Ante las necesidades del control de inventario, será necesario contar con la herramienta
adecuada para que se pueda manejar la información de la empresa. Esta herramienta deberá
permitir la suficiente flexibilidad para poder controlar diversos factores, como lo son el stock de
productos, los elementos con detalles que deben pasar por el servicio técnico, mermas, productos
devueltos, problemas de origen de los productos, etc. Pero además debe mantener el inventario
de los elementos que permiten el funcionamiento de la empresa, tanto hardware como software,
ventas, ingresos, gastos, utilidades, etc. Sumado a todo esto debemos disponer del software que
permita además tener el control de inventario de otros ítems que son cruciales para el
funcionamiento de la empresa.
Se necesita flexibilidad en el programa, de manera que pueda en primer lugar, separar las
diversas informaciones que debemos registrar, pero además que permita accesar a la información
necesaria de manera rápida y expedita.
Requerimos tener los datos internos que el personal, ya sea administrativo u operacional,
estén registrando. Por ejemplo la información que requiere el área de administración en el
edificio corporativo, para poder manejar la información crucial para el manejo de la firma, como
sería el caso de las ventas y la tasa de ventas de cada elemento, lo que me permitirá calcular
cuánto debo tener semanal y mensualmente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
sin quebrar stock, detalle que me ayudará a comprar el mínimo adecuado para mantener el
producto a la venta y de esta manera no perder la fidelización de los clientes.
Este detalle nos orienta claramente a un control en los productos que se disponen para la
venta, por lo tanto, en el caso de esta área, deberíamos considerar lo siguiente:
Mantener un control de las ventas y su movimiento semanal, de manera de evitar quiebre
de stock por cada producto, esta información se entrega por el paso de caja de cada venta.
Mantener un inventario de las unidades que llagan para servicio técnico, de manera de
detectar deficiencias en tipos de productos y solicitar revisión de calidad a los
proveedores.
Tener un control de productos dañados, de manera de saber si hay algunos más delicados
que otros y cuáles son esas debilidades.
Detalle de costos de cada producto, de manera de conocer si la merma de algún producto
afecta a la tasa de venta y las ganancias, para tener mayor control en sus cuidados.
Tener un detalle de los productos top de cada área por tienda, además de las áreas que
más aportan a la tasa de venta junto a qué productos son esos.
Tener un detalle de la venta por tiendas, para saber cuáles son las que necesitan ser
potenciadas publicitariamente.
Toda esta información anteriormente descrita, nos ayudará a tener la claridad de cómo se
comporta cada tienda, cada área y cada producto por tienda. Esta debería estar a mano de cada
supervisor y gerente de tienda, además de los diversos departamentos relacionados en el edificio
corporativo, para esto el departamento de soporte informático debe estar atento a que el sistema
en línea esté operando en forma óptima, entregando la información en tiempo real, rebajando de
stock cada producto vendido para evitar falso sobre stock, además de detallar con código
reconocible a qué tienda pertenece. Pero junto a esto debe disponer de los medios de protección
necesario para evitar fuga de información, lo que sería de utilidad para la competencia, además de tener un sistema de alerta que me indique en tiempo real que se está produciendo una fuga o
violación de red.
Es importante disponer de un sistema de alerta y protección, junto a esto es importante
también el mantener respaldo de la información interna, de manera que ante un ataque
cibernético, disponer de un soporte de respaldo si es que finalmente se vulnera toda la protección
establecida, y si fuese posible, disponer de información de respaldo la que debe estar fuera del
alcance de la red para evitar su violación y/o pérdida en caso de ataque, pero que además esté a
la mano en el caso de ser necesitada como respaldo para restablecer toda la información de la
empresa.
Volviendo a la información detallada, debemos considerar que cada tienda necesitará de
su propio detalle, el que no necesariamente debería estar disponible para las otras tiendas, aunque
si para la organización central. Esta información debería considerar productos vendidos, los top
de ventas, el stock semanal y mensual para con esto hacer la proyección de stock mínimo
disponible en tienda, además de la ubicación y código, esto para su rápida ubicación en otras
tiendas, en el caso de requerir esa información para orientar a los clientes en donde podría
ubicarlo con certeza. Por lo tanto sería conveniente que cada tienda disponga de un servidor que
pueda guardar de respaldo esta mínima información comercial.
Pero se requiere además disponer de otra información crítica, esta es la de los
proveedores, los que mantienen abastecida cada tienda, a veces se tratará de proveedores locales
y en otros de proveedores nacionales, ya sea en el caso de proveedores de otros países o de
algunos que por su envergadura podrán suplir la necesidad nacional de la empresa.
En este aspecto es necesario disponer de los datos de cada proveedor, tanto sus datos
comerciales como dirección, representante comercial y legal, vendedores, productos, posibilidad
de entregar productos a pedidos o personalizados, distancias y tiempos de entrega, este último es
un dato importante, pues nos permitirá saber con cuanto tiempo de adelanto deberíamos solicitar
sus productos para no tener un quiebre de stock.
Es necesario tener además la información de los precios de cada elemento y su costo de
traslado, para saber el recargo que se deberá hacer para hacer sustentable su despacho a diversas
regiones, pero tener la claridad que su excesivo encarecimiento llevará a nuestros clientes a
buscar alternativas, perdiendo su fidelización en muchos casos.
Todos estos datos nos llevan a pensar en un software de inventario que nos permita la
flexibilidad de comenzar a ingresar datos de diverso orden, ya sea tanto interno, como
administrativo y operacional, como además de los proveedores, sus productos, los valores
puestos en tienda lo que nos ayudará a calcular el valor de venta, además de los servicios
técnicos para cada elemento.
Si consideramos que tenemos en el mercado software de inventario gratuitos, podemos
iniciar la búsqueda de aquel que nos podría ser útil a nuestros requerimientos. En el caso de la
empresa en cuestión, una alternativa viable sería el programa “INVENTARIOS TOTAL”, de
IDESOFT, que dispone de características bastante flexibles y que podemos encontrarlo en la
