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ADQUISICIONES

Procedimiento Fecha de Modificación Nº: Página:


N°: vigencia: 3 1 de 16
PGC - 06 20.11.06
Aplicable a:
TODA LA ORGANIZACIÓN

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PGC – 06

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:


Nombre Hector Astorga H. Soledad Bazáez M. Víctor Espinoza P.

Firma

Cargo Encargado de Adquisiciones Coordinadora del SGI Gerente General

Fecha Noviembre 2008 Noviembre 2008 Noviembre 2008


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1 OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo establecer una metodología que permita normalizar la
cotización y posterior adquisición de los insumos y servicios necesarios para el desarrollo de los
procesos productivos de la obra denomina “Obras Complementarias API año seco 2011”.
Recepcionar, almacenar, manipular, preservar, y controlar los insumos adquiridos y/o
proporcionados por el cliente además de llevar un inventario físico, valorizado y actualizado.
Este Procedimiento se aplica a toda adquisición de insumos, servicios y la recepción de ellos en
bodega de obra.

2 RESPONSABILIDADES

2.1 Administrador de Obra:

- Aprueba los pedidos de materiales, en el caso de no encontrarse el administrador el


personal responsable de aprobar las solicitudes será el Jefe de Terreno.
- Aprueba las órdenes de Compra
- Cierra el proceso de ordenes de compras
- Justifica ante el ingeniero visitador los pedidos fuera de programa

2.2. Encargado de Adquisiciones y Bodega:

- Revisar y comprueba que los pedidos de materiales estén de acuerdo a lo solicitado y si


existe stock en bodega.
- Evalúa los proveedores y posteriormente ingresa y modifica la base de datos de los
mismos.
- Emite las órdenes de compra a los proveedores favorecidos con la misma.
- Es el responsable de recepcionar, almacenar, manipular, preservar y controlar los
insumos adquiridos por SIITEC Ingenieros y/o proporcionados por el cliente, además
de llevar un inventario físico, valorizado y actualizado.

2.3. Encargado de calidad:

- Es responsable de verificar la calidad de los insumos comprados y que están siendo


utilizados en obra.

3 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

3.1 Insumos relevantes para la calidad de los servicios

Dada la naturaleza de los servicios que presta SIITEC Ingenieros Ltda., los insumos relevantes
para la calidad de su servicio son:

 Repuestos e insumos para mantención eléctrica e instrumental de Maquinaria y Equipos de


apoyo a procesos productivos propios y de clientes,
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 Materiales eléctricos para montajes y otros,

 Herramientas y Equipos,

3.2.- DEFINICIONES

3.2.1.Insumo: Se refiere a todo material, repuestos, equipo y herramienta.

3.2.2.Insumo Proporcionado por el Cliente: Se refiere a aquellos materiales, repuestos,


equipos y herramientas que, de acuerdo a los términos contractuales, el cliente deba poner
a disposición de SIITEC Ingenieros.

3.2.3.Servicio: Se refiere a la contratación de actividades y/o arriendo de equipos necesarios


para la ejecución de la obra.

3.2.4.Ficha Cargo Bodega: Ficha personal donde se registran los insumos que están bajo
responsabilidad del trabajador.

3.2.5.Acta de Baja de Insumo: Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o mas
insumos del inventario.

3.2.6.Guía de Despacho (GD): Documento legal que especifica y describe los insumos
trasladados y recepcionados.

3.2.7.Orden de Compra: Documento comercial destinado a indicar las condiciones de compra.

3.2.8.Compra Dirigida: Cuando un insumo o servicio es comprado directamente a un proveedor


por razones de costos, ocasión, disponibilidad, calidad o ubicación, sin la debida cotización
con sus competidores.

3.2.9.ICONSTRUYE: Software especifico para la gestión de adquisiciones y bodega.

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

4.1. Pedidos para compras de materiales

4.1.1. El pedido de materiales para su compra solo se realizara si el material solicitado no está en stock
en bodega. El solicitante deberá completar el formulario “Requisición de Materiales y/o servicios”
asegurándose de anotar todos los detalles para evitar posible errores en el pedido. Si se justifica y es
factible, pedirá muestras de lo solicitado. El solicitante deberá obtener las firmas de su jefe de área y del
ingeniero administrador, según sea el caso.

