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CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA

ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL


MINISTERIO DE SALUD.

LINA MARIA GARCIA DUARTE


ERIKA SOLORZANO MOSQUERA
JOSE RAUL MACHUCA ROJAS
JORGE EMILIO REY ANGEL
NELSON SANCHEZ BELTRAN
DIEGO ALEXANDER OLIVEROS RUBIO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP


FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS
SANTAFE DE BOGOTA, D.C.
1999
CONFORMACION DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA
ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DEL MINISTERIO DE
SALUD

Informe final de prácticas administrativas


realizadas en cumplimiento del último
semestre del programa de formación
profesional en ciencias políticas y
administrativas.

Asesor ESAP: Dr. Gilberto Villa.


Asesor ENTIDAD: Dra. Melba Esperanza
Paez.

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP


FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS
SANTAFE DE BOGOTA, D.C.
1999
A mi familia, gestora principal de mis anhelos y esperanzas. A mi Madre por su
presencia constante en la distancia. A mi hermana Mercedes por su cariño y a su hija
Laura por devolverle la ternura a mi corazón. A mi hermano Nelson quien me lanzó a
esta aventura y a mis amigos y compañeros, de quienes me quedaran por siempre
pedazos de poesía en el alma...

RAUL

A mis Padres por haberme enseñado los valores más importantes de la vida y por su
constante apoyo y amor..

NELSON

A mi Madre a quien amo profundamente y de quien aprendí la Responsabilidad, La


Integridad y la Constancia. A la Escuela Superior de Administración Publica por apoyar
a cientos de estudiantes de provincia con becas de excelencia, que como yo, podrán
hacia el futuro trabajar en distintas esferas de la administración pública en pro del
desarrollo social del país. A mis amigos…

JORGE
A mi mamá por el apoyo incondicional y la fortaleza que siempre me brindó para
culminar esta etapa de mi vida

LINA

A mi hijo por haber despertado en mi una nueva esperanza de vida. A mis Amigos que
estuvieron conmigo en estos cinco años.

DIEGO

Como un modesto obsequio dedico este resultado a las personas que de alguna manera
en mayor o menor medida contribuyeron con su esfuerzo y apoyo para su realización.
A mis Padres quienes junto con su amparo, me dieron su amor y un gran ejemplo; A la
memoria de mi abuelo y sus convicciones liberales; A mi tío y su vocación de liderazgo;
A mis docentes, con quienes trabajé mis asignaturas como Hernando Roa Suárez quien
con una clara visión de la filosofía de la Administración Pública me enseñó llevarla
siempre a la excelencia; A los asesores y sus pertinentes orientaciones;Finalmente,
dedico este trabajo a mis antiguos condíscipulos hoy mis colegas, quienes se esforzaron
junto a mí de manera semejante y que irán por los caminos de la Administración Pública
con los ideales bajo los cuales fuimos formados.

ERIKA
AGRADECIMENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Ministerio de Salud y a sus directivas por la oportunidad que nos han brindado

A la Dra. Melba Esperanza Paez, por su constante apoyo y confianza, por sus
orientaciones y amistad.

Al Dr. Gilberto Villa por su asesoría y permanente colaboración.

A todos y cada uno de los que hicieron posible que un sueño, que comenzó
hace cinco años se haya hecho hoy, una realidad, muchas gracias.
CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 11

SINTESIS DOCUMENTAL 14

1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD 20
1.1 NATURALEZA JURÍDICA 25
1.2 OBJETIVOS 27
1.2.1 Objetivo General 27
1.2.2 Objetivos Específic os 27
1.3 FUNCIONES 27
1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA 29
1.5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 31
1.6 MARCO TEÓRICO 32
1.6.1 Marco Conceptual 32
1.6.2 Marco Jurídico 34
1.6.3 Marco Institucional 35

2. CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA


ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEL MINISTERIO DE SALUD 38
2.1 PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 38
2.2 DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL AREA DE TRABAJO
DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 39
2.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE LA PRACTICA 53
2.4 PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON
LA PRACTICA ADMINISTRATIVA 53
2.5 APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR 55
2.6 RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 55
2.7 FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS 55
2.8 ASPECTOS METODOLÓGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO 56
2.8.1 Etapas
2.8.1.1 Primera etapa: Compilación de la información Institucional 56
2.8.1.2 Segunda Etapa: Compilación de la Información Documental 57
2.8.1.3 Tercera Etapa: Estudio de p roducción Documental 58
2.8.1.4 Cuarta Etapa: Análisis e interpretación de la información
recolectada 63
2.8.2 Instrumentos Metodológicos Cuantitativos, Cualitativos Y
Jurídicos Que Serán Utilizados 66
2.8.3 Definición Y Medición De Variables 69
2.8.4 Técnicas De Análisis 71
2.8.5 Presentación De Resultados 72
2.8.6 Cronograma 72

3. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRACTICA


ADMINISTRATIVA 73
3.1 PRODUCCION DOCUMENTAL - OBSERVACIONES 73
3.2 DEFINICION OPERACIONAL DE UNIDADES DOCUMENTALES 115
3.3 CLASIFICACION DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES 137
4. CONCLUSIONES 289

5. RECOMENDACIONES
293

6. GLOSARIO 296

7. BIBLIOGRAFÍA 301

8. LISTA DE CUADROS 303


Cuadro No 1 Dia gnostico Archivo de Gestión
Cuadro No 2 Clasificación de Series, Subseries y Tipos
Documentales

9. LISTA DE ANEXOS 304


Anexo No 1 Organigrama Ministerio de Salud
Anexo No 2 Formato de Relación de Archivos de Gestión
Anexo No 3 Formato de Entrevista Documento - Tipo
Anexo No 4 Cronograma Aplicación Encuesta
Anexo No 5 Circular Secretaria General
Anexo No 6 Nota Interna Control de Calidad de la Información
Anexo No 7 Cronograma de Actividades
Anexo No 8 Relación de Códigos de Oficinas
Anexo No 9 Indice General Consolidado por Código de Series y
Alfabético
Anexo No 10 Flujogramas Documentales
INTRODUCCION

Para la realización del presente informe se ha partido, en primer lugar, de


considerar el ambiente institucional en el cual se desarrolló la experiencia, esto
es, el Ministerio de Salud. En segundo lugar, la exposición se centra en el
objeto mismo del trabajo; de tal forma, esta parte del informe involucra la
presentación pormenorizada de los elementos conceptuales y metodológicos
relacionados con la temática de estudio: “Conformación de series
documentales para la elaboración de la tabla de retención documental del
Ministerio de Salud. En tercer lugar, se presentan los principales resultados
alcanzados a través de las distintas etapas y, finalmente, se muestran las
conclusiones a que se llegó en todo el proceso. Igualmente, se han elaborado
una serie de recomendaciones a tener en cuenta con el fin de Mejorar, no solo
la Gestión Documental del Ministerio, sino su labor administrativa básica. La
totalidad del Informe se Compone de dos Tomos, el primero de los cuales
contiene los elementos descritos anteriormente. El segundo Tomo está
dedicado a mostrar principalmente los instrumentos conceptuales y
metodológicos, asi como las herramientas básicas del proceso de
conformación de las series documentales. Dichos Instrumentos se presentan
como los anexos principales que facilitaran la comprensión del trabajo
realizado en el Ministerio de Salud.

La custodia de los Documentos en el transcurso del tiempo ha permitido darle


un soporte escrito a la historia; de igual forma, el Ministerio desde su creación
quiso conservar sus documentos por considerarlos de vital importancia; estos
sirven hoy, al lado del conjunto de acciones sociales, de testimonio de su
existencia y dan soporte escrito a los lineamientos estructurales y de
funcionalidad de la institución. Allí está la esencia de aquello que constituye el
propósito de este trabajo: posibilitar hacia el futuro el conocimiento del
accionar de la institución, mediante un sistema que permita clasificar y
conservar la documentación útil en la elaboración y/o reconstrucción de
cualquier actividad de la administración, asi como facilitar la toma de
decisiones, constituyéndose en fuente primaria para la historia y testimonio de
la memoria colectiva.

“La conformación de Series Documentales para la elaboración de la Tabla de


Retención Documental del Ministerio de Salud”, objetivo principal del grupo de
trabajo, se ha alcanzado mediante la aplicación de la metodología dada por el
Archivo General y cumpliendo con las fases allí señaladas.

La primera etapa es una compilación de información institucional que permitió


conocer la estructura del Ministerio y las funciones que cada una de las
dependencias debe realizar; posteriormente se realizo una relación de Archivos
de Gestión en su estado Natural que evidenció los problemas de organización,
clasificación y conservación de los documentos y la importancia de la
racionalización de la producción documental; el proceso continuó con
entrevistas aplicadas a directores y asesores de las dependencias. En estas
se profundizó acerca de cada una de las unidades documentales que la
revisión del decreto 1292/94 posibilitó, depuradas a su vez por un sistema de
control de calidad de la información que fue suministrada por los entrevistados,
lo cual generó un listado previo de series documentales.

La diagramación de flujogramas, de estas posibles series se convirtió en una


nueva etapa de depuración del listado ya que se permitió de manera gráfica
observar la pertinencia o no de las series. Teniendo la lista definitiva de series
documentales, se definieron operacionalmente con el fin de clarificar los
criterios que se tuvieron en cuenta para darle dicha categoría.
Las series propuestas en este trabajo, permitirán elaborar la tabla de retención
documental del ministerio sobre la base de un profundo análisis del marco de
funciones y de la estructura organizacional. Apoyado además a través del uso
de instrumentos adecuados de recolección de información que permitieron
obtener los resultados que aquí se exponen.

Se quiso depurar en un grado máximo la información suministrada por las


dependencias y la extractada a partir de la revisión de normas. Producto de
esta experiencia se propone al Archivo General de la Nación la implementación
del “control de calidad de información suministrada en la entrevistas” dentro de
la metodología que viene aplicando, ya que constituye un instrumento valioso
para corregir los márgenes de error y las omisiones que en las distintas etapas
se pudieran dar.

Pretendemos, entonces, con este trabajo ofrecer una base sólida para la tabla
de retención documental del Ministerio, y mejorar esa esfera de la
administración que tiene que ver con la gestión documental. El presente trabajo
constituye apenas el primer paso en la puesta en marcha del programa de
gestión documental del Ministerio de Salud; La elaboración de la tabla y su
aplicación serán las que darán coherencia y funcionalidad a este primer
esfuerzo.
SINTESIS DOCUMENTAL

El trabajo realizado en las prácticas profesionales al interior del Ministerio de


Salud, esta relacionado con la estandarización y normalización de los procesos
de producción, tramite y conservación de documentos. Dicho proceso de llevó
a cabo con base en los parámetros establecidos a este respecto por el Archivo
General de la Nación.

“La conformación de Series documentales para la elaboración de la Tabla de


Retención Documental” se realizó cumpliendo con las distintas etapas que se
proponen como parte de la metodología establecida para este propósito. Las
etapas desarrolladas fueron las siguientes: Compilación de la información
Institucional, Compilación de información documental, Relación de Archivos de
Gestión en su estado natural, Entrevistas con los productores documentales,
Identificación y definición de unidades documentales, control de calidad de la
información, establecimiento de flujos documentales, definición operacional de
las unidades documentales y conformación de series, Subseries y tipos
documentales con su codificación respectiva.

Las fases en que se divide cada una de las etapas del proceso se ajustan,
igualmente, a la Metodología propuesta por el Archivo General de la Nación de
acuerdo con la naturaleza y características de la institución: Compilación y
análisis de actos administrativos, disposiciones legales y otras normas
relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad; Diligenciamiento
del Formato de Relación de Archivos de Gestión en su estado natural y análisis
posterior. Esto permitió observar la coherencia entre clasificación y
organización de los archivos y el marco de funciones de cada una de las
dependencias.
La entrevista a los productores documentales, constituye un instrumento valioso
para la recolección de información, su aplicación fue estandarizada para cada
una de las dependencias. Se utilizó un formato de entrevista adaptado a partir
del propuesto por el Archivo General de la Nación. A partir de este instrumento
se logró identificar las unidades documentales que se generan y la base de su
creación, es decir el respaldo que estas tienen en un marco legal o en razón de
su funcionalidad o tradición.

Obtener información real, valiosa y confiable fue un propósito permanente del


grupo de trabajo; Con este fin se realizó un “Control de Calidad de la
información Obtenida en las entrevistas”. Instrumento no considerado por el
Archivo General de la Nación para la elaboración de la tabla de retención
documental pero que ponemos en consideración para su incorporación en esta
metodología. Posterior a esta etapa se elaboraron los flujos documentales, los
cuales poseen técnicas de diseños claras y sencillas de comprender; definición
operacional de cada una de las unidades documentales detectadas; dicha
definición se hizo de manera general para el Ministerio y ordenada
alfabéticamente. Sobre esta organización alfabética de las unidades se partió
para la codificación de cada una de las series documentales que se presentan
en el cuadro de clasificación respectivo.

Los resultados obtenidos en el presente trabajo se resumen básicamente en:


Diagnostico de Archivos de gestión en su estado natural y Cuadro de
Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales. Este último recoge
los datos obtenidos a partir de la utilización de todos los instrumentos
metodológicos implementados a lo largo del programa de gestión documental.

Las series Documentales que se presentan serán la herramienta primordial


para la elaboración de la tabla de retención documental del Ministerio de Salud.
Para lograrlo contamos con el Apoyo del Centro de Documentación y la
Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio quienes nos brindaron la
asistencia logística para el cumplimiento de las actividades, dentro del tiempo
establecido en el cronograma. Igualmente contamos con la asesoría de la
ESAP y del Archivo General de la Nación.

Las etapas venideras representan un esfuerzo considerable debido a la falta de


concienciación de los directivos en el manejo del Archivo de cada oficina, la
resistencia al cambio por parte de las Secretarias de las dependencias que
llevan el Archivo “a su manera”, La confusión en terminología Documental que
se presenta al interior del Ministerio; en fin, todo esto hace de la
Implementación de las tablas de retención Documental un proceso complejo
que, sin embrago, debe preocuparse por dejar en claro los criterios de
clasificación y organización que se manejaran, para de esta forma lograr
coherencia entre esta primera etapa, y la de aplicación. Solo así podrá
asegurarse el éxito del Programa de Gestión Documental.

Algunas de las conclusiones a que se llegó en el proceso de conformación de


las Series documentales para el Ministerio de salud se pueden relacionar de la
siguiente manera:

El esfuerzo realizado en la primera etapa de la práctica constituyó la base para


la consecución del objetivo general propuesto en el plan de trabajo, ya que se
pudo determinar la cantidad y tipo de procedimientos que se llevan a cabo en la
labor de archivo de la documentación de cada una de las dependencias con las
que cuenta el Misterio de salud.

Con la realización de la segunda etapa se logro conformar un listado de


Unidades Documentales por cada una de las direcciones, subdirecciones y
programas del Ministerio; dicho listado se perfeccionó mediante la unificación
de criterios y la realización de flujogramas por cada unidad documental.
A partir de las entrevistas se pudo detectar como, en algunas de las
dependencias, no se llevan a cabo en su totalidad las funciones establecidas
por el Decreto 1292/94. Lo anterior debido a factores como la
descentralización de funciones con otras dependencias o simplemente la
omisión de las mismas por falta de apoyo logístico.

En la etapa de identificación y definición de Unidades Documentales se


encontró que, en las dependencias del Ministerio no se cuenta con una clara
conceptualización de las categorías documentales, lo que a venido generando
dualidad en la terminología de algunos tipos que gozan de las mismas
características tanto físicas como conceptuales.

Se observó que la mayoría de las personas entrevistadas no conoce la


normatividad relacionada con la producción documental de su dependencia;
igualmente, se pudo conocer que la mayoría de programas con los que cuentan
algunas de las Direcciones del Ministerio, no están creados oficialmente.

En la realización de los flujogramas se logró depurar la información conseguida


a través de las entrevistas. A partir de dichos flujos se determinó la
conformación de series con base en la definición de responsabilidades de las
dependencias sobre cada una de las unidades identificadas anteriormente y
sus respectivos tipos documentales.

En resumen, los flujos y la consecuente conformación de series documentales


determinan responsabilidades sobre la producción, gestión y custodia de los
documentos.
Posterior a la etapa de diagramación de flujos, se procedió a la definir cada
una de las series y Subseries documentales. Dicha definición se hizo lo más
descriptivamente posible y a partir de criterios básicamente operacionales. Asi,
tal como fueron definidas cada una de las series documentales, aparecen de
manera clara en el Cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos
documentales.

Las Recomendaciones que se dan en este trabajo están relacionadas


básicamente con: evitar el manejo de terminología vaga y difusa, que no
permite observar una clara diferencia entre documentos bien sea documentos
simples o expedientes y dificultando un proceso eficiente de organización de
Archivos. De allí que se defina operacionalmente cada una de las series
documentales detectadas, con base en criterios claros que permita
diferenciarlas y, que no deje duda al momento de clasificar los documentos en
la serie a la que corresponde.

La estandarización esta dada con el cuadro de clasificación de Series,


Subseries y Tipos documentales, que constituye una propuesta para el
mejoramiento de los procesos de Archivo en el Ministerio. Igualmente se
recomienda la formulación de una política clara acerca del manejo de los
oficios remisorios que componen un buen porcentaje de los expedientes
documentales y que solamente sirven de testimonio de entrega o recibo de otro
documento principal.
Es necesario elevar el grado de eficacia del Centro de Documentación en
cuento a la recepción, radicación y repartición de la correspondencia ya que no
permite llevar a cabo todo el ciclo documental eficientemente ocasionando
retrasos.

Se debe realizar un programa tendiente a concienciar a los altos directivos de


cada una de las dependencias con las que cuenta el Ministerio, en cuanto a la
importancia que tiene el manejo, producción y conservación del material
documental en forma normalizada o estandarizada.

El manejo que se ha venido dando a las comunicaciones Internas entre


dependencias y a nivel general no es el mas conveniente; el reglamento
interno de correspondencia da definiciones de las comunicaciones que deben
existir al interior del Ministerio, como también nombra a los responsables de
firmarlas, estos conceptos y procedimientos no se están utilizando; la
costumbre ha cambiado el memorando interno que contempla el reglamento,
por nota interna al igual que las situaciones en que se debe emplear.

Finalmente, se recomienda al Ministerio de salud la Elaboración definitiva de la


tabla de Retención Documental, no solo en cumplimiento del decreto 1382 de
1995 que ordena su construcción e implementación, sino y principalmente, por
el grado de importancia que este instrumento tiene en el proceso de
organización y manejo de la producción documental de la Institución.
1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD

La Institución rectora en el manejo del sector salud nace en 1946 mediante la


expedición de la Ley 27 del mismo año, con el no mbre de Ministerio de
Higiene; tres características acompañan su creación en cuanto a la formulación
de políticas, sin contar el avance que se da en cuanto a elevar a rango
ministerial la Salubridad Publica. Estas políticas de salubridad se centran en el
desarrollo de acciones de carácter preventivo, como la organización de cursos
de perfeccionamiento de Higiene dental en la etapa escolar, y a la vez
acciones de carácter policivo que caracterizan esta primera forma de Ministerio
como el adelantar visitas a laboratorios, boticas, empresas productoras de
bebidas y alimentos, inspeccionando la calidad e insumos que pudieran atentar
contra la nutrición y salud de los consumidores, asumiendo un papel
fiscalizador, vigilante a forma de superintendente.

La población materno -infantil, escolar y dental, obtiene con su creación un


primer nivel de atención, en cuanto dicta políticas para el estudio y tratamiento
de las afecciones que las aquejan, además crea mecanismos de fiscalización
en colegios, escuelas, restaurantes escolares, sala-cunas, etc. con el fin de
garantizar los niveles de higiene óptimos para evitar el contagio de
enfermedades comunicables.
Por otro lado, se le da vital importancia a la necesidad de entrar al ámbito de
la cooperación internacional, como mecanismo para acceder a los adelantos
científicos e investigativos de los países desarrollados, mediante convenios o
tratados que dieran solución al problema latente de las enfermedades
infectocontagiosas que afectaban la población.

La Ley 27 de 1946 como ya lo hemos mencionado aporta también, el marco


estructural, de organización interna del ministerio y que es el reflejo de las
políticas ya descritas, unidas estas a las dependencias que se encargaban de
la parte meramente administrativa al interior de la institución; las primeras
dependencias se conformaron especializándolas por enfermedades, así
encontramos las divisiones técnicas de Malaria, Lepra, Venéreas y el Pian y
Tuberculosis; las dependencias que ejercían las políticas de salubridad eran las
divisiones de Policía Sanitaria Nacional, Educación Sanitaria, Ingeniería
Sanitaria, Sanidad Portuaria, La Escuela Superior de Higiene y el Instituto
Nacional de Higiene “Samper Martínez”; la dependencia que manejaba los
planes para la población Materno Infantil era la División de Higiene materno
infantil, Escolar y Dental y por ultimo las de Cooperación Internacional eran
funciones repartidas entre las divisiones técnicas de acuerdo a su
especialidad, además de la división de Bioestadística que mantenía
comunicación permanente con los organismos internacionales en materia de
registros del alcance de las políticas establecidas conjuntamente; entre otros
convenios de cooperación se pueden nombrar el Servicio Cooperativo
Interamericano de Salud Publica y el Instituto de Estudios Especiales “ Carlos
Finlay” en cuyas manos estaba la fabricación de la vacuna antimalarica.
La denominación de Ministerio de Higiene junto con su estructura y políticas
permanecieron vigentes hasta la expedición del decreto 121 del 23 de Enero
de 1976, donde se revisa la organización Administrativa del Ministerio y
cambia su denominación por Ministerio de Salud; este decreto le da un
carácter menos policivo y mas formulador de políticas, al facultarlo para
estructurar el plan nacional de salud, estableciendo los modelos y normas que
orienten la prestación de servicios de atención a las personas, establecer los
mecanismos de participación ciudadana y sus instituciones del sector; de igual
forma incorpora funciones vinculadas a la salud ocupacional, a la promoción y
prevención. El saneamiento básico también se constituye como una de las
funciones principales del Ministerio, trazando las políticas de agua potable
interdomiciliaria, la construcción de alcantarillados y de disposición d e basuras,
que con los procesos de descentralización hoy son funciones en gran parte de
los mismos municipios con el amparo del Ministerio de Desarrollo y la vigilancia
y control de la Superintendencia de Servicios Públicos.

De la mano de estos cambios, se introdujo una visión investigativa al interior del


país, pero sin dejar de recurrir a la cooperación internacional que hasta el día
de hoy se mantiene; se crean con este decreto dependencias como la
Dirección de Investigaciones y un consejo asesor adjunto que perseguía emitir
conceptos sobre los proyectos presentados por esta dirección. También sobre
el Ministerio recae la responsabilidad de la elaboración de la política nacional
sobre construcción, dotación y mantenimiento hospitalario.

Las políticas emprendidas por el Ministerio de Salud en el ámbito social,


pretendían abarcar grandes campos de acción, en el sector urbano a través de
la asistencia a los empleados de las nacientes industrias, exigiéndoles las
garantías mínimas necesarias a los propietarios para que sus empleados
pudieran desarrollar las actividades dentro de un ambiente que no atentara
contra la salud del individuo, de igual forma hacia presencia en el sector rural
llevando agua potable y creando los mecanismos logísticos para la
construcción del alcantarillado que diera un optimo manejo a las aguas
residuales y negras; y además ejecutando programas de mejoramiento de
condiciones para la mujer en embarazo, en lactancia y para los menores en
etapa escolar y dental.

Estas funciones fueron reforzadas con la expedición del decreto 614 de 1984
en donde se reglamenta la organización de la salud ocupacional en el país,
abarcando el sistema publico y privado bajo la dirección del Ministerio de
Trabajo y seguridad social y el Ministerio de Salud, teniendo como objeto el
mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la
población trabajadora, protegiendo a este sector de riesgos previsibles y
relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales,
mecánicos, eléctricos y otros derivados de la organización laboral, sin importar
el grado de vinculación en que se encuentren con la empresa o institución
publica.

Por otro lado, algunas funciones de carácter operativo que conservaba el


Ministerio como era la de construcción de las redes de alcantarillado y
saneamiento básico, mediante el decreto 77 de 1987 fue suprimida con la
orden de liquidación del INSFOPAL, y el fortalecimiento de las competencias
de los Municipios, producto del ascendente nivel de transferencias que
efectuaba la nación del impuesto a las ventas y la naciente descentralización
por Servicios; sin desligarlo de la inspección de la calidad del agua para el
consumo humano.
Con el decreto 1471 del 9 de julio de 1990, se le asignan funciones al
ministerio tendientes a la coordinación de las acciones medicas, el transporte
de víctimas, la clasificación de heridos, la provisión de suministros, la atención
de albergues, la vigilancia nutricional y el control epidemiológico, para efectos
de la prevención y atención de desastres, de igual forma reestructura la planta
de personal y la estructura orgánica del ministerio dando creación a
dependencias como la oficina de emergencias y desastres, la oficina de
participación e integración social y con los procesos de descentralización crea
la subdirección de regionalización y ordenamiento territorial, que persigue el
orientar y proponer las estrategias para el desarrollo regional y coordinar la
ejecución de programas en el orden nacional, seccional y local.

