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TM-1100

Básico Ventas
Vía Ricardo J. Alfaro Edificio Sun Tower Mall, Piso 2, Local #61
t. (507) 300 7201 f. (507) 300 7205 entrenamiento@topmanage.com
Oficina en Colón t. (507) 842 0200

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Contenido
Objetivos Específicos............................................................................................................................................4
Descripción de Módulo de Ventas ..................................................................................................................5
¿Cómo ingresar a SAP BUSINESS ONE? ...........................................................................................................6
Entorno de la Ventana de SAP Business One ...............................................................................................8
1. Barra de Menú ...........................................................................................................................................8
2. La barra de herramienta: .......................................................................................................................8
3. Módulos de SAP: ........................................................................................................................................8
4. Barra de Estado: ........................................................................................................................................9
Iconos de la Barra de Herramientas ............................................................................................................. 10
Funciones de Búsqueda en SAP Bussines One .......................................................................................... 13
Función de Crear en SAP Business One ....................................................................................................... 16
Datos Maestros Socios de Negocios ............................................................................................................ 17
Encabezado de la ventana Datos Maestro de Socio de Negocios .............................................. 18
Pestañas General ........................................................................................................................................... 19
Pestaña Contacto ......................................................................................................................................... 21
Pestaña de Direcciones ............................................................................................................................... 22
Pestaña de Condiciones de Pago ........................................................................................................... 24
Pestaña Finanzas ............................................................................................................................................ 28
Pestaña General ........................................................................................................................................ 28
Pestaña Impuestos ..................................................................................................................................... 29
Pestaña de Propiedades ............................................................................................................................. 30
Pestaña de Comentarios ............................................................................................................................. 31
Saldo de Cuentas .......................................................................................................................................... 32
Datos maestro de Artículos en SAP BUSINESS ONE ................................................................................... 33
Encabezado de Datos Maestro de Artículos ......................................................................................... 34
Pestaña General ............................................................................................................................................ 37
Pestaña de Ventas ........................................................................................................................................ 38
Pestaña de Inventario .................................................................................................................................. 39
Método de Valorización de Inventario ................................................................................................... 41

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• Precio Medio Variable ...................................................................................................................... 41
• FIFO ......................................................................................................................................................... 41
• Precio Estándar ................................................................................................................................... 41
Pestaña de Propiedades ............................................................................................................................. 42
Pestaña de Comentarios ............................................................................................................................. 43
Pestaña de Anexos ........................................................................................................................................ 43
Documentos Comerciales de Ventas .......................................................................................................... 44
Encabezado del Documento Comercial ............................................................................................... 45
Cuerpo del Documento Comercial ......................................................................................................... 46
Pie del Documento Comercial .................................................................................................................. 49
Pestaña de Logística ..................................................................................................................................... 50
Pestaña de Finanzas ..................................................................................................................................... 51
Pestaña de Anexos ........................................................................................................................................ 52
Documentos por Servicios ........................................................................................................................... 53
Copiar de un Documento Base a un Documento Destino .................................................................. 54
Copiar A............................................................................................................................................................ 55
Ejemplo de Copiar A ................................................................................................................................. 56
Copiar De ......................................................................................................................................................... 57
Ejemplos de Copiar De............................................................................................................................. 57
Pedido de Ventas .......................................................................................................................................... 60
Entrega de Mercancía ................................................................................................................................. 62
Devolución de Mercancía .......................................................................................................................... 66
Factura de Clientes ....................................................................................................................................... 68
Nota de Crédito ............................................................................................................................................. 70
Factura de Cliente + Pago .......................................................................................................................... 72
Factura Reserva de Deudores ................................................................................................................... 74
Cancelación de documentos ....................................................................................................................... 75
Informes de Ventas ............................................................................................................................................ 79
Documento Preliminar de Documentos.................................................................................................. 79
Lista de Partidas Abiertas ............................................................................................................................. 81
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Documento de Aprovisionamiento .......................................................................................................... 82
Envío de Mensajes ......................................................................................................................................... 86

Objetivos Específicos

 Crear y buscar datos maestros de deudores o acreedores.

 Aplicar diversos métodos de búsqueda (desde campos distintos en la misma ventana).

 Crear y buscar artículos.

 Preparar documentos comerciales de tipo artículos y servicios.

 Transferir información de un documento comercial a otro.

 Utilizar los informes de Ventas básicos.

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Descripción de Módulo de Ventas

En este modulo aprenderemos a conocer cada uno de los conceptos principales de


SAP business ONE, tambien se observara como se crean los socios de negocios en SAP
y los articulos que estarán incluidos en la base de datos.

Este módulo cubre todo el proceso de ventas, desde la creación de ofertas para
clientes y partes interesadas hasta la facturación, creación de documentos
preliminares e impresión.

SAP Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas, cada uno
de los cuales pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas.

¿Qué es SAP Business One?

 SAP Business One es una aplicación de planificación de recursos


empresariales (ERP) especialmente diseñada para pequeñas empresas.
 Utiliza una arquitectura cliente/servidor de dos niveles.
 Los procesos de integración se pueden implementar entre empresas y sistemas.
 Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas finanzas, gestión
de clientes, ventas, operaciones y logística, que
atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa.

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¿Cómo ingresar a SAP BUSINESS ONE?
Para comenzar a utilizar SAP Business One, haga doble clic en el icono que se muestra
en su escritorio para iniciar la aplicación y mostrar la pantalla de inicio.

Doble clic en el icono de


SAP

La primera pantalla que se ve es la pantalla de inicio de sesión en la que usted debe


ingresar su nombre de usuario y contraseña.

Colocar el id
de usuario y
contraseña

Clic en
modificar
sociedad y
Seleccionar
Sociedad

En la parte inferior
derecha de la pantalla
de inicio de sesión, puede hacer clic en el botón modificar sociedad para
seleccionar una sociedad distinta.
Algunas organizaciones utilizan varias sociedades en SAP Business One, para hacer el
seguimiento de las diferentes empresas, divisiones, o actividades comerciales como
empresas separadas.

