Control de existencias mediante sistemas de inventario

SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS 1
Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática. Facultad de Ciencias. UNASAM



ÍNDICE GENERAL
I. AGRADECIMIENTO…………………………………………………………. 2
II. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………… 3
III. ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………. 4
IV. SISTEMA DE COMPRAS
1. DEFINICIÓN…………………………………………………………………….. 5
1.1 Función de compras
1.2 Importancia de compras
1.3 Organización de compras
1.3.1 Organización centralizada
1.3.2 Organización descentralizada
2. PROCESO DE COMPRAS……………………………………………………. 7
2.1 La Investigación y La Selección de los Proveedores.
2.1.1 La investigación
2.1.2 La selección
2.1.3 Negociación con el proveedor
2.1.4 Acompañamiento del pedido (Follow-Up)
2.1.5 Control de la recepción del material comprado
2.1.6 Diagrama de flujo
3. FUNCIÓN DE COMPRAS……………………………………………………. 11
4. PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE COMPRAS……………………. 13
5. TIPOS DE COMPRAS………………………………………………………… 14
5.1 Compras nacionales
5.2 Compras internacionales
5.3 Compras para exportar
6. EL SISTEMA CONTABLE Y EL SISTEMA DE COMPRAS…………………... 16
6.1 Sistema contable de una empresa
6.2 Tipos de Sistema Contable
6.2.1 Sistema de diario mayor único
6.2.2 Sistema diario y caja
6.2.3 Sistema centralizador
6.2.4 Sistema de pólizas
6.2.5 Sistemas de cuentas por cobrar
6.2.6 Sistemas de cuentas por pagar
6.3 Relación con el Sistema de Compras
V. CONCLUSIONES………………………………………………………………24
VI. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………25

SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
1. DEFINICIONES
1.1 Existencias
Son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus
almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la
gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan
stocks o inventarios; los dos términos se pueden considerar sinónimos.
Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y
movimiento, el proceso productivo y su obtención.
Según su uso y movimiento:
 Materias primas
 Componentes
 Materiales obsoletos
 Materiales para consumo y reposición
 Embalajes y envases
Según el proceso productivo:
 Productos en curso de fabricación

 Productos semiterminados
 Productos terminados
 Existencias sobrantes
 Subproductos
Según su obtención:
 Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por

medio de la subcontratación.
Además las existencias se dividen en 5 tipos:
Existencias de seguridad o de protección: Son aquellas existencias que se

encuentra por encima del volumen normal para poder hacer frente a una
fuerte demanda inesperada. Constituyen protección para la empresa.
Existencias medias: Es el volumen medio de existencias que tenemos en

el almacén durante un periodo de tiempo.

Existencias de anticipación: Se trata de existencias de producción

estacional o periódica.
Existencias sobrantes: Se trata de las existencias que sobran de todos los

artículos que no son necesarios y se encuentran en buen estado.
Existencias activas: Son las existencias conocidas como existencias

normales, cíclicas o de trabajo.
1.2 Control de existencias

El control de existencias se da mediante un inventario permanente, con este
ejercicio podemos registrar las entradas y salidas de un producto. Se
confecciona una ficha para cada artículo o referencia.
Generalmente, las anotaciones se hacen con medios informáticos, pues de
esta forma podemos saber en todo momento el stock existente de cada
artículo, modelo o referencia.
El contenido de la ficha refleja: datos del artículo (nombre, composición del
lote y código), lugar de ubicación, movimientos y existencias después de
cada registro.
Actualmente con el nivel que ha alcanzado la tecnología, el control de las
existencias se suelen hacer mediante lectores ópticos para códigos de
barra que van anotando toda la información de la mercancía registrada en
una ficha de control de stock, de esta manera se puede llevar un control
total sobre todos los artículos, ya sean por modelo, referencia, talla, color,
etc.
El objetivo principal del control de las existencias es tener un conocimiento
sobre las mismas, entradas, salidas y lugar que ocupa (en algunos casos);
para así poder satisfacer de manera adecuada las necesidades de los
clientes, también tener un control sobre los costes que derivan de tener
estas existencias, otros objetivos son:
 Evitar la escasez, protegiendo ante la incertidumbre de la demanda o
ante retraso en el suministro de pedidos.
 Aprovechar la disminución de los costes a medida que aumente el
volumen de compras o de fabricación.