Los posteriores decretos, como el 2164 del 30 de diciembre de 1992 y el 1292


del 22 de junio de 1994, refuerzan la estructura y funcionalidad del ministerio de
Salud, pero diferenciados por el impulso que tuvo la seguridad social con la
expedición de la Ley 100 de 1993 cuyas directrices fueron recogidas en este
último y las cuales se orientan a promover y velar por el cumplimiento de las
reglas del sistema de seguridad social en salud, velar por el acceso de toda la
población al servicio publico esencial de salud, en todas las fases, áreas y
niveles de atención, entre otras.
En la actualidad el Ministerio de Salud esta estructurado bajo cuatro sistemas
de organización armónicos fundamentalmente: Despacho del Ministro,
Despacho del Viceministro en el cual se ubican orgánicamente ocho
direcciones, Secretaria General de la cual dependen la Dirección
Administrativa y Financiera con cuatro Divisiones, el Fondo Nacional de
Estupefacientes y la Oficina de Contratación e Interventoría; además cinco
Direcciones Generales que dependen directamente del Despacho del Ministro
y bajos las cuales se organizan subdirecciones y oficinas, tal como se puede
apreciar en el organigrama adjunto ( Anexo 1) y conforme a las directrices de
Decreto 1292 del 22 de Junio 1992.

En la actualidad el Ministerio de Salud hace parte del Nivel Nacional del Sector
Salud. Este Sector, está constituido, entre otros, por el Ministerio y sus
organismos adscritos o vinculados.
Son organismos adscritos al Ministerio de Salud, el Consejo Nacional de
Seguridad Social en Salud y la Superintendencia Nacional de Salud.

Son establecimientos públicos adscritos al Ministerio de Salud:


1. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
2. El Instituto Nacional de Salud.
3. El Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos-INVIMA.

Son Empresas Sociales del Estado adscritas al Ministerio de Salud:


1. El Instituto Nacional de Cancerología
2. El Instituto Federico Lleras Acosta
3. El Sanatorio de Agua de Dios.
4. El Sanatorio de Contratación.
Es sociedad de capital público, vinculada al Ministerio de Salud, la Empresa
Colombiana de Recursos para la Salud S.A. ECOSALUD.

Este conjunto de funciones y su estructura, hoy permiten que el Ministerio de


Salud recobre la importancia que tiene para el desarrollo de la población
Colombiana, y sea pieza fundamental en el aparato estatal cuya característica
fundamental y de esencia constitucional es ser un Estado Social de Derecho
preocupado por el nivel de vida que posean sus nacionales.

1.1 NATURALEZA JURÍDICA

El Ministerio de Salud, es un organismo que hace parte de la rama ejecutiva del


poder público en su nivel central al igual que la Presidencia y los
Departamentos Administrativos. Este organismo rige su funcionamiento a
través de las funciones establecidas en la Constitución Nacional, el decreto
1050 de 1968, y especialmente por lo dispuesto en la norma orgánica interna
decreto 1292 de 1994.

La Cabeza administrativa de esta institución es el Ministro, quien cumple,


según la doctrina, con dos clases de funciones ministeriales saber: las de
carácter político y las de carácter administrativo. Dentro de las primeras se
encuentran las previstas por la constitución de 1991, que prescriben que los
ministros son órganos de comunicación del gobierno con el congreso;
presentan a las cámaras proyectos de ley; toman parte directa, o por
intermedio de los viceministros, en los debates de las cámaras o de sus
comisiones permanentes, cuando son requeridos por estas.
La principal reglamentación es la siguiente:
Constituc ión política Artículo 48: Seguridad Social como servicio público de
carácter obligatorio
Artículo 49: Salud como garantía estatal
Artículo 357: Porcentaje y áreas prioritarias de inversión de la participación
municipal en los ingresos corrientes de la nación.
Ley 10 de 1990: Reorganiza el sistema nacional de salud.
Ley 60 de 1993: Distribución de competencias y recursos
Ley 100 de 1993: Crea el sistema de seguridad social integral.
Ley 152 de 1994: Planes de desarrollo.
Decreto 1292 de 1994: Reestructuración del ministerio de Salud
Decreto 1757 de 1994: Modalidades y formas de participación social en la
prestación de servicios de salud
Decreto 530 de 1994: Naturaleza, objetivo y organización del fondo nacional del
pasivo prestacional de sector salud.
Resolución 2966 de 1998: Por el cual se aprueba el manual de procedimientos
del Ministerio de Salud.
Resolución 4722 de 1998: por el cual se reglamenta el Derecho de Petición, las
quejas y reclamos en el Ministerio de Salud.
1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General. Corresponde al Ministerio de Salud, a través del


Ministro y en acuerdo con el Presidente de la República, la Dirección Nacional
del Sistema de Salud.

1.2.2 Objetivos Específicos.


• Formular las políticas, planes, programas y proyectos que orienten los
recursos y las acciones del Sistema de Salud.
• Dictar las normas científicas y administrativas pertinentes, con miras a la
Seguridad Social.
• Fomentar los servicios de salud, la prevención de la enfermedad, el
tratamiento y la rehabilitación; velando por la integración de todas las
instituciones y la comunidad, en los procesos y las acciones que incidan
sobre la salud.

1.3 FUNCIONES

Son Funciones del Ministerio de Salud las siguientes:


1. Las que le corresponden en el Sistema de Seguridad Social en Salud, de
acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y sus decretos
reglamentarios.
2. Las que les corresponde ejercer a los Ministerios, de conformidad con el
artículo 3o. del Decreto 1050 de 1968.
3. Las que le corresponden de conformidad con lo establecido en la Ley 9 de
1979 y la Ley 99 de 1993.
4. Las que le corresponden a la Dirección Nacional del Sistema de Salud, de
acuerdo con lo previsto en el artículo 9o de la Ley 10 de 1990.
5. Las que le corresponden de conformidad con lo establecido en la Ley 60 de
1993, en materia de competencias y recursos.
6. Dirigir, orientar, regular, vigilar y controlar el servicio público esencial de
salud.
7. Promover y velar por el cumplimiento de las reglas del Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
8. Velar por el acceso de toda la población al servicio público esencial de
salud, en todas las fases, áreas y niveles de atención; mediante la promoción
de la afiliación, los subsidios a la demanda de servicios y la financiación de la
oferta de servicios de las entidades públicas.
9. Impulsar la descentralización del sector y el desarrollo institucional de las
entidades de dirección y prestación de los servicios de salud, en las entidades
territoriales.
10. Coordinar la formulación de los planes de salud que deben adoptarse por
las entidades territoriales en desarrollo de lo dispuesto por los artículos 356 y
357 de la Constitución Política y la Ley Orgánica de Planeación y demás
normas legales que los reglamenten.
11. Promover, de conformidad con los principios constitucionales, la
participación de entidades no gubernamentales, privada y comunitaria en el
desarrollo y consolidación del Sistema de Salud.
12. Formular la política, planes y programas de subsidios, como instrumento
para la financiación de los servicios de salud.
13. Organizar y promover la participación solidaria de las entidades y
organismos del sector salud en la prevención y atención de desastres, en el
ámbito de sus competencias y de conformidad con lo previsto en las normas
legales.
14. Orientar, coordinar y controlar de acuerdo con la ley, las entidades
descentralizadas, adscritas o vinculadas, para garantizar una acción coherente
en el sector.
15. Normatizar, prestar asistencia técnica, determinar y programar las
prioridades para la cofinanciación de la inversión en salud a las entidades
territoriales, que deba ser ejecutada por el Fondo de Inversión Social.
16. Dirigir y controlar la investigación sobre necesidades y recursos en materia
de seguridad social en salud, con el fin de orientar y definir las políticas de
salud, de conformidad con los planes y programas formulados y aprobados.
17. Definir, regular y evaluar el cumplimiento de las normas técnicas y las
disposiciones legales relativas al control de los factores de riesgo del consumo.
18. Ejercer las funciones de inspección, dictamen e intervención relativas al
ejercicio de profesiones y a las instituciones que forman parte del Sistema de
Salud, de acuerdo con lo establecido en la Ley 10 de 1990.
19. Expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento y las que
deberán ser adecuadas o desarrolladas por las entidades y organismos
públicos y privados del sector salud, en relación con los temas y regímenes
tarifarios para la prestación de servicios de salud, conforme a las normas
legales que regulan la materia.
20. Las demás que de acuerdo con la Ley 9 de 1979, la Ley 10 de 1990, las
Leyes 60 y 100 de 1993 y, otras normas legales y constitucionales, estén
asignadas a la Dirección Nacional del Sistema de Salud.
1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura Orgánica del Ministerio esta conformada por las siguientes


dependencias (ver Anexo 1):
DESPACHO DEL MINISTRO
• Secretaria Privada
• Oficina Jurídica
• Oficina Control Interno
• Oficina Veeduría
• Oficina Apoyo Legislativo y Coordinación Institucional
• Oficina Comunicaciones
DESPACHO DEL VICEMINISTRO
• Dirección General de Planeación
• Dirección de Análisis y Política Sectorial
• Dirección de Estudios Económicos e inversión Pública
• Dirección de Presupuestación y Control de Gestión
• Dirección de Recursos Humanos
• Dirección de Sistemas de Información
• Dirección de Desarrollo científico y tecnológico
• Dirección de Cooperación internacional
SECRETARÍA GENERAL
• Dirección Administrativa y Financiera
• División Almacenes
• División Servicios Generales
• División Desarrollo de Personal
• Fondo Nacional de Estupefacientes
• Oficina de Contratación e Interventoría
DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL
• Subdirección de Entidades Promotoras de Salud
• Subdirección de Régimen Subsidiado
• Subdirección de Salud Ocupacional
DIRECCIÓN GENERAL DE DESCENTRALIZACIÓN Y DESARROLLO
TERRITORIAL
• Subdirección de Políticas de Descentralización
• Subdirección de Asistencia Entidades Territoriales
• Subdirección de Participación Social
DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN FINANCIERA
• Subdirección de gestión de Crédito Externo
• Subdirección Fondo de Solidaridad y garantía
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD
• Subdirección de Urgencias, Emergencias y desastres
• Subdirección de Instituciones prestadoras de servicios
• Subdirección de Servicios Farmacéuticos y laboratorio
• Subdirección de Gestión de servicios de salud
• División de Registro y acreditación de Instituciones
• División de atención a la comunidad
DIRECCIÓN GENERAL DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
• Oficina de Epidemiología
• Subdirección de Acciones prioritarias en salud
• Subdirección de Promoción
• Subdirección de Prevención
• Subdirección de Ambiente y Salud
1.5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

El Ministerio de Salud presta los Servicios de fomento, prevención, tratamiento


y rehabilitación en el área de la salud, teniendo en cuenta factores como los de
orden biológico, ambiental y de comportamiento.

Orienta y dirige la formulación de políticas, planes, programas, proyectos y


normas para el desarrollo del Sistema de Salud.

Regula la calidad de los servicios y el control de los factores de riesgo, que son
de obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Promotoras de Salud y por
las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y por las direcciones
secciónales, Distritales y locales de salud.

Vela porque los organismos que pertenecen al Sistema de Salud cumplan y


hagan cumplir las normas constitucionales, legales y demás disposiciones
administrativas y científicas pertinentes.

Supervisa y controla la planeación Sectorial en el Sistema de Salud y en el


Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Supervisa y controla el desarrollo de los recursos sectoriales, en particular el


recurso humano, el recurso informático, el científico y tecnológico, la
cooperación internacional y la inversión pública en salud.
1.6 MARCO TEÓRICO

1.6.1 Marco Conceptual. La conformación de Series documentales, resultado


de la investigación realizada al interior del ministerio hace parte del conjunto de
procesos que conducen a la normalización y estandarización en la organización
de los archivos y la depuración de documentos que indiscriminadamente son
transferidos al archivo central de las instituciones publicas. Estos procesos
hacen parte de las políticas y normas desarrolladas por el Archivo General de la
Nación y basada en experiencias de países como España y Alemania en
donde existe una tradición archivistíca amplia.

Esta Metodología y Técnicas conforman lo que se conoce con el nombre de


Gestión Documental, que a su vez hace parte de la esfera de la gestión
administrativa encaminada a conseguir la economía y eficacia de las
operaciones con vista a la creación, mantenimiento, utilización y por ultimo a la
eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su ciclo
vital.

Es importante anotar que la gestión documental, es un sistema que pretende


organizar y racionalizar la producción, trámite y gestión de los documentos en
las instituciones publicas desde el mismo momento de la generación de estos
hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de
las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del
tratamiento de los Documentos.

Los problemas cada vez mas frecuentes en las entidades públicas


relacionados con el manejo descuidado de los documentos y por ende la
información que contienen, unido al reconocimiento que la constitución de 1991
le ha dado a los derechos de los individuos a través de la creación de
mecanismos que le permitan controvertir las decisiones y actuaciones de la
administración publica, tales como: el derecho de petición, acciones de tutela,
acciones de cumplimento entre otras, y que obligan a la administración a tener
documentos a la mano para resolver los recursos interpuestos (ya en muchos
casos por no tener los soportes documentales le han costado mucho dinero al
estado); ha obligado al gobierno Nacional en cabeza del Archivo general de la
nación, a exigir a las entidades la adopción de esta metodología y abrirle las
puertas a la gestión de documentos. La primera forma de gestión documental
que se pretende abordar tiene que ver con la elaboración de la tabla de
retención documental, entendida como un listado de series documentales y sus
correspondientes tipos documentales (Producidos o recibidos estos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

La Tabla de Retención Documental puede ser general o específica de acuerdo


con la cobertura de la misma. La general se refiere a documentos
administrativos mas comunes a cualquier institución, también conocidos como
documentos facilitativos, por ejemplo: Memorados, Notas Internas. La
específica hacen referencia a documentos característicos de cada organismo,
por ejemplo: Metodologías, Actas de Coordinación. Este tipo de categorización
de la Tabla de retención no es excluyente es decir pueden presentarse
simultáneamente dentro de una institución, como es el caso del Ministerio de
salud.

Es importante dentro de este proceso, dar una conceptualización clara y


pertinente de Archivo, no es razonable avanzar en este programa si aun
vinculamos esta expresión a actividades secretariales y operativas, en donde
los procedimientos se enmarcan a simples clasificaciones de folios de acuerdo
con la relación entre el asunto del documento y el nombre de la carpeta; en
sentido estricto la definición que utilizaremos es: ¨Uno o mas conjuntos de
documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución publica o privada, en el
transcurso de su función, conservados respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona o institución que los produce,
1
para cuidarlos, o para servir como fuentes de historia¨ . Sin ninguna duda esta
conceptualización nos permitirá de manera mas clara abordar el problema,
para de esta forma poder integrarlo dentro de un ámbito donde cobre
verdadera importancia.

1.6.2 Marco Jurídico. Los lineamientos jurídicos utilizados en el proceso de


conformación de las series documentales del Ministerio de salud son:
Constitución Política: La constitución Política, sustenta el derecho de
información.
Art. 20 hace referencia a que toda persona tiene derecho a recibir información
veraz e imparcial.
Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
las autoridades por motivos de interés general o particular.
Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos, salvo en los casos que establezca la ley.
Ley 57 de 1985: Consagra el derecho que tienen las personas a consultar
documentos públicos y que se les expida copias de los mismos.
Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.
Ley 190 de 1995: Establece como causal de mala conducta el hecho de que un
funcionario público haga mal uso de la información, obstaculice, retarde o
niegue, el acceso a la ciudadanía en general y de los medios de comunicación
en particular, a los documentos que reposan en su dependencia.
Ley 200 de 1995: Señala los deberes de los servidores públicos de custodiar y
cuidar los bienes, elementos expedientes y la documentación a su cargo.

1
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de
Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994
Decreto 1382 de 1995: del Archivo General de la Nación: Por medio del cual se
ordena la presentación de las tablas de retención documental y la
transferencias de la documentación histórica de los Archivos.
Acuerdo No. 007 de 1994 del Archivo General de la Nación: Por el cual se
expide el reglamento general de archivos.
Acuerdo No. 009 de 1995 del Archivo General de la Nación: Por medio del cual
se reglamenta la presentación de Tablas de Retención Documental al Archivo
General de la Nación a todas las entidades del sector nacional
Acuerdo No. 011 de 1996 del Archivo General de la Nación: Establece criterios
de conservación y organización de documentos.
Acuerdo No. 006 de 1996 del Archivo General de la Nación: Por el cual se crea
el comité de Evaluación de documentos.

1.6.3 Marco Institucional. En Colombia la constitución de 1991 sustenta el


derecho a la información, el acceso a los documentos públicos y reitera la
obligación del estado y de los ciudadanos de enriquecer y custodiar el
patrimonio histórico y cultural.

La necesidad de controlar la documentación y brindar información adecuada y


oportuna a los usuarios del Ministerio de Salud, hace necesario organizar el
archivo de las entidades de manera técnica, para lo cual el Archivo General de
la Nación, ordenó mediante decreto 1382 de 1995, elaborar las tablas de
retención documental.

El proceso de gestión documental va dirigido a organizar y racionalizar la


gestión administrativa desde el momento de la producción, su selección y su
ingreso a la administración central , con el objeto de facilitar su trámite,
utilización y conservación, servir como base para la toma de decisiones,
evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria de
información, reducir los costos de producción y conservación, simplificar
trámites administrativos, lograr la integración de los estamentos institucionales
en torno a objetivos comunes y, por esta vía, aumentar la eficiencia en la
gestión del Estado.

Para tal efecto, y en cumplimiento de este decreto “ Por el cual se reglamenta la


ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de
las entidades nacionales al Archivo General de la Nación.” el Ministerio de
Salud presentó las tablas de retención documental al Archivo General de la
Nación aprobadas mediante acta No. 03 del 18 de nov. de 1996; según
concepto técnico sobre tablas de retención documental del Archivo General de
la Nación, una vez evaluadas, se hicieron básicamente las siguientes
observaciones:
• “Las series documentales que plantea el Ministerio de Salud, si bien tienen
relación con las funciones que el decreto 1292 de 1994, por el cual se
reestructura el Ministerio de Salud, establece que para cada una de las
unidades administrativas que lo componen, no corresponden al concepto de
serie documental entendida como “Un conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido homogéneos de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia de sus funciones específicas”.
• Se encontraron series documentales las cuales no se les asigna tiempos de
retención, ya que no se tuvo en cuenta las necesidades administrativas y las
disposiciones legales vigentes.
• Se encontraron series documentales a las cuales no se aplica ninguna
alternativa de disposición final.
Por lo anterior el Ministerio de salud, debe nuevamente elaborar las Tablas de
Retención documental siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo
general de la Nación y las observaciones planteadas, para lo cual decidió
vincular un equipo de practicantes de la ESAP, quienes fuesen los
responsables de la elaboración de series documentales para la conformación
de dichas tablas.”
2. CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES PARA LA
ELABORACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEL
MINISTERIO DE SALUD

2.1. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Con el propósito de que la organización de los archivos sea el punto de partida


para lograr la eficacia y eficiencia administrativa y la modernización de las
entidades en el sector público, el Archivo General de la Nación amparado en la
Constitución de 1991; en la ley 80/89, que crea el Archivo General de la Nación;
el acuerdo 07/94, dictado por la junta directiva del archivo general de la nación;
ha decidido exigir a las entidades del orden nacional, mediante el decreto
1382 de 1995, la presentación de las tablas de retención documental previo
estudio institucional y documental de las mismas. Igualmente, otras
disposiciones con respecto a los documentos públicos que apoyan y justifican
la necesidad de un especial cuidado sobre los mismos están dadas por la ley
190/95,Estatuto Anticorrupción; la ley 200/95, Código único disciplinario; y en
decretos como el 2150 de 1995.

Con esto se persigue minimizar uno de los grandes problemas que ataca la
administración pública como es el de la desorganización documental, agravada
por la falta de un mecanismo que estandarice esta actividad y que se traduce
en manejos que dependen del funcionario en cuya responsabilidad está la
custodia del archivo, obstaculizando el debido proceso para la toma de
decisiones y exponiendo el testimonio de la existencia institucional.
Actualmente el Ministerio de Salud no cuenta con un sistema integral de archivo
que permita realizar búsquedas documentales de forma estandarizada; cada
funcionario posee un mecanismo propio para manejar el archivo, lo que acarrea
inconvenientes y demoras.

Además, el Ministerio no cuenta con unos parámetros claros para determinar el


ciclo total de los documentos, entendiendo por ello, las transferencias
documentales que se deben realizar en un período de tiempo determinado
entre los archivos de gestión, el archivo central y el archivo histórico.
Igualmente, no existen mecanismos unificados para los préstamos de
documentos y por ende para determinar responsabilidades en caso de pérdida
de documentación.

2.2. DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL ÁREA DEL TRABAJO DE LA


PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

La elaboración de la tabla de retención documental debe partir del


conocimiento claro del estado de los Archivos de gestión en su estado natural
para, de esta manera, facilitar el reconocimiento de los criterios de
organización, clasificación, valoración, etc. En este proceso se elaboró el
siguiente diagnostico, en donde se da a conocer por dependencias la
situación en que se encuentra el archivo y el estado de sus documentos.

2.2.1 Despacho Del Ministro Y Dirección General De Seguridad Social.


Del despacho del ministro dependen orgánicamente la secretaria privada, la
oficina jurídica, la oficina de control interno, la oficina de veeduría, la oficina de
apoyo legislativo y coordinación institucional y la oficina de comunicaciones; de
la dirección general de seguridad social depende la subdirector de entidades
promotoras de salud, la subdirector de régimen subsidiado y la subdirector de
salud ocupacional.
En la secretaría privada se tiene copia de todos los documentos firmados por el
ministro organizado por dependencias y entidades. Así mismo cada oficina
organiza el archivo de acuerdo con las dependencias y entidades.

Las dependencias en general conservan el archivo en buen estado protegidos


de factores externos que lo puedan deteriorar y se tiene restringido el acceso a
ellos, esto para evitar perdidas y factores externos que alteren el documento.

Por lo general el criterio para archivar los documentos es el de hacerlo por el


destinatario de la correspondencia, por lo que se ocupan carpetas en repetidas
ocasiones con muy pocos folios y se maneja gran cantidad de documentos de
consulta. El volumen lo da la cantidad de dependencias con quien se comparta
información y generalmente se mantienen copias de las hojas de vida y
contratos de quienes laboran en cada dependencia.

La oficina de comunicaciones maneja gran cantidad de información en medios


magnéticos como cintas de audio y vídeo los cuales se reutilizan de acuerdo
con las necesidades.

El criterio básico para la ordenación de los folios es cronológico.

2.2.2 Despacho Del Viceministro. Del Despacho del Viceministro dependen


orgánicamente la Dirección General de Planeación, la Dirección de Análisis y
políticas Sectoriales, la Dirección de Estudios Económicos e Inversión Pública,
la Dirección de Presupuestación y Control de Gestión, la Dirección de
Recursos Humanos, la Dirección de Sistemas de Información, la Dirección de
Desarrollo Científico y Tecnológico y la Dirección de Cooperación Internacional.
En estas dependencias se encontró que, en general, el archivo se encuentra
organizado de acuerdo con el criterio propio de la persona encargada de
manejarlo, por lo cual no se da uniformidad en los procesos de archivo de la
documentación producida y recibida. Igualmente, los criterios de clasificación
al interior de cada dependencia son muy variados y predomina la clasificación
de archivos por dependencias.

Los documentos tienen un tiempo de retención en el archivo de gestión igual a


dos años, el vigente y el inmediatamente anterior; cumplido este tiempo es
enviado al archivo central. El mecanismo por el cual se establece este tiempo
de retención obedece mas a la costumbre que a un proceso planificado de
trasferencia documental. Igualmente se encuentran documentos que
permanecen mas de los dos años y es el caso típico de algunos contratos y
convenios los cuales se mantienen en el archivo de gestión durante el tiempo
de su cumplimiento y algún tiempo mas dependiendo de las necesidades de
consulta.

El mayor volumen documental de estas dependencias se debe a la


conservación en el archivo de los estudios producidos y recibidos , unos en
cumplimiento de las funciones determinadas para la dependencia y otros como
documentos de apoyo para la gestión correspondiente al año en vigencia.

Como se puede observar en el cuadro de diagnóstico (ver cuadro 1), la mayoría


de las dependencias, excepto el Despacho del Viceministro, utilizan carpetas
como unidad de conservación documental, presentándose un gran volumen de
estas en la medida en que se maneja el criterio de abrir siempre las mismas
cada año, agregando aquellas correspondientes a nuevas temáticas y
programas. A raíz de esta situación se encuentra en las dependencias una
gran cantidad de carpetas vacías y otras que apenas conservan uno o dos
folios.
De manera general se puede observar la ausencia de criterios técnicos de
clasificación y ordenación del archivo de gestión, lo mismo que fallas en la
planeación y organización del mismo. Igualmente, no se tiene conciencia clara
por parte de los funcionarios que tienen que ver con el archivo, de la
importancia de éste en los procesos de toma de decisiones y de gestión
administrativa en general.

2.2.3 Secretaria General. De la Secretaria General dependen orgánicamente


la Dirección Administrativa y Financiera, la División Financiera, la División de
Almacenes, la División de Servicios Generales, la División de Desarrollo de
Personal, el Fondo Nacional de Estupefacientes y la Oficina de Contratación e
Interventora.

