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Manual de Microsoft Excel orientado

al manejo de Rangos de Información y


Bases de Datos
CONTENIDO

1. DIFERENCIAS FUNCIONALES ENTRE VERSIONES 2007 Y EXCEL 2013


1.1. Actualizaciones Excel 2007
1.2. Actualizaciones Excel 2013
1.3. Actualizaciones Excel 2016

2. PROTECCIÓN DE HOJAS Y CELDAS


2.1. Proteger hojas y celdas
2.2. Proteger el contenido de un libro Excel
2.3. Ocultar contenido de formulas

3. TRABAJAR CON RANGOS


3.1. Definición de rangos
3.2. Utilidad de rango de celdas
3.3. Funciones Básicas sobre los rangos de celdas

*Practica de Rangos de Celda y funciones

4. VÍNCULOS
4.1. Tipos de vínculos en libros

5. CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE BASES DE DATOS (BD)


5.1. Definiciones en BD
5.2. Tipos de archivos para una BD y su relación con Excel.

6. EXPORTACIÓN, IMPORTACIÓN Y MANEJO DE DATOS EXTERNOS


6.1. Fuentes de datos externos
6.2. Importación de archivos externos en BD
6.3. Validación de celdas
6.4. Exportación de Datos y diferentes tipos de archivos

*Practica de Importación y Manejo de tablas externas

7. TABLAS DINÁMICAS
7.1. Concepto de Tablas Dinámicas
7.2. Aspectos básicos de una Tabla Dinámica
7.3. Creación de una Tabla Dinámica
7.4. Actualización de una Tabla Dinámica

* Practica de Tablas Dinámicas

8. CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE MACROS


8.1. Usos de una Macro
8.2. Conceptos básicos de una Macro
8.3. Como crear una Macro
8.4. Como ejecutar una Macro
8.5. Como guardar y ejecutar un archivo con Macros

*Practica de una Macro

9. GRÁFICOS DINÁMICOS
9.1. Creación de un gráfico dinámico
1 ACTUALIZACIONES FUNCIONALES PARA VERSIONES 2007 Y
2013

1.1 -ACTUALIZACIONES MICROSOFT EXCEL 2007

En este primer módulo se abordaran las novedades que podemos encontrar en la


versión de Microsoft Excel 2007 con respecto a su versión anterior con el fin de conocer
nuestras posibilidades cuando hacemos un cambio de versión o simplemente trabajamos en
diferentes versiones.

Filas y columnas
Microsoft Excel 2007 ha incrementado mucho la cantidad de filas y columnas respecto
de versiones anteriores. Con la nueva cantidad de 1 millón de filas por 16 mil columnas
podremos almacenar e importar bases de datos y tablas de mayor tamaño.

Extensión de libros
Los libros de Microsoft Excel 2.007 han cambiado su extensión. Antes, todos los libros
Excel tenían extensión “XLS”. Ahora, tendremos una nueva extensión “XLSX” para libros sin
macros y “XLSM” para libros con macros.

Aunque estas nuevas extensiones no son compatibles con versiones anteriores de


Excel, igual tenemos la opción de guardar en formato Excel 2.003 o anterior. En este caso
tendremos disponible un “Comprobador de compatibilidad” que nos indicará aquellas opciones
que quedarán deshabilitadas para poder hacer la transformación.
Las nuevas extensiones de Excel producen libros mucho más livianos. Por ejemplo, un libro
de Excel guardado en formato Excel 2.007 puede pesar hasta un 50% menos que el mismo
libro guardado en versión Excel 2.003.

Además de los ya mencionados podemos encontrar actualizaciones dentro de los


siguientes aspectos:

* Funciones
* Velocidad de cálculo
* Filtros
* Tablas dinámicas más simples
* Gráficos

En Excel 2007 tenemos nuevos tipos de gráficos junto con una paleta de colores mucho más
amplia. Los gráficos lucen un aspecto mucho más profesional, con una definición más nítida y
nuevos efectos en 3 dimensiones.
* Quitar duplicados
* Ubicaciones de confianza
* Guardar como PDF
* Macros Agrupados

1.2 Actualizaciones para Excel 2013

Análisis de datos instantáneos

La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos
pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigráficos o
gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón. Para usar esta
característica nueva, consulte Analizar los datos al instante.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto
como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de una sola
vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta característica resulta
especialmente útil, vea Dividir una columna de datos en función de lo que escribe.
Crear un gráfico adecuado para los datos

Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para
los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y
elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar. Pruebe esta
característica al crear su primer gráfico.

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de
tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de
consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de
datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.

Un libro, una ventana


En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a
la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.

Nuevas funciones de Excel

Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas,


trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto.
También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios
web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente. Busque
detalles en Nuevas funciones de Excel 2013.

Guardar y compartir archivos en línea

Excel hace más sencilla la acción de guardar los libros en su propia ubicación en línea, como
OneDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organización. También resulta más sencillo
compartir las hojas de cálculo con otros usuarios. No importa qué dispositivo estén usando o
dónde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versión más reciente de la hoja de cálculo,
e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real.

Incrustar datos de hoja de cálculo en una página web


Para compartir parte de la hoja de cálculo en la web, basta con incrustarla en su página web.
Otros usuarios podrán trabajar con los datos de Excel Online o abrir los datos incrustados en
Excel.

Compartir una hoja de cálculo de Excel en una reunión en línea

Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qué dispositivo esté —su


smartphone, tableta o equipo— siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un libro
y compartirlo en una reunión en línea. Para más información, vea Presentar un libro en línea.

Guardar en un nuevo formato de archivo

Ahora puede abrir archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de cálculo Open
XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas ISO8601 para resolver
un asunto de año bisiesto para el año 1900. Para más información, vea Guardar un libro con
otro formato de archivo.

Cambios en la cinta de opciones para gráficos

El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una gama
de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los gráficos
de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un nuevo botón para
gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en
un gráfico, también verá una cinta Herramientas de gráficos más sencilla. Con solo una
pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que necesita.

Ajustar gráficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios
en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que
se muestran. Para más información, vea Aplicar formato a gráficos.

Etiquetas de datos más enriquecidos


Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro
texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y
mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso
cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con
líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares. Para trabajar con etiquetas de datos
enriquecidas, vea Cambiar el formato de etiquetas de datos en un gráfico.

