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PROCESO GESTION FINANCIERA Revisión 31/12/2014

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SUBPROCESO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y TESORERÍA Aprobación 31/12/2014
INSTRUCTIVO TRÁMITE DE PAGO DE LAS CUENTAS Versión 1
GENERADAS POR CONTRATOS
INS-GF-EJ-002 Página 1

LA
Establecer las directrices que deben cumplir los diferentes actores que participan en el trámite
OBJETIVO de pago de las cuentas generadas por concepto de obligaciones contractuales, exceptuando
los arriendos.
Desde la recepción de la factura o documentos para el pago del anticipo por parte del
ALCANCE
interventor o supervisor del contrato hasta el pago efectivo de la obligación.

RO
1. CONSIDERACIONES GENERALES

1.1 PRESENTACIÓN

Nación y un derecho de los contratistas. NT


El pago oportuno y adecuado de las obligaciones económicas es un deber de la Procuraduría General de la

El cumplimiento de este deber y por ende la efectividad del derecho implica fijar directrices transparentes, claras,
CO
precisas y concisas de obligatorio acatamiento por los diferentes actores que participan en el pago de las
obligaciones financieras.

En este orden, el presente instructivo está orientado a establecer las actividades que deben cumplir los
interventores o supervisores de los contratos, la División Financiera y la Secretaría General, como participes
activos del procedimiento del trámite de pago de las cuentas (PRO-GF-EJ-017), en cuanto a oportunidad,
cantidad y calidad de los documentos que soportan el pago.
NO

En este contexto, el interventor o supervisor del contrato y el jefe del supervisor, son los actores fundamentales
en el pago oportuno y adecuado de las obligaciones económicas de los contratistas, en la medida que son los
agentes que certifican la viabilidad de los pagos.

La División Financiera, por su parte, debe vigilar que las cuentas que se tramiten cumplan con los requisitos
legales establecidos y la Secretaria General, como ordenadora del gasto, es quien da la orden de pago definitivo.
A

1.2 GLOSARIO

En el presente instructivo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:


PI

 ACEPTACIÓN: Acción desplegada por cualquier ser humano, de recibir de manera voluntaria y de acuerdo,
una cosa, un objeto, una noticia, entre otros. En este caso, es la declaración de voluntad mediante la cual el
interventor o supervisor manifiesta estar de acuerdo con el contenido de la factura presentada por el
CO

contratista o prestador de servicios, manifestación que se formaliza con la firma en el espacio determinado
para tal fin y que debe hacerse dentro de los tres (3) días al recibo de la factura. La ley presume que hay
aceptación tácita e irrevocable de la factura si no hay rechazo dentro del plazo señalado.
 AIU: Sigla de la expresión Administración, Imprevistos y Utilidad.

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 ANOTAR: Poner notas en un escrito, una cuenta o un libro.

LA
 ANTICIPO: Es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los
costos para iniciar la ejecución del objeto contractual.
 AUTORRETENEDOR: Son los contribuyentes autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales para retener y pagar el impuesto directamente.
 BOLETÍN DE TESORERÍA: Es el reporte de las transacciones realizadas por la tesorería en un día

RO
determinado, éste se compone de: Hoja de Resumen, Listados de transacciones y Carpetas contentivas de
los soportes de las transacciones.
 CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS: Es un acto en virtud del cual el cedente, que en este caso es el
contratista, de una manera libre traslada los derechos económicos derivados del contrato a favor de otra
persona denominada cesionario.
 CONTRATO: Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con




NT
capacidad, que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada
finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca.
COTEJAR: Confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista.
DIAN: Sigla de la expresión Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
DOCUMENTO EQUIVALENTE: Soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas
CO
realizadas con personas no obligadas a facturar.
 ENDOSANTE: Es la persona que transfiere un título valor o documento de crédito a otra.
 ENDOSATARIO: Persona a la que se transfiere la titularidad de un título valor o documento de crédito a la
orden por medio de endoso.
 ENDOSO: Es una figura jurídica que consiste en una cláusula accesoria e inseparable de la factura, en virtud
de la cual el acreedor pone a otro acreedor en su lugar. Consiste en sustituir un acreedor cambiario por otro,
transmitiendo al nuevo acreedor no solamente el derecho incorporado sino también la legitimación para exigir
NO

ese derecho.
 EXHIBICIÓN: Principio en virtud del cual el legítimo tenedor de la factura debe presentarla o mostrarla.
 EXPEDIENTE DE LA CUENTA: Conjunto de documentos que soportan el trámite de un pago determinado.
Ejemplo: certificación, factura, acta de recibo a satisfacción, certificado de pago de aportes de seguridad
social integral, entre otros.
 FACTURA: Tiene dos (2) connotaciones: Desde el punto de vista tributario, es el documento que debe
expedir el comerciante, vendedor, prestador del servicio o persona independiente por cada una de las
A

operaciones económicas que realice con el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto
Tributario. No es un documento negociable.
PI

Desde el punto de vista comercial, es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. Es un documento que se expide para hacer constar
una venta o la prestación de un servicio y que además de llenar los requisitos del artículo 617 del Estatuto
Tributario contiene los establecidos en los artículos 621 y 774 del Código de Comercio, modificado por el
CO

artículo 3° de la Ley 1231 de 2008. Es un documento negociable mediante endoso.

 FIDUCIA MERCANTIL: Es un negocio jurídico en virtud del cual una persona llamada fiduciante o
fideicomitente transfiere uno o más bienes especificados a otra llamado fiduciario, quien se obliga a

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administrarlos o enajenarlos, para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de

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éste o un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.
 FIRMAR: Dicho de una persona: Poner su firma.
 GRAN CONTRIBUYENTE: Conforme con el artículo 562 del Estatuto Tributario, son Grandes Contribuyentes
las Personas Jurídicas calificadas como tales mediante Resolución de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo a partir de la publicación de la

RO
respectiva resolución.
 ICA: Sigla de la expresión Impuesto de Industria y Comercio.
 INTERVENTOR: Persona natural o jurídica contratada por la entidad para verificar el cumplimiento del objeto
y las obligaciones contractuales.
 IVA: Sigla de la expresión Impuesto al Valor Agregado.
 NIT: Sigla de la expresión Número de Identificación Tributaria.




PGN: Sigla de Procuraduría General de la Nación NT
OFERTA: Es la propuesta presentada a la Procuraduría General de la Nación, por los interesados en ser el
contratista de un proceso de contratación

PILA: Sigla de la expresión Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.


REFRENDAR: Autorizar un despacho u otro documento por medio de la firma de persona hábil para ello.
CO
Corroborar algo afirmándolo.
 REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT): Documento que sirve para identificar, ubicar y clasificar a las
personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no
contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes
al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, los exportadores, usuarios aduaneros y
los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN.
NO

 RÉGIMEN SIMPLIFICADO: Es una clasificación del impuesto a las ventas que se aplica a personas con
características particulares, denominadas “pequeños comerciantes”, para determinar el pago que éstas
deben hacer, por concepto de impuestos al Estado. Las personas que se encuentran bajo este régimen son
comerciantes minoristas o detallistas, es decir, personas que venden, de forma individual o en pequeñas
cantidades, bienes y servicios que están gravados, sin embargo, por su volumen de ingresos no están
obligados a facturar el IVA.
 REGIMEN COMÚN: Es una clasificación del Impuesto a las Ventas. Al régimen común pertenecen todas las
personas jurídicas que vendan productos o servicios gravados con el impuesto a las ventas. Pertenecen
A

también al régimen común las personas naturales que vendan productos o servicios gravados y que no
pertenezcan al régimen simplificado.
PI

 REGISTRAR: Anotar, señalar.


