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COMUNICADO N° 02-2018-PNCVFS/SUF

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE ARQUEO VIRTUAL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

El arqueo virtual del Fondo Fijo de Caja Chica, se realiza con la finalidad de controlar la administración
del fondo fijo asignado y demostrar la posición real financiera en los Estados Financieros del Programa
Nacional Contra La Violencia Familiar y Sexual.

Es fundamental considerar en primer orden el nombre del Servicio Especializado/Dependencia, la fecha de


la verificación y el tipo de moneda para luego proceder de la siguiente manera:

Pasos a Seguir :
1 Verificar el documento con el que se autoriza la
apertura del Fondo Fijo de Caja Chica y consignar el
número y el monto aprobado ( Resolución de la Unidad
Administración - RUA N°….)

2 Conteo del dinero en efectivo que tiene en custodia


de caja, detallando las cantidades por billetes y monedas
el cual debe llenarse y totalizarse en el Anexo N° 01.

3 Monto detallado de Recibos Provisionales otorgados


indicando la fecha, N° de documento y descripción del mismo,
nombre y apellidos a quien fuera otorgado el recibo provisional
por regularizar e importe , el cual debe totalizarse en el
Anexo N° 02.
( En caso no sea utilizado dicho documento dejar en blanco el
formato )

4 Monto detallado de documentos cancelados ( Boletas, facturas,


Recibos por Honorarios, Tickets u cualquier otro documento
autorizado por la SUNAT, así mismo incluir las Declaraciones
Juradas por Movilidad Local ( Anexo N° 05) y otros gastos incurridos
donde no se extiende comprobantes de pago ( Anexo N° 07)
indicando la fecha de emisión, tipo y número de documento,
fecha de pago, nombre y apellidos o razón social, importe
y observación, el cual debe totalizarse en el Anexo N° 03.

5 Monto detallado de informes presentados para reposición de


Fondo Fijo de Caja Chica y no atendidos a la fecha del arqueo,
indicando fecha de emisión, fecha de recepción por trámite documentario
del PNCVFS y/o Recepción por la Sub Unidad Financiera ( precisar en la
columna de observación); situación actual y observación.
En lo que se refiere a la situación actual pueden darse los siguientes casos :
a) La rendición no ha sido recibida en el PNCVFS (por lo que la fecha de
recepción se dejará en blanco )
b) La rendición ha sido recibida por el PNCVFS y aún no ha sido derivada a la Sub
Unidad Financiera ( Por lo que se considera en fecha de recepción la
fecha que se ha recibido en el PNCVFS)
c) La rendición se encuentra en proceso de revisión.
d) La rendición se encuentra observada
e) La rendición ha sido aprobada y en trámite para su pago ( reposición)

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE ARQUEO VIRTUAL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

6 Diferencia ( +Paso 1 - Paso 2- Paso 3- Paso 4-Paso 5)


i Cuando la diferencia es igual a 0 Arqueo Conciliado

Arqueo No
ii Cuando la diferencia es mayor a 0 Conciliado
Faltante

Arqueo No
iii Cuando la diferencia es menor a 0 ó negativo Conciliado
Gasto en Exceso

En los casos ii y iii se deberá presentar la justificación correspondiente

NOTA :
1) En los casos donde el servicio de internet es fluido y tengan acceso directo
el arqueo se ejecutará diariamente.

2) En los casos donde no cuenten con acceso directo al internet pero existen
dentro de la localidad negocios que brindan servicios de internet, el arqueo se
ejecutará en forma semanal ( viernes ).

3) En los casos donde no se cuente con servicio de internet, el arqueo se ejecutará


en forma quincenal.

En los casos 2 y 3 se coordinará mediante correo electrónico : gbenavides@pncvfs.gob.pe

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