 Lograr un equilibrio entre las compras y ventas para alcanzar la máxima

competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de
adquisiciones y entregas.
2. MÉTODOS DE CONTROL DE EXISTENCIAS

A través de Inventario:
a) Inventario único o periódico
* Una vez al año se hace un inventario completo.
* No se lleva cuentas individuales contables para cada uno.
* No se conocen faltantes y sobrantes después del inventario, todo se atribuye
a costos de ventas.
* Se cargan los costos de ventas después del inventario a través de un solo
asiento.
b) inventario permanente o perpetuo
*En este caso se mantiene cuentas individuales que van reflejando las
entradas, salidas y saldos de cada uno de los ítems que se mantienen en
inventario.
* Sirven para informar de las existencias en todo momento y controlar las
existencias de bodega.
*Se van haciendo los asientos de costo de ventas a medida que se van
entregado las mercaderías
Mediante la Valoración por el método PMP:
El método de valoración PMP (Precio Medio Ponderado) se suele utilizar para
mercancías que por sus características no requieren una preferencia de salida
o venta, artículos pero que es necesario mantener un control del stock por
inventario permanente. Las entradas, procedentes de compras o fabricación de
la propia empresa, se anotan a precio de coste y las salidas se registran al PMP
que figura en la columna de existencias el día que se produce la expedición o
venta.
Valoración por el método FIFO:
El método FIFO (primera entrada, primera salida) establece una hipótesis
razonable sobre el flujo de las existencias; supone que las ventas se realizan
siguiendo el orden de entrada; es decir, las primeras salidas corresponden a
las existencias más antiguas. Este criterio es muy lógico y responde al

movimiento físico real de un almacén de productos perecederos, cuya fecha de

caducidad se refleja en el envase y en el embalaje.
Valoración por el método LIFO:
El método LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última
entrada, primera salida). El valor de la salida de las existencias es el precio de
las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en
orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de
entrada, respetando también el orden cronológico. De forma general, con estos
criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil
(según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de
adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración
empleado (PMP, FIFO o LIFO).
3. STOCKS
Los stocks representa generalmente una de las mayores inversiones que
realiza la empresa y sus costos de mantenimiento representa con frecuencia
alrededor del 30% anual.
Los stocks representan los materiales que posee una empresa, en general
recursos materiales que no se utilizan en un momento determinado en previsión
de necesidades futuras.
Método ABC de los inventarios
El grupo “a” considerado así por la gran demanda que tienen los productos o
que más se vende anualmente
El grupo “b” o también el intermedio, porque aquí la venta anualmente es media,
es decir, ni tanta ni poca.
En el grupo “c” está los productos que tienen poca demanda.
4. Sistema Contable y Sistema de control de existencias

4.1. Sistema contable de una empresa
Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una
manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro
de operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la
forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados
financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y

nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información

financiera.
Son todos aquellos elementos de información contable y financiera
que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones
gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero
esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros
correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios
finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o
dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el
sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la
empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia
competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de
costos y por ende, presentar una información contable estandarizada
que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que
pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de
servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes
necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de
carácter financiero o banco requiere una información diferente que la
de un establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará
vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara
medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la
cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el
establecimiento comercial buscará medir estándares en cuanto a
existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo
tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe
analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información
necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para
que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el
éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea
asignada.
4.2. Tipos de Sistema Contable
4.2.1 Sistema de diario mayor único

Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue

diseñado aproximadamente en el año de 1795, con la finalidad de
simplificar el trabajo de pasar de libro diario a libro mayor, lo cual se
logró uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro mayor,
eliminando en este diario el número de folio de las contra cuentas, la
fecha y el número de asiento. El diario mayor único es el precursor de
los rayados columna res o tabulares. El rayado de este libro se
componía de dos partes; la primera parte destinada al diario y
consistía en un rayado idéntico al diario continental; la segunda parte
destinada al mayor formado por una serie de columnas para anotar
los valores de los cuales se empleaban dos para cada uno de las
cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para anotar los
cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:
• Número de operación.
• Concepto.
• Caja.
• Almacén.
• Ventas.
• Costo de venta.
• Gastos generados.
Diario tabular
En este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único,
sólo que en éste se abre una sección con el nombre de "varias
cuentas", en el cual se anotan las cantidades correspondientes de
cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas
especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El
sistema de diario único tabular consiste en establecer un diario con
columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se pasaban
mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la
sección de varias cuentas. El pase a los auxiliares se hacía
diariamente y de preferencia tomando los datos de los comprobantes
o documentos fuente. Los errores en los libros columnares se
corregían mediante contrapartidas en los que con tinta roja se
cancelaban los antes mencionados y con tinta negra se hacía la

corrección debida, esto en el mismo renglón haciendo la referencia a

la partida errada. En el diario tabular se podía registrar de dos
maneras:
• Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario
continental, utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte
la operación.
• Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas
afectadas anotando directamente en la columna correspondiente con
sólo el valor.
Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores
auxiliares), Concentración, Diario general, Libro mayor, Balanza de
comprobación y finalmente los Estados financieros.
4.2.2 Sistema de diario y caja

Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía
en el registro oportuno de las operaciones, basado en la división del
trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el diario de caja, donde
se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento
de dinero, ya sea como entrada o salida de efectivo, mientras que el
otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde se registraban
todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo,
por lo que de esta manera, dos personas podían registrar la
operación. En este sistema, las operaciones se clasificaban en:
• Operaciones simples.
• Operaciones compuestas o mixtas.
Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en
un solo diario por ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a
crédito. Las operaciones compuestas afectaban o bien, debían ser
registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba
primero en el diario de operaciones diversas y la parte que
representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario de caja
o bancos. Para poder registrar una misma operación en los dos libros
se utilizaba lo que llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son
cuentas transitorias que permiten registrar en dos diarios y una vez

que han sido registradas en ambos diarios, ésta queda saldada. Las
principales cuentas puente que se utilizaban eran:
• Clientes - cuenta puente.

• Deudores - cuenta puente.
• Proveedores - cuenta puente.
• Acreedores - cuenta puente.
Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se
cancelaba en el diario de bancos.
4.2.3 Sistema centralizador
Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan
operaciones definidas y constantes, en las cuales se define el objeto
de dicha empresa, para implantar este sistema era necesario conocer
el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para
poder diseñar un diario específico donde se registren tales
operaciones.
En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor
frecuencia, o bien, más comunes que realiza la empresa son:
• Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.
• Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o
transferencias bancarias.
• Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
• Venta de mercancía al contado o a crédito.
• Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
• Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los
clientes a fin de garantizar la venta de mercancía realizada a crédito.
• Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o
acreedores para garantizar compras de mercancías a crédito o alguna
otra operación.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que
son las más comunes y que se realizan frecuentemente, el sistema
manual llamado “Centralizador” de una empresa comercial se
integraba con los siguientes diarios:

• Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo

(cheque o transferencia).
• Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos,
devoluciones, rebajas y descuentos de tal manera que este diario
refleje las compras netas.
• Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre
ventas, rebajas y descuentos. De tal manera que refleje las ventas
netas.
• Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de
almacén por concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas a
precio-costo. De tal manera que nos dé el costo de lo vendido.
• Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo
cuando la empresa recibía documentos a favor, con frecuencia y en
él se registraban todos los títulos de crédito, letras de cambio y
pagarés que se recibían para su cobro, los endosaba, cobraba,
cancelaba o sustituía para que el diario reflejara en cualquier
momento el saldo de los documentos pendientes de cobro.
• Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía
cuando la empresa expedía o aceptaba documentos para su pago.
Con frecuencia, en él se registraban los títulos de crédito que se
aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituían.
• Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás
operaciones que no representaban ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y
venta de mercancías a crédito que daban lugar a la recepción o
suscripción de documentos.
4.2.4 Sistema de pólizas
Este sistema es una evolución más de los métodos de registros
manuales que consiste en emplear un documento individual para
registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de
que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el
proceso del registro de las operaciones. Las pólizas son registradas
teniendo como base el rayado del diario continental. Además, éstas
son documentos de carácter interno en las que se registran las

operaciones y se anexan los comprobantes que justifican las

anotaciones y cantidades en ella registradas. En este sistema, las
operaciones se registran individualmente, es decir, para cada
operación se realiza una póliza, la cual mantiene el rayado del diario
continental. Una póliza contiene los siguientes datos:
• Nombre de la empresa.
• Tipo de póliza.
• Número de póliza.
• Fecha.
• Número de cuenta.
• Número de subcuenta.
• Nombre de la cuenta.
• Columna de parcial.
• Columna para el cargo.
• Columna para el abono.
• Concepto de la operación.
• Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró
la operación).
Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes
grupos:
• Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).
• Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
• Pólizas de diario.
4.2.5 Sistema de cuentas por cobrar
El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas
empresas tenían de expedir recibos para el cobro de determinados
ingresos, como eran:
• Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.
• Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y
teléfono.
• Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.
Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento
mucho más completo que un simple recibo de cobro.

En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de

eliminar subcuentas personales de las cuentas de clientes y
deudores, y para la cuenta por pagar para eliminar subcuentas de
proveedores y acreedores se usaba una cuenta de activo llamada
"Cuentas por cobrar".
4.2.6 Sistema de cuentas por pagar
El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de
empresa, principalmente en aquellas donde la mayor parte de las
operaciones eran a crédito. El procedimiento de cuentas por
pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:
• Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.
• Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas
de dinero.
El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada
"Cuentas por pagar".
4.3. Relación con el Sistema de Compras

La adaptación y combinación de los sistemas de contabilidad depende
principalmente de la magnitud de la empresa, la clase de operaciones
que efectúe y del mayor o menor número de dichas operaciones.
Los procedimientos que más se prestan para combinar son:
• Procedimiento centralizador (diferentes departamentos).
• Procedimiento de pólizas.
• Procedimiento de cuentas por cobrar (control interno).
• Procedimiento de cuentas por pagar (control interno).
• Sistema computarizado.
Generalmente, la empresa también se divide en departamentos, los
cuales pueden ser:
• Contabilidad general.
• Compras.
• Ventas.
• Departamento de cobros y pagos.
• Tesorería.
• Almacén.

5. LEY DE IMPUESTO A LA RENTA
Los artículos 62 y 35 del T.U.O. (Texto Único Ordenado) de la Ley del Impuesto
a la Renta señalan lo siguiente:
Artículo 62º.- Los contribuyentes, empresas o sociedades que, en razón de la

actividad que desarrollen, deban practicar inventario, valuarán sus existencias
por su costo de adquisición o producción adoptando cualquiera de los
siguientes métodos, siempre que se apliquen uniformemente de ejercicio en
ejercicio:
a) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).
b) Promedio diario, mensual o anual (PONDERADO O MOVIL).
c) Identificación específica.
d) Inventario al detalle o por menor.
e) Existencias básicas.
El reglamento podrá establecer, para los contribuyentes, empresas o