4.1.2. El jefe de adquisiciones y bodega solo recibirá formularios de solicitud de pedidos de materiales
que estén debidamente llenados y posteriormente firmados por el administrador de obra y/o el jefe de
terreno.

4.1.3. Los pedidos de materiales deben realizarse considerando a lo menos 7 días hábiles para efectuar
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la compra y uno para el despacho. Este plazo podrá modificarse dependiendo del lugar de destino y
disponibilidad de entrega por parte del proveedor.

4.2. Ejecución del proceso de compras

4.2.1. El jefe de adquisiciones y bodega o la persona que designe deberá solicitar cotizaciones a distintos
proveedores del área, (a lo menos 3), posteriormente se optara por la mejor oferta, esta se optara por
precio, calidad, puntualidad, respaldo, atención, entre otras cosas.

4.2.2. El jefe de adquisiciones y bodega solicitara al administrador de la obra y/o gerente de proyectos la
autorización y firma definitiva de la orden de compra, la que debe considerar:

- Numero de orden de compra


- Indicación completa del proveedor
- Identificación de la obra
- N° de formulario perdido de materiales
- Cantidad
- Unidad
- Descripción del producto a comprar
- Precio Unitario
- Moneda
- Total
- Condiciones de Pago
- Fecha de orden de compra
- Fecha y lugar de entrega del producto
- Centro de Costo

4.2.3. El proceso de aprobación de las ordenes de compras se tramita a través del programa
“ICONTRUYE”, el cual debe ser aprobado según descripción a continuación:

- Primer paso : Aprobación logística oficina central


- Según paso : Aprobación de administrador de contrato

OBS: En el caso que el valor de la orden de compra supere lo autorizado para ser aprobado por el
administrador de contratos esta orden de compra deberá ser aprobada por el gerente general de SIITEC
Ingenieros.

4.2.4. El departamento de adquisiciones y bodega al recibir la solicitud de materiales solicita 3


cotizaciones, posteriormente y posteriormente a esto se opta por la mejor oferta, esto va a depender de
precio, calidad, puntualidad, respaldo, atención entre otros.

4.2.5. Tomada la decisión se origina una orden de compra en sistema computacional “ICONTRUYE” la
cual debe ser aprobada según el flujo que se define a continuación

- Primer paso : Aprobación logística oficina central


- Segundo paso : Aprobación de administrador de obra
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OBS: La aprobación de la orden de compra que supere una cantidad definida según proyecto debe ser
aprobado por el gerente de proyectos, esto dependerá del proyecto.

4.2.6. Para compra de materiales que por su naturaleza deben ser validados, se deberá solicitar
certificado de calidad del producto (por ejemplo, mallas, pernos, geomembrana, geotextil, hormigón).

4.3. Compras Dirigidas

4.3.1. Serán compras dirigidas, aquellas compras donde no es posible conseguir otras alternativas, o
bien, aquellas que por factores que se indican a continuación, deben ser realizadas a un proveedor
especifico.

- Único proveedor en el mercado


- Stock de productos de los otros proveedores
- Ocasión de compra
- Costos de transporte
- Horarios
- Ubicación geográfica del vehículo de transporte

Entonces esa compra será dirigida a un proveedor especifico, sin la necesidad de tener que respaldar las
tres cotizaciones.

4.3.2. La orden de compra se bajara del sistema ICONTRUYE la cual se imprimen 3 copias las cuales se
distribuyen de la siguiente manera:

1° Al proveedor
2° Archivo adquisiciones con respaldo
3° Para la coordinación del retiro (transporte)

4.4. Recepción

4.4.1. La recepción de los materiales comprados se hace en bodega de obra, comparando la orden de
compra con la guía de despacho o factura que trae el proveedor o el transporte contrato para el traslado
de materiales.

4.4.2. Al momento de recibir la factura, el jefe de adquisiciones y bodega o quien él designe, compara la
misma con la copia de la orden de compra.

4.4.3. Una vez llegado los productos se revisan y se comprueba que corresponda a lo solicitado, en este
caso existen dos posibilidades.

Primera Opción : En el caso que no corresponda a lo solicitado se devuelve al


proveedor, se deja
registro en una guía de despacho de Fe Grande.

Segunda Opción : Si los materiales cumplen el requerimiento se envían a bodega


para su acopio y/o
Custodia, luego se avisa al solicitante la llegada de los productos y/o materiales
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quien
Dispondrá su retiro y uso de estos.

