Cartilla Proyecto Archivos Oriente 2010-Páginas Interiores

Informe de resultados proyecto archivística oriente
Para las familias Bonilla Gómez, Cardona López,

Cardona Restrepo, García Franco, Rojas Tejada y a
todas las personas que se vincularon de una u otra forma
con el desarrollo de este sueño archivístico…
Agradecimientos
Al Banco de Programas y Proyectos de Extensión de la

Vicerrectoría de Extensión de la Universidad de Antioquia,
por la financiación del Proyecto.
A La Dirección de Fomento a la Cultura de la Gobernación de
Antioquia, Consejo Departamental de Archivos por el
acompañamiento y asesoría en persona del Secretario.
A la Escuela Interamericana de Bibliotecología, por creer en
las iniciativas de sus egresados, por el apoyo y coordinación
académica del proyecto.
A las Historiadoras y Docentes de la Tecnología en
Archivística de la Universidad de Antioquia Martha Lucía
Giraldo Lopera y María Cristina Betancur Roldan, por su
invaluable acompañamiento en los inicios de ejecución del
proyecto.
A los Alcaldes, Presidentes de Concejos Municipales,
Personeros, Gerentes de Hospitales, Archivistas, Encargados
de Archivos, Integrantes de los Consejos Municipales de
Archivos, y demás funcionarios de las Organizaciones Públicas
Municipales de los 23 Municipios del Oriente de Antioquia,
por la acogida del proyecto y por permitir al equipo de
investigación llevar a cabo el acercamiento a sus archivos.
Escuela
Interamericana de
Bibliotecología
1
Contenido
LA INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA 3
PRESENTACIÓN 4
INTRODUCCIÓN 5
1. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Y GEOGRÁFICO GENERAL 7
2. METODOLOGÍA 7
3 DIAGNÓSTICO ALCALDIAS MUNICIPALES DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO 16
3.1 DIAGNÓSTICO GENERAL DE ALCALDÍAS16
3.2 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EN LAS 23 ALCALDÍAS 18
3.3 CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO DE ALCALDÍAS 20
4. DIAGNÓSTICO HOSPITALES MUNICIPALES DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO 24
4.1 DIAGNÓSTICO GENERAL DE HOSPITALES 24
4.2 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EN LOS 23 HOSPITALES 27
4.3 CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO EN HOSPITALES 28
5. DIAGNÓSTICO CONCEJOS MUNICIPALES DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO 31
5.1 DIAGNÓSTICO GENERAL CONCEJOS MUNICIPALES31
5.2 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EN LOS 23 CONCEJOS MUNICIPALES 32
5.3 CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO DE CONCEJOS MUNICIPALES 34
6. DIAGNÓSTICO PERSONERIAS MUNICIPALES DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO 36
6.1 DIAGNOSTICO GENERAL DE PERSONERÍAS 36
6.2 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EN 21 PERSONERÍAS 38
6.3 CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO DE PERSONERÍAS 39
7. CONSOLIDADO TOTAL DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO MUNICIPIOS DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO41
CONCLUSIONES GENERALES43
ANEXOS 46
ANEXO 1: ACUERDO 027 DE 2006 (TÉRMINOS MÁS RELEVANTES) GLOSARIO ARCHIVÍSTICO46
ANEXO 2 NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA 49
ANEXO 3: REGISTROS FOTOGRÁFICOS. 51
http://archivisticaoriente.blogspot.com
proinv.archivisticaoriente@gmail.com
2
La Investigación Archivística
La investigación archivística es una novedad en nuestra sociedad colombiana; como lo es la archivística misma pese a
que tiene más de 20 años de creado el Archivo General de la Nación; así como una década la Ley General de Archivos;
resulta aún difícil que los gestores culturales asuman los archivos como un campo más de su trabajo y para los
administradores no es claro el valor que para la gestión prestan los documentos una vez pasada la inmediatez que
exigió su génesis. En este contexto un grupo de cinco Tecnólogos en Archivística de la segunda cohorte de la Seccional
de Oriente de la Universidad de Antioquia, se propuso realizar el proyecto que buscó identificar la aplicabilidad de las
técnicas y normas archivística en los archivos de las cuatro principales organizaciones públicas de los 23 municipios de
Oriente Antioqueño, (Alcaldías, Concejos, Personerías y Hospitales municipales).
Este proyecto supuso un viaje de distintos modos; primero estuvo el desplazamiento a los 23 municipios, conocer la
geografía y la idiosincrasia propia de cada municipio, que sin lugar a dudas tiene directo impacto en la valoración y por
ende en la gestión de los archivos. Un segundo viaje a la interioridad de cada una de las organizaciones visitadas, donde
se encontraron: maneras de trabajar, alianzas, aplicaciones exitosas e inaplicabilidad archivística, personajes; -
archivistas, público, funcionarios de alto rango-, unos con un elevado compromiso, otros carentes de éste, lo que
conlleva al bienestar o malestar de los documentos del presente y el legado para el futuro; a la vez un tercer viaje
supuso la interiorización por cada uno de los investigadores de lo aprendido en las aulas, poder identificar en la práctica
cotidiana los supuestos teóricos enseñados en las aulas, comprender la pertinencia o no de lo que la universidad les
brindó; ¿Cuál es entonces el resultado de este viajar?
Uno de tantos resultados es la presente publicación que sirve para dar a conocer la evaluación que permitió la
investigación dando así a los que están implicados en la administración de los archivos la oportunidad de confirmar sus
aciertos o mejorar lo pendiente, pero logra mucho más; poner a discusión en el entorno del país una metodología de
trabajo, de evaluación de la función archivística; -tarea que se asigna en la ley 594 del 2000 artículo 32-, la evaluación de
la pertinencia de los contenidos pedagógicos y la aplicabilidad de la investigación en, para y desde la archivística.
José Luis Vargas Forero

