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Flujogramas Narrativo

En la organización de procesos empresariales contamos con diversas herramientas de


control internoque nos ayudan a organizar y mejorar nuestro desempeño como empresa,
pero tratándose de narrativas, flujogramas, indicadores clave de procesos y puntos de
control, casi siempre surge la misma situación, ¿Son todos necesarios? La respuesta es
sí, todos tienen su significado y su papel dentro del juego de la organización y el control
interno.

En primer lugar, es importante saber que existe un orden lógico dentro de estos
documentos que responde a lo siguiente:

1.Las narrativas se elaboran para saber al detalle los pasos y documentos involucrados
en un determinado proceso o actividad.

2.Los flujogramas o diagramas de flujo, muestran una descripción gráfica resumida, a


partir de las narrativas, del flujo de la información y de las decisiones involucradas en
cada procedimiento.

3.Los indicadores clave de procesos, surgen del análisis de las narrativas y su


flujogramas, y establecen aquellos puntos críticos que son vitales en nuestro proceso y
cuyo fallo o incumplimiento puede ocasionar problemas en las actividades realizadas
y/o dejarnos expuestos a mermas o fraudes.

4.Los puntos de control son “alcabalas de verificación” que se establecen a lo largo del
proceso analizado y que están enfocados, principalmente, a verificar el cumplimiento de
las labores que implican decisiones claves y la suficiencia de la documentación
directamente relacionada.

De acuerdo con las características de la actividad, en cuanto a su regularidad (Más que


diaria, diaria, semanal, quincenal, mensual, anual) y del impacto económico que pueda
tener en las cifras de la empresa (Materialidad) es que auditores externos (e internos)
van a establecer los métodos y el tamaño de la muestra en sus revisiones, para luego,
según su cumplimiento o no, determinar la probabilidad de riesgo y el impacto de las
debilidades encontradas (Mapa de riesgo).

El problema que generalmente se presenta es que esta documentación se elabora por


separado en documentos bastante extensos. Quienes hemos tenido la oportunidad de
elaborarla o de recibirla producto del trabajo realizado en nuestra empresa por parte de
consultores externos, sabemos que es algo engorroso trabajar con 3 o 4 juegos de
documentos que están íntimamente relacionados y que no es recomendable ver por
separado.

¿Cómo lo resumimos?

Es importante saber que podemos presentar narrativas, flujogramas y puntos de control,


en una versión consolidada más simple, realizando 4 simples pasos:
1.Imaginemos un folio con orientación vertical u horizontal, y dividido en 2 grandes
partes.

2.En la parte izquierda colocaremos el diagrama de flujo de la sección de la actividad o


proceso analizado.

3.En la parte derecha, colocaremos el resumen narrativo de la actividad que se está


indicando en el diagrama de flujo de la parte izquierda.

4.En el flujograma podemos indicar mediante círculos, o cualquier otra marca, los pasos
críticos que son indicadores clave del proceso que estamos analizando, y establecer una
referencia que nos llevará al documento específico con sus procedimientos de control.

En La imagen anterior podemos ver un ejemplo de diagrama de flujo de un


procedimiento (simplificado) de ajustes y reclasificaciones contables y, a su lado, una
descripción de cada actividad, indicando su responsable. De igual manera, podemos
observar que en círculos rojos se resaltan los puntos de control, los cuales se codifican
con número (PC 1 y PC 2) y código de documento origen ( DC-03). Estos puntos se
encuentran en las actividades de las que se puede extraer un indicador clave del proceso
como lo es, para este caso, el solicitar o no aprobación y el soportar debidamente la
documentación necesaria para justificar un asiento de ajuste contable.

En la organización de procesos es importante considerar que los directivos siempre


tienen el tiempo contado para realizar cada una de sus actividades, ¿por qué insistimos
en agobiarlos con papeles que no van a leer? Los directivos evalúan a su recurso
humano por los resultados que ofrecen y por su aporte a la rentabilidad de la empresa,
no por su capacidad de elaborar documentos como si de grandes tratados internacionales
se tratase, al fin y al cabo, el tiempo es oro.