Eventos como

plataforma de
Comunicação
Geiza Rocha

Junho/2018
 Geiza Rocha
Jornalista, formada pela PUC-Rio e pós-graduada em Comunicação com
o Mercado pela ESPM, e em Liderança e Gestão Pública pelo CLP.

Coordena há dez anos o Fórum Permanente de Desenvolvimento

Estratégico do Estado do Rio de Janeiro Jornalista Roberto Marinho, na
Alerj, e há dois a agenda ambiental da Casa. Já realizou mais 120 eventos
no Plenário.

Antes disso, teve uma passagem breve pela redação do Jornal Extra e
atuou como assessora de Comunicação da Associação dos Magistrados
do Estado do Rio de Janeiro (Amaerj) e da Alerj. Ministrou por dois anos a
disciplina Gerenciamento Ambiental na Universidade Cândido Mendes
2
(UCAM) para os alunos de engenharia de produção e de engenharia civil.
E vocês?
Quem são?
O que fazem?
Onde trabalham?
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? eventos
substantivo masculino

1. acontecimento ger. observável; fenômeno.

2. acontecimento (festa, espetáculo,

comemoração, solenidade etc.) organizado
por especialistas, com objetivos
institucionais, comunitários ou
promocionais.
 Tipos de eventos
Palestra Seminário Mesa-redonda Simpósio
Apresenta de Reunião na qual É uma reunião Reunião para a discussão
forma sucinta “semeiam-se” ideias. O clássica, preparada e de um determinado tema.
alguma objetivo é suscitar o conduzida por um Aqui não são
novidade, por debate sobre temas coordenador/modera apresentadas as
isso, possui curta até então pouco dor, orientando a conclusões de uma
duração. Pode-se estudados. discussão para que pesquisa, mas sim
dizer que a Caracteriza-se pela ela se mantenha impressões sobre
palestra é como exposição de um sempre em torno do determinado assunto.
a capa de um orador seguida de tema principal. Os Vários oradores debatem
jornal: tem-se debate com o expositores têm um o tema, muitas vezes com
acesso apenas auditório. A dinâmica tempo limitado para a participação do
às manchetes. do seminário divide-se apresentar suas auditório. A diferença
em três momentos: a ideias e para o fundamental entre o
fase de exposição, a debate posterior. É simpósio e a mesa-
de discussão e a de utilizada quando o redonda é que no
conclusão. Trata-se de assunto ainda não simpósio os expositores
um produto está consolidado e não debatem entre si os
informativo mais suscita discussões. temas apresentados.
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focado, porém parcial.
Tipos de eventos
Congresso Cursos Workshop
Reunião de especialistas É o detalhamento Tem caráter de
em determinada área do de determinado treinamento. Seu
conhecimento para a assunto ou objetivo é
apresentação de pesquisas conjunto de temas aprofundar a
e estudos científicos. com o foco de discussão sobre
Geralmente de manhã e/ou “treinar” ou “ensinar temas específicos
à noite são realizadas a fazer”. O foco está apresentando
conferências com mais na teoria que casos práticos. O
professores convidados e à na prática. público participa
tarde há apresentações intensamente. A
(na forma oral ou em dinâmica se divide
pôsteres) de em três momentos:
comunicações inscritas exposição,
previamente pelos discussão em
participantes (resumos) e grupos e conclusão.
aprovadas pela comissão
organizadora do evento.
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Pré-evento

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Checklist Geral
￮ Definir o tema e objetivos
￮ Identificar o público
￮ Definir equipe de trabalho
￮ Definir datas
￮ Estabelecer orçamento e custos estimados (se for o caso)
￮ Encontrar e definir o lugar
￮ Criar plano de marketing, publicidade e divulgação
￮ Identificar atrações (oradores, palestrantes, apresentadores etc.)
￮ Confirmar logística de palestrantes: hospedagem, viagens etc.
￮ Contratar ou solicitar serviços: Wi-Fi, vídeo áudio, luz etc.
￮ Traçar plano com a equipe e responsabilidades
￮ Checar número de inscritos, cancelados e pendentes 8
Checklist Comunicação
￮ Criar programação geral do evento