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Si desea cambiar de base de datos clic en el icono modificar sociedad.

Escoja la sociedad que se utilizara e ingrese el usuario y la


Contraseña.

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Entorno de la Ventana de SAP Business One

Descripción de las partes de las ventanas:


1. Barra de Menú: es la que se encuentra de la pantalla, se observa el contenido
de la lista de menús.

2. La barra de herramienta: tiene distintos usos en las diferentes ventanas del


sistema.

3. Módulos de SAP: sirve para activar todas las aplicaciones del sistema.
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4. Barra de Estado: si ubica el puntero del mouse en cualquier campo de las
ventanas, la barra de estado le indica la cantidad de caracteres que tiene el
campo. La barra de estado también nos muestra los mensajes de error que son
de color rojo.

La zona inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de


mensajes:

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 Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo y le informa que el
procedimiento no puede continuar hasta que se tomen medidas correctivas.
 Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul y le informa sobre un
tema impide que el procedimiento continúe.
 un mensaje de confirmación sobre un fondo verde y le informa sobre la
ejecución exitosa de un procedimiento.

Iconos de la Barra de Herramientas

La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de menús, es un conjunto de


iconos que permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las
funciones activas se muestran en color, mientras que las inactivas aparecen en gris.

Icono Descripción/Actividad

(Presentación Permite ver un documento antes de imprimirlo


preliminar...)
Imprime el documento activo en la impresora
(Imprimir...) especificada.
Muestra la ventana Enviar mensaje, en la cual se añade
(Correo electrónico…) la dirección de correo electrónico y se introduce el texto
del mensaje.
Muestra la ventana Enviar mensaje, en la cual se
(SMS...) introduce el número de teléfono y el texto del mensaje
SMS.
Muestra la ventana Enviar mensaje, en la cual se añade
(Fax...) el número de fax y se introduce el texto del fax.

(MS EXCEL) Permite exportar datos a Microsoft Excel.

(MS WORD) Permite exportar datos a Microsoft Word.


Permite exportar datos como un archivo PDF (portable
(PDF)
document format).
Permite iniciar diferentes aplicaciones directamente
(Lanzar aplicación...)
desde SAP Business One.
(Bloquear pantalla) Permite bloquear la pantalla activa.

(Buscar) Pasa al modo Buscar.

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Icono Descripción/Actividad

(Añadir) Pasa al modo Añadir.

(Primer reg.datos)

(Registro de datos
anterior) Permite navegar por objetos o documentos comerciales
del mismo tipo.
(Registro datos sig.)

(Último reg.datos)
Permite buscar y visualizar datos específicos en SAP
(Filtrar tabla...) Business One.
(Clasificar tabla...) Permite clasificar los datos de una tabla.
Muestra el documento que se creó a partir del
(Documento base...) documento seleccionado o como continuación del
documento seleccionado. Por ejemplo, a partir de una
(Documento destino...) entrega, se puede ver la oferta de ventas original o la
subsiguiente factura de deudores.
Muestra la ventana Ganancia bruta para un
(Ganancia bruta…) documento de ventas.
Permite especificar el medio de pago para un
(Medios de pago...) documento.

(Cálculo de volumen y Calcula el volumen y el peso de los artículos en


peso...) documentos de marketing.

Muestra el informe diario de operaciones con el resumen


(Diario contable...) de todas las operaciones contables.

Permite seleccionar un layout de impresión y tratar


(Diseñador de layouts layouts para imprimir documentos e informes. Véase
de impresión...) Diseñador de layouts de impresión.

(Parametrizaciones de Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con


formulario…) la lista de opciones para la ventana activa. Se pueden

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Icono Descripción/Actividad
cambiar estas parametrizaciones para modificar los
campos, las líneas y las tablas que se visualizan en una
ventana.
Muestra la ventana Query Manager. Para obtener más
(Query Manager...) información sobre consultas.

(Avisos/Resumen de Muestra la ventana Avisos/Resumen de alertas, en la


alertas...) cual se visualizan mensajes y alertas del usuario.
El calendario de SAP Business One muestra reuniones,
(Calendario...) llamadas telefónicas y otras actividades planificadas.

(selección de sucursal
predeterminada)

Muestra la ayuda en línea de SAP Business One.(Ayuda


Ayuda de contexto…)

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Funciones de Búsqueda en SAP Bussines One

Utilice el modo Buscar para buscar datos existentes, como registros de socios de
negocios o empleados, detalles de artículos, y documentos de compras o ventas, en
SAP Business One.
Opciones que le ofrece SAP BUSINESS ONE para buscar:
 Colocando una * en los campos y presionando la tecla de enter o el botón
buscar en la parte inferior de la pantalla, aparece una ventana donde usted
puede seleccionar la información que le está realizando la búsqueda.

 Seleccionando en la barra de menú la opción de Dato, en la lista desplegable


escogemos la opción de Buscar o dando clic en la barra de herramientas al

icono de los binoculares .


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 Introduzca el primer carácter del código o nombre del socio de negocios
seguido de un asterisco (*), por ejemplo, A*. Seleccione Buscar y luego
seleccione el nombre de los socio de negocios relevante en la lista que
aparece.

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 Nota: Recuerde que si los campos están de color amarillo está en la ventana
de buscar.

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Función de Crear en SAP Business One

Opciones que le ofrece SAP BUSINNES ONE para crear:

1. En la barra de menú seleccione la opción de Datos, escoja en la lista

desplegable la opción de crear .

2. Presionando en el teclado las teclas de Ctrl+ A.

3. Seleccionar en la barra de herramientas el icono de crear

Nota: Si está en la opción de crear los campos de la ventana están en color blanco y
en la parte inferior observa el botón de crear.