Ver animación en gráficos

Vea cómo se anima un gráfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta
divertido ver el movimiento del gráfico, sino que hace que los cambios de los datos sean más
claros.

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Eficaz análisis de datos

Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos


La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica
puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica,
Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida
de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. Para más
información, vea Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo.

Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas

Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de
campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos
facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, cambie al nuevo
modelo de datos de Excel agregando más tablas, y explore y navegue a todas las tablas. Para
más información, vea Usar la lista de campos para organizar los campos en una tabla
dinámica.

Usar varias tablas en su análisis de datos

El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces características de análisis


que solo estaban disponibles anteriormente instalando el complemento Power Pivot. Además
de crear tablas dinámicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinámicas basadas en varias
tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podrá analizar
sus datos con resultados que no podrá obtener de datos de tablas dinámicas tradicionales.
Para obtener más información al respecto, vea Crear un modelo de datos en Excel.

Power Query

Si utiliza Office Professional Plus 2013 u Office 365 Pro Plus, puede beneficiarse de Power
Query para Excel. Use Power Query para detectar los datos de los orígenes de datos públicos
y corporativos y conectarse a ellos fácilmente. Incluye nuevas funcionalidades de búsqueda
de datos, así como funcionalidades para transformar y combinar fácilmente los datos de varios
orígenes de datos para poder seguir analizándolos en Excel. Para obtener más información,
consulte Detectar y combinar con Power Query para Excel.

Power Map
Si usa Office 365 Pro Plus, Office 2013 o Excel 2013, puede aprovechar las ventajas de Power
Map para Excel. Power Map es una herramienta de visualización de datos tridimensionales
(3D) que le permite ver la información en nuevas maneras usando datos geográficos y basados
en el tiempo. Puede descubrir perspectivas que es posible que no vea en los gráficos y tablas
tradicionales bidimensionales (2D). Power Map está integrado en Office 365 Pro Plus, pero
deberá descargar una versión preliminar para utilizarla con Office 2013 o Excel 2013.
Vea Power Map para Excel para obtener información detallada sobre la versión preliminar.
Para obtener más información sobre cómo utilizar Power Map para crear un recorrido visual
3D de los datos, consulte Introducción a Power Map.

Conectarse a nuevos orígenes de datos

Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos, e
importarlos, desde orígenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinámicas.
Por ejemplo, conéctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y
SharePoint. También puede conectarse a orígenes de datos de proveedores de OLE DB.

Crear relaciones entre tablas

Cuando tiene datos de diferentes orígenes de datos en varias tablas en el modelo de datos de
Excel, la creación de relaciones entre dichas tablas facilita el análisis de sus datos sin tener
que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar más las
relaciones de tabla para crear informes de tablas dinámicas significativas. Para obtener más
información al respecto, vea Crear una relación entre dos tablas.

Usar una escala de tiempo para mostrar datos para diferentes períodos de tiempo

Una escala de tiempo hace más sencilla la comparación de los datos de tablas dinámicas o de
gráficos dinámicos en períodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta
con que filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en períodos de tiempo
secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en solo un clic. Para obtener más
información al respecto, vea Crear una escala de tiempo de tabla dinámica para filtrar fechas.
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear
cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles

Rastrear agrupando datos en diferentes niveles de detalle en un conjunto completo de datos


no es una tarea sencilla. Los conjuntos personalizados son útiles, pero encontrarlos entre un
gran número de campos en la Lista de campos lleva tiempo. En el nuevo modelo de datos de
Excel, podrá navegar a diferentes niveles con mayor facilidad. Use Rastrear desagrupando
datos en una jerarquía de tabla dinámica o gráfico dinámico para ver niveles pormenorizados
de detalle y Rastrear agrupando datos para obtener una mayor perspectiva. Para obtener más
información al respecto, vea Aumentar el detalle de los datos de tablas dinámicas.

Usar medidas y miembros calculados OLAP

Aproveche la eficacia de Business Intelligence (BI) sin intervención y agregue sus propios
cálculos basados en Expresiones multidimensionales (MDX) en datos de tabla dinámica que
se conectan a un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). No hay necesidad de
alcanzar el modelo de objeto de Excel—ahora puede crear y administrar miembros calculados
e indicadores en Excel.

Crear un gráfico dinámico independiente

Un gráfico animado ya no tiene que estar asociado con una tabla dinámica. Un gráfico dinámico
independiente o desacoplado le permite probar nuevas maneras de navegar hasta los detalles
de datos usando las nuevas características Rastrear desagrupando datos y Rastrear
agrupando datos. También resulta mucho más sencillo copiar o mover un gráfico desacoplado.
Para obtener más información al respecto, vea Crear un gráfico dinámico.

Power View

Si está usando Office Professional Plus, puede beneficiarse de Vista avanzada. Bastará con
hacer clic en el botón Vista avanzada de la cinta para descubrir perspectivas acerca de sus
datos con características eficaces y muy interactivas de presentación, visualización y
exploración de datos, que son sencillas de aplicar. Vista avanzada le permite crear e
interactuar con gráficos, segmentaciones de datos y otras visualizaciones de datos en una hoja
única. Obtenga más información sobre Vista avanzada en Excel 2013.

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Convertidores y complementos nuevos y mejorados

Complemento Power Pivot para Excel

Si usa Office Professional Plus 2013 u Office 365 Pro Plus, el complemento Power Pivot está
instalado en Excel. El motor de análisis de datos de Power Pivot se integra ahora en Excel
para que pueda crear modelos de datos sencillos directamente en Excel. El complemento
Power Pivot proporciona un entorno para la creación de modelos más sofisticados. Úselo para
filtrar datos al importarlos, para definir sus propias jerarquías, sus campos de cálculo y sus
indicadores de rendimiento clave (KPI) y use el idioma de las expresiones de análisis de datos
(DAX) para crear fórmulas avanzadas. Obtenga más información sobre el Complemento Power
Pivot de Excel 2013.

