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COSTOS Y PRESUPUESTOS

APLICACIONES DE EXCEL 2013


EN COSTOS Y PRESUPUESTOS

2015

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ING° MEDRANO LIZARZABURU, EITHEL YVÁN
COSTOS Y PRESUPUESTOS

Presupuestos con Excel 2013

El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a


través del uso de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una
obra, los Análisis de Costos,, la relación de Insumos, la Formula Polinómica y los cronogramas
de obra
Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes
pasos:

1. Identificar las Partidas del Presupuesto


2. Metrado
3. Recopilación de Información de Análisis de Costos (AC)
4. Codificación de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)

La creación de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los


componentes que la Especificación Técnica de la partida requiera, así como la experiencia que
la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, los rendimientos de la mano
de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los análisis de
costos del libro “Costos y Presupuestos en Edificación” editado por CAPECO, los cuales deben
ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora, el
tipo de obra y la ubicación del mismo.
El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un
edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos:

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OBRA: CONSTRUCCION DE EDIFICIO MULTIFAMILIAR


UBICACIÓN: CHICLAYO
FECHA: 27/04/2015
PROPIO PARTIDA UNIDAD METRADOS
1.00 OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES
1.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS M2 128.62
1.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 128.62
2.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS
2.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL M3 45.76
2.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD M3 1.78
2.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS M3 11.71
3.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE
3.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA M3 30.50
3.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON M2 1.62
3.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT M3 5.49
3.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT M2 84.54
3.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR M2 99.20
4.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO
4.01 ZAPATAS
04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 M3 0.49
04.01.02 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 Kg 8.82
4.02 PLACAS
04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 M3 9.95
04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS M2 172.10
04.02.03 ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 Kg 700.30
4.03 COLUMNAS
04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 M3 12.65
04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS M2 350.35
04.03.03 ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS Kg 3,088.90
4.04 VIGAS
04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 M3 20.30
04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS M2 242.20
04.04.03 ACERO GRADO 60 EN VIGAS Kg 2,467.85
4.05 LOSA ALIGERADA
04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 M3 43.35
04.05.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS M2 542.10
04.05.03 ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS Kg 17,334.60
04.05.04 LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO Und 4,516.00
4.06 ESCALERA
04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 M3 7.90
04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS M2 56.52
04.06.03 ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS Kg 439.40
5.00 MUROS DE ALBAÑILERIA
5.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA M2 758.87

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En función a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Cálculo en Excel para lograr
manejar los Análisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. Como paso Inicial
para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro.

Excel 2013 nos muestra 1 hojas por defecto (hoja1), etiquetaremos a una de ellas como
Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos que
hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir
identificando a las columnas con el respectivo nombre de campo.

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Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:


Partida: en esta columna se ubicara el código de identificación de las partidas del
presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados.

Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del AC,
este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus
características propias. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar.
Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesados en el
Programa de Presupuestos S10.

Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormigón, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc).

Unidad: se refiere a la unidad de comercialización y/o identificación del insumo, se abreviara a


tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc)

Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el número de personal y/o equipo requerido
para ejecutar la partida.

Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales.

Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición, el precio de la mano de obra incluirá
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirán el coste de reposición,
depreciación, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el IGV.

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Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales.

Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales, mano
de obra y equipos.

IU: es el índice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo.

Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del Presupuesto.

CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos


muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida.

PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra
el monto total del insumo que se requiere para esta partida.

A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto), las columnas de
partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de
Insumo y Unidad no, pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto, por lo que
es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto, peor veremos que en forma
práctica solo es conveniente para la columna Código. Para hacer esto seleccionaremos la
columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto: Una
forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla abreviada
CTRL+1
Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una
sola vez y no volver a repetirse para cada AC.

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Las columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, Precio,


Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, serán definidas con formato numérico de
estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas Cuadrilla y
Cantidad que tendrán 3 y 4 decimales respectivamente.

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Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo, para este caso usaremos la partida
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m 2).

El código de identificación de la partida “01.01” se ingresara en la primera celda disponible de


nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato “01.01” es un texto alfanumérico y un
número a la vez. Excel determina por defecto la segunda opción, es decir nos muestra el valor
1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla incluiremos
al inicio el apostrofe ’01.01 y así Excel determinara que es texto y la alineara a la izquierda.

La descripción de la partida, “Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas“, en la celda B6,
la unidad, “M2”, en la celda H6. Como se ve la descripción de la partida ocupa solo una celda
pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, además podremos ampliar el ancho de la
columnas a nuestra elección.

