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Índice

Introdução 3

Passo 1 - Definindo a missão para os cargos 6

Passo 2 - Definindo atribuições para os cargos 7

Passo 3 - Definindo o método da Avaliação 8

Passo 4 - Mapeando as competências do cargo 11

Passo 5 - Definindo os avaliadores e avaliados 14

Passo 6 - Apertando o “start” 16

Passo 7 - Método de acompanhamento da avaliação 17

Passo 8 - Orientando os Gestores para o Feedback 18

Passo 9 - Os relatórios finais 22

Passo 10 - Planejamento resumido 25

Finalizando 26

Contatos 27

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Introdução
As empresas de grande sucesso no mercado, jamais deixam de ter ferramentas
que as auxiliem nos processos fundamentais do seu desenvolvimento, e uma das
ferramentas mais utilizadas para seu sucesso, sem dúvida alguma é a Avaliação
de Desempenho.

E para ilustrarmos tudo, usaremos como base o Software Avaliação da empresa


Menvie, que tem como clientes ninguém menos que a Som Livre, Souza Cruz,
Sebrae/RS e vários outros, que o consideram muito completo.

O processo de Avaliação é a ferramenta ideal para tratar de motivação com seus


colaboradores e permitir o claro direcionamento das estratégias da empresa.

Veja alguns dos benefícios da avaliação de desempenho:

• As estratégicas e missão da empresa são passadas de forma direta e


transparente, tornando-se conhecidas por todos.

• Os treinamentos podem ser baseados em necessidades reais.

• O avaliado pode conhecer seu verdadeiro potencial.

• O avaliador e avaliado podem ter um tempo de acertar e ajustar os pontos com


transparência.

• O avaliador pode definir com o avaliado uma estratégia clara para sua área.

• Apresenta ao colaborador o interesse da empresa em valorizar seus pontos


fortes e ajuda nos pontos a desenvolver.

• Evita demissões injustas.

• Fortalece o autodesenvolvimento.

• Com um plano estratégico, aumenta a produção dos colaboradores e empresa.

• Melhora a comunicação entre a empresa, o gestor e o subordinado.

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• Se aplicada de forma séria, torna um amplo e aceitável canal de comunicação e
gestão para toda empresa.

• Identifica os melhores talentos da empresa e do setor.

• Serve como base para premiações, bônus e outros itens baseados em méritos.

Tendo conhecimento de todos os benefícios que uma avaliação de desempenho


pode trazer, é importante lembrar que ela será um sucesso se for realizada por
pessoas comprometidas, e se feita de forma organizada, e para isso, é preciso
também definir quem é quem em uma avaliação de desempenho:

Avaliador é o gestor, supervisor ou qualquer outra pessoa que esteja em um nível


hierárquico superior, mas em casos de avaliação 360º, pode ser o par que está em
mesmo nível do seu avaliado, ou também no caso de uma auto avaliação, onde o
colaborador é o avaliador de si mesmo.

Avaliado é o subordinado que receberá as orientações através da avaliação, de


como está o seu desempenho frente ao que a empresa espera para o seu cargo.
O avaliado pode avaliar a si mesmo quando fizer a auto avaliação.

Comitê ou grupo de coordenação da avaliação de desempenho é o responsável


por gerenciar todo processo, desde a definição das datas, treinamentos sobre os
processos, ajustes de incoerências, até a colheita/tabulação dos resultados e o
treinamento sobre como fornecer feedback aos participantes, tudo baseado na
visão estratégica da empresa e sendo definido juntamente com os gestores das
demais áreas. É preciso que toda essa engrenagem funcione muito bem!

Porém, antes de tudo, é preciso


compreender que o objetivo de
uma avaliação é saber como é
o desempenho do colaborador
dentro das competências que o
cargo dele possui.

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Mas o que é uma Competência?
Uma competência é um conjunto de habilidades, atitudes e conhecimentos,
e dentro de uma avaliação, é a forma de mensurar se o colaborador atinge a
competência dentro do cargo que está inserido.

Sendo assim, é preciso entender a avaliação como um processo, e não como


um evento, necessitando de planejamento e atitudes a serem tomadas, e desta
forma, incluímos alguns passos importantes para dar início a sua avaliação (seja
ela 90º, 180º, 360º ou outro formato), sabendo que podem ser incluídos mais
passos conforme suas necessidades.

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Passo 1
Definindo a missão para os cargos.

É preciso definir de forma clara a missão de cada cargo em sua empresa, pois
somente assim os avaliadores e os próprios avaliados saberão medir se estão
se enquadrando corretamente dentro do mesmo, incluindo se está fazendo com
desempenho esperado ou não.

