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Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales


(SIAPRFD)
Manual de Usuario
 
 
 
 

   

 
Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales (SIAPRFD) 2011

                 
Aplicación principal: SIAPRFD

Como se mencionó al principio de este manual, SIAPRFD es una aplicación web, por lo que requiere la utilización 
de un browser como Internet Explorer o Firefox. Las ilustraciones que se muestran de aquí en adelante reflejan 
el uso en Internet Explorer. 

Este  módulo  debe  idealmente  funcionar  en  una  DMZ,  y  para  ello  fue  diseñado  para  contener  la  información 
mínima  indispensable  en  su  base  de  datos  y  para  no  acceder  en  ningún  momento  a  la  información  de 
SIAPAdvance (o el ERP utilizado).  

Acceso a la aplicación

Para acceder a la aplicación, a cada proveedor (PDA de ahora en adelante) le es asignada una contraseña por 
agencia  del  grupo.  De  esta  forma,  si  tiene  relación  comercial  con  más  de  una,  el  entrar  con  una  contraseña 
específica determina unívocamente la agencia a la que está facturando. 

Como se observa en la Ilustración 1, el proveedor debe ingresar tres elementos para ingresar: su código de PDA, 
su RFC y la contraseña. El primer y tercer elementos le son proporcionados por la agencia una vez configurada la 
aplicación y transferidos los datos iniciales desde SIAPAdvance1. 

                                                            
1
 En adelante, al hacer referencia a SIAPAdvance se debe asumir “o el ERP instalado”, salvo cuando se indique lo contrario. 


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Ilustración 1 – Pantalla de acceso 

Lista de comprobantes

Una  vez  ingresados  los  datos,  la  aplicación  presenta  la  pantalla  principal,  donde  se  muestra  la  lista 
(posiblemente  vacía)  de  comprobantes  ya  ingresados  que  están  en  proceso.  La  Ilustración  2  refleja  cómo  se 
vería una lista de comprobantes en proceso, incluyendo varios casos que se describen más adelante. 

 

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Ilustración 2 ‐ Pantalla de comprobantes en proceso 

En la parte superior izquierda de la pantalla se despliega el logo de la agencia que está siendo facturada y en la 
parte superior derecha el nombre del proveedor que ingresó, con el fin de evitar en lo posible que se produzcan 
errores de identificación por parte del proveedor. 

La lista muestra, para cada comprobante, Serie, Folio y UUID (como identificación), el (los) número(s) de Orden 
de Compra que ampara(n) el comprobante, el total del documento, la fecha en que fue registrado en SIAPRFD y 
el estatus actual. Este estatus irá cambiando a medida que el comprobante sea procesado en SIAPAdvance, y es 
la referencia que debe seguir el proveedor para saber en cualquier momento la situación del comprobante. 

La columna Folio despliega el número del comprobante en forma de link, y permite desplegar, en una ventana 
secundaria, el comprobante del proveedor en formato PDF (ver Ilustración 3 en la página siguiente). 

El primer documento en la lista muestra un estatus de “Pagado” y el segundo “Rechazado”. Este tipo de estatus 
es  final  para  un  comprobante,  y  se  considera  por  tanto  cerrado.  Durante  el  proceso  de  configuración  de  la 
aplicación  se  especifica  cuánto  tiempo,  en  días,  debe  el  sistema  mostrar  los  comprobantes  luego  de  que  han 
sido cerrados. Transcurrido ese tiempo, la lista que se despliega no contiene esos comprobantes, si bien quedan 
registrados en la base de datos. 


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Ilustración 3 ‐ Al oprimir el link de un comprobante se muestra el PDF del mismo 

 El tercer comprobante indica que está en revisión, lo que significa que SIAPAdvance ya lo transfirió a su base y 
está siendo procesado. Eventualmente este proceso conduce a modificar el estatus del comprobante a alguno 
de los mencionados arriba, es decir, de cierre. 

