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Curso virtual: Microsoft Excel

Microsoft Excel : Ingreso a la aplicación

Semana 01: Manejo del entorno de Microsoft Excel

Manejo de la Interfaz
A través de actividades y ejercicios propuestos conocerás las distintas formas de
ingresar a la aplicación y reconocerás los principales elementos de su Interfaz.
Emplearás el mouse para copiar y mover celdas, así como para generar series y listas.
A través de actividades y ejercicios propuestos aplicarás las acciones para realizar
estas tareas de una manera fácil y efectiva.
Al finalizar esta sesión podrás:
 Iniciar Microsoft Office Excel.
 Conocer los elementos de la pantalla.
 Ingresar y editar datos en la hoja de cálculo.
 Emplear el mouse para copiar y generar series de datos.

Introducción
Microsoft Excel, es una poderosa herramienta de análisis que nos permite acceder,
procesar, analizar, compartir y mostrar información. Excel fue diseñado para ser una
aplicación que facilita el acceso a datos, analizar, crear cuadros estadísticos y gráficos
estadísticos.

Actividad 1: Ingreso a la aplicación


Vamos a conocer las distintas formas de ingresar a la aplicación.
Mediante el Menú
1. Clic en el botón INICIO, Todos los programas.
2. En el grupo Microsoft Office, elige Microsoft Excel 2010.

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Microsoft Excel : Ingreso a la aplicación

Mediante la ventana buscar


Puedes aprovechar las características de búsqueda de Windows 7 para acceder a la
aplicación:
1. Haz clic en el botón INICIO.
2. En el cuadro Buscar programas y archivos, escribe Excel.
3. Windows muestra elementos relacionados al texto que acabas de escribir y los
agrupa en categorías:

4. Haz clic en Microsoft Excel 2010 del grupo Programas.

Mediante la ventana ejecutar


También puedes emplear la ventana Ejecutar de Windows.

1. Presiona la tecla Windows  y R


2. En la ventana Ejecutar, escribe EXCEL.EXE

3. Haz clic en Aceptar.

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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

Elementos de la interfaz
Al ingresar a la aplicación podrás reconocer los siguientes elementos:

Ficha Archivo Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título

Encabezado de columna

Celda activa

Encabezado de fila

Botones de Zoom
Etiqueta de hojas

Excel 2010 presenta elementos comunes en las aplicaciones Office. Entre los
elementos que debemos conocer tenemos:
 Cinta de opciones
 Barra de herramientas de acceso rápido
 Galerías
 Herramientas contextuales
 Pistas de comandos

Actividad 2: Reconociendo elementos de la interfaz


En esta actividad vamos a reconocer los distintos elementos de la interfaz de Excel, la
distribución que tienen en la pantalla y las opciones que permiten personalizarlos.

Cinta de opciones
Este elemento ha reemplazado a los menús y barras de herramientas de las versiones
anteriores. Todas las herramientas, comandos y botones, ahora se muestran dentro de
esta cinta.

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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

La cinta puede ocultarse para que los usuarios tengan el área de trabajo más libre y
luego mostrarla para aplicar formatos y usar comandos:

1. Haz clic en el botón Minimizar la cinta.

2. Observa el resultado: se muestran sólo las fichas.

3. Para mostrar la cinta, realiza el mismo procedimiento.


4. También puedes usar la combinación de teclas CTRL + F1.

Fichas
En la cinta de opciones se muestran fichas o tabs que agrupan los comandos de
acuerdo a su funcionalidad. En la imagen se muestra la ficha Inicio y la ficha Insertar.
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Grupo de comandos
Estos elementos permiten agrupar los comandos relacionados de alguna tarea en
particular.
1. Descarga el libro de trabajo Objetos del área de Recursos de la semana 1.
2. Haz clic en la ficha Insertar.
3. Observa que hay grupos, como por ejemplo: Tablas, Ilustraciones, entre
otros.

Grupo Tablas Grupo Ilustraciones

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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

Pregunta Nº 1:
Haz clic en la ficha Diseño de página y escribe los nombres de los cinco
grupos de comando.

Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

Galerías
Las galerías simplifican muchas operaciones, al presentar un conjunto de formatos y
opciones que los usuarios pueden "elegir y hacer clic" y así conseguir los resultados
deseados de una manera más profesional. Existen galerías para aplicar formatos a
gráficos, para seleccionar el diseño de una página, o cambiar la apariencia de un
WordArt.

Existen dos tipos de galerías: las incrustadas y las desplegables.

1. Haz clic en la ficha Diseño de página.


2. Haz clic en el comando Márgenes y luego en Tamaño. Estos son ejemplos de
galerías desplegables.

3. Selecciona la hoja Actividad2 del libro de trabajo Objetos.


4. Ahora, haz clic en la ficha Insertar, elige Formas. Selecciona el diseño
mostrado en la imagen y dibújalo sobre tu hoja de cálculo.

5. Observa que en la cinta se muestra la barra de herramienta contextual llamada


Herramientas de dibujo.
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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

6. Esta herramienta presenta la ficha llamada Formato.

7. Haz clic en dicha ficha y observa una galería incrustada de estilos como se
muestra en la imagen:

Haz clic en el botón más


para ver más diseños
8. Para desplegar todas las opciones de la galería,
haz clic en el botón Más. El resultado debe ser
como:

Arrastra aquí para


cambiar el tamaño.

Herramientas contextuales
Las herramientas contextuales proveen de características y opciones de acuerdo al
objeto en el que se está trabajando; por ejemplo, si estamos en un gráfico, se
muestran herramientas para gráficos como: cambiar el diseño, cambiar el color.
1. Selecciona la hoja Ejemplos del libro de trabajo Objetos de la semana 1.
2. Haz clic sobre el título Ventas por país.
3. Observa que en la cinta de opciones se muestra una barra nueva llamada
Herramientas de dibujo, la cual contiene una ficha llamada Formato.

4. Esta barra se muestra porque has seleccionado el título que es un objeto


WordArt.

Pregunta Nº 2:

Haz clic sobre alguna celda vacía de la hoja de preguntas, ¿se muestra la barra
de Herramientas de dibujo?

Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.


5. Selecciona la hoja Ejemplos.

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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

6. Ahora, haz clic sobre el título Ventas por país.


7. Como habrás observado solo para objetos seleccionados se muestra la
herramienta contextual.

Pregunta Nº 3:

En la hoja Ejemplos haz clic sobre el gráfico de Brasil: ¿Cómo se llama la barra de
herramienta contextual activada?
¿Qué fichas presenta?

Pregunta Nº 4:

Haz clic sobre el dibujo del engranaje Marketing: ¿Cómo se llama la barra de
herramienta contextual?
¿Qué fichas presenta?
Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

Pistas de comandos / ToolTips


Estos elementos ayudan a entender por qué debería usar un determinado comando o
botón. Además, permiten acceder directamente a la ayuda contextual de ese
comando.

1. Haz clic sobre la ficha Insertar.

2. Con el mouse señale el botón y observa el resultado:

3. Se despliega un cuadro con información acerca del comando señalado,


además se muestra las teclas de acceso directo y si presionas F1 se direcciona
a la ayuda con información más detallada de esta herramienta.
Barra de acceso rápido
Esta barra está a siempre visible. Los usuarios pueden personalizarla para incluir los
botones que usan con más frecuencia.

Por defecto la barra se muestra con los botones Guardar, Deshacer y Rehacer. En
este ejercicio vamos a añadir algunos otros comandos.

1. Haz clic en la ficha Insertar.

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Microsoft Excel : Reconociendo elementos de la interfaz

2. Sobre el botón Imagen, usa el botón derecho del mouse y elige Agregar a la
barra de herramientas de acceso rápido.
3. Realiza el mismo procedimiento sobre el botón SmartArt y observa el
resultado:

Para eliminar un botón de esta barra:


1. Usa el botón derecho del mouse, sobre el botón que deseas quitar de la barra.
En nuestro caso sobre el botón SmartArt.
2. Elige la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Ahora, modifica la barra hasta que se muestre como:

Ficha Archivo
La ficha Archivo permite acceder a la información completa del documento (vista
Backstage), como el tamaño del archivo, el autor, su ubicación y las versiones del
documento. Además muestra los comandos usuales a realizar con el documento
activo.
La ficha Archivo muestra las opciones para trabajar con los documentos.