4.5. BODEGA

4.5.1. Pedido de insumos a bodega

En obra cada jefe de departamento deberá solicitar los materiales en bodega, estampando su firma en el
vale de entrega de materiales, estos no serán entregados a ninguna persona más.

4.5.2. Entrega de herramientas

Cuando se entrega una herramienta a trabajadores, esta se debe dejar un registro de préstamo de
herramientas diarias, en el caso que el personal no devuelva la herramienta se le informara a su
supervisor directo para regularizar la devolución de la herramienta.

Cuando la herramienta se entrega para que el trabajador sea el único en operarla o es responsable de
esta, se deja registro en la ficha de cargo del trabajador.

4.5.3. Entrega de Combustible

La entrega de combustible se realizara:

1.- Cada vehículo que el administrador de contrato determine se le entregara un chip para la carga de
combustible en estaciones de abastecimiento de combustible dentro de Codelco División Andina.

2.- En el caso del camión abastecedor de petróleo, poseerá un chip con el cual cargara combustible para
abastecer al maquinaria y transporte de la empresa, en el abastecimiento se dejara registro donde se
especifique la carga diaria (salidas y entradas), números de vales de el saldo del día.
El operador de camión por cada entrega de combustible emitirá una vale en triplicado registrando en este:

- Patente del vehículo


- N° interno
- Nombre del conductor
- Tipo de combustible
- Cantidad de litros
- Tipo de maquinaria
- Firma de quien recibe

Estos vales son en triplicado y se distribuyen de la siguiente forma:

Original: se envía diariamente con la suma al jefe de bodega.

Duplicado: Se entrega al operador que recibe la carga, el cual debe adjuntarlo al Check List diario.

Triplicado: Queda en el talonario y al termino de este se entrega al departamento de adquisiciones y


bodega.
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4.6. Recepción de insumos

4.6.1. Toda vez que se recepcione algún insumo en la obra, el jefe de adquisiciones y bodega o quien el
designe constatara la veracidad de los datos de las guías de despacho o facturas. Para esto verificara la
existencia de la orden de compra. Si el documento está mal emitido, vale decir razón social o Rut no
corresponde a Constructora Fe Grande o no existe una orden de compra que avale el despacho, este
debe ser rechazado por el jefe de adquisiciones y bodega y no permitir la descarga de materiales en obra.

4.6.2. Durante la descarga de materiales, el jefe de bodega, o quien este asigne, recepcionara los
insumos con la guía de despacho o factura del proveedor, realizando en ese acto una revisión física y
conteo de lo recibido, teniendo en cuenta lo solicitado en la orden de compra (cantidad, tipo y calidad)

4.6.3. De no existir ninguna diferencia entre lo recepcionado, lo solicitado y lo contenido en la guía de


despacho o factura, el jefe de adquisiciones y bodega o quien el designe, procederá a firmar la guía de
despacho o factura como aceptación de conformidad y se dejara estampado el timbre del departamento
de adquisiciones y bodega que se adjunta en el punto 10 (anexos).

4.6.4. En el caso de recibir cantidades menores de insumos, a los indicados en la guía de despacho, el
encargado de adquisiciones y bodega deberá dejar constancia escrita en la guía de despacho y/o factura
del proveedor, procedimiento de igual forma a firmar y timbrar, en ningún caso se recibirá una cantidad
mayora lo especificado en la guía de despacho o factura del proveedor.

4.6.5. De generarse una devolución , el jefe adquisiciones y bodega devolverá físicamente al proveedor,
el material inapropiado o la cantidad en exceso, dejando registro este evento por escrito en la guía de
despacho o factura y/o programa ICONSTRUYE.

4.6.6. El jefe de adquisiciones y bodega ingresara al sistema ICONSTRUYE la guía de despacho.

4.6.7. En el caso de que el encargado de adquisiciones y bodega no tenga claridad respecto al


cumplimiento de los requisitos de calidad del insumo que esta recepcionando, solicitará asesoría del
usuario y/o del jefe de aseguramiento de la calidad de obra.

4.6.8. Si en la orden de compra se indica la entrega de certificados, el encargado de adquisiciones y


bodega o quien este designe verificara que estos lleguen y cumplan las exigencias indicadas en la orden
de compra para posteriormente hacerlos llegar al jefe de aseguramiento de calidad en obra.