Uma forma de fazer este levantamento da missão do cargo é fazer o preenchi-


mento de uma tabela (caso não possua um sistema que o faça) juntamente com
o gestor da área. É a chamada Descrição de Cargos, que faremos da forma mais
simples e básica.

Veja um exemplo básico de descrição:

Quando pensamos em cargo pensamos em missão do cargo, pensamos também


em quais as atribuições do mesmo. Quando você trabalha em uma empresa e
assume um cargo “x” você logo pergunta:

• Qual é o meu trabalho?

• O que eu faço?

• O que realmente importa nele?

6
Passo 2
Definindo atribuições para os cargos.

De posse da real missão de cada cargo, será possível definir com o gestor da área,
ou diretor, quais as atribuições que a empresa necessita para cada cargo.

Não custa nada lembrar que as atribuições precisam necessariamente estar de


acordo com a visão e missão da empresa, senão ficará destoante com a
estratégia da mesma.

Veja como fica nossa tabela:

Este item será muito importante para definirmos mais adiante quais
serão os objetivos da avaliação para cada cargo.

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os passos diretamente no Software Avaliação Gratuitamente!

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Passo 3
Definindo o método da Avaliação.

O método da avaliação é muito importante, pois determinará:

• Como será o feedback e entrega dos resultados para o colaborador.

• Quantas pessoas participarão da avaliação de desempenho.

• Quantos colaboradores serão avaliados e por quem serão avaliados.

Os métodos abaixo são os mais comuns aplicados (existem algumas variáveis


dependendo da empresa e necessidades), e geralmente a autoavaliação tem sido
item obrigatório e de ótimo bom senso se aplicada a qualquer um dos métodos,
pois permite uma participação do colaborador no processo e tende a tornar mais
justa a avaliação:

Avaliação pelo superior imediato (180º)

Um dos tipos de avaliação de desempenho em que é


realizado em conjunto entre avaliador e avaliado, isto
é, a ferramenta de avaliação é analisada ao mesmo
tempo e discutida pelos dois. É uma rica possibilidade
de troca, com transparência, clareza e objetividade.

Benefícios: por existir apenas um avaliador no feedback, fica mais fácil o


entendimento entre superior e subordinado.

Ponto fraco: pode haver insatisfação do subordinado ao entender que foi


direcionado somente pelo seu único supervisor. A solução para tal é o bom senso
e orientação do RH para o superior imediato, afim de que o mesmo seja justo e
saiba comunicar o que realmente importa para o bem do colaborador e empresa.

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Avaliação 360º

É uma forma mais complexa de avaliação, que exige muito mais da equipe, porém,
na maioria dos casos apresenta bons resultados, visto que a visão da avaliação é
mais completa, não dependendo apenas de um único avaliador.

O avaliado recebe respostas de avaliação do superior imediato, dos seus pares


em mesmo nível hierárquico e também dos seus subordinados, além de realizar
sua própria autoavaliação.

Benefícios: os avaliados possuem a vantagem de ter várias visões sobre seu


trabalho e comportamento, tendo feedback não somente de uma única avalia-
ção, mas de vários, tornando-a mais abrangente possível e sendo mais aceita por
quem recebe os resultados.

Ponto fraco: se não for feita de forma isenta, pode gerar atritos entre toda
equipe e desconforto até que outra avaliação seja realizada.

Para solucionar tal problema, é preciso treinamento de toda equipe e


conscientização em massa do profissionalismo e bom senso que devem ter ao
efetuar a avaliação de desempenho.

Não existe lugar para “revanches”.

No software que estamos trabalhando, a simplicidade para configurar é enorme,


bastando escolher o seu modelo e avançar.

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Após algumas configurações, sua tela ficaria desta forma:

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Passo 4
Mapeando as competências do cargo.

Tendo definido os todos os itens para montagem de uma avaliação de desempe-


nho, resta agora sabermos quais serão as questões feitas para cada cargo ou co-
laborador ou até mesmo grupo de colaboradores. O mais importante, e em primei-
ro lugar, deve-se entender qual a vocação, missão, visão e estratégia da empresa,
pois sem isso, a avaliação ficará fora de foco e a avalição ficará sem sentido.

Um exemplo claro de como obter sucesso é fazer como o Grupo Localfrio: definir
bem a sua direção estratégica. Em seu site já é claro isso:

“Com sua filosofia baseada no trabalho, na expansão das fronteiras e na valori-


zação do cliente, se tornou sinônimo de competência, credibilidade, segurança e
confiabilidade. Uma empresa pronta para crescer cada vez mais.”