Complemento de consulta

Si está usando Office Professional Plus 2013 u Office 365 Pro Plus, el complemento de
consulta se incluye instalado con Excel. Le ayuda a analizar y a revisar sus libros para
comprender su diseño, función y dependencias de datos, y para revelar distintos problemas
entre los que se incluyen errores o incoherencias de fórmulas, información oculta, vínculos
rotos y otros. Desde Consulta, puede iniciar una nueva herramienta de Microsoft Office,
denominada Comparación de hojas de cálculo, para comparar dos versiones de un libro,
indicando claramente dónde se han producido los cambios. Durante una auditoría, tiene
visibilidad completa de los cambios

1.3 Actualizaciones Excel 2016

Nuevos graficos agregados

Las visualizaciones son análisis de datos de críticos a efectivos, así como historias atractivas.
En Excel 2016, han sido agregados seis nuevos gráficos (con las mismas opciones de formato
enriquecido a las que está acostumbrado).
2 Protección de hojas y celdas
2.1.- Proteger hojas, celdas y libros

Proteger un archivo de Excel

La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos


permite proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas
puedan tener acceso a los datos.

Existen diferentes tipos de seguridad que podemos aplicar a nuestros libros de Excel. El
primero y más básico de todos es la protección de una hoja.

Proteger una hoja de un libro Excel

Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla con
contraseña. Para ello debemos ir a la ficha Revisar y en el grupo Cambios pulsar el botón
Proteger hoja.

Se mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja donde deberemos especificar una contraseña.
Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada son Seleccionar celdas
bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Lo que ambas opciones indican es que les
estaremos dando permiso a los usuarios de seleccionar y copiar las celdas de la hoja. Si
quitamos la marca de estas cajas de selección entonces nadie podrá seleccionar las celdas
sino solamente ver la información en pantalla.

Al pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar la contraseña previamente especificada y


entonces la hoja quedará protegida. Para poder modificar la hoja se deberá pulsar el botón
Desproteger hoja en la ficha Revisar.

Excel solicitará la contraseña y una vez proporcionada podremos realizar las modificaciones
necesarias a la hoja.

2.2 Proteger el contenido de un libro de Excel

Otro tipo de protección que podemos aplicar es el de proteger un libro lo cual significa proteger
su estructura, es decir, al proteger un libro nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar las
hojas ya existentes. Es importante notar que proteger un libro no impide modificar las celdas
de una hoja. Para proteger las celdas tendríamos que aplicar adicionalmente el método anterior
de protección de hojas. Para proteger un libro debemos seleccionar el comando Proteger libro
ubicado en la ficha Revisar.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas.


Si marcamos la caja de selección Ventanas, entonces las ventanas de las hojas quedarán
también fijas y no se podrán maximizar para ocupar toda el área de la ventana de Excel.
Generalmente con dejar seleccionada la opción Estructura será suficiente para proteger el
libro. Recuerda que al proteger la estructura de un libro impedimos eliminar o insertar nuevas
hojas.

Una vez establecida la contraseña y pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar la


contraseña y entonces la protección del libro quedará establecida. Para remover la protección
debemos ir de nuevo a la ficha Revisar y pulsar el botón Proteger libro y proporcionar la
contraseña.

Cifrar con contraseña

El último método que mostraré en esta ocasión es el de cifrar un libro con contraseña. Este
método solicitará una contraseña al momento de intentar abrir el archivo. Para utilizar esta
protección en nuestro libro debemos ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Información
donde observaremos un botón Proteger libro y al pulsarlo encontraremos la opción Cifrar con
contraseña.
Excel solicitará la contraseña dos veces antes de realizar la protección del archivo. Una vez
protegido, la próxima vez que se intente abrir el libro de Excel se solicitará la contraseña:

Si no se especifica la contraseña adecuada no se podrá abrir el libro y por lo tanto no se podrá


ver el contenido del archivo. Para remover este tipo de protección debemos ir de nuevo a la
ficha Archivo en la sección Información y pulsar el botón Proteger libro para seleccionar la
opción Cifrar con contraseña y en esta ocasión será suficiente con remover la contraseña
para quitar la protección del libro.

2.3 Ocultar el contenido de formulas

Para ocultar el contenido de una celda necesitamos hacer uso de un truco de formato
personalizado de las celdas Excel ya que no existe una manera directa de hacerlo.

Ocultar el valor de una celda

El primer paso es seleccionar la celda que deseamos ocultar, hacer clic derecho y seleccionar
la opción Formato de celdas lo cual mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Dentro de la pestaña Número selecciona la opción Personalizada y en la caja de texto Tipo
debes colocar tres signos de punto y coma (;;;). Al aceptar los cambios Excel ocultará el
contenido de la celda. Para volver a mostrar el contenido solamente debes remover el
formato personalizado que hemos aplicado.

Con este método hemos llegado parcialmente a la solución que buscamos ya que al
seleccionar la celda podrás ver su valor en la barra de fórmulas, así que la información no está
totalmente oculta aún.

Ocultar el contenido de la barra de formulas

Para ocultar el valor mostrado en la barra de fórmulas es necesario proteger la hoja con los
siguientes pasos. Selecciona las celdas que aún muestran su valor en la barra de fórmulas y
pulsa la combinación de teclas Ctrl + 1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Dentro de la pestaña Proteger marca el cuadro de selección llamado Oculta.

A continuación ve a la ficha Revisar y dentro del grupo Cambios pulsa el comando Proteger
hoja. Asegúrate de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas está marcada. Opcionalmente puedes especificar una contraseña.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultará el contenido de las celdas de la barra de fórmulas.

Ocultar columnas o filas en Excel

Si tienes datos en alguna columna o fila que no deseas ver, entonces la puedes ocultar. Una
práctica muy común es ocultar columnas o filas que contengan fórmulas de cálculos
intermedios dentro de un reporte.

Para ocultar una columna en Excel debemos seleccionar cualquier celda dentro de ella e ir a
la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas pulsar el botón Formato y seleccionar Ocultar y mostrar
para finalmente hacer clic sobre la opción Ocultar columna.
Para ocultar una fila en Excel podemos seguir un procedimiento similar. Seleccionamos una
celda que pertenezca a la fila que deseamos ocultar y pulsamos el mismo botón Formato pero
ahora seleccionamos la opción Ocultar fila. Ambos métodos que acabamos de revisar tienen
un atajo de teclado. Para ocultar una columna se debe seleccionar la celda adecuada y pulsar
la combinación de teclas Ctrl + 0 (cero). Y para ocultar una fila seleccionamos la celda
correspondiente y pulsamos la combinación Ctrl + 9.

Existe una técnica más para ocultar una columna o una fila. Puedes hacer clic derecho sobre
el encabezado de la columna o fila y seleccionar la opción de menú Ocultar.
3 Trabajar con rangos

3.1 Definición de rangos

Los rangos y tablas en Excel son la base de los tipos de libros más usados, como listados,
bases de datos, resúmenes estadísticos, etc. En las últimas versiones se ha ido dando cada
vez más importancia a la gestión de tablas, acercando sus prestaciones a las pequeñas bases
de datos.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la
misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes
pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro
Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar
nombre.
Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro
de diálogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el
botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que
observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de
fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro
de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

3.2 Utilidad de los Rangos de Celdas en Excel

Muchos usuarios de Excel que comienzan a conocer las funcionalidades del programa y
comienzan a utilizar planillas de trabajo en la que incluyen fórmulas y funciones en la misma,
desconocen que Excel permite identificar celdas y rangos de celda haciéndolas más
mnemotécnicos.

En efecto, las ventajas que proporciona la utilización de nombres para identificar celdas y
rangos son varias y las podemos listar en la siguiente forma:

· Un significativo nombre como Total_ventas es mucho más fácil de que una dirección de
celda como AC21 .
· Entrando un nombre hay menos probabilidad de cometer errores, comparado con entrar
una celda o un rango identificando columnas y renglones. Además si se tipea un nombre
en forma incorrecta en una fórmula, Excel mostrará un #Name? error.
· Se puede mover las áreas fácilmente dentro de la planilla de trabajo ya sea utilizando
el Name box, ubicado en el lado izquierdo de la barra de fórmula como eligiendo
Home>Editing>Find&Select>Go To y especificando nombre de rango.
· Se crean fórmulas con mayor sencillez. Se puede Pegar un nombre de celda o de rango
dentro de una fórmula utilizando Fórmula Autocomplete.
· Los nombres hacen que las fórmulas sean más comprensible y más fácil de usar. Una
fórmula como es =Impuesto_Renta es más intuitiva que =D20-D40.

Por lo tanto, es una buena práctica, el acostumbrarse a asignar nombres a celdas y rangos.
Para esto hay que tener en cuenta algunas condiciones que deben tener los nombres que
utilizamos. Por ejemplo, los mismos deben empezar siempre con una letra, nunca con un
número, o si no es una letra se puede utilizar guión bajo o baja invertida. Además no deben
existir espacios entre los signos.

3.3 Funciones Básicas sobre los Rangos de Celdas

Función Excel BUSCARV

¿Qué hace?

Busca un valor dentro de una columna y regresa el valor en la misma posición de una segunda
columna. Siempre busca en la primera columna del rango especificado.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado, rango, valor_regresado, [ordenado])

· valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscará en el rango


· rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la columna de valores y la
columna de resultados.
· valor_regresado (obligatorio): Número de columna (dentro del rango) que contiene los
resultados.
· ordenado (opcional): Indica si será una coincidencia aproximada. Si se omite se toma
como verdadero.

Ejemplos

BUSCARV(“Excel”, MiRango, 2) = Encuentra “Excel” dentro del rango y regresa el valor que
le corresponde a la columna numero 2 dentro del registro.
Función Excel CONSULTAV

La función CONSULTAV es la manera en que Excel nos permite encontrar “una aguja en un
pajar”. Esta función nos permite realizar búsquedas verticales en nuestros datos es decir,
búsquedas sobre una columna de nuestra hoja.

Supongamos que tenemos una lista de empleados de nuestra compañía en donde la primera
columna contiene el número de empleado y la segunda columna es el nombre.

Ahora necesitamos encontrar el nombre de la persona que tiene el número de empleado


45362 ¿Cómo lo hacemos utilizando la función CONSULTAV podemos encontrar el nombre
del empleado basados en el número de empleado. Observa la siguiente imagen:

Mi lista de empleados (que es muy pequeña para este ejemplo) se encuentra en el rango
A2:B10 y en la celda D1 he colocado el número de empleado que deseo buscar. La fórmula
que utilizo para la búsqueda es la siguiente:

=CONSULTAV(D1, A2:B10, 2, FALSO)


4 HIPERVINCULOS

Hipervínculos en Excel

Un hipervínculo es un elemento dentro de un documento electrónico que hace referencia a otro


documento o a un punto específico dentro del mismo documento. Los hipervínculos en Excel
nos permiten crear enlaces entre las hojas de un libro o enlaces a otros libros de Excel u otros
documentos. También es posible crear hipervínculos a páginas Web que abrirán
automáticamente el navegador de Internet con la dirección electrónica especificada.

4.1 TIPOS DE HIPERVÍNCULOS EN LIBROS

Antes de pasar a los ejemplos de creación de hipervínculos en Excel es conveniente conocer


los tipos de hipervínculos que tenemos disponibles:

· Archivo o página Web existente


· Lugar de este documento
· Crear nuevo documento
· Dirección de correo electrónico

Cada tipo de hipervínculo en Excel tiene características especiales en su funcionamiento pero


todos constan de las mismas partes.

Partes de un hipervínculo en Excel

Todos los hipervínculos en Excel están formados por dos partes: ubicación y descripción. La
ubicación de un hipervínculo es la que define la ruta de acceso al otro documento, a la sección
del mismo documento o una página Web. La descripción es el texto que se mostrará en
pantalla y sobre el cual el usuario hará clic para dirigirse al recurso vinculado.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar un hipervínculo cuyo texto descriptivo es
“Visitar Microsoft” y su ubicación es la página Web de Microsoft (http://microsoft.com):
Ahora que ya conocemos la manera en que están formados los hipervínculos veamos un poco
más sobre el comando Hipervínculo en Excel.

