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SUBPROCESO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y TESORERÍA Aprobación 31/12/2014
INSTRUCTIVO TRÁMITE DE PAGO DE LAS CUENTAS Versión 1
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Establecer las directrices que deben cumplir los diferentes actores que participan en el trámite
OBJETIVO de pago de las cuentas generadas por concepto de obligaciones contractuales, exceptuando
los arriendos.
Desde la recepción de la factura o documentos para el pago del anticipo por parte del
ALCANCE
interventor o supervisor del contrato hasta el pago efectivo de la obligación.
RO
1. CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 PRESENTACIÓN
El cumplimiento de este deber y por ende la efectividad del derecho implica fijar directrices transparentes, claras,
CO
precisas y concisas de obligatorio acatamiento por los diferentes actores que participan en el pago de las
obligaciones financieras.
En este orden, el presente instructivo está orientado a establecer las actividades que deben cumplir los
interventores o supervisores de los contratos, la División Financiera y la Secretaría General, como participes
activos del procedimiento del trámite de pago de las cuentas (PRO-GF-EJ-017), en cuanto a oportunidad,
cantidad y calidad de los documentos que soportan el pago.
NO
En este contexto, el interventor o supervisor del contrato y el jefe del supervisor, son los actores fundamentales
en el pago oportuno y adecuado de las obligaciones económicas de los contratistas, en la medida que son los
agentes que certifican la viabilidad de los pagos.
La División Financiera, por su parte, debe vigilar que las cuentas que se tramiten cumplan con los requisitos
legales establecidos y la Secretaria General, como ordenadora del gasto, es quien da la orden de pago definitivo.
A
1.2 GLOSARIO
ACEPTACIÓN: Acción desplegada por cualquier ser humano, de recibir de manera voluntaria y de acuerdo,
una cosa, un objeto, una noticia, entre otros. En este caso, es la declaración de voluntad mediante la cual el
interventor o supervisor manifiesta estar de acuerdo con el contenido de la factura presentada por el
CO
contratista o prestador de servicios, manifestación que se formaliza con la firma en el espacio determinado
para tal fin y que debe hacerse dentro de los tres (3) días al recibo de la factura. La ley presume que hay
aceptación tácita e irrevocable de la factura si no hay rechazo dentro del plazo señalado.
AIU: Sigla de la expresión Administración, Imprevistos y Utilidad.
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ANTICIPO: Es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los
costos para iniciar la ejecución del objeto contractual.
AUTORRETENEDOR: Son los contribuyentes autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales para retener y pagar el impuesto directamente.
BOLETÍN DE TESORERÍA: Es el reporte de las transacciones realizadas por la tesorería en un día
RO
determinado, éste se compone de: Hoja de Resumen, Listados de transacciones y Carpetas contentivas de
los soportes de las transacciones.
CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS: Es un acto en virtud del cual el cedente, que en este caso es el
contratista, de una manera libre traslada los derechos económicos derivados del contrato a favor de otra
persona denominada cesionario.
CONTRATO: Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con
NT
capacidad, que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada
finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca.
COTEJAR: Confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista.
DIAN: Sigla de la expresión Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
DOCUMENTO EQUIVALENTE: Soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas
CO
realizadas con personas no obligadas a facturar.
ENDOSANTE: Es la persona que transfiere un título valor o documento de crédito a otra.
ENDOSATARIO: Persona a la que se transfiere la titularidad de un título valor o documento de crédito a la
orden por medio de endoso.
ENDOSO: Es una figura jurídica que consiste en una cláusula accesoria e inseparable de la factura, en virtud
de la cual el acreedor pone a otro acreedor en su lugar. Consiste en sustituir un acreedor cambiario por otro,
transmitiendo al nuevo acreedor no solamente el derecho incorporado sino también la legitimación para exigir
NO
ese derecho.
EXHIBICIÓN: Principio en virtud del cual el legítimo tenedor de la factura debe presentarla o mostrarla.
EXPEDIENTE DE LA CUENTA: Conjunto de documentos que soportan el trámite de un pago determinado.
Ejemplo: certificación, factura, acta de recibo a satisfacción, certificado de pago de aportes de seguridad
social integral, entre otros.
FACTURA: Tiene dos (2) connotaciones: Desde el punto de vista tributario, es el documento que debe
expedir el comerciante, vendedor, prestador del servicio o persona independiente por cada una de las
A
operaciones económicas que realice con el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto
Tributario. No es un documento negociable.
PI
Desde el punto de vista comercial, es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. Es un documento que se expide para hacer constar
una venta o la prestación de un servicio y que además de llenar los requisitos del artículo 617 del Estatuto
Tributario contiene los establecidos en los artículos 621 y 774 del Código de Comercio, modificado por el
CO
FIDUCIA MERCANTIL: Es un negocio jurídico en virtud del cual una persona llamada fiduciante o
fideicomitente transfiere uno o más bienes especificados a otra llamado fiduciario, quien se obliga a
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administrarlos o enajenarlos, para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de
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éste o un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.
FIRMAR: Dicho de una persona: Poner su firma.
GRAN CONTRIBUYENTE: Conforme con el artículo 562 del Estatuto Tributario, son Grandes Contribuyentes
las Personas Jurídicas calificadas como tales mediante Resolución de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo a partir de la publicación de la
RO
respectiva resolución.