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Datos Maestros Socios de Negocios

Utilice los datos maestros del socio de negocios para registrar y recuperar información
de socios de negocios (clientes, proveedores y clientes potenciales) y planificar
actividades para ellos.

Para obtener la ventana de datos maestros de socios de negocios, escogemos las


siguientes opciones:
1. Clic en el módulo Socio de Negocios.

2. Escogemos en la lista desplegable la primera opción datos maestros de socio


de negocios.

3. Automáticamente aparece la ventana datos maestros socio de negocios.

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4. Esta ventana aparece con la opción de buscar y usted debe escoger la
opción de crear para comenzar la creación de su socio de negocio.

Encabezado de la ventana Datos Maestro de Socio de Negocios

Código: Especifique un código único para el interlocutor comercial. Puede


especificar cualquier string alfanumérico con un máximo de 15 caracteres.

Libreta de númeración: es la secuencia de los socios de negocios creados en el


sistema.

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Nombre: ingresar el empresa si es un deudor, acredor o lead, escribir la razón social
(como esta registrada la empresa).

Nombre extranjero: se coloca el nombre de las razón comercial o si tiene un nombre


extrangero.

Grupo: es el grupo al cual pertenece el código el maestro del socio de negocios.

Moneda: la moneda que utiliza el socio de negocios.

Número de identificación fiscal: es el número de RUC de la empresa.

Pestañas General

Teléfono 1 y 2: Teléfonos de la empresa.


Teléfono Móvil: Teléfono celular.
Fax: Número de Fax de la empresa.
Correo Electrónico: E-mail de la empresa.
Sitio Web: Página Web de la empresa.
Clase de Expedición: Forma de envío de la mercancía.
Clave de Acceso: Contraseña de acceso para un portal web.

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Indicador de Factoring: empresa que se encargan de cobros de facturas de los
clientes.
Código de Proyecto: Proyecto al cual pertenece ese socio de negocios.
Ramo: actividades que la empresa se dedica (industrial, comercial, agropecuario).
Tipo de Socios de Negocios: Sociedades y Privado.
Nombre de alias: la razón comercial

Persona de Contacto: Persona principal con el cual se tiene contacto comercial en la


empresa.
Comentarios: Alguna información adicional.
Empleado del departamento de Ventas: Vendedor o agente designado.
Código Canal SN: Cliente que dio la referencia para la venta.
Técnico: Técnico asignado para la empresa.
Territorio: Grupo o localización al cual se le asignara el deudor, acreedor o lead
 Valido: si el socio mantendrá una relación activa mantenga está opción
activada.
 Inactivo: se utiliza para que el socio de negocios no aparezca en los
documentos comerciales, ejemplo ya no se tiene una relación comercial con
ese socio de negocios o se puede inactivar porque solo se trabaja por
temporada.
Seleccione las fechas del período de inactividad, e ingrese un comentario.
 Avanzado: puede ingresar la fecha de inactividad y la fecha de activación.

 Número de localización global (GLN): Representa una dirección o interlocutor


comercial. Este campo es alfanumérico y tiene 50 caracteres. El número de
localización global en este formulario se obtiene desde la ventana Detalles de
la empresa.

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Pestaña Contacto

En esta ventana podrá definir las diferentes personas con la cual usted mantiene
comunicación comercial en el deudor, acreedor o lead.
Debe llenar los campos con la siguiente información:
Nombre: Nombre del contacto, para recordarlo en caso que necesite llamarlo(a).
Título: Estudio realizado (Licenciada, Ingeniero, etc.).
Posición: Posición dentro de la empresa (Gerente, Contador, etc.).
Dirección: Alguna dirección donde se le podría localizar.
Teléfono 1 y 2: Teléfonos a los que puedo comunicarme con este contacto o alguna
extensión directa.
Teléfono Móvil: Teléfono celular del contacto.
Correo electrónico: Debe ingresar el e-mail del contacto.
Observaciones: Este campo lo podemos utilizar para recordar alguna información en
especial o su fecha de cumpleaños.

Si desea agregar otra persona con la cual usted tiene contacto dentro de la empresa
solo presione Definir de nuevo y luego, tendrá que llenar la información de la siguiente
persona.

Si tenemos a dos personas en la pestaña de contacto debe fijar como estándar a uno
de los dos, usted debe seleccionar uno y clic en el botón fijar como estándar.
Si uno de los contactos ya no labora en la empresa debe quitar el gancho a la casilla
válido.

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Pestaña de Direcciones

Podrá definir las diferentes direcciones que maneja el deudor, acreedor o lead.
Utilice esta ficha/pestaña para definir direcciones de socios de negocios, que se
utilizan como direcciones por defecto de facturación, pago y envío de los distintos
documentos en SAP Business One.

Destinatario de factura
A donde se le envía la factura.
ID Dirección: Nombre del Local, Almacén, Sucursal, etc. Donde se enviará la factura o
se estará cobrando la mercancía.
Calle/Apartado de Correos: Dirección a donde se enviará la factura o se estará
cobrando la mercancía.
Colonia: Avenida donde está ubicada.
Ciudad: Lugar o población donde está ubicado el local o almacén.
Código Postal: Apartado postal.
Estado: Aparecerá todos los estados o provincias después de haber seleccionado el
país.
País: Seleccione el país donde está ubicado.

Destinatario
Lugares donde se le envía la mercancía.
ID Dirección: Nombre del Local, Almacén, Sucursal, etc. Donde se enviará la
mercancía.
Calle/Apartado de Correos: Dirección a donde se enviará la mercancía.
Colonia: Avenida donde está ubicada.
Ciudad: Lugar o población donde está ubicado el local o almacén.
Código Postal: Apartado postal.