 REVISAR: Ver con atención y cuidado. Someter algo a nuevo examen para corregirlo, enmendarlo o
repararlo.
 SIIF: Sigla de la expresión Sistema Integral de Información Financiera
CO

 SUPERVISOR: Servidor público designado por la Junta de Licitaciones para verificar el cumplimiento del
objeto y las obligaciones contractuales.
 VERIFICAR: Comprobar o examinar la verdad de algo.

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 VISTO BUENO: Como fórmula que se pone al pie de algunas certificaciones y otros documentos y con que el

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que firma debajo da a entender hallarse ajustados a los preceptos legales y estar expedidos por persona
autorizada al efecto.

RO
NT
CO
NO
A
PI
CO

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LA
ESQUEMA GENERAL DEL TRÁMITE DE CUENTAS POR CONCEPTO DE CONTRATOS

TIEMPO (15 DIAS) 3 (Promedio) 3 (Promedio) 2 (Promedio) 2 (Promedio) 3 (Promedio) 1 (Promedio) 1 (Promedio)

GRUPO EJECUCIÓN  GRUPO  DIVISIÓN  SECRETARÍA 


RESPONSABLES INTERVENTOR GRUPO DE CUENTAS GRUPO TESORERIA
PRESUPUESTAL CONTABILIDAD FINANCIERA GENERAL

RO
RECIBIR LA FACTURA RECIBIR EL EXPEDIENTE DE  RECIBIR Y REVISAR  REVISAR  EL  REVISAR COMPLETITUD  REVISAR COMPLETITUD 
REVISAR LA CUENTA
LA CUENTA COMPLETITUD DEL  EXPEDIENTE DE LA DEL EXPEDIENTE DE LA DEL EXPEDIENTE DE LA
EXPEDIENTE CUENTA CUENTA CUENTA

REVISAR EL 
CUMPLIMIENTO DE  Asignar el expediente de la 
LOS REQUISITOS  COTEJAR LA   ASIGNAR  EL  COTEJAR VALORES DE  COTEJAR VALORES DE 
cuenta CONSISTENCIA ENTRE EL EXPEDIENTE DE LA
FORMALES DE LA  LOS DOCUMENTOS LOS DOCUMENTOS
FACTURA REGISTRO  CUENTA
PRESUPUESTAL Y EL 
ELABORAR Y/O COMPROBANTE DE LA 
ACTUALIZAR LA HOJA DE  CUENTA POR PAGAR
VIDA DEL CONTRATO REVISAR  EL  DAR VISTO BUENO A LA
DE OBLIGACIÓN  LLEVAR EL CONTROL
ACEPTAR O  EXPEDIENTE DE LA DE PAGOS

NT
CUENTA PRESUPUESTAL
RECHAZAR 
LA 
FACTURA LIQUIDAR RETENCIONES  COTEJAR LA 
TRIBUTARIAS Y OTRAS  CONSISTENCIA ENTRE EL 
CONTRIBUCIONES SALDO DEL REGISTRO  VERIFICAR  DAR VISTO BUENO A
PRESUPUETAL Y LA  COMPLETITUD DEL  LA OBLIGACIÓN 
CERTIFICACIÓN DE  EXPEDIENTE DE LA  PRESUPUESTAL
INTERVENTORÍA
REVISAR EL ENDOSO 
DE LA FACTURA O LA  REGISTRAR, REVISAR, 
CESIÓN DE DERECHOS  GENERAR E IMPRIMIR LA  REGISTRAR LA 
CUENTA POR PAGAR EN EL  OBLIGACIÓN FIRMAR LA 
ECONÓMICOS VERIFICAR EN EL SIIF LA 
OBLIGACIÓN
A C T I V I D A D E S

SIIF CUENTA BANCARIA, EL  PRESUPUESTAL EN SIIF GENERAR Y AUTORIZAR PRESUPUESTAL


TERCERO Y MODIFICAR  ORDEN DE  PAGO
EL PLAN DE PAGOS
CO
VERIFICAR EL  VERIFICAR Y DAR VISTO 
CUMPLIMIENTO DE  BUENO  A REGISTRO DE 
REGISTRAR  LOS RUBROS  PAGAR OBLIGACIÓN 
LOS APORTES A  LA OBLIGACIÓN 
PRESUPUESTALES  CON TIPO 
SEGURIDAD SOCIAL Y  PRESUPUESTAL
AFECTADOS EN EL  BENEFICIARIO 
CONTRIBUCIONES 
REVERSO DEL  TRASPASO A 
PARAFISCALES
CERTIFICADO DE  PAGADURÍA
INTERVENTORIA REMITIR EXPEDIENTE DE 
LA CUENTA
VERIFICAR LA  REGISTRAR
CONSTITUCIÓN DEL  INFORMACIÓN Y 
REVISAR EL TRÁMITE NOTIFICAR PAGO
ENCARGO FIDUCIARIO
PRESUPUESTAL DE LA 
O DE LA CUENTA 
CUENTA
BANCARIA
NO

REVISAR EL REGISTRO
UNICO TRIBUTARIO 
(RUT)

CERTIFICAR EL 
CUMPLIMIENTO DE 
LAS OBLIGACIONES 
CONTRACTUALES Y 
AUTORIZAR EL PAGO

GESTIONAR LA 
ENTRADA AL 
ALMACEN
A

ORGANIZAR EL 
EXPEDIENTE DE LA 
CUENTA
PI

RADICAR LA 
CUENTA

COMPROBANTE CUENTA  COMPROBANTE COMPROBANTE 


CO

CERTIFICACIÓN DE  IMPUTACIÓN COMPROBANTE


POR PAGAR Y  OBLIGACIÓN  OBLIGACIÓN 
INTERVENTORIA DE  PRESUPUESTAL DE LA  OBLIGACIÓN  ORDEN DE PAGO
PRODUCTOS LIQUIDACIÓN DE  PRESUPUETAL  PRESUPUESTAL 
CONTRATOS CUENTA POR PAGAR PRESUPUESTAL
DEDUCCIONES REFRENDADA FIRMADA

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2. INSTRUCCIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES

RO
REVISAR EL  VERIFICAR EL  CERTIFICAR EL 
REVISAR EL  VERIFICAR LA  REVISAR EL 
ACEPTAR O  ENDOSO DE LA  CUMPLIMIENTO DE  CUMPLIMIENTODE  GESTIONAR 
RECIBIR LA  CUMPLIMIENTO DE  CONSTITUCIÓN DEL  REGISTRO ORGANIZAR EL 
INTERVENTOR FACTURA
RECHAZAR  FACTURA O LA  LOS APORTES A  ENCARGO  UNICO  LAS OBLIGACIONES  LA ENTRADA  RADICAR LA 
LOS REQUISITOS  LA  CESIÓN DE  SEGURIDAD SOCIAL  CONTRACTUALES Y  EXPEDIENTE DE LA 
FIDUCIARIOO DE LA  TRIBUTARIO  AL  CUENTA
LEGALES DE LA  FACTURA DERECHOS  CUENTA
Y CONTRIBUCIONES  CUENTA BANCARIA (RUT) AUTORIZAR EL  ALMACEN
FACTURA ECONÓMICOS PARAFISCALES PAGO

NT
La responsabilidad del interventor o supervisor del contrato en el trámite de pago de las cuentas comienza a partir
de la presentación de la factura o documentos para el pago del anticipo por parte del contratista hasta el
momento de la radicación de la cuenta en el Grupo Cuentas de la División Financiera.

