los registros de inventarios perpetuos (kárdex físico, control visible de almacén) y compare
con los resultados del inventario físico.

• Haga un corte de ingresos y salidas de almacén examinando los registros de ingreso y salida de
bienes y cerciórese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme
con la exactitud del pedido comprobante de salida.

• Compare precios de inventarios con precios de mercado y verifique el valor registrado.

• Revise la cobertura de seguros y la protección física de inventarios.

• Verifique si los pedidos de materiales se solicitan en base a una programación prevista y si éstas
se efectúan a través de solicitudes de materiales o requisiciones.

• Compruebe las autorizaciones de las solicitudes de materiales y contraste con los pedidos
atendidos verificando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y verifique
previamente el uso y destino que se le da.

• Compruebe si existen adquisiciones o se efectúan compra de existencias con recursos no


considerados en el presupuesto institucional.

• Verifique el control establecido para los ingresos de materiales tanto de compras, donaciones,
transferencias y otras modalidades de adquisición y qué documentos y registro utiliza.

• Verifique el control establecido para las salidas de almacén, tanto como para solicitudes, pedidos
o requisiciones de las distintas unidades orgánicas y que documentos y registro utiliza.
• Compruebe el movimiento de existencias, especialmente los materiales de construcción u otras
existencias que por su operatividad no ingresan al almacén central y son depositados en otros
almacenes (almacén de obra) y verifique que la copia de la recepción y conformidad del pedido sea
recepcionado por el personal responsable.

• Verifique si existen registros auxiliares de inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y
si se controlan indistintamente, tanto en almacén como en contabilidad.

• Verifique la organización del almacén, si las existencias mantienen un orden y están acomodadas
en forma ordenada para facilitar su manipulación, recuento y localización.

• Compruebe si existen reportes o información sobre existencias obsoletas, deterioradas o de poco


movimiento y estado de conservación.

III. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

• Prepare y actualice los flujogramas de abastecimientos y control patrimonial para su comprensión


y su inclusión en el archivo permanente.

• Revise la información obtenida durante la etapa de planificación y revisión estratégica y obtenga


extractos sobre aspectos que tengan relación con las existencias, especialmente las que se realizan
a través de procesos de selección.

• Obtenga información de los acuerdos de consejo o directorio, principalmente aquellos relacionados


con las existencias o fluctuaciones más significativas.

IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES

1. Revisar los aspectos más importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos
críticos.

2. Haga seguimiento a los puntos críticos, seleccione una transacción de cada tipo y verifique su
movimiento a través del sistema desde que ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya.

1. Necesidad o requerimiento de bienes.

2. Compra o adquisición (directa, selectiva o proceso licitario).

3. Solicitud o pedido.

4. Despacho de bienes de consumo.

5. Consumo o utilización.

6. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operación sobre los puntos en conflicto o
no concordantes con lo registrado o informado.

7. Observar despachos, recepción y almacenaje y comentarios.

V. PRUEBA DEL SISTEMA

1. Con relación a los saldos de existencias del almacén registradas como consumo, verificar de
manera selectiva lo siguiente:

a. El requerimiento con la respectiva autorización.

b. La PECOSA con la evidencia de su recepción para su consumo.

c. El adecuado costeo de las salidas de almacén.


2. Revisar faltantes, variaciones, castigos y otros montos no usuales.

VI. CORTES

a. Ver los procedimientos de auditoría aplicados en los programas del ciclo de ingresos y salidas de
bienes.

b. Solicite el inventario de bienes de consumo y otros (existencias) efectuados al 31 de diciembre.

c. Otras pruebas de corte.

VII. DETERMINACIÓN DE EXACTITUD MATEMÁTICA

a. Cruzar el total del inventario de suministros y útiles de oficina con el mayor general.

b. Verificar selectivamente el cálculo matemático de las partidas de mayor valor y otras de menor
valor.

