Administración del Tiempo

Ing. Sergio Otero

Objetivo de Taller

 Comprender lo que significa y los alcances de

la administración del tiempo.
 Obtener herramientas de distintas estrategias.
 Conocer aplicaciones prácticas de las distintas
estrategias.
 Intercambiar otras estrategias y aplicaciones
entre los asistentes relacionadas con la
administración del tiempo.
Otros puntos...

 Es importante la participación de todos para

enriquecer el taller.
 La presentación y el resumen del taller está
publicado en:
 www.cursostecmilenio.blogspot.com
 Email del Instructor:
 sotero@tecmilenio.edu.mx
 ¿Por qué no me alcanza el tiempo?
¿Por qué no puedo concluir todas las actividades?
 Áreas de trabajo desordenadas
No encontrar cosas
Citas canceladas u olvidadas
Juntas sin preparación
Cansado / incapaz de concentrarse
Vueltas en el carro / Tráfico
Correos Electrónicos Intrascendentes

¿Sabes en qué se te van dos horas

diariamente?
¿Porqué hay personas que cumplen
con todas sus metas?
 El tiempo es un recurso especial...

Todos tenemos el mismo.

Una vez pasado ya no se
recupera.
Cualquier actividad requiere
tiempo.
¿Qué es Administración del Tiempo?
 ¿Porqué administrar el tiempo?

Es un recurso escaso.
No puede ser almacenado ni
ahorrado.
No se puede administrar. El
tiempo nos administra.
No se puede controlar, pero
lo que hacemos con él si.
¿Qué frutos obtengo de la
Administración del Tiempo?

 Tener una guía de objetivos y

metas.
 Evitar el estrés.
 Facilitar la obtención de
resultados eficientes y eficaces.
 Organizar mejor el trabajo y las
actividades.
 Desarrollo Integral.
Entonces... ¿Qué es Administración del
Tiempo?

Es el arte de hacer,
que sirva para el
beneficio de las
personas y de las
sociedades.
Entonces... ¿Qué es Administración del
Tiempo?

Como el tiempo
no existe en sí...
Entonces... ¿Qué es Administración del
Tiempo?

La administración
del tiempo es la
administración de
uno mismo.
Estrategias...

Priorización (Covey)
Eficacia (Pareto)
Inmediatez (Pa’yer)
Priorización...
 Jefe
Desarrollo
Colaborador
Profesional

Espiritualidad Padre

Salud
Yo Cónyuge

Vecino Hermano

Cuñado
Amigo
Hijo
Roles de una
persona...
El Éxito de la Administración del Tiempo
es el Balance entre todos Tus Roles Clave
“La clave no es dar prioridad a su
agenda, sino agendar sus
prioridades”.
Stephen Covey
“Las cosas que importan más, nunca deben
estar a la merced de las cosas que importan
menos”.
Goethe
 Importancia
Una actividad es
importante si usted
personalmente la
encuentra valiosa, si
contribuye con su
misión, valores y metas
de alta prioridad.
 Urgencia

Una actividad es
urgente si tu u otras
personas sienten que
requiere atención
inmediata.
La Matriz del Tiempo
Urgente No Urgente

Importante

No
Importante
Comprendiendo el Tiempo
Urgente No Urgente

Importante
Cuadrante de la Cuadrante del
Administración Liderazgo y la Calidad

No
Importante
Cuadrante del Cuadrante del
Engaño Desperdicio
 Cuadrante I
Urgente/Importante

 Crisis
 Problemas presionantes
 Proyectos, juntas y
preparaciones contra reloj
 Proyectos cuyas fechas
vencen
 Cuadrante I
Urgente/Importante

 Consecuencias
 Estrés
 Agotamiento
 Administración de crisis
 Siempre apagando fuegos
 Cuadrante III
Urgente/No Importante

 Interrupciones, algunas
llamadas
 Alguna correspondencia,
reportes
 Algunas juntas
 Muchos asuntos inmediatos
presionantes
 Cuadrante III
Urgente/No Importante