En general las dependencias mantienen en buen Estado sus archivos, sin


muestras de deterioro, ni de efectos externos que expongan la información
contenida en ellos; y poseen una ordenación de acuerdo con las dependencias
del ministerio y trámites que le son muy propios, por ejemplo: la División de
Servicios Generales además de mantener carpetas con el nombre de cada
dependencia, tiene carpetas como “ control de servicios de transporte” que es
una actividad propia de la División.

Los volúmenes manejados no son un problema en seis de las dependencias


visitadas; pero se presentan algunos inconvenientes con los de la División de
Almacenes y con los del Fondo Nacional de Estupefacientes; en la primera
dependencia se encuentra un alto volumen de documentación producto de una
falta de transferencias al archivo central, ya que se mantiene información desde
el año 87 en adelante, con graves fallas de organización y estado de los
soportes documentales; el Fondo de Estupefacientes maneja un archivo muy
amplio y no existe una capacidad de almacenamiento suficiente, ni siquiera de
los dos años que se ha manejado como política en el Ministerio, unido al mal
estado en que se encuentra el archivo de la bodega de Malaria, exponiendo los
documentos a altas cargas de humedad.

Las Unidades Documentales en un buen número no poseen una marcación


pertinente, dificultando la búsqueda de documentos y produciendo demoras
provocadas por la revisión al interior de cada una de las carpetas para poder
hallar la información que se requiere; además de tener que depender de una
sola persona para poder realizar búsquedas satisfactorias.

2.2.4 Dirección General De Desarrollo De Servicios De Salud. La


Dirección General de Desarrollo de Servicios de salud esta conformada por las
subdirecciones de:
• Urgencias, Emergencias y Desastres
• Instituciones Prestadoras de Servicios
• Servicios Farmacéuticos y Laboratorio
• Gestión de Servicios de salud.
A su vez la subdirección de Gestión de Servicios de Salud cuenta con las
divisiones de:
• Registro y Acreditación de Instituciones
• Atención a la Comunidad.

Los archivos contenidos en estas dependencias son muy homogéneos,


respecto a la forma como son llevados. En todos se observa una clasificación
de la información por dependencias siguiendo como patrón aquellas que se
encuentran en el organigrama del Ministerio. Se diferencia solo aquella
información con instituciones y programas que tiene que ver con cada
dependencia específica.
La forma como es archivada la información es heterogénea a pesar del
sistema llevado por cada una de las dependencias, ya que no hay uniformidad
en los aspectos de cada uno de las documentos recepcionados por ellas; sin
un proceso de discriminación de la información valiosa con respecto a aquella
que no tiene mucha relevancia, encontrándose además casos en los cuales hay
información de varios años atrás al interior de los archivos que se tomaron
para el estudio de inventarios.

Se encontró que en los estantes que son de uso exclusivo para utilización del
archivo se guardan objetos que no tiene que ver con esta función, como lo son
cartillas, utensilios de oficina entre otros.

2.2.5 Dirección General De Descentralización Y Desarrollo Territorial.


Esta dirección comprende la Subdirección de Políticas de Descentralización, la
Subdirección de Asistencia a Entidades Territoriales y la Subdirección de
Participación Social, todas estas cuentan con archivos organizados con
criterios de clasificación y ordenación similares; Es decir clasifican por
dependencias, por instituciones y por temas; además su ordenación es
cronológica. El estado de la documentación e s buena, se lleva en carpetas y A-
Zs.

La relación de archivo de gestión en su estado natural, permite identificar que


las personas encargadas de cada uno de los archivos han creado sus propias
formas de archivo, por la ausencia de criterios generales en el Ministerio para
el manejo documental.
2.2.6 Dirección General De Gestión Financiera. En esta dirección la
clasificación se hace por dependencias y su ordenación es cronológica; el
estado de la documentación es bueno, lo que permite su rápida y fácil consulta,
en ésta hay que destacar que muchas de las carpetas contienen información de
consulta general, como decretos, resoluciones, decretos, boletines, folletos,
ocupando mucho volumen en relación con el espacio físico disponible en esta
dependencia.

De la Dirección General de Gestión Financiera depende la Subdirección de


Gestión de Crédito Externo al igual que la Subdirección del Fondo de
Solidaridad y Garantía, en donde clasifican los archivos por temas y por
instituciones y se ordenan cronológicamente.
Los archivos se encuentran dentro de las dependencias en carpetas y A-Zs.

2.2.7 Dirección General De Promoción y Prevención. De la Dirección


General de Promoción y Prevención, dependen orgánicamente la Oficina de
Epidemiología, la Subdirección de Acciones Prioritarias en Salud, la
Subdirección de Promoción, la Subdirección de Prevención y la Subdirección
de ambiente y Salud.

La mayor parte de la documentación que se encuentra dentro de las


dependencias que componen dicha dirección, son tipos documentales en
fotocopia, que no constituyen soporte físico y que pueden omitirse allí y ser
transferidos para su consulta en las dependencias de donde proviene su
función.
En general la ubicación de los archivos de la Dirección es adecuada, excepto
el de la Subdirección de Acciones Prioritarias en Salud que se encuentra en un
piso diferente de la localización de dicha oficina, hecho que no facilita su
consulta ya que es de difícil acceso para el personal que no tenga
responsabilidad directa con el mismo.

Los temas de clasificación de los documentos son demasiado específicos en


algunas dependencias de esta dirección, lo que genera que se lleven
carpetas con muy pocos folios.

A continuación se presenta el cuadro de relación de archivos en su estado


natural, discriminado por dependencias.
ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION
DEPENDENCIA SOPORTE ESTADO UBICACION CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION VOLUMEN
B R M Dentro Fuera

Despacho del Ministro

Secretaría Privada A -Z X X Por dependencia Proyectos, 18 MTS


Por temas Estudios
asesorías, Actas,
Informes
dependencias,
Resoluciones,
Decretos, Informes
de gestión, POAI,
Hojas de vida,
Audiencias del
ministro.
Oficina Jurídica carpetas X Alfabético cronológica Antecedentes, 15 MTS
A -Z Por temas Conceptos
Por dependencias jurídicos,Decretos,
Por entidades Resoluciones,
Leyes, Boletines,
Proyectos de ley,
Actas,SOAT,
Informes de
gestión.

ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION

DEPENDENCIA SOPORTE ESTADO UBICACION CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION VOLUMEN

B R M Dentro Fuera

Oficina de Apoyo Legislativo carpetas X Por entidades cronológica Decretos, 4 MTS


y Coordinación Institucional A -Z Por temas Resoluciones,
Boletines,Proyecto
s de ley, Actas de
reuniones,
Informes de
gestión, Estudios
entidades, Notas
internas
Oficina de Comunicaciones celuguía X Alfabéticamente Propuestas 8 MTS
A -Z Por dependencias publicitarias,
cassettes Ofertas
videos publicitarias,
fotografías Material didáctico,
Boletines de
prensa, Actas
comités,
Cotizaciones,
Talleres, Decretos,
Resoluciones,
Actas, Pautas t.v.

ESTADO REAL DE LA DOCUMENTACION

DEPENDENCIA SOPORTE ESTADO UBICACION CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION VOLUMEN

B R M Dentro Fuera
Oficina de Control Interno celuguía X X Por dependencias cronológica Informes de 6 MTS
A -Z Por temas gestión, Estudios
Por programas sobre corrupción,
Por entidades Proyectos de
resoluciones,
Cuadros
comparativos,
Resoluciones,
Decretos,
Acuerdos,
Directivas, Actas
comités, POAI,
Contratos,
Propuestas.
Oficina de veeduría celuguía X X Alfabéticamente cronológica Decretos, 6 MTS
A -Z Por dependencias Resoluciones,
Por asuntos Informes
contraloría,
Informes Ministro,
Expedientes sobre
investigaciones de
funcionarios.
Despacho del Viceministro carpetas X X Alfabéticamente cronológica Correspondencia 14 MTS
A -Z Por dependencias enviada y recibida,
Proyectos,
Informes, Notas
internas,
Resoluciones,
Acuerdos.

Dir.Gral.de Planeación carpetas X X Por dependencias cronológica Actas, Proyectos, 6 MTS


Por instituciones Correspondencia
Por tipos enviada y
documentales recibida, Informes,
Boletines.

Dir.de Análisis y Política carpetas X X Por dependencias cronológica Correspondencia 2,40 MTS
Sectorial Por instituciones enviada y
Por tipos recibida,
documentales Proyectos,
Informes.
Dir.Estudios económicos e carpetas X X Por dependencias cronológica Actas, 4,8 MTS
inversión pública Por instituciones Correspondencia
Por temas enviada y
recibida,
Formularios,
Notas Internas,
Informes,
Estudios.
Dir.Recursos humanos carpetas X X Por dependencias cronológica Correspondencia 2,60 MTS
Por instituciones enviada y
Por tipos recibida,
documentales Resoluciones,
Por temas Actas e Informes.
Dir.Sistemas de información carpetas X X Por dependencias cronológica Correspondencia 3,60 MTS
Por tipos enviada y
documentales recibida, Ordenes
Por instituciones de prestación de
Por funcionario servicios,
Informes.
Dir.Desarrollo científico y carpetas X X Por dependencias cronológica Correspondencia 3,40 MTS
tecnológico Por instituciones enviada y
Por tipos recibida,
documentales Resoluciones,
Por temas Decretos,
Proyectos,
Informes.
Dir.Cooperación internacional carpetas X X Por dependencias cronológica Correspondencia 6 MTS
Por tipos enviada y
documentales recibida,
Por temas Boletines, Notas
Por funcionarios internas,
Por países Informes,
Convenios.
2.3 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DE LA PRÁCTICA
ADMINISTRATIVA

2.3.1 Objetivo General. “Determinar las series documentales de cada una de


las dependencias del Ministerio de Salud para la elaboración de las tablas de
retención documental”.

2.3.2 Objetivos Específicos. Un programa de gestión documental que llegue


a la etapa de la determinación de las series documentales para la elaboración
de las tablas de retención documental, debe perseguir:
• Proporcionar un instrumento que permita racionalizar y normalizar la
documentación desde la misma producción hasta su destino final.
• Aportar elementos al Ministerio que le permitan Manejar integralmente los
documentos que sirven de información; como base para la preservación de
la memoria institucional.
• Integrar las distintas dependencias del Ministerio, entorno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
• Evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria de
la información y reducir costos en la producción y conservación del acervo
documental.
• Diseñar flujos que permitan observar tramites en los procesos
administrativos con miras a simplificar procesos y obtener un manejo eficaz
de la información.
• Normalizar las tareas archivísticas de producción y trámite documental a la
luz de la nueva concepción del archivo total.
2.4. PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA
PRACTICA.

El Ministerio de Salud cuenta con un sistema de correspondencia, archivo y


manejo de documentos, centralizado en un grupo interno de trabajo
denominado, Centro de Documentación e Información, creado mediante
Resolución 3184 del 23 de agosto de 1995. En donde le asigna funciones de
dirección, supervisión y control, en el desarrollo y ejecución del recibo,
radicación, distribución y conservación de documentos. La realización de estas
funciones, en la actualidad, tiene grandes inconvenientes debido entre otras
cosas a la poca concienciación que existe al nivel directivo sobre la
importancia del manejo de los archivos y documentos, la falta de capacitación a
los responsables del archivo en cada una de las dependencias, las diferentes
formas de organización de archivos, y principalmente por errores al momento
de la recepción y radicación de los documentos que conlleva a la pérdida de
los mismos.

La existencia de una fuerte reglamentación en cuanto al manejo y trámite de


los documentos, no impide que las dependencias creen mecanismos propios
de archivo y correspondencia interna, lo que ha dificultado una estandarización
de criterios que racionalice la producción documental y por ende su
conservación; el manejo que actualmente se le da a los documentos y en los
cuales se han invertido recursos, es en el proceso de radicación mediante la
implementación de un sistema que captura las características del documento y
asigna un consecutivo, pero las demás esferas del ciclo vital del documento, no
han sido tenidas en cuenta.
Los procesos de Microfilmación, clasificación y permanencia de los
documentos no poseen normas técnicas claras, las cuales se pretenden
solucionar con la elaboración de la tabla de retención documental. Dicha Tabla,
adoptada por Resolución, dará las pautas para la normalización del proceso y
garantizará el eficiente, eficaz y efectivo manejo de los soportes documentales.

2.5. APORTE QUE SE ESPERA ALCANZAR

Se espera determinar las series documentales para la posterior elaboración de


las Tablas de Retención Documental de cada una de las dependencias
creadas por acto administrativo del Ministerio de Salud, de acuerdo con la
metodología del Archivo General de la Nación, de tal manera que se unifique el
manejo de archivos y se facilite la búsqueda de información bajo los principios
de procedencia y el de orden original.

2.6 RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR

Los Resultados que se espera obtener a partir de la experiencia con el


programa de gestión Documental del Ministerio de salud se concretan
básicamente en:
• Diagnóstico del archivo de gestión en su estado natural.
• Estudio de Producción Documental
• Determinación de responsabilidades en el trámite documental
• Determinación de Series Documentales
• Cuadro de clasificación de series, Subseries y tipos documentales
• Propuesta para la racionalización de la producción documental
2.7 FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

Los resultados obtenidos serán una herramienta fundamental que contribuirá a


la normalización de los procesos de archivo y manejo documental del Ministerio
de salud, además de agilizar el trámite de los asuntos públicos y la gestión
administrativa. De igual manera servirá para la correcta organización
documental en las dependencias.

Estos resultados constituyen, igualmente, el insumo básico para la elaboración


de las tablas de retención documental, la cual se elabora en cumplimiento de
las disposiciones legales establecidas por el Archivo General de la nación el
Decreto 1382 de 1995.

2.8 ASPECTOS METODOLÓGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO

La Metodología utilizada para la determinación de series documentales, se


basa primordialmente en la definición clara de etapas, sobre las cuales se va
constituyendo mecanismos de conformación y depuración de unidades
documentales. Las etapas son las siguientes:

2.8.1 Etapas.
2.8.1.1 Primera etapa: Compilación de la información Institucional. Esta
etapa previa a la elaboración de la Relación del Archivo de Gestión en su
Estado Natural permite, a través de la reunión de la documentación normativa,
conocer las características de la institución , los cambios y transformaciones
que ha sufrido en el tiempo, desde el momento de su creación hasta la
actualidad; de tal manera que se pueda observar como ha variado en su
estructura y en sus funciones.
Para lo concerniente a la investigación preliminar de la institución se debe
conocer:

• Disposiciones legales, actos administrati vos y otras normas relativas a la


creación y cambios estructurales de la entidad.
• Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos.
• Organigramas: Análisis de los organigramas que ha tenido el Ministerio
desde el momento de su creación hasta hoy.
• Reglamentación del archivo de la entidad: Normatividad existente que regule
la producción, el trámite y la disposición final de los documentos.

2.8.1.2 Segunda Etapa: Compilación de la Información Documental.


Básicamente esta etapa comprende:

• Relación de Archivos de Oficina en su estado Natural, de todas las


dependencias del Ministerio que aparecen en el organigrama: Consiste en el
Inventario de todos y cada uno de los documentos que se producen en cada
una de las dependencias del ministerio, con el fin de establecer entre otras
cosas el volumen de producción anual, la variedad de tipos documentales y
la forma de organización interna de las unidades de conservación y del
archivo en conjunto; lo mismo que la familiarización con terminología de tipos
documentales para facilitar posteriores procesos de investigación. (Ver
anexo 2).

• Análisis de Inventarios en relación con las funciones de cada oficina según


Decreto 1292/94: Comparación de la producción documental con aquello
establecido por el D ecreto 1292/94 como funciones para las dependencias.
A partir del diseño de instrumentos de recolección de información documental,
se procede al levantamiento de la relación de los archivos de oficina tal como
han sido formados por cada una de las unidades administrativas productoras
de documentos. Esta actividad permite conocer el estado real de la
documentación para definir más adelante los criterios y procesos de
clasificación, ordenación, descripción, trámite, producción y consulta que se
establecen para la información corriente y su normalización. Para llevar a cabo
este proceso el grupo de trabajo se distribuyó las diferentes dependencias con
el fin de cubrir en su totalidad cada una de las unidades administrativas
productoras.

2.8.1.3 Tercera Etapa: Estudio de producción Documental. La etapa del


estudio documental, es consecuente en este caso, a la relación de archivos de
oficina en su estado natural. El proceso para la realización de esta etapa se
inició con una reunión de planeación en la cual se establecieron los criterios
principales para llevar a efecto tanto la elaboración de los instrumentos
necesarios para la recolección de la información como las entrevistas con los
productores documentales. En dicha reunión los miembros del grupo
determinaron las condiciones en las cuales se debía realizar el trabajo. Se
convino en la necesidad de entrevistar a los jefes de dependencia o un
delegado que tuviese completo conocimiento de la producción documental de
la dependencia.

Entonces, una vez terminada la relación de archivos de oficina en su estado


natural, se inicia el estudio de producción documental para identificar los tipos
documentales. Se entiende por unidad documental “la especie documental que
2
revela tanto el contenido como la estructura física del documento.” Esta labor

2
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de
Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. p.35.
se lleva a cabo conjuntamente con los directos responsables que generen
documentos (jefes, técnicos, profesionales, secretarias), ya que son quienes
conocen realmente la información y sus documentos con fines administrativos,
legales, fiscales y técnicos dentro de un concepto amplio de conveniencia y
funcionalidad institucional.
Esta etapa comprende:

• Entrevista con los productores documentales: El estudio de oficinas para


identificar los tipos documentales comienza con la aplicación de un
cuestionario previamente establecido, el cual es diligenciado y orientado por
el grupo de trabajo responsable. Se examinó el formato de encuesta
propuesto por el Archivo General de la Nación y se hicieron algunas
modificaciones con el fin de facilitar la obtención de la información y darle
mayor coherencia y secuencialidad a la entrevista. El cuestionario se aplica
en forma personalizada con el objeto de recoger datos relevantes y
confiables del estudio documental ya que de ello depende, en un gran
porcentaje, el éxito en la conformación de las series documentales. Para la
investigación preliminar sobre las fuentes documentales se deben realizar
entrevistas con los productores de los documentos a nivel del Ministerio en
los cuales se pueda:
Identificar y definir unidades documentales.
Establecer flujos documentales en cada oficina.
Realizar una valoración inicial de la documentación.

La encuesta documento – tipo(ver anexo 3), se aplicó a personal directivo de


las diferentes dependencias del Ministerio de Salud; Directores,
Subdirectores, Jefes de Programa y, en algunos casos, Asesores y
Profesionales especializados que fueron delegados por sus Jefes inmediatos.
Se entrevistaron un total de 20 jefes de programa, 16 subdirectores, 4 jefes de
división, 22 asesores, 4 jefes de oficina y 3 directores.
Se realizaron las entrevistas durante un total de seis semanas. Diariamente se
visitaban en promedio cinco dependencias por cada miembro del equipo y la
entrevista demoró entre 45 minutos y 2 horas. La entrevista comenzó con la
elaboración de una lista general de los tipos documentales que se producen y
se continuó con la aplicación de la encuesta a cada uno de ellos.

Solo respondieron la encuesta documento – tipo, quienes demostraran gran


conocimiento de sus funciones, de los instrumentos existentes y de los
procesos desarrollados y que producían documentos . Con los Directivos se
dedicó un tiempo máximo de una sesión de dos horas para la entrevista, pero
fue necesario concertar con algunos varias citas para culminar la totalidad de
encuestas.

Se realizó una aplicación de prueba en la cual se pudo comprobar la


factibilidad del instrumento, y se realizaron los ajustes necesarios al mismo, al
igual que las recomendaciones sobre la mejor forma de conducir la entrevista.

En la planeación del proceso de entrevistas con productores documentales, se


elaboró un cronograma de aplicación de encuestas(ver anexo 4).

• Identificación y definición de unidades documentales: Con base en el estudio


de tipos documentales se puede conocer la estructura y características
internas y externas de cada documento, su trámite, las normas que sustentan
su origen, los criterios iniciales de valoración y retención en cada una de las
fases archivísticas (Gestión, Central e histórica) y, en términos generales, la
información suficiente para establecer las series documentales.

• Control de Calidad de la información Obtenida: Se diseña un proyecto de


nota interna para aprobación de la secretaria general, la cual se dirige a los
productores documentales que respondieron la entrevista; con el fin de
verificar la INFORMACION suministrada, anexo a la nota interna se relaciona
la lista de unidades documentales, para que se haga la revisión y las
observaciones del caso; y en donde se pedía tener en cuenta:
- Señalar las unidades documentales que estén repetidas.
- Señalar unidades documentales que no se mencionan en la lista
- Indicar unidades documentales que no se encuentren bien clasificadas en
las categorías propuestas
- Indicar unidades documentales que no se estén elaborando y hagan parte
de las funciones indicadas por el decreto 1292 para la dependencia

• Establecimiento de los flujos documentales en cada oficina: La


representación gráfica de los procesos se convierte en un instrumento muy
importante para guiar la ejecución del trámite documental en forma
ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del
trámite, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a
través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades
administrativas y cargos que interviene en él. Esta representación se traduce
en un diagrama de proceso o flujograma.

El flujograma es una herramienta de representación gráfica de gran importancia


para el diseño, análisis, mejoramiento y control de los procesos:
• Estandariza la representación gráfica de los procesos documentales
• Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del proceso documental.
• Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos. Este punto es de
especial importancia lo que se evidencia con la agilización de los procesos
eliminando los trámites innecesarios; suprimiendo lo que no es esencial, y
simplificando lo que sí es.
• Muestra la dinámica del documento y los responsables del mismo.
• Facilita la ejecución del trabajo.
• Impide las improvisaciones y sus consecuencias.
• Evita el desvío o distorsión de las prácticas de la entidad.
• Provee elementos que facilitan el control del trabajo.
• Permite visualizar responsabilidades.

El empleo del flujograma para la representación gráfica del trámite documental,


tiene entre otras las siguientes ventajas:
• Describe en forma sencilla el paso a paso del tramite del documento y
complementa la descripción literal facilitando su consulta.
• Engloba las acciones realizadas con el propósito de transformar la
información de entrada en los resultados esperados
• Verifica el desarrollo real del tramite y representa objetivamente aquello que
ocurre en la rutina normal del documento.
• Facilita la comprensión rápida.
• Describe cualquier tramite desde el mas simple hasta el mas complejo
• Permite la visualización rápida e integrada de un tramite, facilitando el
examen de los pasos, la secuencia y los responsables.

La etapa de elaboración de flujos exigió la estandarización de simbología


Básica y técnicas de diseño, reforzadas con reuniones de coordinación con el
Dr. Gilberto Villa asesor de la Escuela Superior de Administración Pública y
Profesional de Programas Especiales del Archivo General de la Nación. Estas
reuniones sirvieron para resolver las dudas que iban surgiendo en el transcurso
del proceso de diagramación. Los flujogramas permitieron confirmar o no de
manera gráfica la conveniencia de las unidades documentales detectadas en
las etapas anteriores, para cada una de las dependencias, logrando
determinar:
• Si los originales de los documentos permanecen bajo custodia en la
dependencia que se le asigno esta unidad documental.
• Si las unidades documentales en algún momento del proceso puede llegar a
hacer tipo documental de otra unidad mucho mayor.
• Los responsables sobre los documentos, los tramites que surte para
perfeccionarse y la forma como cada una de las dependencias que
interviene en los procesos guardan copias de ellos.

De tal manera al final de la diagramación de flujos, se poseía una lista de


unidades documentales clara, que permitió entrar a definir operacionalmente
cada una de ellas, para de esta forma sustentar ante el Archivo General de
la Nación, el Nombre de la serie documental bajo las características que
habían hecho posible su detección como tal.

2.8.1.4 Cuarta Etapa : Análisis e interpretación de la información


recolectada. La etapa final de la conformación de series documentales
involucra básicamente cuatro procesos: La definición operacional, el índice
general consolidado, la Codificación y la Conformación en sí de las series y
Subseries, con sus respectivos tipos documentales, en las dependencias a
través del cuadro de clasificación:

• Definición Operacional de Unidades Documentales: Consiste en la


conceptualización de cada una de las unidades documentales con base en
su naturaleza, características internas y en la funcionalidad que cumplen al
interior de las dependencias que las producen. La definición operacional de
las Unidades documentales se realizó con base en la funcionalidad,
estructura y objetivo que tienen dentro del quehacer administrativo del
Ministerio de Salud.

• Indice General Consolidado: El índice general consolidado Series y


Subseries documentales fue diseñado en dos columnas que permiten
observar de manera clara la codificación de cada una de las series y su
respectivo nombre, en éste no se incluye aun el código de las dependencias;
Las series se numeraron de forma ascendente, de uno en uno y por orden
alfabético; las Subseries se numeraron de forma ascendente, de uno en uno,
precedidos por el numero de la serie y por temáticas; de tal forma que
podemos encontrar la serie ”Informes” con Subseries como “Informes de
Resultados” que agrupan todo aquel informe que tenga relación con
presentación de alcances obtenidos y que ampliamente se aborda en la
etapa de definición operacional.

