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PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Código: GC-Fr06

IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE INDICADORES Versión: 2


Fecha de Aprobación: 2014/03/26
SENADO DE LA REPÚBLICA

I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR


Fecha de elaboración del indicador: 1/29/2014 Fecha de actualización del indicador: 3/16/2016
Proceso: X Plan: Política Proyecto: Riesgo:

1.1 Nombre: Gestión de archivos

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR

2.1 Nombre del indicador: 2.3 Formula del Indicador


(Forma de calcularlo - variable a medir)
Utilización de las tablas de retención documental (TRD)

2.2 Objetivo indicador:

Verificar el cumplimiento de utilización de las tablas de retención UTRD = AD


documental, de acuerdo con los seguimientos mensuales realizados.

2.4 Definición de variable(s) 2.5 Unidad de Medida


UTRD= Utilización Tablas de Retención Documental
AD= Avance por Dependencia Porcentaje (%)

2.6 Mide: Eficacia Eficiencia Efectividad Ambiental Otro


X

2.7 Periodicidad de Cálculo: Trimestral X Semestral


Anual Otro / Cuál?

2.8 Periodicidad de Análisis: Trimestral X Semestral Anual Otro / Cuál?

IV. RESULTADO
4.1 Análisis: 4.2 Observaciones al NO cumplimiento de la meta:

4.4 Acciones de mejora:

V. INFORMACIÓN GENERAL

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5.1 Responsable de la Medición: Funcionario designado por Unidad de Archivo Administrativo.
5.2 Responsable del Análisis: Jefe Unidad de
Archivo Administrativo.
5.3 Fuente de verificación: Informes de seguimiento de cada trimestre.

III. INFORMACIÓN OPERACIONAL

Periodo de 3.1 Año 2016


medición I Trim. % II Trim. % III Trim. % IV Trim. %

PRESIDENCIA
OFICINA DE INFORMACIÓN Y PRENSA
OFICINA DE PROTOCOLO
OFICINA COORDINADORA DE CONTROL INTERNO
PRIMERA VICEPRESIDENCIA
SEGUNDA VICEPRESIDENCIA
SECRETARIA GENERAL SENADO
SUBSECRETARIA GENERAL
SECCIÓN DE LEYES
SECCIÓN DE RELATORIA
SECCIÓN DE GRABACION
UNIDAD GACETA CONGRESO
COMISIÓN PRIMERA
COMISIÓN SEGUNDA
COMISIÓN TERCERA
COMISIÓN CUARTA
COMISIÓN QUINTA
COMISIÓN SEXTA
COMISIÓN SEPTIMA
UNIDAD DE ATENCION CIUDADANA
3.3 Variable (s)
DIRECCION GENERAL
DIVISION JURÍDICA
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
DIVISION DE PLANEACION Y SISTEMAS
DIVISION DE RECURSOS HUMANOS
SECCION REGISTRO Y CONTROL
SECCION DE SELECCIÓN Y CAPACIPATCION
SECCIÓN DE BIENESTAR Y URGENCIAS MEDICAS
DIVISION DE FINACIERA Y PRESUPUESTO
SECCION DE CONTABILIDAD
SECCION PAGADURÍA
SECCION PRESUPUESTO
DIVISION BIENES Y SERVICIOS
SECCION DE SUMINISTROS

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UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
UNIDAD DE ALMACEN
UNIDAD DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO

3.4 Resultado: #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

3.5 Meta: 100% 100% 100% 100%

INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR


I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
Marcar una X si el indicador pertenece a un proceso, plan , política, proyecto o riesgo.
1.1 Nombre: registrar el nombre del proceso, plan, proyecto o riesgo al que pertenece el indicador.

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR


2.1 Nombre del indicador: es una frase concreta que permita reconocer enseguida el indicador.
2.2 Objetivo indicador: describe la utilización del indicador y la finalidad al aplicarlo.
2.3 Formula del indicador: ecuación que explica la forma en que las variables involucradas sirven para calcular
el valor del indicador.
2.4 Definición de variable(s): describir las variables involucradas en la formula. Deben ser definidas con
claridad para generar confiabilidad en los datos y resultados del indicador.