ICA: Sigla de la expresión Impuesto de Industria y Comercio.
INTERVENTOR: Persona natural o jurídica contratada por la entidad para verificar el cumplimiento del objeto
y las obligaciones contractuales.
IVA: Sigla de la expresión Impuesto al Valor Agregado.
NIT: Sigla de la expresión Número de Identificación Tributaria.
PGN: Sigla de Procuraduría General de la Nación NT
OFERTA: Es la propuesta presentada a la Procuraduría General de la Nación, por los interesados en ser el
contratista de un proceso de contratación
RÉGIMEN SIMPLIFICADO: Es una clasificación del impuesto a las ventas que se aplica a personas con
características particulares, denominadas “pequeños comerciantes”, para determinar el pago que éstas
deben hacer, por concepto de impuestos al Estado. Las personas que se encuentran bajo este régimen son
comerciantes minoristas o detallistas, es decir, personas que venden, de forma individual o en pequeñas
cantidades, bienes y servicios que están gravados, sin embargo, por su volumen de ingresos no están
obligados a facturar el IVA.
REGIMEN COMÚN: Es una clasificación del Impuesto a las Ventas. Al régimen común pertenecen todas las
personas jurídicas que vendan productos o servicios gravados con el impuesto a las ventas. Pertenecen
A
también al régimen común las personas naturales que vendan productos o servicios gravados y que no
pertenezcan al régimen simplificado.
PI
SUPERVISOR: Servidor público designado por la Junta de Licitaciones para verificar el cumplimiento del
objeto y las obligaciones contractuales.
VERIFICAR: Comprobar o examinar la verdad de algo.
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VISTO BUENO: Como fórmula que se pone al pie de algunas certificaciones y otros documentos y con que el
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que firma debajo da a entender hallarse ajustados a los preceptos legales y estar expedidos por persona
autorizada al efecto.
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NT
CO
NO
A
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ESQUEMA GENERAL DEL TRÁMITE DE CUENTAS POR CONCEPTO DE CONTRATOS
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RECIBIR LA FACTURA RECIBIR EL EXPEDIENTE DE RECIBIR Y REVISAR REVISAR EL REVISAR COMPLETITUD REVISAR COMPLETITUD
REVISAR LA CUENTA
LA CUENTA COMPLETITUD DEL EXPEDIENTE DE LA DEL EXPEDIENTE DE LA DEL EXPEDIENTE DE LA
EXPEDIENTE CUENTA CUENTA CUENTA
REVISAR EL
CUMPLIMIENTO DE Asignar el expediente de la
LOS REQUISITOS COTEJAR LA ASIGNAR EL COTEJAR VALORES DE COTEJAR VALORES DE
cuenta CONSISTENCIA ENTRE EL EXPEDIENTE DE LA
FORMALES DE LA LOS DOCUMENTOS LOS DOCUMENTOS
FACTURA REGISTRO CUENTA
PRESUPUESTAL Y EL
ELABORAR Y/O COMPROBANTE DE LA
ACTUALIZAR LA HOJA DE CUENTA POR PAGAR
VIDA DEL CONTRATO REVISAR EL DAR VISTO BUENO A LA
DE OBLIGACIÓN LLEVAR EL CONTROL
ACEPTAR O EXPEDIENTE DE LA DE PAGOS
NT
CUENTA PRESUPUESTAL
RECHAZAR
LA
FACTURA LIQUIDAR RETENCIONES COTEJAR LA
TRIBUTARIAS Y OTRAS CONSISTENCIA ENTRE EL
CONTRIBUCIONES SALDO DEL REGISTRO VERIFICAR DAR VISTO BUENO A
PRESUPUETAL Y LA COMPLETITUD DEL LA OBLIGACIÓN
CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE LA PRESUPUESTAL
INTERVENTORÍA
REVISAR EL ENDOSO
DE LA FACTURA O LA REGISTRAR, REVISAR,
CESIÓN DE DERECHOS GENERAR E IMPRIMIR LA REGISTRAR LA
CUENTA POR PAGAR EN EL OBLIGACIÓN FIRMAR LA
ECONÓMICOS VERIFICAR EN EL SIIF LA
OBLIGACIÓN
A C T I V I D A D E S
REVISAR EL REGISTRO
UNICO TRIBUTARIO
(RUT)
CERTIFICAR EL
CUMPLIMIENTO DE
LAS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES Y
AUTORIZAR EL PAGO
GESTIONAR LA
ENTRADA AL
ALMACEN
A
ORGANIZAR EL
EXPEDIENTE DE LA
CUENTA
PI
RADICAR LA
CUENTA
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2. INSTRUCCIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES
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REVISAR EL VERIFICAR EL CERTIFICAR EL
REVISAR EL VERIFICAR LA REVISAR EL
ACEPTAR O ENDOSO DE LA CUMPLIMIENTO DE CUMPLIMIENTODE GESTIONAR
RECIBIR LA CUMPLIMIENTO DE CONSTITUCIÓN DEL REGISTRO ORGANIZAR EL
INTERVENTOR FACTURA
RECHAZAR FACTURA O LA LOS APORTES A ENCARGO UNICO LAS OBLIGACIONES LA ENTRADA RADICAR LA
LOS REQUISITOS LA CESIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL CONTRACTUALES Y EXPEDIENTE DE LA
FIDUCIARIOO DE LA TRIBUTARIO AL CUENTA
LEGALES DE LA FACTURA DERECHOS CUENTA
Y CONTRIBUCIONES CUENTA BANCARIA (RUT) AUTORIZAR EL ALMACEN
FACTURA ECONÓMICOS PARAFISCALES PAGO
NT
La responsabilidad del interventor o supervisor del contrato en el trámite de pago de las cuentas comienza a partir
de la presentación de la factura o documentos para el pago del anticipo por parte del contratista hasta el
momento de la radicación de la cuenta en el Grupo Cuentas de la División Financiera.