• Codificación. Consiste en la asignación de un número consecutivo a cada


una de las series y Subseries de acuerdo con la codificación establecida en
la estructura orgánica para cada una de las dependencias y el orden
alfabético (en este caso) de presentación de las mismas.

De tal forma, las series documentales identificadas se codifican de acuerdo


con las funciones específicas de la oficina productora, dado que existen series
semejantes en Oficinas diferentes.

Esta etapa de codificación parte de los códigos existentes para las


dependencias del Ministerio de Salud utilizados por el Centro de
Documentación, los cuales están vigentes y son de uso general; este código
esta compuesto por cuatro dígitos, seguidos por un punto, el código de la
serie, punto y el de la Subseries.

• Conformación de las series, Subseries y tipos documentales: Determinación


definitiva de las unidades básicas de valoración y las diferentes sub -
unidades que las componen y que van a formar parte integral de la futura
Tabla de Retención documental. Las series documentales son el “conjunto
de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de
un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
3
funciones específicas”. La conformación de series documentales, exige la
compilación de la información institucional que permita conocer el marco de
funciones del ministerio y la estructura orgánica; este tipo de información
tiene que ver con disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad, con
organigramas y con la reglamentación del archivo del Ministerio; esta
investigación preliminar conforma la primera etapa que fue desarrollada
mediante el análisis de la normatividad institucional.

La identificación de las series Documentales se acompaña del Código


numérico descrito anteriormente y teniendo en cuenta las subdivisiones para el
caso en que se trabaje con Subseries. Igualmente, forma parte del proceso el
establecimiento de un índice general consolidado por códigos de series y
alfabético para identificar series semejantes, homónimas, sinónimas, etc., y
normalizar terminología, códigos, escritura, etc.

El cuadro de Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales


presenta el conjunto de unidades documentales detectadas en cada una de las
dependencias del Ministerio; este cuadro esta discriminado por oficinas con
sus códigos al igual que las series, Subseries y tipos documentales, esta
relación de tipos documentales al interior de cada serie o Subseries respeta
los principios archivísticos del Orden Original y de Procedencia; todos los
documentos están presentados en el orden como se dieron en el tiempo.

Las etapas de Codificación de series documentales, elaboración del índice


general consolidado y presentación en el cuadro de clasificación, exigió la
estandarización de conceptos, que permitiera dar una diferenciación clara entre
las distintas series documentales encontradas, y de tal forma evitar posibles

3
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos, Santafé de
Bogotá: Archivo General de la Nación, 1994. p.39.
errores de clasificación de los documentos al interior de las unidades de
conservación.

Las etapas descritas se realizaron de acuerdo al cronograma de actividades


(ver anexo 1) durante 16 semana s.

2.8.2 Instrumentos Metodológicos, Cuantitativos, Cualitativos Y


Jurídicos Que Se Utilizaron.

2.8.2.1 Formato Para La Relación De Archivos De Gestión en su Estado


Natural. Junto con el asesor de la E.S.A.P. Dr. GILBERTO VILLA y la asesora
del Ministerio de Salud, Dra. MELBA ESPERANZA PAEZ se revisó el modelo
de relación de archivos de oficina en su estado natural y se tuvo en cuenta
elementos como unidad de conservación, fecha inicial y fecha final, número de
folios, contenido, y las observaciones pertinentes de acuerdo con el grado de
organización del archivo de la dependencia. (Ver Anexo 2).

2.8.2.2 Circular Secretaria General. La Secretaría General expidió una circular


que anunciaba el trabajo que se realizaría en los próximos meses y para el cual
solicitaba la colaboración de cada una de las personas vinculadas con las
dependencias y más, la de aquellas relacionadas con el manejo de los archivos
y de la producción documental; esta circular incluía la presentación del equipo
de trabajo conformado por estudiantes de la E.S.A.P. (Ver Anexo 5).

2.8.2.3 Formato de Encuesta. Para el estudio de la producción documental fue


necesario elaborar una encuesta, con su instructivo. Dicha encuesta es
básicamente una adaptación para el Ministerio, del formato propuesto por el
Archivo General de la Nación(Anexo 2). Este instrumento está dividido en dos
partes así:
I. Datos Institucionales. Oficina productora, ubicación orgánica, fecha de
creación y normas, funciones, documentos que genera, organización de los
archivos de gestión y volumen documental.
II. Datos sobre los tipos documentales. Denominación completa, función
generadora, caracteres externos, oficinas que tienen relación con éste, anexos
que lo acompañan, trámite; normas que regulan su producción, trámite y
conservación; periodicidad en la producción, permanencia en el archivo de
gestión, consultas y problemas relacionados con la producción, trámite y
conservación de los documentos.

2.8.2.4 Cronograma Para la Aplicación de la Encuesta “ Documento - Tipo”.


El cronograma constituye básicamente un instrumento de planeación y control
para la realización efectiva de las entrevistas en la totalidad de las
dependencias del ministerio . El cronograma se prospecta para seis semanas
y los responsables de su ejecución son los estudiantes practicantes de último
semestre de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. (Anexo 4).

2.8.2.5 NOTA INTERNA. Control de Calidad de la Información. Se diseño un


proyecto de nota interna para aprobación de la secretaria general( Anexo 6), la
cual estaba dirigida a los productores documentales que respondieron la
entrevista; con el fin de verificar la INFORMACION suministrada. Adjunto a la
nota interna se relacionaba la lista de unidades documentales, para que se
hiciera la revisión y las observaciones del caso; y en donde se pedía tener en
cuenta:
• Señalar las unidades documentales que estén repetidas.
• Señalar unidades documentales que no se mencionan en la lista
• Indicar unidades documentales que no se encuentren bien clasificadas en las
categorías propuestas
• Indicar unidades documentales que no se estén elaborando y hagan parte de
las funciones indicadas por el decreto 1292 para la dependencia
2.8.2.6 Simbología Básica Para El Diseño de Flujogramas. Los Símbolos
utilizados en el diseño de los flujogramas de las unidades documentales son:

Terminal. Indica la iniciación y terminación del


procedimiento.
Operación. Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o para r
una nueva, se usa para describir la
creación de un documento o registro.

Decisión o Alternativa. Indica dentro del


flujo posibles caminos alternativos.

Documento. Representa Cualquier tipo de


documento que se produzca en el proceso,
se debe tener en cuenta que cuando el
documento tiene copias, se ubica el original
en primera instancia y luego las copias, el
nombre del documento aparece el símbolo

Archivo. Representa el Archivo de los


documentos que genera una dependencia, o de
los cuales recibe copia y debe conservar.

Conector. Facilita la continuidad del proceso,


evitando la intersección de las líneas:
a. De Rutina. Representa una conexión o enlace
de un paso del proceso con otro dentro de la
misma pagina o entre paginas, en su interior lleva
un numero arábigo.

De Pagina. Representa una conexión o enlace en


un paso final de pagina con otro en el inicio de la
pagina siguiente, en su interior lleva una letra.

Sentido de Circulación del Flujo de Trabajo.


Conecta los símbolos señalando el orden en que
se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo
de esta manera la secuencia del proceso.

2.8.3 Definición Y Medición De Variables. Las variables utilizadas en el


proceso de conformación de las series, Subseries y Tipos Documentales del
Ministerio de Salud son las Siguientes:

SISTEMA DE ORGANIZACION DE ARCHIVOS: Esta variable señala la


clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los
documentos. Con esta variable se pretende conocer si los archivos se
organizan por dependencias, instituciones, tipos documentales, temas.

UBICACION: Señala la Unidad administrativa de la cual depende la oficina


objeto de estudio: Dirección, Subdirección, División, Programa.

ACTO ADMINISTRATIVO: Señala el documento que dio origen a la unidad en


Estudio: Decreto, resolución, Acuerdo de Junta.
SELECCION Y DESCARTE: Describe si se esta llevando a cabo o no las
labores archivísticas tendientes a la separación y eliminación de copias o
documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.

UNIDAD DE CONSERVACION: Soporte físico en el cual se guardan los


documentos en el archivo: Carpetas, Libros, Legajos, Cajas, A-Zs.

VOLUMEN DOCUMENTAL: Describe la producción documental en metros


lineales.

FASE DEL CICLO VITAL: Describe en que etapa del ciclo se encuentra la
unidad documental identificada: fase activa, semiactiva y/o inactiva.

VALORACION: Señala la naturaleza del documento en relación con la función


que cumple con respecto a los procesos que le dan origen: Primaria,
Secundaria

FORMA DE ARCHIVO: Describe el estado en que se guarda el documento en


relación con el trámite particular de producción: Original, Copias.

ANEXOS: Describe si existen o no tipos documentales que acompañan un


documento y sirvan como sustento de la información.

PERIODICIDAD: Señala la frecuencia con que se produce el documento.

CONSULTA: Describe la frecuencia con que se accesa un documento.


NIVEL JERARQUICO DE LOS ENTREVISTADOS: Es el grado de ubicación
dentro de la estructura de mando de una dependencia o la Institución en
conjunto: Directivo, Asesor, Profesional especializado, profesional, Técnico.

FORMATO: Teniendo en cuenta el número de folios que conforman el


documento, esta variable anota si se trata de un expediente, libro o un
documento simple.

ORDENACION: Describe el tipo de ordenación utilizada en la oficina


productora y que puede atender a la fecha(cronológica), al autor(onomástica),
al número de radicación(numérica) y a la posición del tema(Alfatemática).

ESTADO DE CONSERVACION: describe el Estado real en que se encuentran


los documentos: Bueno, regular o malo.

TIEMPO DE CONSERVACION: Señala el tiempo de retención del documento


(Meses o años) en la oficina productora.

2.8.4 Técnicas De Análisis. Para el análisis y manejo de la información se


recurrió básicamente a procedimientos de correlación entre variables,
observación de patrones, graficación de procesos y verificación de datos.
Ahora bien, con el fin de cubrir la totalidad de las dependencias, los seis
miembros del equipo se encargaron de realizar las entrevistas, en las mismas
dependencias en las cuales se llevó a cabo el proceso de relación de archivos
de oficina en su estado natural buscando con ello unidad de criterios en el
proceso total de recolección de la información.

Finalizadas las entrevistas, se obtuvo una lista previa de las unidades


documentales encontradas. Como parámetros de análisis se partió del marco
de funciones de cada una de las dependencias así como los documentos que
se venían produciendo, de tal forma que se pudiera observar la relevancia en la
denominación de las nuevas unidades documentales, esta información fue a su
vez sometida a un proceso de control de calidad a través de la presentación de
los primeros resultados a cada uno de los productores documentales
entrevistados.

A partir de lo anterior, se hizo la complementación, corrección y ajuste de la


lista primaria y se obtuvo una nueva lista de unidades documentales, la cual fue
analizada por el equipo de trabajo, haciendo un énfasis especial sobre la
caracterización y clasificación de las unidades encontradas y su relación con el
cumplimiento de las funciones establecidas por el D.1292/94 para las
dependencias, lo mismo que con los procesos descritos por la R. 2966/98;
todo esto con el fin de encontrar categorías básicas, normalizar conceptos y
generalizar la forma de nominación de documentos.

2.8.5 Presentación De Resultados. Como resultado del trabajo se presenta


las series documentales con sus respectivos tipos documentales
correspondientes a cada una de las dependencias del Ministerio de Salud.

Estas series documentales se ponen a consideración del Comité de Archivo


para su aprobación. Posteriormente se les realiza una valoración según su
naturaleza administrativa, jurídica, fiscal, económica, que servirá para
determinar su tiempo de permanencia en el archivo de gestión o central y su
disposición final, aspectos que serán contempladas en la tabla de retención
documental definitiva.

2.8.6 Cronograma de Actividades. La conformación de las Series


Documentales para la elaboración de la Tabla de retención Documental del
Ministerio de Salud ocupó un margen de tiempo correspondiente a 16
semanas, las cuales conforman el semestre académico de prácticas
profesionales en Administración Pública.

El Anexo 7 Muestra el Cronograma y cada una de las fases desarrolladas


dentro de las 16 semanas.
3. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA
ADMINISTRATIVA

3.1. PRODUCCION DOCUMENTAL - OBSERVACIONES

3.1.1 Despacho Del Ministro. El despacho del ministro maneja su


documentación a través de la secretaría privada, la cual recibe y tramita la
correspondencia para el ministro, radica y descarga documentos y remite
oficios a las dependencias y entidades.

3.1.1.1 Secretaria Privada . La secretaria privada, se encarga principalmente


de radicar, clasificar y distribuir la correspondencia del ministerio mediante
notas internas, las cuales asignan funciones especificas a las distintas
dependencias según su naturaleza; lo mismo que informar a los organismos
superiores sobre las actividades realizadas.

Mediante notas internas, la secretaría privada asigna responsabilidades a las


distintas dependencias del ministerio, derivadas de la correspondencia
enviada al ministro. Dichas notas internas reposan en la Secretaria general.

3.1.1.2 Oficina De Apoyo Legislativo Y Coordinación Institucional. La oficina


de apoyo legislativo y coordinación institucional se constituye en el enlace entre
el Congreso y el ministerio, por lo cual debe manejar la agenda legislativa del
ministro, que incluye citaciones e invitaciones a las comisiones o plenarias de
Senado y/o Cámara; según ley 5/91, estas últimas son el insumo básico que
alimenta la agenda del Ministro que, finalmente, permanece en la Secretaría
Privada.
Con respecto a las funciones que cumple esta oficina a través de su producción
documental, se aprecia que estas se llevan a cabo satisfactoriamente, ya que la
dependencia cumple básicamente funciones de asesoría al Ministro.

La producción documental obedece básicamente a conceptos técnicos en


aspectos relacionados con el trámite de los proyectos de ley, el curso de éstos,
los ponentes, las reuniones con diferentes áreas del ministerio dependiendo la
temática del proyecto; por tal razón se encuentra en el archivo de gestión de la
oficina el consolidado de proyectos de ley, que cursan en el congreso y que se
produce diariamente.

Una de las características principales de la producción documental de esta


oficina, es su consulta permanente por las diferentes áreas del ministerio,
convirtiéndola en un centro de información sobre lo relacionado con la
legislación tratada en el congreso en aspectos de salud.

3.1.1.3 Oficina De Control Interno. La principal función es la de la aplicación


de indicadores de gestión a las distintas dependencias y formular
recomendaciones que permitan su mejoramiento mediante informes a la
secretaría privada. En ocasiones cuando las circunstancias lo ameritan, se
informa a la veeduría sobre situaciones específicas que requieren
investigación.

Los documentos que se producen de acuerdo con el manual de funciones y el


decreto 1292/94 y que, para nuestro efecto, son objeto de estudio en otras
dependencias, tienen que ver con la función de proponer y dirigir planes,
programas y proyectos tendientes a la simplificación y racionalización de
procedimientos, agilización de trámites, desconcentración y descentralización
administrativa en todas las instancias y a todos los niveles del sector, ya que se
reflejan en resoluciones, manuales y directivas.
Los documentos producidos por la oficina poseen una valoración primaria de
tipo administrativo, fiscal y contable, ya que van encaminados a mejorar
procesos y procedimientos, formulan recomendaciones para tal fin, y además
tienen valor legal por cuanto poseen características de prueba en los procesos
civiles, penales o disciplinarios de acuerdo con la ley 87 de 1993 y los decretos
1860 de 1994, ley 200 de 1995 y decretos reglamentarios.

3.1.1.4 Oficina De Comunicaciones. La oficina de comunicaciones,


básicamente emite conceptos sobre: Propuestas sobre tarifas de radio y
televisión, propuestas de medios impresos, Inravisión, programas de
prevención por patologías. Los conceptos hacen parte de los contratos que se
gestionan con la aprobación de la secretaría privada si no se encuentra
disponibilidad en el archivo de la oficina; sin embargo, en esta dependencia se
mantiene el archivo magnético de los programas y campañas de radio,
televisión y prensa .

La oficina emite el Boletín interno que es de carácter informativo sobre


actividades del Ministerio o temas de interés que otras dependencias desean
poner en conocimiento de los funcionarios.
El valor primario (de su producción documental) es básicamente de carácter
administrativo.

Las funciones según el decreto 1292/94 según las cuales la oficina debe
coordinar las ruedas de prensa del Ministro, hacen parte de la agenda de la
Secretaría privada.

3.1.1.5 Oficina Jurídica. La oficina, emite conceptos jurídicos sobre otras


series documentales según requerimiento de una dependencia interna o una
entidad externa; o por solicitud de la secretaría privada como es el caso de los
proyectos de decreto o resolución, que tramita la oficina de apoyo legislativo y
coordinación institucional y las consultas del ministerio ante el consejo de
Estado.

Cuando representa al ministerio en procesos judiciales, los documentos


correspondientes, según sea tutelas o demandas, permanecen en expedientes
de la oficina.

Dentro de los documentos que según el decreto 1292/94 no se producen de


acuerdo a sus funciones están los Estudios sobre criterios jurídicos para que se
mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica entre las dependencias
del Ministerio.

La valoración primaria de estas unidades documentales es de tipo jurídico ya


que de ellos se derivan derechos u obligaciones para el ministerio y establece
responsabilidades individuales a funcionarios o dependencias.

3.1.1.6 Oficina De Veeduría. La oficina de veeduría tiene como función


principal llevar a cabo las investigaciones disciplinarias al interior del ministerio
de acuerdo con la ley 200/96 Código Único disciplinario. Cualquier persona
puede informar sobre una presunta irregularidad de un funcionario, algo que la
oficina de veeduría está en la obligación de aclarar.

A la información sobre la irregularidad, sigue la indagación preliminar, la cual


determina si existe mérito para abrir la investigación. Si se ordena por parte del
veedor la apertura de la investigación, se da número de expediente y se
informa a la procuraduría, si no se archiva.
El valor primario de la producción documental de la oficina es de tipo jurídico,
ya que la producción documental está encaminada a la atención de procesos.
3.1.2 Despacho Del Viceministro. El Despacho del Viceministro cuenta con
dos programas: Programa de Atención a Comunidades Indígenas y el
Programa IFI-IPS cuyos procesos generales básicos son los únicos descritos
en el Manual de Procedimientos. En este mismo manual no se tienen en cuenta
algunos procesos que corresponden específicamente al Despacho del
Viceministro.

Las Unidades documentales que se encontraron en el Despacho corresponden


a documentos que poseen una valoración primaria de tipo administrativo
básicamente. Aquellos de los programas, son el producto de procesos
técnicos.

En esta dependencia se encuentra que, tanto los programas en particular como


el despacho en general, producen actas, las cuales se dan a un nivel de
discusión diferente y aunque poseen características genera les similares, en su
especificidad y uso son diferentes por lo cual se han considerado
independientes las unas de las otras, máxime teniendo en cuenta que los
programas se encuentran legalmente constituidos.

Los programas de Atención en Salud a Comunidades Indígenas e IFI-IPS


fueron creados por las Resoluciones 3310 del 19 de Septiembre de 1996 y 517
de 1995, respectivamente.

Para el Despacho del Viceministro se ha estudiado la unidad documental


“Correspondencia” para determinar un tipo especial de comunicaciones
escritas, que cumplen un papel acorde con la función de representación que el
Viceministro y su despacho cumplen dentro del Ministerio. Integra entonces
invitaciones, felicitaciones, excusas, informativos y solicitudes de servicios
varios, las cuales, luego de un examen exhaustivo no es posible clasificarlas
dentro de alguna unidad documental específica.
En general, al Despacho del Viceministro corresponden funciones de
coordinación, supervisión, control, orientación e intermediación frente al
Despacho del Ministro, de las acciones desarrolladas por las distintas
Direcciones, por lo cual, su producción documental se reduce a documentos
básicamente facilitativos y de valor administrativo.

Ahora bien, otras unidades documentales que se detectaron son los informes
de Interventoría, Convenios, informes de actividades y proyectos de resolución,
los cuales se toman en cuenta, para su estudio, en la dependencia donde se
encuentra la unidad documental general a la cual pertenecen.

En cuanto a las normas que regulan la producción, el trámite y la conservación


de algunos documentos están: La Resolución 3310 del 19 de Septiembre de
1996 para la totalidad de la producción documental del Programa de Indígenas.
El programa IFI-IPS sigue, para su producción documental, los lineamientos de
la Resolución 517 de 1995 al igual que la Resolución 986 de 1996 y el Decreto
1292 de 1994.

3.1.2.1 Dirección General De Planeación. La totalidad de las funciones


asignadas por el Decreto 1292 de 1994 a la Dirección General de Planeación
se encuentran reflejadas en su producción documental; sin embrago, algunas
de las unidades documentales, especialmente las referidas a informes de
seguimiento, evaluación y control del POA, han sido proyectadas como metas
correspondientes al año 1999 y se encuentran en etapas intermedias unas, y
otras no han arrancado pero se han incluido en razón de que ya se tiene una
metodología establecida para su elaboración, lo mismo que claridad suficiente
sobre su finalidad. Este es el caso, también, del diseño de sistemas de
información, seguimiento, indicadores de gestión, control y demanda de
recursos.
En esta dependencia se han asociado las unidades documentales
denominadas guías metodológicas, manuales metodológicos y metodologías
en una única categoría: Metodologías, en la medida en que poseen similaridad
en sus procesos, su objeto y su aplicación.

El manual de procedimientos de esta dependencia ha englobado la producción


documental de los llamados: Instrumentos de planeación, seguimiento, control y
evaluación en un proceso unificado. Los otros procesos que describe se
refieren a informes de Asistencia Técnica, anteproyectos del presupuesto de
inversión, consolidados de información general del sector, y a los instrumentos
de seguimiento y evaluación de la ejecución del presupuesto de inversión.

Adicionalmente, esta dependencia elabora documentos en coordinación con


otras dependencias, o que van a conformar unidades generales fuera de ésta,
tales como: Proyectos de Resolución, informes de Interventoría, informes de
ejecución de contratos y proyectos, el anteproyecto de presupuesto de
inversión del sector, estudios de perfil y factibilidad de los proyectos de
inversión.

La norma básica que regula la producción de los Planes, programas y


proyectos de la Dirección es el Decreto 1292 de 1994. Adicionalmente, otros
procesos productores de documentos se encuentran normatizados a través de
la Resolución 2966 del 28 de Julio de 1998, tal es el caso de los informes.

La totalidad de la documentación producida por la dependencia posee un valor


primario de tipo administrativo; además, algunos de dichos documentos,
especialmente aquellos relacionados con el presupuesto del Ministerio poseen
un valor primario de tipo legal, fiscal y contable.
3.1.2.2 Dirección De Análisis Y Políticas Sectoriales. A través de la encuesta
de producción documental y el análisis de los procesos descritos en el manual
de procedimientos, lo mismo que la evaluación a la luz de las funciones
establecidas por el Decreto 1292/94, se encontró que ésta dependencia aun no
realiza en su totalidad el trabajo de diseño de algunas metodologías para la
realización de estudios sectoriales y que se señalan explícitamente en el Art. 17
No.3 de la norma. Lo cual dificulta el trabajo señalado de consolidación de
resultados y la presentación de recomendaciones que de ellos se deriven, y
que resulta de interés para nosotros por que el hacerlo podría dar origen a otras
unidades documentales importantes. La documentación producida por la
dependencia posee una valoración primaria de tipo administrativo.

Tampoco se menciona, ni en la encuesta, ni en el Manual la elaboración de


Estudios de oferta y demanda de servicios, los Modelos de simulación del
comportamiento del sector, las metodologías de planeación y optimización, los
estudios de alternativas de política sanitaria y su adopción, las políticas
específicas para el Sistema General de Seguridad Social en salud, las
propuestas de planes y programas para incorporar al Plan Nacional de
Desarrollo y demás planes del gobierno. Se encuentran a medio camino los
estudios regionales para la implantación descentralizada de las políticas del
sector salud, las evaluaciones de cumplimiento de políticas y planes del
sistema de salud y, la planeación de estrategias de cambio institucional para la
organización del sistema de salud. Básicamente, esta Dirección se basa para
su producción documental en los lineamientos establecidos por el Decreto
1292 de 1994 y la Resolución 2966 de 1998.

3.1.2.3 Dirección De Estudios Económicos E Inversión Publica. Un elemento


que llama la atención en esta dependencia es el hecho de que existen varias
unidades documentales que son adoptados por resolución y que podría
pensarse que su estudio pertenecería a la secretaría general; sin embargo,
cada uno de estos estudios e informes involucra por si mismo el que se llegue a
un proceso final de elaboración, es decir que no necesita proyectarse como
resolución para que adquieran su naturaleza como producto definitivo. Este es
el caso específico del estudio de Tarifas, el estudio de costos, el listado de
medicamentos y el codificador único de procedimientos e intervenciones. El
valor primario de los documentos que se producen en esta dependencia es de
tipo administrativo y fiscal.

Hay estudios como el de Codificación única de procedimientos e


intervenciones que tiene un volumen muy grande por tal razón resulta
conveniente que se considere la opción de enviarlo al centro de documentación
desde el momento de su elaboración, más que mantenerlo guardado en el
archivo de Gestión por dos años como se hace ahora.

El manual de procedimientos de la dependencia sólo enuncia un proceso


generalizado para ésta y, se refiere a la evaluación económica de las
licitaciones que convoca el ministerio. No se describe ningún otro proceso a
pesar de lo establecido en el Decreto 1292 como funciones de la misma.