VIII. DETERMINACIÓN DE LA RAZONABILIDAD DE LA VALUACIÓN

a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros
adecuados.

b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del
kárdex.

c. De ser más eficaz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o
catálogos.

d. Indagar base, método de determinación y consistencia de la valuación de inventarios.

e. Realizar comprobaciones de costo o mercado, el que sea más bajo.

IX. MUESTREO POR OBSOLESCENCIA

Obtener o revisar lo siguiente:

a. Kárdex valorizado para ver grado de movimiento de las partidas.

b. Una lista de partidas obsoletas o de poco movimiento.

c. El importe de la obsolescencia.

X. INVENTARIO TOMADO EN UNA FECHA DIFERENTE QUE LA DE FIN DE AÑO

a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de año (ver los procedimientos
de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina).

b. Comparar el margen bruto para los siguientes períodos:

1. Primer día del año hasta la fecha del inventario físico.

2. Fecha de inventario físico hasta fin de año.

c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el fin de año anotar y hacer seguimiento
de operaciones no usuales.

d. Asegurarse de que no ha habido cambios en los procedimientos de valuación del municipio.

XI. CONCLUSIONES
1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el
personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusión de las observaciones.

2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los
descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-
2000-CG.

3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentan
en el informe largo.

4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las
recomendaciones del caso.

XII. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

1. Contenido de la cuenta

Agrupa los bienes adquiridos y/o recibidos por la entidad al consumo y a la venta y se encuentra
integrada por las siguientes subcuentas:

20 Mercaderías

21 Suministros de funcionamiento

22 Materias primas, materiales auxiliares y suministros para la producción

23 Bienes en proceso

24 Productos terminados

28 Bienes en tránsito

29 Provisión para desvalorización de existencias

2. Valuación

• Se toma como base el costo de adquisición o mercado, el más bajo.

• Las diferencias de cambio por compra de existencia originada por pasivos en moneda extranjera
plenamente identificadas (saldos en almacén) deberán ser asumidas como gastos de acuerdo a la
nueva NIC 2 - Existencias modificada en el 2003 oficializada por el Consejo Normativo de
Contabilidad mediante Resolución N.° 034-2005-EF/93.01 p. el 02-03-05 párrafo introducción «IN
10»

• La valuación del movimiento de las existencias se efectuará siguiendo el método «PEPS», primera
en entrar, primera en salir.

• En cuanto a la provisión para desvalorización de existencias, se efectuarán con el fin de cubrir


pérdidas del valor original de adquisición.

• El precio de compra incluye, además del precio neto facturado por el proveedor, los fletes, seguros,
gastos, derechos de importación y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de
funcionamiento al almacén de la entidad.

• El precio de adquisición comprenderá también el impuesto que grava la adquisición de las


existencias (IGV) se incluyen en el precio de adquisición cuando éste no sea recuperable
directamente (caso de mercaderías para la venta referida al crédito fiscal).

3. Presentación en los Estados Financieros


• En notas a los EE.FF. se dará a conocer el método de valuación de existencia adoptado (PEPS),
limitaciones en la disponibilidad de existencias, así como cualquier otra información de carácter
sustantivo que afecte a la propiedad, disponibilidad o valoración tales como litigios, embargos, etc.,
así como cualquier cambio de método adoptado para valorizar las salidas de la existencias
indicándose además el efecto producido en los resultados de la entidad, igualmente deberá
señalarse cuando existan restricciones sobre su disponibilidad o cuando la existencias se hayan
entregado en calidad de prenda.

4. Objetivos de auditoría

a. Generales

• Verificar que los saldos mostrados en el Balance General existen o han existido y son propiedad
de la entidad.

• Verificar que los saldos de las existencias representan bienes que se esperan consumir o vender
dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad.

• Comprobar que el importe de las salidas son uniformes con los costos reales o de adquisición.