6.7. Almacenamiento

6.7.1. Una vez recepcionados los insumos en obra, el jefe de adquisiciones y bodega y/o quien el
designe, los deberá almacenar en las instalaciones previstas por la obra para el uso de la bodega, o
donde se haya convenido el almacenaje, ateniendo las características y naturaleza de lo adquirido o
arrendado. Para ello se adoptaran los siguientes criterios.

- Separar e identificar los insumos proporcionados por el cliente, estos insumos no serán ingresados
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al control de inventario de obra, bastando solo el control mantenido por el jefe de oficina técnica,
sin perjuicio de ello, el jefe de adquisiciones y bodega será responsable por la custodia de estos
hasta su retiro desde las instalaciones dispuestas para ello.
- Separar e identificar los insumos no aptos para ser utilizados en el proceso productivo. (insumos
no conforme)
- Separar e identificar las sustancias peligrosas, inflamables o explosivas tomando las medidas de
protección determinadas por el ley y por las especificaciones del cliente.
- Separar e identificar equipos de protección personal respecto al uso, es decir, los nuevos de los
reutilizables.
- Identificar y separar materiales vencidos, según las fechas otorgadas por el fabricante como plazo
máximo para su uso.
- Almacenar según indicaciones de los fabricantes, fichas técnicas, indicaciones de los profesionales
de la obra, normas, etc.

6.7.2. La eliminación final de los insumos no aptos y/o vencidos será resuelta por el ingeniero
administrador antes del término de la obra y por escrito.

6.8. Control de Inventario

6.8.1. El encargado de adquisiciones y bodega y/o la persona que el designe deberá mantener un
inventario valorizado en todo momento durante la vigencia de la obra, es inventario se realizara este será
realizado el ultimo día del mes y será presentado a administrador de contratos, auditor de empresa y
oficina técnica.

6.8.2. El encargado de adquisiciones y bodega y/o la personal que el designe deberá mantener un
inventario mensualmente físico por cantidades y estado.

6.9. Acta de baja

6.9.1. En el caso de que el o los insumos, devueltos desde terreno, presenten merma o un daño mayor,
el encargado de adquisiciones y bodega verificara la viabilidad de su reutilización o reparación, en el caso
contrario deberá emitir el formulario acta de baja de insumo, el que se presentara al ingeniero
administrador para su aprobación y observación. Para los insumos mantenidos en bodega que presenten
un deterioro tal, que haga inviable su uso en obra o que se encuentren vencidos, también se deberá emitir
formulario acta de baja de insumo el que se presenta al ingeniero administrador para su aprobación.

6.9.2. En caso que un insumo haya sido extraviado por un trabajador, el encargado de adquisiciones y
bodega deberá emitir el formulario acta de baja de insumo, debiendo indicar el numero de ficha y nombre
del trabajador en la casilla de observaciones, el formulario debe ser aprobado por el administrador de
contrato.

6.9.3. El formulario acta de baja de insumo, deberá ser ingresado al sistema computacional de bodega
“ICONSTRUYE”, disminuyendo el inventario.

6.10. Cierre de bodega de obra

6.10.1. Una vez concluida la obra el jefe de adquisiciones y bodega procederá al cierre de bodega de
obra. En este acto se procede a contabilizar y separa los insumos según su naturaleza (EPP,
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herramientas, mangueras, etc.) y estado (bueno, regular, malo).

6.10.2. El administrador de contrato podrá enajenar o dar de baja, los insumos que por su cantidad,
calidad, uso, reutilización y estado no justifique su devolución a bodega servimat, previa autorización.
6.10.3. El jefe de adquisiciones y bodega será responsable de embalar, estibar y despachar todos los
insumos a otras obras, ventas, remates y/o envió a almacenaje a bodegas servimat.

6.10.4. El despacho se efectuara con guía de despacho identificando y detallando claramente los insumos
devueltos a bodegas servimat, quien verificara que estos materiales sean los detallados en el inventario
final de la obra.

1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1.1 Proceso de Adquisiciones

1.1.1 Proceso de Selección, Evaluación y Re-Evaluación de Proveedores


Proceso de Selección de Proveedores

El Encargado de Adquisiciones de SIITEC Ingenieros Ltda., selecciona sus proveedores sobre la


base de alguno de los siguientes criterios:

 que hayan demostrado un desempeño histórico satisfactorio como proveedores de SIITEC


Ingenieros Ltda., sobre un año de relación con la empresa (H)
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 que se encuentren certificados por algún Sistema de Gestión, como ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS 18001, SIST, Nch 2909, (S)
 que posean un mejor precio competitivo con respecto a los demás proveedores del
mercado, manteniendo un mismo estándar de calidad (P)
 por estar dentro del radio urbano de ubicación de la empresa favoreciendo los plazos de
entregas (Distancia) (D).

