Checklist: Prácticas para la implementación de

Business Intelligence en PYMEs

Business Intelligence (BI) o Inteligencia de negocios, es una amplia
categoría de aplicaciones y tecnologías para la recolección,
almacenamiento, análisis, y fácil acceso a los datos para ayudar a los
usuarios empresariales a tomar mejores decisiones de negocios.

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Las aplicaciones de ​BI ​incluyen las actividades de los sistemas de
apoyo de decisión, consulta y presentación de informes,
procesamiento analítico en línea ​(OLAP)​, análisis estadístico, la
previsión y la minería de datos.
n analista de Gartner dice que hay dos "historias" que la gente cuenta
acerca del ​Business Intelligence (BI) para el mercado medio. En una
están las pequeñas y medianas empresas ​(PYMEs)​. En la otra historia
los protagonistas son empresas del mercado medio

En el primer relato están las ​PYMEs​. Se trata de compañías que son

demasiado "simples" como para necesitar un software de BI con
capacidades de clase empresarial y, además cuentan con recursos
limitados para apoyar esta clase de proyectos. En la otra historia los
protagonistas son empresas del mercado medio, que tienen las
mismas necesidades de negocio que las grandes organizaciones y por
lo tanto deben seguir idénticas normas en implementación y
administración de los sistemas de ​BI​.

La verdad es que las mejores prácticas del mercado medio

relacionadas con el ​Business Intelligence (BI) ​no son tan diferentes de
los de las grandes empresas. Por ejemplo hay o debería haber,
equipos multi-funcionales de ​Business Intelligence (BI), ​que incluye
profesionales de tecnología de información (TI​), las personas del
negocio y gente con habilidades analíticas.

Sin embargo, hay una diferencia notable entre las dos tipos de
compañías. Las organizaciones más grandes llevan varios años
invirtiendo en procesos y herramientas de ​Business Intelligence (BI).
Pero esto no necesariamente es así en las firmas de tamaño
mediano.Conseguir la justificación de negocio para una inversión
inicial es un desafío actual para las empresas medianas donde, con
frecuencia, no hay presupuesto ni personal para un programa de
Business Intelligence (BI)​."

La mejor apuesta para demostrar los beneficios del ​Business

Intelligence (BI) en una firma de tamaño medio, es que comience a
avanzar en un proyecto de ​BI ​siguiendo el aforismo "Comience con
algo pequeño, piense en grande." En otras palabras, establecer metas
sustanciales para el programa de ​BI​, pero asegurándose que puede
entregar beneficios y funcionalidades a los usuarios del negocio en
incrementos útiles.

Y una vez que el proyecto esté en marcha, hay otros puntos de

decisión importantes y enfoques de gestión de proyectos que pueden
ayudar a evitar los problemas de las ​PYMEs que quieren implementar
BI​.

He aquí una lista de las mejores prácticas de ​BI ​del mercado medio
recomendado por firmas de consultoría:

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Tener Plan
No se olvide de tener un plan. Como todos los proyectos de software
o de negocios, los de ​Business Intelligence (BI) se desenvuelven
mejor cuando el proceso de implementación está bien planeado y
avanza en forma orquestada. Se recomienda a los equipos de ​BI
"hacer algo rápidamente para entusiasmar a la gente" y luego avanzar
en una serie de pasos alcanzables. Si la gente aprende a confiar en BI,
van a poner más recursos en ello.

Definir necesidades específicas

Averiguar lo que usted necesita comprar y que no. Una de las
primeras cosas que las organizaciones de mercado medio debe hacer
es determinar si necesitan una plataforma de ​BI ​independiente o si la
funcionalidad de ​BI ​integrada en sus aplicaciones de negocio
existentes son suficientes. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas
ERP ​y ​CRM ​incluyen reportes. Si una organización requiere sólo
información básica y capacidades de anticipación con fines
predictivos, es probable que sea suficiente con las herramientas
integradas, evitando la necesidad de licenciar, instalar y administrar
el software de BI independiente.

Hacer Simple
Como regla general la PYME debe comenzar con algo simple y
sencillo en sus estrategias de implementación de BI, a menos que
tenga una razón de peso para construir un sistema de ​BI ​más
complicado. La mayoría de los proyectos de ​Business Intelligence
(BI)​sólo está centrado en la entrega de informes básicos. No es muy
posible que las organizaciones del mercado medio en particular,
necesitan tableros de lujo, modelos de predicción o actualizaciones
continuas, por la sencilla razón que sólo pueden contar con una o dos
fuentes de datos y unos pocos usuarios.

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Capacitar a usuarios finales
Capacitar a los usuarios finales, y ahorrar en recursos de ​TI​, a través
de autoservicio. Tal como sucede con otras aplicaciones de negocios,
se recomienda un enfoque de autoservicio de ​BI tal ​que permita a los
usuarios empresariales crear sus propias vistas de los informes
estándar en lugar de tener que depender de ​TI ​o de un equipo de ​BI
que lo haga por ellos. Con el enfoque de auto-servicio, los usuarios
deben ser capaces de crear nuevos informes más rápido que si
tuvieran que esperar por su ayuda y personalizarlos basados ​en sus
necesidades individuales. Al evaluar un software de ​Business
Intelligence (BI)​, hay que asegurarse que tenga las características que
lo hagan sumamente utilizable por los usuarios.

Evaluar necesidades de datos y determinar si BI puede ser

independiente.
Si una organización tiene múltiples aplicaciones que manejan
diferentes conjuntos de datos, una iniciativa de BI puede ser una
buena razón para tratar de unificar los informes y una mejor relación
entre los datos, posiblemente en un depósito de datos (​Data
Warehose​) o conjuntos integrados (data marts). Sin embargo, la
construcción y la gestión de los data marts o un almacén de datos
puede ser una gran desafío para PYMES, pues por lo general requiere
un grupo especializado dentro de TI. La consolidación, limpieza e
integración de datos y elaboración de informes estandarizados
también requieren recursos.
Si todo esto parece demasiado desalentador como para asumirlo
dentro de la empresa, considere la externalización (​outsourcing​).

Controlar los costos

No deje que los costos se salgan de control. Mantener los costos de BI
bajo control y a la baja se reduce a hacer un buen trabajo de
identificación de las cosas que realmente necesita una organización
como parte del proceso de recopilación de requisitos y la
construcción de un modelo de negocio. No sobre comprar el
hardware es una buena manera de lograr el objetivo de contención de
costos. La decisión de una contratación externa, en al menos parte de
un proyecto, puede ser otra.

División Consultoría de Evaluando Software

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