Está en la página 1de 10

GUIA Pág.

1 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

1. OBJETIVO

Administrar, Controlar, Proteger y velar por la calidad y adecuado recaudo de las cuentas por cobrar de
CASAMOTOR S.A con el fin de:

 Disminuir el grado de exposición al riesgo que tiene la compañía en materia de crédito.

 Proteger un activo de la compañía que se encuentra en manos de terceros

 Concientizar a la fuerza de ventas acerca de la importancia y utilidad de la información comercial


suministrada por el cliente, preservando la excelente relación comercial de los clientes con
CASAMOTOR S.A.

2. ALCANCE

Aplica para todas las agencias de CASAMOTOR S.A.

3. CONTENIDO

3.1. SOLICITUD DE CREDITO

Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con CASAMOTOR S.A., deberá diligenciar el
formato de creación de clientes BVE-FOR08, según el instructivo para el diligenciamiento del mismo
BVE-IN03. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma correcta según el instructivo, se realiza
el análisis de riesgo crediticio por parte del Departamento de Crédito y Cartera, de acuerdo al
Instructivo de Análisis y Estudio Crediticio.

3.2. COBRANZAS

Sólo se aceptarán formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido recibir cheques
de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se tramitará como crédito.

3.3. AJUSTES DE CARTERA


GUIA Pág. 2 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

Todo movimiento contable diferente a facturas de venta, devoluciones en ventas y recibos de caja
afecte los saldos de cartera, deberán ser autorizados por el gerente financiero.

3.4 CHEQUES POSFECHADOS

CASA MOTOR S.A., recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen manejo comercial y
que además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un periodo de un (1) año.

Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la factura, deberá ser
aprobado por el Gerente Financiero, excepto que el cheque sea consecuencia de cobro pre-jurídico o
jurídico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y Devueltos. En caso de las agencias, la caja deberá
reportar al administrador sobre el cheque a recibir excediendo el plazo para que este valide e informe a
la gerencia Financiera. Diariamente deberá quedar actualizado en SAP cada cheque posfechado que se
posea y al momento de su registro en el campo texto se pondrá la fecha en la cual se deberá consignar.
Esto podrá ser verificado por la tesorería principal a través de la cuenta contable.

3.5 CHEQUES DEVUELTOS

El cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en efectivo, ningún
cliente puede incurrir en más de tres devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crédito será
cerrado definitivamente. Ningún cheque devuelto con causal imputable al cliente será reconsignado
más de una vez a menos que sea autorizado por el gerente financiero

3.6 COBROS PREJURIDICOS

Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 50 días, pasará de forma inmediata a
cartera prejurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas pueden pasar directamente
a cobro jurídico.

No pasarán a cobro prejurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado por
el cliente y aprobado por la Gerencia Financiera y en caso de incumplimiento de este acuerdo, las
GUIA Pág. 3 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

facturas pasarán de inmediato a cobro jurídico. Es responsabilidad de cada agencia dar aviso oportuno
a través de correo electrónico a la Gerencia Financiera de este tipo de situaciones.

3.7. COBROS JURIDICOS

Todas las cuentas mayores a 90 días, o aquellas que estime la Gerencia Financiera serán tratadas bajo
el cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de prejuridico.

3.8. CIRCULARIZACION DE CARTERA

La circularización de cartera se hará semanalmente de forma selectiva o total en cada unas de las
agencias a nivel Nacional y a discreción de la figura administrativa según recomendaciones de la
gerencia Financiera. Con la circularización de cartera CASA MOTOR S.A., buscara que los saldos
contables que aparecen en el sistema de información, estén de acuerdo a los saldos de cartera en libros
de los clientes.

3.9. CASTIGOS DE CARTERA

CASAMOTOR S.A., castigará cartera únicamente si lo autoriza la Gerencia Financiera y dando


cumplimiento con las normas de ley.

