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DEFINICION DE LA ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT/WBS)

La Estructura Desglosada de Trabajo (EDT), también conocida como WBS (Work Breakdown Structure) es una técnica muy conocida y de vital importancia para la gestión de proyectos medianos y grandes ya que nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto.

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos, el concepto de la EDT se utiliza en la gestión de proyectos para:

Definir

el

alcance

del

proyecto

en términos de

los entregables y

la descomposición de tales entregables en paquetes de trabajo.

Dependiendo del método de descomposición del trabajo utilizado, la EDT puede también definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Esta descomposición del alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la gestión del proyecto de controlar el proyecto con un nivel adecuado de detalle.

Dotar al equipo de dirección del proyecto con un marco de referencia adecuado para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto.

Facilitar la comunicación entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la vida del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.

EN QUE CONSISTE?

Consiste en dividir al proyecto en menores componentes para facilitar la planificación del proyecto, con la EDT/WBS se puede dar una visión estructurada de lo que se debe entregar

La EDT es un elemento clave en los demás procesos del proyecto. Es por las razones anteriormente señaladas que se considera como una de las mejores prácticas y más necesarias en la Gestión de Proyectos.

COMO DEFINIR LA ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO

Primero: Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para alcanzar el éxito del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance del proyecto para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.

Segundo: Definir los entregables principales del producto; los entregables predecesores necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen una necesidad comercial (por ejemplo, una especificación de diseño). Tercero: Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado que permita gestionar con eficacia y eficiencia.

Cuarto: Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén de acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y que la ejecución y el control producirán los resultados deseados. Existen también numerosas herramientas informáticas que incluyen plantillas para realizar la EDT de sus proyectos, una de las más conocidas es WBS Chart Pro.

PROPOSITO DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TARABAJO

Existen varios motivos para no lanzarse a la ejecución del proyecto sin más y, en vez de eso, invertir un poco de tiempo en la planificación y creación de la estructura de desglose de trabajo:

Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del alcance del proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión segmentada del conjunto total de unidades de trabajo que componen el proyecto.

Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la distribución de recursos, así como el seguimiento y control del proyecto. Además, al propiciarse una perspectiva mucho más específica y concreta sobre los entregables, cada equipo de proyecto conoce lo que se espera de él.

Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que facilita abordar el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel global de proyecto.

Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con esta herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en profundidad de cada entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no hay nada que falta o que no existen solapamientos en actividades o tareas críticas.

LA EDT es la base para estimar los recursos, costos y duración de las tareas.

Se puede realizar en dos modos:

  • 1. Diagrama jerárquico.

  • 2. Diagrama de esquema o tabular.

LA EDT es la base para estimar los recursos, costos y duración de las tareas. Se

Ventajas de crear una EDT/WBS:

Facilita la comunicación.

Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rápidamente su lugar en el proyecto.

Facilitar el control integrado de cambios.

Pasos a seguir para desarrollar la EDT del Proyecto

Definir los paquetes de trabajo. Una vez identificado el entregable del proyecto, el director del proyecto define los paquetes de trabajo principales del proyecto. Aquellos paquetes de trabajo que son necesarios para poder conseguir el alcance de proyecto identificado y consensuado con los actores interesados.

Podemos estructurar, por ejemplo, en primera instancia, 5 paquetes de trabajo, uno de gestión y 4 técnicos. Importante!!, debemos considerar todos los trabajos necesarios, todos!.

Descomponer los paquetes. El director del proyecto sigue descomponiendo los paquetes de trabajo del Proyecto hasta llegar al nivel adecuado de detalle. Es aquel nivel que sea sensato y manejable, que sea operativo y ajustado a la realidad del proyecto. La experiencia del Director del Proyecto. Puede ocurrir que conforme vayamos descomponiendo necesitemos más niveles, pero no podemos hacer una secuencia indefinida de paquetes de trabajo. En esto la experiencia del gerente del proyecto y su conocimiento de anteriores proyectos juega un papel fundamental. En caso de no poseer ese conocimiento, es muy recomendable consultar con alguien con más experiencia.

Coste y tiempo. El director del proyecto descompone los paquetes de trabajo del proyecto hasta el nivel de detalle final. Descomponemos los paquetes de trabajo en tareas y estas a su vez en actividades. Así llegamos al punto de detalle en el cual el coste asignado al paquete y el cronograma asignado son fiables y permiten un seguimiento eficiente.