 Consecuencias
 Enfoque en el corto plazo
 Administración de crisis
 Considera que las metas y
planes no valen la pena
 Se siente impotente,
excluido del control
 Relaciones muy frágiles o
rotas
 Cuadrante IV
No Urgente/ No
Importante

 Trivialidades, trabajo
minucioso
 Algunas llamadas
 Desperdiciadores de tiempo
 Actividades “escape”
 Correspondencia irrelevante
 Cuadrante IV
No Urgente/ No
Importante

• Consecuencias
• Total irresponsabilidad
• Despido de los empleados
• Dependiendo de otros o
gobernado por apremios
básicos
 Cuadrante II
No Urgente/ Importante

• Preparación
• Prevención
• Aclaración de valores
• Planeación
• Creación de relaciones
• Re-creación verdadera
• Facultar
 Cuadrante II
No Urgente/ Importante

• Beneficios
– Visión, Perspectiva
– Equilibrio
– Disciplina
– Control
– Pocas Crisis
La Matriz del Tiempo
Urgente No Urgente
Preparación
Crisis Prevención
Problemas presionantes Aclaración de valores
Planeación
Importante Proyectos, juntas y
preparaciones contra reloj Creación de relaciones
Proyectos cuyas fechas vencen Re-creación verdadera
Facultar

Interrupciones, algunas
llamadas Trivialidades, trabajo minucioso
No Alguna correspondencia, Algunas llamadas
reportes Desperdiciadores de tiempo
Importante Algunas juntas Actividades “escape”
Muchos asuntos inmediatos Correspondencia irrelevante
presionantes
 Urgente No Urgente

Importante I II

No
Importante III IV

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

 Urgente No Urgente “Las personas
efectivas no se
I
orientan hacia los
Importante

II
No
problemas, sino
Importante
hacia las
oportunidades. “
Peter Drucker

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

¿Cómo empiezo?
 Anticipa las
actividades del
cuadrante I
dedicándole tiempo
al cuadrante II
 Elimina las
actividades no
importantes
(Cuadrante III y IV)
 Eliminar las Actividades No Importantes
(Cuadrantes III y IV)
 Elimina las actividades que no
aportan al cumplimiento de los
objetivos.
 Revisa actividades de Cuadrante I
que podrían situarse en Cuadrante III
 ¿Realmente tengo que hacer esto?
 ¿Qué sucedería si no lo hago?
Identificar Metas

Elije metas cada

semana que te
ayudarán a lograr los
objetivos: esas cosas
que realmente son
importantes.
 Organizarse
Semanalmente

 Programa las “Piedras

Grandes”
 Preparación
 Prevención
 Aclaración de Valores
 Planeación
 Formación de relaciones
 Recreación verdadera
Programe las…

“Piedras Grandes”
 “La filosofía de uno no se expresa mejor con
palabras; se expresa con las elecciones que
hacemos. En el largo plazo, damos forma a
nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso
nunca termina hasta que morimos. Y las
elecciones que hacemos son finalmente nuestra
responsabilidad.”
Eleanor Roosvelt
 Eficacia – Ley de Pareto
El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...
 20% Resultados

80% Tiempo

80% Resultados

20% Tiempo

Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las

actividades que producirán el 80% de los resultados.
Ejemplo... Se te pide que disminuyas los
gastos indirectos lo mas rápido posible...

 Teléfono: $4,800.00  Internet: $400.00

 Celular: $3,000.00  Gasolina: $7,500.00
 Papelería: $800.00  Mantenimiento:
$1,350.00

Teniendo el tiempo limitado para renegociar,

¿Cómo aplico el principio de Pareto?
Se acomodan ascendiente las
cuentas...
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las
cuentas mas grandes hasta que su suma coincida
con el 80% calculado...
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Enfocándose en ellas, si se consigue un 15% de
disminución, el impacto global es por el 12.8%

8000
7000
6000
En cambio, si el enfoque hubiera
5000
sido en las demás cuentas, un 25%
4000
de disminución, tiene un impacto
3000
global del 3.5% y el esfuerzo pudo
2000
haber sido el mismo.
1000
0
¿Cómo comienzo? Analiza...