No obstante lo anterior, el interventor o supervisor debe informarle al contratista previamente que la factura y los
CO
soportes correspondientes deben entregarse personalmente a él. Por ningún motivo, las facturas se deben
radicar, por parte del contratista, en el Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control y
Correspondencia, Grupo Cuentas o en otra dependencia de la entidad. La evidencia de esta indicación debe
quedar registrada en el acta de inicio del contrato o en comunicación dirigida al contratista, una vez designado
como supervisor o suscrito el acta de inicio de interventoría para el caso del interventor.
Las actividades específicas que deben cumplir el interventor o supervisor del contrato en el trámite de pago de las
NO
b. Devuelva al contratista copia de la factura registrando el recibido en las mismas condiciones de la factura
original.
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Byinton
Señores 1 FACTURA DE VENTA No.
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION NAL‐ 00000018944
Carrera 5 No. 15 ‐ 80 Razón social
y NIT de la 5
RO
Nit 899999119‐7
PGN
FECHA FACTURA 03/03/2010
Bogotá 3 10 FECHA VENCIMIENTO 03/04/2010
Nota: No efectuar retención de ICA de no estar
registrado en Bogotá, ya que el servicio es realizado
desde nuestra sede
NT SUBTOTAL
IVA
RETEFUENTE
RETENCION IVA
RETENCION ICA
$ 270.000
$ 43.200
$ 29.700
‐
‐
CO
TOTAL A PAGAR 7 $ 283.500,00
SON: DOSCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL QUINIENTOS PESOS M/cte.
Nombre,
Nombre e Identificación de quien acepta Cédula y/o Nombre e Identificación de quien Recibe
firma de
quien recibe
Resolución DIAN que la factura por
autoriza rango de parte del
A
numeración de la factura comprador
4 9
No somos retenedores de IVA, Código Actividad Económica 304 ‐ 9,66 x mil. Régimen Común
PI
Autorización Factura DIAN 300000500576 de NAL ‐ 17627 a NAL ‐ 19000 de4 2008/09/05
Byington Colombia S.A. ‐ Nit 860.510.681‐4, Cra. 7 A No. 69 ‐99 Bogotá ‐ Colombia 2
Tel. 571 325 55 00 ‐ Fax 571 349 7300 Apartado Aéreo (PO Box) 33189
CO
Nombre y
apellidos o
razón y NIT del 12
contratista
FIRMA CONTRATISTA
8 IMAGEN GRAFICA IMPRESORES LTDA. NIT
ORIGINAL
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b. Revise que el número de la factura este dentro del rango de numeración autorizado por la DIAN.
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c. Revise que la fecha de expedición de la resolución que autoriza el rango de numeración no supere los dos
(2) años.
d. Compare que la fecha de vencimiento este acorde con el plazo estipulado en el contrato para el pago.
RO
e. Revise que cuando la factura sea emitida por un consorcio o unión temporal en el cuerpo de la misma se
indique el porcentaje o valor del ingreso que corresponde a cada uno de los miembros del consorcio o unión
temporal, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
a. Solicite al contratista una preliquidación de los valores que se contemplarán en la factura definitiva, cuando se
CO
trate de contratos complejos tales como obra, mantenimiento y combustible.
d. Coteje los valores facturados frente a los registrados en la oferta económica tales como cantidad, valor
unitario, valor total y compare los valores unitarios del IVA frente al monto del IVA consolidado.
NO
e. Revise que el valor total de la factura sea el resultado de la suma del subtotal y el IVA.
f. Revise que la tarifa del IVA corresponda con el hecho generador y la base gravable. El Grupo de Cuentas de
la División Financiera brindará la asesoría que se requiera en esta materia.
g. Revise que se hayan entregado en debida forma los documentos anexos a la factura tales como actas,
A
h. Presente las objeciones por escrito sobre el contenido o soportes de la factura al contratista, producto de su
PI
revisión o del Grupo Cuentas, haciendo la advertencia que la factura fue RECHAZADA, indicando el número
y fecha de expedición de la misma. Anexe la factura original anotando en el cuerpo de la misma la expresión
RECHAZADA, registrando el nombre, identificación, firma de quien devuelve y la fecha de devolución.
CO
Tenga en cuenta que el plazo máximo para rechazar la factura es de tres (3) días hábiles, contados desde la
fecha de recibo. Una vez transcurrido este plazo sin notificar alguna objeción al contratista sobre el contenido
de la factura se entiende ACEPTADA TÁCITAMENTE.