Cómo crear hipervínculos en Excel

El primer paso en la creación de hipervínculos en Excel es abrir el cuadro de diálogo Insertar


hipervínculo y eso lo podemos lograr de dos maneras diferentes. La primera opción es hacer
clic derecho sobre la celda donde se insertará el hipervínculo y elegir la opción de menú
Hipervínculo:

La segunda alternativa que tenemos para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo es
utilizar el comando que se encuentra en la ficha Insertar dentro del grupo Vínculos:

Ambas opciones anteriores abrirán el mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo donde
podremos elegir cualquiera de los diferentes tipos de hipervínculos mencionados
anteriormente:
Otra manera de abrir este cuadro de diálogo es utilizar el atajo de teclado Ctrl + Alt + K para
las versiones de Excel en español. En caso de tener instalado Excel en inglés deberás utilizar
la combinación de teclas Ctrl + K.

Hipervínculos a un archivo existente

Para crear un hipervínculo que abra un archivo existente debes abrir el cuadro de diálogo
Insertar hipervínculo y seleccionar la opción Archivo o página web existente. El panel central
mostrará los archivos de la carpeta actual y podrás elegir cualquiera de ellos:
La opción Buscar en te permitirá elegir los diferentes dispositivos conectados a tu ordenador
de manera que puedas encontrar fácilmente el archivo deseado. Al seleccionar algún archivo
se mostrará su ubicación en el cuadro Dirección, y aunque podrás modificar dicha dirección,
no te recomiendo hacerlo a menos que conozcas la ruta exacta al archivo.

El botón Marcador te permitirá elegir un lugar dentro del documento seleccionado, pero esta
opción solo funcionará con documentos que puedan ser abiertos por la suite de Microsoft
Office. Por ejemplo, después de seleccionar un libro de Excel, el botón Marcador te permitirá
elegir la hoja que deseas abrir:

También podrás indicar una referencia a la celda específica que deseas mostrar, o si tu libro
tiene algún nombre definido podrás seleccionarlo de la lista. Ya para terminar, en el cuadro de
diálogo Insertar hipervínculo, he modificado la opción Texto con el valor “Abrir Libro 2” lo cual
ocasionará que dicho texto se muestre dentro de la celda al crear el hipervínculo:
También puedes crear un hipervínculo a uno de los archivos abiertos recientemente y para eso
deberás pulsar la opción Archivos recientes dentro del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo
y el panel central mostrará la lista de archivos recientes de la cual podrás elegir alguno.

Hipervínculos a una página Web

Si en lugar de crear un hipervínculo a un archivo existente deseas abrir una página Web,
entonces deberás utilizar el cuadro Dirección para colocar el URL de la página Web y el campo
Texto para la descripción del hipervínculo.

Hipervínculos a un lugar del documento

Uno de los tipos de hipervínculos en Excel mencionados al inicio de este artículo, es el que
nos permite crear un vínculo hacia una celda específica de la hoja, hacia otra hoja de nuestro
libro o hacia un nombre previamente definido. Para crear este tipo de hipervínculo debemos
seleccionar la opción Lugar de este documento dentro del cuadro de dialogo Insertar
hipervínculo:
Este tipo de hipervínculo es el que nos permite crear un sistema de navegación entre las hojas
de un libro. Si quieres leer un ejemplo detallado sobre cómo crear un índice de hojas consulta
el artículo: Cómo crear un índice de hojas en Excel.

Hipervínculos para crear un nuevo documento

Tal vez uno de los hipervínculos que se utiliza con menor frecuencia es aquél que nos permite
crear un nuevo documento al momento de hacer clic sobre el vínculo. Por ejemplo, si deseo
crear el libro de Excel llamado Libro35.xlsx tendré que crear el hipervínculo de la siguiente
manera:
De manera predeterminada el nuevo libro será colocado en la misma carpeta que el libro Excel
abierto pero si deseas indicar una ubicación diferente bastará con hacer clic en el botón
Cambiar y elegir una carpeta diferente.

Hipervínculos de dirección de correo electrónico

El objetivo de los hipervínculos de dirección de correo electrónico es facilitar la creación de un


nuevo mensaje. En este caso el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo nos permitirá indicar
el texto descriptivo, la dirección de correo electrónico y el asunto del mensaje.

Al hacer clic sobre el hipervínculo creado, se abrirá el programa de edición de correos


predeterminado en nuestro equipo, que en la mayoría de los casos será Microsoft Outlook, y
se mostrará la ventana de mensaje nuevo la cual tendrá precargados los campos de dirección
de correo electrónico del destinatario y el asunto del mensaje los cuales serán los valores
especificados en la creación del hipervínculo en Excel.

Editar los hipervínculos en Excel

Si una vez que hayas creado un hipervínculo deseas editarlo, debes hacer clic derecho sobre
la celda que lo contiene y elegir la opción Modificar hipervínculo. Eso abrirá el cuadro de
diálogo con las opciones del hipervínculo y podremos modificar cada una de ellas.
Si en lugar de modificar las opciones del hipervínculo deseas removerlo, entonces deberás
elegir la opción de menú Quitar hipervínculo. Esto no borrará el texto de la celda sino que
solamente eliminará el vínculo creado.

Hipervínculos conectados a objetos

Es posible hacer que un objeto (formas, imágenes, gráficos) esté asociado a un hipervínculo.
Para crear este tipo de enlaces debemos insertar el objeto y posteriormente hacer clic derecho
sobre dicho objeto para elegir la opción Hipervínculo y poder crear el tipo de enlace deseado.
Crear hipervínculos con la función HIPERVINCULO

Otra alternativa para crear hipervínculos en Excel es utilizar la función HIPERVINCULO la


cual tiene los siguientes dos argumentos:

· Ubicación_del_vínculo (Obligatorio): Texto con la ruta de acceso y el nombre de


archivo que se abrirá en el disco duro, en una dirección UNC o en una ruta URL.
· Nombre_descriptivo (Opcional): Es texto que aparecerá en la celda. Si se omite, la
celda presentará el texto de Ubicación_del_vínculo.
A continuación crearemos cada uno de los tipos de hipervínculos mostrados en las secciones
anteriores pero utilizando la función HIPERVINCULO.

Hipervínculo a un archivo existente

=HIPERVINCULO("C:midocumento.xlsx", "Abrir Libro2")

Con esta fórmula se mostrará el texto “Abrir Libro2” en la celda y el hipervínculo abrirá el
Libro2.xlsx. Cuando se crea este tipo de vínculos es probable que Excel muestre un aviso de
seguridad para recordarnos que el archivo no se encuentra en una fuente de confianza. Si
quieres que Excel deje de mostrar dicho mensaje puedes agregar la carpeta a la lista de
fuentes de confianza desde Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del
centro de confianza > Ubicaciones de confianza > Agregar nueva ubicación.