2.5 Unidad de medida: define la magnitud en la cual se va a medir. Ej.: porcentaje, tiempo o cantidades.
2.6 Mide: establecer el tipo de indicador:
Eficacia (¿Qué?): busca establecer el cumplimiento de un plan, proceso, proyecto o riesgo, previamente
determinados.
Eficiencia (¿como?): evalúa la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los
mismos.
Efectividad (¿paraqué?): están relacionados con el uso, la satisfacción y el impacto.
Ambiental: indicadores relacionados con: el uso eficiente de materiales, insumos, agua y energía; la reducción
de los costos, mediante la reducción del consumo.
Otros: indicadores de economía, de oportunidad, entre otros.

2.7 Periodicidad de Cálculo: determina cada cuanto tiempo se debe hacer recolección de los datos para
alimentar el indicador. Marcar con una X el periodo.
2.8 Periodicidad de análisis: determina cada cuanto tiempo se debe realizar el análisis de los datos recolectado
III. INFORMACIÓN OPERACIONAL
3.1 Año: registra la vigencia para el cual aplica el indicador.
3.2 Mes: define en que mes del año se obtienen datos del indicador.

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3.3 Variable (s): Registrar en el mes correspondiente los datos de cada variable.
3.4 Resultado: Registra el resultado de la ecuación.
3.5 Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador.
IV. RESULTADO
4.1 Grafica: la grafica refleja el resultado frente a la meta.
4.2 Análisis: consideraciones respecto de los resultados arrojados por el indicador.
4.3 Observaciones al NO cumplimiento de la meta: razones por el cual no se cumplió con la meta.

4.4 Acciones de mejora: en caso de que los resultados no sean los esperados, podrá plantearse acciones
puntuales de mejora dependiendo del caso.
V. INFORMACIÓN GENERAL
5.1 Responsable de la Medición: funcionario designado para realizar la recolección de datos y la medición.

5.2 Responsable del Análisis: funcionario designado para realizar la interpretación del resultado, también de
proponer acciones de mejora en el caso que no se cumpla con la meta.

5.3 Fuente de verificación: datos o información que alimentan el indicador, es necesario precisar de donde
provienen: de un sistema de información, encuestas, registros, entre otros.

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PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Código: GC-Fr06
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE INDICADORES Versión: 2
Fecha de Aprobación: 2014/03/26
SENADO DE LA REPÚBLICA

I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR


Fecha de elaboración del indicador: 7/1/2015 Fecha de actualización del indicador: 3/16/2016

Proceso: X Plan: Política Proyecto: Riesgo: X

1.1 Nombre: Procedimiento recepcion y envio de correspondencia y comunicaciones oficiales

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR


2.1 Nombre del indicador: Efectividad en la actividad de 2.3 Formula del Indicador
asignacion y encasillado (Forma de calcularlo - variable a medir)

2.2 Objetivo indicador:


Indicar el porcertaje de errores humanos al momento de asignar NDRM  NED
CIA  * 100
NDRM
documentos o al momento de encasillarlos

2.4 Definición de variable(s) 2.5 Unidad de Medida

CIA: Control de documentos asignados y encasillados


Porcentaje %
NDRM: numero de documentos recibidos en el mes
NED: Número de errores detectados al momento de entregar fisicamente los documento

2.6 Mide: Eficacia Eficiencia Efectividad X Ambiental Otro

2.7 Periodicidad de Cálculo: Trimestral Anual Otro / Cuál?


X Semestral

2.8 Periodicidad de Análisis: Trimestral X Semestral Anual Otro / Cuál?

III. INFORMACIÓN OPERACIONAL


Periodo de 3.1 Año 2016
medición
3.2 Mes Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Septiembre Octubre-Noviembre
NED
3.3 Variable (s)
NDRM

3.4 Resultado: 20% 50% 70% 100%

3.5 Meta: 99% 99% 99% 99%

IV. RESULTADO
4.1 Grafica: 4.2 Análisis: 4.3 Observaciones al NO cumplimiento de la meta:

120%
100%
100%
80% 70%
I Trimestre
II Trimestre
60% 50% 4.4 Acciones de mejora:
III Trimestre
40% IV Trimestre
20%
20%
0%

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60% 50%
III Trimestre
40% IV Trimestre
20%
20%
0%

V. INFORMACIÓN GENERAL

5.1 Responsable de la Medición: Asistente Administrativo y contratista de apoyo.


5.2 Responsable del Análisis: JefeUnidad de
Correspondencia
5.3 Fuente de verificación: Formato control de correspondencia entrante

INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR


I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
Marcar una X si el indicador pertenece a un proceso, plan , política, proyecto o riesgo.
1.1 Nombre: registrar el nombre del proceso, plan, proyecto o riesgo al que pertenece el indicador.