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i. Formalice la aceptación de la factura registrando en el cuerpo de la factura original o en documento
separado, físico o electrónico la expresión “ACEPTADA” indicando FECHA, CARGO Y FIRMA. En el evento
que la aceptación se realice en documento separado se debe indicar la fecha y el número de la factura. La
decisión se informa mediante comunicación electrónica al correo registrado por el contratista.
RO
j. Devuelva la factura original aceptada al contratista, cuando la factura cumpla todos los requisitos ilustrados
en el numeral 2.2 y éste haya manifestado su interés en endosar la factura a un tercero. En este evento
solicite la copia entregada como recibida y adiciónele los datos de la aceptación.
k. Informe al contratista que el endosatario debe presentar la factura mínimo tres (3) días antes de la fecha de
l. NT
vencimiento para el pago, de lo contrario la autorización de pago tendrá como beneficiario el contratista.
Revise que cuando se expida una nueva factura, como consecuencia de un rechazo, en el campo destinado
para la descripción se indique el número y fecha de la factura sustituida.
CO
2.4 REVISAR EL ENDOSO DE LA FACTURA O LA CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS
2.4.1 Endoso
a. Reciba del endosatario la factura original con carácter de título valor, aceptada bajo el procedimiento y
requisitos ya señalados, con los siguientes anexos:
NO
Certificación bancaria del endosatario indicando nombre, número y clase de cuenta bancaria en donde se
debe realizar el pago.
Formato beneficiario de cuenta diligenciado y firmado por el endosatario.
La expresión “ENDOSO”.
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a. Reciba del cesionario la notificación de la cesión de los derechos económicos o de crédito derivados del
contrato, en la cual se indique el nombre, razón social, dirección e identificación del cesionario, con los
siguientes anexos:
RO
Copia del contrato de cesión.
Copia del contrato de constitución de la fiducia mercantil, cuando la cesión corresponde a una Fiducia.
Certificación bancaria del cesionario indicando nombre, número y clase de cuenta bancaria en donde se
debe realizar el pago.
Formato beneficiario de cuenta diligenciado y firmado por el cesionario
NT
b. Registre en la notificación de la cesión la fecha y hora de recibo del documento y remita inmediatamente, al
Grupo de Tesorería de la División Financiera, los documentos para verificar que no existe orden de embargo
previa en contra del cedente.
c. Notifique al cesionario sobre la aceptación o improcedencia de la cesión, de acuerdo con el informe del Grupo
CO
de Tesorería, el cual debe ser presentado el día hábil siguiente al recibo de la notificación.
d. Informe al cedente que debe continuar expidiendo las facturas y el pago se realizará conforme al contrato de
cesión.
Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la empresa donde conste que se
encuentra al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral por concepto
de afiliación al sistema de pensiones, salud y riesgos laborales. Adicionalmente, debe manifestar el
cumplimiento de los aportes correspondientes a las contribuciones parafiscales por concepto de SENA,
ICBF y Caja de Compensación Familiar.
A
Copia de la planilla PILA debidamente pagada, cuando el contratista es una persona natural. En este
evento se debe revisar que el pago este cubriendo como mínimo el mes anterior a la fecha de la factura o
PI
el mes al que corresponde la factura dependiendo de la fecha de la misma. En el evento que cuente con
trabajadores a cargo debe acreditar el pago de los aportes por contribuciones parafiscales
correspondientes al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar en la misma planilla.
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b. Coteje que la certificación o la copia de la planilla PILA se encuentre actualizada con relación a la fecha de la
factura.
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a. Revise que el contratista haya constituido el encargo fiduciario para el manejo exclusivo de los recursos del
anticipo cuando el contrato haya sido resultado de un proceso de licitación pública. La acreditación de este
requisito se cumple con la copia del contrato de constitución de la fiducia o patrimonio autónomo y la
certificación bancaria respectiva.
RO
b. Revise que el contratista haya abierto una cuenta bancaria destinada exclusivamente para el manejo de los
recursos del anticipo cuando el contrato haya sido resultado de un proceso diferente a la licitación pública. La
acreditación de este requisito se cumple con la certificación bancaria respectiva.
b.
NT
a. Revise que el contratista anexe copia del RUT en los casos de pago único, anticipo y primer pago.
Revise que la fecha registrada en la casilla 61 del RUT sea posterior al 31 de diciembre de 2012. En caso
contrario solicite una copia que cumpla con este requisito.
CO
2.8 CERTIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES
b. Entregue la certificación de interventoría de contratos junto con los demás soportes del expediente de la
cuenta al Jefe Inmediato del supervisor para su firma. La firma de la certificación indica que el jefe avala la
constancia del supervisor. Cuando la certificación es firmada por el interventor, el avalista es el supervisor
del contrato de interventoría.
b. Coteje que el registro de ingreso de la entrada de bienes al Almacén coincida con el valor total de la factura,
excepto cuando los contratos contemplen servicios conexos tales como mantenimiento, capacitación y
garantía.