Hipervínculo a una página Web

=HIPERVINCULO("https://www.inegi.org.mx", "Visitar sitio inegi")

Este hipervínculo abrirá la página principal del INEGI.

Hipervínculo a otra hoja del libro

=HIPERVINCULO("[Libro1.xlsx]Hoja3!A1", "Ir a Hoja3")

Para este tipo de hipervínculos es obligatorio especificar tres cosas en el primer argumento de
la función: el nombre del archivo encerrado en corchetes, el nombre de la hoja y la celda a la
que deseamos crear el vínculo. Si falta alguno de estos tres elementos la función nos devolverá
un mensaje de error. También es posible reemplazar el nombre del libro por el símbolo # y de
esa manera Excel sabrá que nos estamos refiriendo al libro de trabajo actual:
=HIPERVINCULO("#Hoja3!A1", "Ir a Hoja3")

La única ventaja de la primera opción es que dentro de los corchetes podemos especificar el
nombre de otro archivo y de esa manera crear un hipervínculo que abrirá otro libro en alguna
hoja y celda específica.

Hipervínculo de envío de correo

=HIPERVINCULO("mailto:carlos.valdez@inegi.org.mx?Subject=Observacio
nes sobre el curso", "Contáctanos")

Para estos hipervínculos es mandatorio iniciar con la palabra “mailto:” que indicará a Excel el
tipo de hipervínculo que deseamos crear. A continuación debemos especificar la dirección de
correo electrónico a quien va dirigido el mensaje y de manera opcional podemos agregar el
asunto del mensaje que deberá separarse por el símbolo de interrogación (?) y por la palabra
“Subject”.
5 BASES DE DATOS

El diseño de bases de datos es un tema muy extenso y es difícil considerar todos sus aspectos
en un solo modulo. Sin embargo, es importante conocer sus conceptos básicos ya que esto
nos ayudara a tener una mejor interaccion de Microsoft Excel con fuentes de datos externas.

El diseño de una base de datos es de suma importancia ya que de ello dependerá que nuestros
datos estén correctamente actualizados y la información siempre sea exacta. Si hacemos un
buen diseño de base de datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.

En esta ocasión proporcionaré algunas recomendaciones a seguir al momento de realizar el


diseño y modelo de una base de datos. No importa la herramienta que se utilice para almacenar
la información, puede ser Excel, Access o sistemas gestores de bases datos más complejos
como Microsoft SQL Server pero siempre debes diseñar y modelar una base de datos antes
de tomar la decisión de crearla.

5.1 DEFINICIONES FUNDAMENTALES EN BASE DE DATOS(BD)

En cualquier base de datos la información está almacenada en tablas las cuales a su vez están
formadas por columnas y filas. La base de datos más simple consta de una sola tabla aunque
la mayoría de las bases de datos necesitarán varias tablas.

Las filas de una tabla también reciben el nombre de registros y las columnas también son
llamadas campos.

Diseñar y modelar una base de datos


Al diseñar una base de datos determinamos las tablas y campos que darán forma a
nuestra base de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y
relacionar la información nos evitará problemas posteriores.

Es por eso que para diseñar una base de datos es necesario conocer la problemática y todo
el contexto sobre la información que se almacenará en nuestro repositorio de datos. Debemos
determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la información que será
registrada. A continuación los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseño y modelo de
una base de datos.

Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creación de nuestra base de datos,
debemos identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades
(temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los
objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos
una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros,
autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.

Determinar los campos

Cada entidad representada por una tabla posee características propias que lo describen y que
lo hacen diferente de los demás objetos. Esas características de cada entidad serán nuestros
campos de la tabla los cuales describirán adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una
tabla de libros impresos tendrá los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.
Determinar las llaves primarias

Una llave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla. La
llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para todos los registros. Por
ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podría ser el ISBN el cual es único para
cada libro. Para una tabla de productos se tendría una clave de producto que los identifique de
manera única.

Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relación entre ellas. Cuando encontramos
que existe una relación entre dos tablas debemos identificar el campo de relación. Por ejemplo,
en una base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas
porque una categoría puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el
código de la categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.
Tecnicas para evitar datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista información repetida. El
tener información repetida puede causar problemas de consistencia en los datos además de
ocupar más espacio de almacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el código del departamento y el nombre del
departamento comenzará a repetir la información para los empleados que pertenezcan al
mismo departamento.

¿Qué pasaría si el nombre del departamento cambiara de Informática a Tecnología?


Tendríamos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podríamos
dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solución es tener una tabla exclusiva de
departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.
De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y
ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento
solamente debemos realizar la actualización en un solo lugar.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de
la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la
cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.
5.2 TIPOS DE ARCHIVOS PARA ALMACENAR BASE DE DATOS Y SU RELACION
CON EXCEL.

Archivos de Texto Plano

En este apartado se va a ver cómo, a partir de archivos de texto que contengan información
de un modo homogéneo, se puede crear una base de datos donde cada tabla se forma a
partir de dichos archivos.

En primer lugar, se va a suponer que se tiene una carpeta llamada “Listas” que almacena un
par de archivos de texto, uno llamado “Libros leidos” y otro llamado “Libros pendientes”. El
contenido de estos dos archivos se muestra en la siguiente imagen

Gestores de Bases de Datos

El Gestor de base de datos es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger los
datos. El Motor de base de datos proporciona acceso controlado y procesamiento de
transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos
más exigentes de su empresa.

Use Motor de base de datos para crear bases de datos relacionales para el procesamiento de
transacciones en línea o datos de procesamiento analíticos en línea. Se pueden crear tablas
para almacenar datos y objetos de base de datos como índices, vistas y procedimientos
almacenados para ver, administrar y proteger los datos.
Estas bases de datos regularmente están conformadas por varios archivos siendo los
principales un archivo de datos encriptado que no puede ser abierto por cualquier programa y
otro de transacciones que guarda un control de respaldo de los cambios y movimientos que se
realizan en la base de datos Excel nos proporciona algunos métodos de conexión con algunos
de los motores de base de datos mas comunes que se verán mas adelante.
6 EXPORTACIÓN, IMPORTACIÓN Y MANEJO DE
DATOS EXTERNOS
6.1 FUENTES DE DATOS EXTERNOS
Los datos con los que trabajamos en nuestros libros de Excel provienen solamente de
dos lugares: están almacenados en el mismo libro o están almacenados en una fuente de
datos externa como un archivo texto o una base de datos.