3.10. ACTUALIZACION DE INFORMACION Y CONDICIONES COMERCIALES

CASA MOTOR S.A., a través de el área Comercial en responsabilidad de la gerencia comercial deberá
tener actualizada la información del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de venta y
registrar las autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales. Para que en el efecto
de realizarse una auditoria soportar debidamente los cambios o condiciones vigentes.

Los cambios de condiciones a efectuar en el catalogo de terceros de cada cliente deberán ser
documentado mediante formato cambio de condiciones comerciales. Adicional a lo anterior la
GUIA Pág. 4 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

información básica del cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad
del área comercial en cabeza de la gerencia comercial.

3.11. COMITÉ DE CREDITO Y CARTERA

CASAMOTOR S.A., contará con un Comité de Crédito y Cartera, que será el responsable de aprobar
clientes que inicialmente hallan sido rechazados por la gerencia Financiera o de incrementar el cupo
asignado inicialmente por la Gerencia Financiera, este comité estará conformado por el Gerente
Comercial, Administrativo y el Gerente General.

3.12. DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS

Se debe establecer por parte de la Gerencia General, la administrativa y Comercial el descuento


máximo a ofrecer por parte de los asesores por cada línea y aquel que supere este valor deberá venir
autorizado mediante e-mail o firma en la solicitud por parte de de los antes mencionados

3.13. DESCUENTOS FINANCIEROS

CASAMOTOR S.A. tendrá establecido como incentivo en términos de descuento financiero por pronto
pago a aquellos clientes que su condición de pago es igual o superior a 30 días, un porcentaje
equivalente al 1,5% que se descontara al momento del pago siempre y cuando el pago sea dentro de
los siguientes 8 días a la factura. Este porcentaje podrá variar en la medida que cambie el entorno
financiero y se comunicara oportunamente.

Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere la aprobación
de la Gerencia General y/o Financiera y no es para ofrecerlo a los clientes.

3.14. BLOQUEO DE CLIENTES


GUIA Pág. 5 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de prejuridico y jurídico,
además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de pago, o cheques devueltos por
primera vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta decisión de bloquear en casos de mal hábito de
pago será de la Gerencia Financiera.

3.15. PEDIDOS RETENIDOS

Los clientes que vencidos el plazo establecido para el pago no hubiesen cancelado les será retenido los
pedidos que realicen. Los asesores deberán estar validando el status de cada pedido que les ingresen
para realizar la gestión necesaria para la aprobación en caso de ser retenido el pedido. Los pedidos
podrán ser retenidos por exceder el cupo o simplemente por mora. Para el caso de cupos los asesores
deberán estar prestos a conocer los cupos de sus clientes y tramitar con anterioridad el posible
incremento de cupo.

En el caso de clientes que manejan sucursales a partir de junio la mora de una las sucursales afectara
los despachos de las demás. Y para los clientes que compran diferentes líneas y son atendidos por
diferentes asesores, el hecho de estar vencido en una línea en particular genera retención en pedidos
de otras líneas por mas que en la primera este al día. El manejo del cupo de crédito será también global,
es decir que si una línea agota el endeudamiento del cliente no será posible despacharle otras líneas.

3.16. INCREMENTO DE CUPOS

Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar la que existe
inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otros caso será necesario establecer una garantía
real (Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los costos serán por cuenta del cliente y en el caso de
pignoraciones, se deberá anexar póliza del vehículo con endoso a favor de CASAMOTOR S.A.

3.17. INDICADORES

Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos trazados se utilizaran inicialmente
dos indicadores básicos que son:

 Rotación de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando cada


cuanto días me pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite ver cual es el
asesor que mejor rota su cartera y que en menor Nº de días consigue cobrar sus facturas.
GUIA Pág. 6 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

 Porcentaje de cartera vencida a mas de 60 días: Indica que porcentaje del 100% de mi
cartera tengo vencida a mas de 60 días. Este indicador permite ver claramente los asesores
que afectan directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa.