Ficha Archivo Ventana Backstage

Recuerda en la ficha archivo encontrarás las opciones de guardar, abrir, imprimir y


cerrar.
Microsoft Excel presenta elementos comunes en las aplicaciones Office. Entre los
elementos que debemos conocer tenemos:
 Cinta de opciones.
 Barra de acceso rápido.
 Galerías.
 Herramientas contextuales.
 Pistas de comandos.

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Microsoft Excel : Elementos de la hoja de cálculo

Actividad 3: Elementos de la hoja de cálculo


En esta actividad vamos a reconocer los elementos que conforman una hoja de
cálculo: las columnas, filas, celdas y rangos.
Para realizar estos ejercicios es necesario ubicar en el teclado las siguientes teclas:

INICIO FIN CTRL

Reconocer el número de filas


Ingresa a Excel y en una hoja en blanco, realiza los procedimientos:
1. En el teclado, presiona por separado:

FIN 
Primero la tecla y luego la tecla de flecha hacia abajo: .

Pregunta Nº 5:
¿Cuántas filas tiene la hoja de cálculo?
Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

2. Para retornar a la parte inicial de la hoja, puedes usar cualquiera de estas


combinación de teclas:

FIN 
Tecla y luego por separado la tecla de dirección

También puedes volver a la celda inicial A1, mediante la siguiente combinación:

Teclado en español Teclado en inglés

CTRL INICIO CTRL HOME


Tecla + Tecla +

Reconocer el número de columnas:


1. Haz clic sostenido (no soltar el mouse) en la esquina superior izquierda de la
hoja de cálculo como se muestra en la figura.
2. Observa el número de filas y columnas como se muestra en la figura.

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Microsoft Excel : Elementos de la hoja de cálculo

Pregunta Nº 6:
FIN 
Presiona por separado las teclas y ¿Cómo se llama la última
columna?

¿Cuántas columnas tiene la hoja de cálculo?

Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

Reconociendo celdas
Una celda es el elemento básico en Excel. Cada celda se define por la letra de la
columna y el número de fila a la que pertenece.
Ejemplo:
Celda B2

Pregunta Nº 7:

Escribe el nombre de cada celda sombreada.

Responde en la hoja de pregunta 7 del libro de trabajo Objetos.

Reconociendo rangos
Un rango es una colección de celdas. El rango se define usando la celda inicial y final
del rango.
Ejemplo: Rango B2:D2

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Microsoft Excel : Ingreso y edición de datos

Pregunta Nº 8:

Escribe el nombre de los rangos sombreados:

Responde en la hoja pregunta 8 del libro de trabajo Objetos.

Ingreso y edición de datos


El ingreso de datos a su hoja de cálculo no es muy diferente a escribir datos en un
documento de Word. Sin embargo, Excel permite que dicho ingreso sea más sencillo
empleando el mouse para copiar celdas y rellenar series.

Actividad 4: Ingreso y edición de datos


Vamos a conocer la forma correcta de ingresar valores a su hoja de cálculo y las
opciones disponibles que tiene.

Ingreso simultáneo de datos


La combinación CTRL + Enter, genera un ingreso simultáneo de datos en un rango
seleccionado.

Pregunta Nº 9:

Selecciona el rango de fondo celeste, que se encuentra en la hoja preguntas.


Una vez seleccionado el rango, escribe solo tu nombre, no presiones Enter
Ahora presiona la combinación de teclas CTRL + Enter
¿Qué ha sucedido en el rango seleccionado?

Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

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Microsoft Excel : Ingreso y edición de datos

Para ingresar datos a una celda


1. Ingresa a Excel.
2. Lleva el puntero de celda (indicador) a la celda donde se desea ingresar la
información.
3. Escribe el dato correspondiente. Para nuestro ejemplo, escribe la siguiente
tabla (usa Enter para cada entrada de datos).