sociedades, en función a sus ingresos anuales o por la naturaleza de sus
actividades, obligaciones especiales relativas a la forma en que deben llevar
sus inventarios y contabilizar sus costos.
Artículo 35º.- Inventarios y contabilidad de costos.
Los deudores tributarios deberán llevar sus inventarios y contabilizar sus costos
de acuerdo a las siguientes normas:
Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido
mayores a mil quinientas (1,500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio
en curso, deberán llevar un sistema de contabilidad de costos, cuya información
deberá ser registrada en los siguientes registros: Registro de Costos, Registro
de Inventario Permanente en Unidades Físicas y Registro de Inventario
Permanente Valorizado.
mayores o iguales a quinientas (500) Unidades Impositivas Tributarias y
menores o iguales a mil quinientas (1,500) Unidades Impositivas Tributarias del
ejercicio en curso, sólo deberán llevar un Registro de Inventario Permanente

en Unidades Físicas.
inferiores a quinientas (500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en
curso, sólo deberán realizar inventarios físicos de sus existencias al final del
ejercicio.
Tratándose de los deudores tributarios comprendidos en los incisos

precedentes a) y b), adicionalmente deberán realizar, por lo menos, un
inventario físico de sus existencias en cada ejercicio.
Deberán contabilizar en un Registro de Costos, en cuentas separadas, los

elementos constitutivos del costo de producción por cada etapa del proceso
productivo. Dichos elementos son los comprendidos en la Norma Internacional
de Contabilidad correspondiente, tales como: materiales directos, mano de
obra directa y gastos de producción indirectos.
Aquellos que deben llevar un sistema de contabilidad de costos basado en

registros de inventario permanente en unidades físicas o valorizados o los que
sin estar obligados opten por llevarlo regularmente, podrán deducir pérdidas
por faltantes de inventario, en cualquier fecha dentro del ejercicio, siempre que
los inventarios físicos y su valorización hayan sido aprobados por los
responsables de su ejecución y además cumplan con lo dispuesto en el
segundo párrafo del inciso c) del Artículo 21º del Reglamento.
No podrán variar el método de valuación de existencias sin autorización de la

SUNAT y surtirá efectos a partir del ejercicio siguiente a aquél en que se
otorgue la aprobación, previa realización de los ajustes que dicha entidad
determine.
La SUNAT mediante Resolución de Superintendencia podrá:
Establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en

que deberá llevarse los registros establecidos en el presente Artículo.
Eximir a los deudores tributarios comprendidos en el inciso a) del presente

artículo, de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

Establecer los procedimientos a seguir para la ejecución de la toma de

inventarios físicos en armonía con las normas de contabilidad referidas a tales
procedimientos.
En todos los casos en que los deudores tributarios practiquen inventarios físicos
de sus existencias, los resultados de dichos inventarios deberán ser
refrendados por el contador o persona responsable de su ejecución y
aprobados por el representante legal.
A fin de mostrar el costo real, los deudores tributarios deberán acreditar,

mediante los registros establecidos en el presente Artículo, las unidades
producidas durante el ejercicio, así como el costo unitario de los artículos que
aparezcan en los inventarios finales.
En el transcurso del ejercicio gravable, los deudores tributarios podrán llevar un

Sistema de Costo Estándar que se adapte a su giro, pero al formular cualquier
balance para efectos del impuesto, deberán necesariamente valorar sus
existencias al costo real. Los deudores tributarios deberán proporcionar el
informe y los estudios técnicos necesarios que sustenten la aplicación del
sistema antes referido, cuando sea requerido por la SUNAT.
(Artículo sustituido por el Artículo 22° del Decreto Supremo N° 134-2004-EF,

publicado el 05.10.2004 y vigente a partir del 06.10.2004).