3.18. GARANTIAS REALES

Para el caso de la Motocicletas a crédito directo con Casamotor esta deberán quedar pignoradas a favor
de Casamotor (Ver anexo No. 1). Para el caso de créditos a través de entidades financieras se deberán
proceder con base en la s condiciones establecidas por la entidad financiera.
Para las otras líneas las garantías serán necesarias para cuando los cupos superen los 40.000.000
(Cuarenta millones de Pesos), en caso de no estar dispuesto el cliente a establecer la garantía se deberá
solicitar la aprobación de la gerencia financiera. Todo crédito aprobado debe estar respaldado por un
pagare en blanco y carta de instrucciones, a no ser que la Gerencia Financiera acepte lo contrario. Estos
documentos deben contener nombre, numero de identificación, firma y huella. En caso de ser el cliente
una empresa estos documentos se deben firmar en los dos costados (derecha e izquierda).

3.19. ACTIVOS RECIBIDOS EN PARTE DE PAGO

Para el caso en que por motivos de un cobro eficaz y oportuno en aras de evitar perdidas, se reciban
activos como equipos u otros, estos deberán informarse oportunamente y enviar las especificaciones e
identificación de este a la gerencia financiera para que este tramite la activación del activo en SAP. Si la
decisión de la gerencia financiera es vender el activo el precio del mismo será fijado por este de
acuerdo al valor comercial del mismo.

CARTA DE INSTRUCCIONES

Ciudad Fecha
Señores:
GUIA Pág. 7 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

CASAMOTOR S.A.
Ibagué- Tolima
Apreciados señores:

Por la presente y de acuerdo con lo previsto en el artículo 622 del código de comercio, los faculto de manera
permanente, expresa e irrevocable para llenar los espacios en blanco que presente el pagare No _____________,
suscrito por nosotros a su favor, el cual se anexa a la presente comunicación conforme a las siguientes
instrucciones:
En el primer espacio reservado para una cuantía en pesos, se consignará la cantidad insoluta que resulte a cargo
de___________________________________________________________________, por concepto de capital y/o intereses, y a
favor de CASAMOTOR S.A., nit 813.000898-6, cualquiera que sea la fecha de la operación, antes o después de
la firma de la presente y hasta el día en que se llene el pagare.
en el segundo espacio reservado para una suma en pesos, se colocara el valor de los intereses causados y no
cancelados, a favor de CASAMOTOR S.A., que no hayan cumplido un año de vencidos y que se hayan causado
sobre las sumas enumeradas en el numeral 1, de esta carta.
Se acepta expresamente que los intereses que hayan cumplido un año de vencidos se capitalizaran y devengaran
intereses de mora de acuerdo con el articulo 886 del código de comercio.

El lugar de cumplimiento de la obligación será la ciudad de _________________, en las oficinas de CASAMOTOR S.A.
CASAMOTOR S.A., podrá llenar el pagare en el evento que incurra en mora o incumplimiento en el pago de los
intereses o del capital de cualquier obligación que directa, indirecta, conjunto o separadamente, contraída a favor
de CASAMOTOR S.A., podrá llenar y hacer efectiva judicial o extrajudicialmente el pagare en el evento en que el
otorgante incurra en mora o incumplimiento en el pago de capital y/o intereses, por obligaciones pasadas o futuras
que haya adquirido a favor de CASAMOTOR S.A. o si los bienes del otorgante y/o de los codeudores, son
embargados o perseguidos por cualquier persona en ejercicio de cualquier de cualquier acción: o el evento de
muerte del otorgante, o de de unos de los otorgantes según el caso.