Al momento de recolectar la información se encontró que la dependencia no


está desarrollando parte de las funciones que, según el mencionado decreto,
hacen referencia a la elaboración de modelos económicos de simulación del
comportamiento del sector, los estudios sobre requerimientos de recursos para
la salud, los análisis de fuentes de financiamiento y recomendaciones e
optimización, los análisis de modalidades de asignación de recursos, los
informes de evaluación de proyectos de inversión, los conceptos de viabilidad y
conveniencia de dichos proyectos, las metodologías para la formulación,
seguimiento y evaluación de programas y proyectos, los reportes de
seguimiento a proyectos, las metodologías de aplicación de criterios de
focalización en planes y proyectos, y la elaboración de criterios y mecanismos
de focalización

Otros documentos que se producen y que para nuestra labor son estudiados en
otras dependencias son: proyectos de resoluciones, informes de Interventoría,
términos de referencia para contratos, informes de evaluación para licitación
pública.

El Decreto 1292 de 1994, así como la Ley 100 de 1993 y sus decretos
reglamentarios disponen elementos normativos para la producción documental
general de la Dirección.

3.1.2.4 Dirección De Recursos Humanos. Las unidades documentales


descritas como Derechos de Petición y Tutelas, hacen referencia a las
respuestas que, con relación a estas acciones, son elaboradas por la dirección
en el ejercicio de un proceso que es común a otras dependencias del
ministerio. Dichas respuestas se dan, en este caso, sobre las materias de
dominio para la dirección de recursos humanos.

Bajo la denominación de políticas se han inte grado las normas específicas que
involucran directrices para el funcionamiento de la Dirección. Lo anterior
significa que bajo esta categoría se han asociado tanto políticas en sí como
normas generales de acción.

La unidad documental informe de asistencia técnica ha sido denominada de


esta manera en preferencia a informes de gestión en la medida en que esta
primera categoría describe de mejor forma, para este caso específico, la
operacionalidad de la tarea. Igualmente teniendo en cuenta que ésta se presta
tanto dentro (los usuarios vienen a la dependencia) como fuera del ministerio.
Además de las descritas, otros documentos que se producen son: los estudios
documentales para becas crédito, los proyectos de resolución del ejercicio
profesional de medicina, en el cual se presenta el hecho particular de que el
manual de funciones asigna la firma de esta resolución al jefe de la
dependencia.

La totalidad de las funciones establecidas para esta dependencia por el


D.1292 de 1994 se encuentra reflejadas en la producción documental que hoy
en día se tiene.

Adicionalmente, otras disposiciones legales que tienen que ver con la


producción documental de la Dirección son: La R.2966 de 1998 para los
Conceptos, La Constitución Política de Colombia en materia de Acciones de
Tutela, la misma Constitución y las Resoluciones 2966/98 y 4722/98 en cuanto
a Derechos de Petición, y la ley 100 de 1993 para las Metodologías.
El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo, legal y
jurídico.
3.1.2.5 Dirección De Sistemas De Información. Para esta dependencia se ha
unificado las categorías guías metodológicas, manuales y metodologías en una
sola: Metodologías. Igualmente, bajo la denominación de “políticas” se han
asociado directrices, recomendaciones y políticas como tales.
Con esta dependencia surge la inquietud sobre el manejo de las guías de
Software en la medida en que son documentos que llegan a la dependencia y
deben mantenerse en el archivo de gestión donde son consultados
permanentemente. Por ahora se manejan de manera personalizada pero se
propone considerarlo como un producto más de la dependencia y entonces
clasificarlo como una serie o subserie. Igual circunstancia se da en relación con
las LICENCIAS de uso de los programas.

Al examinar lo dispuesto para esta dependencia por el artículo 20 del


D.1292/94 se encuentra que no se está elaborando parte de las mismas
especialmente aquello relacionado con los informes de necesidades
prioritarias de información, y la definición de estándares en diseño y desarrollo
de sistemas computacionales.

La producción documental de esta dependencia se fundamenta especialmente


en las disposiciones establecidas por las resoluciones 2966 (para la
generalidad de los procesos), 2542, 2390 y 2546 de 1998( especialmente en la
producción de informes).

El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo y legal.


Este último es el caso de las licencias para uso de software.

3.1.2.6 Dirección De Desarrollo Científico Y Tecnológico. Para esta


dependencia se toma la categoría “Concepto de Información General ” para
designar un tipo particular de producción documental que versa sobre las
solicitudes de información acerca de la investigación científica en salud,
procedimiento que se describe de manera pormenorizada en el manual. Lo
mismo que para responder a requerimientos de asesoría.

A partir de lo anterior, se ha optado por diferenciar informes de asistencia


técnica, informes de comisión y Conceptos de información general con base en
estas consideraciones básicas: Se entiende que una comisión consiste en la
designación de un funcionario para realizar una función delegada por el director
y que debe ser cumplida fuera de las instalaciones del Ministerio. La asistencia
técnica se entiende como una actividad de asesoría que se presta a diferentes
usuarios tanto dentro como fuera de la institución; y los conceptos , son
apreciaciones profesionales que se dan sobre un tema, por escrito y que
versan sobre temáticas de dominio de quienes las produzcan.

La publicación del Boletín dejó de ser constante hasta 1987, posteriormente se


han venido haciendo publicaciones esporádicas y últimamente se ha recurrido
a la página web del ministerio como medio de divulgación.

Las bases de datos se han incluido a pesar de estar en proceso de


conformación teniendo en cuenta que se trata de unidades documentales
estructurales para la elaboración de una parte considerable de la producción
documental de la dependencia en un futuro muy próximo.

Los tipos documentales en que podría verse reflejado el cumplimiento de las


funciones establecidas para la dependencia en el artículo 21 del D.1292/94, y
que no se elaboran en este momento tiene que ver con: recomendaciones de
medidas regulatorias en desarrollo y trasferencia de tecnologías, políticas y
normas para la trasferencia de tecnología, el diagnóstico sobre el desarrollo
científico y tecnológico del sector, las políticas para la articulación de redes de
investigación en el país y el exterior.
Algunos documentos facilitativos adicionales que se elaboran en esta
dependencia y que pertenecen a unidades documentales generales de otras
áreas son: Informes de Interventoría, Informes de actividades , términos de
referencia, informes de ejecución de contratos.

Los Conceptos Técnicos están regulados por la R.5039 de 1994; los Estudios
reciben su base legal principal del D.1292 de 1994, así como Estudios,
Políticas, Planes, manuales y Conceptos Técnicos.
El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo.

3.1.2.7 Dirección De Cooperación Internacional. La producción documental


de esta dependencia, en particular, se ha visto disminuida considerablemente
por el hecho de que el personal que labora allí es mínimo y por tanto los frentes
de acción que se tienen son muy pocos.

Lo anterior se encuentra relacionado con la circunstancia de que hoy en día no


se estén elaborando documentos relacionados con el cumplimiento de algunas
funciones a saber: metodologías y criterios de selección y evaluación de
alternativas de cooperación, pautas y procedimientos para entidades
descentralizadas en programas de cooperación internacional, relaciones de
instituciones y personas que puedan desarrollar acciones de cooperación,
relaciones de fuentes de información sobre CI, Protocolos o informes de
promoción.
Las bases normativas de la producción documental de la Dirección son el D.
1292/94 y la R.2966 de 1998.
El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo.
3.1.2.8 Dirección De Presupuestación Y Control De Gestión. Para esta
Dirección las unidades documentales tales como: guías metodológicas,
documentos guía y metodologías se han unificado en ésta última categoría.
Los manuales e instructivos se han ubicado en la categoría única “manuales”
por cuanto se trata de documentos cuya estructura, trámite i objetivo es igual.

Para este caso, la categoría estudios se englobó bajo la unidad documental


“informe” por dos razones: 1. El estudio constituye un paso previo a la
elaboración del informe y no representa un documento definitivo. Y 2. Los dos
conceptos se manejan de manera indistinta por los productores documentales
por lo cual han interiorizado algo que es evidente en la realidad, los dos,
estudio e informe son elementos complementarios de un mismo proceso.

El Aval de la deuda Prestacional se ha considerado para esta clasificación


como un informe, a pesar de ser reconocido con esta denominación por los
productores documentales por cuanto presenta características estructurales y
metodológicas que permiten clasificarlo dentro esta categoría.

Con base en su propia producción documental la dependencia proyecta las


resoluciones par la distribución de recursos adicionales, para garantizar la
atención de vinculados con base en norma preexistente, para una vigencia
fiscal; distribución Plan nacional de Salud rural y apoyo a programas de
desarrollo de la salud; y de distribución del situado fiscal - aportes patronales.
También elabora los anteproyectos de presupuesto de funcionamiento e
inversión. Tiene que ver igualmente con el Plan Financiero y el POAI, lo mismo
que el plan de caja de los recursos de inversión de plan general de la nación,
sistemas de control de gestión presupuestal y financiero, procedimientos de
seguimiento y verificación de la utilización del presupuesto como una
herramienta gerencial y análisis de resultados de los sistemas de control de
gestión.
La base normativa de la producción documental de esta Dirección está dada
por: Para los Conceptos, la ley 100 de 1993, Ley 344/96 y la R. 3007/97; para
los consolidados, R.390 de 1994; para las metodologías y manuales, la Ley
344 de 1996, el Decreto 3007 de 1997; Para los informes, D.530/94, ley
344/96, Ley 60 de 1993 y R.390 de 1994; Para la generalidad de la producción
se tienen las disposiciones establecidas por el D. 1292 de 1994.

El valor primario de la producción documental es de tipo administrativo, legal,


jurídico, fiscal y contable.

3.1.3 Secretaria General. La secretaria general no posee programas


constituidos por Acto Administrativo ni funcionan de manera informal; sin
embargo, se llevan a cabo reuniones internas en donde se dan a conocer las
actividades a realizar y que están dirigidas a todo el Ministerio, según lo
dispuesto por el decreto 1292. Y en el articulo 14 del decreto ley 1050 de 1968.

Las funciones de la secretaría están delegadas en su mayoría en las


direcciones y divisiones que dependen directamente de ésta; este es el caso
de aquellas que dispone dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la
administración del Ministerio, en materia de gestión financiera, contratación,
gestión del recurso humano, conservación, mantenimiento de la planta física y
de los recursos materiales, las cuales están siendo desempeñadas por la
división financiera, servicios generales y la oficina de contratación. Al igual que
otras funciones como la de coordinar en asocio con las demás dependencias,
la identificación de las necesidades de formación del recurso humano del
Ministerio.

La formulación de las políticas en materia administrativa y financiera para todas


las dependencias del Ministerio, es una función inherente a la dependencia y
está decantada en los documentos denominados “comunicaciones”, que esta
secretaría puede emitir y cuyos originales guarda de acuerdo con la resolución
8457/93 que adopta el reglamento para el tramite de correspondencia, y la
resolución 3773/96 modificatoria de este reglamento, en relación con las firmas
autorizadas para poder suscribir circulares internas o externas al Ministerio.

La representación del Ministerio, por delegación del Ministro, en los actos de


carácter administrativo que así lo ameriten, y en especial en la ordenación del
gasto, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia, al igual que la
orientación de la preparación de los proyectos de decreto, de resolución y
demás actos de carácter administrativo que deban someterse a la aprobación
de las instancias competentes son funciones propias de la Secretaría general.
La ordenación del gasto esta delegada en la División financiera, pero la
representación del ministerio es indelegable, lo mismo que el manejo que la
secretaría hace de las resoluciones de todo el Ministerio, radicándolas y
guardando los originales en consecutivo.

Los documentos que produce la secretaría tienen un valor primario de carácter


administrativo, en la medida que son documentos que permiten responder a
una necesidad administrativa mientras dure su tramite y son importantes por su
utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones; y legal porque
sirven de testimonio ante la ley, esta conceptualización se hace extensiva a las
demás dependencias que se trabajaran cuando posean el mismo carácter.

La categorización de los documentos que se producen en esta secretaría esta


dada en tres grupos:
1. El de las resoluciones: que se elaboran en las distintas dependencias y que
deben pasar a revisión y aprobación de la secretaría general para posterior
firma de l Ministro.
2. El de las comunicaciones: categorizadas en circulares externas o internas,
notas internas que a pesar de no ser exclusividad de esta dependencia
también las realiza, y los memorandos que tendrían características relativas
a aspectos laborales.
3. Las actas que se realizan en reuniones internas y que igual pueden poseer
otras dependencias.

Existe al interior del Ministerio una serie de procedimientos denominados


comunes en los cuales intervienen distintas dependencias, pero a pesar de que
en estos procesos ya se ha detectado la unidad documental y la oficina
productora, es importante mencionarlos para cada dependencia con el fin de
llevar un registro de sus actuaciones es la forma de documentación adicional.
Para la Secretaría sería relevante lo que tiene que ver con la elaboración,
seguimiento y evaluación del POA, que es unidad documental de la dirección
general de planeación.

Los procedimientos identificados en el manual sin duda alguna derivan en


unidades documentales, por ello la revisión de estos ha sido una herramienta
importante y que para este caso refleja lo detectado en las entrevistas
sostenidas con los productores documentales.

3.1.3.1 Dirección Administrativa Y Financiera. Esta dirección esta amparada


normativamente en el Decreto 1292 y en algunas resoluciones como la 3895/96
en la cual se delegan funciones de nacionalización de bienes perecederos y no
perecederos.

Sus funciones al igual que en la secretaría general están delegadas en sus


divisiones, como la dirección de la administración de los suministros e insumos
que requiere el Ministerio y, subsidiariamente, aquellos que demande el
sistema de salud, buscando garantizar la adecuada y oportuna disposición de
los elementos necesarios para su normal funcionamiento ( división de servicios
generales) y la orientación de los recursos financieros del ministerio, según las
normas y procedimientos establecidos, para garantizar una ágil y eficaz
administración de los mismos ( división financiera); otras funciones como la de
tramite y análisis de los asuntos de carácter administrativo interno se reflejan en
proyectos de resolución y notas internas pero, como ya se argumentaba, son
unidades documentales de la secretaría general. Por otro lado la orientación y
coordinación que debe realizar en el manejo de los recursos esta dada por
comunicaciones internas más que por políticas, planes o programas que tengan
un soporte documental.

Los documentos de la dirección poseen una valoración administrativa, ya que


mediante ellos se coordina y se dirige el manejo de los recursos, también se
hace seguimiento a un proceso tan técnico como el de las importaciones
(Nacionalización de Bienes Perecederos y No Perecederos); sus unidades
documentales no poseen una valoración primaria financiera en la medida en
que las funciones técnicas de éste tipo han sido delegadas a la división
financiera.

La dirección administrativa y financiera posee una característica especial en


cuanto a la definición de sus unidades documentales, y que es importante
considerar; todas sus funciones tienen que ver con procesos comunes es decir
con acciones de revisión, autorización de documentos como contratos,
convenios, proyectos de resolución, el POA de la dirección, etc., pero ninguno
lo produce directamente, ni conserva sus originales. El manual de
procedimientos identifica dos procesos para esta dirección, la nacionalización
de bienes, en los cuales no produce ningún tipo de documento, pero es la
única instancia del Ministerio que intervenía en el proceso con la DIAN, esto
obliga a poseer copias de tipos documentales tales como la licencia de
importación, la guía aérea etc., y algunos originales como el certificado de
disponibilidad presupuestal; por ello en esta ocasión la unidad documental lleva
el nombre del proceso y no de un documento.

Por otro lado posee un listado de proveedores en cinta magnética e impresos


que le permiten tener a la mano una relación completa de ofertas para
suministros y equipos.

3.1.3.2 División Financiera. Esta división cuenta con el programa de ejecución


y el programa de Tesorería que ejercen funciones propias del decreto 1292 y
en concordancia con la ley 38, el decreto 111, la ley de presupuesto y el
estatuto orgánico de presupuesto.

La división financiera posee una particularidad y es que cada función produce


un documento especifico, con distinta naturaleza pero complementarios; este
es el caso del programa anual de caja, los certificados de disponibilidad
presupuestal, los informes de ejecución y de reservas de apropiación y los
estados financieros, etc. Igualmente, produce documentos en colaboración con
otras dependencias como el anteproyecto de presupuesto de funcionamiento
que es unidad documental de la dirección general de planeación, y el
anteproyecto del presupuesto general que es unidad documental de la
dirección de gestión financiera.

Por otro lado hay funciones que dan lugar a la producción de unidades
documentales que contienen aquellas producto de otras funciones, por ejemplo:
La expedición del certificado de disponibilidad presupuestal involucra el
registro de los contratos que celebra el Ministerio y que es otra función que
ordena el decreto 1292, esta observación es importante tenerla en cuenta a la
hora de evaluar la tabla de retención.
Los informes de esta división tienen un destino externo al ministerio ya que la
Contraloría, el Ministerio de Hacienda y la Dirección del Tesoro Nacional, los
exigen continuamente para ejercer su control posterior y selectivo, de allí que su
valoración sea Fiscal en la medida que son útiles para la vigilancia por parte
del tesoro o hacienda publica

El manual de procedimientos describe, sin ninguna diferenciación con las


entrevistas, los procesos que producen unidades documentales; su valoración
además de la ya mencionada es contable, pues en los documentos se soporta
el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y los movimientos
económicos del Ministerio. La producción documental de esta dependencia se
categoriza en informes, solicitudes, programas, certificados y estados
financieros; también es relevante precisar que en la unidad documental estados
financieros, se esta involucrando todo el proceso contable y de tesorería, de allí
que encontremos tipos documentales como, boletín diario de caja, libro auxiliar,
libro mayor, estado de pérdidas y ganancias, balance general entre otros.

3.1.3.3 División De Almacenes. El decreto 1292 faculta a esta dependencia


para programar las necesidades de bienes e insumos requeridos para el buen
funcionamiento del Ministerio a través de la elaboración del Plan general de
adquisiciones; y lo relativo al sistema de inventarios y mecanismos de control
para el ingreso y salida de elementos, con lo cual se da respuesta a los
pedidos de las dependencias o funcionarios.

La división de almacenes debe rendir informes de “solicitudes pendientes” a la


dirección administrativa y financiera según el manual de procedimientos, y de
“adquisición y de estandarización” según el decreto 1292; sin embargo,
ninguno de los dos se esta realizando, pero se tienen en cuenta para efecto de
la conformación de unidades documentales por estar vigentes en la norma.
La valorización de estos documentos es administrativa, ya que permite una
cierta clase de control en la medida en que identifica responsables sobre los
bienes muebles del Ministerio y lleva un registro completo de las existencias y
stock de almacenamiento. Los documentos pertenecientes a esta dependencia
se han caracterizado de forma única dentro del Ministerio, teniendo en cuenta
que producen inventarios, así como el Plan de adquisiciones y las ordenes de
ingresos y egreso; estos guardan estrecha relación con los procedimientos
inscritos en el manual.

3.1.3.4 División De Servicios Generales. Cuenta con un grupo interno de


trabajo denominado centro de documentación el cual esta creado según
resolución 3184/95; la división basada en el decreto 1292 cumple funciones de
organización de los servicios de transporte, mantenimiento, aseo, radio
comunicaciones, archivo, correspondencia, normas de seguridad.

El centro de documentación por delegación debe proponer las normas técnicas


y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis y
distribución de la documentación que configura el sistema de correspondencia
y archivo del Ministerio. Adicionalmente a la función de dirigir la aplicación de
estos procesos, la División debe asumir los procesos de sistematización de la
documentación, de conformidad con las disposiciones del Archivo General de
la Nación (tablas de retención documental), además de garantizar el eficiente y
eficaz manejo de la correspondencia interna y externa del Ministerio.

Las funciones de las que habla el decreto 1292 están siendo desarrolladas
básicamente sobre dos unidades documentales (solicitudes y listados), las
solicitudes están diseñadas en formatos, creados por funcionalidad por la
misma dependencia y de acuerdo con el servicio que se presta, transporte,
mantenimiento, servicio de aseo y cafetería; dentro de estas solicitudes existen
otras que se han denominado de vigilancia y seguridad en las cuales se tiene
un control del personal que sale de las instalaciones después de las siete de
la noche, de la salida de equipos, de entrada de equipos portátiles, control de
visitantes, control de asistencia de los celadores y por ultimo el de servicio de
fax, que también es un formato. Todos estos son archivados cronológicamente.

La confrontación del decreto 1292, manual de procedimientos y entrevistas


realizadas permite observar que la única función que no se esta realizando es
la que tiene que ver con el apoyo a las acciones de la red nacional de
radiocomunicaciones que coordina la subdirección de urgencias, emergencias
y desastres y que, según el funcionario entrevistado, ha tenido una autonomía
total por parte de la subdirección y por ende no amerita la intervención de
servicios generales.

La valoración de esos documentos es administrativa y permiten al igual que en


la división de almacenes mantener un control sobre la prestación de servicios;
sus unidades documentales están clasificadas en solicitudes y listados, estos
últimos también pertenecen a otras dependencias como la de desarrollo de
personal y algunas direcciones técnicas, pero con la particular función de servir
de relación a los distintos manejos que se le dan a la correspondencia por
parte del centro de documentación.

3.1.3.5 División De Desarrollo De Personal. La división posee tres comités, el


de salud ocupacional, el de incentivos y estímulos, y el de bienestar social, cada
uno desempeña funciones en áreas determinadas bajo el amparo del decreto
1292/94, de la ley 443/98, del decreto 1572/98, el decreto 1568/98, etc. Pero
sus unidades documentales están reducidas a actas.

La división de desarrollo de personal, debe cumplir funciones de administración


de personal teniendo en cuenta los procesos de vinculación, reclutamiento,
concurso, selección e inducción al servicio de los funcionarios, el desarrollo del
personal, la aplicación de los procesos de capacitación, formación y
procesamiento, la aplicación y registro del sistema de evaluación del
desempeño, proponiendo y desarrollando esquemas y manuales de valoración
de empleos, requisitos mínimos, funciones por cargo y escalas de
remuneración, al igual que el desarrollo de programas de bienestar social,
salud ocupacional y un completo manejo de la carrera administrativa.

Las anteriores funciones se circunscriben a unidades documentales muy


puntuales como la “historia laboral” en donde se allegan todos los tipos
documentales que tienen que ver con el nombramiento, la permanencia y retiro
de los funcionarios; La unidad documental “convocatoria” en donde se tienen en
cuenta los tipos documentales del proceso desde el proyecto de convocatoria
hasta la conformación de la lista de elegibles. Además se producen los
programas de bienestar social y salud ocupacional, junto con el plan
institucional de capacitación. Por otro lado, es función de la dependencia el
manejo de la nomina en la cual se tienen en cuenta las novedades del mes,
como vacaciones, prima técnica, permiso no remunerado, retiro, etc.

El valor primario de sus documentos es de tipo administrativo, legal en el caso


de las convocatorias y carrera administrativa, y jurídica ya que de esos
procesos se derivan derechos y obligaciones regulados por el derecho publico
y común; se clasifican en unidades documentales únicas, debido a la
especificidad de sus funciones. El manual de procedimientos descri be de
manera general las unidades documentales que se pueden identificar a partir
del decreto 1292, lo cual guarda estrecha relación con las entrevistas
realizadas.

3.1.3.6 Oficina De Contratación E Interventoría. Cuenta con dos programas, el


de contratación y el de Interventoría los cuales ejercen funciones propias del
decreto 1292 y bajo los lineamientos de la ley 80 de 1993 y sus reglamentarios.
Esta dependencia ejecuta sus funciones a través de la unidad documental
(contratos) en ella compila todos los tipos documentales que se producen tales
como la minuta, las pólizas de cumplimiento, el certificado de existencia y de
representación legal, etc. , hasta los procesos de Interventoría que se anexan al
contrato; es importante dejar en claro que no existe unidad documental
producto del programa de Interventoría por que todos los informes que realizan
son parte sustancial del contrato y no pueden desligarse.

Sus documentos poseen un valor primario de tipo administrativo, legal y


jurídico, en la medida en que al contratar, están las partes firmantes aceptando
ejercer derechos y obligaciones, a la vez que son documentos que sirven de
testimonio ante la ley.

3.1.4 Dirección General De Gestión Financiera. La Dirección General de


Gestión Financiera cuenta con dos subdirecciones: Gestión de crédito externo
y Fondo de Solidaridad y Garantía. Ni la Dirección ni ninguna de sus
Subdirecciones cuenta en este momento con programas a su cargo.

Además de las funciones descritas en el Decreto 1292 de 1994 para la


Dire cción General de Gestión Financiera y sus respectivas subdirecciones,
encontramos que la producción, trámite y conservación de algunos documentos
están regulados por la Ley de Presupuesto y por documentos que el Ministerio
de Hacienda, la Contraloría y la Contaduría envían en formatos para diligenciar,
lo mismo que algunos documentos CONPES. En general todos los documentos
se encuentran regulados por estas disposiciones.

La producción documental de la Dirección General de Gestión Financiera


posee valor primario de tipo administrativo ya que facilita la gestión y la toma
de decisiones; además produce documentos con valor contable y fiscal.
La mayoría de documentos que produce son informes de estado y seguimiento
de los recursos asignados a cada programa; sin embargo ninguna
subdirección firma los informes sino que lo hace la Dirección General.

