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Universidad Tecnológica de Morelia

Ensayo

Nombre: Leticia Isabel Galván Murillo Matrícula: UTM023057OF

Marlluly Rendón Aguilar UTM053045TIC

Nombre del curso: Nombre del profesor:

MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIOS MGTI Gilberto A. Romero Pedraza

Módulo: Tercer Parcial Actividad:

-Describir la forma de convertir las relaciones


de las unidades de trabajo en procesos.
Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD
Primer corte).

-Optimización del Diagrama de Arquitectura


de Procesos (PAD Segundo corte).

-Describir el proceso de optimización del


Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD
Segundo corte).

- Realizar un ejemplo

Fecha: 25/11/2011 Equipo: TRES INTEGRANTES MAXIMO POR


EQUIPO

Bibliografía:

Hall G., J. Rosenthal y J. Wade; How to make reengineering really work, Harvard Business
Review: 71(6), 119-131 (1993).

Hammer M. y J. Champy; Re-engineering the Corporation; A Manifesto for Business


Revolution, Harper Business, New York, USA (1993).

Información tecnológica, versión On-line ISSN 0718-0764

http://www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-07642009000200005&script=sci_arttext28 de
Noviembre del 2011.
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Ensayo

DE UNIDADES DE TRABAJO A PROCESOS, POR MEDIO DE PAD´S Y LA OPTIMIZACIÓN DE ESTOS

INTRODUCCIÓN

E
n cada empresa se requiere de unidades de trabajo, estas están compuestas por un grupo de
actividades componentes, las cuales se agrupan y asignan de manera que se prevea, un mínimo de
gastos o un máximo de satisfacción en los distintos procesos, llevados a cabo en una empresa.
Estos determinan que se logre algún objetivo en común, si el grupo de actividades es deficiente ya sea en
él numero o en la calidad de los miembros, el proceso decae. Cada uno de los miembros asignados a una
actividad se enfrentará a su propia problemática en el alcance de los objetivos.

La arquitectura de procesos en general identifica que procesos definen una estructura funcional y se
anticipa al proceso mismo, representa el conjunto de Procesos Esenciales de la empresa, sus
interrelaciones entre sí y con algunos Procesos de Soporte y de Administración.

Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD) Comprende el portafolio de procesos de la empresa y una


representación (o modelado) detallada de las actividades que se realizan en ellos, son los responsables de
la estrategia de negocios definen objetivos, metas y acciones, que deberán estar contemplados en los
procesos esenciales de la organización, asegurando así, que sean considerados en la estrategia de
Tecnologías de Información (TI´s), diseñada para soportar dichos procesos, con la incorporación de las
TI´s. Contar con una arquitectura de procesos, desde una perspectiva sistémica, adquiere entonces gran
relevancia, pues comprende una especificación conceptual de la estrategia de la empresa sobre la cual se
sustentan sus servicios de información.

La arquitectura de procesos es un elemento esencial del modelo de negocios de toda organización, en


este trabajo se propone la forma de convertir las relaciones de las unidades de trabajo de una empresa,
en procesos, mediante un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte), y utilizando este
como marco de referencia en las tareas de reingeniería o rediseño de los procesos esenciales para lograr
un diagrama mejorado (PAD de Segundo corte).
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DESARROLLO
La conversión de Unidades de trabajo a Procesos es una tarea que requiere primeramente la
comprensión de la estructura de ambos términos.

Las Unidades de Trabajo:

Se definen como Departamentos.


Agrupan actividades.
Reúnen los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Deben tener a los individuos en el puesto adecuado.
Proporcionan facilidades al personal y otros recursos.
Ajustan la organización a la luz de los resultados del control.

Los Procesos por su parte:

Persiguen metas y objetivos específicos.

Se conforman de:

La planeación para determinar los objetivos.


La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.
La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas.
El control de las actividades para que se conformen con los planes.

Como siguiente paso se define el elemento que será el intermediario para la conversión de las Unidades
en Procesos el cual se define como, Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD). Esta es la herramienta
de Planeación Interprete de las Unidades de trabajo y medio de conversión a Procesos.

Los planes se necesitan para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor procedimiento
de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la selección de metas. Luego puede establecerse
objetivos para las sub-unidades, divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se
prepara programas para alcanzarlos en una forma sistemática la cual será plasmada en Diagramas de
Arquitectura de Procesos (PAD).

Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administración toma en cuenta su
viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los empleados.

Metodología

¿Cómo obtener la Arquitectura de Procesos?, a través de una metodología de cuatro pasos:


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1. Se documenta la Estructura Organizacional


2. Se identifica / define las funciones (Actividades) de negocio Primarias y Secundarias de la
empresa.
3. Se define el Diagrama de la Vista Horizontal
4. Se realiza el mapeo de configuración de valor al diagrama de Arquitectura de procesos.

Este es un ejemplo:

Supongamos que tenemos una Empresa que se dedicada al lavado de salas.

Unidad de trabajo

Departamento:

Ventas

Actividades:

Atención a clientes.
Alimentación de la Base de Datos.
Creación de Presupuestos.

Requisitos del puesto:

Manejo del sistema de la empresa


Atención telefónica a clientes
Conocimiento de Contabilidad.

Contratación o Colocación:

Acondicionamiento de Departamento (Escritorio, Computadora, Silla).

Resultados:

Creación Satisfactoria de Ordenes de trabajo.

