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7 Themen 4 Integrierten Bausteinen (Elementen) 7 Grundprinzipen

- Business Case - Grundprinzipien - Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung


- Organisation - Themen - Lernen aus Erfahrung
- Qualität - Prozesse - Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- Plane - Anpassung an die Projektumgebung - Steueren über Managment Phasen
- Risken
- Steueren nach dem Ausnahmeprinzip
- Änderungen
- Produktorientierung
- Fortschritt
- Anpassung and die Projektumgebung

UNTERNEHMEN

7 Phasen

- Vorbereitung eines Projektes


- Lenken eines Projektes
- Steueren einer Phase
- Managen der Projektlieferung BENUTZER LIEFERANT
- Managen eines Phasenübergangs
- Abschließen eines Projektes
Der 6 Dimensionen

- Kosten
- Zeitraum
- Qualität Kosten
- Umfang
- Risiko
- Nutzen

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Motivation der
Beteiligten zur
Zielerreichung

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Kundenqualitäts-
erwartungen
Qualitäts-
management- Qualitätskriterien und -
Projektabnahme- strategie toleranzen
kritieren
QUALITÄTS- Qualitätsprüfmethode
PLANNUNG Produkt-
Projektbeschreibung Verantwortlichenkeiten
beschreibung
des (Ersterller, Prüfer,
Projektendprodukts Abnahmeberechtiger)

Qualitätsregister

Erstellung der
Produkte inkl.
Qualitätsprüfung

QUALITÄTS-
Produktabnahme STEUERUNG
inkl.
Dokumenation
Projektabnahme
inkl. Dokumentation
Steuern einer Phase
Ausnahmeplan Lenken eines Leneken eines
Freigabe der Phase
genehmigt Projekts Projekts

Offener Punkt

Gemeldete
Offener Punkte Über Ausnahme
Offene Punkte
und Risiken Projektstatus und Risiken
erfassen und berichten eskalieren
untersuchen Weisungsanfrage

Korrektur- Managen eines


masßnahme Phasenstatus Phasenübertgangs
einleiten prüfen

Einreichen des
Phasenübergangs

Status eines Abgeschlossene


Arbeitspakte Arbeitspakets Arbeitspakete
freigeben prüfen entgegen- Einreichen des
nehmen Projektendes

Abschließen des
Projekts
Freigabe der
Managen der Abgeschlossenes
Lieferung eines
Produktlieferung Arbeitspaket
Arbeitspakets
Innerhab des Projekt-
mansagementsteams Unternehmens- oder Programmanagement
Vom Kunden

Lenkungsaussschuss
Vom Lieferanten

Berichtswege
Benutzervertreter Auftraggeber Lieferantenvertreter
Zuständigkeit der Projektsicerung
Unerstützung/ Beratung

Unternehmens-,
Benutzer- und
Änderngsauschuss
Lieferantensiherung Projektmanager

Teammanager Projektunterstüzung

Teammitglieder
Einzelen PRINCE2-Prozesse während der Laufzeit des Projekts

Vor dem Initierungs- Nochfolgende Letzte


Projekt phase Phase(n) Phase

Lenken eines Projekts


Lenken
VP

MP MP AP
Managen
IP Steuern einer Phase Steuern einer Phase

Managern der Managern der


Liefern Produktlieferung Produktlieferung

Schüssel: Hinweis:

VP = Vorbereiten eines Projekts  Vorbereiten eines Projekts kommt sowohl auf der Lenkungs- als auch auf der Managementebene zur Anwendung.
IP = Initieren eines Projekts  Jedes PRINCE2-Projekt muss mindestens zwei Managementphasen haben. Die erste ist die Initiierungsphase.
MP = Managen eines Phasenübergangs  Managen eines Phasenübergangs wird erstmälig am Ende der Initierungsphase eingesezt und dann am Ende jeder
AP = Abschließen eines Projekts nachfolgenden Phase, ausgenommen die letzte Phase, wiederholt. Außerdem wird dieser Prozess für die Erstellung
von Ausnahmenplänen benötigt, die jederzeit, auch in der letzten Phase, nötigt werden können.
 Wenn die Initiierung eines Projekts komplex oder langwierig ist, können optimal Steuern einer Phase und Managen
der Projektlieferung für das Management der Initiierungsphase verwendet werden.
Project Mandat Unternehmens- bzw. Programm Management Ratschläge u. Entscheidugen des Unternehmen

Ankundigung der Ankundigung der Weisungsanfrage des Ankündigung des


Projektinitilierung Projektfreigabe Lenkungsausschusses Projektabchlusses

4 Lenkung eines Projekts


2 11 10
Lenken

6
Freigabe der
Phase

Freigabe der Anforderung eines Ausnahmeplan Ratschläge des Vorzeitige


Projektinitilierung Ausnahmeplans genehmigt Lenkungsauschusses Abschluss
Vorbereitung eines Projekts