La Dirección General debe producir por función estudios, investigaciones ,


análisis, esquemas de financiamiento externo, estudios financieros,
metodologías y actas, estas últimas en ejercicio de la Secretaría técnica del
Fondo de Solidaridad y Garantía.

En la descripción de los documentos obtenidos a través de la entrevista,


encontramos estudios que se fusionan con las investigaciones y los análisis
que deben realizar; en tanto que los esquemas de financiamiento externo se
encuentran inmersos en las metodologías que produce la Dirección; además
genera conceptos técnicos en desarrollo de su labor.

3.1.4.1 Subdirección De Gestión De Crédito Externo. La Subdirección de


Gestión de Crédito Externo no tiene ningún programa, aunque su gestión este
orientada a la consecución de recursos para algunos programas del Ministerio
de Salud, que dependen de otras subdirecciones.

La normatividad que regula la producción de sus unidades documentales se


encuentra en documentos CONPES, documentos legales que expide el
Ministerio de Hacienda y la Ley de Presupuesto.

El cumplimiento de las funciones de esta subdirección se traduce


esencialmente en la elaboración de informes de seguimiento y control de cada
uno de los créditos externos que se tramitan, y complementando esta labor
diseñan fichas técnicas que facilitan el seguimiento.
Por el listado de funciones descrito en el Decreto 1292 de 1994 debe generar
análisis, investigaciones, estudios económicos y financieros y llevar un registro
sobre la ejecución de los créditos.

De acuerdo con lo anterior se pudo identificar que se elaboran análisis sobre


posibilidades de financiamiento, informes de seguimiento y control, conceptos
técnicos, actas de comités. En el manual de procedimientos aparece que
corresponde a la subdirección la elaboración de las actas de entrega de
equipos, pero en este momento no se están realizando. Además se encuentra
numerada como octava función la de realizar estudios económicos y financieros
pero como no han sido solicitados por ninguna entidad, no se han realizado.

3.1.4.2 Subdirección Fondo De Solidaridad Y Garantía. Con el objeto de


aumentar la cobertura y el incremento de la eficiencia de la seguridad social e n
salud, en particular para la población más pobre del país, la Ley 100 de 1993
creo el FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA, el cual se compone de
cuatro subcuentas:
1. Subcuenta de compensación
2. Subcuenta de solidaridad
3. Subcuenta de promoción
4. Subcuenta de riesgos catastróficos
Esta subdirección no tiene a su cargo ningún programa.

Estudios, evaluaciones e informes, son los documentos que por función la


subdirección debe generar y así se está haciendo; produce informes de
seguimiento y control, informes de evaluación, conceptos.

Adicionalmente, en el manual se encuentra que esta subdirección responde por


la elaboración de certificados de disponibilidad presupuestal, de los cuales no
se obtuvo información a7lguna en la encuesta aplicada, sin embargo su trámite
aparece en el Manual de Procedimientos.

Al igual que otras dependencias del Ministerio de Salud elabora su


programación presupuestal, elabora y evalúa su Plan Operativo Anual , lo
mismo que la programación y los ajustes a su Programa Anual de Caja.
La documentación producida tiene una valoración primaria de carácter
administrativo y fiscal.

3.1.5 Dirección General De Seguridad Social. La dirección general de


Seguridad Social, básicamente emite conceptos generalmente a otras
instituciones o personas naturales sobre EPS, régimen subsidiado, o salud
ocupacional. Estos conceptos pueden ser de información a personas naturales
o jurídicas según la ley 190 de 1995 o definen la contratación de servicios de
salud con las Entidades Territoriales o entidades privadas según decreto 1664
de 1994 y 723 de 1997. Según el tema delega a las subdirecciones de
Régimen subsidiado, Subdirección salud ocupacional o Subdirección de EPS.

Además el director actúa como Secretario del Consejo Nacional de Seguridad


Social, por lo que aquí se conserva el archivo de dicho consejo el cual se
compone de actas, acuerdos del consejo, políticas, directrices y en general
documentos técnicos.

Es necesario mantener gran cantidad de la información sobre conceptos, y


archivo de años pasados, puesto que en muchas ocasiones las consultas son
parecidas en los temas y situaciones, por lo que se encuentra archivo desde
hace cuatro años.

3.1.5.1 Subdirección De Entidades Promotoras De Salud Y Subdirección De


Régimen Subsidiado. Las subdirecciones emiten conceptos que encarga la
dirección según el tema, generalmente son serie de la dirección debido a que
esta es la que firma y resuelve. En casos que no revisten mayor importancia, el
subdirector puede firmar y enviar el concepto. Los planes de actividades son
consolidados en la dirección.

3.1.6 Dirección General De Descentralización Y Desarrollo Territorial. El


Gobierno Nacional mediante Decreto 1292 de 1994, reestructuró el Ministerio
de Salud y en el Titulo IV, artículos 38 a 41, señaló las funciones de la Dirección
General de Descentralización y Desarrollo Territorial y las Subdirecciones de
Políticas de Descentralización, Asistencia a Entidades Territoriales y
Participación Social.

La base legal en la que se encuentra enmarcada la documentación de la


Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial corresponde a
funciones asignadas por el mismo Decreto 1292 de 1994, por algunos artículos
constitucionales que se refieren a diferentes aspectos de las Entidades
Territoriales, también leyes como : la ley 60 de 1993, la ley 10 de 1990, la ley
100 de 1993, la Ley de 152 de 1994, la ley 344 de 1996 y Decretos como el
1770 de 1994 que regula la certificación de requisitos para la administración
autónoma de recursos del Situado Fiscal para salud por parte de los
departamentos y municipios, el Decreto 530 de 1994 que define la naturaleza,
el objetivo y la organización del Fondo Nacional del Pasivo Prestacional del
Sector Salud y sobre el cual la Dirección General de Descentralización y
Desarrollo Territorial actúa como secretaria técnica, función que genera como
documento las actas que se refieren a reuniones del Consejo administrador.

La función número nueve indica que junto con la Dirección de Presupuestación


debe realizar los estudios conducentes al calculo del Pasivo Prestacional pero
en la encuesta no se hizo mención de este documento, sin embargo aparece en
el manual de procedimientos la realización de análisis conducentes a
consolidar, registrar y elaborar los estados financieros mensuales del Fondo
del Pasivo Prestacional.

Las unidades documentales producidas por la Dirección General de


Descentralización y Desarrollo Territorial se determinan como de valor
administrativo, esto basado en criterios generales como su uso, frecuencia y
las normas que las regulan.

La encuesta sobre estudio de producción documental fue aplicada a la


Dirección General, a sus tres subdirecciones y a sus cinco programas. En
estas se identificaron documentos que aunque tienen su origen ahí su
disposición final depende de otra oficina como es el caso de los proyectos de
resolución, los términos de referencia, las certificaciones de cumplimiento de
requisitos que finalmente se convierten en resoluciones que dependen de
Secretaría General.

Documentos técnicos que permiten desarrollar el quehacer de esta oficina


elaborados en CD, cartillas, entre otros, no se pueden seguir produciendo por
el recorte presupuestal.

3.1.6.1 Subdirección De Políticas De Descentralización. La Subdirección de


Políticas de Descentralización tiene el Programa de Estrategias de
Descentralización que no ha sido legalizado por resolución, pero trabaja en
desarrollo de las funciones de la Subdirección y su documentación hace parte
de esta.

Las funciones de la Subdirección consignadas en el Decreto 1292 de 1994


generan políticas, planes, programas, estrategias, instrumentos que en la
realidad se traducen en informes de comisión, metodologías que comprenden
los lineamientos metodológicos, las guías, los manuales, los documentos guías,
las cartillas y las estrategias, también documentos técnicos y conceptos.

Esta subdirección participa en la certificación departamental del cumplimiento


de requisitos revisando el paquete documental que corresponde y dando su
visto bueno, finalmente se convierte en resolución y por esto no se incluye
dentro de la producción documental de la dependencia.
Gracias a la asistencia técnica que presta puede enriquecer sus documentos y
actualizar cada una de sus versiones.

3.1.6.2 Subdirección De Participación Social. La Subdirección de


Participación Social cuenta con dos programas: Control Social de la Gestión y
Gestión Social de la Salud, como en el caso anterior los programas no han sido
adoptados por resolución, al primero lo denominan actualmente Gestión y al
segundo Metodologías.

Según las funciones descritas en el Decreto 1292 de 1994 la subdirección


debe elaborar políticas y estrategias de participación social, hacer la
evaluación de los procesos de asociación solidaria, metodologías, estudios y
demás que genere la asistencia técnica.

Resultados de la encuesta presentan que la subdirección está elaborando


conceptos técnicos y de información general, informes de comisión, de
evaluación y de asistencia técnica; las metodologías incluyen los manuales y las
cartillas, también hacen políticas, actas y diligencian derechos de petición. Lo
que nos permite deducir que la subdirección, en cuanto a producción
documental, cumple con lo especificado en el Decreto 1292 de 1994 y el
Manual de Procedimientos aprobado por resolución 2966 de 1998.
De acuerdo con lo estudiado, la documentación de esta subdirección tiene
valoración primaria administrativa.

3.1.6.3 Subdirección De Asistencia A Entidades Territoriales. La


Subdirección de Asistencia a Entidades Territoriales cuenta con dos
programas : Asistencia Técnica y Pasivo Prestacional, los cuales tampoco han
sido creados legalmente, la subdirección enfoca su trabajo exclusivamente
hacia el tema de la asistencia técnica, haciendo las veces también de jefe de
programa; el programa de pasivo prestacional, bajo la dirección de un jefe,
desempeña su labor en forma totalmente independiente de la subdirección, no
existe ningún direccionamiento, ni coordinación con esta jefatura. El trabajo se
realiza directamente con el Director de Descentralización y Desarrollo
Territorial

Debe generar por función informes, modelos de planeación, de diseño


organizacional, de gestión administrativa y de gestión financiera, estrategias,
metodologías de evaluación del desempeño administrativo, del control interno,
del control de gestión, del control de resultados y metodologías del cálculo del
pasivo prestacional sectorial; planes de supervisión y de asistencia técnica y
normas administrativas.

La encuesta aplicada mostró como documentos pertenecientes a la


subdirección: informes de asistencia técnica, de comisión; documentos
técnicos que comprenden modelos, estrategias, metodologías en temas como
promoción y prevención, carrera administrativa, área financiera y otros; la
realización de estudios que pueden ser análisis o investigaciones y la emisión
de conceptos de carácter técnico o que corresponden a temas de información
general.
3.1.7 Dirección General De Promoción Y Prevención. Teniendo en cuenta
las funciones descritas en el decreto 1292 de 1.994, y la Ley 100 de 1.993, la
Dirección General de Promoción y Prevención, realiza de manera
complementaria con las diferentes subdirecciones y programas, las diferentes
actividades descritas allí:

La producción documental de esta dirección, se podría categorizar dentro de la


documentación de valor primario de tipo administrativo, ya que responde a una
necesidad de gestión dentro del marco del cumplimiento de las funciones
establecidas, pero primordialmente tiene valor secundario o valor permanente
en el sentido de servir como documentación de carácter técnico que sirve de
referencia o de marco conceptual para la realización de políticas, planes,
programas, proyectos y normas en materia de promoción de la salud y
prevención de las enfermedades, además de constituirse como documentos de
carácter informativo que dan a conocer la situación de salud actual del país, y
permiten la atención primaria en zonas calificadas como “de alto riesgo” en las
que el Ministerio de Salud debe desarrollar políticas de prevención, que
permitan disminuir el índice de mortalidad de enfermedades principalmente
infectocontagiosas. Algunos documentos producidos por la dirección poseen
valor legal ya que han sido elaborados y adoptados por medio de acuerdos
expedidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y que son de
obligatorio cumplimiento por las instancias a las que son referidas.

3.1.7.1 Oficina De Epidemiología. Es la encargada de elaborar y mantener


actualizado el diagnóstico de la situación de salud en el país y de promover la
realización de estudios epidemiológicos, etiológicos, demográficos y de
pronóstico del curso de las enfermedades, entre otras. Mediante la
documentación producida, permite mantener informada a gran parte de las
instituciones y personas encargadas de la salud en el país, por tanto podríamos
valorizar su producción documental como secundaria o de carácter histórico ya
que la información contenida en sus documentos son testimonio de la situación
de salud pública del país a través de los años. Uno de los documentos más
importantes producidos por la oficina, es el “Boletín Sivigila” o Boletín de
Vigilancia Epidemiológica, el cual es elaborado por un grupo de profesionales
expertos en las diferentes epidemias que afectan nuestro país y el cual se
constituye como medio de información y guía para los diferentes usuarios; Los
principales documentos producidos son de carácter técnico, ya que han sido
elaborados por medio de estudios e investigaciones sobre los temas referidos.

3.1.7.2 Subdirección De Acciones Prioritarias. Es la encargada


principalmente de coordinar las tareas y actividades que deben desarrollarse
para garantizar la promoción y prevención de la salud, por cuanto su
documentación constituye marco técnico para la elaboración de diferentes
proyectos de acciones prioritarias que en materia de promoción, prevención,
vigilancia de la salud pública y saneamiento básico, (por lo cual podríamos
clasificarlos dentro de la valoración administrativa) son de gran importancia en
la atención de prioridades del Ministerio de Salud. Estos documentos han
dado la pauta para atender las urgencias y constituir proyectos de emergencia
por ejemplo, en Mitú, la emergencia del Eje Cafetero, el manejo de
desplazados, los proyectos de saneamiento, zoonosis, vigilancia en salud
pública, población desplazada, vacunación, atención de la población de tercera
edad, desechos sólidos, desechos líquidos, entre otros, por lo cual estarían
también dentro del grupo de producción con valor legal aunque para su
aplicación deban ser adoptados con una comunicación del Ministro de Salud o
del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

3.1.7.3 Subdirección De Promoción. Dentro de la Subdirección de Promoción


encontramos tres programas a saber: Programa de Comportamiento Humano,
Programa de Desarrollo Humano y el Programa de Educación.
Encontramos un tipo de documentación metodológica que permite al sector de
la salud en general, tener un marco que guíe y de referencia de las acciones
que en materia de promoción de la salud pueda desarrollar, mediante la
participación de la comunidad, los entes gubernamentales y los no
gubernamentales. Dichos documentos los clasificamos dentro de la valoración
primaria administrativa en el sentido de que constituyen recurso primordial para
la administración de la comunidad en general. Encontramos por ejemplo, las
estrategias de fomento de factores de protección, que son documento s que
cumplen funciones de promoción para la salud en los temas que tienen que ver
con: manejo de emociones, pensamiento creativo, manejo de estrés,
farmacodependencia, entre otros; Son de gran importancia también, las guías
y normas que permiten tratar los siguientes temas: Psiquiatría comunitaria y
social, rehabilitación psicosocial, salud mental, maltrato infantil, etc. Existe una
Política Nacional (Política Nacional de Salud Mental), la cual posee valor legal
ya que es adoptada y cumplida por todos en las que recaiga sus pautas.

3.1.7.4 Subdirección De Prevención. La Subdirección de Prevención trabaja


conjuntamente con el Programa de Salud Bucal, el Programa de Patologías
Generales Crónicas y Degenerativas, el Programa Ampliado de
Inmunizaciones, el Programa de Patologías Infecciosas y el Programa ETS VIH
- SIDA.

Realiza acciones, principalmente en las actividades relacionadas con el Plan


Obligatorio de Salud en lo que tiene que ver con acciones de promoción y
prevención, actualmente están trabajando en las normas y guías (en lo que
tiene que ver con acciones de demanda inducida, diagnóstico precoz y
enfermedades de interés en salud pública) que exige el Consejo Nacional de
Seguridad Social de conformidad con el Acuerdo 117, las cuales serán
elaboradas por cada programa. Los estudios de Investigación se realizan
principalmente por programas: en el programa de Patologías Infecciosas
Crónicas y Degenerativas se esta desarrollando el de quimiorresistencia para
medicamentos contra la tuberculosis, en el programa de SIDA un estudio
centinela de seropositividad del virus. Los Documentos de carácter técnico y
metodológico que se elaboran, dan marco para conocer la situación actual del
país en enfermedades de interés en salud pública: enfermedades infecciosas,
enfermedades crónicas, salud bucal, enfermedades de transmisión sexual, etc.,
por lo cual podríamos valorizarlos como documentos administrativos en el valor
primario y documentos con un valor secundario de tipo legal en su sentido de
testimonio de una situación especifica en el país.

3.1.7.5 Subdirección De Ambiente Y Salud. La Subdirección de Ambiente y


Salud cuenta con el Programa de Riesgos Físicos y Biológicos, el Programa de
Riesgos Químicos, y el Programa de Alimentos mantiene la reserva de
documentos técnicos de gran importancia que constituyen material único, como
la custodia de expedientes toxicólogos, además de los estudios realizados
sobre temas que son de interés nacional por la importancia que tienen para la
salud pública: calidad del agua, aire, suelo, residuos y desechos peligrosos,
establecimientos y espacios públicos, etc., por tanto dichos documentos
poseen un valor secundario permanente. Una de sus funciones es proponer y
orientar la formulación de políticas, planes, programas, proyectos, normas y
procedimientos dirigidos a la prevención y control de factores de riesgo
epidemiológicos que puedan afectar la salud humana, dichos documentos son
elaborados principalmente en conjunto con la Dirección General (quien
finalmente da su aprobación), por lo cual no constituyen producción de esta
Subdirección, excepto en su parte técnica. Estos documentos poseen un valor
primario administrativo por su utilidad en la toma de decisiones.
3.1.8 Dirección General De Desarrollo De Servicios De Salud. Esta
dirección esta al mando del programa de recursos físicos en forma
directa, con esto no se quiere dar a entender que los demás programas
con los que cuenta no estén a su cargo sino están descentralizados a
través de subdirecciones como lo veremos más adelante. Con respecto
a sus funciones se observa que son extensas y que debería presumirse
una mayor producción de Unidades Documentales, lo cual no se refleja
en el listado realizado debido a la descentralización funcional que se da
a través de las subdirecciones, divisiones y programas.

La normatividad empleada para producción y trámite de sus Unidades


Documentales esta basada principalmente en la Constitución Política en:
Artículo 48, Artículo 339, Artículo 366 , Ley 190 de 1995, Ley 200 de 1995, al
igual que la normatividad vigente en lo concerniente a construcción. Los
procesos mediante los cuales se obtienen estas Unidades Documentales
concuerdan satisfactoriamente con lo estipulado en la resolución 2966
de julio 28 de 1.998 que dio viabilidad al manual de procedimientos. Es
pertinente mencionar que en esta dependencia se realiza una mayor
Producción Documental, que por estar implicada con otras dependencias hace
parte de un solo proceso que se desencadena finalmente en otra área y por
tanto no figura como Unidad Documental de esta dirección. Este es el caso de
los Informes de Gestión que producen todas las dependencias del ministerio
pero que finalmente reposan en el Despacho del Ministro, esto por ser una
función de su competencia.

El valor primario que posee esta clase de Unidades Documentales es de tipo


Administrativo y Jurídico, dado que desarrolla funciones generales que poseen
este carácter.
3.1.8.1 Subdirección De Urgencias, Emergencias Y Desastres. Esta
subdirección cuenta con dos programas a su cargo, los cuales
contribuyen al cumplimiento satisfactorio de las funciones que le fueron
conferidas. La mayoría de la normatividad para la producción y tramite,
está relacionada con aquella que da lugar a sus mismas funciones, y a
través de la Ley 190 de 1995 , Ley 200 de 1995, Ley 100 de 1993
,Resolución 5165 de 1994, al igual que lo contemplado en el manual de
procedimientos. Se aprecia además una gran similitud entre la
metodología descrita en las entrevistas respecto a los procedimientos
utilizados para la generación de Unidades Documentales con lo descrito en el
manual de procedimientos de esta área. Esta dependencia también produce
Proyecciones de Resolución, Informes sobre Emergencia y Alertas Amarillas,
pero como son documentos que interviene en un proceso conjunto con otras
dependencias y no constituye objeto de estudio en esta área sino en aquella
donde reposa el original.

La valoración primaria que se le debe dar a estas Unidades documentales es


de tipo administrativo.

3.1.8.2 Subdirección De Instituciones Prestadoras De Salud . Esta es la


subdirección ( de la dirección de desarrollo de servicios de salud ), que
cuenta con mayor numero de programas debido a la gran cantidad de
funciones que le han sido conferidas. Cada programa cumple actividades
diferentes con el propósito de dar cumplimiento a la totalidad de las
funciones asignadas a la subdirección; debido a esto se observa una gran
producción de Unidades Documentales y, a diferencia de las demás
subdirecciones, aquí se presenta un manejo de los procesos para su
producción y tramite que no concuerda con lo estipulado por el manual de
procedimientos. La producción de algunas Unidades Documentales está
determinada por procesos elaborados por cada uno de los funcionarios
que realizan dichas actividades como es el caso de la elaboración de las
metodologías, políticas y planes.

La normatividad que rige su producción y trámite esta contemplada por


el Decreto 1292 del 22 de junio de 1.994, Ley 200 de 1995 ,Ley 100 de
1993, Ley 190 de 1995, la Constitución Política en: Articulo 48, Articulo 49,
Articulo 366 entre otras. La valoración primaria de este tipo de Unidades es de
tipo administrativo, Jurídico y legal.

3.1.8.3 Subdirección De Servicios Farmacéuticos Y Laboratorio . Esta


subdirección cuenta con dos programas para la realización de sus
actividades con respecto a las funciones que le fueron asignadas. Como
hecho notorio se observó que en el Programa de laboratorio toda la
producción de Unidades Documentales se realiza mediante la celebración
de convenios.

La normatividad que rige la producción y trámite de estas Unidades


Documentales, esta dada por el Decreto 1292 del 22 de junio de 1.994,
la Ley 200 de 1995, la Ley 190 de 1995, Ley 80 de 1993 y la Ley 152 de
1994. En lo que respecta a los procesos llevados a cabo para la
elaboración de las Unidades que no se realizan a través de convenios se
aprecia mucha similitud con lo descrito en el manual de procedimientos.

Es importante mencionar que aquí se producen otro tipo de documentos, que al


pertenecer a un proceso delegado o concerniente con otra dependencia no
permite su conservación como parte de la clasificación de esta dependencia;
tal es el caso de los Informes de Interventoria Técnica que es una función
delegada por la Oficina de Contratación e Interventoria, razón por la cual esta
Unidad Documental hace parte de esta Oficina aunque la labor la hubiese
realizado otra.
La valoración primaria que poseen este tipo de Unidades es de tipo
administrativo y Juridico.

3.1.8.4 Subdireccion De Gestion De Servicios De Salud. Esta


subdirección cuenta con el apoyo de dos divisiones ( Registro de
Acreditación y Atención a la Comunidad), con las que comparte la
realización de sus funciones , ya que estan muy relacionadas con aquellas
específicas de las divisiones en mención. En esta subdirección, como se
puede observar, la Producción Documental es baja ya que, como se
indico anteriormente, el apoyo que brinda las dos divisiones hace que
algunas de las funciones sean asimiladas por ellas.

El proceso mediante el cual se genera la Unidad Documental “Informe de


Gestión” con respecto a la Situación Hospitalaria no está estipulado dentro
del manual de procedimientos ya que ha sido realizado con parámetros
fijados por los funcionarios que ejercen dicha función. Respecto a las dos
Unidades restantes se observa un proceso homogéneo con lo descrito en
la Resolución 2966 del 28 de julio de 1.998 que adopta el manual de
procedimientos.

La reglamentación para la producción y tramite de este tipo de documentos


esta consagrada en la funciones establecidas por el Decreto 1292 del 22 de
junio de 1994, y el Decreto 1757 de 1994 entre otros. La valoración primaria
de estas Unidades es de tipo Administrativo.

3.1.8.5 División Registro Y Acreditación. Como se había mencionado


anteriormente esta división hace parte de la subdirección de Gestión d e
Servicios de Salud, en ella encontramos que la mitad de su producción
documental esta involucrada con otros procesos de otras dependencias y
que, finalmente, pertenecen a ellas; tal es el caso de la Proyecciones de
Resolución que aunque hace parte de las funciones a su cargo se
catalogan como Producción Documental de otras dependencias (en este
caso la Secretaria Privada) por que allí reposa el original de este proceso.
Ello determina que aquí no se haga mención de las mismas. Lo anterior
implica que no se puede tomar como parámetro de medida de la
Producción Documental, el listado de sus Unidades Documentales.

Respecto al cumplimiento de sus funciones se observó que cumple


satisfactoriamente con ellas. La normatividad que rige la producción y
trámite de esta unidades documentales esta dada por las funciones
contempladas en el Decreto 1292 del 22 junio de 1.994, la Constitución
Política Nacional, Ley 200 de 1995, Ley 190 de 1995, Ley 100 de 1993
,Decreto 723 de 1997. Los procesos utilizados en la elaboración de estas
Unidades Documentales son homogéneos con lo estipulado en la Resolución
2966 del 28 de julio de 1.998 que adopta el manual de procedimientos. La
valoración primaria de estas Unidades es de tipo Administrativo en su mayoría
y solo uno de tipo Jurídico.