CO
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Archive todos los documentos soportes para el trámite de pago en un gancho legajador, alineados al borde
superior y perforados de acuerdo al tamaño de hoja oficio, inclusive si las hojas del expediente son tamaño carta,
sin ganchos de cosedora, en el siguiente orden de arriba hacia abajo:
RO
DOCUMENTOS PAGO ANTICIPO PRIMER PAGOS ULTIMO
ÚNICO PAGO SUBSIGUIENTES PAGO
CERTIFICADO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS X X X X X
FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE X N/A X X X
ENTRADA DE ALMACEN X(1) N/A X(2) X(2) X(1)
CONSTITUCION DEL ENCARGO FIDUCIARIO O N/A X N/A N/A N/A
CERTIFICACIÓN BANCARIA
CERTIFICADO PAGO APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
COPIA ACTA DE INICIO
COPIA ANEXO DE DETALLE
COPIA ACTA PARCIAL, FINALIZACION O RECIBO A
NT X
X
X(3)
X(4)
X
X(3)
N/A
N/A
X
X(3)
X
X(4)
X
N/A
X
X(4)
X
N/A
X
X(4)
CO
SATISFACCIÓN
COPIA ACTAS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO X(5) N/A X(5) X(5) X(5)
RUT X X X N/A N/A
CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD(6) X N/A N/A N/A X
TARJETA DE PROPIEDAD X N/A N/A N/A X
N/A: No Aplica
(1) En contratos de compraventa, suministro y de obra (Ingreso por mejora del inmueble si es del caso e ingreso de los bienes accesorios asociados a
la obra (oficina abierta, muebles, entre otros).
NO
b. Entregue el expediente de la cuenta en la ventanilla del Grupo de Cuentas de la División Financiera, el día
hábil siguiente al recibo de la factura.
CO
c. Radique el expediente de la cuenta, en los plazos que fije la Secretaría General, debido al cierre de la
vigencia fiscal.
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3. GRUPO DE CUENTAS
LIQUIDAR REGISTRAR, REVISAR,
GRUPO DE RECIBIR EL ELABORAR Y/O RETENCIONES GENERAR E IMPRIMIR
ASIGNAR EL EXPEDIENTE
EXPEDIENTE DE ACTUALIZAR LA HOJA DE TRIBUTARIAS Y LA CUENTA POR PAGAR
CUENTAS DE LA CUENTA
LA CUENTA VIDA DEL CONTRATO OTRAS EN EL SIIF
RO
CONTRIBUCIONES
NT
El servidor encargado de atender la ventanilla debe ejecutar las siguientes instrucciones:
a. Verifique, en el momento de recibo del expediente de la cuenta, que se alleguen los documentos organizados
en estricto orden, conforme se indicó en el numeral 2.10.
b. En el evento que el expediente se encuentre incompleto o se requiera corregir algún documento devuelva
CO
inmediatamente la cuenta al interventor o supervisor, sin radicar, señalando en el formato de devolución los
documentos faltantes o ajustes requeridos.
d. Radique con el sello establecido por el grupo, indicando fecha, hora y firma del recibido en la parte posterior
de la certificación de interventoría del contrato. De igual forma, en la copia del oficio remisorio suscrito por el
interventor o supervisor.
a. Registre en el cuadro Excel “radicador de cuentas” compartido , los datos de asignación del expediente.
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El servidor designado por el Coordinador del Grupo de Cuentas debe proceder así:
RO
b. Verifique que la fecha del acta de inicio y la de expedición de la factura no sean anteriores a la fecha de
legalización del contrato.
c. Registre para el primer pago de la cuenta todos los datos relevantes del contrato tales como número del
contrato, fecha de recibo, número de certificación, subtotal de la factura, monto del IVA, valor total de la
factura, fecha de la certificación, periodo a legalizar y en general todos los documentos que soportan el pago.
NT
d. Inserte una hoja electrónica para cada pago sub-siguiente, dentro del mismo archivo anterior, donde
únicamente actualiza los datos pertinentes tales como valores facturados, periodo de ejecución, porcentaje
de ejecución y saldo disponible.
e. Recuerde que no hay lugar a devolver las cuentas cuando se presenten las siguientes situaciones:
CO
1) Diferencias aritméticas que obedezcan a la aproximación de decimales, siempre y cuando su admisión no
implique exceder el amparo presupuestal. Dichas diferencias serán admisibles en los siguientes casos:
Diferencias entre la liquidación de la factura y los documentos anexos de detalle que remita el
interventor.
2) Diferencias aritméticas hasta de diez pesos ($10) en la liquidación del IVA, siempre y cuando su admisión
no implique exceder el amparo presupuestal.
3) Errores ortográficos que no constituyan una diferencia de interpretación del contenido sustancial del
A
4) Ausencia de firmas en la Certificación de Interventoría cuando la supervisión haya sido asignada a varios
PI
supervisores y alguno de ellos se encuentre en una situación administrativa como vacaciones, licencias,
incapacidades, comisión de servicios. La justificación y el soporte de la situación administrativa debe ser
anexada a la certificación de interventoría (Para revisión de Secretaría General y Oficina Jurídica).
CO
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a. Valide la calidad tributaria y las responsabilidades detalladas en el RUT del contratista y verifique que
LA
coincidan con las relacionadas en el cuerpo de la factura.
b. Practique las deducciones tributarias teniendo en cuenta las siguientes calidades especiales:
RO
NT
CO
NO
c. Identifique los conceptos de retención a aplicar, según el objeto contractual y el detalle de las facturas, para
ello consulte el archivo de impuestos territoriales que se encuentra en la carpeta compartida , “Cuentas
por pagar”, que le indica las tarifas y normatividad a aplicar.