￮ Criar artes promocionais impressas e digitais

￮ Levantar mailing para contatar imprensa e blogueiros

￮ Criar e personalizar hotsite do evento (se for o caso)

￮ Integrar redes sociais com hotsite

￮ Estipular a # (hashtag) oficial do evento

￮ Enviar convites online e/ou impressos

￮ Identificar personalidades influentes ou parceiros para ajudar na

divulgação 9
Equipe
￮ Conheça as competências individuais de cada
pessoa do time.

￮ Determine com antecedência as tarefas e

posições de cada membro da equipe.

￮ Terceirize tarefas protocolares, que não

necessitem de tomada de decisão.

￮ Forneça todas as informações para que cada

membro seja fonte de informação e divulgação. 10
Infraestrutura
￮ O local do evento deve ser vistoriado e todos os
equipamentos testados um dia antes, pelo menos.
É preciso definir a localização das estações (café,
comida, Datashow, recepção etc.).

￮ A equipe de apoio deve estar orientada. Fazer um

roteiro detalhado de todo o evento ajuda não só
quem apresenta mas quem apoia.

￮ Oriente os convidados em relação à

infraestrutura. Como chegar? Tem
estacionamento? Tem Wi-Fi? 11
Palestrantes
￮ Os palestrantes devem ser convidados com
antecedência, em casos específicos é
necessário o envio de Ofícios.

￮ É importante pesquisar sobre eles antes,

evitando convidar especialistas nos mesmos
assuntos.

￮ Lembre-se: o(s) palestrante(s) é(são) o ponto

alto do evento! 12
Convidados
￮ O Mailing é o principal instrumento para o sucesso de um
evento. Qual é o público de interesse?

￮ Segmentar o público-alvo aumenta a participação. Lembrar

de convidar o público interno também para os eventos.

￮ Por isso, é fundamental conhecer o nosso público e saber o

que ele consome e de que forma consome. Pertinência é a
palavra-chave!

￮ Pedir confirmação de presença, quando o evento é gratuito, é

uma forma de se preparar melhor para receber o público. 13
Comunicação
￮ Material gráfico para divulgação do evento deve
ter imagens que remetam ao tema. Informações
como título, data, horário, nome de palestrantes,
endereço e se é gratuito ou não devem estar em
evidência.

￮ Hoje há plataformas que ajudam a divulgar os

eventos. Desde o Facebook, WhatsApp até o
Sympla. Vale a pena usá-los em apoio ao bom e
velho convite impresso entregue em mãos, caso
seja necessário. 14
Canais Redes Sociais
Parceiros e rede
de contatos
Quem falaria
E-mail marketing
Anúncios nas melhor sobre o
Principal canal redes são seu evento que
para divulgar eficazes pela uma pessoa que
eventos, é um possibilidade de conhece a sua
dos mais segmentação instituição ou
baratos também do público, você? Aposte nos
e mantém uma porém tem contatos com os
relação direta custo. Também parceiros,
com o público. é necessário principalmente
Importante planejar e aqueles que têm
montar um avaliar a melhor afinidade com o
calendário para estratégia para tema, e sugira que
não cansar os aproveitar o divulguem entres
destinatários. investimento. os pares. 15
Será que vai chover?
￮ Imprevistos acontecem! É preciso manter-se
atento às mudanças de escopo. Planejar é
importante mas saber reagir aos acasos da vida
é fundamental.