En la siguiente fila ubicaremos el dato más importante de la partida, su rendimiento, para lo


Cual ingresaremos la palabra “Rendimiento” en la celda E7, el rendimiento de la partida en la
Celda F7 y nuestra primera.

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Formula =H6&”/día” en la celda G7 como se muestra en la figura: En la celda H6 se coloca la


unidad de medida (m2).

Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificación, descripción, unidad
y rendimiento de la partida. La fórmula ingresada en la celda G7 establece el procedimiento
para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto “/día” para poder visualizar la unidad por día
(m2/día).

Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de
Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer término los materiales que se requieren
en esta partida:

En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra “Materiales”, a continuación en la celda


B9 ingresaremos el código del primer material

Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar
plenamente al Índice Unificado (IU), el cual será usado luego para definir la Formula Polifónica

Código: XXYYZZ

Define el Índice Unificado (IU de a 79)

Define el Tipo de Insumo

Define el orden de ingreso del Insumo

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Código: 020105

IU=02 Acero Liso

Clavos para Madera

De 2”

En la partida “Trazo y Replanteo...” los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y Wincha,
las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la Wincha IU 37
que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando como si fuera
material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o equipo sea definida
en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si fuera material, pero al
definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente.

Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el código “300101”, en la Celda C9 la


descripción del insumo: “CAL HIDRATADA DE 30KG”, en la celda D9 la respectiva unidad de
comercialización de a Cal “BLS”, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendrá el aporte
unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendrá el PRECIO de la
bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material por el
precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR
(F9*G9,2).

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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la


suma de los parciales de los materiales.

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el


ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra
“Mano de Obra” , a continuación en la celda B14 ingresaremos el código del primer obrero
“470032”, en C14 la descripción “TOPOGRAFO”, en D14 la unidad “HH” (Hora Hombre), en la
celda E14 el número de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda F14
calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida mediante la
fórmula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la siguiente formula
=REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta fórmula será repetida en la partida para cada personal y/o
equipo que lo requiera.

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En la celda G14 ingresaremos el “PRECIO” y finalmente la celda H14 el producto de la


cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual
usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al
Capataz y Peón y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra.

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el


ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra “Equipo” ,
a continuación en la celda B18 ingresaremos el código del primer equipo “370101”, en C18 la
descripción “Herramientas Manuales”, en D18 la unidad “%MO” (Porcentaje de la Mano de
Obra), en la celda E18 el número de Equipos asignada a la partida, en este caso se deja en
blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que requiere este Equipo para ejecutar
la partida mediante la fórmula: HE = 8/rendimiento x # Equipo. En este caso se nos pide un
porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el costo de la Herramienta Manual,
estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos el valor 3.0000 en dicha celda (F18),
en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo por hora, pero en este caso
ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como vemos ha sido calculado en la
celda I16.

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Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio


redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio será multiplicada por la cantidad en
porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la
formula anterior se ha añadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el
proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo.

Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales,
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma del
rango I7:I18

Ahora es un buen momento para Grabar la información, esto lo debemos hacer continuamente

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Finalmente vincularemos el código de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta


celda será copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de las celdas A7 a A18 como
de color blanco para ocultarlas a la vista

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Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el
rango A6:I18 a la celda A19.

Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de
Costo. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar.

Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer
problema, si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió
inicialmente, cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que
implica un trabajo adicional, peor aún si el cambio debe hacerse en más de un insumo,
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso.

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Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394, como se
verá la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”, las otras filas
contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. A esta área
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo haremos una
vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le asignaremos
el nombre “ACOSTOS”, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla abreviada “CTRL+F3”.
En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo podemos llamar al
nombre “ACOSTOS”.

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Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos
permitan seleccionar un dato específico para lo que iremos al menú Datos/Filtros Este filtro
agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de abrir un menú
desplegable que nos permitirá escoger algún dato especifico bajo una determinada columna.

Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de
Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado insumo
por su código, descripción o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado al
“Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicaría buscar dicho
insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al
material en cuestión, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los
Análisis de Costo donde se ubican.

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripción del material


requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la selección se han
ocultado automáticamente. Esto nos permitiría cambiar el precio de acuerdo al criterio
preestablecido. Como se verá este método aparenta ser la solución pero si nuestra tabla
contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionaría repetir este
proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solución. Para esto sería muy útil encontrar una
lista de todos los insumos requeridos y poder establecer una relación entre esta lista y los
Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es fácil.

TABLAS DINAMICAS

Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten
hacer reporte directo de una Base de Datos a través de consultas específicas. Nosotros lo
usaremos en primer término para extraer un listado único de los insumos usados en este
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presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el
metrado del presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica.

Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica es
una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá
girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar
los detalles de determinadas áreas de interés.”

Nuestros Análisis de Costos están estructurados como una Base de Datos en la que los
encabezados son los nombres de campo, el área de esta Base de Datos es el que hemos
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado único que indique que insumos tanto
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego
veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos que
requeriremos en esta obra.

Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos, en el menú


Insertar/Tablas dinámica

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Esto dará inicio al Asistente para Tabla dinámica, que nos guiara a través de 3 simples pasos.
El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de informe deseamos
crear, el segundo será darle el rango donde están los datos, en este caso el área previamente
definida ACOSTO, y por último, le indicaremos que deseamos que se cree una nueva hoja
donde se ubicarán los resultados

Paso 1

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Paso 2

Finalmente seleccionaremos aceptar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que muestra una
Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque Campos de
Página, Filas y columnas, así como una ventana llamada Lista de Campos de Tabla Dinámica
que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Código, Insumo, Unidad,
Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra ventana llamada
Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisis en está tabla.

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Herramientas de
Tabla Dinámica

Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear el informe
dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y
finalmente la Formula Polinómica

El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos
seguidos:

Establecer los Campos de Filas: en esta área colocaremos los campos Código, Insumo,
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la versión
de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de Campos
de Tabla Dinámica”, picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. En Excel XP esto es más fácil
pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana “Lista de
Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que indica el área
destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados anteriormente.

Herramientas de Tabla Dinámica. Aquí se diseña la manera como deseo la presentación de la tabla
dinámica.

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Paso 3

Luego en herramientas de tabla dinámica, diseño de informe, mostrar en forma tabular, luego

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Queda de la siguiente manera

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En la comuna A, fila 3 dar una clic derecho, busco configuración de campo y elijo Ninguno y
acepto, el mismo procedimiento hago con Insumo, unidad y precio que están en las siguiente
columnas y filas respectivamente.

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Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, además veremos que en listado
existen códigos y partidas, estas últimas son las que identificaban a cada Análisis de Costo,
para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir materiales,
mano de obra y equipos, esto es fácil de seleccionar, pues cada uno de ellos tienen una
unidad asignada, en el caso de la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO corresponde
a una insumo
comodín, como
apropiadamente lo
llaman nuestros
amigos del S10.

Para seleccionar
únicamente a los
insumos
desplegamos el
campo unidad que
nos muestra el
siguiente

En el
desmarcaremos la
Unidad %MO,
rendimiento y las
que se indican en
blanco

Con esto dejaremos


habilitados
únicamente a los
insumos que existen
en nuestro
presupuesto.
Debemos dejar claro que nuestra Tabla Dinámica está incompleta, pero para el reporte que
requerimos hasta el momento es suficiente, es decir el listado de los insumos de nuestra obra.

De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos y


llevaremos una copia a la hoja3 que habíamos denominado Insumos. La copia la pegaremos
sobre la celda A5 de la Hoja Insumos

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Luego veremos que solo teníamos 34 tipos de insumos en nuestra tabla

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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro está a la Herramienta Manual.
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Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para
referirnos a ella en el futuro.

Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia, a fin
de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir que la
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variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC que la
contengan.

Para esto usaremos la


función BUSCARV que
nos permite relacionar el
código de los insumos
con su respectiva
descripción, unidad y
precio. Esta función
tiene los siguientes
argumentos
=BUSCARV(Qué,
Dónde, Columna, 0),
donde “Qué” se refiere
al valor buscado en la
columna más a la
izquierda de una tabla
(1ra columna), “Dónde”
es el nombre de la tabla
donde se realizara la
búsqueda y “Columna”
es la ubicación de la
columna de datos que
se quiere extraer.

Por ejemplo nosotros


podríamos extraer de la
tabla de INSUMOS el
precio del Cemento
Pórtland Tipo I (42.5Kg)
cuyo código es
“210000”, para esto
identificaremos que la
tabla INSUMOS tiene
por el momento 4
columnas, la 1ra es
“Código”, la 2da es
“Insumos”, la 3ra es
“Unidad” y la última es
“Precio”; como
queremos extraer el
precio nos referiremos a
la 4ta columna.

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Luego de esta explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de
nuestra tabla con la de los Análisis de Costos, dejando de lado únicamente al insumo
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.

Vamos a la tabla Análisis de Costo y en la columna “unidad”, procederemos al auto filtro


personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades que
nos son iguales a “%MO” y como segundo criterio que tampoco son unidades vacías. Esto nos
permitirá seleccionar a todos los demás insumos de nuestra tabla de Análisis de Costo y poder
vincularlas a la tabla de Insumos.