Aunque existe una amplia variedad de fuentes de datos externas el procedimiento es


prácticamente el mismo dependiendo la complejidad más que nada de la fuente de datos
elegida, al momento de conectarnos a ellas seguimos los mimos pasos:

1. Elegimos la fuente de datos externa que puede ser un archivo de texto, una base de
datos SQL Server, un archivo XML, etc. Algunas de las fuentes tendrán requerimientos
de conexión específicos.
2. En base a los requerimientos de conexión Excel nos solicitará la información pertinente
para encontrar la fuente de datos y conectarse.
3. Una vez proporcionados los datos de conexión se importarán los datos a una hoja de
Excel y la información de la conexión será guardada en el libro para futuras
actualizaciones.

6.2 IMPORTAR DESDE UN ARCHIVO EXTERNO EN UNA BD.

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre
diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no
generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar
archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día
de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son
archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de
algún carácter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es
precisamente ese carácter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro.
Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo
de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-
Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:
La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador
utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el
tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno
diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo
de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el caracter separador utilizado.

Procedimiento para Importar un Archivo de Excel

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde
texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de
diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar.
Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará
el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque
permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún caracter específico
como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir
de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo
de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado
en su sugerencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se
muestra una separación adecuada de los datos.
En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador
adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos
llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las
fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro
de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja
de Excel donde se colocarán los datos importados.
Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán
importados por Excel.

6.3 VALIDACION DE CELDAS

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los
analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja
de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base
de datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo
de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de
nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante
asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el
cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar
que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al
momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia
como el siguiente:

Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de
manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos
muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso
de datos de parte del usuario.
El comando Validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en


la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera
predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está
permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los
criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número
entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de
seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos >
Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar
toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
6.4 EXPORTAR UN DOCUMENTO EN DIFERENTES FORMATOS.

Los archivos de texto son uno de los métodos de intercambio de datos más populares en la
actualidad ya que pueden ser abiertos y consultados por diversas aplicaciones en diferentes
sistemas operativos como Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, etc.

Los archivos de texto no dependen de ninguna herramienta de software específica, ni tienen


problemas de compatibilidad entre versiones porque se han creado de la misma manera por
décadas y por lo tanto cualquier herramienta de edición de documentos puede leer un archivo
de texto. Por esta razón es muy probable que en más de una ocasión tengas la necesidad de
exportar los datos de Excel a un archivo de texto de manera que tus datos puedan ser
integrados o analizados desde otro sistema de información.

Formatos de archivo de texto

Existen dos formatos de archivo de texto que son ampliamente utilizados:

· Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada valor de la columna


está separado por el carácter de tabulación. A simple vista tendrás la impresión de
que existen varios espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo el
carácter tabulador el que los separa.
· Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo en el archivo de
texto está separado por una coma. Este formato es tan conocido y utilizado que es
almacenado con su propia extensión de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo
de texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en inglés Comma-Separated
Values.

A continuación veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos tipos de archivos en
Excel. La hoja de datos que exportaremos en nuestros ejemplos será la siguiente:
Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones

Para crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones en Excel debemos pulsar la ficha
Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar
como y para la opción Tipo debemos elegir Texto (delimitado por tabulaciones):

Una vez que pulses el botón Guardar se mostrarán algunas advertencias. La primera
de ellas nos advierte que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que tienen
múltiples hojas y que por lo tanto solo se exportarán los datos de la hoja activa. Esto quiere
decir que, si tienes un libro con datos en varias hojas, deberás exportar cada hoja a un archivo
de texto diferente.

Será muy probable que también se muestre una segunda advertencia indicando que nuestro
archivo contiene formatos que no son compatibles con los archivos de texto delimitados por
tabulaciones. Solamente deberás pulsar el botón Sí para continuar con el proceso y como
resultado obtendremos un archivo de texto como el siguiente:
Crear un archivo de texto delimitado por comas

El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es prácticamente
similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de diálogo Guardar como
debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por comas):

Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como resultado
tendremos el siguiente archivo de texto:
Dependiendo del país donde te encuentres y la configuración regional de tu equipo, es
probable que Excel genere este tipo de archivo utilizando el punto y coma (;) en lugar de la
coma (,) pero esto no es un asunto de Excel sino de Windows y el carácter definido como el
separador de listas. A continuación veremos cómo cambiar el carácter utilizado por Excel para
generar los archivos de texto.

Carácter delimitador para archivos de texto

Por supuesto que para cambiar el carácter delimitador utilizado por Excel al crear el archivo de
texto se podría hacer un simple remplazo con cualquier editor de texto, pero si ésta es una
actividad que realizas frecuentemente tal vez sea conveniente hacer un cambio de fondo. El
carácter utilizado por Excel como delimitador en un archivo de texto es el que se encuentra
definido en Panel de Control > Reloj, idioma y región > Cambiar formato de fecha, hora o
número y dentro del cuadro de diálogo mostrado pulsar el botón Configuración adicional:

En dicho cuadro de diálogo encontrarás la opción Separador de listas y el carácter especificado


es el utilizado por Excel. Para mi configuración regional, que es Español (México), tengo la
coma (,) como el separador de listas pero si hago el cambio hacia punto y coma, al crear de
nuevo el archivo CSV obtendré el siguiente resultado:
Observa que en esta ocasión Excel ha utilizado el punto y coma como el separador entre cada
uno de los campos.

Campos de longitud determinada

En algunas ocasiones me he encontrado con el requerimiento de generar un archivo de texto


que tenga campos de longitud determinada es decir, en caso de que una cadena de texto no
sea de la longitud máxima permitida, se deberá rellenar con espacios en blanco. La solución a
este problema es tratar los datos dentro de Excel antes de generar el archivo de texto.
7 TABLAS DINAMICAS

7.1 TABLA DINAMICA Y OTROS CONCEPTOS

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también
es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si
eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de


información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas
en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro
reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si
fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las
ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que
empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver


este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola
fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de
acuerdo a tus necesidades.