No obstante lo anterior, el interventor o supervisor debe informarle al contratista previamente que la factura y los
CO
soportes correspondientes deben entregarse personalmente a él. Por ningún motivo, las facturas se deben
radicar, por parte del contratista, en el Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control y
Correspondencia, Grupo Cuentas o en otra dependencia de la entidad. La evidencia de esta indicación debe
quedar registrada en el acta de inicio del contrato o en comunicación dirigida al contratista, una vez designado
como supervisor o suscrito el acta de inicio de interventoría para el caso del interventor.

Las actividades específicas que deben cumplir el interventor o supervisor del contrato en el trámite de pago de las
NO

cuentas, con ocasión de la ejecución del contrato, son las siguientes:

2.1 RECIBIR LA FACTURA

a. Registre en el cuerpo de la factura original y en la copia la expresión “RECIBIDO” indicando FECHA,


NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN RECIBE. Tenga en cuenta que sólo debe existir un ORIGINAL por
cada factura, expresión que debe figurar impresa en la parte inferior de la factura.
A

b. Devuelva al contratista copia de la factura registrando el recibido en las mismas condiciones de la factura
original.
PI

2.2 REVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA

a. Revise que la factura llene los requisitos como se ilustra en la gráfica.


CO

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Byinton
Señores 1 FACTURA DE VENTA No.
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NAL‐ 00000018944
Carrera 5 No. 15 ‐ 80 Razón social 
y NIT  de la  5

RO
Nit 899999119‐7
PGN
FECHA FACTURA  03/03/2010
Bogotá 3 10 FECHA VENCIMIENTO 03/04/2010

Referencia Descripción Cant. Precio UnitTotal


D‐45 CARTA DE REQUERIMIENTO 6 45.000 $ 270.000
6

Nota:  No efectuar retención de ICA de no estar 
registrado en Bogotá, ya que el servicio es realizado 
desde nuestra sede
NT SUBTOTAL
IVA
RETEFUENTE
RETENCION IVA
RETENCION ICA
$ 270.000
$ 43.200
$ 29.700
 ‐

CO
TOTAL A PAGAR 7 $ 283.500,00

SON:  DOSCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL QUINIENTOS PESOS M/cte.

Nombre, Fecha de 


ACEPTADA Cédula y/o  recibo de la  RECIBIDO
firma de quien  factura por 
acepta la  parte del 
NO

Fecha de Aceptación factura por  comprador Fecha de Recepción


parte del 
comprador 11
Firma y sello del cliente Firma y sello del cliente

Nombre,
Nombre e Identificación de quien acepta Cédula y/o  Nombre e Identificación de quien Recibe
firma de 
quien recibe 
Resolución DIAN que  la factura por 
autoriza rango de parte del 
A

numeración de la factura comprador
4 9
No somos retenedores de IVA, Código Actividad Económica 304 ‐ 9,66 x mil. Régimen Común
PI

Autorización Factura DIAN 300000500576 de NAL ‐ 17627 a NAL ‐ 19000 de4 2008/09/05

Byington Colombia S.A. ‐ Nit 860.510.681‐4, Cra. 7 A No. 69 ‐99 Bogotá ‐ Colombia 2
Tel. 571 325 55 00 ‐ Fax 571 349 7300 Apartado Aéreo (PO Box) 33189
CO

Nombre y 
apellidos o 
razón y NIT del  12
contratista
FIRMA CONTRATISTA
8 IMAGEN GRAFICA IMPRESORES LTDA. NIT 
ORIGINAL

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b. Revise que el número de la factura este dentro del rango de numeración autorizado por la DIAN.

LA
c. Revise que la fecha de expedición de la resolución que autoriza el rango de numeración no supere los dos
(2) años.

d. Compare que la fecha de vencimiento este acorde con el plazo estipulado en el contrato para el pago.

RO
e. Revise que cuando la factura sea emitida por un consorcio o unión temporal en el cuerpo de la misma se
indique el porcentaje o valor del ingreso que corresponde a cada uno de los miembros del consorcio o unión
temporal, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

2.3 ACEPTAR O RECHAZAR LA FACTURA

las siguientes acciones:


NT
Es responsabilidad exclusiva del interventor o supervisor del contrato, en relación con la aceptación de la factura,

a. Solicite al contratista una preliquidación de los valores que se contemplarán en la factura definitiva, cuando se
CO
trate de contratos complejos tales como obra, mantenimiento y combustible.

b. Verifique la viabilidad de los conceptos facturados, de acuerdo con lo pactado en el contrato.

c. Revise las operaciones aritméticas registradas en la factura.

d. Coteje los valores facturados frente a los registrados en la oferta económica tales como cantidad, valor
unitario, valor total y compare los valores unitarios del IVA frente al monto del IVA consolidado.
NO

e. Revise que el valor total de la factura sea el resultado de la suma del subtotal y el IVA.

f. Revise que la tarifa del IVA corresponda con el hecho generador y la base gravable. El Grupo de Cuentas de
la División Financiera brindará la asesoría que se requiera en esta materia.

g. Revise que se hayan entregado en debida forma los documentos anexos a la factura tales como actas,
A

informes, certificaciones y remisiones.

h. Presente las objeciones por escrito sobre el contenido o soportes de la factura al contratista, producto de su
PI

revisión o del Grupo Cuentas, haciendo la advertencia que la factura fue RECHAZADA, indicando el número
y fecha de expedición de la misma. Anexe la factura original anotando en el cuerpo de la misma la expresión
RECHAZADA, registrando el nombre, identificación, firma de quien devuelve y la fecha de devolución.
CO

Tenga en cuenta que el plazo máximo para rechazar la factura es de tres (3) días hábiles, contados desde la
fecha de recibo. Una vez transcurrido este plazo sin notificar alguna objeción al contratista sobre el contenido
de la factura se entiende ACEPTADA TÁCITAMENTE.

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i. Formalice la aceptación de la factura registrando en el cuerpo de la factura original o en documento
separado, físico o electrónico la expresión “ACEPTADA” indicando FECHA, CARGO Y FIRMA. En el evento
que la aceptación se realice en documento separado se debe indicar la fecha y el número de la factura. La
decisión se informa mediante comunicación electrónica al correo registrado por el contratista.

RO
j. Devuelva la factura original aceptada al contratista, cuando la factura cumpla todos los requisitos ilustrados
en el numeral 2.2 y éste haya manifestado su interés en endosar la factura a un tercero. En este evento
solicite la copia entregada como recibida y adiciónele los datos de la aceptación.

k. Informe al contratista que el endosatario debe presentar la factura mínimo tres (3) días antes de la fecha de

l. NT
vencimiento para el pago, de lo contrario la autorización de pago tendrá como beneficiario el contratista.

Revise que cuando se expida una nueva factura, como consecuencia de un rechazo, en el campo destinado
para la descripción se indique el número y fecha de la factura sustituida.
CO
2.4 REVISAR EL ENDOSO DE LA FACTURA O LA CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS

2.4.1 Endoso

a. Reciba del endosatario la factura original con carácter de título valor, aceptada bajo el procedimiento y
requisitos ya señalados, con los siguientes anexos:
NO

 Certificación bancaria del endosatario indicando nombre, número y clase de cuenta bancaria en donde se
debe realizar el pago.
 Formato beneficiario de cuenta diligenciado y firmado por el endosatario.

b. Revise que la factura original contenga los siguientes datos:

 La expresión “ENDOSO”.
A

 Firma del endosante, que corresponde al contratista.