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Estado: Aparecerá todos los estados o provincias después de haber seleccionado el
país.
País: Seleccione el país donde está ubicado.
Número de R.U.C.: Número de R.U.C. de la empresa a la cual se le envía la mercancía.
Si desea agregar otra dirección que maneja el deudor solo presione Definir de nuevo.

Nota

Puede modificar el país por defecto en la dirección Pagar a o Destinatario


factura, únicamente bajo las siguientes circunstancias:

 El socio de negocios se encuentra vinculado a una oportunidad de


ventas, pedido de cliente, oferta de ventas, actividad o artículo.
 El socio de negocios no se encuentra vinculado a ningún
documento.

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Pestaña de Condiciones de Pago
Utilice esta ficha/pestaña para especificar las condiciones de pago de los socios de
negocios, las cuales determinan la fecha de vencimiento de las facturas
relacionadas con estos socios de negocios.

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Condiciones de pago: en este campo usted puede escoger la forma de pago que
tendrá el deudor.
%interés por Retraso: especifique la tasa de interés para los pagos retrasados de
clientes.
Lista de precios: es la lista de precio que le vas asignar a ese cliente.
%descuento total: es el descuento que se le asigna al cliente.
Limite de crédito:es la cantidad limite de crédito que se le asigna a un socio de
negocios.
Limite comprometido:es la cantidad establecida para cuando el cliente supera su
limite de crédito.
Plazo de reclamaciones: seleccione un plazo de reclamaciones predefinido o añada
uno nuevo en la ventana Plazo reclamaciones.
Descuento efectivo:
Seleccione una de las opciones para el cálculo de descuento siempre que haya más
de un descuento definido para el socio de negocios en la ventana Grupos de
descuento.
Seleccione una de las siguientes opciones:
Descuento más bajo: se toma el descuento más bajo disponible (estándar).
Descuento más alto: se toma el descuento más alto disponible.
Promedio: se toma un promedio de todos los descuentos disponibles.
Total: se toma el total de todos los descuentos disponibles.
Múltiples descuentos: se toman los múltiples descuentos disponibles.
Cuando hay un descuento efectivo seleccionado en el grupo de socios de negocios,
se muestra por defecto en este campo. El valor que aparece en este campo se
puede modificar siempre.
No aplicar grupos de descuento:

Define si el socio de negocios se envía a definiciones de descuentos.


Si marca esta casilla de selección, los grupos de descuento definidos para el
socio de negocios se consideran por defecto en este documento.

Permitir entrega parcial del pedido:

Esta opción permite que se copien parcialmente las líneas de un pedido de


cliente a un documento de destino:
Cuando esta opción está seleccionada, cada pedido de cliente nuevo que se
procesa para un interlocutor comercial se marca automáticamente como
Permitir entrega parcial. Por ejemplo, si el pedido de cliente contiene cinco
líneas de artículos, es posible copiar sólo tres de las cinco líneas en un

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documento de entrega.
Si la opción no está seleccionada, se debe copiar el pedido de cliente
completo en el documento de destino.
No se aplica a los clientes proveedores.

Permitir entrega parcial por filas:

Esta opción permite que se copie parcialmente la cantidad de un pedido de


cliente en un documento de destino.

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Banco de Socio de Negocios

Información Bancaria: esta es la Información de Tarjeta de Crédito:


información del banco del cliente. clase de la tarjeta de crédito,
Pais del Banco, Banco, Cuenta, número de tarjeta de crédito, fecha
Sucursal. de vencimiento de crédito.
Calendario días libres: los días que Fecha de pagos: los dias del pago
no trabaja el cliente. del cliente
Permite entregar parcial del pedido: Permite entregar parcial por fila:
Cuando esta opción está Esta opción permite que se copie
seleccionada, cada pedido de parcialmente la cantidad de un
cliente nuevo que se procesa para pedido de cliente en un
un cliente se marca documento de destino.
automáticamente como Permitir
entrega parcial
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Pestaña Finanzas

En la pestaña finanza encontramos dos pestañas:

Pestaña General
SN de consolidación: Al darle clic al botón seleccionamos los deudores que podrían
ser la casa matriz del dato maestro que se está realizando.

Consolidación de pagos: Se utiliza cuando la central paga todas las facturas emitidas
por sus sucursales. En un documento de pago específico, se puede seleccionar
directamente el interlocutor comercial de sucursal.

Consolidación de entregas:
Seleccione esta opción para visualizar las entregas de socios de negocios que están
vinculadas con el mismo socio de negocios de consolidación en la ventana Factura.
Se utiliza cuando se facturan a la central todas las entregas enviadas a sus sucursales.
En una factura específica, se puede seleccionar directamente el socio de negocios
de la sucursal.

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Cuenta Asociadas

Abre la ventana Cuentas asociadas en la que se definen las cuentas asociadas


predeterminadas para Activos fijos, Deudas pendientes y también Anticipos.

Deudores: cuenta asociada que se debe registrar en todos los asientos que se
contabilizan para el cliente.

La cuenta asociada predeterminada se define en la ventana Determinación de


cuentas de mayor

Bloquear reclamación
Bloquea la emisión de reclamaciones para el cliente.
Nivel de reclamaciones
Nivel superior de reclamación para este cliente.

Si el cliente está relacionado con una factura para la que se han enviado
reclamaciones de nivel 2 y 3, se visualiza el valor 3.

Fecha de reclamación
Última fecha en la que se emitió una reclamación.

Pestaña Impuestos

Status de impuesto: obligatorio/exento


Grupo Impositivo: busque el grupo de impuesto.

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Pestaña de Propiedades

A un dato maestro de socio de negocios de le pueden asignar una, varias


características, o ninguna de ellas. Si un deudor le son asignadas varias
características, podrá verlo en cualquier reporte donde usted la características.

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Pestaña de Comentarios

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Saldo de Cuentas

Saldo, entregas (despachos) y pedidos son campos automáticos que se actualizan


con cada transacción de la ficha.
Las flechas nos llevan a un desglose más detallado acerca de la transacción de
dicho cliente.
El icono de análisis nos muestra un análisis mensual del cliente ya por pedidos o
despachos.

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Datos maestro de Artículos en SAP BUSINESS ONE
Se utiliza la ventana Datos maestros de artículo para añadir, actualizar y buscar datos
del artículo. En esta ventana se enumeran todos los artículos de la empresa.

SAP Business One le permite gestionar todos los artículos que compra, fabrica, vende
o almacena en el inventario. Los servicios también pueden definirse como artículos,
aunque sólo son relevantes para las ventas.

Para cada artículo, se introducen los datos relevantes de un área en particular en SAP
Business One, que utiliza estos datos para las compras, las ventas, la producción, la
gestión de almacenes, la contabilidad y los servicios.

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Encabezado de Datos Maestro de Artículos

Número de artículo: es el código del articulo, este código no puede ser igual al
código de una socio de negociosy tampoco puede repetirse entre articulos.
Descripción: Nombre o descripción del artículo.
Descripción en idioma extranjero: Nombre en otro idioma del artículo u otro nombre
con el cual es conocido.

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Tipo de Articulos:
 Artículos: para definir como un artículo de SAP Business One.
 Trabajo: para utilizar en el módulo Servicio y calcular la cantidad de tiempo
empleada en completar el trabajo
 Viaje: para utilizar en el módulo Servicios y calcular la cantidad de tiempo que
el técnico invierte viajando.
 Grupo de artículos: en esta opción usted puede asignarle a un articulo el
grupo.
 Grupo de unidades de medida: En la lista desplegable, seleccione un grupo de
UM para el artículo, o haga clic en (Seleccionar de lista) para abrir la ventana
Lista de grupos de unidades de medida, y seleccione un grupo de UM.

El grupo de UM es Manual por defecto. Cuando selecciona un grupo de


artículo, el grupo de UM se actualiza automáticamente al grupo de UM por
defecto de ese artículo.
Cuando selecciona un grupo de UM distinto de Manual, la UM base de este
grupo de UM se define automáticamente como UM de inventario, UM de
compras y UM de ventas.
Si realiza una operación con este artículo, ya no podrá modificar su grupo de
UM.
 Lista de precio: Lista de precio que se le asignará al artículo.
 Precio Unitario: es el precio que usted le define al artículo. Introduzca el precio
después de seleccionar una de las siguientes opciones de moneda de la lista
de precios:
Moneda primaria: el precio por defecto
Moneda adicional 1
Moneda adicional 2
El precio que introduce en este campo, en cualquiera de las opciones de moneda
que se mencionaron antes, es el precio para la UM de inventario del artículo. Para
definir los precios para otras UM del artículo, seleccione el botón de tres puntos
suspensivos para mostrar la ventana [Nombre de lista de precios] - Precios de UM.

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El botón de tres puntos suspensivos solo está habilitado para los artículos que tienen
un grupo de UM distinto de Manual.

 Código de Barra: es la serie numerica que identifica un producto del otro.

Categoría de los Artículos

 Artículo de inventario: permite utilizar el artículo en la gestión de inventarios. Por


ejemplo, se pueden realizar transacciones de inventario, como traslados,
únicamente para artículos de inventario. Si el artículo se define como sólo de
inventario, no se puede vender ni comprar.
 Artículo de Venta: este artículo se vende a un cliente. Por ejemplo, se puede
crear un pedido de cliente para un cliente si el artículo se definió como artículo
de venta. Los servicios que no se adquieren ni se conservan en stock
pertenecen a esta categoría.
 Artículo de Compra: se compra a un proveedor. Por ejemplo, se puede crear
un pedido si el artículo se definió como artículo de compra.
 Por defecto, el artículo es una combinación de tres categorías. Estos valores
varían según la clase de artículo que haya seleccionado.
 Indicador de Activo Fijo: Seleccione este campo para definir un artículo como
activo fijo, es decir, un artículo que utiliza internamente en su empresa.

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Pestaña General

No aplicar grupos de descuento:Define si el artículo se envía a definiciones de


descuentos.
Si marca la casilla de selección, los grupos de descuentos definidos para este artículo
se consideran en la línea de documento del artículo; de lo contrario, no.
Nota:
El descuento de la cabecera del documento no se altera por la selección que se
realice en este campo.
Cuando esta casilla de selección no está marcada, igualmente puede definir los
descuentos de forma manual en las filas y el encabezado del documento.
Al copiar un documento en un documento de destino, los descuentos del
documento base se copian al documento de destino independientemente de
lo que se haya definido en la casilla de selección No aplicar grupos de
descuento.
Fabricante: Introduzca un fabricante si el artículo es un producto de marca.
Aún artículo solo se le puede asignar un fabricante.
Id adicional: lo puede utilizar para colocar otra referencia del producto o para un
código.
Clase de entrega: es la forma de envió que utiliza ese socio de negocios.

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Artículos gestionados por: es la forma que se recibe y se envía los artículos.

 Ninguno (por defecto): no se realiza una gestión especial para este artículo.
 Números de serie: la gestión del artículo se realiza por números de serie.
 Lotes: la gestión del artículo se realiza por lotes. Esta clase de gestión consiste
en realizar un seguimiento de los artículos con números y características
exclusivos, pero que se han combinado en un grupo único, como, por ejemplo,
productos farmacéuticos.

Periodo de validez de los artículos

 Valido: está habilitado para que se muestre en los documentos comerciales.


 Inactivo: este articulo no se mostrara en los documentos comerciales de ventas,
indicar el periodo de inactividad
 Avanzado: se puede condigurar un periodo de actividad e inactividad y puede
colocar la razon.

Pestaña de Ventas

Unidad de medida de ventas: es la unidad que se vende la mercancía. (Unidades,


docenas)
Artículos por unidad de ventas: es la cantidad que tiene la unidad.
Unidad de medida de empaque: como viene empacado la mercancía (caja, bolsa,
bulto)
Cantidad por unidad de empaque: la cantidad que viene dentro del empaque.
Comisión definida por: el arancel que tiene mercancía.
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Grupo impositivo: se coloca el impuesto de la mercancía.

Dimensiones de medidas del Embalaje


Largo, ancho, altura: Unidades de medida del embalaje (cm, cpi, etc.).
Volumen: Cantidad que automáticamente es calculada con el largo, ancho y altura.
Peso: Debe colocar el peso real del embalaje.

Factor 1: unidad de mínima del embalaje


Factor 2: cantidad de filas
Factor 3: cantidad de columnas
Factor 4: cantidad de pisos

Pestaña de Inventario
En esta ventana se observaran opciones importantes para el método de valorización.

Las cuentas contables se fijan de tres formas:

Fijar cuentas por nivel de artículo

Cuentas introducidas
manualmente

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Fijar cuentas por Almacén

Cuentas de definición de
almacén

Fijar cuentas por Grupo de artículo

Cuentas de definición de
grupo de artículos

El almacen se puede fijar de dos formas:

Para cada almacen debe ingresar las cantidades de


a) Stock minimo: la cantidad minima para ese almacen.
b) Stock máximo: la cantidad máxima para ese almacen
c) Stock necesario: la cantidad deseada para ese almacen.

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Para cada almacen el sistema refleja columnas donde usted puede observar.

 La cantidad en stock: la cantidad física en el almacén.


 La cantidad comprometida (cantidad solicitada por los clientes).
 La cantidad solicitada (cantidad solicitada por su empresa pero que todavía
no ha sido entregada)
 La cantidad disponible (calculada como En stock - comprometida +
solicitada).

Método de Valorización de Inventario


 En el registro maestro de artículo, puede especificar el método de valoración
de stocks con el que desea gestionar el artículo. Dispone de tres opciones:

• Precio Medio Variable


El sistema calcula el precio medio variable dividiendo el valor total de la
mercancía por la cantidad en stock.

• FIFO

El sistema graba las entradas de mercancía en stock en una capa
independiente. Cuando contabiliza una salida de mercancías, el sistema
utiliza el precio de la capa más antigua, de la segunda más antigua, etc.

• Precio Estándar
Cuando selecciona esta opción, también debe introducir un precio fijo
en el registro maestro de artículo. El sistema utiliza este precio en todos los
movimientos de stock. Esto está especialmente indicado en artículos
producidos por la propia empresa.

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Pestaña de Propiedades

Para asignar una o más características a un artículo seleccione el Módulo de Gestión--


- Definiciones-----Inventario-----Propiedades de Artículos

Y dentro de éste, seleccione especificar propiedades de artículo.

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Pestaña de Comentarios

En el cuadro de color amarillo se le puede colocar comentario del artículo.


En el icono de la cámara se le puede colocar una imagen al artículo.

Pestaña de Anexos

En esta ventana se pueden ingresar documentos en PDF, Word, Excel.

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Documentos Comerciales de Ventas

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Encabezado del Documento Comercial

Cliente: seleccione la bolita de selección, o clic con la tecla de enter para llamar a
un socio de negocios
Nombre: automáticamente se muestra el nombre del socio de negocios
Persona de Contacto: se muestra el nombre si se le ingreso una persona de contacto
en los datos maestros.
Referencia: ingrese un número de referencia si utilizo previamente un documento
manual.
Status: El documento puede tener diferentes estatus:
Abierto: el documento no se ha pasado a un documento destino.
Cerrado: el documento se pasó a un documento destino o se cerró manualmente.
Cancelado: el documento se canceló.
Borrador: el documento fue grabado como preliminar.
Impreso: se imprimió el documento.

Fecha de contabilización: el día de captura de la fecha.


Fecha de vencimiento: el día que vence la factura
Fecha del documento: el día de captura de la fecha.

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Cuerpo del Documento Comercial

Existen dos clases de documentos comerciales artículo/servicio:

Si el documento comercial es por artículo en la columna número de artículo debe


seleccionar la bolita de selección y buscar los artículos a ingresar en el documento
comercial.

Puede seleccionar diferentes artículos apretando la tecla de control.

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Si en el documento comercial usted necesita activar otras columnas seleccione el

icono de parametrización de documentos.

Se muestra una ventana donde debe


Seleccionar la pestaña Formato de Tabla y
seleccionar las casillas que se mostraran visibles.

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La columna de tipo para los documentos comerciales sirve para agregar filas de
autosuma, textos, artículos alternativos (solo está activa para el documento oferta de
ventas) y el regular es la línea del artículo.

Para cada fila de los artículos se puede realizar lo siguiente:

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Pie del Documento Comercial

En la parte inferior del documento puede encontrar los siguientes campos:


Vendedor: persona que realizo el documento.
Titular: Encargado del departamento.
Comentario: un comentario adicional del documento que necesitamos añadir.
Total antes del descuento: se refleja nuestro subtotal.
Descuento: el descuento asignado al socio de negocios.
Gastos Adicionales: se puede incluir gastos adicionales en este documento como
seguro, envío.

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Pestaña de Logística
En esta pestaña se especifica la dirección del cliente, esta dirección fue ingresada
cuando se creó el socio de negocios.

Describe el destino de los artículos y el método de envío. También incluye una


dirección de facturación para enviar la factura de deudores. La mayoría de estos
datos se obtienen de los datos maestros de artículos e interlocutores comerciales ya
introducidos en SAP Business One.
El nombre del canal SN es la persona que recomendó ese cliente.

En esta pestaña usted puede actualizar la dirección, del documento, pero solamente
para ese documento no se actualiza en datos maestros socios de negocios.

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Pestaña de Finanzas

En esta pestaña se observa la condición del pago del cliente, la forma de pago.
Proyecto S/N: si el Socio de Negocios está ligado a un proyecto específico.
Indicar: si en los datos maestros de socios de negocios se le ligo un indicador de
factoring.
Número de Identificador Fiscal: es el número de RUC de la empresa.

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Pestaña de Anexos

En esta pestaña se puede ingresar, archivos en formatos PDF, Excel o un catálogo de


imágenes.

Terminado de verificar cada uno de los datos en el documento


comercial, usted debe clic en el botón Crear.

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Documentos por Servicios

Un documento de servicio no afecta inventario pero si afecta la parte contable.


Pasos para realizar una documento de servicio:
 Seleccione en clase de documento la opción servicio.
 En la columna de cuenta de mayor presione la tecla tab para seleccionar la
cuenta que se afecta con este servicio.
 Ingrese una descripción del servicio.
 Ingrese la cantidad del servicio.
 Clic en el botón crear

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Copiar de un Documento Base a un Documento Destino

Documento Documento
Cotización Entrega
____________ ____________

___________ Documento ___________


Pedido
____________

___________

Documento Base Documento Destino


Pedido de clientes
Copiar A Entrega
Factura de deudores
Te permite copiar de un Cotización Factura de reserva
documento a otro, esto
es llamado copiar de un
documento base a un Entrega
documento destino. Se Factura de Deudores
utiliza para realizar Pedido de clientes Factura de Reserva
cambios del documento
base. Devolución
Entrega de Deudores Facturas de Deudores

Nota de Crédito
Factura de Deudores

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Documento Base Documento Destino

Cotización Pedido de Cliente

Oferta de Ventas Entrega


Copiar De Pedido de Clientes
Devoluciones
Te permite copiar de un Factura de reserva
documento destino
diferentes documentos
base. Se utiliza cuando Entrega Devolución
no se necesita cambiara
nada del documento
base. Oferta de Ventas Factura de Clientes
Pedido de Clientes
Entrega

Copiar A
Para copiar de un documento base a un documento destino solamente debe realizar
lo siguiente:
a) Crear el documento
b) Buscar el documento
c) Clic en el botón copiar A
d) Seleccione a que documento destino desea copiar este documento base.

55
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Ejemplo de Copiar A

A –B-
C

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Copiar De
Para copiar de un documento destino algunos documentos bases.
a) Abrir el documento destino(a realizar).
b) Llamar al Socio de Negocios
c) Clic en el botón Copiar De
d) Se muestra una ventana donde debe seleccionar el documento donde desea
copiar.
e) Escoja los documentos (puede escoger más de uno).
f) Se muestra el asistente de arrastrar documentos
g) Seleccionar Configurar o arrastrar todo
h) Escoja las líneas que desea copiar a.
i) Clic en finalizar

Ejemplos de Copiar De

A-B-
C

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D-
E

F-
G

58
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H
-I

Nota: debe parecerse encima del número para deshabilitar las líneas que van a
pasar al documento destino.
Las líneas amarillas: pasan al documento destino.
Líneas blancas: no pasan al documento destino.

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Pedido de Ventas
Es el documento que utiliza el cliente para solicitar la mercancía a su proveedor.
Características de un Pedido:
a) Este documento afecta la columna del comprometido en los datos maestros
del artículo y a su vez el disponible.
b) No afecta la parte de contabilidad
c) Se verifica el límite de crédito de los clientes
d) Desde este documento se puede gestionar los números de serie y Lote.
e) Se verifica la disponibilidad de los artículos.

Al crear el pedido los artículos comprometidos se observan en los datos maestros de


los artículos.

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Pestaña de Logística

Documento de aprovisionamiento: asistente para generar documentos.


Autorizado: se activa para autorizar o no el pedido.
Permitir entrega parcial: se utiliza para entregar por partes el pedido.

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Entrega de Mercancía
Es un documento comercial que indica que se envió la mercancía, también es
llamado documento de embalaje o nota de entrega.

Características de la entrega
a) En documento afecta la parte de inventario porque resta mercancía al stock
(lo comprometido se le resta al stock).
b) Este documento genera un asiento que afecta las cuentas de inventario y la
del costo de la mercancía
c) Una vez creado una entrega este documento no se puede modificar.
d) Se puede gestionar artículos con número de serie/lote.
e) Se puede escoger cuales son la formas de empaque del producto.

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a) Seleccione con el botón derecho del mouse encima de la cantidad del
artículo.
b) Clic en la opción de embalaje
c) Escoja el tipo de paquete
d) Clic en número de artículo

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Cantidades en stock antes de crear la entrega

Después de crear la entrega

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Pestaña Finanzas

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Devolución de Mercancía
Es un documento para registrar las devoluciones que realicen los clientes de
mercancías defectuosas.

Características:
a) La devolución permite eliminar parcialmente o totalmente una entrega.
b) Si desea anular completamente la entrega utilice copiar a.
c) Si desea copiar parcialmente seleccione la devolución y utilice el botón copiar
de y seleccione las líneas que se devolverán.
d) La devolución afecta el inventario porque incrementa el stock
e) Se realiza un asiento que afecta las cuentas de inventario y costos de
mercancía
f) Se puede gestionar los números de serie/lote

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Factura de Clientes
Es una solicitud de pago, para el cliente.
Características
a) Después de haber creado, una factura no se puede modificar los precios y
cantidades.
b) Solamente se pueden modificar le fecha de vencimiento, fecha de
documento, las referencias, el contacto, vendedor, titular y comentarios.
c) La factura crea un asiento contable que afecta la cuenta de ingresos y la
cuenta del cliente.
d) La factura afecta inventario si esta creada directamente, si proviene de un
pedido y entrega solamente afecta contabilidad.

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Nota de Crédito
Una nota de créditos (abono de crédito) anula parcial o completamente el asiento
creado por una factura de clientes. Un abono de clientes también puede crearse en
referencia a una Devolución.

Características
a) Cuando se registra un abono sin referencia a un documento de entrega, se
puede registrar la cantidad, como resultado se incrementa el stock y el valor de
stock.
b) El sistema puede crear una nota de crédito de una devolución, esto abono la
cuenta del cliente, pero no afecta contabilidad.
c) Este documento después de creado no se puede modificar.
d) La nota de crédito se puede basar en diferentes documentos comerciales.

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Para la nueva versión de SAP Business One las notas de crédito tienen una casilla
llamada sin contabilizar la cantidad.

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Factura de Cliente + Pago
Esta factura se utiliza con la finalidad de registrar las compras a un cliente eventual.

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Factura Reserva de Deudores

La Factura de reserva de deudores permite emitir facturas por artículos de almacén


sin restar los artículos del inventario. Si se crea una factura reservada, SAP Business
One creará una partida individual contable sin crear una entrada de inventario.

SAP Business One permite crear una factura de reserva de deudores con un importe
cero. Esta acción se puede efectuar cuando se entregan artículos sin gastos, por
ejemplo, artículos que forman parte de una promoción o que están cubiertos por un
contrato de servicio.

Al igual que una factura normal, una factura anticipada se cierra con un pago
recibido. Sin embargo, el cierre de inventario se realiza en la entrega.

Los pasos de esta factura son los mismos a una factura de deudores, utiliza la misma
numeración de la factura clientes, factura de cliente + pago.

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Cancelación de documentos
En SAP Business One 9.0, puede cancelar la mayoría de los documentos de ventas que
generalmente desencadenan contabilizaciones. Una vez que se cancelan estos
documentos, se crea un documento de cancelación correspondiente para anular las
modificaciones de finanzas, impuestos e inventario asociadas. Los documentos base que
pertenecen a los documentos cancelados se reabren con saldos vencidos restaurados.
Puede copiar estos documentos base en nuevos documentos.

Aqui vemos un ejemplo donde creamos esta factura de clientes erróneamente y la


deseamos cancelar,

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Vamos el menú Datos y seleccionamos la opción Cancelar, SAP nos creará un
documento de cancelación.

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Le damos clic al botón crear para finalizar.

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Aqui vemos la factura y el documento de cancelación creado a partir de ella, esto genera
las respectivas reversiones de contabilización( asiento contable que generó el documento de
cancelación respectivo).

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Informes de Ventas

Documento Preliminar de Documentos

Esta función permite al usuario visualizar y procesar los documentos preliminares


creados en SAP Business One. Mediante la generación y visualización de una lista de
documentos preliminares de acuerdo con las especificaciones del usuario, éste puede
optar por eliminar, actualizar o añadir ciertos documentos preliminares.

En SAP Business One, la mayoría de documentos pueden grabarse como preliminares.


Esto permite modificarlos y procesarlos antes de añadirlos a la base de datos como
documentos regulares. Pueden grabarse como preliminares las siguientes clases de
documentos:

 Documentos de ventas y compras


 Cobros o pagos efectuados
 Cheques para el pago
 Documentos de traslado

Para usted visualizar estos documentos solo tiene que escoger en la casilla cual
documento usted quiere visualizar.

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Lista de Partidas Abiertas

Permite la visualización de documentos pendientes de compras y ventas, incluidas


facturas de anticipo de deudores y de proveedores que no se han entregado o
pagado completamente. También aparecen los documentos copiados parcialmente
en documentos destino, se pueden visualizarse los documentos directamente desde el
informe, con solo dar un clic en la flecha al lado del número de documento.

Podemos utilizar el icono del embudo en la barra de herramientas para filtrar la tabla
.

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Documento de Aprovisionamiento
Se genera un asistente para solicitar mercancía a nuestros proveedores.

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Envío de Mensajes

Puede enviar aviso a usuarios y/o contactos y elaborar una lista de usuarios y/o
contactos a los que desee enviar un aviso que incluya texto y/o un archivo adjunto.
Con el gancho de cotejo, usted selecciona usuarios y/o contactos.

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EST (Entrada – Salida – Traspaso)
para SAP® Business One
Es un programa que permite la interacción
con SAP Business One, el cual le permite
generar las declaraciones de movimiento
comercial utilizadas en Zona Libre.
TM+ es una herramienta diseñada por
TopManage de Panamá, la cual contiene EST Permite el manejo del documento comercial de Zona
(CxC Multiempresa, EST, Convertor y Libre (Entrada, Salida y Traspaso) basado en Orden de
Morosidad). Compra, Entrada de Mercancía, Factura, Orden de Venta,
Para obtener TM+ debe acceder a TM Entrega, Solicitud de Anticipo, Factura generados en SAP
Direct  Mis Descargas  TM+ y luego, Business One.
proceda a instalarlo. Puede hacer la impresión sobre el formato del Documento
Comercial de Zona Libre.

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TM+ Morosidad para SAP® Business One

Es una herramienta utilizada por nuestros


clientes que utilizan SAP Business One para
generar reportes para Análisis de Morosidad
tanto para Clientes como para Proveedores.
TM+ es una herramienta diseñada por
TopManage de Panamá, la cual contiene (CxC
Multiempresa, EST, Convertor y Morosidad).

Para obtener TM+ Morosidad debe acceder a TM


Direct  Mis Descargas  TM+ y luego, proceda
a instalarlo.

1 Puede seleccionar el tipo de informe para el análisis


de morosidad (Cliente o Proveedor).
Puede seleccionar el tiempo de morosidad 120,
2 180, 240, 300, 360 o más.
Brinda Diversas Opciones de Vista de Informe.
Puede dar formato personalizable a su reporte.
3
Le da la opción de realizar filtros por Grupo, País,
Proyecto, Vendedor, Condiciones de Pago,
4 Territorios y Características al momento de generar
el reporte.
Le permite exportar su reporte generado a Excel.

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