Nombre: Nataly Cereceda Sepúlveda

Sección: 001
Carrera: Ingeniería en Prevención de Riesgos

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 Introducción

Realizar un diagnóstico en todas las áreas estratégicas de la organización a través del

desarrollo de un proceso analítico, de tal forma que se pueda conocer su situación real,
identificar de manera precisa y concisa las áreas potenciales de desarrollo en ella, y
evidenciar tanto inconvenientes como oportunidades de mejora enfocadas a
incrementar el nivel de eficiencia y optimizar el desempeño de los procesos.

El diagnóstico fue realizado con base en la información suministrada durante el proceso.

La implementación de acciones al respecto hace parte de un proceso gradual que inicia
con el compromiso de la alta gerencia y la participación del personal involucrado,
evidenciándose resultados en la medida en que se tomen acciones de impacto concebidas
de manera integral. Las recomendaciones y ejemplos son herramientas para orientar el
camino a seguir, más no constituye la única opción dentro del proceso de mejora. Las
recomendaciones se emiten bajo las condiciones actuales, por lo que su vigencia
podría estar limitada a los cambios que se puedan presentar durante el desarrollo de los
acontecimientos.

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 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Entendida como la validación de los lineamientos estratégicos, misión, visión, objetivos,

valores estratégicos, entre otros, al igual que la definición planes a largo plazo, tácticos u
operativos o demás herramientas que evidencien un control y seguimiento sobre el logro
de la planeación estratégica.

DEBILIDADES

 No existe una planeación estratégica oficial publicada y divulgada a todos los

integrantes de la organización
 Dentro de la Visión de la organización se proyecta la incursión a mercados
externos.
 En algunas reuniones se definen algunas metas, pero no se dan a conocer a todo el
personal y no se define la forma de llevarlas a cabo
 No hay un sistema de medición que permita corroborar el cumplimiento de los
objetivos estratégicos
 No existe una revisión periódica de la planeación estratégica
 Se lleva a cabo una junta de socios una vez cada quince días, pero no se deja acta
de reunión.

PROPUESTA

 Se hace necesaria la formalización de una planeación estratégica sólida y flexible,

que permita a la organización responder de manera oportuna y eficiente a las
exigencias del entorno cambiante en el cual se encuentra inmersa, conocer su
dinámica interna y construir una ventaja competitiva sostenible evidenciada
por sus clientes en la capacidad de generar de valor agregado en el producto
y/o servicio prestado, y en encontrarse en un proceso permanente de
mejoramiento continuo.

Se debe llevar a cabo una Formulación Estratégica que tenga en cuenta los siguientes
elementos:
 Redefinición de los lineamientos Corporativos: Misión, Visión, Objetivos, etc.
 Definición de Áreas Estratégicas Claves y por procesos.
 Definición de Objetivos generales por proceso
 Análisis de Recursos
 Análisis Interno y Externo (Análisis DOFA): Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas, Amenazas
 Definición de estrategias con base en el análisis DOFA: identificación,

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 evaluación y elección de alternativas estratégicas
 Definición de de planes tácticos y operativos
 Establecimiento de indicadores con base en los lineamientos estratégicos
 Definición del Proceso Administrativo

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 Dado que dentro de la misión se proyecta incursionar en mercados internacionales, es
conveniente que se plantee toda una planeación al respecto, en donde se tengan en
cuenta aspectos como los siguientes:
 Identificación de las diferencias culturales: el conocimiento de las preferencias
culturales de los potenciales compradores determina en gran medida la forma de
comunicación y una adecuada interpretación de las necesidades del cliente. Es así
como se debe tener en cuenta que la cultura es quien rige el modo en el cual se
llevan a cabo los negocios, y es importante identificar aspectos tales como el
grado de informalidad o protocolo en los negocios, la forma de realizar las
reuniones, y demás acciones que se puedan interpretar como señales de respeto
y cordialidad.
 Preparación adecuada, la cual involucra los siguientes elementos:
 Adecuación a estándares internacionales de calidad para alcanzar las
acreditaciones necesarias, de acuerdo a la normatividad vigente.
 Tener conocimiento de las oportunidades que brindan las entidades
financieras para apoyar este tipo de procesos.
 Conocer la competencia interna y externa, e identificar a los
proveedores locales y los externos.

CONTROL DE PROCESOS

 Mecanismos utilizados para llevar a cabo el seguimiento y control sobre cada uno
de los procesos, a través de sistemas de medición efectivos que arrojen
información relevante que sirva como base para la toma de acciones encaminadas
a un funcionamiento óptimo de cada uno de los procesos.

DEBILIDAES

 No existen mecanismos formales de control de procesos que permitan hacer

una medición de su nivel de desempeño.

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 PROPUESTA

 Se hace necesario implementar un mecanismo de medición que permita

identificar y corregir desviaciones reales o potenciales a través de
indicadores cualitativos y cuantitativos, con el fin de lograr el cumplimiento de
los objetivos claves para el éxito organizacional. Este mecanismo servirá de base
para revisar el proceso de planeación, reducir costos, evitar errores y optimizar los
recursos.

El siguiente es un esquema que podría contribuir en la implementación del mecanismo de

control al interior de la organización:

1- Balance Inicial: Busca establecer con claridad el flujo y complejidad del ciclo de
prestación del servicio, las necesidades de medición, las limitantes y demás condiciones
que influyen en la implementación del sistema de medición.

 Análisis del ciclo de prestación del servicio

 Identificación de los principales inconvenientes detectados durante la ejecución del
proceso
 Identificación de posibles limitantes para lleva a cabo el proceso de implementación del
sistema de medición
 Validación de la existencia de condiciones necesarias para llevar a cabo la
implementación del sistema de medición

2- Identificación de Procesos Claves: El control de gestión se centra en aquellos procesos

suficientemente importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar
 Identificación de los procesos sobre la base de los Factores Clave de Éxito
 Análisis de las actividades críticas

3- Implementación del Sistema de Control: Este sistema estará enfocados a

medir atributos de los procesos claves identificados y a tomar las decisiones pertinentes
para su mejoramiento.
 Definición de los indicadores de gestión con base en los objetivos definidos
dentro de la planeación
 Establecimiento de Niveles de referencia y definición de tolerancias de control
 Definición de responsabilidades, puntos de lectura y
periodicidad
 Definición del sistema de información y proceso de toma de
decisiones con base en la información arrojada

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Este mecanismo de seguimiento estará enfocado a realizar una verificación en diferentes etapas
del proceso, de acuerdo a lo siguiente:
 Control preliminar: enfocado a la prevención de desviaciones con respecto a los
criterios establecidos
 Control concurrente: vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los
objetivos planeados se están alcanzando
 Control de retroalimentación: Centrado en los resultados finales, las medidas correctivas se
orientan hacia la mejora del proceso, por lo que se toman los resultados históricos como
base para corregir las acciones futuras.

El mecanismo de control implementado conlleva a futuro al desarrollo del ciclo de

mejoramiento definido a continuación:

 Definición del método de medición: Con base en los objetivos estratégicos

traducidos en normas y métodos enfocados a medir los resultados, se definen los
estándares o criterios de evaluación o comparación
 Evaluación de los resultados: Durante la etapa de ejecución y al final de ella, se
procede a llevar a cabo el análisis de los resultados obtenidos en cada una de
las actividades definidas como críticas
 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Una vez se
obtienen y analizan los resultados, se procede a la identificación de desviaciones
o variaciones con respecto a los criterios de evaluación definidos.
 Toma de Acciones: Se toman acciones con respecto al desempeño con el
fin de adecuarlo al estándar esperado. También se puede obtener información
con respecto a riesgos potenciales, en cuyo caso las acciones tomadas serán de
carácter preventivo.
 Retroalimentación: Se busca que la información obtenida retroalimente el
sistema administrativo implementado y se utilice de tal forma que logre aminorar
y evitar nuevas desviaciones en el futuro.

PROCESOS DE COMUNICACIÓN

Entendidos como aquellas acciones encaminadas a lograr una comunicación en todas las
instancias dentro de la organización, tanto como horizontal como verticalmente, de
manera ascendente y descendente.

DEBILIDADES

 Se realizan reuniones de seguimiento a proyectos con gerencia.

 Se llevan a cabo reuniones con el departamento de contabilidad.
 A nivel de proyectos se realizan algunas reuniones de seguimiento con el personal
involucrado
 No hay comunicaciones escritas de llamada de atención.

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 No se evidencian publicaciones de la planeación estratégica e información relevante que
deba conocer el personal.
 Generalmente no se cumple el horario de inicio de las reuniones, no hay objetivos
 claros previamente definidos para el desarrollo de las mismas.
 No se manejan actas de reunión que sirvan de base para el seguimiento de las
acciones planteadas.

PROPUESTA

 Como se mencionó anteriormente, es conveniente la publicación de la

planeación estratégica, entendida como misión, visión, valores y objetivos, al
igual que la publicación de la estructura organizacional, de tal forma que cada
quien conozca los objetivos macro que persigue la organización y su lugar dentro
de la estructura, de tal forma que logre relacionar cómo desde su rol puede
contribuir con el logro de los lineamientos estratégicos planteados por la alta
gerencia.
 Sería conveniente publicar una cartelera donde se expongan los temas de interés
a todo el personal y las nuevas directrices que regirán el desarrollo normas de
las actividades.
 Se deben realizar reuniones de seguimiento para revisar el avance de cumplimiento
de las metas propuestas, en donde se involucren lo siguientes elementos:

 Definir el propósito u objetivo de la reunión y qué se espera lograr con su

realización. Dicho objetivo se debe comunicar previamente a los asistentes.
 Se debe convocar sólo a las personas realmente necesarias, aquellas que estén
implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.
 Definir normas o reglas del juego: se debe definir la hora de reunión, la duración
aproximada y las reglas de interacción entre los miembros para el mejor
aprovechamiento del tiempo.
 Inicio de la reunión: se debe cuidar la puntualidad, el coordinador de la misma
debe estar a la hora acordada, y se debe exigir el cumplimiento del horario por
parte de los asistentes.
 Mecánica y metodología a utilizar: Los asistentes deben tener claro su rol dentro
de la reunión y conocer con antelación cómo será su aporte dentro del desarrollo
de la misma. Igualmente, definir cómo se analizarán los problemas y tomarán las
decisiones.
 El coordinador debe cuidar que el enfoque de la reunión se mantenga y no se
desvíe la atención a otros temas o se utilicen metodologías que no conduzcan a
logro de los objetivos previstos.
 Al final se debe concluir con el resumen de los acuerdos y la definición de los pasos
a seguir, en términos de actividades, responsables y tiempos de ejecución,
dándose fecha tentativa de la próxima reunión.
 Siempre se debe dejar como evidencia el acta correspondiente, ya que es el

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 documento que permite evidenciar los principales temas tratados, las decisiones
tomadas, las actividades por realizar, responsables y tiempos de ejecución, siendo
la base para el seguimiento de los compromisos adquiridos durante la misma.
 La próxima reunión siempre debe iniciar con la revisión de los acuerdos pactados y
avances logrados, ya que sólo de esta forma se pude validar el éxito de su
realización.
 Convendría diseñar unas directrices de convivencia que contribuyan a un
mejor manejo de las relaciones interpersonales y a mantener un adecuado
ambiente laboral.
 Se debería estudiar la posibilidad de institucionalizar un buzón de
sugerencias o un programa diseñado para reducir costos u optimizar
procesos, en donde se dé un incentivo a la mejor propuesta ejecutada o a la
que presente mejores resultados
 Es conveniente no descuidar las reuniones de integración que permitan crear
espacios de esparcimiento y de alguna forma logren incrementar el nivel de
motivación del personal.

Perfil y fortalezas para asumir este cargo

Como profesional de esta área demuestro conocimientos de las ciencias básicas y las
ciencias de la ingeniería pertinentes a la Seguridad Laboral, evidencia habilidades y destrezas
para diseñar, aplicar y evaluar normativas y protocolos en torno a la Seguridad; realizar
análisis situacional de la cultura organizacional y su entorno; diseñar, liderar y gestionar el
cambio cultural y los procesos de mejoramiento continuo para la Prevención de Riesgos,
Asimismo, me caracterizo por la comunicación efectiva del diseño y desarrollo de proyectos
con distintos grupos de interés. Además manifiesto una actitud emprendedora,
innovadora, reflexiva, autónoma y de disposición al trabajo en equipo y al aprendizaje
continuo en el ejercicio de mi Profesión.

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 CONCLUSION

 El exceso de informalidad conlleva a pérdida de control

 Lo que no se puede medir no se puede controlar
 Las organizaciones están en función de los procedimientos, no de las personas.
 Una buena planeación evita vivir atendiendo urgencias.
 Quien tiene acceso a información oportuna, puede desarrollar
ventajas competitivas sostenibles.
 El trabajador que conoce que se espera de él, tiene niveles de desempeño superior
 Contar con el concepto de los clientes locales con respecto a los servicios
prestados
 Constitución jurídica que genere mayor confianza dentro del mercado externo
 Conocimiento de la normatividad legal y tributaria.
 Estudiar la posibilidad de una alianza con una empresa local
 Contar con Certificaciones de Calidad reconocidas a nivel internacional

Se hace necesario que las directivas den a conocer de manera formal la planeación
estratégica a todos los estamentos de la organización, por ser los principios sobre los
cuales se soportará la operación normal de la compañía. Adicionalmente es
conveniente que la planeación estratégica sea publicada, de tal forma que exista
claridad para todo el personal con respecto a los objetivos perseguidos y se identifique la
importancia de cada uno de los roles dentro del logro de dichos objetivos.

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