 Lugar y fecha del endoso.
 Nombre o razón social del endosatario con su respectiva identificación.
PI
CO

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2.4.2 Cesión de Derechos Económicos o de Crédito

LA
a. Reciba del cesionario la notificación de la cesión de los derechos económicos o de crédito derivados del
contrato, en la cual se indique el nombre, razón social, dirección e identificación del cesionario, con los
siguientes anexos:

RO
 Copia del contrato de cesión.
 Copia del contrato de constitución de la fiducia mercantil, cuando la cesión corresponde a una Fiducia.
 Certificación bancaria del cesionario indicando nombre, número y clase de cuenta bancaria en donde se
debe realizar el pago.
 Formato beneficiario de cuenta diligenciado y firmado por el cesionario

NT
b. Registre en la notificación de la cesión la fecha y hora de recibo del documento y remita inmediatamente, al
Grupo de Tesorería de la División Financiera, los documentos para verificar que no existe orden de embargo
previa en contra del cedente.

c. Notifique al cesionario sobre la aceptación o improcedencia de la cesión, de acuerdo con el informe del Grupo
CO
de Tesorería, el cual debe ser presentado el día hábil siguiente al recibo de la notificación.

d. Informe al cedente que debe continuar expidiendo las facturas y el pago se realizará conforme al contrato de
cesión.

2.5 VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y CONTRIBUCIONES


PARAFISCALES
NO

a. Reciba del contratista los siguientes documentos:

 Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa donde conste que se
encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral por concepto
de afiliación al sistema de pensiones, salud y riesgos laborales. Adicionalmente, debe manifestar el
cumplimiento de los aportes correspondientes a las contribuciones parafiscales por concepto de SENA,
ICBF y Caja de Compensación Familiar.
A

 Copia de la planilla PILA debidamente pagada, cuando el contratista es una persona natural. En este
evento se debe revisar que el pago este cubriendo como mínimo el mes anterior a la fecha de la factura o
PI

el mes al que corresponde la factura dependiendo de la fecha de la misma. En el evento que cuente con
trabajadores a cargo debe acreditar el pago de los aportes por contribuciones parafiscales
correspondientes al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar en la misma planilla.
CO

b. Coteje que la certificación o la copia de la planilla PILA se encuentre actualizada con relación a la fecha de la
factura.

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2.6 VERIFICAR LA CONSTITUCIÓN DEL ENCARGO FIDUCIARIO O DE LA CUENTA BANCARIA

LA
a. Revise que el contratista haya constituido el encargo fiduciario para el manejo exclusivo de los recursos del
anticipo cuando el contrato haya sido resultado de un proceso de licitación pública. La acreditación de este
requisito se cumple con la copia del contrato de constitución de la fiducia o patrimonio autónomo y la
certificación bancaria respectiva.

RO
b. Revise que el contratista haya abierto una cuenta bancaria destinada exclusivamente para el manejo de los
recursos del anticipo cuando el contrato haya sido resultado de un proceso diferente a la licitación pública. La
acreditación de este requisito se cumple con la certificación bancaria respectiva.

2.7 REVISAR EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

b.
NT
a. Revise que el contratista anexe copia del RUT en los casos de pago único, anticipo y primer pago.

Revise que la fecha registrada en la casilla 61 del RUT sea posterior al 31 de diciembre de 2012. En caso
contrario solicite una copia que cumpla con este requisito.
CO
2.8 CERTIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

a. Diligencie y firme el formato denominado “Certificación de interventoría de contratos”. Tenga en cuenta


que la firma de este documento es la constancia de haber recibo los bienes, servicios, obras y demás
entregables a satisfacción, verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales por parte del
contratista, y en consecuencia autoriza el respectivo pago al contratista.
NO

b. Entregue la certificación de interventoría de contratos junto con los demás soportes del expediente de la
cuenta al Jefe Inmediato del supervisor para su firma. La firma de la certificación indica que el jefe avala la
constancia del supervisor. Cuando la certificación es firmada por el interventor, el avalista es el supervisor
del contrato de interventoría.

2.9 GESTIONAR LA ENTRADA AL ALMACÉN


A

a. Remita al Grupo de Almacén e Inventario la certificación de interventoría de contratos, la factura y el acta de


recibo a satisfacción cuando se trate de contratos cuyo objeto es la adquisición de bienes u obra civil que
modifique el valor de los bienes inmuebles.
PI

b. Coteje que el registro de ingreso de la entrada de bienes al Almacén coincida con el valor total de la factura,
excepto cuando los contratos contemplen servicios conexos tales como mantenimiento, capacitación y
garantía.
CO

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2.10 ORGANIZAR EL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

LA
Archive todos los documentos soportes para el trámite de pago en un gancho legajador, alineados al borde
superior y perforados de acuerdo al tamaño de hoja oficio, inclusive si las hojas del expediente son tamaño carta,
sin ganchos de cosedora, en el siguiente orden de arriba hacia abajo:

RO
DOCUMENTOS PAGO ANTICIPO PRIMER PAGOS ULTIMO
ÚNICO PAGO SUBSIGUIENTES PAGO
CERTIFICADO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS X X X X X
FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE X N/A X X X
ENTRADA DE ALMACEN X(1) N/A X(2) X(2) X(1)
CONSTITUCION DEL ENCARGO FIDUCIARIO O N/A X N/A N/A N/A
CERTIFICACIÓN BANCARIA
CERTIFICADO PAGO APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
COPIA ACTA DE INICIO
COPIA ANEXO DE DETALLE
COPIA ACTA PARCIAL, FINALIZACION O RECIBO A
NT X
X
X(3)

X(4)
X
X(3)
N/A
N/A
X
X(3)
X
X(4)
X
N/A
X
X(4)
X
N/A
X
X(4)
CO
SATISFACCIÓN
COPIA ACTAS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO X(5) N/A X(5) X(5) X(5)
RUT X X X N/A N/A
CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD(6) X N/A N/A N/A X
TARJETA DE PROPIEDAD X N/A N/A N/A X
N/A: No Aplica
(1) En contratos de compraventa, suministro y de obra (Ingreso por mejora del inmueble si es del caso e ingreso de los bienes accesorios asociados a
la obra (oficina abierta, muebles, entre otros).
NO

(2) En contratos de compraventa y suministro con entregas parciales.


(3) Cuando se estipule en el contrato
(4) Contratos de consultoría, obra o servicios
(5) Cuando aplique
(6) Contratos de compraventa de inmueble
(7) Contratos de compraventa de automotores

2.11 RADICAR EL EXPEDIENTE DE LA CUENTA


A

a. Registre la remisión de la cuenta en el Sistema de Información Administrativo y Financiero (SIAF), módulo de


correspondencia.
PI

b. Entregue el expediente de la cuenta en la ventanilla del Grupo de Cuentas de la División Financiera, el día
hábil siguiente al recibo de la factura.
CO

c. Radique el expediente de la cuenta, en los plazos que fije la Secretaría General, debido al cierre de la
vigencia fiscal.