Antrag auf Antrag auf Genehmigung


Ausführung des eines Ausnahmeplans
Projekts
Antrag auf Antrag auf Genehmigung
Projektinitilierung des nächsten Phaseplans Empfehlung des
Projektabschlusses
Managen

Initieren eines Managen einen Gemeldete 9 Abschließen


3 Projekts 5 Phasenübergangs Ausnahme eines Projekts

Weisungs-
Sich nähendes anfrage Sich nähedes
Phasenende Projektnde
1

7 Steueren einr Phase

Genehmigung der Lieferung


eines Arbeitspackets

Fertig gestelltes Arbeitspaket

Lieferen 8 Managen der Projektlieferung


PRINCE2 – Die Grundprinzipien
PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist einer der
Standards für Projektmanagement, die mittlerweile auch im österreichischen
Markt Einzug gefunden haben. Dieser Artikel gibt einen Überblick über seine 7
Grundprinzipien und Grundtechniken.

PRINCE2 bezeichnet eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives


Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt. PRINCE2 ist
ein Best Practice Ansatz aus Großbritannien und der tatsächliche Standard innerhalb
der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und
anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.

Grundzüge von PRINCE2

 Best Practice Ansatz aus Großbritannien


 Nachfolger von PRINCE (=Regierungsstandard für IT-Projekte)
 Starke Ergebnis- und Qualitätsorientierung
 Lässt Soft Skills und den Faktor Mensch außen vor
 Skalierbar und für jede Projektgröße geeignet
 Stellt den Rahmen für Projektmanagement dar, der sich in 7
Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse und Techniken gliedert

Die 7 Grundprinzipien von PRINCE2

1) Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Der Fokus liegt während der gesamten Projektlaufzeit auf Nutzen und
Wirtschaftlichkeit des Projektes. Der bereits in der Vorbereitungsphase erstellte
Business Case wird am Ende jeder Phase und im Zuge jeder Änderung im Projekt
überprüft. Die gesellschaftliche Rechtfertigung muss nicht immer monetär zu
bewerten sein – mögliche Nutzenargumente können auch Imageverbesserung oder
Steigerung des Marktwertes sein. Nach Abschluss des Projektes wird der
Projektnutzen anhand des Business Cases evaluiert.
2) Lernen aus Erfahrungen

PRINCE2 fasst die Erfahrungen aus 25 Jahren Projektmanagement zusammen und


ist somit ein Best-Practice-Ansatz, in der Praxis erprobt. Auch während des
Projektverlaufs wird größter Wert daraufgelegt, aus Erfahrungen und Fehlern zu
lernen, und diese für die „Nachwelt“ zu dokumentieren und nutzbar zu machen.

3) Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Rollen und Funktionen im Projekt sind vollständig in die Prozesse von PRINCE2
integriert. Je nach Anwendung der Techniken müssen neue Rollen definiert werden
(z.B. Prüfungsadministrator in der Qualitätsprüfungstechnik). Darüber hinaus werden
nicht nur Projektauftraggeber, -leiter und -mitarbeiter in der Organisation
berücksichtigt, sondern auch Kunden, Lieferanten und Unterstützungsleistungen im
Projekt.

4) Steuern über Managementphasen

Projekte werden nach PRINCE2 in überschaubare und kontrollierbare Phasen


gegliedert, die Detailplanung der Produkte und Aktivitäten erfolgt jeweils in diesen
Phasen. Damit können Projekte jeglicher Größenordnung und Komplexität mit
PRINCE2 umgesetzt werden. Über die Steuerung der Phasen werden der
Projektfortschritt und der termingerechte Abschluss der Arbeitspakete und die
Lieferung der Produkte überwacht.

Offene Punkte und Risiken stehen unter ständiger Beobachtung und werden bei
Bedarf eskaliert. Die Planung der nächsten Projektphase erfolgt bereits in der jeweils
vorhergehenden und kann damit zeitnah auf die Anforderungen im Projekt
ausgerichtet werden.

5) Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Mangement by


Exception)

In der Projektplanung werden nicht nur fixe Kennzahlen, sondern auch


Abweichungstoleranzen definiert. Eine Eskalation an höhere Ebenen im Projekt ist
erst nötig, wenn diese Abweichungstoleranzen überschritten werden. Dieses
Vorgehen spart Zeit für alle Beteiligten, vor allem dem Top Management im
Lenkungsausschuss und lässt dem Projektleiter einen gewissen
Handlungsspielraum. Hier wird die hohe Flexibilität der PRINCE2-Methode zur
Projektumsetzung noch einmal deutlich sichtbar.

6) Produktorientierung

PRINCE2 stellt die Endergebnisse der Phasen bzw. Projekte in den Mittelpunkt, die
Aktivitäten spielen eine eher untergeordnete Rolle. Die so genannten Produkte
enthalten neben den Projektergebnissen, die Spezialisten-Produkte genannt werden,
insgesamt 26 Management-Produkte (wie z.B.: Projekthandbuch, Statusbericht, etc.),
deren termingerechter Erstellung und Ergebnisqualität überwacht wird.

7) Anpassen an die Projektumgebung

Wie bereits erwähnt, ist PRINCE2 eine enorm flexible Methode zur
Projektumsetzung. Seine Themen und Prozesse können mehr oder weniger beliebig
an die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst werden. Projekte scheitern
meist am Umfeld, ein stures Umsetzen der PRINCE2-Theorie kann nicht erfolgreich
sein, sowohl in der Organisation als auch in den Prozessschritten müssen
Adaptierungen auf die speziellen Herausforderungen des Projektes vorgenommen
werden.

So können zum Beispiel einzelne Prozesse zusammengelegt werden, wenn der


Projektleiter genug Praxiserfahrung aufweisen kann, oder einige Rollen in der
Projektorganisation können bei kleinen Projekten außen vorgelassen werden. Auch
die Erstellung aller 26 Managementprodukte ist nicht immer sinnvoll.
Die Grundtechniken von PRINCE2:

Die Planung basiert auf Produkten:

1. Beschreibung des Endproduktes, Definition des Projektzieles


2. Abbildung der Teilprodukte im Produktstrukturplan
3. Beschreibung der Teilprojekte bzgl. Nutzen, Beschaffenheit und
Qualitätsanforderungen bzw. -prüfungsvorgaben
4. Beschreibung des logischen und sequentiellen Bezugs zwischen den
Produkten im Produktflussdiagramm.
5. Erst danach erfolgt die Entwicklung von Aktivitäten, wie Risikoanalyse,
Identifikation von Abhängigkeiten unter den Aktivitäten, Terminplanung.

Änderungen im Plan werden gesteuert:

(Dies ist mittlerweile keine „offizielle“ Grundtechnik von PRINCE2 mehr, aufgrund
ihrer Wichtigkeit ist sie hier jedoch extra angeführt.)

1. Aufnahme der Änderungen in die Offene-Punkte-Liste


2. Analyse der Auswirkungen bzgl. Kosten, Nutzen, Risiken und relative
Wichtigkeit in den Bereichen Unternehmen, Anwender und Lieferant.
3. Bewertung der Auswirkungen und Vergleich mit den Toleranzgrenzen
4. Bei Überschreitung der Toleranzgrenzen Eskalation an den
Lenkungsausschuss, Entscheidung über Durchführung der Änderung
5. Wenn nötig Änderung der Produktbeschreibung

Ständige Qualitätssicherung

 Überprüfung der Qualität in Qualitätsprüfungssitzungen auf Basis der


Qualitätskriterien (Vorbereitung – Prüfungssitzung – Folge-Aktionen)
 Dokumentation der Prüfungsvorgaben und -ergebnisse im
Qualitätsprotokoll (objektives Messkriterium für den Projektfortschritt und
den Status der zu erstellenden Produkte)
PRINCE2 liefert Projekte mit:
 Kontrolliertem Start, kontrollierter Mitte und kontrolliertem Ende
 Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
 Einer definierten Organisationsstruktur
 Flexiblen Entscheidungsmomenten
 Regelmäßigen, planmäßigen Fortgangskontrollen
 Automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom
Plan
 Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment
und für die richtigen Themen
 Guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der
Organisation

Zertifizierung nach PRINCE2


Wer sich nach der Standardmethode PRINCE2 zertifizieren lassen möchte, hat zwei
Möglichkeiten.
Die Foundation-Prüfung richtet sich an Projektmitarbeiter, die sich im Projektumfeld
von PRINCE2 bewegen. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen,
Prozesse und Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.

Die Practitioner-Prüfung ist für Projektleiter oder Teilprojektleiter gedacht und hat die
bestandene Foundation-Prüfung als Voraussetzung. Neben dem Verständnis für die
Methodik von PRINCE2 ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen
Ansatz von PRINCE2 auf ein tatsächliches Projekt hin zu maßzuschneidern bzw. die
Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu
beurteilen.

Zusätzlich zur Practitioner-Prüfung gibt es auch eine Advanced Practitioner Prüfung,


die sich an Projektmanagementspezialisten und Senior Projektmanager richtet.