Esta selección se realiza del listado general histórico de proveedores existente de la empresa, en el
cual se incluyen todos aquellos proveedores al cual alguna vez han tenido relación comercial con la
empresa. De este listado, se eligen los proveedores de mayor relevancia para las actividades
desarrolladas según el punto 3.1 “Insumos Relevantes para la Calidad del Servicios”

Los proveedores nuevos de insumos considerados relevantes, deberán cumplir con uno de los
criterios de selección, e ingresados a la lista histórica de proveedores. Ante la necesidad urgente de
tener que adquirir un producto a Proveedores no aprobados se realizará la compra y luego se
procederá según tratamiento de proveedor nuevo. Cuando se cumpla un nuevo periodo para
evaluación, estos serán incluidos en el proceso de evaluación para su definición como proveedores
aprobados.

La empresa mantiene una Lista de Proveedores aprobados haciendo uso del formato:

 DO - 07 “LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS ”

Proceso de Evaluación de Proveedores

La evaluación de desempeño de los proveedores de insumos es efectuada por el Encargado de


Adquisiciones y, es considerado satisfactorio cuando dichos insumos, recepcionados por el
Encargado de Adquisiciones, Encargado de Bodega o Supervisores de Terreno han sido recibidos
sin observaciones por parte de SIITEC Ingenieros Ltda.

La evaluación de los proveedores se realizará en forma semestral, dejando registro de esto en el


formulario:

 DO - 08 “EVALUACION DE PROVEEDORES APROBADOS”


En caso de que se produzca una no conformidad real por parte de proveedores el Encargado de
Adquisiciones elevará un Informe de No Conformidad, adjuntando una CARTA DE RECLAMO al
proveedor involucrado, solicitándole informe sobre las acciones correctivas que adoptará para evitar
la repetición de este incumplimiento, haciendo uso de los formatos:

 FC – 01 “INFORME DE NO CONFORMIDAD”

 FC – 04 “MODELO DE CARTA”
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Cuando un proveedor haya acumulado Cartas de Reclamos y dependiendo de la gravedad de


estas No Conformidades será excluido de la lista de proveedores aprobados, el tiempo que sea
indicado por el Encargado de Adquisiciones de la empresa. En caso de que se produzca una no
conformidad potencial por parte de proveedores el Encargado de Adquisiciones la evaluará en
informe previo a la Revisión de Gerencia con el fin de determinar las acciones preventivas a seguir.

El Encargado de Adquisiciones de SIITEC Ingenieros Ltda., mantiene un registro de los resultados


de la evaluación de los proveedores, el que contiene las siguientes informaciones.

 No conformidades relacionadas con la evaluación de los proveedores,

 Cualquier observación que se derive de las acciones tomadas frente a las no conformidades
descritas.

La evaluación de desempeño de los proveedores de insumos es efectuada por el Encargado de


Adquisiciones y, es considerado satisfactorio cuando dichos insumos, recepcionados por el
Encargado de Adquisiciones, Encargado de Bodega o Supervisores de Terreno han sido recibidos
sin observaciones por parte de SIITEC Ingenieros Ltda.

Proceso de Re-Evaluación de Proveedores

Cuando un proveedor haya sido eliminado de la Lista de Proveedores Aprobados, el Encargado de


Adquisiciones de SIITEC Ingenieros Ltda., re-evalúa la posibilidad de reincorporación, después
del tiempo de exclusión, solicitando la firma por parte del proveedor a un “Compromiso de Calidad”
previo a su reincorporación, en donde se determinan los requisitos mínimos de estándar de calidad
a cumplir basados en el cumplimiento cabal de los requerimientos del cliente y las posibles
sanciones por incumplimiento de ellos por parte del proveedor.