• Constatar el establecimiento de medidas de seguridad y si los controles proporcionan satisfacción


de auditoría principalmente a los aspectos relacionados con la seguridad de los bienes y la restricción
de acceso físico a las áreas de almacenes, la debida aprobación de todos los documentos que
respaldan la adquisición, recepción y despacho de bienes.

b. Específicos

• Verificar si las existencias se controlan mediante registros adecuados.

• Verificar si existen procedimientos que confirmen la existencia física.

• Examinar si las existencias se encuentran valoradas de manera adecuada.

• Verificar si el ciclo de almacén (entrada, stock y salida) funciona y actúa según los procedimientos
definidos y conserva la unidad de almacén.

• Verificar si las existencias se encuentran identificadas, protegidas y custodiadas.

• Verificar la segregación apropiada de funciones en el área de almacén.

• Comprobar las mercaderías, materia prima y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros
(otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad).

• Comprobar si las existencias están debidamente registradas y valuadas de conformidad con los
métodos establecidos por la NIC-SP12 «Existencias» aprobado por Resolución del Consejo
Normativo de Contabilidad N.° 029-2002-EF/93.01.

• Comprobar que la totalidad de las existencias existen físicamente y son de propiedad de la entidad.

• Verificar que las existencias están valoradas a su costo de adquisición o mercado, el más bajo, de
acuerdo con métodos de valoración generalmente aceptados.

• Comprobar si existe provisiones para desvalorizaciones de existencias para la cobertura de


períodos de valor de las mismas (ítems dañados u obsoletos).

• Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si éstas están
centralizadas en el Plan Anual de Adquisiciones.

• Verifique como se desarrolla el ciclo completo de compras, internamiento, distribución y custodia.


5. Evaluación del control interno

La evaluación del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relación directa con el enfoque
de auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil. El enfoque sustantivo resultará más
apropiado, especialmente en lo que se refiere a la verificación del cumplimiento de las aseveraciones
relacionadas con la veracidad e integridad.

La revisión, estudio y evaluación del control interno de esta área deberá dirigirse a los siguientes
aspectos:
• Segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición, almacenaje, registro, custodia
y distribución de existencias.

• Establecimiento de adecuados controles mediante registros de todos los ingresos y salidas de


bienes.

• Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios, comparándolos con los registros auxiliares,
kárdex, control visible de almacén y saldos de cuentas de mayor.

• Verificación periódica de los inventarios para determinar posibles ítems dañados, obsoletos o de
lento movimiento.

• Estudio de la protección física que se le otorga a las existencias.

Procedimientos de evaluación de control interno

1. Corroborar la existencia de registros de existencia y el control contable establecido.

2. Verificar el establecimiento de controles básicos de las existencias.

a. Inventarios físicos.

b. Instrucciones para los inventarios.

c. Supervisión adecuada.

d. Identificación y ordenamiento de stock.

e. Establecimiento de sistemas de recuento físico.

f. Establecimiento de control de inventarios.

g. Identificación de existencias en poder de terceros.

h. Identificación de existencias obsoletas, deterioradas o de lento movimiento.

i. Comparación de los registros de existencias / contabilidad.

6. Evaluación del riesgo de control

Ante la posibilidad que los ítems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o
incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad.

• Los rubros que conforman las existencias son los íTEMS del activo corriente más difícil de
controlar.

• El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos
de información que van al mayor general y que sale de él, por lo tanto el control interno coincide con
los registros.
• El uso de inventarios periódicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad
acerca del saldo de existencia.

• Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimientos
de control relacionados con las compras, supervisión de niveles de las partidas de existencias y su
revisión periódica.

• Verificar la adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas relacionadas con las
existencias.
• Las transacciones significativas a menudo representan áreas de mayor riesgo.

• Examinar detenidamente cuando los precios de las existencias fluctúan significativamente en


comparación con los precios del mercado, puede que haya posibilidades de sobrevaloración de
precios.
• La seguridad física de las existencias es inadecuada.

a. Criterios para identificar el riesgo de control alto

Los íTEMS de existencias no se encuentran protegidos adecuadamente.

