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PAUTA DE REVISIÓN PARA DEFINIR EL MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS

DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA SILVA HENRÍQUEZ SEGÚN LO ESTABLECE LA


LEY N° 20.393

Procedimientos a realizar Referencia a la ley N° 20.393


 Identificar quienes dentro de la  Art 3., Las personas jurídicas serán
universidad están bajo la condición de responsables de los delitos de Lavado
dueños, controladores, responsables, de Activos, Financiamiento del
ejecutivos principales, representantes o Terrorismo y Cohecho (art 1) que
que realicen actividades de fueren cometidos directa o
administración y supervisión. inmediatamente en su interés o para su
provecho por su dueños, controladores,
responsables, ejecutivos principales,
representantes o quienes realicen
actividades de administración y
supervisión siempre que la comisión del
delito fuere consecuencia del
incumplimiento por parte de esta de los
deberes de dirección y supervisión.

 Identificar quien es la autoridad  Art 4, N°1 Designación de un


máxima de la persona jurídica Encargado de Prevención
(universidad) a) La máxima autoridad Administrativa
de la persona jurídica, sea esta su
 Chequear con los abogados la exactitud directorio, un socio administrador, un
respecto de la “autoridad máxima” gerente, un ejecutivo principal, un
identificada. administrador, un liquidador, sus
representantes, sus dueños o socios,
 Verificar que exista un documento según corresponda a la forma de
formal emitido por la máxima autoridad administración de la respectiva entidad,
donde se haya efectuado la designación en adelante la “Administración de la
del Encargado de Prevención, de Persona Jurídica” deberá designar un
acuerdo a la forma de administración de Encargado de Prevención, quien durara
la persona jurídica. en su cargo hasta por 3 años, el que
podrá prorrogarse por periodos de igual
 Entregar a revisión el documento duración.
anterior al área legal para su revisión.

 Revisar que el documento de  Art.4, N°1


nominación del encargado de b) El encargado de prevención deberá
prevención contiene expresamente una contar con autonomía respecto de la
cláusula que indique que este es administración de la persona jurídica,
autónomo en el desempeño de sus de sus dueños, sus socios, sus
funciones como encargado de accionistas, o de sus controladores, no
prevención, que tendrá acceso a toda la obstante podrá ejercer labores de
información de la universidad. contraloría o auditoría interna. En el
caso de las personas jurídicas cuyos
ingresos anuales no excedan de cien mil
 Solicitar el último estado financiero unidades de fomento, el dueño, el socio
auditado de la universidad o el último o el accionista controlador podrán
balance o en su defecto el libro de asumir personalmente las tareas del
ventas (formulario 29), determinar el encargado de prevención.
monto anual de ingresos de la
universidad, si este es mayor a UF
100.000, entonces:

 El encargado de prevención solo podrá


tener funciones paralelas a las de
encargado de prevención relacionadas
con contraloría o auditoría.

 Si el monto anual de ingresos es menor


que UF 100.000, puede designarse
como encargado de prevención a uno de
los siguientes: dueño, el socio o el
accionista controlador.

 Determinar según el propio juicio y de  Art 4.N°2 Definición de Medios y


acuerdo al tamaño y capacidad Facultades del Encargado de
económica de la universidad los Prevención
recursos que fueron entregados al EP, a) Los recursos y medios materiales
los que como mínimo deberán incluir necesarios para realizar adecuadamente
un computador, una oficina, un ítem en sus labores, en consideración al tamaño
el presupuesto de la universidad que y capacidad económica de la persona
cubra visitas a todas las dependencias jurídica.
de la universidad, capacitación al
personal de la universidad, asesorías
externas para temas relacionados con la
implementación del MPD si es
necesario, presupuesto para la
certificación del MPD, un medio que le
permita guardar la documentación del
modelo de prevención de delitos en
forma segura (closet con llaves,
espacios de almacenaje en el servidor
de la universidad, medios magnéticos
apropiados, etc.)

 Revisar si existe y según el propio  b) Acceso directo a la Administración


juicio es adecuado un calendario de de la Persona Jurídica para informarla
reportes que el EP deberá entregar a la oportunamente por un medio idóneo, de
administración. las medidas y planes implementados en
el cumplimiento de su cometido y para
 Revisar si existe un modelo de reporte y rendir cuenta de su gestión y reportar a
cuales ítems contiene, concluir si este es lo menos semestralmente.
adecuado (el reporte deberá contener a
lo menos un resumen de las actividades
realizadas por el EP en relación al
MPD, una conclusión respecto de las
actividades realizadas, un calendario de
las actividades por efectuar durante el
año).