Es entendido que las obligaciones del otorgante y a favor de CASAMOTOR S.A., están originadas en cualquier
obligación de deber que tenga antes o después de la firma de la presente y hasta el día en que se llene el pagare.
Como fecha de vencimiento de la obligación, se colocara la del día en que se llene o complete el pagare.
Declaramos que hemos leído y aceptado la presente Carta de Instrucciones.
Cordialmente;
NOMBRE NOMBRE
CC. No CC. No

FIRMA_______________________________ FIRMA______________________________
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO
SOLIDARIA E
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO

DEL PAGARE. LOS CODEUDORES

FIRMA_______________________________ FIRMA______________________________

PAGARE No _____
Vence Por:
Yo,____________________________________________________________________________________________________________mayo
r de edad con numero de cedula _____________________, obrando como aparece el pie de firma quien en adelante me
GUIA Pág. 8 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

llamara EL DEUDOR , declaro que debo y pagare a CASAMOTOR SÁ., NIT 813.000.898-6, o a su orden o a quien
represente sus derechos, solidaria e incondicionalmente, el día _________________________( ) de ____________de
_____________ ( ) en sus oficinas de ___________________ ,La suma de
________________________________________________________ ($ ) moneda legal colombiana.

En caso de mora pagare (mos) durante ella intereses liquidados a la tasa máxima comercial legal autorizada, sin
perjuicio de las acciones legales de CASAMOTOR S.A., para el cobro judicial caso en el cual serán de mi cargo los
gastos y costos de la cobranza. Igualmente declaro que mi obligación la cumpliré en la ciudad de _________________
además pagare la suma de ______________________________________________________________ $
________________________, que reconozco adeudarle a CASAMOTOR S.A., a titulo de intereses, suma sobre la cual se
causaran intereses a partir del año de vencidos, a la misma tasa de mora indicada antes en este pagare. Acepto
desde ahora, cualquier endoso que desde este crédito hiciere CASAMOTOR S.A., a cualquier persona. El mismo
interés estipulado en el presente pagare, se aplicara a las sumas que inviertan CASAMOTOR S.A. ,para hacer
efectivo este documento en caso de incumplimiento de EL DEUDOR ,tal como honorarios de abogado, costos, etc.,.
Expresamente autorizo a CASAMOTOR S.A., en caso de no atender oportunamente las obligaciones a mi cargo,
por concepto tanto de capital como de intereses, para llenar el pagare por una suma igual a la totalidad de las
obligaciones a mi cargo, y de acuerdo con la carta de autorización que para tal efecto la he (mos) entregado,
conforme a lo previsto en el articulo 622 del código de comercio.
CASAMOTOR S.A. No esta sujeta a la presentación para el pago de este titulo valor, ni al aviso de rechazo y queda
expresamente excusado el protesto .Para constancia se firma en la ciudad de ____________________________ a los
________________ ( ) días del mes _______________ de ___________________________ ( ).

EL DEUDOR

NOMBRE NOMBRE
CC. No C. C. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO
SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO
DEL PAGARE.
________________________________________ __________________________________________________
FIRMA FIRMA

LOS CODEUDORES

NOMBRE NOMBRE
CC. No CC. No
OBRANDO EN NOMBRE PROPIO RESPONDO
SOLIDARIA
INCONDICIONALMENTE POR EL CONTENIDO
DEL PAGARE.
_______________________________________ _________________________________
FIRMA FIRMA

ANEXO No. 1:
CONDICIONES ESPECIALES PARA CREDITOS DE MOTOCICLETAS CASAMOTOR S.A.
(Todo crédito debe quedar pignorado a favor de CASAMOTOR S.A)
GUIA Pág. 9 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

1. Financiar directamente a empleados directos de empresas estatales que cumplan con lo


siguiente:

 Mínimo 1 año de servicio con contrato a término indefinido, para el caso de los profesores
deberán tener como mínimo 3 años de servicios.
 Tiempo de financiación máximo de 24 meses.
 Valor cuota no debe exceder el 30% del salario libre.
 Datacredito al día y sin reportes.
 Para clientes que requieran financiación mayor a 24 meses tramitar vía bancaria.
 La tabla de financiación directa es para los créditos hasta 24 meses o a través de bancos
para plazos mayores.
 Se podrían realizar acercamientos para establecer contratos de libranza con estas
entidades ofreciendo por ello un descuento adicional que la empresa podrá determinar su
uso, es decir dárselo al empleado o dejarlos para la empresa.
 Para todo crédito es OBLIGATORIO suscribir un seguro a todo riesgo para la motocicleta.
(averiguar con Carlos A. Perdomo sobre esta figura a bajo costo).
 La cuota inicial debe ser minino del 30%, pudiendo generar después del análisis la
necesidad de incrementar la misma.
 Para empleados públicos diferentes a los de las fuerzas públicas, militares y de policía no
será necesario un codeudor a no ser que el análisis de la solicitud así lo determine.

Nota: Clientes sugeridos inicialmente, empresa de energía, Acueducto, Telefonía, Policía,


Inpec, Fiscalia, Fuerza Aérea, Alcaldía y profesores. Para estos clientes no será necesario
codeudor excepto los empleados de instituciones de fuerzas militares o de policía.

2. Financiación a clientes particulares Empleados:

 Si han sido clientes nuestros en créditos de moto y tuvieron buen comportamiento no


será necesario ningún tipo de documentación siempre y cuando el crédito anterior no
halla sido pagado mas de 1 año atrás y que se puede verificar clara y fácilmente en el
sistema su historial crediticio. (Sin embargo es necesario que la agencia confirme que la
información anteriormente facilitada en la solicitud de crédito aun sea vigente).
 Para clientes nuevos con necesidades de financiación mayores a 12 meses se usara la
financiación por FENALCO dejando libertad para que si así lo estiman conveniente usen
las otras alternativas como son Caja Social o AV Villas.
 La couta inicial deberá ser mínimo del 40% pudiendo generar después del análisis la
necesidad de incrementar la misma.

Nota: Los requisitos de documentación y demás son ya conocidos adicional recibirán algunas
instrucciones nuevas y especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociación
adicionales al Pagare.

3. Financiación a clientes particulares Independientes:

 Si han sido clientes nuestros en créditos de moto y tuvieron buen comportamiento no


será necesario ningún tipo de documentación siempre y cuando el crédito anterior no
GUIA Pág. 10 de 10
VERSIÓN: 02
CÓDIGO: AGF-GUIA01
FECHA DE
POLITICAS DE CREDITO Y CARTERA ACTUALIZACIÓN:
21/06/2008

halla sido pagado mas de 6 meses atrás y que se puede verificar clara y fácilmente en el
sistema su historial crediticio.
 Para clientes nuevos se usara la financiación bancaria como primera opción.
 Se hará necesario ante solicitud del área de Créditos de Casamotor la visita domiciliaria
para verificar la información recibida respecto a la actividad desempañada por el
independiente y su codeudor.
 La cuota inicial debe ser mínimo del 50%.

Nota: Los requisitos son ya conocidos, adicional recibirán algunas instrucciones nuevas y
especificas sobre documentos a firmar al momento de la negociación adicionales al Pagare.

Financiación a través de CASAMOTOR S.A.:

 Se utilizara una variación en la cuota inicial del 5%, siendo esto algo excepcional y no
permanente ni de uso cotidiano

 El cobro de las tarjetas por ahora es del 4% NO SE PUEDE RECIBIR DINERS NI AMERICAN
EXPRESS. Estamos negociando buscando bajar este costo, si ocurre les notificaremos
oportunamente.

 Aquellas agencias que vayan demostrando manejo adecuado y eficiente de la información se les
permitirá no pasar información vía e-mail como pagare y carta de instrucciones.

 Para empleados de cooperativas de trabajo asociado se requiere permanencia mínima de 1 año y


medio en el último trabajo y el codeudor NO puede ser trabajador asociado. (Preferiblemente
alguno de los dos debe tener bien raíz)

 Para personas pensionadas se requiere de codeudor sin excepción.