1.1.2 Proceso de Compras

Generación de las Requisiciones de Materiales

Los Supervisores de Terreno, Administrador o Encargados de Áreas serán los responsables de


visar, aprobar y emitir los pedidos de productos al Encargado de Adquisiciones mediante las
Requisición de Materiales, las cuales deberán ser llenadas en forma completa, es decir, detallando
tipo, cantidad, medidas, especificación técnica, etc. de los productos necesitados. Recepcionada la
requisición el original queda en área de adquisiciones y la copia es el respaldo para quien generó
la solicitud de productos, esto se realizará haciendo uso del formato,

 FC - 08 “REQUISICION DE MATERIALES Y/O SERVICIOS”


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Luego el Encargado de Adquisiciones posee un tiempo máximo de 48 horas para gestionar la


autorización de la compra que quedará plasmada con el VºBº de la persona autorizada según el
caso (NOTA1) en el formato anteriormente mencionado y emitir la Orden de Compra asociada
cuando corresponda, según apartado 4.2.2.3.

NOTA1: La autorización de la entrega de materiales tendrá la siguiente jerarquía,

- Producto, materiales e insumo, suministrados desde bodega autoriza Encargado de Bodega


- Herramientas mayores (esmeril, soldadora, Curvadora, etc) o productos evaluados en más
de $150.000 + IVA autoriza Encargado de Adquisiciones o en su defecto Gerencia.

Generación de las Cotizaciones

La cotización se generará cuando se presente alguno de los siguientes casos:

 Ante la necesidad de adquirir un producto a un proveedor nuevo que aun no se encuentre


en el Listado de Proveedores Aprobados.

 Para las compras de reposición de bodega.

 Para las compras de Herramientas mayores y Equipos.

Generación de las Órdenes de Compra

Las órdenes de compra se generan en los siguientes casos:

 Compras a crédito
 Solicitud del Proveedor
 Cuando se generan Cotizaciones

Las órdenes de compra de materiales/insumos describirán el producto a ser comprado en forma


completa, incluyendo:

 Identificación del proveedor,


 Cantidades solicitadas,
 Fecha de entrega requerida,
 Contrato,
 Requerimientos para la aprobación del insumo (sí fuera aplicable), y
 Condiciones de pago,
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 Casilleros de verificación (Debe contener Vº Bº del Encargado de Adquisiciones o de la


Gerencia, cuando proceda, NOTA2)

NOTA2: La autorización de compra tendrá la siguiente jerarquía,

- Compras hasta $500.000 + IVA autoriza Encargado de Adquisiciones


- Compras superiores a $500.000 + IVA autoriza el Gerente General.

Siendo esto registrado en el formato:

 FC - 09 “ORDEN DE COMPRA”

Ante la necesidad de tener que adquirir un producto de suma urgencia, entrega en menos de ocho
horas de trabajo, se realizará la compra y posteriormente, se regularizará la compra.

1.1.1.1 Verificación de los insumos adquiridos

SIITEC Ingenieros Ltda., sólo incorpora a los servicios comprometidos aquellos insumos que
cumplen los requerimientos especificados por el cliente.

La Verificación de la Calidad del producto adquirido, será responsabilidad del encargado de


Adquisiciones y/o Encargado de Bodega en el momento del su retiro desde las instalaciones del
proveedor o recepción en bodegas. El resultado de la recepción satisfactoria de la calidad y
cantidad del producto es registrado mediante la aplicación de un timbre estampado en la guía de
despacho o en la factura. Este timbre contendrá la siguiente lectura,

ENCARGADO DE BODEGA
RECEPCIÓN SATISFACTORIA
______________________________________________
SIITEC Ingenieros Ltda.

La recepción de los insumos, que no cumpla con los requerimientos especificados, será motivo de
rechazo y devolución inmediata y originará un informe de no conformidad, además se enviará una
Carta de Reclamo a dicho proveedor. Lo anterior, será aplicable cuando exista un 5% de defectos
en los materiales recepcionados, basado en los siguientes criterios de rechazo:

 producto dañado,

 el producto no responde a especificaciones,

 deterioro del embalaje del producto,


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 transporte del producto sin protección, cuando este lo requiera,

 cantidad del producto solicitado no corresponde,

 retraso en la entrega,

 Otros, que especifique el producto.

Cuando SIITEC Ingenieros Ltda., o alguno de sus clientes decida verificar la capacidad de los
proveedores en sus instalaciones, esto quedará establecido en los documentos de compra de
insumos, de ser necesario.

