“Decenio de las personas con Discapacidad en el Perú”

"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

INFORME Nº 001- 2015-MIDIS/PNAEQW-UA-CRH-JNOA

PARA : JOHN MARTIN SANTA GADEA GUERRERO

Coordinador de Recursos Humanos

DE : JULIO NOE ORTIZ ALVAREZ

Técnico Administrativo de Legajos

ASUNTO : Informe de Gestión y Estado Situacional de actividades

realizadas al 10/02/2015 en la CRH

FECHA : 11 de febrero de 2015

Es grato dirigirme a usted a fin de saludarlo cordialmente y a fin de hacerle llegar de manera
resumida, el Informe de Gestión y Estado Situacional del acervo documental (Legajos de
Personal y otros) de la Coordinación de Recursos Humanos, al respecto informo a su despacho
lo siguiente:

1.- ACTIVIDADES REALIZADAS

 Monitorear y coordinar con el archivo central los procesos de organización, clasificación
y descripción de los legajos de personal del Programa, los mismos que se encuentran
custodiados por la citada área.
 Proyectar y controlar de certificados y constancias de trabajo del personal activo y pasivo
del Programa.
 Atender los requerimientos de información por usuarios internos
 Redactar y procesar documentos de acuerdo a las indicaciones de la Coordinación.
 Apoyar en la validación de la documentación presentada por el personal.
 Apoyar en labores administrativas.

2.- ACTIVIDADES EN PROCESO

 Apertura los legajos del personal ingresados en el año 2014 y 2015.
 Actualizar el Sistema de Administración de Recursos Humanos - SARH.
 Ubicar y recopilar la documentación pendiente que deben contener los legajos de
personal.
 Rotular y dar la ubicación topográfica a los legajos de personal.
 Sistematizar el registro de la documentación contenida en los legajos de personal.

Sobre el particular y como es de su conocimiento, el suscrito desde su ingreso al Programa ha

venido apoyando en temas administrativos y no en la aplicación de los procedimientos técnicos
archivísticos a los legajos de personal del PNAEQW. El apoyo indicado ha sido supervisado por
la Coordinación a su cargo; no obstante, se realizaron las siguientes actividades:

Legajos de Personal
El acervo documental que corresponden a la serie “Legajos de Persoanal”, a la fecha se
encuentran ubicados en los ambientes del Archivo Central, ya que de acuerdo al plan de
organización del acervo documentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali
Warma, los legajos de personal fueron transferidos a la citada área, donde se aplicaran los
procesos técnicos archivísticos, procesos que son monitoreados por el suscrito.

Es de indicar, que la información que obra en los legajos de personal es escasa, faltando en
muchos casos la ficha CAS, contrato, adenda, documento de encargatura, resolución de
designación, carta de renuncia entre otros.

JNOA
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(Se adjunta lista de cajas trasladadas al archivo central y relación de legajos del personal
ingresados en los años 2013 y 2014)

 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 20/01/2015 (14 cajas de legajos de personal)

 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 08/01/2015 (09 cajas de legajos de personal)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 19/11/2014 (04 cajas de contratos de personal)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 19/11/2014 (18 cajas de legajos de personal – 04 cajas
de materiales de trabajo)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 18/11/2014 (07 cajas de legajos de personal)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 18/11/2014 (34 cajas de contratos de personal)
 Relación de Legajos 2013 (Todas las U.T. y Sede Central)
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Amazonas 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Ancash1 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Ancash2 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Apurímac 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Arequipa 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Ayacucho 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Cajamarca1 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Cajamarca2 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Cusco 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Huancavelica 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Huánuco 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Ica 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Junín 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. La Libertad 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Lima Metropolitana 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Lima Provincias 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Loreto 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Madre de Dios 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Moquegua 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Pasco 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Piura 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Puno 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Sede Central 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. San Martín 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Tumbes 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Tacna 2014
 Relación de Legajos de Personal – U.T. Ucayali 2014

Adicional a ello, se transfirió los archivos de gestión correspondiente al periodo 2013. (Se adjunta
lista de cajas trasladadas al archivo central)

 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 10/10/2014 (23 cajas de documentos administrativos)

 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 12/12/2014 (35 cajas de documentos varios)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 08/01/2015 (20 cajas de documentos de recursos
humanos)
 Lista de Cajas Trasladadas de fecha 19/01/2015 (13 cajas sin rotulo)

Certificados y Constancias de Trabajo

Desde las funciones encargadas al suscrito de la proyección de certificados y constancias de
trabajo del Programa, se comenzaron a expedir dichos documentos con numeración, los cuales
se detallan a continuación:

2014
 01 File de palanca “Certificados Emitidos I”
 01 File de palanca “Certificados Emitidos II” (Se adjunta relación)

JNOA
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 01 File de Palanca “Constancias de Trabajo” (Se adjunta relación)

2015
01 File de palanca “Certificados Emitidos” (Se adjunta relación)
01 File de Palanca “Constancias de Trabajo” (Se adjunta relación)

Entregas de Cargo
Se recepcionó las entregas de cargo de ex trabajadores del Programa, los cuales serán
archivados a los legajos de personal que corresponda, dichos documentos fuerón remitidos por
la Abg. Darsy Recoba Oyague, se detalla listados y files de palanca:

 Relación de “Personal con documentación duplicada” de fecha 02/02/2015. (024 personas)

 Relación de “Vacaciones truncas que fueron pagadas entre mayo – diciembre 2014” de fecha
02/02/2015. (066 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo XIII” de fecha
02/02/2015. (092 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo XII” de fecha
29/01/2015. (020 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo XI” de fecha
28/01/2015. (012 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo X” de fecha
28/01/2015. (031 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo IX” de fecha
27/01/2015. (020 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo VIII” de fecha
27/01/2015. (018 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo VII” de fecha
26/01/2015. (019 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo VI” de fecha
27/01/2015. (027 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo V” de fecha
23/01/2015. (018 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo IV” de fecha
22/01/2015. (031 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo III” de fecha
21/01/2015. (030 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo II” de fecha
20/01/2015. (015 personas)
 Relación de “Expedientes depurados para pago de vacaciones truncas grupo I” de fecha
20/01/2015. (024 personas)
 Relación de “Vacaciones truncas que fueron pagadas entre mayo - diciembre 2014” de fecha
23/01/2015. (042 personas)
 Relación de “Documentos No relacionados a entrega de cargo”. (05 personas)

Files de palanca
 01 File de “Entrega de Cargo Pagadas I”
 01 File de “Entrega de Cargo Pagadas II”
 01 File de “Entrega de Cargo Pagadas III”
 01 File de “Entrega de Cargo Pagadas IV”
 01 File de “Vacaciones Truncas – mes de julio I”

JNOA
 “Decenio de las personas con Discapacidad en el Perú”
"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

 01 File de “Vacaciones Truncas – mes de julio II”

 01 File de “Vacaciones Truncas – mes de setiembre”
 01 File de “Entrega de Cargo Alejandro Trejo Maguiña”

Correspondencia Recibida
01 File de “Correspondencia Recibida – Solicitudes de certificados y constancias de trabajo”
01 File de “Correspondencia Recibida Varios”

Asimismo, se Hace de conocimiento que el ambiente asignado para la administración de legajos

de personal del Programa, está siendo utilizado para la custodia de los archivos de gestión de la
Coordinación, tal como se puede observar en las imágenes adjuntas.

Hago propicias la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra especial

consideración y estima.

Atentamente,

______________________________
JULIO NOE ORTIZ ALAVAREZ
TÉCNICO ADMINISTRATIVO DE LEGAJOS DE PERSONAL
COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

JNOA