 ... lo que aportan a mi efectividad las personas

con las que comparto mi tiempo.
 ... el tipo de correos y el tiempo que le dedico
a ellos.
 ... las juntas a las que atiendo y el valor que le
agregan al logro de mis metas.
 ... las actividades que realizo y lo que aportan
al logro de mis metas.
¿Cómo comienzo? Acciones...

 Revisa tus correos una o dos veces al día en un

horario programado.
 Solicita la agenda de la junta antes de aceptar
tu asistencia para confirmar su propósito.
 Dedícale tiempo únicamente a las personas
que aportarán para tus resultados.
 Trata de delegar las actividades que no
aporten a tus resultados.
Enfócate en la solución...
y no en el problema.
“En todos los campos del quehacer humano, el
80 por ciento de los resultados fluye del 20 por
ciento de las actividades.”
Pareto
 Inmediatez – Pa’yer
Si tienes que comer una rana, no desperdicies el
tiempo mirándola...
 “Procrastinación”
Es la acción o hábito de postergar actividades o
situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por
otras situaciones más irrelevantes y agradables.
 ... en cuanto tenga tiempo.
... nos vemos el martes-jueves.
... mañana.

Quien pospone una decisión, por no

sentirse preparado -esperando que todo
se resuelva por sí solo, es el que dice...
 ¿Cómo comienzo? Evita hacerlo por ...

 Evasión
 Cuando se evita empezar una tarea por miedo al
fracaso.
 Activación
 Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más
remedio que realizarla.
 Indecisión
 Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el
tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin
llegar a tomar una decisión.
Tip... Si te tienes que comer más de uno...

Cómete el más grande primero.

Hazlo pa’yer...
 “Nada es tan fatigante como el colgarse
eternamente de una actividad incompleta.”
William James
La Administración del Tiempo en el Trabajo...
Tener claridad en objetivos y
medición de resultados
Definir tus metas en distintos niveles...

 Diaria
 Semanal
 Mensual
 Anual
De Metas a Tareas

 Convierta cada meta en

tareas manejables.
 Fije prioridades a cada
tarea.
 Reordene su lista de
tareas.
De Tareas a la Lista de Quehaceres

 La lista resume todas las

tareas que usted
necesita hacer en un día
dado.
 Puede incluir otras
materias que no sean
sus tareas o metas.
 Fije la prioridad a cada
elemento de la lista.
Tips para el uso de la Lista de
Quehaceres
 Programar solamente una
parte de su día.
 Primero lo Primero.
 Haga lo más “feo” primero.
 Utilice bloques de tiempo.
 Mate las cosas pequeñas en
una sola “horneada”.
Implementar una “Cultura de
Disciplina”
 Organización
Seiri

Disciplina Orden
Shitsuke Seiton

5S

Normalización Limpieza
Seiketsu Seisō
 Organización
Separar innecesarios
Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
 Orden
Situar necesarios
Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
 Limpieza
Suprimir suciedad
Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
 Normalización
Señalizar anomalías
Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
 Disciplina
Seguir mejorando
Fomentar los esfuerzos en este sentido
 Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos
secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar
el borrador de la primer parte y se dispone en
comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una
pequeña recompensa, se levanta de su lugar y se
dirige a la cafetería, y así poder rellenar su tasa de café.
En ese lugar platica momentáneamente con dos
colegas.
De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene
dos correos nuevos en el Outlook, “Creo que debo
revisarlos”, se dice a si mismo. Después de leer y
contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente
con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede
Caso...

iniciar donde lo dejó ya que ha perdido el hilo y el

ritmo que llevaba de cuando se levantó.
 28% de cada día
Interrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes,
como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger
nuevamente el ritmo.
New York Times
“Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008
 Comenten cinco
interrupciones
normales de
trabajo...
¿Cómo las evitas?
¿Cómo evitar interrupciones?