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LA
3. GRUPO DE CUENTAS

LIQUIDAR  REGISTRAR, REVISAR, 
GRUPO DE  RECIBIR EL  ELABORAR Y/O  RETENCIONES GENERAR E IMPRIMIR 
ASIGNAR EL EXPEDIENTE 
EXPEDIENTE DE  ACTUALIZAR LA HOJA DE  TRIBUTARIAS Y  LA CUENTA POR PAGAR 
CUENTAS DE LA CUENTA
LA CUENTA VIDA DEL CONTRATO OTRAS  EN EL SIIF

RO
CONTRIBUCIONES

El Grupo de Cuentas ejecuta las actividades que a continuación se relacionan:

3.1 RECIBIR EL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

NT
El servidor encargado de atender la ventanilla debe ejecutar las siguientes instrucciones:

a. Verifique, en el momento de recibo del expediente de la cuenta, que se alleguen los documentos organizados
en estricto orden, conforme se indicó en el numeral 2.10.
b. En el evento que el expediente se encuentre incompleto o se requiera corregir algún documento devuelva
CO
inmediatamente la cuenta al interventor o supervisor, sin radicar, señalando en el formato de devolución los
documentos faltantes o ajustes requeridos.

c. Anexe al expediente de la cuenta copia de los siguientes documentos:

 Registro presupuestal del compromiso.


 Parte del contrato donde se estipula la forma de pago.
NO

 Las adiciones, modificaciones, prorrogas y otros si, cuando se presenten.

d. Radique con el sello establecido por el grupo, indicando fecha, hora y firma del recibido en la parte posterior
de la certificación de interventoría del contrato. De igual forma, en la copia del oficio remisorio suscrito por el
interventor o supervisor.

e. Registre en el cuadro Excel denominado “radicador de cuentas” compartido , la información básica de la


A

cuenta radicada de acuerdo con los campos predeterminados.

f. Remita el expediente de la cuenta al Coordinador del Grupo de Cuentas.


PI

3.2 ASIGNAR EL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

El Coordinador del Grupo de Cuentas procede así:


CO

a. Registre en el cuadro Excel “radicador de cuentas” compartido , los datos de asignación del expediente.

b. Asigne el expediente de la cuenta al servidor designado.

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3.3 ELABORAR Y/O ACTUALIZAR LA HOJA DE VIDA DEL CONTRATO

LA
El servidor designado por el Coordinador del Grupo de Cuentas debe proceder así:

a. Verifique que el contrato esté debidamente legalizado.

RO
b. Verifique que la fecha del acta de inicio y la de expedición de la factura no sean anteriores a la fecha de
legalización del contrato.

c. Registre para el primer pago de la cuenta todos los datos relevantes del contrato tales como número del
contrato, fecha de recibo, número de certificación, subtotal de la factura, monto del IVA, valor total de la
factura, fecha de la certificación, periodo a legalizar y en general todos los documentos que soportan el pago.

NT
d. Inserte una hoja electrónica para cada pago sub-siguiente, dentro del mismo archivo anterior, donde
únicamente actualiza los datos pertinentes tales como valores facturados, periodo de ejecución, porcentaje
de ejecución y saldo disponible.

e. Recuerde que no hay lugar a devolver las cuentas cuando se presenten las siguientes situaciones:
CO
1) Diferencias aritméticas que obedezcan a la aproximación de decimales, siempre y cuando su admisión no
implique exceder el amparo presupuestal. Dichas diferencias serán admisibles en los siguientes casos:

 Diferencias en el contenido de la factura


 Diferencias entre la liquidación de la factura y su comparación con la aplicación de los valores
unitarios de la oferta y cantidades entregadas.
NO

 Diferencias entre la liquidación de la factura y los documentos anexos de detalle que remita el
interventor.

2) Diferencias aritméticas hasta de diez pesos ($10) en la liquidación del IVA, siempre y cuando su admisión
no implique exceder el amparo presupuestal.

3) Errores ortográficos que no constituyan una diferencia de interpretación del contenido sustancial del
A

documento o beneficiario del pago.

4) Ausencia de firmas en la Certificación de Interventoría cuando la supervisión haya sido asignada a varios
PI

supervisores y alguno de ellos se encuentre en una situación administrativa como vacaciones, licencias,
incapacidades, comisión de servicios. La justificación y el soporte de la situación administrativa debe ser
anexada a la certificación de interventoría (Para revisión de Secretaría General y Oficina Jurídica).
CO

3.4 LIQUIDAR RETENCIONES TRIBUTARIAS Y OTRAS CONTRIBUCIONES

El Servidor designado debe proceder así:

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a. Valide la calidad tributaria y las responsabilidades detalladas en el RUT del contratista y verifique que

LA
coincidan con las relacionadas en el cuerpo de la factura.

b. Practique las deducciones tributarias teniendo en cuenta las siguientes calidades especiales:

RO
NT
CO
NO

c. Identifique los conceptos de retención a aplicar, según el objeto contractual y el detalle de las facturas, para
ello consulte el archivo de impuestos territoriales que se encuentra en la carpeta compartida , “Cuentas
por pagar”, que le indica las tarifas y normatividad a aplicar.
A

d. Registre las deducciones liquidadas, en el formato de la hoja de vida de cada contrato en la sección
PI

correspondiente a liquidación de la cuenta, la cual se encuentra en la carpeta compartida , “Cuentas por


pagar”.

e. Omita practicar retenciones en los anticipos, excepto cuando la normatividad lo determine como sucede en
CO

los contratos de obra pública, evento en el cual aplique una retención del 5% por Contribución Especial por
Contratos de Obra Pública.

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f. Elabore la “Planilla de deducciones territoriales”, para los contratos de cobertura territorial y practique la

LA
retención por concepto de ICA, estampilla y sobretasa bomberil, de acuerdo con el archivo compartido
“impuestos territoriales”.

g. Revise que en cada pago se esté amortizando el mismo porcentaje del anticipo otorgado.

RO
h. Firme el formato de deducciones generales.

i. Anexe al expediente el formato de deducciones generales y la planilla de deducciones territoriales, cuando


aplique.

3.5 REGISTRAR, REVISAR, GENERAR E IMPRIMIR LA CUENTA POR PAGAR EN EL SIIF.

El Servidor del Grupo de Cuentas debe proceder así:

a. Ingrese al sistema de NT
Información
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif, icono
Financiera (SIIF),
con el usuario y clave asignada,
mediante la ruta
CO
seleccione el perfil Entidad- Central de cuentas por pagar y selecciona la sub-unidad que corresponda al
trámite.

b. Registre la cuenta por pagar en el sistema de Información Financiera (SIIF), bajo las instrucciones del
manual ejecución presupuestal cadena básica sin bienes y servicios Nación SIIF II, Link:
http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/ punto 5. Radicación de la cuenta por pagar, RUTA:
EPG/Radicación de soportes /Radicar y punto 6. Aprobación cuentas por pagar, RUTA: EPG/Radicación
soportes/Aprobar/ Presupuestal.
NO

c. Amortice el anticipo cuando en el SIIF la línea de plan de pago tenga definido el atributo “anticipo”. De lo
contrario, el Grupo de Contabilidad efectúa la amortización del anticipo.

d. Imprima el comprobante de la cuenta por pagar y estampe su firma.

e. Entregue el expediente de la cuenta al Coordinador del Grupo.


A

El Coordinador del Grupo de Cuentas debe proceder así:


PI

a. Verifique los datos registrados en el archivo de la hoja de vida del contrato.

b. Refrende y firme el formato de deducciones generales, la planilla de deducciones territoriales y el


comprobante de cuenta por pagar.
CO

c. Remita el expediente de la cuenta al Grupo de Ejecución Presupuestal.