Los procedimientos para el conteo de inventario físico son inadecuados.

.Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas significativas
pendientes de conciliación.

Falta de procedimiento de corte definidos o supervisión por parte de la administración.

Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kárdex físico. control visible de almacén,
etc.).

- Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas,
o que no se llevan a cabo.

- El inventario físico está sobrevalorado para ocultar faltantes de existencias.

b. Identificar los factores de riesgo de control

La seguridad física de las existencias es inadecuada.

No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios físicos con los
kárdex de control de inventarios.

- Corno consecuencia de los inventarios físicos, se requieren ajustes significativos, se han


identificado montos significativos de existencias obsoletas o de movimiento lento, los cuales no han
sido contabilizados o no aparecen considerados como saldos en el balance general.

- Los registros permanentes de las existencias no son confiables.

- Se entregan existencias sin el respectivo pedido de comprobante de salida o para su regularización


y firma de recepción posterior.

- Existen transacciones acumuladas no contabilizadas.

7. Principios de contabilidad a verificar

Aseveraciones

Verificar el saldo de las adquisiciones de existencias y control interno correspondiente.

Existencia
Si se tiene para el consumo, así como para su aplicación en obras públicas.

Veracidad

Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversión (obras públicas),
así como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad.

Integridad

Verificar que las existencias se encuentran adecuada e íntegramente contabilizadas y acumuladas


en sus registros correspondientes, así como sus ajustes han sido efectuados apropiadamente.

Valuación y exposición

Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisición, asimismo que hayan
sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios
para su adecuada comprensión.

8. Verificación de las normas técnicas de control

• Comprobar que en las transacciones de bienes o servicios, así como en las demás actividades de
gestión se utilizaron criterios de economía (calidad, cantidad, menor costo) contrastando con las
cotizaciones respectivas y el cuadro comparativo de cotizaciones, y eventualmente cotizar a terceros
sobre los bienes adquiridos cuando existieron dudas razonables.

• Verificar que todos los bienes que se adquieran deban ingresar a través de la unidad de almacén
antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su utilización directa.

• Comparar si existió o existen procedimientos establecidos para la toma de inventario anual, tanto
de bienes corrientes como de activos fijos con el objeto de verificar su existencia física y estado de
conservación.

• Verificar las bajas de bienes realizadas por la entidad y si éstas han cumplido con los requisitos
formales establecidos, tales como informe técnico o de perito, resolución respectiva de baja de
bienes, etc.

9. Trabajos de auditoría a realizar

a. Procedimientos mínimos

• Los procedimientos deberán incluir la verificación física del inventario.

• Realizar pruebas de exactitud aritmética, valorización de existencias, revisión de existencias en


tránsito, verificación de su contabilidad y revisión del corte de operaciones.

• El objeto fundamental de la verificación del inventario físico es satisfacer uno de los procedimientos
seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a fin de determinar la totalidad de las
existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribución y uso.

• El auditor deberá asegurarse de que las existencias estén valoradas de acuerdo al valor de
adquisición o de mercado, el más bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en
ejercicio anteriores, de no ser así, se deberá revelar en el informe de auditoría cuantificando el efecto
del cambio de criterio.

• Respecto a las existencias en tránsito, se deberá verificar, si existen o existieron al cierre del
ejercicio, haciendo un seguimiento a su recepción posterior, así como su documentación
sustentatoria.
• Se verificará también que la contabilización se encuentre adecuadamente registrada habiéndose
ajustado las diferencias puestas de manifiesto durante la verificación de la valorización.

• Se deberá conciliar por muestreo las cantidades despachadas con las cantidades solicitadas, así
como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las transacciones, como
comprobar la unidad de almacén.

• Se comprobará los cortes de inventario de ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al final
del ejercicio a fin de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que
no hayan recogido sus pedidos o viceversa.