El último comprobante tiene como estatus “Registrado”, lo que significa que SIAPAdvance aún no lo transfiere – 
es  el  primer  estatus  que  adquiere  un  comprobante  cuando  el  proveedor  acaba  de  subirlo.  Mientras  un 
comprobante tenga este estatus el proveedor tiene la posibilidad de eliminarlo – si, por ejemplo, lo subió por 
error –  para  lo que se incluye el botón [Del] a la derecha. Por supuesto, antes de eliminar un  comprobante  el 
sistema requiere confirmación del proveedor. Esta acción queda registrada en la bitácora del sistema, junto con 
otras situaciones de excepción (ver siguiente sección). 

Si  la  lista  es  muy  extensa,  como  puede  fácilmente  suceder  con  algunos  medios,  se  puede  tornar  un  poco 
impráctico  trabajar  sobre  ella.  Para  simplificar  el  proceso  se  incluye  una  función  de  búsqueda,  arriba  y  a  la 
izquierda de la lista. Esta función actúa simultáneamente sobre el número de Folio y el UUID del comprobante, 
lo que permite ubicar un comprobante más fácilmente. En la Ilustración 4 puede apreciarse el resultado de una 
búsqueda. 

 

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Ilustración 4 ‐ Resultado de una búsqueda sobre los números de Folio y UUID 

En la parte superior derecha de la pantalla, debajo del nombre del proveedor, hay cinco botones: 

 [Agregar]: permite ingresar comprobantes a la lista. 
 [Actualizar]: vuelve a cargar la lista de comprobantes desde la base de datos, actualizando así el estatus. 
 [Cambiar contraseña]: abre una ventana que permite cambiar la contraseña de acceso. 
 [Ayuda]: muestra una pantalla de ayuda para la ventana en uso. 
 [Salir]: forma apropiada de terminar de utilizar la aplicación, retornando a la pantalla de acceso. 

Agregar un comprobante

Al oprimir el  botón [Agregar] el sistema muestra una ventana de ingreso, como se muestra en la  Ilustración 5. 


Para subir un comprobante es necesario que el proveedor disponga de dos archivos – un PDF con la imagen del 
documento y un XML que cumpla las especificaciones indicadas por el Servicio de Administración Tributaria. 

En esta ventana hay dos campos estándar tipo “archivo”, cada uno con un botón de búsqueda. En el primero el 
proveedor  debe  indicar  la  ubicación  y  el  nombre  del  archivo  PDF  y  en  el  segundo  los  del  archivo  XML.  La 
ilustración 6 muestra la ventana una vez especificados estos datos. 


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Ilustración 5 ‐ Ventana de ingreso de comprobantes al oprimir el botón [Agregar] 

 

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Ilustración 6 ‐ Selección de archivos PDF y XML del comprobante a registrar 

Al oprimir el botón [Subir] el sistema envía los archivos al servidor e inicia el proceso de validación del XML de 
acuerdo a las reglas del SAT. A continuación se muestran algunas situaciones que pueden darse como resultado 
de intentar subir archivos con errores: 


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Ilustración 7 ‐ Resultado de intentar subir un archivo XML con el formato incorrecto 

La primera validación que hace SIAPRFD tiene que  ver con  el formato estructural del archivo XML. Si  no es el 


correcto, de acuerdo a las especificaciones del SAT, se despliega el mensaje que se observa en la Ilustración 7. 

La segunda fase de validación se centra en el contenido de los campos contenidos en el archivo XML, de nuevo 
con base en las especificaciones  oficiales. Un ejemplo de un archivo invalidado por esta razón se muestra en la 
Ilustración 8, donde los RFC’s tanto del proveedor como del cliente no coinciden con los valores registrados en la 
base de datos. La ventana de registro mostrará siempre todos los errores que encuentre en el archivo XML. 

La fase final de validación verifica la existencia de órdenes de compra en SIAPAdvance que puedan amparar el 
comprobante  que  se  está  registrando.  Si  existen,  la  aplicación  mostrará  una  lista  con  todas  las  órdenes  que 
tenga registradas con el proveedor y que puedan ser asociadas con el comprobante; en caso contrario mostrará 
un  mensaje  de  error.  En  ese  sentido,  la  regla  general  es:  si  el  comprobante  es  tipo  “Agencia”,  es  decir,  está 
dirigido específicamente a la agencia, el sistema despliega todas las órdenes del proveedor; si es tipo “Terceros”, 
es decir, está dirigido a  un  cliente de la agencia, la  aplicación  mostrará únicamente las órdenes que se hayan 
hecho a nombre de ese cliente; en ambos casos el impuesto del comprobante debe coincidir con el impuesto 
especificado  en  la  orden  de  compra,  por  lo  que  se  desplegarán  únicamente  las  órdenes  que  cumplan  ese 
requisito. Un ejemplo se muestra en la Ilustración 9. 