 El directorio deberá incluir en acta a lo


menos cada 6 meses el informe del EP
el que contendrá un resumen de las
actividades efectuadas, los hallazgos y
sus resoluciones junto con el plan de
trabajo del EP para el próximo período
.
 Revisar documentación pública  Art.4 N° 3 Establecimiento de un
disponible de la universidad, como sistema de prevención de delitos
memorias, estados financieros a) La identificación de las actividades o
disponibles, artículos periodísticos procesos de la entidad sean habituales o
relacionados con la universidad, esporádicos en cuyo contexto se genere
artículos relacionados con la industria o incremente el riesgo de comisión de
donde opera la universidad, etc. los delitos señalados en el art. 1 (lavado
de activos, financiamiento del
 Indagar y solicitar a la administración el terrorismo, cohecho).
acceso a la información o documentos
donde se encuentran documentados los
procesos y/o procedimientos de la
universidad (matrices sox,
documentación ISO u otros similares).

 Coordinar una entrevista con el gerente


general, el gerente de operaciones, el
gerente de logística, gerente de
comercio exterior, el gerente de ventas,
el gerente de administración y finanzas,
el auditor interno (cargos similares) y
obtenga la siguiente información:

- Identificación de todos los procesos de


la organización.
- Identificación de todas las actividades
para cada proceso.
- Identificación de los riesgos de cada
actividad respecto de la comisión de los
delitos.

 Con la información anterior, evaluar si


la matriz (u otra herramienta) preparada
por la organización para la
identificación de las actividades y
procesos donde se incrementa la
posibilidad de comisión de los delitos.
 Determinar si para cada riesgo se
identificó el control preventivo
asociado.

 Determinar si para cada control se  Art.4 N° 3 Establecimiento de un


documentó el procedimiento apropiado. sistema de prevención de delitos
a) La identificación de las actividades o
procesos de la entidad sean habituales o
esporádicos en cuyo contexto se genere
o incremente el riesgo de comisión de
los delitos señalados en el art. 1 (lavado
de activos, financiamiento del
terrorismo, cohecho)

 Determinar si existe un plan de  Art.4 N° 3 Establecimiento de un


auditoría interna de la universidad. sistema de prevención de delitos
a) La identificación de las actividades o
 Determinar si se han incorporado procesos de la entidad sean habituales o
procedimientos relacionados con la esporádicos en cuyo contexto se genere
supervisión del MPD con el plan de o incremente el riesgo de comisión de
auditoría, identificando periodicidad del los delitos señalados.
mismo y programas a realizar.

 Determinar si la administración ha  a) La existencia de sanciones


definido formalmente y ha comunicado administrativas internas, así como de
en forma adecuada las sanciones procedimientos de denuncia o
internas a que estarán expuestos los persecución de responsabilidades
empleados de la entidad jurídica por el pecuniarias en contra de las personas
incumplimiento de lo establecido en el que incumplan el sistema de
MPD. prevención de delitos.
Estas obligaciones, prohibiciones y
 Revisar con el área legal que las sanciones internas deberán señalarse en
sanciones establecidas están de acuerdo los reglamentos que la persona jurídica
a las leyes vigentes y no son dicte al efecto y deberán comunicarse a
inconstitucionales ni violan los todos los trabajadores. Esta normativa
derechos fundamentales. interna deberá ser incorporada
expresamente en los respectivos
 Plan de denuncias, chequear que existe contratos de trabajo y de prestación de
y que cumple con su objetivo. servicios de todos los trabajadores,
empleados y prestadores de servicios de
la universidad, incluidos los máximos
ejecutivos de la misma.

 Determinar si la administración de la  a) La existencia de sanciones


sociedad ha incorporado las sanciones administrativas internas, así como de
en el reglamento interno, el código de procedimientos de denuncia o
ética de la persona jurídica. persecución de responsabilidades
pecuniarias en contra de las personas
 Revisar si la administración ha que incumplan el sistema de prevención
informado a todo el personal de las de delitos. Estas obligaciones,
obligaciones, prohibiciones y sanciones prohibiciones y sanciones internas
establecidas en el modelo debido al deberán señalarse en los reglamentos
incumplimiento de lo establecido en el que la persona jurídica dicte al efecto y
MPD. Determinar la eficacia de la deberán comunicarse a todos los
forma utilizada. trabajadores. Esta normativa interna
deberá ser incorporada expresamente en
 Determinar si existe un plan de los respectivos contratos de trabajo y de
capacitación apropiado para el personal prestación de servicios de todos los
de la universidad, este plan debe trabajadores, empleados y prestadores
contener una primera etapa de de servicios de la persona jurídica,
conocimiento de la ley, el MPD incluidos los máximos ejecutivos de la
implementado por la universidad, las misma.
sanciones de su incumplimiento y las
capacitaciones periódicas.