4. Ahora, en la celda B4, escribe Lima y presiona Enter.


5. Completa la tabla con los siguientes datos.

6. Graba el archivo con el nombre Importaciones.


Escribir dos líneas en una fila

Una celda puede contener dos líneas como parte de su contenido, logrando efectos
como los mostrados a continuación:

Para lograr este efecto:


4. En la Hoja2 del archivo Importaciones, lleva el cursor a la celda A1.
5. Escribe el texto Nro y presiona las teclas ALT + Enter
6. Escribe Orden y presiona Enter para finalizar.
7. En la celda A5, realiza el procedimiento para tener el texto tal como se muestra
en la siguiente imagen:

8. Graba los cambios realizados.

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Microsoft Excel : Ingreso y edición de datos

Función autocompletar
Excel permite autocompletar textos basándose en textos previamente ingresados en la
lista que se está trabajando.
1. En la Hoja1 del archivo Importaciones.
2. En la celda A8 escribe la letra V. Excel autocompleta el ingreso con la palabra
Ventas que ya existe líneas más arriba (A5).

3. Si efectivamente quiere escribir dicho texto, presiona Enter. si el texto es otro,


basta con seguir escribiendo para no aceptar la propuesta.
4. Completa la tabla con los siguientes textos:

Edición de datos
Consiste en editar la información de una celda.
1. Lleva el indicador a la celda que quieres editar. En este caso a la celda A1 de
la Hoja1.
Para editar la celda A1 puedes realizar cualquiera de estas 3 acciones:
 Presiona la tecla de función F2
 Haz doble clic sobre la celda A1
 Haz clic en la barra de fórmulas.

Presiona F2 o haz doble clic Barra de fórmulas

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Microsoft Excel : Seleccionar celdas

2. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambia el nombre de la


empresa por Importaciones A&G Aceros SAC y presiona Enter.

3. Ahora, cambia las celdas correspondientes para que tu tabla se muestre como:

Empleando el mouse
El puntero del mouse permite ingresar en forma rápida y sencilla valores a nuestras
celdas. Así, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o
en un rango de celdas.
La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse

+
Seleccionar, cuando se Cuadro de relleno, cuando Modo Mover cuando se
señala al centro de la celda. se señala a la esquina señala alguno de los
inferior izquierda. bordes.

Actividad 5: Seleccionar celdas


En esta actividad vamos a emplear el mouse para seleccionar un rango de celdas.

Selección de rangos
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, primero debes tener el puntero del
mouse en modo Selección y luego, con un arrastre, seleccionar las celdas. En
nuestro caso, vamos a seleccionar las áreas de la Hoja1.
1. Lleva el puntero sobre la celda que deseas seleccionar (en nuestro ejemplo la
celda A4).
2. Haz clic sobre la parte central de la celda A4 y cuando el símbolo del puntero
sea

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Microsoft Excel : Copiar y generar series

3. Arrastra hasta la celda A11.

4. Aplica un formato de negrita y centrado a este rango.


5. Ahora, selecciona el rango B4:E4 y aplique negrita y centrado.
6. Guarda los cambios efectuados con el nombre Importaciones seguido de tus
nombres.

Actividad 6: Copiar y generar series


En esta actividad emplearás el mouse para crear series así como para copiar textos y
números. Para este ejercicio, se debe descargar el libro de trabajo Tablas del área de
Recursos.
Generación de series

1. En la Hoja1 del libro de trabajo Tablas, haz clic sobre la celda A8.
2. Lleva el puntero del mouse al cuadro de relleno.

3. Cuando el cursor cambie a una cruz pequeña (observa la imagen), arrastra el


puntero hacia abajo, hasta llegar al Laboratorio5.
4. Realiza un procedimiento similar al anterior, de tal manera que los
encabezados de columna (Enero) se muestren como en la figura:

5. Haz clic en la Hoja7 y genera una serie con los Trimestres. El resultado debe
ser como la imagen.

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Microsoft Excel : Copiar y generar series

6. Luego, en la Hoja8, genera una serie con los Códigos:

Copiar celdas
El cuadro de relleno también permite copiar el contenido de celdas.
1. En la Hoja2, en la celda E7, señala con el puntero el cuadro de relleno.
2. Arrastra el puntero para copiar el texto Nutrición hasta la celda E10. Luego,
completa la tabla copiando el texto Laboratorio a las demás celdas.