A
d. Registre las deducciones liquidadas, en el formato de la hoja de vida de cada contrato en la sección
PI
e. Omita practicar retenciones en los anticipos, excepto cuando la normatividad lo determine como sucede en
CO
los contratos de obra pública, evento en el cual aplique una retención del 5% por Contribución Especial por
Contratos de Obra Pública.
DA
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f. Elabore la “Planilla de deducciones territoriales”, para los contratos de cobertura territorial y practique la
LA
retención por concepto de ICA, estampilla y sobretasa bomberil, de acuerdo con el archivo compartido
“impuestos territoriales”.
g. Revise que en cada pago se esté amortizando el mismo porcentaje del anticipo otorgado.
RO
h. Firme el formato de deducciones generales.
a. Ingrese al sistema de NT
Información
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif, icono
Financiera (SIIF),
con el usuario y clave asignada,
mediante la ruta
CO
seleccione el perfil Entidad- Central de cuentas por pagar y selecciona la sub-unidad que corresponda al
trámite.
b. Registre la cuenta por pagar en el sistema de Información Financiera (SIIF), bajo las instrucciones del
manual ejecución presupuestal cadena básica sin bienes y servicios Nación SIIF II, Link:
http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/ punto 5. Radicación de la cuenta por pagar, RUTA:
EPG/Radicación de soportes /Radicar y punto 6. Aprobación cuentas por pagar, RUTA: EPG/Radicación
soportes/Aprobar/ Presupuestal.
NO
c. Amortice el anticipo cuando en el SIIF la línea de plan de pago tenga definido el atributo “anticipo”. De lo
contrario, el Grupo de Contabilidad efectúa la amortización del anticipo.
DA
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LA
4. GRUPO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
RO
EXPEDIENTE
PRESUPUESTAL CERTIFICACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE PLAN DE PAGO CERTIFICADO DE LA CUENTA
INTERVENTORIA INTERVENTORIA INTERVENTORIA
En relación con el trámite de cuentas por concepto de contratos, el servidor designado por la Coordinadora del
Grupo de Ejecución Presupuestal ejecuta las siguientes actividades:
el numeral 2.10 se hayan anexado los del Grupo Cuentas como son:
NT
a. Verifique en el momento de recibo del expediente de la cuenta que además de los documentos enlistados en
a. Compare que el registro presupuestal afectado en la cuenta por pagar corresponda con la copia del
comprobante anexado al expediente.
c. Verifique que el saldo por obligar en el sistema – SIIF- sea suficiente para darle trámite a la cuenta por pagar,
para ello siga la siguiente ruta: Reporte, EPG, Compromiso, Compromiso Presupuestal de Gasto-
PI
DA
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b. Verifique que el saldo por obligar en la consulta del registro presupuestal coincida con el saldo por ejecutar
LA
reportado en la certificación de interventoría.
RO
El registro presupuestal afectado en la cuenta por pagar no corresponde.
El saldo por ejecutar plasmado en la certificación de interventoría no corresponde con el saldo por obligar
reflejado en el Sistema de Información Financiero (SIIF).
El objeto de la cuenta por pagar no corresponde con los documentos del expediente.
Falta copia del comprobante Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto.
Falta copia de la hoja pertinente del contrato donde se estipula la forma de pago, adiciones,
NT
modificaciones, prorrogas y otros si, cuando se presenten.
Falta el formato de deducciones generales y la planilla de deducciones territoriales debidamente firmado.
Falta comprobante de la cuenta por pagar debidamente firmado.
b. Revise que la cuenta bancaria asociada al compromiso presupuestal de gasto esté activa y que corresponda
a la registrada en la Copia del comprobante Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto.
inactivo, para que la actualicen mediante certificación bancaria y proceda a enviar a validación nuevamente.
d. Ingrese a modificar el plan de pagos en el SIIF, ingresando con el número del registro presupuestal, digite el
valor a pagar plasmado en el comprobante cuenta por pagar y verifique que el saldo por obligar del
compromiso presupuestal en el sistema y el formato de interventoría coincidan, ruta EPG. Compromiso,
Vigencia Actual, Modificación Plan de Pagos.
A
a. Estampe el sello, establecido por el Grupo de Ejecución Presupuestal, al respaldo del Certificado de
Interventoría, con el detalle de la afectación por rubro presupuestal, número de compromiso, valor y vigencia,
dejando su visto bueno, fecha y hora de revisión.
CO
DA
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LA
La Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal debe proceder así:
RO
b. Revise que se haya validado el tercero, la cuenta bancaria, el compromiso presupuestal de Gasto en el
Sistema de Información Financiera y modificado el plan de pagos.
f.
NT
d. Revise que el funcionario responsable del trámite de la cuenta haya registrado el banco, el número y estado
de la cuenta bancaria asociada al compromiso, el visto bueno, fecha y hora de revisión.
DA
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LA
5. GRUPO DE CONTABILIDAD
RO
El Grupo de Contabilidad debe proceder así:
La secretaria del Grupo de Contabilidad recibe el expediente de la cuenta con sus respectivos soportes, dejando
constancia de la fecha y hora de recibido.
El servidor designado para elaborar la obligación, verifica que se hayan adjuntado los documentos indicados en
los numerales 2.10 y 3.4 ítem 6 y los generados por los Grupos de Cuentas y Ejecución Presupuestal.