7.2 ASPECTOS BASICOS DE TABLAS DINAMICAS

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la
realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.
Funcionamiento de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el
funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas
de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa,
también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto.
Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de
cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla
dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica
de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos
a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla
dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en
la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación
obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que
las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
7.3 CREACION DE UNA TABLA DINAMICA

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente
la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión
veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la
ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango
de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva
tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los
campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que
resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la
necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas
más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
Partes de una tabla dinámica

Una vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente detenerse
un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de
cada una de ellas.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la
lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos.
Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

· Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla
dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
· Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
· Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
· Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que
serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de
la tabla dinámica.
Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como
si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato
a una tabla dinámica.

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para
que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

· Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica
así como modificar aspectos básicos de diseño.

· Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir
la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha.
Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la
derecha los estilos que tienen filas con bandas.

· Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la


tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la
tabla dinámica.
Formato de valores en una tabla dinámica

En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una
tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue
los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente
dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.


Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato
de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el
nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:
Formato de valores en una tabla dinámica

En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una
tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue
los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente
dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.


Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato
de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el
nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:
Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica
utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas
de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente
mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar
que ese campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón
de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.
Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción
Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
Segmentación de datos en tablas dinámicas

La segmentación de datos en tablas dinámicas es una caracteristica de Excel 2010 en adelante


que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera
puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente
en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando
Insertar Segmentación de datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla
dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de
las opciones del filtro.

Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas.


Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se
encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te
permitirá hacer un buen análisis de la información.
7.4 ACTUALIZACION DE UNA TABLA DINAMICA

Modificar campos de una tabla dinámica

Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los
campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo
arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinámica

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra
en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier
celda de la tabla dinámica.

Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con
el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.
Quitar un campo de una tabla dinámica

Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del
ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de
eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de un área
a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que permiten mover
el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de
fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.
Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinámica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia
el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual hará que sea
agregado a alguna de las áreas predeterminadas.

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso y
esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo a
tus necesidades.
Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites utilizar
alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.

Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo
de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:

En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:


Los valores disponibles son los siguientes:

· Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el


campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
· Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
· Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
· Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
· Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo
de texto será ignorado.
· Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
· Desvest. Obtiene la desviación estándar.
· Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
· Var. Calcula la varianza de una muestra.
· Varp. Calcula la varianza en función de la población.

Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.
8 MACROS
8.2 CONCEPTOS BASICOS DE MACROS

Las macros en excel son una herramienta que automatiza procesos, la manera de accesar en
Excel 2003 es como lo muestra la siguiente imagen a comparación es diferente con Excel
2007.

En esta modulo estudiaremos que son las Macros, en que nos pueden ayudar y como crear
macros automáticamente. Esta unidad tratara de manera muy sencilla el tema de macros sin
entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic
Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie
de características especificas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo
el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre el realice todas esas
tareas.

Beneficios de las macros en Excel

Aprender a crear macros en Excel impulsará grandemente tu productividad con la herramienta


ya que te permitirá automatizar aquellas tareas que realizas de manera manual día tras día.
En lugar de realizar esas tareas repetitivas podrás ejecutarlas con un solo clic.
Las macros en Excel también te ayudarán a crear funciones personalizadas que harán tareas
que no son posibles realizar con las funciones predeterminadas de Excel y por lo tanto podrás
realizar cálculos y operaciones con tus datos que de otra manera serían casi
imposibles. Además, las macros en Excel te permitirán crear aplicaciones profesionales a la
medida de tus necesidades y que significarán un gran ahorro de cientos de horas de trabajo
manual en Excel.

Una vez que te familiarices con las macros en Excel comenzarás a vislumbrar toda una nueva
gama de oportunidades para desarrollar y aplicar el potencial de Excel en tus actividades
cotidianas. Toma la decisión ahora y aprende a crear macros en Excel.

Preparar el centro de seguridad de macros

La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que
contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.

Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque
sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para
habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.

Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo
mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón
Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de
confianza.
Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones
disponibles.

· Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite
ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares
confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de
diálogo.
· Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si
se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
· Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se
podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
· Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna
notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente
confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de
una fuente desconocida.

Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los
cambios permanentes.
8.3 CREAR UNA MACRO

Crear una macro automáticamente

La forma mas fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del
que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestana Vista y despliega el submenú Macros
y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el
menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dialogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no esta permitido insertar espacios en
blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una
tecla del teclado". El problema esta en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cual es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos


fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos
la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener
de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en.

8.4 EJECUTAR UNA MACRO

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, sera
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestana Vista, y nos aparece el cuadro de dialogo Macro como el que vemos en
la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el boton Ejecutar. Se
cerrara el cuadro y se ejecutara la macro.

En cuanto al resto de botones:


Cancelar - Cierra el cuadro de dialogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de
Programación de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para aquellos que conocen la metodología de programación al
igual del lenguaje visual basic.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dialogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar
el menú) y la descripción de la macro.

Crear una Macro Manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en
general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se
basa el VBA de Excel. Consideramos saltar ese tema únicamente mencionando que es la
forma en la que podemos realizar procesos mas complejos en cuestión de rutinas de
MACROS.
8.5 GUARDAR Y EJECUTAR UN ARCHIVO CON MACROS

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen
con el resto de las hojas de calculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.

Se abrirá el cuadro de dialogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
.

Dale un nombre y el archivo se almacenara.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrara este anuncio bajo
la banda de opciones. Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros.
Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para
nuestro equipo.

Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tu pulsa el botón
Opciones para activarlas.

Aparecerá este cuadro de dialogo:

Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.


9 GRAFICOS DINÁMICOS
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que
se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de
gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

9.1 CREAR UN GRAFICO DINAMICO

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que
servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico
que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico
que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo.
Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen
dentro del gráfico dinámico:
Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Mover un gráfico dinámico

Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de Excel para
poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formato
personalizado.

Mover un gráfico dinámico a otra hoja

Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando


Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja donde
será colocado.

Modificar el estilo de un gráfico dinámico

Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación original
puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:
Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un nuevo
estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podrás personalizar
aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha
Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.