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR


2.1 Nombre del indicador: es una frase concreta que permita reconocer enseguida el indicador.
2.2 Objetivo indicador: describe la utilización del indicador y la finalidad al aplicarlo.
2.3 Formula del indicador: ecuación que explica la forma en que las variables involucradas sirven para
calcular el valor del indicador.
2.4 Definición de variable(s): describir las variables involucradas en la formula. Deben ser definidas con
claridad para generar confiabilidad en los datos y resultados del indicador.

2.5 Unidad de medida: define la magnitud en la cual se va a medir. Ej.: porcentaje, tiempo o cantidades.
2.6 Mide: establecer el tipo de indicador:
Eficacia (¿Qué?): busca establecer el cumplimiento de un plan, proceso, proyecto o riesgo, previamente
determinados.
Eficiencia (¿como?): evalúa la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los
mismos.
Efectividad (¿paraqué?): están relacionados con el uso, la satisfacción y el impacto.
Ambiental: indicadores relacionados con: el uso eficiente de materiales, insumos, agua y energía; la
reducción de los costos, mediante la reducción del consumo.
Otros: indicadores de economía, de oportunidad, entre otros.

2.7 Periodicidad de Cálculo: determina cada cuanto tiempo se debe hacer recolección de los datos para
alimentar el indicador. Marcar con una X el periodo.
2.8 Periodicidad de análisis: determina cada cuanto tiempo se debe realizar el análisis de los datos recolectad
III. INFORMACIÓN OPERACIONAL
3.1 Año: registra la vigencia para el cual aplica el indicador.
3.2 Mes: define en que mes del año se obtienen datos del indicador.
3.3 Variable (s): Registrar en el mes correspondiente los datos de cada variable.
3.4 Resultado: Registra el resultado de la ecuación.
3.5 Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador.
IV. RESULTADO

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4.1 Grafica: la grafica refleja el resultado frente a la meta.
4.2 Análisis: consideraciones respecto de los resultados arrojados por el indicador.
4.3 Observaciones al NO cumplimiento de la meta: razones por el cual no se cumplió con la meta.

4.4 Acciones de mejora: en caso de que los resultados no sean los esperados, podrá plantearse acciones
puntuales de mejora dependiendo del caso.
V. INFORMACIÓN GENERAL
5.1 Responsable de la Medición: funcionario designado para realizar la recolección de datos y la medición.

5.2 Responsable del Análisis: funcionario designado para realizar la interpretación del resultado, también
de proponer acciones de mejora en el caso que no se cumpla con la meta.

5.3 Fuente de verificación: datos o información que alimentan el indicador, es necesario precisar de donde
provienen: de un sistema de información, encuestas, registros, entre otros.

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PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Código: GC-Fr06
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE INDICADORES Versión: 2
Fecha de Aprobación: 2014/03/26
SENADO DE LA REPÚBLICA

I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR


Fecha de elaboración del indicador: 2/28/2015 Fecha de actualización del indicador: 3/16/2016

Proceso: X Plan: Política Proyecto: Riesgo:

1.1 Nombre: Gestión de archivos

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR


2.1 Nombre del indicador: Porcentaje de correspondencia 2.3 Formula del Indicador
devuelta (Forma de calcularlo - variable a medir)

2.2 Objetivo indicador:

Medir la eficacia en el uso del servicio de mensajeria externa DV = (CD / CR) *100%

2.4 Definición de variable(s) 2.5 Unidad de Medida

CD = Correspondecia devuelta

CR = Correspondecia recibida para enviar al exterior de la entidad Porcentaje %

DV = Porcentaje de devoluciones

2.6 Mide: Eficacia X Eficiencia Efectividad Ambiental Otro

2.7 Periodicidad de Cálculo: Trimestral X Semestral


Anual Otro / Cuál?

2.8 Periodicidad de Análisis: Trimestral Semestral X Anual Otro / Cuál?

III. INFORMACIÓN OPERACIONAL


3.1 Año 2016
Periodo de medición
3.2 Mes Enero-Marzo Abril-Junio Julio-Septiembre Octubre-Diciembre

CD
3.3 Variable (s)
CR

3.4 Resultado:

3.5 Meta: Inferior al 5% Inferior al 5% Inferior al 5% Inferior al 5%

IV. RESULTADO
4.1 Análisis: 4.2 Observaciones al NO cumplimiento de la meta:

4.3 Acciones de mejora:

V. INFORMACIÓN GENERAL

5.1 Responsable de la Medición: funcionario designado por la Unidad de Correspondencia


5.2 Responsable del Análisis: Jefe Unidad de
Correspondencia
5.3 Fuente de verificación:
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5.1 Responsable de la Medición: funcionario designado por la Unidad de Correspondencia
5.2 Responsable del Análisis: Jefe Unidad de
Correspondencia
5.3 Fuente de verificación:

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INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
I. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
Marcar una X si el indicador pertenece a un proceso, plan , política, proyecto o riesgo.
1.1 Nombre: registrar el nombre del proceso, plan, proyecto o riesgo al que pertenece el indicador.

II. MEDICIÓN DEL INDICADOR


2.1 Nombre del indicador: es una frase concreta que permita reconocer enseguida el indicador.
2.2 Objetivo indicador: describe la utilización del indicador y la finalidad al aplicarlo.
2.3 Formula del indicador: ecuación que explica la forma en que las variables involucradas sirven para
calcular el valor del indicador.
2.4 Definición de variable(s): describir las variables involucradas en la formula. Deben ser definidas con
claridad para generar confiabilidad en los datos y resultados del indicador.

2.5 Unidad de medida: define la magnitud en la cual se va a medir. Ej.: porcentaje, tiempo o cantidades.
2.6 Mide: establecer el tipo de indicador:
Eficacia (¿Qué?): busca establecer el cumplimiento de un plan, proceso, proyecto o riesgo, previamente
determinados.
Eficiencia (¿como?): evalúa la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los
mismos.
Efectividad (¿paraqué?): están relacionados con el uso, la satisfacción y el impacto.
Ambiental: indicadores relacionados con: el uso eficiente de materiales, insumos, agua y energía; la
reducción de los costos, mediante la reducción del consumo.
Otros: indicadores de economía, de oportunidad, entre otros.

2.7 Periodicidad de Cálculo: determina cada cuanto tiempo se debe hacer recolección de los datos para
alimentar el indicador. Marcar con una X el periodo.
2.8 Periodicidad de análisis: determina cada cuanto tiempo se debe realizar el análisis de los datos recolecta
III. INFORMACIÓN OPERACIONAL
3.1 Año: registra la vigencia para el cual aplica el indicador.
3.2 Mes: define en que mes del año se obtienen datos del indicador.
3.3 Variable (s): Registrar en el mes correspondiente los datos de cada variable.
3.4 Resultado: Registra el resultado de la ecuación.
3.5 Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador.
IV. RESULTADO
4.1 Grafica: la grafica refleja el resultado frente a la meta.
4.2 Análisis: consideraciones respecto de los resultados arrojados por el indicador.
4.3 Observaciones al NO cumplimiento de la meta: razones por el cual no se cumplió con la meta.

4.4 Acciones de mejora: en caso de que los resultados no sean los esperados, podrá plantearse acciones
puntuales de mejora dependiendo del caso.
V. INFORMACIÓN GENERAL

Página 14
5.1 Responsable de la Medición: funcionario designado para realizar la recolección de datos y la medición.

5.2 Responsable del Análisis: funcionario designado para realizar la interpretación del resultado, también
de proponer acciones de mejora en el caso que no se cumpla con la meta.

5.3 Fuente de verificación: datos o información que alimentan el indicador, es necesario precisar de donde
provienen: de un sistema de información, encuestas, registros, entre otros.

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