NO
El servidor público designado para registrar la obligación debe estar registrado previamente como usuario del SIIF
y tener firma digital activada.
a. Crear la Obligación presupuestal en el sistema de Información Financiera (SIIF), bajo las instrucciones del
manual ejecución presupuestal cadena básica sin bienes y servicios Nación SIIF II, Link:
http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/ punto 7. Obligación Presupuestal, RUTA:
PI
EPG/Obligación/Crear.
DA
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Deducciones (si hay lugar). Para el caso de las deducciones por conceptos tributarios se constata que las
operaciones aritméticas incluidas en la planilla de deducciones adjuntada por el grupo de cuentas sean
consistentes, en caso contrario, devuelve el expediente al Grupo Cuentas cuando observe alguna
inconsistencia en los elementos de la obligación tributaria.
RO
Datos administrativos: fecha, número, persona y entidad que expide el documento soporte.
Objeto de la obligación.
En el caso de los contratos de inversión en los cuales bajo la dinámica del SIIF no se genera el registro contable
automático, es necesario definir la afectación contable de los rubros presupuestales afectados (Catálogo
presupuestal del gasto).
NT
c. Imprime el Registro Presupuestal de la Obligación y lo anexa a la cuenta.
La secretaria del Grupo de Contabilidad registra la información de salida en el SIAF y entrega el expediente de la
cuenta al servidor del Grupo de Tesorería.
NO
A
PI
CO
DA
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6. GRUPO DE TESORERÍA
LA
REVISAR
GRUPO COMPLETITUD DIVISIÓN SECRETARÍA GENERAR Y PAGAR OBLIGACIÓN REGISTRAR
DEL EXPEDIENTE AUTORIZAR ORDEN DE
TESORERIA FINANCIERA GENERAL PAGO
CON TIPO BENEFICIARIO INFORMACIÓN Y
DE LA CUENTA TRASPASO A NOTIFICAR PAGO
PAGADURÍA
RO
En relación con el trámite de cuentas, este Grupo ejecuta las siguientes actividades:
DOCUMENTOS
NT
a. Revise contenido del comprobante de la obligación presupuestal y su concordancia con los documentos
soportes como se ilustra a continuación:
PAGO
ÚNICO
ANTICIPO PRIMER
PAGO
PAGOS
SUBSIGUIENTES
ULTIMO
PAGO
CO
CERTIFICADO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS CON X X X X X
LA IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL AL RESPALDO
FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE X N/A X X X
ENTRADA DE ALMACEN X(1) N/A X(2) X(2) X(1)
CONSTITUCION DEL ENCARGO FIDUCIARIO O N/A X N/A N/A N/A
CERTIFICACIÓN BANCARIA
CERTIFICADO PAGO APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y X X X X X
PARAFISCALES
COPIA ACTA DE INICIO X(3) X(3) X(3) N/A N/A
COPIA ANEXO DE DETALLE X N/A X X X
NO
COPIA ACTA PARCIAL, FINALIZACION O RECIBO A X(4) N/A X(4) X(4) X(4)
SATISFACCIÓN
COPIA ACTAS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO X(5) N/A X(5) X(5) X(5)
RUT X X X N/A N/A
CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD(6) X N/A N/A N/A X
TARJETA DE PROPIEDAD X N/A N/A N/A X
COPIA DE LA HOJA DEL CONTRATO DONDE SE X X X X X
ESTIPULA LA FORMA DE PAGO
COPIA DEL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL X X X X X
COMPROMISO
COMPROBANTE DE LA CUENTA POR PAGAR X N/A X X X
A
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LA
En el caso de la copia del registro presupuestal del compromiso solamente verifica que se encuentre dentro del
expediente de la cuenta.
b. Devuelva al Grupo correspondiente de la División Financiera el expediente cuando evidencie cualquier tipo de
inconsistencia en los documentos del expediente.
RO
c. Registre en el comprobante de la obligación presupuestal si la orden de pago en el SIIF se debe generar con
“Traspaso a Pagaduría” o a beneficiario final con “Endoso” o “Instrucciones Adicionales de Pago”, a partir de
la información contenida en el expediente de la cuenta.
d. Verifique si el beneficiario del pago tiene establecidos requisitos especiales para la presentación del pago,
NT
como formatos o planillas de recaudo, mecanismos restrictivos de recaudo por oficina bancaria, por código de
barras, por pago electrónico, cuentas especiales de recaudo o exigencias de información especiales para
aplicación de pagos. En caso de existir alguna de estas exigencias, gestione la consecución de la
información, los formatos y en general los mecanismos para cumplir dichos requisitos.
El servidor designado por el Coordinador del Grupo de Tesorería para generar la Orden de Pago debe proceder
así:
A
b. Solicite por correo electrónico al beneficiario del pago la factura original, cuando en el expediente de la cuenta
figure copia de la misma, y anéxela cuando la reciba.
c. Genere y autorice la orden de pago en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) atendiendo las
CO
instrucciones escritas en el comprobante de obligación presupuestal o en su defecto con tipo beneficiario final
y programe el pago para el día hábil inmediatamente siguiente, si existe PAC en el mes vigente, en caso
contrario, revise la alternativa aplicable así:
DA
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1) Si existe PAC disponible en el mes siguiente genere y autorice la orden de pago estableciendo como
LA
fecha de pago el primer día hábil del mes siguiente.
