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6/11/2018

Gestión de Proyectos
basado en la Guía PMBOK®

Irwin José Franco


MPM, PMP, ACP, CSP, PSM, SAFe Agilist
@irwinfranco

Comunicaciones

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Gestión de las comunicaciones

Distribución Almacenamiento

Provisión Recuperación

Información
Generación
a tiempo y Disposición
apropiada al
stakeholder

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

(P) (E) (MyC)

Planificar la Gestión de Gestionar las Controlar las


las Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones

Define necesidades de Maneja el ciclo de vida de la Monitorea y controla el ciclo


información de involucrados. información del proyecto: de información durante el
crear, recolectar, distribuir, proyecto, de tal forma que se
guardar, recuperar y eliminar. satisfagan las necesidades de
los involucrados.

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 359

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Comunicación y ciclo de vida del proyecto

Típica

Ideal

Planificar la Gestión de las Comunicaciones


• Debe ser eficiente (sólo la información necesaria), y efectiva
(formato y momento correcto).
• Se produce internamente y externamente del equipo de
proyecto, verticalmente (jerarquías) y horizontalmente (entre
pares)

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 360
César Vallejo, PMP

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5C´s de la Comunicación
Correcta
ortografía y
gramática

Concisa
Controlada
(eliminación de
(apoyo gráfico)
palabras

Coherente Clara
(orden lógico) (comprensible)

Modelo de Comunicación

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Gráfico 10-4, Página 373

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Tipos de comunicación
• Interno y externo al proyecto
– Dentro del proyecto o fuera de el, como el cliente, vendedores, otros proyectos,
etc.
• Formal e informal
– Los informes se consideran dentro de la comunicación formal, mientras que los
emails, memorandos, se consideran informales.
• Vertical y horizontal
– Hacia arriba y hacia abajo (con jefes y empleados) dentro de la empresa o en
horizontal con sus propios compañeros.
• Oficial y no oficial
– Comunicados oficiales, como boletines o memorias anuales, o comunicados no
oficiales “off the record”
• Escrito y oral.
• Verbal y no verbal.
– Verbal, realizando inflexiones con la voz, es decir, cambios de tono que se
producen en ella al hablar o a través de una comunicación mas gestual.

Consideraciones
• Estructuras de la organización
• Niveles y autorización
• Roles
• Acceso a tecnología y restricciones
• Aspectos culturales
• Regulaciones
• Cultura organizacional

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Plan de Comunicación
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Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Gráfico 10-3, Página 367

Elementos del Plan de Comunicación

Cómo Cuál Dónde


A Quién Cuándo Quién Qué
método

Receptor Contenid Medio Frecuencia Método Fuente Remitente Restricciones


o
Beneficiario Informaci Mecanismo Fecha, Informal, verbal, escrito Origen de la Responsabl Seguridad,
de la ón de rango, cada información e de sensibilidad de la
comunicació esperada distribución que tiempo generar la información
n (email, comunicaci
reunión) ón

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Modelo de Método de Tecnología de


comunicación Comunicación comunicación
Comunicación Efectiva Informal por escrito Mail

Escucha Activa Formal por escrito


Presentación
Retroalimentación Informal verbal
Video conferencia
No Verbal Formal verbal

Paralingual (tono) Push-Pull Blog, otros


Urgencia,
Accesibilidad,
Usabilidad,
Sensibilidad,
confidencialidad

¿ Qué se comunica en el proyecto?

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Ciclo de Vida del Proyecto y Comunicación

Priorización
Evaluación Aprobación Iniciación Planificación Ejecución Cierre Operaciones
y selección

Solicitud de Reportes de Actas de Documentos


Emails
Cambios Avance Reunión contractuales

Documentación
Diagramas /
Manuales Gestión de Fotografías
Planos
Proyectos

Matriz de Comunicación
Estatus Actas de Acta de Solicitud Análisis de Reporte de Plan de
del Reunión Reunión de costos desempeño Proyecto
Proyecto Técnica Directivo cambios
Semanal Semanal Quincenal Por evento Semanal Mensual Mensual

Gerente General

Gerente de área

Vendedor

Cliente final

Entidad de
control
Aseguramiento
de calidad
Líder técnico

Email, push Verbal, reunión Sensible

Descargar, bajo demanda Presentación, reunión

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Ejemplo

Autor: Jimmy Ochoa

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Gestionar de las Comunicaciones

Planificar la Gestión de Gestionar las Controlar las


las Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 287
César Vallejo, PMP

Gestionar de las Comunicaciones


• Implementa el plan de gestión de las comunicaciones:
recolectar, documentar, enviar, asegurar recepción y
entendimiento, almacenamiento y disposición de la
información.
• Se recibe retroalimentación sobre necesidades adicionales de
información por parte de los stakeholders, así como también
de aclaraciones de la información distribuida.

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 287

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Elementos de comunicación
Reportes de
desempeño

Avance del
Proyecto
Elementos

Costos incurridos

Estatus de
entregables

Urgencia e
impacto

Factores Confidencialidad

Método de
distribución

Reportes

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Herramientas

Gestionar de las Comunicaciones

Planificar la Gestión de Gestionar las Controlar las


las Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 300

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6/11/2018

Controlar de las Comunicaciones


• Trata de medir el desempeño del plan de comunicaciones en
su ejecución.
• Adicionalmente se mide si se satisfacen las necesidades de
información de los stakeholders.
• No se puede controlar todas las comunicaciones, sin embargo
se debe intentar controlar aquellas más criticas.
• El 90% del tiempo del PM se invierte en comunicar.

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®) -Sexta Edición, Project
Management Institute, Inc., 2017, Página 304

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