• Evaluación del método de valuación de existencias.

b. Procedimientos aplicados

• Describa los siguientes aspectos del sistema de contabilidad:

- Cómo se inician los transacciones.

- Los registros contables, documentos de soporte, y cuentas específicas involucradas; y

- El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general.

• Verificar las de material dañado.

• Seleccione algunas salidas de bienes partiendo de los registros de los mayores auxiliares,
asegurándose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y
comprobantes de pago, así como de registro de salida en el kardex físico.

• Analice la composición de las existencias.

- Rotación de existencias

- Anticuamiento

- Tipo de insumo

10. Documentos fuentes a exigir

• Archivos de órdenes de compras.

• Archivo de notas de entrada de almacén.

• Archivo de pedidos comprobantes de salida.

• Archivo de cotizaciones, cuadros comparativos de cotizaciones.

• Archivo de correspondencia recibida y permitida.

• Archivo de licitaciones, concurso de precios.

• Tarjetas de control kárdex.

• Auxiliares, análisis de cuentas, ingresos y salidas de bienes.

• Archivo de reportes, resumen, ingreso y salida de bienes (notas de contabilidad).

• Libro de actas del comité permanente de adjudicaciones, comité especial, etc.

• Archivo de notas de contabilidad, ingreso y salida de bienes.

• Informes evacuados.
11. Procedimientos analíticos

• Realizar pruebas globales de comprobación entre las adquisiciones (órdenes de compra emitidas)
y la ejecución del presupuesto realizada durante un período determinado.

• Efectuar análisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar la
cuantificación y valoración de las órdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de
salida.

12. Pruebas de cumplimiento de controles

• Verifique la utilización de documentos de requisición o pedidos justificados de solicitud de bienes


por áreas de responsabilidad y compruebe la salida de éstos bienes con la emisión de los pedidos
comprobantes de salida

• Revise y haga un seguimiento de la rotación de existencias y variación de precios en los ítems que
se adquieren con frecuencia.

• Verifique si las existencias que son sometidas a recuentos físicos periódicos y los ajustes
resultantes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado.

• Inspeccione las existencias almacenadas y examine su distribución, custodia y control.

• Solicite el listado de las existencias obsoletas y de poco movimiento y comparar en la cuenta de


mayor provisión para cuentas de cobranza dudosa.

• Compruebe la existencia de controles establecidos y verifique la eficacia de los mismo a fin de


determinar la consistencia entre la orden de compra, la facturación y la distribución.

• Para determinados meses, verificar la evidencia del control comprobando la correlatividad numérica
de los documentos fuente. Así como la comprobación de la aprobación respectiva con el movimiento
de existencias.

• Comprobar por muestreo, la emisión de pedidos comprobantes de salida (PECOSA) lo siguiente:

- Su correlatividad.

- Sello y firma de recepción conforme.

- Comprobación matemática de cantidades y valores.

- Su inclusión en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), así como en el balance de
comprobación.

13. Pruebas detalladas de transacciones de saldos

• Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a fin de familiarizarse con éste. Revisar los
asientos en las cuentas de mayor general de existencias y provisión para desvalorización de
existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias física.

• Revise los estados financieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los
libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento,
mercaderías, materias primas, auxiliares y reproducción.

• Obtener el listado de existencias físicas y verificar su exactitud matemática, inspeccionar.

14. Identificar los factores de riesgo de control

• La seguridad física de las existencias es inadecuada.


• No existen procedimientos para la toma de inventarios y si los hay son inadecuados.

• No se realizan oportunamente las conciliaciones de los recuentos físicos con los registros auxiliares.

• Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales
no aparecen registrados en los registros de contabilidad.

• Los registros permanentes de existencias (kárdex, control visible de almacén) se encuentran


atrasados y su información es inadecuada.

• Existe una acumulación de transacciones atrasados especialmente en lo que se refiere a los


pedidos de comprobantes de salida.