 Elimina la alerta de recepción de emails.

 Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails.
 Aprende a decir gentilmente “NO”.
 Que todos conozcan tu horario/agenda.
 Desconéctate en una junta donde realmente
desees que se logren cosas.
¿Cómo evitar interrupciones?

 Usa audífonos.
 Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así.
 Dar por escrito las instrucciones y aclara
cualquier duda.
 Que todos conozcan claramente sus niveles
de facultades.
El Teléfono...
 Tips para llamadas telefónicas...

 Mantén las llamadas cortas. Llama estando de pie.

 Procura llamar después de las 11:30 am y 5:30 pm.
 Comienza anunciando los objetivos por la llamada.
 Confirma lo acordado.
 Ten en cuenta lo que harás después de colgar.
 Nunca llames por motivos personales (ocio) en
horas de trabajo.
Juntas
Tips para juntas efectivas
 Sea y exija puntualidad.
 Las juntas no deben ser informativas, mejor envía la
información por email
 UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta. Ser
Asertivo.
 Deben existir objetivos claros para la junta.
 Puntos muy específicos deben manejarse a nivel
individual.
 Confirmar acuerdos y compromisos al final de la
junta.
Correo Electrónico
 Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am.
Una vez que su PC está lista, su primera actividad es
revisar sus emails. “Tengo sentimientos encontrados
sobre este tema”, confiesa ella, “... por una parte, busco
toda novedad sobre las actividades de la
organización de las cuales conciernen a mí; pero a la
vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del
trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al
momento de abrir Outlook, los cuales son
intrascendente o cadenas; y al finalizar el día, recibo
otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su
trivialidad hasta que los abro. Además mi buzón cada
Caso...

día se hace mas grande y me es más complicado

encontrar los mensajes que me interesan.
Tips para tu correo electrónico...

 El Email NO ES para mandar solicitudes

urgentes. Utiliza la aplicación de Tareas.
 No revises los mensajes conforme lleguen.
Agenda un horario para ello.
 Coloca los mensajes personales en un folder
aparte.
 Haz que tu programa de correos (Outlook)
administre automáticamente lo más posible.
Tips para tu correo electrónico...

 Guarda en tu PC los archivos adjuntos

importantes.
 Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y
Directos
 Asunto: Estandarizar para facilitar organización.
 Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas, ni
antecedentes.
 Con copia únicamente a los realmente interesados.
Capacita lo que es la Comunicación Organizacional.
Administrar tu Correo Electrónico.
Tips para administrar tu correo electrónico...

 Utiliza respuestas pre-escritas.

 Usa auto-respuestas.
 Evita títulos o asuntos ambiguos.
 Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades
o seguimiento.
 Tips para administrar tu correo electrónico...

 Utiliza Reglas para filtrar y separar automáticamente

los mensajes.
 Utiliza Categorías, Folders y Subfolders.
 Identifica los remitentes que envían “Basura” para que
se desvíen automáticamente.
 Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de
mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails.
Tips para administrar tu correo electrónico...

 Para cada mensaje decide una de las siguientes

(Cada una puede convertirse en un folder):
 Bórralo
 Contesta
 Delégalo
 Aplázalo – Conviértelo en actividad.
Conclusiones
La Administración del Tiempo es saber dar
Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo
 Tengo que tener muy claro cuáles son mis
objetivos, y las actividades que me llevan a su
cumplimiento.
 No perder de vista mis objetivos y
responsabilidades para no sobrecargarme.
No asumir que todo deba hacerse,
recuerda la Matriz del Tiempo.
Aprender a negociar con tu superior.
 Automatiza los reportes que constantemente
debes hacer y que te consuman mucho tiempo.
Sé Asertivo
Organiza y participa en Juntas Efectivas y
que tengan un Propósito Claro.
Ser Efectivo con tus herramientas de
trabajo.
 Recuerda que
todos gozamos de
la misma cantidad
de horas...
dependerá cómo
escojas utilizarlas.
¡Mucho Éxito!
... gracias
Agradecemos su asistencia

www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo