ZOBRAINSA seen LINEAMIENTO cédigo: PS02-LN-002 0 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS ZOBRAINSA Lineamiento para la gestién documentaria en los proyectos Elaborado por: [Revisado por’, 7 —[ Rerebaaoivor= Gerente de Conthaty, Ges Gestor Documental sede centrét’ | | Operacional > Gerente Central de Cond Jefe de Ingeniaria de Procesos Sete de Administracién Central Gerente General Ee docomnento una Ve impreso © cOnveria en una copla no contol, antes de su ws contrast co Mefaturs de Ingenieria de Proceso. Seré una copia contolada solo si cuenta cone respective sli de contZOBRAINSA oe LINEAMIENTO GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS. CONTENIDO OBJETIVO 3 ALCANCE 3 REFERENCIAS 3 DEFINICIONES 3 LINEAMIENTOS. ~ GENERALIDADES 4 > APERTURA DOCUMENTAL, 5 > EJECUCION DOCUMENTARIA = Comunicacién con el cliente y/o proveedores 5 = Emisién y recepcién de documentos 5 ~ _ Distribucién de documentos 6 Archivo de documentos 7 = Control de documentos 2 > Consulta de documentos 7 > CIERRE DOCUMENTAL, = Preparacién de los documentos para cierre de 8 proyecto + Dossier de proyecto 9 Transferencia de archivo documentario 9 = Eliminacién de documentos fisicos 10 ANEXOS, { Elaborado por: |] Revisado por: |) 17 Gerente de Contisty Gestic Gestor Documental sede central. Operacional . Jefe de Ingenieria de Proce: Jefe de Administracién ste documento una ver impreso se convert en una copia no Gato Jefetura de Ingenieria de Procazes. Serd una copa contolZOBRAINSA ia LINEAMIENTO CSaige PSO2-LN-002 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS Nasenaas 4a OBJETIVO Definir los lineamientos para la implementacién de una adecuada gestién documentaria que comprende la apertura del archivo, ejecucién documentaria y cierre de archivo documentario en los proyectos de la organizacién. ALCANCE Este lineamiento aplica para la gestién documentaria de proyectos administrados por OBRAINSA. En el caso de consorcios su aplicacién depende del acuerdo operacional. Asimismo, se encuentra sujeto al tipo de proyecto y a la envergadura del mismo que es aprobada por la Gerencia de Linea de Negocio y el Gerente de Proyecto respectivos. REFERENCIAS. ‘SDP Gestién de las comunicaciones y control decumentario Procedimiento control de documentos y registros Procedimiento de respaldo y restauracién de informacion Procedimiento recepcién de comprobantes de pago Instructivo de codificacién de documentos Instructivo de codificacién de registros Instructivo de uso de sellos Instructivo elaboracin de transmittal Instructivo elaboracién de Submittal Instructivo envio y recepcién de cartas Instructivo elaboracién de RFIs DEFINICIONES i fone = 1. | Sistema de Direccién de Proyecto - SDP Metodologia que brinda direccién a la ejecucién de las etapas de los proyectos organizado en dreas del conocimiento. 2__| Estructura de informacién Directorio estructurado de los documentos que se _generan en los proyectos. 3. | Plan de comunicaciones Documento que contiene las necesidades de ‘comunicaciones entre los interesados del proyecto, el cual indica cémo, cuando y de qué manera se va a ‘comunicar. 4 | Serie documental ‘Conjunto de documentos que tienen caracteristicas ‘comunes, el mismo asunto 0 tipo documental y que Por consiguiente, son archivados, usados o eliminados ‘como unidad. Es también sinénimo de funciones que ‘cumple cada area. 5 | Ubicacién topogréfica ‘Numeracién correlativa que facilita la localizacion de todas las unidades de instalacién de un depésito de archivo. RAN Hy Jefe de Ingenieria de Procesos Elaborado por! TRevisade pi <<2f i Gerente de: Gestor Documental sede central 72} operacional Jefe de Admin 1 Contray fst documento na vesangrea 5 convert en una cop no cen DAG N SA wo cost con formaetde a ouzeopcule ioe Tatatra de ngeiadeProesos Std una copa conbUETSobsl ccna con eretperivecelodeconol ee =ZOBRAINSA ee LINEAMIENTO GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS. Vigencia Gestor Documental sede central Jefe de Ingenieria de Procesos aed Peon El periodo de retencién de los documentos se divide en los siguientes términos: - Valor temporal del documento: Documento que Por su contenido deja de ser imprescindible y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, legal y otros que los originaron. - Valor permanente del documento: Documento relativo a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales, financieros, técnicos y otros indispensables para la Empresa y otras entidades, Asi como también, referidos a la proteccién de los derechos ciudadanos y los que contribuyen al estudio y a la investigacién en cualquier campo del conocimiento. Periodo de retencién LINEAMIENTOS GENERALIDADES * Todo proyecto cuenta con una estructura de informacién configurada de acuerdo a las reas de conocimiento del Sistema de Direccién de Proyectos (SDP) en la cual se almacena toda informacién que genera el proyecto. Esta informacién se encuentra alojada en la Estructura de informacién del proyecto Anexe 1 o en el sistema de gestién documentario - Aconex. + La Estructura es configurada por el equipo de direccién del proyecto al inicio del proyecto segiin tipo y necesidad; teniendo como guia la estructura basica. + En esta estructura se alojan los documentos considerados como finales 0 aprobados. En el caso del sistema de gestién documentario ~ Aconex, ademés se tramitan aquellos documentos relacionados con el contrato. Adicionalmente, cada colaborador cuenta con una carpeta asignada de acuerdo al drea donde pertenece en la cual aloja los documentos en proceso propios de su gestién (Administrativa), una vez terminados son almacenados como documentos finales en la Estructura de informacién del proyecto, segiin corresponda. + Cada area es responsable de la elaboracién, validacién, digitalizacién y custodia de la documentacién generada (entregables). © Responsable de Proyecto asegura el correcto uso de la estructura de n del proyecto y del sistema de gestién documentaria, cuando corresponda. Asimismo, garantiza la custodia de los documentos de cardcter legal, tributario y contractual a fin de atender los requerimientos del proyecto. + La documentacién_generada por el proyecto es resguardada de acuerdo a lo definido en el procedimignta‘dexespaldo y SF Scion Central re ste documenta una ver impreso se convert en una copia no contrlada, antes de su uso coneraste co Fhloftivese delaredo aS Jefntura de ingenevia de Process. Ser una copia contolada soo si cuenta con el respective sella de contra,ZOBRAINSA een LINEAMIENTO. édigo: 02-LN-002 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS a vigenaat, APERTURA DOCUMENTAL + La apertura documental comprende las siguientes acciones: = Elaborar el cuestionario de apertura de servicio Anexo 2, el cual contiene lo siguiente: Informacién basica del proyecto Tipo de proyecto Especialidades a ejecutarse Codificacién a emplear Sellos a emplearse Estructura de informacién del proyecto Personas de contacto para entrega de informacién Tipos de reuniones de seguimiento Una vez recibido el cuestionario de apertura con la fecha de inicio del Proyecto se pone en marcha el servicio de Control Documentario. = Identificar los documentos que forman parte del programa de control de documentos para el proyecto Anexo 3. ~ Elaborar el plan de comunicaciones de! proyecto Anexo 4, el cual contiene la matriz de comunicaciones Anexo 5. — Identificar a los usuarios que tendran acceso al sistema de gestién documentaria del proyecto, tanto personal del proyecto como de la sede central y asi posteriormente solicitar la habilitacién respectiva a la mesa de ayuda de servicios TI. Identificar la rotulacién (datos en el lomo) de los archivadores de la documentacién fisica empleando el modelo de lomo para archivo Anexo 6, asi como la metodologia de archivamiento. EJECUCION DOCUMENTARIA Comunicaciones en el proyecto * Para el caso de las comunicaciones se usan actas, transmittal, submittal, cartas, RFIS; y cuaderno de obra; segiin las condiciones contractuales y necesidades del proyecto. in y recepcién de documentos = Laemisién y recepcién de documentos se realiza de manera fisica y/o digital, los cuales son almacenados en la estructura de la informacién del proyecto (directorio) o en el sistema de gestién documentaria. + El Gerente de Proyecto coordina con el Cliente y/o terceros que el envio de informacion oficial, se realice a través del Gestor Documental del proyecto. Elaborado port 2 he % Bt | Revisad uate! Gerente dxSonl y Gestion > Gestor Documental sede central {HH} | ,OperacionaX S Jefe de Ingenieria de Procesos_“\ |_| Jefe de Admi fatal ‘ste docamento una ver impreso se conver en una copia no contreloda, anes de su uso contrasts coh nf Tefatura de Ingenieria de Procesos. Ses una copia controlad Solos cuenta can el respective sello de controZOBRAINSA Roi LINEAMIENTO digo ps02-tN-002 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS “sean Las comunicaciones oficiales que se realicen al proyecto a través de correo electrénico, se envian con copia al correo Control Documentario del proyecto. + Todo documento emitido o recibido cuenta con una codificacién la misma que se ejecuta segtin lo indicado en los instructivos de codificacién de documentos y de codificacién de registros. + Cuando se recibe un documento de forma fisica o digital se revisa el transmittal o carta. En caso se identifiquen faltantes 0 duplicidad estos son registrados como observados. Ademés se coloca el sello de recepcin correspondiente anotando la fecha, hora y el nombre del responsable de la recepcién, asi como firmar el cargo del mismo. + Los cargos de los documentos emitidos son guardados en forma electronica y fisica a fin de asegurarse de la correcta recepcién de los documentos emitidos. + Cuando se emite un documento de forma fisica o digital, se revisa que el formato, Codificacién y revisiones sean los correctos y que todos los involucrados hayan firmado de acuerdo al plan de firmas del proyecto Anexo 7, de lo contrario el documento es devuelto. Asimismo todos los archivos electrénicos deben ubicarse en la estructura de informacién del proyecto. Se elabora el transmittal, el cual debe de ser firmado por el Gerente de Proyecto, se escanea y envia los documentos por e-mail y/o en copia fisica. Cuando sea Tequerido, se entregan documentos acompafiados de cartas, en reemplazo del transmittal. * Para el caso de los comprobantes de pago se reciben de acuerdo a lo definido en el Procedimiento registro de comprobantes de pago. + Elregistro de los documentos del proyecto se realiza a través de los logs de documentos (cartas, RFI, transmittals, planos, procedimientos, entre otros) que son actualizados de manera permanente. Distribucién de documentos * Elcargo es entregado al equipo de direccién del proyecto quienes son los responsables segin se requiera de prover instrucciones de distribucién ad hoc al Gestor Documental Para asegurarse que todas las partes que requieran los documentos sean comunicados. + El Gestor Documental envia un correo al Gerente de Proyecto y a los involucrados comunicando la recepcién 0 envid de archivos e indica la ruta exacta donde se encuentran en la red, en el correo se adjunta el transmittal y/o carta recibido 0 enviado. Elaborado por: Revi € Gerent wsnsCestion Gestor Documental sede central Af) Operact Jefe de Ingenieria de Procesos Jefe de Administracién CentralZOBRAINSA a LINEAMIENTO Cédigo: S02-LN-002 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS Archivo de documentos + La documentacién se archiva de la siguiente forma: Documentacién fisica: - Los documentos fisicos enviados y recibidos durante la ejecucién del proyecto son almacenados en archivadores segtin el tipo de documento y codificacién respectiva. - La documentacién es archivada por tipo documental o serie documental definides en el programa de control de documentos. : pd = Los documentos digitales son alojados en la estructura de informacién del proyecto © sistema de gestion documentaria. - En caso cuenten con firmas, los documentos son escaneados y archivados en la carpeta que corresponda con la codificacién respectiva. Control de documentos + El Gestor Documental realiza la supervisién de la estructura de informacién del proyecto reportando semanalmente al Gerente del Proyecto y al equipo del proyecto el estado del cumplimiento. Adicionalmente informa la documentacién pendiente de respuesta 0 aprobacién ‘+ De forma mensual cada responsable de area entrega al Gestor Documental del proyecto el documento Inventario de documentos interno de las reas Anexo 8 en el cual detallan los documentos que anexé en el sistema de gestién documentaria o en la estructura de informacién del proyecto. El Gestor Documental valida de forma aleatoria lo comunicado por las areas del proyecto e informa al responsable de la misma en caso identifique alguna diferencia con lo reportado. Asimismo, el Gestor Documental del proyecto envia a la Gerencia de Control y Gestién Operacional el informe mensual de control documentario para fines informativos. Consulta de documentos + La solicitud de préstamo de documentos se realiza a través de un correo electrénico usando el formato atencién de préstamo de documentos Anexo 9 aprobado por el Jefe inmediato. Elaborado port Revisade por! we 3 Ravenna ae ConroiBceied Gestor Documental sede central AY Operacional Eleeeh Jefe de Ingenieria de Procesos Jefe de Administracién Central.“ | Gi ste documento uno vex impreso se conver on una copa no controlada, antes 88 suzocontrasgea "eftura de Ingenera de Proceso, Serd una copia controlada soo si event con el espectvo sll de control.ZOBRAINSA a ai LINEAMIENTO citar: sion: 1.0 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS “iowa ocument ~ la solicitud de documentos en calidad de préstamos de manera fisica se realiza de acuerdo a lo siguiente: cee oe Periodo de Periodo de Responsable renee Responsable eee Gestor Documental Inmediato Archivo Central 24 horas. Archivo Central 8 horas - El plazo del préstamo del documento no excede los 5 dias habiles, salvo coordinacién adicional con el responsable del Archivo Central 0 Gestor Documental. De no cumplir con lo indicado, se informa a la Gerencia inmediata para la toma de accién respectiva. - Durante el periodo de préstamo, la integridad, custodia, y conservacién de la documentacién recae en el usuario solicitante. men digital; - la solicitud de accesos a la documentacién digital se realiza de acuerdo a lo siguiente: Pe enece eri eee ee Periodo de Periodo de Responsable pededela Responsable jeciade d Tnfraestractura | Gestor Documental Inmediato ae 24 horas (@) Cuando fa informacion se encuentre en Aconex, el responsable de brindar la InformadiSn Serd el Gestor Documental LN (Linea Negocio), CIERRE DOCUMENTAL El Gerente de Proyecto y el Gestor Documental definen el cierre documentario del proyecto identificando los responsables de ejecutar esta etapa. Preparacién de los documentos para cierre de proyecto + De acuerdo @ Io definido en la apertura documental, todos los documentos deben estar escaneados 0 archivades con la rotulacién correspondiente. * Los duefios de procesos en el proyecto son responsables de garantizar la totalidad de la evidencia de sus entregables de la gestién realizada en el proyecto. Culmina con la entrega de la informacién generada al Gestor Documental a través del documento Inventario de documentos interno de las areas Anexo 8. Elaborado port Gerenite’de Control y, Operacional Gestor Documental sede central i Jefe de Ingenieria de Procesos | "| Jefe de AdministraciémCainra Este document uno vex impreso se conver en ua copia no conrad, snes dems ono Grrostocee BGRRSESG ‘efture eigenen de Proceses.Serdun apa conoleda sale scucna con elionen orZOBRAINSA eee LINEAMIENTO GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS Vigencia: El Gestor Documental revisa que los archivadores cuenten con la rotulacién correspondiente (datos en el lomo) y realiza la verificacién de los documentos recibidos de manera aleatoria. En esta etapa ya se ha superado todo pendiente con el cliente a excepcién de negociaciones 0 arbitrajes, de ser el caso. Dossier del proyecto + Alcierre del proyecto, la gestién documentaria se constituye en el Dossier del proyecto, el cual contiene los documentos relevantes del proyecto, las comunicaciones con el supervisor o el cliente, documentos que sirvan como sustentos para cualquier reclamo Posterior y también toda aquella informacién importante que puedan aplicarse en otros Proyectos 0 que sirva para el conocimiento de los colaboradores tal como las lecciones aprendidas. ‘+ El Dossier del proyecto para la organizacién es entregado al Gerente de Linea de Negocio con el Informe Final de la gestién documentaria el cual contiene el Check List de documentos para cierre del proyecto Anexo 10, elaborado por el Gestor Documental y aprobado por el Gerente de Proyecto tanto en fisico y digital en PDF y en versién para edicién e informada a la Gerencia de Control y Gestién Operacional. Transferencia de archivo documentario * El Gerente del Proyecto realiza la solicitud del archivamiento al cierre del proyecto la cual es ejecutada por el Administrador de Obra con el apoyo del Gestor Documental. Documentacién fisica: = Los documentos fisicos generados en el proyecto son transferidos al Archivo Central de manera semestral, para el caso de Contabilidad de forma trimestral utilizando el documento Inventario de documentos interno de las dreas Anexo 8. = Los documentos son trasladados de las siguiente manera: © Empleando las cajas estandarizadas debidamente rotuladas cuyas etiquetas deben estar pegadas por los cuatro lados de la caja y selladas con cinta adhesiva. Estas cajas son solicitadas al Archivo central. © Los rétulos o etiquetas son impresos en papel bond y en tinta o téner de color negro. © Las cajas deben estar selladas con film a fin de que no se deteriore y/o pierda ningdin documento. © En caso existan vacios en la codificacién, estos deben ser especificados y sustentados. © Aquella documentacién que por su naturaleza esté acompafiada de antecedentes, se remitirén necesariamente con dichos documentos. - Una vez realizada la transferencia, el equipo del archivo central verifica la documentacién recibida realizando una revisién aleatoria o total, para la posterior identificacién de la ubicacién topografica de los documentos en el archivo. Tiabarads por va Res Gestor Documental sede central bal Jefe de Ingenieria de Procesos Jefe de Administracién ste dient ura ver vaso se coneTa nun cops no cone arieeer to “efatura de Ingeniera de Proceso. Seri una copia controlada soo si cuenta con elZOBRAINSA tea mala LINEAMIENTO Cédigo: s02-LN-002 Version: 1.0 GESTION DOCUMENTARIA EN LOS PROYECTOS Wiser Documentacién, EI Gestor Documental comunica al Jefe de Infraestructura y Servicios TI a través de una copia del Informe de cierre del proyecto, los documentos generados y almacenadbs en el sistema de gestion documentaria o en la estructura de informacién del proyecto, asimismo solicita la baja de los accesos al equipo del proyecto; y confirma los colaboradores que permanecerdn 0 a los que se les asignaran los accesos. Eliminacién de documentos fisicos ‘+ De acuerdo a lo indicado en el programa de control de documentos, el responsable del archivo central notifica al Jefe de drea la finalizacién del periodo de retencién del documento a fin de confirmar la eliminacién del mismo. Esta accién se realiza por lo menos quince (15) dias antes del vencimiento del documento. ‘+ El acto de eliminacién de documentos se realiza mediante trituracién y de acuerdo a lo coordinado con el Jefe del area solicitante. Para la eliminacién de los documentos se ‘cuenta con la participacién del Jefe de Administracion Central, Representante del Area Legal y el Coordinador de Archivo Central debiendo suscribir el acta de eliminacién de documentos Anexo 11. ANEXOS Anexo 1: Estructura de informacién del proyecto ‘Anexo 2; Cuestionario de apertura de servicio Anexo 3: Programa de control de documentos para el proyecto Anexo 4: Plan de comunicaciones del proyecto Anexo 5: Matriz de comunicaciones Anexo 6: Modelo de lomo para archivo Anexo 7: Plan de firmas Anexo 8: Inventario de documentos internos de las éreas Anexo 9: Atencién de préstamo de documentos Anexo 10: Check List de documentos para cierre del proyecto Anexo 11: Acta de eliminacin de documentos Historial de revisiones Fecha | Versién Deseripcin ‘Autor tor B 28/02/2017 | 1.0 | documento final _ Ges foe Documental Sede: ae Analista de Procesos Raft ‘ Bl Seem ic cone, cows? Gestor Documental sede central ‘Operacional X & Jefe de Ingenieria de Procesos Jefe de Administracién Central” Gerente Geet Este documento una vex impreso se convert en una copia no contolada, antes de su uso conVaste con ls Infor