1.1.3 Entrega de Material a Procesos Internos

Será responsabilidad del Encargado de Bodega el registrar el traspaso del material adquirido por el
área de adquisiciones a las otras áreas o procesos internos, esto se realizará haciendo uso del
formato:

 FC - 31 “EGRESO DE MATERIALES”

En el que se describirán el producto que se está entregando en forma completa, incluyendo:

 Identificación del contrato

 Fecha de entrega

 Cantidades solicitadas,

 Casilleros de verificación (Debe contener VºBº del que Entrego el material y el que lo
recepcionó)

Para este caso se aplicarán los mismos criterios de rechazo aplicados a los proveedores.

El Encargado de Bodega con la requisición autorizada (según NOTA1) entrega los productos al
personal del contrato responsable para el retiro de ellos desde bodega. Debe emitir un registro
de egreso de materiales (duplicado), para dejar evidencia de la recepción satisfactoria de los
productos entregados desde bodega de Casa Matriz, entregando la copia del Egreso de
Materiales al responsable de llevar los productos a faena.

El Encargado de Bodega almacena los registros asociados al proceso de traspaso de materiales


por contrato/servicio, los que deben ser archivados unidos según corresponda, estos son:

 FC - 08 REQUISICIÓN DE MATERIALES Y/O SERVICIOS (original)


 FC - 31 EGRESO DE MATERIALES (original)
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El Administrador de Contrato o en su defecto el Supervisor debe verificar la calidad del producto


recepcionado en terreno, lo que se registra en la parte inferior de la copia del Egreso de Materiales,
para este caso se aplicarán los mismos criterios de rechazo aplicados a los proveedores. Debe
almacenar las copias del los registros unidos según su relación, estos son

 FC - 08 REQUISICIÓN DE MATERIALES Y/O SERVICIOS (copia)


 FC - 31 EGRESO DE MATERIALES (copia)

1.2 Datos de salida

Los datos de salida (resultados) del proceso son los siguientes:

 Registro de proveedores evaluados y aprobados,


 registro de los resultados de las evaluaciones y acciones consecuentes,
 órdenes de compra a proveedores aprobados,
 requisición de materiales, y
 No-conformidad.

2 PROXIMOS PROCESOS

Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para los procesos suministro del
servicio de SIITEC Ingenieros Ltda.

3 MONITOREO DEL PROCESO

El presente proceso se monitorea mediante las actividades indicadas en los siguientes


procedimientos.

 PSGI - 03 “AUDITORÍAS INTERNAS” , y


 PSGI - 06 “REVISIÓN POR LA GERENCIA”

4 REGISTROS

Se mantiene los siguientes registros:


Nombre del registro Responsable a cargo Tiempo de retención
DO-07 Listado de Proveedores
Encargado de Adquisiciones 3 años
Aprobados
DO-08 Evaluación de Proveedores
Encargado de Adquisiciones 3 años
Aprobados
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FC - 08 Requisición de Materiales y/o


Encargado de Bodega 3 años
Servicios
FC - 09 Orden de Compra Encargado de Adquisiciones 3 años
FC - 31 Egreso de Materiales Encargado de Bodega 3 años

5 HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Mod. N° Identificación de la modificación Fecha
0 Edición inicial 20.11.06
En el Apartado 4.2.1.1 “Proceso de Selección de Proveedores” se
agrega otro criterio de selección de proveedores.
Se agrega Apartado 4.2.2.2 “Generación de las Cotizaciones”
1 20.01.07
En el Apartado 4.2.2.3 “Generación de las Ordenes de Compra” se
agrega las condiciones en que se emite una orden de compra.

2 Se agrega Apartado 4.2.3 “Entrega de Material a Procesos Internos” 24.06.08

En el Apartado 4.2.1.2 “Proceso de Evaluación de Proveedores” se


modifica proceso de evaluación.

En el Apartado 4.2.2.1 “Generación de Requisición de Materiales” se


agrega la copia de respaldo de la Requisición de Materiales para el
generador de la solicitud y la NOTA 1, responsable de la autorización de
la entrega de materiales.
3 En el Apartado 4.2.2.3 “Generación de las Órdenes de Compra” se 25.11.08
agrega NOTA 2, responsables para autorizar compras.

En el Apartado 4.2.2.4 “Verificación de los Insumos Adquiridos” se


cambia el timbre de Verificación de la Calidad.
En el Apartado 4.2.3 “Entrega de Material a Procesos Internos” se
agrega copia de respaldo del Egreso de Materiales y la verificación de la
calidad del material recepcionado en faena.