￮ Em meio ao grande volume de tarefas,

subestimamos, muitas vezes, a realização de um
plano de contingência. Mapeie ameaças,
principalmente, as que fogem do controle como
mudanças climáticas, falhas tecnológicas,
greves, ocorrências fatais etc. Reúna a equipe e
16
trace novas rotas.
Durante

17
Checklist Geral e Comunicação
￮ Certificar que todo o material do evento está organizado e à disposição
￮ Checar Wi-Fi
￮ Checar sistema de som
￮ Imprimir lista de inscritos
￮ Imprimir lista de contatos dos palestrantes
￮ Criar agenda com os contatos de todos os fornecedores
￮ Controlar o translado dos palestrantes até o lugar do evento
￮ Supervisionar o coffee-break
￮ Atualizar as redes sociais com as novidades do evento, principalmente,
em casos de transmissão ao vivo. Vale fazer um post lembrete no dia
￮ Produzir conteúdos (vídeos, fotos, entrevistas) para serem divulgados
nas mídias após o evento 18
Hora do show!
￮ Esse é o momento de conhecer os convidados
pessoalmente. Se aproximar do público e personalizar
ainda mais o tratamento. Vislumbrar novas parcerias e
consolidar as já feitas.

￮ Distribuir um formulário com informações padronizadas

para alimentar o mailing e prolongar o contato. Pelo
questionário é possível fazer uma triagem para futuras
divulgações.

￮ Se for possível, faça uma transmissão ao vivo pelas redes

sociais. Isso pode ampliar, e muito, a visibilidade do evento.
19
E fica o registro para consulta futura.
Pós-evento

20
Checklist Geral e Comunicação
￮ Fazer o balanço financeiro (se for o caso)
￮ Enviar agradecimentos personalizados a participantes, voluntários,
parceiros etc.
￮ Publicar no site do evento e/ou da instituição organizadora e nas redes
sociais todas as notícias geradas
￮ Fazer um relatório utilizando as mensagens publicadas com a #hashtag
do evento
￮ Enviar uma pesquisa para receber o feedback dos participantes. Junto
também pode ser enviada uma newsletter com as notícias e materiais
apresentados no evento

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Obrigado!
￮ Que tal agradecer a presença e, de quebra, ainda
manter o contato com os convidados? Uma
newsletter é uma boa opção para essa tarefa.
Aproveite e insira as comunicações, fotos, vídeos e
apresentações do evento. Também pode-se
aproveitar para divulgar canais e redes sociais da
instituição.

￮ Esse contato pode levá-lo a outras informações e

aumentar ainda mais o vínculo com a sua
empresa/instituição. 22
Pesquisa de satisfação
￮ Qual foi seu objetivo ao participar do evento? Foi atingido?
￮ Em que a organização deixou a desejar?
￮ O local e as instalações foram adequadas?
￮ Participaria novamente de outros eventos nossos?
￮ Indicaria nossos eventos para outras pessoas?
￮ O conteúdo estava de acordo com a programação?
￮ A palestra foi interessante?
￮ Gostaria de ter acesso a mais informações sobre o tema?
￮ Há outros temas que gostaria que tivessem sido abordados?
￮ As informações passadas vão ajudá-lo profissionalmente?
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Relatório
￮ Documentar as experiências, sendo elas positivas
ou negativas, é um aprendizado para os próximos
eventos. Por isso, esta etapa é fundamental!

￮ Faça reuniões com a equipe e peça para cada um

aponte pontos altos e baixos, lições aprendidas e
possíveis mudanças.

￮ Avaliações qualitativas como opiniões e sugestões

de quem participou e organizou também devem
24
estar neste relatório.
 Case
Seminário “Papel do poder público no cumprimento
dos Objetivos do Desenvolvimento Sustentável”

25
Impressos

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Redes Sociais e WhatsApp

27
E-mails marketing

28
Notícias

29
E-mail marketing pós-evento

30
Ex. de E-mail marketing pós-evento

31
 Obrigada;)
￮ geizagr@gmail.com
￮ 55 21 99400-1959

forumdesenvolvimentorj@gmail.com Palácio Tiradentes - Rua Primeiro

55 21 2588-1352 de Março, s/nº, sala 127 - CEP 20010-
090 Praça XV - Rio de Janeiro - RJ
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