2) Si no existe PAC disponible en el mes siguiente, reporte la situación al Tesorero, quien verifica las
prioridades de pago y autoriza el intercambio de cupo PAC con otras obligaciones. En el evento que no
sea procedente está opción, el Tesorero debe incluir el valor de la obligación en las necesidades de PAC
RO
para el mes siguiente.
e. Remita el expediente de la cuenta al servidor con perfil autorizador de endoso cuando la instrucción de pago
f.
NT
escrita en el comprobante de la obligación presupuestal indique “endoso”.
Imprima el comprobante de la Orden de Pago del SIIF, cuando se encuentre en estado “PAGADA”.
a. Revise el situado o abono de los recursos por parte del Tesoro Nacional en las cuentas de la Procuraduría
General de la Nación y dependiendo de la forma de pago requerida por el beneficiario ejecute alguna de las
siguientes alternativas:
NO
Verifique el medio de acceso (directamente por el portal del Banco donde se tienen los recursos o a
través de la página web de recaudo del beneficiario) y el número de referencia que exige el pago
electrónico (número de factura, número de contrato, número de referencia, número de pago electrónico,
etc.).
A
Ingrese al portal transaccional del banco o a la página web de recaudo del beneficiario y siga las
instrucciones para efectuar el pago, haciendo uso de las medidas de seguridad establecidas por el
banco y el sistema de recaudo (contraseña, equipo de cómputo autorizado, token u otro).
PI
Verifique a través de registros electrónicos o físicos (Expediente de la cuenta, bases de datos en Excel,
Libro de registro de operaciones en Excel, portal electrónico del banco, carpeta con información de
DA
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cuentas bancarias de recaudo) los datos del beneficiario y cuenta bancaria donde se debe realizar el
LA
pago.
Cree o genere el archivo plano según las especificaciones técnicas exigidas por el banco.
Cargue el archivo en el portal electrónico del banco haciendo uso de las medidas de seguridad
establecidas por el mismo.
Imprima reporte de validación del archivo y/o de la autorización de la transferencia que genere el portal
RO
electrónico del banco.
Entregue el reporte al tesorero para enterarlo de la transacción y para su firma.
3) Cheque
El Servidor designado para el control de la cuenta bancaria entrega los soportes al servidor que diligencia los
cheques y formatos, quien procede así:
NT
Diligencie el formato de cheque de la cuenta donde se encuentran los recursos e imponga los sellos de
seguridad.
Prepare los formatos o planillas requeridas para el pago. Si el pago se debe realizar con presentación de
CO
factura y código de barras en la ventanilla del banco, separe dichos documentos del expediente de la
cuenta.
Entrega el expediente de la cuenta y el cheque al Tesorero para su firma.
El servidor encargado del trámite de correspondencia fotocopia el cheque y realiza la consignación en la oficina
bancaria autorizada para el recaudo.
b. Registre en archivo de Excel la transacción realizada, detallando la fecha, tipo de transacción (forma de
pago), la identificación del beneficiario, valor bruto, deducciones, concepto, número de contrato, factura o
A
c. Envíe comunicado vía correo electrónico o correo postal al beneficiario del pago y al supervisor del contrato
PI
informando el pago.
CO
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7. DIVISIÓN FINANCIERA
LA
DIVISIÓN REVISAR COMPLETITUD DAR VISTO BUENO A
COTEJAR VALORES DE LOS
DEL EXPEDIENTE DE LA LA OBLIGACIÓN
RO
FINANCIERA DOCUMENTOS
CUENTA PRESUPUESTAL
El Jefe de la División Financiera, en relación con el trámite de las cuentas, ejecuta las siguientes actividades:
NT
Verifique que cada cuenta contenga los documentos debidamente firmados por los Coordinadores de Grupo.
Anteponga su firma en la obligación presupuestal como señal de conformidad con la cuenta y viabilidad para
NO
DA
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LA
8. SECRETARÍA GENERAL
SECRETARÍA REVISAR COMPLETITUD
DAR VISTO BUENO A FIRMAR LA
DEL EXPEDIENTE DE LA COTEJAR VALORES DE LLEVAR EL CONTROL
GENERAL CUENTA LOS DOCUMENTOS DE PAGOS
LA OBLIGACIÓN OBLIGACIÓN
RO
PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL
El servidor designado por la Secretaría General, en relación con el trámite de las cuentas, ejecuta las siguientes
actividades:
NT
Verifique que el expediente de la cuenta contiene todos los documentos reseñados en el acápite anterior, en
especial que el comprobante de la obligación presupuestal se encuentra con la antefirma del Jefe de la División
Financiera.
CO
8.2 COTEJAR VALORES DE LOS DOCUMENTOS
a. Verifique que haya consistencia entre el valor de la factura, la certificación de interventoría, la cuenta por
pagar presupuestal, el formato de liquidación de deducciones y la obligación presupuestal.
Registre en el archivo de Excel los datos sobre el pago a efectuar con cargo al contrato.
Anteponga su firma en la obligación presupuestal como señal de conformidad con la cuenta y viabilidad para la
firma del ordenador del gasto.
A
El ordenador del gasto firma el comprobante de la obligación presupuestal y el expediente de la cuenta se remite
al Grupo de Tesorería.
CO