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Tarea N°2

ARNOLDO EYZAGUIRRE SOTO

Administración de Recursos Informáticos

Instituto IACC

9 de octubre del 2017


Desarrollo

Ante las necesidades del control de inventario, será necesario contar con la herramienta

adecuada para que se pueda manejar la información de la empresa. Esta herramienta deberá

permitir la suficiente flexibilidad para poder controlar diversos factores, como lo son el stock de

productos, los elementos con detalles que deben pasar por el servicio técnico, mermas, productos

devueltos, problemas de origen de los productos, etc. Pero además debe mantener el inventario

de los elementos que permiten el funcionamiento de la empresa, tanto hardware como software,

ventas, ingresos, gastos, utilidades, etc. Sumado a todo esto debemos disponer del software que

permita además tener el control de inventario de otros ítems que son cruciales para el

funcionamiento de la empresa.

Se necesita flexibilidad en el programa, de manera que pueda en primer lugar, separar las

diversas informaciones que debemos registrar, pero además que permita accesar a la información

necesaria de manera rápida y expedita.

Requerimos tener los datos internos que el personal, ya sea administrativo u operacional,

estén registrando. Por ejemplo la información que requiere el área de administración en el

edificio corporativo, para poder manejar la información crucial para el manejo de la firma, como

sería el caso de las ventas y la tasa de ventas de cada elemento, lo que me permitirá calcular

cuánto debo tener semanal y mensualmente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes,

sin quebrar stock, detalle que me ayudará a comprar el mínimo adecuado para mantener el

producto a la venta y de esta manera no perder la fidelización de los clientes.

Este detalle nos orienta claramente a un control en los productos que se disponen para la

venta, por lo tanto, en el caso de esta área, deberíamos considerar lo siguiente:


 Mantener un control de las ventas y su movimiento semanal, de manera de evitar quiebre

de stock por cada producto, esta información se entrega por el paso de caja de cada venta.

 Mantener un inventario de las unidades que llagan para servicio técnico, de manera de

detectar deficiencias en tipos de productos y solicitar revisión de calidad a los

proveedores.

 Tener un control de productos dañados, de manera de saber si hay algunos más delicados

que otros y cuáles son esas debilidades.

 Detalle de costos de cada producto, de manera de conocer si la merma de algún producto

afecta a la tasa de venta y las ganancias, para tener mayor control en sus cuidados.

 Tener un detalle de los productos top de cada área por tienda, además de las áreas que

más aportan a la tasa de venta junto a qué productos son esos.

 Tener un detalle de la venta por tiendas, para saber cuáles son las que necesitan ser

potenciadas publicitariamente.

Toda esta información anteriormente descrita, nos ayudará a tener la claridad de cómo se

comporta cada tienda, cada área y cada producto por tienda. Esta debería estar a mano de cada

supervisor y gerente de tienda, además de los diversos departamentos relacionados en el edificio

corporativo, para esto el departamento de soporte informático debe estar atento a que el sistema

en línea esté operando en forma óptima, entregando la información en tiempo real, rebajando de

stock cada producto vendido para evitar falso sobre stock, además de detallar con código

reconocible a qué tienda pertenece. Pero junto a esto debe disponer de los medios de protección

necesario para evitar fuga de información, lo que sería de utilidad para la competencia, además
de tener un sistema de alerta que me indique en tiempo real que se está produciendo una fuga o

violación de red.

Es importante disponer de un sistema de alerta y protección, junto a esto es importante

también el mantener respaldo de la información interna, de manera que ante un ataque

cibernético, disponer de un soporte de respaldo si es que finalmente se vulnera toda la protección

establecida, y si fuese posible, disponer de información de respaldo la que debe estar fuera del

alcance de la red para evitar su violación y/o pérdida en caso de ataque, pero que además esté a

la mano en el caso de ser necesitada como respaldo para restablecer toda la información de la

empresa.

Volviendo a la información detallada, debemos considerar que cada tienda necesitará de

su propio detalle, el que no necesariamente debería estar disponible para las otras tiendas, aunque

si para la organización central. Esta información debería considerar productos vendidos, los top

de ventas, el stock semanal y mensual para con esto hacer la proyección de stock mínimo

disponible en tienda, además de la ubicación y código, esto para su rápida ubicación en otras

tiendas, en el caso de requerir esa información para orientar a los clientes en donde podría

ubicarlo con certeza. Por lo tanto sería conveniente que cada tienda disponga de un servidor que

pueda guardar de respaldo esta mínima información comercial.

Pero se requiere además disponer de otra información crítica, esta es la de los

proveedores, los que mantienen abastecida cada tienda, a veces se tratará de proveedores locales

y en otros de proveedores nacionales, ya sea en el caso de proveedores de otros países o de

algunos que por su envergadura podrán suplir la necesidad nacional de la empresa.

En este aspecto es necesario disponer de los datos de cada proveedor, tanto sus datos

comerciales como dirección, representante comercial y legal, vendedores, productos, posibilidad

de entregar productos a pedidos o personalizados, distancias y tiempos de entrega, este último es


un dato importante, pues nos permitirá saber con cuanto tiempo de adelanto deberíamos solicitar

sus productos para no tener un quiebre de stock.

Es necesario tener además la información de los precios de cada elemento y su costo de

traslado, para saber el recargo que se deberá hacer para hacer sustentable su despacho a diversas

regiones, pero tener la claridad que su excesivo encarecimiento llevará a nuestros clientes a

buscar alternativas, perdiendo su fidelización en muchos casos.

Todos estos datos nos llevan a pensar en un software de inventario que nos permita la

flexibilidad de comenzar a ingresar datos de diverso orden, ya sea tanto interno, como

administrativo y operacional, como además de los proveedores, sus productos, los valores

puestos en tienda lo que nos ayudará a calcular el valor de venta, además de los servicios

técnicos para cada elemento.

Si consideramos que tenemos en el mercado software de inventario gratuitos, podemos

iniciar la búsqueda de aquel que nos podría ser útil a nuestros requerimientos. En el caso de la

empresa en cuestión, una alternativa viable sería el programa “INVENTARIOS TOTAL”, de

IDESOFT, que dispone de características bastante flexibles y que podemos encontrarlo en la

siguiente página web: https://inventarios-total.uptodown.com/windows.

A pesar de no ser un programa creado para una empresa en particular, permite su

adaptación de una manera bastante flexible, pues permite dividir por departamento área que

deseemos nosotros, asignando nombres de acuerdo a la necesidad que tengamos. Entre otras

cualidades, el mismo creador indica lo siguiente respecto a su software:

 Soporta todas las versiones de Windows, Linux y Novell

 Soporte multiusuario y multiempresa

 Número ilimitado de departamentos, pudiéndose utilizar en diversas empresas


 Gestión y control de fabricantes y materiales

 Múltiples listados e informes, totalmente configurables, con posibilidad de presentación

previa en pantalla antes de su impresión

 Copias de seguridad

 Amplias opciones de impresión.

Estas características permiten escoger con confianza este recurso gratuito y adaptarlo a

las necesidades de la empresa, permitiendo la utilización inmediata de un recurso en línea, que

nos permitirá ahorrar tiempo en el diseño y el costo que significaría su creación.


Bibliografía

Contenido de la semana

Contenido de la web

https://www.uptodown.com/windows/buscar/programa-gratuito-para-manejar-inventarios-y-

ventas

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