6. DIAGRAMA DE FLUJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACIÓN DE LOS ALMACENES
EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LA SECRETARIA DE EDUCACION PÚBLICA


7. APLICATIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS EN EXCEL
Para realizar el control de existencias no es necesario adquirir complejos

programas informáticos. En algunos minutos, pudimos crear una plantilla en
Excel que nos ayude a llevar el control de existencias de nuestro almacén.
Definimos los apartados de las tablas
Crearemos 3 tablas:
Tabla de inventario de productos. Donde reflejaremos: el código del producto,
su descripción, existencias iniciales, entradas, salidas y stock.
Podemos incluir en esta tabla tanto datos como consideremos necesarios, por
ejemplo, el precio, departamento o cualquier otro dato que para nosotros sea
relevante.
Tabla de salidas. En esta tabla reflejaremos las ventas. Los datos mínimos a
incluir en esta tabla serían: el número de factura, la fecha, código del producto,
descripción y cantidad vendida.

Tabla de entradas. En esta tabla reflejaremos las compras. Los datos

mínimos a incluir en esta tabla serían: el número de factura de compra, la
fecha, código del producto, descripción y cantidad comprada.
Daremos formato de tabla a cada una de las anteriores.
Nos colocamos con el ratón en una de las celdas, vamos a la pestaña Insertar
y seleccionamos tabla. Marcaremos siempre la opción “La tabla tiene
encabezados” para que Excel no tome los encabezados como datos.
Una vez creada la tabla, cambiaremos su nombre según corresponda;
Productos, entradas o salidas.
Por último, elegiremos el estilo que más nos guste para nuestra tabla. En el
ejemplo damos un color diferente a cada una de las tablas.
Automatizamos la descripción del producto
Para que al introducir el código en la tabla de Salidas nos aparezca
automáticamente el producto correspondiente vamos a utilizar la fórmula
BUSCARV. Nos colocamos en la primera celda de Descripción del producto e
introducimos la siguiente fórmula:
=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)
Donde:
Valor buscado, corresponde al código de producto de la tabla de salidas.

Matriz buscar en, sería la tabla de productos. Podemos seleccionarla con el
ratón o escribir directamente PRODUCTOS, ya que anteriormente le
asignamos ese nombre.
Indicador de columnas, se refiere a la columna de la tabla productos donde

debe buscar el dato que queremos, en nuestro caso sería la 2.
Ordenado, escribiremos FALSO, ya que queremos la coincidencia exacta.
Introduciremos esta fórmula en la tabla de Salidas y en la tabla de Entradas.
=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)
Automatizamos la suma de entradas y salidas

Para que en la tabla de Inventario de Productos nos sume automáticamente las
entradas de productos utilizaremos la fórmula SUMAR.SI. Nos colocamos
primero en la primera celda de Entradas e introducimos la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(ENTRADAS[CÓDIGO PRODUCTO];[@[CÓDIGO
PRODUCTO]];ENTRADAS[CANTIDAD])
Donde:
Rango, corresponde al rango donde va a buscar el criterio que vamos a

introducir. En nuestro caso el rango serán los códigos de la tabla Entradas.
Criterio, lo que va a buscar en el rango que hemos seleccionado. En nuestro
caso es el código de producto (de la fila en la que estamos introduciendo la
fórmula) de la tabla Productos.
Rango de suma, los valores que queremos que nos sume en esa celda, en
nuestro caso la cantidad de la tabla Entradas.
Haremos la misma operación en la celda de salidas, para que en ese caso nos
sume en esa celda todas las salidas del producto.
Automatizamos el stock
Por último, en la celda stock de la tabla Productos introduciremos una fórmula
muy sencilla para que, a las existencias iniciales de producto, sume las
entradas y reste las salidas. Dándonos de esa forma el stock actual de ese
producto. La fórmula sería:
=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]

Cada vez que introduzcamos una entrada o salida de producto

automáticamente se verá reflejado en el stock del producto correspondiente.
En existencias iniciales anotaremos las existencias de producto. Lo normal es

realizar un inventario al menos una vez al año, se suele realizar con fecha 31
de diciembre. Comenzando el inventario el 1 de enero. En existencias iniciales
anotaríamos la cantidad inventariada el 31 de diciembre y comenzaríamos a
introducir las salidas y entradas a partir del 1 de enero de ese año.