3.1.8.6 División De Atención A La Comunidad. Esta división hace parte de la


subdirección de Gestión Servios de Salud. En ella se observa una cifra
considerable de Unidades Documentales. El proceso llevado a cabo por los
funcionarios para la elaboración de estas Unidades Documentales no tiene un
parámetro definido ya que dentro del manual de procedimientos no están
esbozados. Además la gran mayoría de esta producción documental gira
alrededor del tema de atención a la comunidad contemplado en el manual
SIAU(sistema de Información y Atención al Usuario). De acuerdo con éste, se
dan los parámetros para la realización de las demás Unidades Documentales.
Dado lo anterior, la normatización para la generación de estas Unidades
Documentales esta dada por las funciones conferidas a esta división, además
de lo contemplado en el manual SIAU, el Decreto 1757 de 1994 y la Ley 100 de
1994. La valoración primaria que poseen estas Unidades es de tipo
Administrativo.

3.2 DEFINICION OPERACIONAL DE UNIDADES DOCUMENTALES

El análisis realizado a la etapa posterior de la aplicación de entrevistas arrojó


una lista preliminar de unidades documentales en cada una de las
dependencias del Ministerio, las cuales fueron depuradas con el control de
calidad suministrada por los entrevistados; a continuación se relaciona un
listado en orden alfabético de cada una de las unidades documentales con su
respectiva definición, teniendo en cuenta los criterios que se tuvieron para
nombrarlas y categorizarlas dentro de estas denominaciones:

ACCIONES DE TUTELA: Expediente de tutelas que conserva los asuntos


legales y jurídicos relacionados con las acciones en contra del ministerio con
ocasión del cumplimiento de actividades y funciones específicas. Comprende
la asesoría jurídica, conceptualización, justificación y respuesta. Es una acción
en contra de determinada persona natural o jurídica cuando se considera que
esta ha violado los derechos fundamentales.

ACTAS: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o en


alguna situación en particular que amerite constancia firmada por los
participantes y un soporte testimonial en el tiempo.
ACTAS DE ALMACEN: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado
en alguna situación en particular que amerite un soporte documental, como
constancia y aval de la ejecución del acto; a esta categoría pertenecen las
actas de entrega de elementos, de recibo de elementos, de reposición de
elementos, de perdida de elementos, de modificación al sistema y de
devolución de elementos.

ACTAS DE COORDINACIÓN: Relación escrita de lo sucedido, tratado o


acordado en una reunión cuyo propósito es dictar directrices, verificar
procedimientos y resultados, informar a los participantes sobre algún hecho o
adoptar planes contigenciales. Forman parte de esta serie las actas de:
Comité Técnico de Proyectos de Inversión.
Comité Evaluador de Proyectos de Inversión
Comisión Asesora de Ciencia y Tecnología
Programa Nacional de Ciencias y de Salud de COLCIENCIAS

ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR DE PROYECTOS DE INVERSIÓN :


Este Comité constituye el principal organismo Evaluador dentro del Programa
IFI-IPS. Tiene entre sus funciones la evaluación de todos los proyectos de
inversión que se presentan a través del programa y que buscan ser financiados
por instituciones crediticias vinculadas con el mismo.

ACTAS INSTITUCIONALES: Relación escrita de lo sucedido, tratado o


acordado en una reunión con instituciones externas de cualquier tipo y cuyo
funcionario o grupo asistente actúa como representante del ministerio. Forman
parte de esta serie las actas de:
Comité Consultivo Nacional
Comité Técnico de Medicamentos del Consejo Nacional de Seguridad Social
en Salud
Reuniones de Concertación del Situado Fiscal con el Ministerio de Educación.
ASISTENCIA TECNICA: Expediente que describe el proceso de apoyo que se
brinda a las instituciones del sector salud con el objeto de prevenir, aliviar o
superar una situación especifica que requiera asesoría profesional, realizada
por cualquiera de las dependencias del ministerio de acuerdo con su
competencia.
Forman parte de esta serie:
Infraestructura
Oferta de servicios
Redes de atención Hospitalaria
Mejoramiento de la Gestión Hospitalaria
Registro de Dotación.

AUDITORIA: Es el expediente que conserva los indicadores de gestión,


papeles de trabajo, conceptos del auditor y cualquier otro documento que
permita establecer el seguimiento o control de la gestión de una dependencia y
que sirva como testimonio o prueba de una actuación y los informes derivados
de esta. La auditoría permite establecer el nivel de cumplimiento de las metas y
objetivos trazados, califica los objetivos, formula recomendaciones que
permiten mejorar la gestión de la dependencia, verifica los procedimientos
administrativos, contables y financieros, mejora procesos e informa al Ministro
sobre los logros alcanzados y las observaciones encontradas.

AUTORIZACIONES DEL EJERCICIO PROFESIONAL: Documento expedido


por la Dirección de recursos Humanos en que consta la competencia que tiene
una persona para ejercer profesionalmente en un área específica de la salud.
BASE DE DATOS : Dícese del documento magnético que contiene un conjunto
de datos organizados de manera estructurada y sobre materias específicas de
salud, almacenados en la memoria de un ordenador o computadora gracias a
un software especialmente diseñado para facilitar su mantenimiento, acceso y
actualización de una forma estandarizada. Los datos suelen aparecer en forma
de texto, números o gráficos.
Forman parte de esta serie las bases de datos de:
Información Departamental y Distrital
Seguimiento a Políticas de Salud
Oferta de servicios de salud
Población
Hospitales
Procedimientos e intervenciones quirúrgicas
Indices de precios desagregados por grupos
Medicamentos
Régimen Subsidiado
Morbilidad
Mortalidad
Planeación
Inventario de Equipos
Instituciones que realizan Investigación
Trabajos de Investigación
Personas que realizan investigación
Instituciones que financian investigación
Cartera de la red hospitalaria
Información financiera
Situado fiscal y rentas cedidas
Recurso humano
BOLETINES: Publicación periódica de carácter informativo que tiene por
objeto dar a conocer asuntos de interés general sobre el sector salud.
Forman parte de esta serie los Boletines de:
Desarrollo Científico y Tecnológico

CERTIFICADO: Es un documento mediante el cual se confirma la veracidad


de una situación o una información, que es constatada por un profesional del
Ministerio de Salud. Esta información esta consignada en las dependencias
respectivas, según sea el tipo de Certificación que sea requerida.
Forman parte de esta serie:
Técnico Sobre Redes de Servicios.
Existencia y Representación Legal.
Registro Especial.
Viabilidad de Proyectos
Elegibilidad de Proyectos

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL : Certificado que


confirma la existencia de recursos financieros en un rubro determinado, para
poder emprender un proyecto, avalado por el presupuesto asignado al
ministerio y el cupo de la dependencia.

CERTIFICADO DE ELEGIBILIDAD : Constituye la constancia expedida por el


Comité Evaluador de Proyectos del Programa IFI-IPS acerca del grado de
beneficio que ofrece la ejecución de determinado proyecto y que lo coloca en
un nivel comparativo de elección como alternativa de solución a un problema.

CERTIFICADO DE VIABILIDAD: Documento que se elabora como resultado


de la evaluación que se hace sobre un proyecto a partir de las posibilidades y
perspectivas que éste plantea en cuanto a la solución de problemáticas
específicas en el campo de la salud.
CIRCULAR: Comunicación escrita, que contiene instrucciones especificas y/o
concepto sobre interpretación de normas de carácter general o su aplicación a
casos concretos que deben ser conocido por todos los funcionarios del
ministerio, o por el personal a nivel directivo.

COMPENDIOS DE LEGISLACION: Documentos que exponen sumariamente


lo esencial de la legislación con respecto a una temática general y o especifica
dentro del campo de la salud

COMPROBANTES: Documento Simple que se genera a partir de la


observación directa de un hecho o situación y cuyo propósito en particular es
realizar una verificación; este procedimiento es de nivel operativo.

COMPROBANTE DE EGRESO: Documento que se genera a partir de la


entrega física de los elementos solicitados por una dependencia al almacén del
Ministerio para el desarrollo de sus actividades; mediante una orden de pedido
previa; debe poseer firma del funcionario que recibe; estos elementos pueden
ser de consumo o de otros elementos.

COMPROBANTE DE INGRESO: Documento generado a partir de la


verificación del ingreso de elementos al almacén del Ministerio, de manos de
los proveedores y en donde se tiene en cuenta el Estado, Contenido,
Terminado, Calidad, Marca, Cantidad y demás especificidades que los
elementos deben poseer y que esta estipulado en la orden de compra, este
documento se perfecciona con la firma del recibido a satisfacción del
funcionario del Ministerio.
CONCEPTO: Es el documento donde se expresa la opinión o criterio respecto
a un tema especifico basado en el análisis realizado por un profesional o
profesionales designados en cumplimiento de las funciones.

CONCEPTO TECNICO: Es el concepto solicitado a una dependencia del


Ministerio de Salud en razón de sus funciones por cualquier persona o
institución u otra dependencia del ministerio con relación a un tema de su
competencia y que amerita una valoración con un grado de conocimiento
profesional. Forman parte de esta serie:
Proyectos Arquitectónicos y de inversión en infraestructura física de Salud.
Implementos Hospitalarios.
Prestación de Servicios.
Atención Ambulatoria
Medicamentos
Evaluación y Gestión de la Calidad de Prestación de Servicios.
Acreditación de Instituciones Prestadoras de Servicios
Atención Prehospitalaria
Derechos de Usuarios en la Prestación de Servicios de Salud.
Carrera Administrativa
Manuales de funciones y requisitos para entidades públicas de salud
Solicitudes de inscripción y actualización de los funcionarios de las Direcciones
Secciónales en Carrera Administrativa.
Procesos de Aprobación de programas de educación no formal
Importación de tecnología de control
Gestión de Tecnología biomédica
Seguridad y Costo efectividad de tecnologías biomédicas
Distribución del situado fiscal
Transformación de subsidios de oferta en demanda
Programación presupuestal de las secciónales de salud
CONSOLIDADOS: Documentos que reúnen en conjunto la información
consignada en documentos individuales y cuya consideración en forma
agregada resulta de mayor interés que su análisis por separado. A este tipo de
documentos pertenecen los consolidados de información presupuestal de las
entidades del sector a nivel territorial, consolidados de información de la
Organización Panamericana de la Salud.

CONTRATOS: Expediente documental que reúne toda clase de tipos


documentales que se generan a partir del cumplimiento de la normatividad
vigente en materia de contratación y el acuerdo de voluntades entre el
ministerio y personas jurídicas y/o naturales, las cuales adquieren derechos y
obligaciones durante la vigencia pactada, estos contratos pueden ser Ordenes
de prestación de Servicios, Ordenes de Compra, arrendamientos, comodatos
y compra de bienes inmuebles.

CONVOCATORIAS: Expedientes que tienen que ver con el proceso de


selección característica de la carrera administrativa, amparada en la Ley
443/98 y en los decretos 1572/98 y 1568/98, quien reglamenta los
procedimientos, recursos, tiempos, los cuales a su vez dan lugar a producción
documental en cada evento. Esta serie termina con la lista de elegibles.

DERECHO DE PETICION: Es el documento en el cual una persona natural o


jurídica realiza una solicitud respetuosa ante Ministerio de Salud por motivos
de interés general o particular acerca de una acción o actividad, en donde se
debe de dar una respuesta en un tiempo determinado por la ley. Dependiendo
el tipo de petición, se remitirá de acuerdo con la temática a cada una de las
dependencias que conforman el Ministro, en donde será dará respuesta por un
profesional en el área
DOCUMENTO TECNICO: Elaboración teórica que ofrece un marco de
referencia conceptual sobre asuntos relacionados con las funciones especificas
de las dependencias.
Forman parte de esta serie los documentos técnicos sobre:
Formulación, seguimiento y evaluación de políticas
Modelo de oferta de servicios a nivel municipal
Sistemas de Información

ESTADISTICAS: Documentos que reúnen, clasifican y establecen el número y


o la frecuencia de datos relacionados con elementos generales y específicos
del Sistema Nacional de Salud.

ESTADOS FINANCIEROS: Expediente de valoración contable, generado a


partir de los registros diarios de cada uno de los movimientos contables que
son consolidados en tipos documentales como el boletín diario de caja, el libro
auxiliar, libro mayor, entre otros; Bajo el principio de anualidad, muestra el
resultado del ejercicio de la vigencia y permite mediante su análisis la
adopción de políticas presupuestales y financieras; En este expediente se
encuentra el Balance General y el Estado de perdidas y ganancias.

ESTUDIO: Documento que se elabora para conocer una situación especifica


en el sector salud, el cual es producto de una investigación y un análisis de
información, realizado por un grupo de profesionales de acuerdo con a
ls
funciones especificas de cada dependencia.
Forman parte de esta serie los estudios sobre:
Costo anual del Sistema de Salud.
Recursos del Fondo de Solidaridad Y Garantía.
Financiamiento a Programas.
Atención a Pacientes
Condiciones de Salud de Comunidades indígenas
Carga de la enfermedad
Análisis económicos sobre accidentes de tránsito y población carcelaria
Estudios de costos
Desplazados
Régimen contributivo y subsidiado
Estudio de tarifa
Planeación del Recurso Humano
Reglamentación para normalizar especialidades médicas
Evaluación de Tecnología biomédica
Solicitud de Giros del situado fiscal ante la Dirección del tesoro nacional
Presupuestos y planes de cargos de direcciones de salud no certificadas y
hospitales
Distribución de recursos adicionales para garantizar la atención de vinculados
para una vigencia fiscal
Distribución del situado fiscal - Aportes patronales.

ESTUDIO CARGA DE LA ENFERMEDAD: Estudio en el cual se especifican


los requerimientos económicos que representa la atención por parte del sector
salud de determinadas patologías.

ESTUDIO CONDICIONES DE SALUD DE LAS COMUNIDADES


INDIGENAS: Este estudio se realiza periódicamente por el programa
Indígenas, tiene como fin conocer y evaluar el estado de la salud de grupos
indígenas específicos con el fin de emprender acciones especificas dirigidas a
la solución de aquellos problemas cuyo tratamiento es prioritario.
FICHA TECNICA: Es el documento en el cual están aquellas solicitudes de
Implementos que las entidades del sector salud o departamentos realizan ante
el Ministerio de salud y que están contempladas como esenciales para este.
Cada solicitud está sustentada mediante un proyecto de cofinanciación que
realiza cada una de estas instituciones y que es somete a un estudio por parte
de la dependencia respectiva para su posterior realización.

HISTORIA LABORAL: Se entiende por Historia Laboral el expediente


documental, que tiene que ver con la vinculación, permanencia y retiro de los
funcionarios del ministerio; en ella se incluyen todas las novedades que sirven
de referente para la calificación de su servicio, para el otorgamiento de
estímulos e incentivos y/o para el desarrollo de investigaciones disciplinarias.

INFORME: Documento escrito en donde se da a conocer una situación


determinada, a partir de la observación realizada por una dependencia o
funcionario y que hacen parte de las tareas propias de sus funciones.

INFORMES AYUDAS DE MEMORIA: Son informes escritos que describen


las temáticas tratadas dentro de una reunión de carácter directivo o asesor y
cuya finalidad es de servir de apoyo para recordar los temas expuestos por los
asistentes, no amerita constancia firmada por los participantes y lo elabora la
persona delegada para tal fin.

INFORME DE ACTIVIDADES: Es un informe en el cual se relacionan y


especifican las tareas y actividades propias del funcionario o dependencia,
desarrolladas en un tiempo determinado.
INFORME DE COMISION: Es un informe motivado por la delegación de
funciones o actividades que se hace a un funcionario especifico, para que se
desplace a una zona determinada o participe en representación del ministerio
en eventos de carácter oficial; en este debe relatar las actividades
desarrolladas, mediante la descripción de la situación.

INFORME DE EVALUACION: Es un informe en donde se valora, se estima el


alcance, desarrollo o satisfacción obtenido al interior de los procesos y
resultados obtenidos, generados a partir de la comparación entre lo
programado y ejecutado para un cargo o dependencia de acuerdo a sus
funciones.
Forman parte de esta serie:
Fondo de Solidaridad y Garantía.
Anual de Quejas
Capacitación
Inversión y Costos de Infraestructura Física de Salud
Catastro Físico Hospitalario.
Avance, Logros y Financiación de acciones del sector
Proyectos
Políticas sectoriales
Impacto de Políticas
Plan Nacional de Salud
Proyectos de investigación y desarrollo tecnológico en salud de la oferta
Proyectos de investigación y desarrollo tecnológico en salud de la demanda
Proyectos de Cooperación Internacional en el sector
Oferta y demanda de Cooperación Internacional en el sector
Evaluación técnica de software y hardware
Aval de la deuda prestacional del sector salud a nivel territorial
Información financiera del sector salud a nivel territorial
INFORMES EVALUATIVOS DE AVANCE, LOGROS Y FINANCIACION DE
ACCIONES DEL SECTOR: Constituyen informes periódicos que se
presentan a diferentes entidades del sector público y que contienen un reporte
de las acciones realizadas por el ministerio en cumplimiento de los planes
establecidos, las metas y objetivos alcanzados y los mecanismos de
financiación así como los recursos invertidos en su ejecución.

INFORMES DE EVALUACION DE POLITICAS SECTORIALES: Constituyen


el reporte comparativo de la ejecución de las políticas formuladas por el sector
salud a través de las diferentes dependencias y las metas y objetivos
alcanzados dentro de un margen de tiempo con base en los Planes, programas
y proyectos mediante los cuales dichas políticas se han implementado.

INFORMES DE EVALUACION DE PROYECTOS: Constituyen exposiciones


de las características principales extractadas como resultado del estudio de los
proyectos de inversión presentados con el fin determinar su viabilidad de
financiación, a partir del grado de beneficio y la concordancia que estos tienen
con las políticas generales y específicas del Ministerio.

INFORMES DE EVALUACION DEL IMPACTO DE POLITICAS


SECTORIALES: Comunicación que enumera con orden y detalle los hechos,
actividades y datos relacionados con la influencia ejercida por la adopción de
determinadas políticas sobre un grupo poblacional específico o sobre la
comunidad en general, basándose en resultados reales y su comparación con
respecto a aquello planeado.
INFORME DE EVALUACION DEL PLAN NACIONAL DE SALUD:
Exposición documental del Desarrollo de las estrategias generales y
específicas que componen el Plan Nacional de Salud, las metas y los objetivos
alcanzados y el grado de vinculación que estos resultados tienen con los
lineamientos establecidos al momento de su formulación.

INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Es un informen cuyo fin es


verificar el grado de cumplimiento de las funciones y procedimientos, llevados
a cabo por un funcionario o dependencia de acuerdo a las actividades y a sus
responsabilidades, motivado por solicitud de una dependencia de mayor nivel
jerárquico o entidad externa al ministerio para ejercer funciones de vigilancia e
inspección.
Forman parte de esta serie los informes de seguimiento y control de:
Hospitales de Primer Nivel
Crédito externo
Fondo de Solidaridad y Garantía.
Sistema de Seguridad Social en Salud.
Políticas sectoriales
Plan Nacional de salud
Proyectos de Investigación y Desarrollo Tecnológico en Salud cofinanciados o
financiados.
Gestión en el manejo de los recursos del sector a nivel territorial

INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL PLAN NACIONAL DE SALUD:


Reportes de la trayectoria que sigue el Plan Nacional de Salud y su ejecución a
través de los diferentes planes, programas y proyectos en los cuales se
cristaliza. Constituyen el registro global de los logros alcanzados a partir del
desarrollo de las estrategias formuladas y dentro de determinado margen de
tiempo.
INFORMES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE POLITICAS
SECTORIALES: Constituyen el registro del desarrollo que se da con respecto
a las políticas generales y específicas formuladas por las diferentes
dependencias y el Ministerio de Salud en general.

INFORME GENERAL DEL PROGRAMA IFI – IPS: Constituye un reporte


acerca de las características generales del programa IFI_IPS, objetivos,
alcances y quehacer en general. Se elabora anualmente y se envía
generalmente para conocimiento del Ministro, Viceministro y otros funcionarios
del Ministerio, lo mismo que a otras entidades del sector salud y del gobierno

INVENTARIOS: Serie Documental, generada a raíz del conteo físico y registro


en formatos de elementos o bienes muebles e inmuebles, este proceso sirve
para comparar los resultados del conteo, con el kardex de existencias que
posee el almacén, si se llegan a presentar faltantes o sobrantes estos deben
ser ajustados, mediante la revisión de los soportes documentales pertinentes.

INVENTARIOS FISICOS: Inventario realizado en la bodega del almacén del


ministerio y cuyo objetivo principal es determinar faltantes o sobrantes.

INVENTARIO INDIVIDUAL: Inventario realizado previo formato distribuido en


las dependencias por el almacén, para conocer los elementos, bienes muebles
e inmuebles que posee cada funcionario, los cuales actúan como responsables
del estado de los mismos en posteriores inventarios.
LICITACIONES: Conjunto de documentos generados a partir de la apertura a
concurso publico, por parte del ministerio para la adquisición de un bien y/o
prestación de un servicio determinado; este proceso busca evaluar la
propuesta más conveniente bajo o
l estipulado en el estatuto orgánico de
contratación.

LINEAMIENTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS: Este tipo de


documentos hacen referencia a aquella serie de manuales metodológicos y
conceptuales que se elaboran con el fin de atender, conocer y evaluar
determinadas problemáticas del sector salud: Este es el caso de los
lineamientos conceptuales y metodológicos elaborados por el Programa
Indígenas del Viceministerio para la concertación de los PAB con comunidades
indígenas.

MANUAL DE TARIFAS: Constituye un documento en el cual se determina a


partir de un estudio las diferentes alternativas de tarifas que pueden ser
establecidas por las instituciones de salud por la venta de bienes y servicios.

(MEMORANDO): Comunicación con asunto y destinatario especifico y en


donde hace referencia a temas concernientes a situaciones laborales.

METODOLOGIAS: Documento en el cual se estructura el modo ordenado de


proceder para llegar a un resultado o fin determinado, especialmente para
descubrir realidades específicas dentro del sistema de salud y para ordenar y
sistematizar los conocimientos y procesos que deben surtirse en el desarrollo
de las funciones del Ministerio. Forman parte de esta categoría los manuales
metodológicos, documentos guía, lineamientos metodológicos y las guías
metodológicas.
Hacen parte de esta serie:
Lineamientos metodológicos para la formulación de los planes de desarrollo de
las direcciones territoriales de seguridad social en salud.
Lineamientos metodológicos para la definición de la estructura y tipo de
dirección Departamental o Distrital de seguridad social en salud.
Metodologías de evaluación del desempeño administrativo.
Metodologías de evaluación del control interno, de gestión y de resultados.
Lineamientos metodológicos para el fomento de la descentralización, política,
administrativa y financiera del sector salud.
metodologías para:
Concertación de los P.A.B con comunidades indígenas
Elaboración, seguimiento y evaluación de políticas
Estudios sectoriales
Evaluación de gerentes y hospitales
Adquisición de tecnología Biomédica
Presentación de propuestas y proyectos de investigación
Importación de tecnología de control
Seguimiento de Investigaciones
Análisis de proyectos de investigación
Programación del presupuesto de las direcciones Seccionales de salud no
certificadas y sus hospitales
Distribución del situado fiscal en los departamentos y distritos certificados
Transformación de subsidios de oferta en demanda
Efectuar giros del Situado fiscal
MODELOS: Esquema teórico que se elabora sobre un sistema o realidad
complejo, en este caso del sector salud, con el fin de facilitar el análisis, la
comprensión y el estudio de diversos elementos asociados con la problemática
en salud.
Forman parte de esta serie los modelos de:
Programación, ejecución, s eguimiento y evaluación del POA
simulación del Comportamiento económico del sector
MODELOS DE SIMULACION DEL COMPORTAMIENTO DEL SECTOR:
Constituyen esquemas teóricos que se elaboran sobre las tendencias que se
prevén con respecto al sector salud en general o determinadas situaciones
consideradas en particular, con el fin de facilitar el análisis, la comprensión y el
estudio de las variables que intervienen y la forma como estas pueden afectar
los diferentes procesos asociados con las acciones emprendidas por el
Ministerio de Salud.

NACIONALIZACION DE BIENES: Se denomina de esta manera al


expediente de documentos que la dirección administrativa y financiera
conserva en copia, por entrega de originales a la DIAN y en cuyo proceso esta
dependencia realiza un seguimiento, mas no producción documental; De allí
que la serie tome el nombre del proceso y no de un documento como tal,
producto de la recepción de bienes extranjeros en las aduanas del país,
cumpliendo con la normatividad vigente en materia de legalización de
mercancía; Esta Nacionalización pude ser de bienes perecederos y no
perecederos.

NOMINA: Se entiende por Nomina la serie documental que involucra la


liquidación del estipendio mensual a los funcionarios de planta del ministerio
de acuerdo a las novedades presentadas en el transcurso del mes, haciendo
los descuentos pertinentes, al igual que los abonos reglamentados a EPS, al
Fondo Nacional del Ahorro y a cajas de Compensación Familiar.