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LA
4. GRUPO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

COTEJAR LA  COTEJAR LA  REGISTRAR LOS RUBROS 


GRUPO  RECIBIR Y REVISAR  CONSISTENCIA ENTRE  CONSISTENCIA ENTRE EL  VERIFICAR EN EL SIIF LA  PRESUPUESTALES 
SALDOS DEL REGISTRO  SALDO DEL REGISTRO  CUENTA BANCARIA, EL  AFECTADOS EN EL  REVISAR EL TRÁMITE 
EJECUCIÓN  COMPLETITUD DEL 
PRESUPUESTAL Y LA  PRESUPUESTAL Y LA  TERCERO Y MODIFICAR EL  REVERSO DEL  PRESUPUESTAL DE 

RO
EXPEDIENTE
PRESUPUESTAL CERTIFICACIÓN DE  CERTIFICACIÓN DE  PLAN DE PAGO CERTIFICADO DE  LA CUENTA
INTERVENTORIA INTERVENTORIA INTERVENTORIA

En relación con el trámite de cuentas por concepto de contratos, el servidor designado por la Coordinadora del
Grupo de Ejecución Presupuestal ejecuta las siguientes actividades:

4.1 RECIBIR Y REVISAR COMPLETITUD DEL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

el numeral 2.10 se hayan anexado los del Grupo Cuentas como son:


NT
a. Verifique en el momento de recibo del expediente de la cuenta que además de los documentos enlistados en

Copia del comprobante Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto.


CO
 Copia de la hoja pertinente del contrato donde se estipula la forma de pago.
 Copia de adiciones, modificaciones, prórrogas y otros si, cuando se presenten.
 Formato de deducciones generales y planilla de deducciones territoriales debidamente suscritos
 Comprobante de la cuenta por pagar debidamente firmada.

4.2 COTEJAR LA CONSISTENCIA ENTRE EL REGISTRO PRESUPUESTAL Y EL COMPROBANTE DE LA


CUENTA POR PAGAR
NO

a. Compare que el registro presupuestal afectado en la cuenta por pagar corresponda con la copia del
comprobante anexado al expediente.

b. Ingrese al sistema de Información Financiera (SIIF), mediante la ruta


http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif, icono con el token y clave asignada,
seleccione el perfil Entidad- Gestión presupuesto y seleccione la sub-unidad que corresponda.
A

c. Verifique que el saldo por obligar en el sistema – SIIF- sea suficiente para darle trámite a la cuenta por pagar,
para ello siga la siguiente ruta: Reporte, EPG, Compromiso, Compromiso Presupuestal de Gasto-
PI

Comprobante, ingresando con el número del registro presupuestal.

4.3 COTEJAR LA CONSISTENCIA ENTRE EL SALDO DEL REGISTRO PRESUPUESTAL Y LA


CERTIFICACIÓN DE INTERVENTORÍA
CO

a. Ingrese al Sistema de Información Financiera (SIIF), como se indicó anteriormente.

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b. Verifique que el saldo por obligar en la consulta del registro presupuestal coincida con el saldo por ejecutar

LA
reportado en la certificación de interventoría.

c. Devuelva al Grupo Cuentas el expediente que presente las siguientes situaciones:

 Inconsistencias en la factura o periodo a pagar de la certificación de interventoría.

RO
 El registro presupuestal afectado en la cuenta por pagar no corresponde.
 El saldo por ejecutar plasmado en la certificación de interventoría no corresponde con el saldo por obligar
reflejado en el Sistema de Información Financiero (SIIF).
 El objeto de la cuenta por pagar no corresponde con los documentos del expediente.
 Falta copia del comprobante Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto.
 Falta copia de la hoja pertinente del contrato donde se estipula la forma de pago, adiciones,

NT
modificaciones, prorrogas y otros si, cuando se presenten.
 Falta el formato de deducciones generales y la planilla de deducciones territoriales debidamente firmado.
 Falta comprobante de la cuenta por pagar debidamente firmado.

4.4 VERIFICAR EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF) LA CUENTA BANCARIA, EL


CO
TERCERO Y MODIFICAR EL PLAN DE PAGOS

a. Ingrese al Sistema de Información Financiera (SIIF), como se indicó anteriormente.

b. Revise que la cuenta bancaria asociada al compromiso presupuestal de gasto esté activa y que corresponda
a la registrada en la Copia del comprobante Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto.

c. Informe al interventor o supervisor y al contratista, cuando la cuenta se encuentre en estado cancelado o


NO

inactivo, para que la actualicen mediante certificación bancaria y proceda a enviar a validación nuevamente.

d. Ingrese a modificar el plan de pagos en el SIIF, ingresando con el número del registro presupuestal, digite el
valor a pagar plasmado en el comprobante cuenta por pagar y verifique que el saldo por obligar del
compromiso presupuestal en el sistema y el formato de interventoría coincidan, ruta EPG. Compromiso,
Vigencia Actual, Modificación Plan de Pagos.
A

4.5 REGISTRAR LOS RUBROS PRESUPUESTALES AFECTADOS EN EL REVERSO DEL CERTIFICADO DE


INTERVENTORÍA
PI

a. Estampe el sello, establecido por el Grupo de Ejecución Presupuestal, al respaldo del Certificado de
Interventoría, con el detalle de la afectación por rubro presupuestal, número de compromiso, valor y vigencia,
dejando su visto bueno, fecha y hora de revisión.
CO

b. Remita el expediente a la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal.

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4.6 REVISAR EL TRÁMITE PRESUPUESTAL DE LA CUENTA

LA
La Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal debe proceder así:

a. Verifique que la documentación anexa en el expediente de la cuenta este completa y en orden.

RO
b. Revise que se haya validado el tercero, la cuenta bancaria, el compromiso presupuestal de Gasto en el
Sistema de Información Financiera y modificado el plan de pagos.

c. Verifique que la información plasmada en el sello impuesto al respaldo de la certificación de interventoría,


esté acorde con la documentación del expediente.

e. Coloque sello de revisado y fecha.

f.
NT
d. Revise que el funcionario responsable del trámite de la cuenta haya registrado el banco, el número y estado
de la cuenta bancaria asociada al compromiso, el visto bueno, fecha y hora de revisión.

Entregue el expediente al funcionario de la ventanilla de la División Financiera.


CO
NO
A
PI
CO

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LA
5. GRUPO DE CONTABILIDAD

GRUPO  VERIFICAR  VERIFICAR Y DAR 


REVISAR EL EXPEDIENTE  ASIGNAR EL  REGISTRAR LA  REMITIR EL 
COMPLETITUD DEL  VISTO BUENO  A 
EXPEDIENTE DE LA OBLIGACIÓN EXPEDIENTE DE LA 
CONTABILIDAD DE LA CUENTA
CUENTA EXPEDIENTE DE LA  REGISTRO DE  LA 
CUENTA
PRESUPUESTAL OBLIGACIÓN 
CUENTA

RO
El Grupo de Contabilidad debe proceder así:

5.1 RECIBIR EL EXPEDIENTE LA CUENTA

La secretaria del Grupo de Contabilidad recibe el expediente de la cuenta con sus respectivos soportes, dejando
constancia de la fecha y hora de recibido.

5.2 ASIGNAR EL EXPEDIENTE DE LA CUENTA NT


El servidor designado del Grupo de Contabilidad registra el ingreso del expediente en el archivo Excel indicando
CO
la fecha de ingreso, el número de la cuenta por pagar, la descripción del concepto y el responsable de elaborar la
obligación y una vez se haya elaborado la obligación registra el número correspondiente de esta.

5.3 VERIFICAR COMPLETITUD DEL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

El servidor designado para elaborar la obligación, verifica que se hayan adjuntado los documentos indicados en
los numerales 2.10 y 3.4 ítem 6 y los generados por los Grupos de Cuentas y Ejecución Presupuestal.
NO

5.4 REGISTRAR LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL

El servidor público designado para registrar la obligación debe estar registrado previamente como usuario del SIIF
y tener firma digital activada.

Una vez ingrese al Sistema de Información Financiera procede a:


A

a. Crear la Obligación presupuestal en el sistema de Información Financiera (SIIF), bajo las instrucciones del
manual ejecución presupuestal cadena básica sin bienes y servicios Nación SIIF II, Link:
http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/ punto 7. Obligación Presupuestal, RUTA:
PI

EPG/Obligación/Crear.

b. Digitar en el sistema los siguientes datos:


CO

 Número de la cuenta por pagar


 Tipo de gasto (según el caso)
 Rubro presupuestal y valor

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 Línea de pagos (de acuerdo con la disponibilidad de PAC)

LA
 Deducciones (si hay lugar). Para el caso de las deducciones por conceptos tributarios se constata que las
operaciones aritméticas incluidas en la planilla de deducciones adjuntada por el grupo de cuentas sean
consistentes, en caso contrario, devuelve el expediente al Grupo Cuentas cuando observe alguna
inconsistencia en los elementos de la obligación tributaria.

RO
 Datos administrativos: fecha, número, persona y entidad que expide el documento soporte.
 Objeto de la obligación.

En el caso de los contratos de inversión en los cuales bajo la dinámica del SIIF no se genera el registro contable
automático, es necesario definir la afectación contable de los rubros presupuestales afectados (Catálogo
presupuestal del gasto).

NT
c. Imprime el Registro Presupuestal de la Obligación y lo anexa a la cuenta.

5.5 VERIFICAR Y DAR VISTO BUENO A REGISTRO DE LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL


CO
El Coordinador del Grupo de Contabilidad constata nuevamente la aplicación de las diferentes deducciones y de
los demás conceptos, da Visto Bueno y entrega el expediente a la Secretaría del Grupo.

5.6 REMITIR EXPEDIENTE DE LA CUENTA

La secretaria del Grupo de Contabilidad registra la información de salida en el SIAF y entrega el expediente de la
cuenta al servidor del Grupo de Tesorería.
NO
A
PI
CO

Verifique que ésta es la versión correcta antes de utilizar el documento


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6. GRUPO DE TESORERÍA

LA
REVISAR 
GRUPO  COMPLETITUD  DIVISIÓN  SECRETARÍA  GENERAR Y  PAGAR OBLIGACIÓN REGISTRAR 
DEL EXPEDIENTE  AUTORIZAR ORDEN DE 
TESORERIA FINANCIERA GENERAL PAGO 
CON TIPO BENEFICIARIO  INFORMACIÓN Y 
DE LA CUENTA TRASPASO A  NOTIFICAR PAGO
PAGADURÍA

RO
En relación con el trámite de cuentas, este Grupo ejecuta las siguientes actividades:

6.1 REVISAR LA CUENTA

El servidor designado para la revisión de la cuenta debe proceder así:

DOCUMENTOS
NT
a. Revise contenido del comprobante de la obligación presupuestal y su concordancia con los documentos
soportes como se ilustra a continuación:

PAGO
ÚNICO
ANTICIPO PRIMER
PAGO
PAGOS
SUBSIGUIENTES
ULTIMO
PAGO
CO
CERTIFICADO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS CON X X X X X
LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL AL RESPALDO
FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE X N/A X X X
ENTRADA DE ALMACEN X(1) N/A X(2) X(2) X(1)
CONSTITUCION DEL ENCARGO FIDUCIARIO O N/A X N/A N/A N/A
CERTIFICACIÓN BANCARIA
CERTIFICADO PAGO APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y X X X X X
PARAFISCALES
COPIA ACTA DE INICIO X(3) X(3) X(3) N/A N/A
COPIA ANEXO DE DETALLE X N/A X X X
NO

COPIA ACTA PARCIAL, FINALIZACION O RECIBO A X(4) N/A X(4) X(4) X(4)
SATISFACCIÓN
COPIA ACTAS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO X(5) N/A X(5) X(5) X(5)
RUT X X X N/A N/A
CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD(6) X N/A N/A N/A X
TARJETA DE PROPIEDAD X N/A N/A N/A X
COPIA DE LA HOJA DEL CONTRATO DONDE SE X X X X X
ESTIPULA LA FORMA DE PAGO
COPIA DEL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL X X X X X
COMPROMISO
COMPROBANTE DE LA CUENTA POR PAGAR X N/A X X X
A

PRESUPUESTAL FIRMADA POR EL COORDINADOR DEL


GRUPO CUENTAS
FORMATO DE LIQUIDACIÓN DE DEDUCCIONES X X X X X
GENERALES Y TERRITORIALES FIRMADAS POR EL
PI

COORDINADOR DEL GRUPO CUENTAS


COMPROBANTE DE LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL X X X X X
CON VISTO BUENO DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE
CONTABILIDAD
N/A: No Aplica
(1) En contratos de compraventa, suministro y de obra (Ingreso por mejora del inmueble si es del caso e ingreso de los bienes accesorios asociados a la obra
CO

(oficina abierta, muebles, entre otros).


(2) En contratos de compraventa y suministro con entregas parciales.
(3) Cuando se estipule en el contrato
(4) Contratos de consultoría, obra o servicios
(5) Cuando aplique
6) Contratos de compraventa de inmueble
(7) Contratos de compraventa de automotores

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LA
En el caso de la copia del registro presupuestal del compromiso solamente verifica que se encuentre dentro del
expediente de la cuenta.

b. Devuelva al Grupo correspondiente de la División Financiera el expediente cuando evidencie cualquier tipo de
inconsistencia en los documentos del expediente.

RO
c. Registre en el comprobante de la obligación presupuestal si la orden de pago en el SIIF se debe generar con
“Traspaso a Pagaduría” o a beneficiario final con “Endoso” o “Instrucciones Adicionales de Pago”, a partir de
la información contenida en el expediente de la cuenta.

d. Verifique si el beneficiario del pago tiene establecidos requisitos especiales para la presentación del pago,

NT
como formatos o planillas de recaudo, mecanismos restrictivos de recaudo por oficina bancaria, por código de
barras, por pago electrónico, cuentas especiales de recaudo o exigencias de información especiales para
aplicación de pagos. En caso de existir alguna de estas exigencias, gestione la consecución de la
información, los formatos y en general los mecanismos para cumplir dichos requisitos.

e. Remita el expediente al Coordinador del Grupo de Tesorería.


CO
El Coordinador del Grupo de Tesorería debe proceder así:

a. Verifique que la documentación anexa en el expediente de la cuenta esté completa y en orden.

b. Coloque el sello de revisado de tesorería y la firma en el comprobante de la obligación presupuestal.


NO

c. Entregue el expediente de la cuenta a la División Financiera, sin mediar registro alguno.

6.2 GENERAR Y AUTORIZAR ORDEN DE PAGO

El servidor designado por el Coordinador del Grupo de Tesorería para generar la Orden de Pago debe proceder
así:
A

a. Reciba el expediente de la cuenta procedente de la Secretaría General o la dependencia correspondiente y


verifique que el comprobante de la Obligación Presupuestal se encuentre firmado por el Ordenador del Gasto.
PI

b. Solicite por correo electrónico al beneficiario del pago la factura original, cuando en el expediente de la cuenta
figure copia de la misma, y anéxela cuando la reciba.

c. Genere y autorice la orden de pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) atendiendo las
CO

instrucciones escritas en el comprobante de obligación presupuestal o en su defecto con tipo beneficiario final
y programe el pago para el día hábil inmediatamente siguiente, si existe PAC en el mes vigente, en caso
contrario, revise la alternativa aplicable así:

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1) Si existe PAC disponible en el mes siguiente genere y autorice la orden de pago estableciendo como

LA
fecha de pago el primer día hábil del mes siguiente.

2) Si no existe PAC disponible en el mes siguiente, reporte la situación al Tesorero, quien verifica las
prioridades de pago y autoriza el intercambio de cupo PAC con otras obligaciones. En el evento que no
sea procedente está opción, el Tesorero debe incluir el valor de la obligación en las necesidades de PAC

RO
para el mes siguiente.

d. Escriba en el comprobante de la obligación presupuestal el número y fecha de generación de la Orden de


Pago.

e. Remita el expediente de la cuenta al servidor con perfil autorizador de endoso cuando la instrucción de pago

f.
NT
escrita en el comprobante de la obligación presupuestal indique “endoso”.

Imprima el comprobante de la Orden de Pago del SIIF, cuando se encuentre en estado “PAGADA”.

g. Anexe el reporte anterior al expediente de la cuenta.


CO
6.3 PAGAR OBLIGACIONES CON TIPO BENEFICIARIO TRASPASO A PAGADURÍA

El servidor designado para controlar la Cuenta Bancaria debe proceder así:

a. Revise el situado o abono de los recursos por parte del Tesoro Nacional en las cuentas de la Procuraduría
General de la Nación y dependiendo de la forma de pago requerida por el beneficiario ejecute alguna de las
siguientes alternativas:
NO

1) Comercio electrónico (PSE)

 Verifique el medio de acceso (directamente por el portal del Banco donde se tienen los recursos o a
través de la página web de recaudo del beneficiario) y el número de referencia que exige el pago
electrónico (número de factura, número de contrato, número de referencia, número de pago electrónico,
etc.).
A

 Ingrese al portal transaccional del banco o a la página web de recaudo del beneficiario y siga las
instrucciones para efectuar el pago, haciendo uso de las medidas de seguridad establecidas por el
banco y el sistema de recaudo (contraseña, equipo de cómputo autorizado, token u otro).
PI

 Imprima el reporte de pago y anéxelo a la cuenta.


 Entregue el reporte al tesorero para enterarlo de la transacción y para su firma.

2) Transferencia electrónica (ACH)


CO

 Verifique a través de registros electrónicos o físicos (Expediente de la cuenta, bases de datos en Excel,
Libro de registro de operaciones en Excel, portal electrónico del banco, carpeta con información de

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cuentas bancarias de recaudo) los datos del beneficiario y cuenta bancaria donde se debe realizar el

LA
pago.
 Cree o genere el archivo plano según las especificaciones técnicas exigidas por el banco.
 Cargue el archivo en el portal electrónico del banco haciendo uso de las medidas de seguridad
establecidas por el mismo.
 Imprima reporte de validación del archivo y/o de la autorización de la transferencia que genere el portal

RO
electrónico del banco.
 Entregue el reporte al tesorero para enterarlo de la transacción y para su firma.

3) Cheque

El Servidor designado para el control de la cuenta bancaria entrega los soportes al servidor que diligencia los
cheques y formatos, quien procede así:

NT
 Diligencie el formato de cheque de la cuenta donde se encuentran los recursos e imponga los sellos de
seguridad.
 Prepare los formatos o planillas requeridas para el pago. Si el pago se debe realizar con presentación de
CO
factura y código de barras en la ventanilla del banco, separe dichos documentos del expediente de la
cuenta.
 Entrega el expediente de la cuenta y el cheque al Tesorero para su firma.

El servidor encargado del trámite de correspondencia fotocopia el cheque y realiza la consignación en la oficina
bancaria autorizada para el recaudo.

6.4 REGISTRAR INFORMACIÓN Y NOTIFICAR PAGO


NO

El servidor designado para el registro de transacciones en archivo de control en Excel:

a. Reciba el expediente de la cuenta con los soportes que evidencian el pago.

b. Registre en archivo de Excel la transacción realizada, detallando la fecha, tipo de transacción (forma de
pago), la identificación del beneficiario, valor bruto, deducciones, concepto, número de contrato, factura o
A

documento equivalente y demás datos solicitados en la tabla.

c. Envíe comunicado vía correo electrónico o correo postal al beneficiario del pago y al supervisor del contrato
PI

informando el pago.
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7. DIVISIÓN FINANCIERA

LA
DIVISIÓN  REVISAR COMPLETITUD  DAR VISTO BUENO A 
COTEJAR VALORES DE LOS 
DEL EXPEDIENTE DE LA LA  OBLIGACIÓN 

RO
FINANCIERA DOCUMENTOS
CUENTA PRESUPUESTAL

El Jefe de la División Financiera, en relación con el trámite de las cuentas, ejecuta las siguientes actividades:

7.1 REVISAR COMPLETITUD DEL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

NT
Verifique que cada cuenta contenga los documentos debidamente firmados por los Coordinadores de Grupo.

7.2 COTEJAR VALORES DE LOS DOCUMENTOS


CO
Verifique que haya consistencia entre el valor de la factura, la certificación de interventoría, la cuenta por pagar
presupuestal, el formato de liquidación de deducciones y la obligación presupuestal.

7.3 DAR VISTO BUENO A LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL

Anteponga su firma en la obligación presupuestal como señal de conformidad con la cuenta y viabilidad para
NO

remitirla a la Secretaría General.


A
PI
CO

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LA
8. SECRETARÍA GENERAL

SECRETARÍA  REVISAR COMPLETITUD 
DAR VISTO BUENO A  FIRMAR LA 
DEL EXPEDIENTE DE LA COTEJAR VALORES DE  LLEVAR EL CONTROL 
GENERAL CUENTA LOS DOCUMENTOS DE PAGOS
LA OBLIGACIÓN  OBLIGACIÓN

RO
PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL

El servidor designado por la Secretaría General, en relación con el trámite de las cuentas, ejecuta las siguientes
actividades:

8.1 REVISAR COMPLETITUD DEL EXPEDIENTE DE LA CUENTA

NT
Verifique que el expediente de la cuenta contiene todos los documentos reseñados en el acápite anterior, en
especial que el comprobante de la obligación presupuestal se encuentra con la antefirma del Jefe de la División
Financiera.
CO
8.2 COTEJAR VALORES DE LOS DOCUMENTOS

a. Verifique que haya consistencia entre el valor de la factura, la certificación de interventoría, la cuenta por
pagar presupuestal, el formato de liquidación de deducciones y la obligación presupuestal.

b. Verifique que el pago se ajuste a la forma de pago pactada en el contrato.

8.3 LLEVAR CONTROL DE PAGOS


NO

Registre en el archivo de Excel los datos sobre el pago a efectuar con cargo al contrato.

8.4 DAR VISTO BUENO A LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL

Anteponga su firma en la obligación presupuestal como señal de conformidad con la cuenta y viabilidad para la
firma del ordenador del gasto.
A

8.5 FIRMA DE LA OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL


PI

El ordenador del gasto firma el comprobante de la obligación presupuestal y el expediente de la cuenta se remite
al Grupo de Tesorería.
CO

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