CONCLUSIONES
Cualquier tipo de sistema integrado a un proceso administrativo será en pro de la

calidad de la ejecución en las diversas actividades que se desarrollen. Todo sistema
que utilicemos en la producción de un bien o servicio deberá ser bien adaptado a
nuestros medios, debemos utilizar sistemas que se adapten bien y que nos permitan
trabajar con total flexibilidad.
La acción de comprar la realizamos cotidianamente sin darnos cuenta, pues ya se

convirtió en algo normal para nosotros, pero en una empresa es de gran importancia
pues implica costos, requerimientos, material, stock, presupuestos, almacén y
producción, es decir la mayor parte de la empresa se relaciona con compras.
Los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como
las fotografías actuales del negocio), debido a que la información que estos presentan
debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable), es decir es el sistema
contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la
confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

BIBLIOGRAFÍA
 http://www.sunat.gob.pe/legislacion/codigo/libro2/titul22.htm
 http://www.sunat.gob.pe/legislacion/renta/ley/capix.pdf
 http://www.monografias.com/trabajos101/sistema-existencias-como-factor-
ahorro-empresas-perjudicar-calidad/sistema-existencias-como-factor-ahorro-
empresas-perjudicar-calidad.shtml
 http://comprasep.sep.gob.pe/Manuales/documentos/MANUALSUB.htmf
 https://es.slideshare.net/erickvazq/sistemas-de-existencias

ANEXOS
Tarjeta control de existencias
Facilita el control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos, con el objeto de
mantener actualizado el saldo disponible. Ofrece información inmediata del inventario de un producto.

Control de existencias mediante sistemas de inventario

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Según el proceso productivo:

 Productos en curso de fabricación

 Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por

Además las existencias se dividen en 5 tipos:

Existencias de seguridad o de protección: Son aquellas existencias que se

Existencias medias: Es el volumen medio de existencias que tenemos en

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Existencias de anticipación: Se trata de existencias de producción

Existencias sobrantes: Se trata de las existencias que sobran de todos los

Existencias activas: Son las existencias conocidas como existencias

1.2 Control de existencias

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 Lograr un equilibrio entre las compras y ventas para alcanzar la máxima

2. MÉTODOS DE CONTROL DE EXISTENCIAS

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movimiento físico real de un almacén de productos perecederos, cuya fecha de

4. Sistema Contable y Sistema de control de existencias

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nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información

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Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue

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corrección debida, esto en el mismo renglón haciendo la referencia a

4.2.2 Sistema de diario y caja

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• Clientes - cuenta puente.

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• Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo

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operaciones y se anexan los comprobantes que justifican las

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En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de

4.3. Relación con el Sistema de Compras

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5. LEY DE IMPUESTO A LA RENTA

Artículo 62º.- Los contribuyentes, empresas o sociedades que, en razón de la

a) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).

b) Promedio diario, mensual o anual (PONDERADO O MOVIL).

d) Inventario al detalle o por menor.

El reglamento podrá establecer, para los contribuyentes, empresas o

Artículo 35º.- Inventarios y contabilidad de costos.

ejercicio en curso, sólo deberán llevar un Registro de Inventario Permanente

Tratándose de los deudores tributarios comprendidos en los incisos

Deberán contabilizar en un Registro de Costos, en cuentas separadas, los

Aquellos que deben llevar un sistema de contabilidad de costos basado en

No podrán variar el método de valuación de existencias sin autorización de la

La SUNAT mediante Resolución de Superintendencia podrá:

Establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en

Eximir a los deudores tributarios comprendidos en el inciso a) del presente

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Establecer los procedimientos a seguir para la ejecución de la toma de

A fin de mostrar el costo real, los deudores tributarios deberán acreditar,

En el transcurso del ejercicio gravable, los deudores tributarios podrán llevar un

(Artículo sustituido por el Artículo 22° del Decreto Supremo N° 134-2004-EF,

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