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En la columna B, fila 5 desmarco las partidas, el código queda marcados

Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las demás filas están
ocultas, esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos, unidades y precios por
un vínculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las fórmulas de Búsqueda y
Referencia, específicamente la formula BUSCARV como detalláramos anteriormente.
Procederemos a ubicarnos en la celda “C9” para reemplazar la descripción existente “CAL
HIDRATADA DE 30 Kg” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a
cambiar la unidad descrita en la celda “D9” por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente el
precio guardado en “G9” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se verá la
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descripción, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora están vinculados a la tabla de


Insumos, estas fórmulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna, haciendo
esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo dependan de la lista
de Insumos.

Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de las
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino también de la tabla de
precios ubicada en los INSUMOS

Ahora debemos armar el presupuesto, nada más fácil con lo que hemos aprendido, podemos
hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que llamaremos
“presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las páginas 2 y 3 del
presente manual, solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario.

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La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer la descripción de las
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las celdas
vacías y en la columna “código” las no vacías, estas opciones nos permitirán ver únicamente a
las partidas con su ítem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos desde la celda A5
has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Como se ve luego podemos
eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C, D, E, F y G, luego la descripción que se
visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”, finalmente auto ajustaremos el ancho de las 3
columnas y podremos tener las partidas que usaremos en nuestro presupuesto. Lugo
añadiremos los encabezados de “Metrados”, “Precio”, “Parcial” y “Subtotal”.

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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los
precios unitarios.

De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabla de
Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier fórmula,
además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla Se deja claro que al
buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera columna, pero dicho
ítem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripción y el precio unitario en la
primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor. Luego procederemos de la siguiente
manera en la celda “E7” ingresaremos al siguiente función =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de
esta manera podremos vincular el Precio unitario de la partida con su respectivo Análisis de
Costo, luego obtendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la
formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las
partidas.

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Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un proceso
automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la
columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada bloque como se
ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del presupuesto para
que parta siempre del mismo lugar.

Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos añadir los respectivos
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porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el impuesto
general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.

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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo especifica un
porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que comenten los
presupuestadores al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o 25% en función al
monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento es pues esencial
hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que esperamos en cada tipo
de obra.
Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la
utilidad esperada y este valor asignarlo a la fórmula que calcula el monto de Gastos Generales
y Utilidad. Dejamos al lector el análisis de este punto.

Dejamos al lector el análisis de este punto

CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA

Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su respectivo


Análisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los insumos, es
decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi pues aún no
hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido en la obra que
nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinómica, la cantidad de materiales a
usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas máquina de los equipos, este
es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a
usar los metrados de las partidas y las incidencias de los análisis de costos para obtener los
requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto iremos a la hoja de
análisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando las celdas de metrado
con el metrado de la hoja de presupuesto.

Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignémosle un nombre apropiado como
“PRESUPUESTO” Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los
insumos y poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan
el índice unificado. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9,2) es
decir coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la
columna.

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Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida,
recordemos que el ítem de cada partida está oculto en la columna A, esto lo haremos con la
función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función
=BUSCARV(A9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traerá el metrado de cada partida, en la
siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular el
parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo (columna H)
con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2).

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Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una
primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de Obra
ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el debe ser
considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos seleccionar la
columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT” reemplazar la
formula por el valor 0 (cero).

Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla de
AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa.

Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinámica el campo CT al área de datos y


veremos que la tabla se ha modificado mostrándonos las veces que un insumo participa en los
Análisis de Costos
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En el campo de la tabla dinámica se encuentra CT y con clic derecho se lleva a valor


(indicando la flecha roja)

En la celda E3 se visualiza “Cuenta de CT” si hacemos doble clic sobre ella veremos que
aparece una ventana llamada “configuración del Campo valor” que indica que los datos han
sido resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total

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De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de
material requerido para la obra. Dejamos al lector la tarea de preparar la Fórmula Polinómica
para lo cual le sugerimos lo siguiente: En la hoja Análisis de Costos vuelva a llamar al
Asistente de Informes de Tablas y Gráficos Dinámicos, repitiendo el proceso inicial de
creación, con la salvedad que llevara de la “Lista de Campos de Tabla Dinámica” el campo IU
al área de campos de filas y el campo PT al área de datos, con lo cual obtendrá los montos
parciales para cada Índice Unificado. Con estos resultados es fácil proseguir con el
procedimiento de elaboración de la Formula Polinómica establecido por su Reglamento.

Conclusiones

El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel
para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra además que un Presupuesto
no es más que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede controlarse.

Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno de
ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla
como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón. Queda
para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas VBA
(Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas más
amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos.

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