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Ensayo
- Realizar un ejemplo
Bibliografía:
Hall G., J. Rosenthal y J. Wade; How to make reengineering really work, Harvard Business
Review: 71(6), 119-131 (1993).
http://www.scielo.cl/scielo.php?pid=S0718-07642009000200005&script=sci_arttext28 de
Noviembre del 2011.
Universidad Tecnológica de Morelia
Ensayo
INTRODUCCIÓN
E
n cada empresa se requiere de unidades de trabajo, estas están compuestas por un grupo de
actividades componentes, las cuales se agrupan y asignan de manera que se prevea, un mínimo de
gastos o un máximo de satisfacción en los distintos procesos, llevados a cabo en una empresa.
Estos determinan que se logre algún objetivo en común, si el grupo de actividades es deficiente ya sea en
él numero o en la calidad de los miembros, el proceso decae. Cada uno de los miembros asignados a una
actividad se enfrentará a su propia problemática en el alcance de los objetivos.
La arquitectura de procesos en general identifica que procesos definen una estructura funcional y se
anticipa al proceso mismo, representa el conjunto de Procesos Esenciales de la empresa, sus
interrelaciones entre sí y con algunos Procesos de Soporte y de Administración.
DESARROLLO
La conversión de Unidades de trabajo a Procesos es una tarea que requiere primeramente la
comprensión de la estructura de ambos términos.
Se conforman de:
Como siguiente paso se define el elemento que será el intermediario para la conversión de las Unidades
en Procesos el cual se define como, Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD). Esta es la herramienta
de Planeación Interprete de las Unidades de trabajo y medio de conversión a Procesos.
Los planes se necesitan para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor procedimiento
de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la selección de metas. Luego puede establecerse
objetivos para las sub-unidades, divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se
prepara programas para alcanzarlos en una forma sistemática la cual será plasmada en Diagramas de
Arquitectura de Procesos (PAD).
Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administración toma en cuenta su
viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los empleados.
Metodología
Este es un ejemplo:
Unidad de trabajo
Departamento:
Ventas
Actividades:
Atención a clientes.
Alimentación de la Base de Datos.
Creación de Presupuestos.
Contratación o Colocación:
Resultados:
Proceso
Planeación:
Organización:
Ejecución:
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Ensayo
Control:
Almacenar información
Fechar documentación.
Cliente Vendedor
si
Si Programa el
servicio
En el caso de los Diagramas de Arquitectura de Procesos (PAD de Segundo corte corte), se trata de
realizar una mejora, de optimizar un proceso.
Normalmente cuando se realiza una búsqueda sobre las técnicas de modelado, se obtienen resultados
que representan a más de una técnica. Dichos resultados son metodologías generales con facultades para
el modelado de procesos. Desafortunadamente, existe una gran confusión de conceptos, ya que las
metodologías son utilizadas tanto para indicar la propia metodología como las técnicas asociadas a la
misma.
La metodología trata con situaciones problemáticas en las cuales existe un alto componente social,
político y humano. El enfoque sistémico atiende al estudio de las relaciones que conforman numerosos
factores de un sistema, tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se comunican, al
integrar una estructura organizacional determinada. Dicha metodología plantea una visión inter, multi y
transdisciplinaria que ayuda a analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas;
reconocer y expresar la situación problemática, producir "definiciones básicas" de sistemas relevantes,
desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos conceptuales con la
situación percibida, identificar cambios deseables y factibles, y tomar acción para mejorar la situación.
La mejora de procesos puede venir por dos vías complementarias: cambios en ciertos aspectos del
proceso existente, o un cambio radical del proceso (reingeniería).
En el primer caso se trata de eliminar aquellas tareas que no están aportando valor al proceso desde el
punto de vista del cliente, o bien modificar algunas de dichas actividades de forma que aporten un mayor
valor. La metodología PDCA (plan, do, check, act), proporciona una sistemática en la resolución de
problemas o en la mejora de procesos, ya que asegura que se atacan las causas de raíz, proporcionando
en definitiva, el camino más corto y seguro para la resolución del problema o la consecución de la mejora
pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, selección de proyecto,
comprensión de la situación inicial, análisis, acciones correctivas, resultados, estandarización y control, y
oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997).
Roure J., M. Moñino y M.A. Rodríguez-Badal; La Gestión Estratégica por Procesos, Ediciones Folio,
Barcelona, España (1997).
En la creación o cambio radical del proceso se trata de cuestionar de nuevo y de raíz el diseño global del
proceso de forma que se consigan alcanzar los nuevos objetivos o generar considerablemente más valor
con él. Según, Hammer y Champy, (1993) y Hall et al., (1993), "reingeniería es la revisión fundamental y el
rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas
de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez". Su metodología se divide en las siguientes
fases: definir equipo de trabajo, análisis de los requerimientos de los clientes y del negocio, comprensión
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del funcionamiento del proceso actual, análisis y generación de ideas creativas e innovadoras para el
rediseño del proceso, diseño e implantación del nuevo proceso y seguimiento de los resultados.
si
Programar el No
servicio Datos
Completos
Si
Visualiza vista
previa
Generar Factura
No Imprime
Factura
Si
Si
Envía Factura al Cte.
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CONCLUSIONES GENERALES
Leticia Isabel Galván Murillo
Creemos que los modelos son necesarios para entender el comportamiento de los procesos en las
empresas y poder diseñar los nuevos sistemas, así como mejorar el funcionamiento de los existentes. Y es
que es necesario un estudio y clasificación de las técnicas de modelado de procesos de negocio más
apropiadas, para llevar a cabo su reingeniería y optimización.
La clasificación de los PAD tanto de primer corte como el de segundo, ha sido aplicada a un sencillo pero
muy explícito ejemplo que se interrelacionaba con el registro de órdenes de servicio y la optimización con
el proceso de facturación.
Esto para demostrar cómo es que se entiende la conversión de Unidades de trabajo a Procesos y estos
plasmarlos en PAD´S, para su optimización, con la finalidad de la mejora de los mencionados procesos.
Los diagramas de flujo de datos, poseen las características más adecuadas para la descripción de la
circulación de información.
Los diagramas de flujo de datos ofrecen una estructura general para la representación de la perspectiva
de datos que engloba todas las etapas desde la comprensión y comunicación hasta la ejecución del
proceso.