Proceso

Planeación:

Objetivo creación de pedidos.

Organización:

Distribuir Trabajo, a las partes correspondientes (otras unidades de trabajo).

Ejecución:
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Desempeñar correctamente las Actividades, por ejemplo:

Los registros, todo lo q refiere a alimentación de base de datos.

Control:

Almacenar información
Fechar documentación.

Plasmar lo anterior en un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Primer corte):

Cliente Vendedor

si

Solicita Servicio Cliente


Pide y
Nuevo
Registra
los datos
No

Pide datos del


servicio

No Indica costo del


Acepta servicio

Si Programa el
servicio

La optimización es la búsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema o en este caso un


procedimiento, a partir de determinados cambios lógicos (software) o de operación (Actividades).
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Formando parte del proceso, mediante la externalización de algunas actividades o Ayudándole a un


proceso con la adopción (selección, evaluación, implantación y formación) de una nueva herramienta.

LOS DIAGRAMAS DE ARQUITECTURA DE PROCESOS (PAD DE SEGUNDO CORTE CORTE).

En el caso de los Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD de Segundo corte corte), se trata de
realizar una mejora, de optimizar un proceso.

Normalmente cuando se realiza una búsqueda sobre las técnicas de modelado, se obtienen resultados
que representan a más de una técnica. Dichos resultados son metodologías generales con facultades para
el modelado de procesos. Desafortunadamente, existe una gran confusión de conceptos, ya que las
metodologías son utilizadas tanto para indicar la propia metodología como las técnicas asociadas a la
misma.

La metodología trata con situaciones problemáticas en las cuales existe un alto componente social,
político y humano. El enfoque sistémico atiende al estudio de las relaciones que conforman numerosos
factores de un sistema, tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se comunican, al
integrar una estructura organizacional determinada. Dicha metodología plantea una visión inter, multi y
transdisciplinaria que ayuda a analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas;
reconocer y expresar la situación problemática, producir "definiciones básicas" de sistemas relevantes,
desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos conceptuales con la
situación percibida, identificar cambios deseables y factibles, y tomar acción para mejorar la situación.

La mejora de procesos puede venir por dos vías complementarias: cambios en ciertos aspectos del
proceso existente, o un cambio radical del proceso (reingeniería).

En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no están aportando valor al proceso desde el
punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas actividades de forma que aporten un mayor
valor. La metodología PDCA (plan, do, check, act), proporciona una sistemática en la resolución de
problemas o en la mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raíz, proporcionando
en definitiva, el camino más corto y seguro para la resolución del problema o la consecución de la mejora
pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, selección de proyecto,
comprensión de la situación inicial, análisis, acciones correctivas, resultados, estandarización y control, y
oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997).

Roure J., M. Moñino y M.A. Rodríguez-Badal; La Gestión Estratégica por Procesos, Ediciones Folio,
Barcelona, España (1997).

En la creación o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raíz el diseño global del
proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos o generar considerablemente más valor
con él. Según, Hammer y Champy, (1993) y Hall et al., (1993), "reingeniería es la revisión fundamental y el
rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas
de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez". Su metodología se divide en las siguientes
fases: definir equipo de trabajo, análisis de los requerimientos de los clientes y del negocio, comprensión
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del funcionamiento del proceso actual, análisis y generación de ideas creativas e innovadoras para el
rediseño del proceso, diseño e implantación del nuevo proceso y seguimiento de los resultados.

A continuación un ejemplo de la mejora de un Diagrama de Arquitectura de Procesos (PAD de Segundo


corte corte), basado en el anterior proceso esquematizado. En su Primer Corte se hace referencia a un
Proceso de registro de órdenes de trabajo o servicios y en este se muestra su optimización con la mejora
de la facturación.
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Cliente Vendedor Sistema

si

Solicita Servicio Cliente


Pide y
Nuevo
Registra
o
los datos
No

Pide datos del


servicio Registra
los datos

No Indica costo del Si


Acepta servicio Filtrar los
No datos
Cliente
Si Nuevo
Factura
Si o
Verificar Datos
No Requeridos

Programar el No
servicio Datos

Completos

Si
Visualiza vista
previa
Generar Factura

No Imprime

Factura

Si
Si
Envía Factura al Cte.
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CONCLUSIONES GENERALES
Leticia Isabel Galván Murillo

Marlluly Rendón Aguilar

Creemos que los modelos son necesarios para entender el comportamiento de los procesos en las
empresas y poder diseñar los nuevos sistemas, así como mejorar el funcionamiento de los existentes. Y es
que es necesario un estudio y clasificación de las técnicas de modelado de procesos de negocio más
apropiadas, para llevar a cabo su reingeniería y optimización.

La clasificación de los PAD tanto de primer corte como el de segundo, ha sido aplicada a un sencillo pero
muy explícito ejemplo que se interrelacionaba con el registro de órdenes de servicio y la optimización con
el proceso de facturación.

Esto para demostrar cómo es que se entiende la conversión de Unidades de trabajo a Procesos y estos
plasmarlos en PAD´S, para su optimización, con la finalidad de la mejora de los mencionados procesos.

Los diagramas de flujo de datos, poseen las características más adecuadas para la descripción de la
circulación de información.

Los diagramas de flujo de datos ofrecen una estructura general para la representación de la perspectiva
de datos que engloba todas las etapas desde la comprensión y comunicación hasta la ejecución del
proceso.