 

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Ilustración 8 ‐ Mensaje de error por contenido inválido en el archivo XML 

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Ilustración 9 ‐ Ventana de registro que muestra órdenes de compra seleccionables para el comprobante a registrar 
Una vez validado el comprobante y mostrada la lista de órdenes disponibles, el proveedor debe seleccionar la(s) 
orden(es) que amparan el comprobante, mediante el selector en la primera columna. Al hacerlo, la aplicación 
mostrará  un  nuevo  botón  para  aceptar  la  selección,  como  se  muestra  en  la  ilustración  10.  Al  oprimirlo,  el 
comprobante se agregará a la lista (ilustración 11). 

 
Ilustración 10 ‐ Al seleccionar la(s) orden(es) se activa el botón de aceptación 

Notas importantes: 

 La  aplicación  verifica  que  el  total  disponible  de  la(s)  orden(es)  seleccionada(s)  cubran  el  total  del 
comprobante; de no ser así se mostrará un mensaje de advertencia y la aplicación se mantendrá en la 
ventana de selección de órdenes. 
 Es  posible  que  al  seleccionar  una  orden  de  la  lista  desaparezcan  algunas  otras;  esto  es  debido  a  que, 
para seleccionar múltiples órdenes, todas deben pertenecer al mismo proyecto. Por tanto, toda orden 
que no pertenezca al mismo proyecto que la seleccionada es eliminada de la lista de selección. 
 Una vez que el CFD es aceptado y pasa a la lista de comprobantes en proceso, el monto disponible de 
la(s)  orden(es)  asociada(s)  se  reduce  correspondientemente;  en  el  caso  de  selección  múltiple,  se  va 
“utilizando” el disponible en el mismo orden en que se muestran hasta cubrir el monto del CFD. 
 Si  el  comprobante  registrado  es  de  tipo  CFDi  y  el  xml  no  especifica  un  número  de  folio,  la  aplicación 
asignará  serie  y  número  de  folio  internos  con  el  formato  “siap*‐nnn”,  donde  nnn  es  un  número 
secuencial. 

 
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Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales (SIAPRFD) 2011

                 
 

 
Ilustración 11 ‐ CFD aceptado y en la lista de comprobantes en proceso 

Nota: Es muy importante mencionar que todas las situaciones de error mencionadas anteriormente, incluyendo 
la eliminación de un comprobante, generan automáticamente un registro en la bitácora del sistema, misma que 
puede ser consultada mediante la aplicación adicional SRFDLogViewer. Se evita así la posibilidad de dudas sobre 
comprobantes que el proveedor haya intentado subir y no se encuentren en la lista. 

Cambiar contraseña

Durante la configuración inicial de la aplicación, a cada proveedor se le asigna una contraseña aleatoria por cada 
empresa del grupo con la que haga negocios. El proveedor puede cambiar la contraseña asignada oprimiendo el 
botón [Cambiar contraseña] que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. 

Al hacerlo, la aplicación abre una ventana como se muestra en la ilustración 12. En ella se indican las reglas para 
las contraseñas, tal y como fueron especificadas durante la configuración de la aplicación (Ver Configuración / 
General,  en  SIAPRFD  –  Manual  de  Instalación).  El  proveedor  debe  escribir  su  contraseña  actual,  la  nueva 
contraseña  y  repetir  la  nueva  contraseña  en  los  campos  indicados  para  ello.  Al  oprimir  el  botón  [Aceptar]  la 
aplicación registrará la nueva contraseña en el sistema. 

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Ilustración 12 ‐ Ventana de Cambio de contraseña 

Ayuda

En todas las ventanas de la aplicación hay un botón de ayuda, que despliega una ventana explicativa apropiada. 
Un ejemplo – referido a la sección anterior, Cambio de contraseña – se muestra en la ilustración 13. 

 
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Ilustración 13 ‐ Ejemplo de ventana de ayuda 

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