 Revisar que la universidad ha  a) La existencia de sanciones


incorporado las cláusulas necesarias en administrativas internas, así como de
los contratos de trabajo de los procedimientos de denuncia o
trabajadores, incluidos los máximos persecución de responsabilidades
ejecutivos de la sociedad y estos han pecuniarias en contra de las personas
sido firmados por ambas partes. que incumplan el sistema de prevención
de delitos. Estas obligaciones,
 Solicitar al área legal que revise las prohibiciones y sanciones internas
cláusulas incorporadas en los contratos deberán señalarse en los reglamentos
de trabajo del personal de la que la persona jurídica dicte al efecto y
universidad, si existen. deberán comunicarse a todos los
trabajadores. Esta normativa interna
 Solicitar los contratos de prestación de deberá ser incorporada expresamente en
servicios vigente que tiene la los respectivos contratos de trabajo y de
universidad, determinar aquellos que prestación de servicios de todos los
son servicios esporádicos o de larga trabajadores, empleados y prestadores
duración. de servicios de la persona jurídica,
incluidos los máximos ejecutivos de la
 Para los contratos de larga duración o misma.
permanentes identificar el tipo de
servicio contratado y si este involucra
a) alguna representación del tercero
ante algún organismo público, b) si en
la prestación del servicio el tercero
administrara fondos de la sociedad o si
c) este ha recibido amplias atribuciones
de representación de la universidad.

 Para a) revisar con el área legal la


necesidad de incorporar las cláusulas en
el contrato de prestación de servicios,
revisar la necesidad de entregar
capacitación al tercero de manera de
poder asegurarnos que este entiende la
ley y sus responsabilidades en el
cumplimiento de esta en el ejercicio del
servicio en representación de la
universidad.

 Para b) revisar con el área legal la


necesidad de incorporar las cláusulas en
el contrato de prestación de servicios,
revisar si están definidos los montos y
destinos que el tercero puede efectuar
en nombre de la universidad, verificar
los controles establecidos para el uso
del efectivo por parte del tercero
(entrega de documentación original de
recepción del dinero, chequeo de tarifas
razonables pagadas por el tercero, etc.)
revisar si los medios y periodicidad de
las rendiciones de cuenta del tercero
están establecidas.

 Para c) revisar con los abogados las


cláusulas necesarias a incorporar en los
contratos, revisar si están los protocolos
de actuación de los terceros definidos y
estos contienen los controles necesarios
para la universidad.

GENERALES
 Junto con el EP revisar los Capacitación
entrenamientos que serán entregados al
personal.

 Determinar si existe una hoja de control


de asistencias y materias tratadas que se
usara para registrar los entrenamientos
del personal.

 Definir la forma de archivo de este


material
 Determinar si existe un programa anual Encargado de prevención
de trabajo para el EP, el que deberá
incorporar actualizaciones del modelo,
entrenamientos, reportes al directorio,
etc.
 Determinar si existe un programa anual Terceras partes
de revisión de las terceras partes, que
incluya la revisión de la actualización
de los contratos, revisión de los
controles establecidos en los protocolos,
revisión de los pagos efectuados por
estos, etc.
Para aplicar en “personas obligadas”
definidas por la UAF
 Determinar si la universidad es una
“persona obligada” según las
definiciones establecidas por la Unidad
de Análisis Financiero.
 Determinar si se ha cumplido con las
obligaciones de reportes determinados
por la UAF.
 Identificar en forma aleatoria
transacciones que según el propio
criterio debieron haberse reportado, y
chequear si esto fue hecho.
Para los clientes de la universidad
 Determinar cuáles son los
procedimientos establecidos por la
universidad para los clientes (llámese
clientes a los estudiantes)
Para transacciones de dinero
 Indagar cuales son las políticas o
protocolos que tiene establecida la
universidad respecto de transacciones
en efectivo (pagos a empleados,
terceros, pago de clientes).
 Determinar cuáles son los
procedimientos relacionados con la
administración de los fondos (toma y
liquidación de inversiones, emisión de
cheques, transferencias electrónicas,
apertura y cierre de cuentas corrientes,
administración de cajas chicas,
administración de fondos fijos,
donaciones en efectivo)
Para las personas políticamente expuestas
(PEP)
 Indagar respecto de los procedimientos
que tiene establecidos la universidad en
relación de sus relaciones comerciales
con las PEP (clientes, proveedores,
empleados).
 Existe algún procedimiento establecido
relacionado con el pago, donación,
contribución, contrato de prestación de
servicios u otra relación comercial con
las PEP.
 Existe alguna política de dar y recibir
regalos (tanto para PEP como para no
PEP).