Sendo assim, as competências serão baseadas em:

• Competência: Competente tecnicamente para desempenhar seu papel.

• Credibilidade: Cumprimento do que propõem aos clientes, fornecedores e


colaboradores.

• Segurança: Torna segura sua operação de forma financeira e de produtos.

• Confiabilidade: Possui qualidade e entrega a mesma qualidade prometida.

Entendendo o exemplo acima e fazendo semelhante com a sua empresa, agora


fica mais fácil definir os objetivos, que geralmente, mas não obrigatoriamente, são
definidos em três tópicos:

• Objetivo técnico: Os conhecimentos técnicos e habilidades desejadas para


exercer a função.

• Objetivo estratégico: É a forma como os conhecimentos devem ser aplicados


no cargo e no negócio.

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• Objetivo comportamental: É a forma que a empresa deseja que o colaborador
interaja com outros cargos e colegas.

Desta forma, basta agora formular as questões. Sabendo quais são os objetivos
Técnicos, Comportamentais e Estratégicos, basta formular as questões baseadas
nas competências desejadas.

• Exemplo de competência Técnica: “Possui certificado técnico para atuar em


sua área de ação”.

• Exemplo de competência Comportamental: “Habilidade no trabalho em equipe


e bom relacionamento com colegas”.

• Exemplo de competência Estratégica: “Possui foco em resultados”.

Em geral, apesar das diferenças de consenso entre administradores, é preferível


que uma avaliação tenha o seguinte formato:

• Nome da competência: Ex. “Trabalho em equipe”.

• Conceito ou Descrição da Competência: Ex. “Possui habilidade interpessoal”.

• Requisitos da Competência: Ex. “Divide conhecimentos e experiência (Não


atende, Atende parcialmente, Atende o esperado, Supera o esperado)”.

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Abaixo, veja um exemplo gerado através do Software Avaliação

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Nessa etapa também é preciso definir qual a escala a ser utilizada para avaliação.

Aconselhamos usar a escala comportamental, por ser mais fácil o entendimento,


tanto no feedback do avaliado, quanto no momento da avaliação pelo avaliador.

O mais comum atualmente é usar uma escala de 1 - 4, mas muitas empresas


podem ir até de 1 - 10, e nomeando o comportamento da métrica na escala.

Veja também um modelo curto do Formulário de Avaliação com 3 competências,


sendo que o ideal é ter até doze competências no máximo e no mínimo três:

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Passo 5
Definindo os avaliadores e avaliados.

É preciso agora definir quem serão os avaliadores e avaliados neste processo, e


isso dependerá diretamente do método de avaliação que escolheu.

De posse das tabelas anteriores que construímos, segue aqui mais completa a
tabela de Descrição de Cargos e o Formulário de Avaliação:

Por fim, fica simples completar seu Formulário de Avaliação. Definimos mais uma
tabela simples, agora com as competências tabuladas, inserimos o avaliador
e avaliados, e distribuímos a mesma para os avaliadores (caso não possua um
sistema informatizado), que terão data específica para entregar novamente ao
RH, onde os resultados serão analisados e mensurados.

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Veja o exemplo completo e preenchido do Formulário de Avaliação:

Desta forma, basta agora formular as questões. Sabendo quais são os objetivos
Técnicos, Comportamentais e Estratégicos, basta formular as questões baseadas
nas competências desejadas.

Lembre-se também que o recomendável é que só faça avaliação quem está


no mínimo há seis meses na empresa.

É preciso lembrar ainda que alguns colaboradores podem mudar de área dentro
do período, sendo assim, oriente que quem mudou de área/gestor há menos de
três meses, deve ser avaliado pelo gestor e equipe anterior.

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Passo 6
Apertando o “start”.

Estando pronta toda estrutura da sua


avaliação, que foi construído nos passos
anteriores, agora fica fácil e mais simples
definirmos o restante do processo.

Tendo definida a estrutura, dificilmente será


alterada nos próximos anos, a não ser por
pequenas revisões, mas o trabalho maior já
passou e será feito apenas uma vez.

Neste momento, precisamos definir como se dará o início, o “start” do processo


para ser divulgado por toda empresa, e pela importância dos resultados, devemos
seguir os passos abaixo:

• Criar documento e email formal para os diretores e gestores de como será feito
o processo, data de início, os passos a serem seguidos e como serão feitas as
entregas de resultados aos gestores e demais colaboradores.

• Criar um breve workshop 15 dias antes do início da avaliação de desempenho,


passando orientações sobre isenção e imparcialidade nas avaliações, além da
importância do processo em si, que deve ser realizado de forma profissional, e
nunca como motivo de revanche ou um lavar de roupas sujas intimidatório.

• Criar mailing e cartazes na empresa incentivando os colaboradores a fazerem a


avaliação, assim como afirmando o compromisso da empresa em tomar ações ba-
seados em resultados.

• No dia “D” da avaliação, enviar os convites e/ou entregas de formulários para


avaliação, confirmando com os participantes a isenção e profissionalismo acima
de tudo.

• Avisar da data limite para a entrega das avaliações preenchidas.

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• Verifique novamente com os gestores se houveram atualizações nos formulários
ou mudanças de setor, demissões etc.

Passo 7
Método de acompanhamento da avaliação.

Durante o processo de avaliação, é imprescindível mensurarmos como está o


processo e se o mesmo está dentro do prazo determinado.

Para isso, é importante um sistema que faça esse gerenciamento e possa tirar os
relatórios online, além disso, o diálogo com os gestores é muito importante, sendo
assim, seguem 3 dicas:

• Ligue para todos os gestores e verifique se existe alguma dificuldade que possa
sanar.

• Envie um e-mail para todos após o 3º dia da avaliação, relembrando do prazo de


término da mesma.

• Três dias antes do término da avaliação, faça um levantamento de todos os ava-


liadores que ficaram pendentes de avaliarem e ligue para cada um oferecendo
auxílio para conseguirem concluir o processo, tomando as medidas necessárias
para finalizá-lo com sucesso e dentro do prazo, porém seja flexível, cada caso é
um caso...

Pronto, nesta etapa, todos os colaboradores foram avaliados, as pendências


foram resolvidas e os dados já estão de posse de RH.

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Passo 8
Orientando os Gestores para o Feedback

Com todos os resultados prontos,


as pendências resolvidas, encon-
tramos agora o feedback para os
colaboradores, que nada mais é
que reportar os resultados da ava-
liação do mesmo e ouví-lo muito,
auxiliando a melhorar seus pontos
fracos com motivação e auxiliá-lo
a manter-se firme em seus pontos
fortes.

Para que a mensagem de feedback seja realmente entendida


pelo avaliado, é imprescindível fazer uma orientação para todos os
avaliadores sobre alguns itens especiais:

• É preciso que o avaliador conheça sua equipe e saiba comunicar de


tal forma que o avaliado entenda os objetivos e resultados da sua
avaliação.

• É preciso comunicar de forma prática para que o avaliado saiba


aplicar o que se pede a ele.

• É preciso ter cuidado para não focar nos pontos negativos, mas
sim, em como os pontos fracos podem ser melhorados, oferecendo
soluções claras. Deve –se ter bom senso e ser prático.

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• Jamais dê feedback na frente de outras pessoas. Faça-o sempre
de forma particular e com tempo para que possam discorrer sobre o
desempenho do avaliado e chegarem a conclusões satisfatórias.

• Jamais perca o foco do feedback e não use o feedback como forma


de vingaça ou desabafo, por correr o risco de não chegar ao ponto de
ajudar o colaborador e sim, perder sua motivação e força de trabalho.

• Jamais seja vago no feedback, antes, seja claro, transparente e que


vá direto ao ponto. Ninguém gosta de se sentir enrolado.

• Procurar fazer o feedback pessoalmente, porém existem opções


interessantes como Skype, quando o gestor estiver afastado geogra-
ficamente.

Deve-se entender em todo momento que o feedback serve para cons-


trução do colaborador, da equipe e da empresa, e desta forma, é fun-
damental que os avaliadores e avaliados possam receberem a maior
quantidade de orientações que direcione para as melhores soluções,
encontrando os pontos fortes, e melhorando os pontos fracos.

Abaixo segue um exemplo gráfico dos resultados, que podem ser


utilizados no feedback, visto que traz facilidade no entendimento dos
resultados e praticidade do mesmo tanto para avaliado quanto para
avaliador:

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Também é preciso munir o avaliador de um relatório final, e que o
mesmo tenha em mãos uma planilha ou arquivo com os resultados do
avaliado, pois é preciso apresentar o resultado tabulado, para que a
reunião tenha foco e seja prática. Veja um exemplo de relatório:

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É importante também ressaltar que o feedback deve trazer ações
claras para quem recebe os resultados, sendo assim, é preciso
efetuar o PDI (Plano ou Planejamento de Desenvolvimento Individual).

No PDI devem constar as ações a serem tomadas pelo avaliado para


que o mesmo possa melhorar o seu desempenho.

E por que isso é importante? Poque é a melhor forma de o avaliado ter


anotado as ações a serem tomadas, em quanto tempo deverá realizar
as ações, qual o objetivo das mesmas, e saberá que as cumprindo, já
estará melhorando seu desempenho, tudo de forma clara, objetiva e
transparente.

O PDI precisa estar sempre em posse tanto do avaliador quanto do


avaliado, e juntos, os dois poderão mensurar os objetivos alcançados.
Este processo é chamado Consenso.

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Passo 9
Os relatórios finais.

Para finalizar, quero mostrar a você alguns modelos de relatórios que


são imprescindíveis para o seu trabalho, e como poderá ter ótimos
resultados com relatórios claro e dinâmicos para sua empresa, depar-
tamento e diretores.

Na verdade, é impossível fazer todo o processo, e não ter ótimos


relatórios para apresentar, e com a ajuda do Software Avaliação da
empresa Menvie, conseguimos gerar estes relatórios também de for-
ma online e prática, já com todos os dados bem formatados.

Por exemplo, você pode precisar ter os dados em Excel, e desta forma,
terá um relatório semelhante a este:

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E com isso, desenvolverá quantos outros gráficos desejar.

Também poderá querer um ranking dos melhores avaliados e dos


que precisam se desenvolver mais, tanto individualmente, quanto por
cargo, como vemos abaixo:

Ou poderá também desejar um modelo formal por indivíduo.

A Menvie nos proporciona através do www.softwareavaliacao.com.br


este modelo:
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São exemplos de relatório que você poderá criar para sua empresa
em Word, Excel, mas pela praticidade é importante que tenha uma
ferramenta online para gestão e maior agilidade nos processos.

Para gerar relatórios com 100% de precisão e dados completos acesse


diretamente o Software Avaliação Gratuitamente!

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Passo 10
Planejamento resumido.

Segue também uma lista mais direta e resumida de como realizar sua
avaliação:

1. Conscientizar todos da importância da avaliação.

2. Definir com os gestores, qual a missão e atribuições de cada cargo


de acordo com a estratégia e missão da empresa.

3. Definir o método da avaliação se será 180º, 360º, autoavaliação ou/e


outros.

4. Mapear com os gestores as competências que serão avaliadas em


cada cargo, de acordo com a estratégia de negócios da empresa.

5. Definir quem serão os avaliadores e quem serão os avaliados.

6. Iniciar o processo, conscientizando os avaliadores para serem


imparciais e enviando os convites para avaliarem.

7. Acompanhar o processo, verificando se estão avaliando no prazo e


analisando/ajustando as pendências de última hora.

8. Orientar os gestores a darem o feedback e entregando os resulta-


dos, além de criarem o plano de ação para melhoria do colaborador.

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Finalizando
Importância da Automação.

É imprescindível para qualquer profissional de mercado, uma ferra-


menta de Avaliação de Desempenho com Foco em Competências, de
forma online, traz muita facilidade e transparência ao seu processo, e
sabendo disso, a empresa Menvie oferece uma avaliação totalmente
gratuita e sem compromisso no www.softwareavaliacao.com.br.

Basta acessar o link acima, fazer rapidamente seu cadastro e já sair


acessando, sem compromisso algum de compra ou assinatura, então,
aproveite bem esta oportunidade e quem sabe não poderá utilizá-la
em seu processo, não é mesmo?

Bem, só me resta dizer que foi um prazer estar com você neste e-book.
E sim, este é um jeito bem diferente do qual eu escrevo, mas tive que
ser bem técnico para que você compreendesse o processo.

Faltou falar sobre a importância do processo na vida das pessoas, de


como é fundamental humanizar as empresas e seu relacionamentos
e de como é importante você não condenar ou julgar alguém durante
o processo.

A avaliação não é momento de expor as raivas, iras e muito menos vin-


gança. Não é o momento da “hora da verdade para ver quem é quem”,
pois o momento da hora da verdade, é o dia a dia, o “oi” ou “olá”, a hora
do cafezinho com um bom bate papo, o “por favor” e a sinceridade de
explicar e solicitar os fatos como eles são.

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Entre em Contato
Tire suas dúvidas gratuitamente.

Tentamos ser o mais didáticos possível, mas sabemos que para quem
ainda não utiliza a avaliação de desempenho, pode ser muita informa-
ção ao mesmo tempo.

Por isso estamos a disposição para tirar todas as suas dúvidas sobre
o processo e aplicação da avaliação. Entre em contato conosco.

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