3. Haz clic en la Hoja8 y copia el contenido de la celda B10 a las demás celdas.

Opciones de autorelleno

Las opciones de pegado cambian la forma que tiene Excel para rellenar celdas.
1. En la Hoja2, en la celda A7, señala con el puntero el cuadro de relleno.
2. Arrastra el puntero hasta la celda A15.
3. Observa que al soltar el mouse, las celdas se copian y se muestra al final una
etiqueta llamada opciones de autorelleno, observa la siguiente imagen:

4. Haz clic sobre opciones de autorelleno y elige Serie de relleno.

5. Ahora, lleva el puntero a la celda F7 y realiza un arrastre hasta la celda F15.


En las opciones de autorelleno, elige Copiar celdas.

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Microsoft Excel : Listas personalizadas

6. Completa la columna Código de la Hoja2, la columna Día de la Hoja3 hasta el


15 de julio y los Enfermeros hasta el Enfermero15 y la columna Salas de la
Hoja4.
7. En la hoja5 genera las guías de salida usando las opciones de autorelleno
hasta la guía 1000110 y en la Hoja6 genera las facturas hasta la factura
12350.
8. Guarda los cambios del libro de trabajo Tablas.
Autocompletar
Excel puede realizar un autocompletar de acuerdo a los datos de una columna
adyacente.
1. En la celda A5 de la hoja9 escribe la tabla como se muestra en la imagen.

2. Haz doble clic en el cuadro de relleno de la celda B6 de la columna pabellón.

3. El resultado será una copia.


4. Guarda los cambios del libro de trabajo Tablas.

Actividad 7: Listas personalizadas


En esta actividad crearemos una serie de lista personalizadas como los nombres de
cursos, distritos, etc.

Generando listas

1. Selecciona la Hoja10 del libro de trabajo Tablas.


2. En la celda A11 escriba Abril y realiza un arrastre.

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Microsoft Excel : Listas personalizadas

3. Observa el resultado:

4. En la celda B11escribe el texto Lunes y haz el arrastre correspondiente.

Pregunta Nº 10

¿Cuál es el resultado en el rango B11:B23?


Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

5. En otra celda C11 escribe el texto: 4 cuotas y realiza un arrastre del cuadro de
relleno.

Pregunta Nº 11

¿Cuál es el resultado?
Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

6. Completa la hoja10, realizando los arrastres correspondientes.

Pregunta Nº 12
¿Cada cuánto tiempo se generan los datos de fecha?
¿Cada cuánto tiempo se generan los datos de hora?
Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

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Microsoft Excel : Listas personalizadas

Pregunta Nº 13
¿Qué opción de autorelleno utilizas para generar fechas laborables como se
muestra a continuación?

Responde en la hoja de preguntas del libro de trabajo Objetos.

Crear una lista personalizada


1. Haz clic la ficha Archivo y elige el vínculo Opciones.
2. En la ficha Avanzadas, desplaza el cursor hasta el final y ubica el grupo
General.
3. Haz clic en el botón Modificar listas personalizadas.

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Microsoft Excel : Listas personalizadas

1. En el cuadro Entrada de listas escribe los siguientes distritos.

2. Haz clic en Aceptar.


3. Luego haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro Opciones de Excel.

Para probar que la lista se ha agregado:

1. Selecciona el libro de trabajo Tablas.


2. En la Hoja11, celda C7 escribe el nombre de algún distrito que incluiste en la
lista.
3. Arrastra el cuadro de relleno y observa la relación de distritos que se genera.

4. Realiza el procedimiento para generar una lista de cursos y otra lista con el
nombre de profesores en la hoja11
5. Guarda el libro de trabajo Tablas seguido de tu nombre.
6. Cierra tu libro de trabajo Tablas seguido de tu nombre.
Sube el libro de trabajo Tablas seguido de tu nombre en el área de Resolución.

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