(NOTA INTERNA): Es una comunicación de carácter interno del ministerio


entre dependencias y en las cuales se emiten concepto, se ordenan trabajos o
actividades, se determinan planes específicos a desarrollar, o se solicita o
suministra información sobre aspectos relacionados con actividades rutinarias
propias de cada dependencia.
NOTIFICACIONES: Documento simple en el cual, por medio de un formato
preestablecido se notifica por parte de las secretarias de salud
departamentales y municipales y los hospitales, el número de casos
encontrados de las patologías responsabilidad de la oficina de epidemiología
(dengue, rabia, etc.) y del programa ETS-VIH/SIDA.

PLAN: Documento en el que se consignan las acciones generales que


proyecta realizar el Ministerio; se hace a partir del establecimiento de unos
objetivos, generalmente económicos o de estructuración de una actividad, se
enmarca en las políticas fijadas y su desarrollo se hace a través de programas.

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES: Programación estructurada de las


acciones que se pretenden llevar a cabo en cumplimiento de la misión
institucional del Ministerio. Comprende el conjunto de actividades generales y
específicas que se programan para realizar durante el año de vigencia
inmediato, de acuerdo con las directivas generales del gobierno y en
cumplimiento de objetivos y metas propios del sector salud.

PLAN DE DESARROLLO: Conjunto de acciones tendientes a lograr los


objetivos generales del sector salud. Documento que establece las metas a
corto, mediano y largo plazo que se pretenden alcanzar con base en programas
formulados y que buscan mejorar las condiciones de salud de la población
colombiana.

PLANES DE ASESORIA: Documentos que se elaboran con el fin de


programar el conjunto de acciones conducentes a asesorar el desarrollo de
Metodologías de planeación, seguimiento y evaluación en las entidades
adscritas al Ministerio de Salud.
PLAN OPERATIVO ANUAL: El Plan Operativo Anual constituye una relación
detallada de las diferentes actividades a realizar por cada una de las
dependencias y por el Ministerio de Salud en su conjunto, en cumplimiento de
las funciones, objetivos y metas que tiene trazado. Involucra como documento,
igualmente, el conjunto de estrategias planteadas para llevar a cabo dichas
actividades, los recursos con que se cuenta, los responsables y el margen de
tiempo en que se deben realizar. Su periodicidad es de un año.

POLITICA: Documento que contiene las directrices generales que sirven de


marco de referencia para la toma de decisiones y la adopción de planes que
tienden a dar solución a una problemática del sector salud. Orienta el
desarrollo de las acciones que adelantan el Ministerio de Salud, y las Entidades
Territoriales entre otros. Parte de un marco conceptual que unifica criterios.
Hacen parte de esta serie las políticas de:
Participación social y comunitaria en salud.
Generales del sector salud
Sobre recurso humano para la salud
Desarrollo científico y tecnológico

PROGRAMA: Documento que presenta la secuencia precisa de los


componentes principales de las acciones consignadas en el Plan, estas se
encuentran en el orden que se desarrollarán y las normas o requisitos a que
están sometidas cada una de sus partes para su ejecución para resolver un
problema identificado en cualquiera de las áreas del sector salud.

PROGRAMA ANUAL DE CAJA: Documento cuya finalidad es servir de


instrumento presupuestal, para medir el grado de liquidez con que cuenta el
ministerio en los distintos meses del año, para de esta forma poder responder
a los compromisos adquiridos; este es preparado por cada una de las
dependencias y avalado por la división financiera.
PROGRAMA DE RECURSOS DE INVERSION: Documento que sustenta la
planeación de los recursos de inversión para una vigencia. Contempla la
totalidad de los programas y las posibilidades de financiación así como los
recursos con que se cuenta para su desarrollo.

PROGRAMA PLURIANUAL DE INVERSIONES: Constituye la proyección


que se hace de las inversiones a largo plazo del sector salud y que se extiende
a varios años, generalmente a cuatro años y dependiendo de la duración de los
proyectos programados.

PROPUESTAS: Constituyen estrategias generales que se plantean para dar


solución a problemáticas generales y específicas en el campo de la salud o
para la puesta en ejecución de alternativas diversas que busquen el logro de
objetivos determinados. Forman parte de esta serie las propuestas de:
Políticas, planes o programas. Desarrollos reglamentarios. Asignación de
subsidios de afiliación a comunidades indígenas

PROPUESTAS DE ASIGNACION DE SUBSIDIOS DE AFILIACION A


COMUNIDADES INDIGENAS: Como su nombre lo dice, estas propuestas se
orientan a desarrollar estrategias específicas para la distribución de recursos a
través de subsidios que beneficien a la población indígena colombiana por
medio de su afiliación a entidades de salud. Estas propuestas contemplan
consideraciones con respecto a la situación actual de salud, localización,
aspectos demográficos, población, entre otras, para la asignación de dichos
subsidios.
PROPUESTAS DE DESARROLLOS REGLAMENTARIOS: Constituyen el
resultado del estudio y análisis que se da con respecto a una situación o
problemática específica del sector que requiere la adopción de novedosas
estrategias legislativas o el desarrollo y ampliación de las existentes. Un
ejemplo de estas propuestas tiene que ver con desarrollos reglamentarios
enfocados al mayor cubrimiento en salud de las comunidades indígenas y el
desarrollo de normas existentes al respecto.

PROPUESTAS DE POLITICAS, PLANES Y PROGRAMAS: Elaboraciones


teórico conceptuales orientadas a ofrecer un marco de referencia para la
planeación de soluciones generales y específicas en el tratamiento de
problemáticas del sector.

PROYECTO: Es el documento que soporta la proyección, planeación,


ejecución y evaluación de una actividad específica en un determinado lapso de
tiempo.

PROYECTO DE LA DIRECCION GENERAL DE PLANEACION: Conjunto de


estrategias generales tendientes al cumplimiento de las funciones específicas
de la Dirección, así como de lo dispuesto en el Plan Operativo Anual para la
vigencia.

PROYECTOS DE PRESUPUESTO: Es la proyección de gastos, costos e


inversión de una dependencia generalmente a un año, el cual se consolida en el
ámbito de la entidad, en el cual se fijan los montos desagregados necesarios el
cumplimiento de sus objetivos.

PROYECTOS ESPECIFICOS DE ENTIDADES (Proyectos de Inversión): La


Dirección General de Planeación se constituye en Banco de Proyectos de
inversión de las entidades del sector que buscan la financiación por parte del
Ministerio de aquellas acciones específicas emprendidas para dar solución a
los problemas de las entidades territoriales.

PROYECTOS TECNICOS: Es el documento que soporta la proyección,


planeación, ejecución y evaluación de una actividad específica en un
determinado lapso de tiempo que involucra la utilización de recursos humanos,
técnicos, financieros y los objetivos a cumplir.

RESOLUCION: Documento simple, en donde la administración se pronuncia,


adoptando medidas que son de obligatorio cumplimiento tanto al interior, como
al exterior del Ministerio y que tiene que ver con el marco de sus funciones; su
perfeccionamiento esta dado por la firma del ministro, oficializando el acto.

RESUMEN GENERAL DEL PROGRAMA IFI-IPS: Constituye el reporte de las


actividades desarrolladas por el programa en cumplimiento de las funciones
asignadas al mismo. Generalmente se presenta en forma de cuadros resumen
los cuales integran en una matriz el conjunto de objetivos alcanzados.

SOLICITUDES: Documento Simple en el cual, mediante la utilización de


formatos preestablecidos, se hace o resuelve una petición hecha por parte de
un funcionario o dependencia que requiere la prestación de un servicio para
responder a sus actividades diarias. Entre este grupo están Solicitudes de
servicio de transporte, mantenimiento, aseo y cafetería, y vigilancia y
seguridad, pero a su vez las solicitudes de recursos de crédito ante la
dirección del tesoro nacional cuyo objetivo es poder acceder a los recursos
que la nación ha adquirido por vía de créditos internos o externos que servirán
para respaldar la inversión del ministerio.
TARJETAS PROFESIONALES: Documento que acredita la condición
profesional de una persona y su idoneidad para el desempeño en un área
específica de la Salud.

3.3 CLASIFICACION DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS


DOCUMENTALES

A continuación se expone el siguiente registro con Series, Subseries y Tipos


documentales encontradas con la realización del trabajo por dependencias.
4 CONCLUSIONES

Las acciones realizadas en la primera etapa de la práctica fueron de gran


importancia para el logro de los objetivos propuestos en el plan de trabajo. A
partir de estas fue posible detectar el estado real y la forma como las distintas
dependencias manejan su archivo.

La asesoría recibida por parte del Ministerio de Salud a través d e la Dra. Melba
Esperanza Paez, y el apoyo logístico por parte de la Dirección Administrativa y
Financiera, permitieron contar con los instrumentos suficientes para el
desarrollo satisfactorio de este proyecto.

A partir de las etapas iniciales se logró conformar un listado de Unidades


Documentales por cada una de las direcciones, subdirecciones y programas
con las que cuenta el Ministerio de Salud. Listado que se perfeccionó
mediante un proceso de depuración de información que contempló entre otros
la unificación de criterios documentales y la realización de flujogramas por
cada Unidad Documental.

Con la utilización de las entrevistas como herramienta básica, se pudo


observar como muchas veces las funciones que fueron conferidas a las
diferentes dependencias del Ministerio, no estaban siendo cumplidas en su
totalidad por cada una de ellas. Esto se debe a diversos factores entre los
cuales se pueden mencionar la descentralización de algunas dependencias
con otras de menor nivel jerárquico, la homogeneidad de algunas de ellas con
las de otras dependencias, o simplemente la no-realización de las mismas por
falta de apoyo logístico para hacerlo.

En la etapa de identificación y definición de Unidades Documentales se pudo


deducir que, al interior de las dependencias del Ministerio no se cuenta con
una categorización uniforme con respecto a los conceptos utilizados para
denominar la documentación producida por cada una de ellas. Lo anterior
dificultó la identificación y distinción con respecto a otras del Ministerio. Como
ejemplo podemos citar, dentro de las Unidades, la homogeneidad conceptual
que se presentaba entre “Estudios” y “Documentos Técnicos”. Para el caso de
los Tipos Documentales podemos mencionar la similitud presentada entre
memorandos y circulares.

A través de la aplicación de las entrevistas se observa que la mayoría de


personal no conoce la normatividad relacionada con la producción documental
de su dependencia. La respuesta más común para esta pregunta esta en
relación con las funciones conferidas en el decreto 1292 del 22 de junio de
1.994. Cabe anotar además que la gran mayoría de programas no están
creados formalmente dentro del Ministerio, pero que son de gran ayuda
logística, ya que prestan un valioso apoyo para el cumplimiento de las
funciones de las dependencias a las que pertenecen.

Se realizo la etapa de conformación de flujos documentales, en donde se


depuro la información que anteriormente recolectado y se detectó que algunas
de estas unidades no corresponden a las dependencias que anteriormente se
habían definido como productoras, hecho que se verá reflejado en los flujos y en
el listado de series documentales finales.
Para la realización de las etapas que se llevaron a cabo es importante
mencionar el apoyo que se obtuvo a través de la consulta de los manuales de
procedimientos, ya que estos ayudaron a la clarificación de los tramites de
algunas Unidades Documentales, además de complementarlas. En la
realización de las entrevistas fue omitida la producción de ciertas Unidades
Documentales, principalmente por dos causas: El olvido de estas por parte del
entrevistado y la no-elaboración de las mismas en el momento de realización
de la entrevista, pero que forman parte de las funciones asignadas.

Se realizo una asesoría con uno de los miembros del grupo de revisión de
Tablas de Retención Documental del Archivo General de la Nación Dr. William
Martínez, en donde se trataron y aclararon puntos concernientes a series
documentales, tales como la definición de base de datos, disposición final de
algunas series documentales y la importancia que se le debe de dar a las
funciones de cada una de las dependencias al determinar las series definitivas
del Ministerio.

Al dar por terminada la etapa de diagramación de flujos, se procedió a definir


cada una de las series y Subseries documentales, de tal manera que mostraran
los criterios que se tuvieron en cuenta para darle nombre a cada una de ellas y
la categorización a cada uno de los tipos documentales producidos.
Posteriormente se dio a la tarea de realizar la codificación de cada una de las
series y Subseries, teniendo como parámetros un orden alfabético y numérico
por dependencias, que se consignaron de manera clara en el Cuadro de
Clasificación de Series, Subseries y Tipos documentales que es el producto
final de la practica administrativa con la Escuela Superior de Administración
Publica ESAP y del contrato suscrito entre los practicantes y el Ministerio de
Salud.
En el proceso de codificación se utilizaron los códigos preestablecidos, para
cada dependencia, se identificaron 52 series y 459 Subseries que se
unificaron en el índice general consolidado por código de series y
alfabéticamente.

En la elaboración de este último se identificaron series semejantes como es el


caso de la serie Estudios y la serie Políticas y, entre la serie Marcos
Conceptuales y Modelos, que registran trámite y tipos documentales similares y
con muy pocas diferencias.

Series homónimas es decir, series que llevan el mismo nombre y son comunes
a todas las dependencias: Acciones de cumplimiento, Acciones de tutela,
Anteproyecto de presupuesto, Anteproyecto del Programa Anual de Caja,
Derechos de petición, Informes de gestión, Informes de actividades, Informes
de Interventoría.

También se encontraron Subseries sinónimas que fueron agrupadas en series


generales que permitieron referirse a ellas como consolidados de los mismos
tipos documentales y el mismo procedimiento, forman parte de esta categoría
las Subseries: Guías metodológicas, Lineamientos metodológicos, Manuales
metodológicos, que pertenecen a la serie Metodologías.

Directores, Subdirectores; Jefes de Programa y demás funcionarios que


tuvieron conocimiento del trabajo apoyaron la idea de normalizar la producción
documental, argumentando que facilitaba la gestión administrativa,
disminuyendo trámites, ahorrando papel, y permitiendo que todos conocieran la
ubicación exacta de la información producida por el Ministerio. También
insistieron en la conveniencia de utilizar la red interna.
5. RECOMENDACIONES

Es pertinente dar a conocer al Comité de Archivo del Ministerio de Salud


organismo que en ultima instancia dará su visto bueno en la aprobación de las
series documentales realizadas a lo largo de este trabajo:

La terminología relacionada con el manejo de documentación debe ser


cambiada en cada una de las dependencias del Ministerio con el objetivo de
lograr la unificación de conceptos, de tal forma que permita una mayor claridad
y comprensión con respecto al nuevo manejo de la producción documental de
las mismas. Lo anterior actualmente es un problema debido a la gran variedad
de términos que se han venido utilizando dentro de las oficinas productoras y
que han generado un lenguaje y definición equivocado de conceptos
documentales. Gracias al trabajo realizado se clasifican y reúnen dentro de una
misma categoría documental a varios documentos que antes se les daba un
tratamiento de unidad documental única y excluyente, creando dificultades por
la utilización de una gran cantidad de terminología

Se debe realizar un programa tendiente a concienciar a los altos directivos de


cada dependencia, en cuanto a la importancia que tiene el manejo, producción
y conservación del material documental; esto como una forma de resaltar la
importancia de los documentos de archivo en la toma de decisiones y como
una estrategia para mejorar el nivel de aceptación y disminuir la resistencia al
cambio con respecto al nuevo programa de gestión Documental.

La Gestión Documental involucra procesos interdependientes, lo que significa


que cada uno de los pasos del proceso deben realizarse de forma óptima para
que los resultados a obtener sean los esperados; por tanto es necesario que
desde los procesos de recepción, radicación y repartición de los documentos
se ejecuten procedimientos eficaces. El centro de documentación debe crear
mecanismos de control y seguimiento para aumentar los niveles de eficiencia
en la radicación y entrega de la documentación; para que de esta forma el
proceso que se busca instaurar pueda arrojar resultados satisfactorios.

El manejo que se ha venido dando a las comunicaciones Internas entre


dependencias y a nivel general no es el mas conveniente; El reglamento
interno de correspondencia da definiciones de las comunicaciones que deben
existir al interior del Ministerio, como también nombra a los responsables de
firmarlas, estos conceptos y procedimientos no se están utilizando. La
costumbre ha cambiado el memorando interno que contempla el reglamento,
por nota interna al igual que las situaciones en que se debe emplear. Este es un
solo ejemplo de la utilización que se ha dado de estas comunicaciones. La
propuesta del grupo de trabajo esta consignada en las definiciones
operacionales dadas y que buscan estandarizar la conceptualización y su
utilización.

Se recomienda igualmente que dentro de la nueva estructura orgánica


adoptada por el Ministerio de salud a Partir de Noviembre de 1999 se
establezca que el Archivo central dependenda directamente de la secretaría
General y no de la División de Servicios Generales como actualmente se
presenta; Esto con el fin de mejorar la eficiencia en los procesos de
trasferencia a través del otorgamiento de una mayor importancia a una
dependencia clave en la toma de decisiones y en el desarrollo administrativo
institucional.
Finalmente se recomienda elaborar las tablas de retención Documental del
Ministerio de Salud, en la medida en que, además de constituir un requisito
establecido por ley para las instituciones del nivel Nacional a través del decreto
1382 de 1995, provee al ministerio de salud de Un Instrumento esencial en el
control de la producción, manejo, conservación y disposición final de la
documentación.
6. GLOSARIO

La actividad Archivistica, Implica el conocimiento claro de términos


fundamentales en esta área, que son interpretados de distintas formas según
las necesidades de las instituciones o la practica corriente de las personas que
tienen bajo su responsabilidad el manejo de los Archivos.

Dentro del amplio bagaje de términos archivisticos, es indispensable hacer


mención, entre otros, a los siguientes:

Documento: Se entiende por un documento cualquier soporte que contiene


registrada información. Serian documentos: Libros, revistas, fotografías,
partituras, mapas, Medios Magnéticos, Etc.

Sin embargo, con el fin de precisar el concepto de documento de archivo,


nos remitiremos a la definición adoptada en el reglamento general de Archivos:
¨Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal,
o valor científico, económico, histórico y cultural y que debe ser objeto de
conservación.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se hace a través de
canales y causes normales en busca de respuestas o soluciones a los asuntos
iniciados.
Archivo central o intermedio: En el se agrupan los documentos transferidos
de los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite,
pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en
general.

Archivo permanente o histórico: A este se transfiere desde el archivo central


la documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la
cultura.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Tipo Documental: Unidad Mínima que reúne todas las características


necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas
documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y


caracterizaron documental. La unidad documental pude ser simple cuando esta
constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y


contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de Archivo.

Comité de Archivo: Grupo de asesores de la alta dirección, responsables de


definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Los términos que a continuación se desarrollan, son aquellos que en le
transcurso del programa fueron utilizados para describir las características de
los documentos.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que


constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.

Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y


establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección) de acuerdo a la estructura organica-funcional de la
entidad.

Depuración: Operación por la cual se preparan los documentos que tienen


valor permanente de los que no la tienen.

Documentos Esenciales: Es aquel documento necesario, para el


funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo
aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la
historia institucional.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.

Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han


perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter


representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la


institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento.
Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información


retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediatamente anterior o
primario. Los documentos que tienen este tipo de valor se conservan
permanentemente.

Retención: Plazo en términos de tiempo que debe permanecer un documento


en el archivo de gestión o en el archivo central.

Original: Documento producido y/o archivado directamente por su autor.

Copia: Ejemplar de un documento que se reproduce puntualmente del texto


original.
Soporte: Material donde se registra la información (papel, Microfilmación,
Cinta Magnética, entre otros).

Ordenación: Forma en la cual están organizados los documentos en una


oficina o dependencia bajo el principio del orden original, que consiste en la
ordenación que debe llevar el expediente al interior de la unidad de
conservación de acuerdo a como se dio en el tiempo la producción.
7. BIBLIOGRAFIA

TORREBLANCA TORRES, Agustín El tratamiento de la documentación


económica en las administraciones publicas De Mac Graw Hill 3ed.

GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS


ADMINISTRATIVOS (G. I. T. A. A.) Archivos administrativos Iberoamericanos.
Modelos y perspectivas de una tradición archivistíca. Santa fe de Bogotá D.C.:
Colombia, Archivo General de la Nación.

DUPLA DEL MORAL, Ana Metodología para la identificación y valoración de


fondos documentales de las administraciones publicas. Concepción y
Experiencia del centro regional de Archivos de la comunidad de Madrid.
Barcelona editores.

RAMÍREZ DELEON, José Antonio. “Manual General de Archivos”. Documento


de trabajo en desarrollo del Proyecto de normatividad básica. Santafé de
Bogotá 1995.

CONDE VILLAVERDE, María Luisa “La Identificación y valoración de los


fondos documentales de la administración estatal. Problemas y Metodologías”.
1992.

MARTINEZ BERMUDES, Rigoberto. “Manual de Procedimientos”.


Representación Gráfica de los procedimientos. Publicado por la Publicación
Colombiano de Organización y métodos. Santafé de Bogotá 1997.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Tabla de retención y transferencias
documentales: Directrices básicas e instructivos para su elaboración. 2da
Edición. Santa fe de Bogotá 1988.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. “Manual de organización de


documentos de archivo” 3 ed. Santafé de Bogotá 1992.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. “Reglamento General de archivos” 2


ed. Santafé d e Bogotá 1997.
8. LISTA DE CUADROS

Pág.
Cuadro No 1 Diagnostico Archivo de Gestión 47
Cuadro No 2 Clasificación de Series, Subseries, y Tipos Documentales 139
9. LISTA DE ANEXOS

Pág.
Anexo No 1 Organigrama Ministerio de Salud. 2
Anexo No 2 Formato de Relación de Archivos de Gestión. 4
Anexo No 3 Formato de entrevista Documento - Tipo. 6
Anexo No 4 Cronograma aplicación encuesta. 10
Anexo No 5 Circular secretaria General. 12
Anexo No 6 Nota Interna Control de Calidad de la Información. 14
Anexo No 7 Cronograma de actividades. 16
Anexo No 8 Relación de Códigos de las dependencias 18
Anexo No 9 Indice General Consolidado 22
Anexo No 10 Flujogramas Documentales 45
CRON OGRAMA PARA LA APLICACION DE ENTREVISTAS “DOCUENTO-TIPO”

FECHA MARZO ABRIL

15 16 17 18 19 23 24 25 24 25 26 29 30 31 5 6 7
DEPENDENCIA

ANEXO 4. CRONOGRAMA PARA LA APLICACION DE ENCUESTAS


ACTIVIDADES SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1. Compilación de la información institucional. X
2. Compilación de la información documental X X X X
Relación de archivos de gestión en su estado natural.

3. Estudio de Producción documental X X X X X X


Aplicación de encuestas
Identificación y definición de unidades documentales X X
Establecimiento de flujos documentales X X X X

Conformación de series documentales X X


4. Presentación X
Presentación de informes X X X

ANEXO 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE SALUD
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

No TITULO DE LA CARPETA FECHAS EXTREMAS NUMERO DE OBSERVACIONES


FOLIOS
INICIAL FINAL

ANEXO 2. FORMATO DE RELACION DE ARCHIVOS DE GESTION EN SU ESTADO NATURAL


República de Colombia
MINISTERIO DE SALUD
Centro de Documentación.
Encuesta documento - tipo

I. NOMBRE DE LA OFICINA:

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:

2. Fecha de Creación: _________ 3. Acto Administrativo: _______________

4. Funciones:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Documentos que genera:
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Realizan selección y descarte documental: SI____ NO____

7. Sistema de organización de los Archivos de Gestión:


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

8. Que volumen documental se produce anualmente, en promedio? __________Metros


lineales.

II. DOCUMENTOS.

1. Oficina Productora:
_____________________________________________________________

2. Nombre del Documento:


_________________________________________________________

3. Función que genera la producción de este documento:


____________________________________________________________________
Caracteres Externos:

4.1. SOPORTE.
Papel____ Cinta Magnética_____ Microfilme_____ Otro _____ Cual?
__________________
4.2. FORMATO.

Expediente_______________ Libro______________ Documento


Simple_________________

4.3. ORDENACION:
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

4.4. ESTADO DE CONSERVACION.


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

5. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite del documento:


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

6. Que anexos acompañan este documento:


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

7. La información contenida en este documento se halla registrada o condensada en otro


documento: SI ____ NO____
En cual o cuales?
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

8. TRAMITE:
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

9. Normas que regulan la producción, el tramite, y la conservación del documento:


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

10. Con que periodicidad se produce este documento:

Diaria_____ Semanal______ Mensual_______


Otras_______

Cual?
____________________________________________________________________
11. Por cuanto tiempo cree usted debe permanecer este documento en e Archivo de
Gestión:
____________________________________________________________________

12. En el Archivo de gestión, este documento lo consultan:

La misma oficina_________________ Otras oficinas______________________


Cuales? ___________________________

Otras entidades _____________ Cuales? __________________________

Personas Naturales
____________________________________________________________

Porque lo consultan?
__________________________________________________________

13. Con que periodicidad se realizan?


____________________________________________________________________

14. En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento?


____________________________________________________________________

Con que frecuencia?


______________________________________________________________
Que años? ___________________________________________________________
15. Que problemas generales ha observado en la producción, tramite y conservación de
esta clase de documentos?
____________________________________________________________________

16. OBSERVACIONES.
____________________________________________________________________
Funcionarios Entrevistados:
Nombre y Cargo:
_________________________________________________________________

Funcionarios responsables del Archivo:


_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Ciudad y Fecha: ________________________________________

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