Administrador y Archivista,
Secretario del Consejo Departamental de Archivos,
Docente de la Escuela Interamericana de Bibliotecología y
Miembro del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
3
Presentación
Es sumamente grato para la Universidad de Antioquia en cabeza de la Escuela Interamericana de Bibliotecología y su
Tecnología en Archivística, así como del Banco de Programas y Proyectos de Extensión (convocatoria 2009), en asocio
con la Dirección de Fomento a la Cultura de la Gobernación de Antioquia, presentarle a la Región del Oriente
Antioqueño, los resultados del proyecto de "Identificación de la aplicación de la normatividad y de los procedimientos
archivísticos en las organizaciones públicas municipales del Oriente Antioqueño". Creemos que es posible contribuir,
desde cada uno de nuestros saberes, a la transformación social de nuestra comunidad. En este contexto la archivística
como lo expresa Antonia Heredia "… es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de
conservación y organización, como tal se ocupa de la creación, historia, organización y servicio de los mismos a la
Administración y a la Historia, en definitiva a la sociedad.
Qué es, si no, a través de los diagnósticos, la verificación y el dialogo constante con la aplicación de la norma en
consonancia con la resolución de los problemas que nos impone la cotidianidad en los archivos, el motor que nos hace
eficientes, sensibles, transparentes y responsables ante nuestra comunidad. Este informe pretende brindarle a las
cuatros principales entidades municipales (alcaldía, personería, concejo y hospital), la oportunidad de observar cómo
han asimilado la norma y aplicado los procesos archivísticos. Es una ocasión para fortalecer los procesos asimilados y
mejorar los que han mostrado más deficiencia. Las personas que accedan a este diagnóstico observarán lo importante
que es tener en cada uno de sus municipios una visión integral de los archivos a la luz de la eficiencia, la transparencia, la
capacitación constante, la unificación de procesos técnicos, la necesidad de salvaguardar y la construcción diaria que
debe estrechar los lazos entre el ciudadano y el Estado; a la vez que se refuerza la identidad y la memoria histórica a
través del patrimonio documental.
Para terminar esta breve presentación, quisiera hacerle un especial reconocimiento al equipo de trabajo que llevó a feliz
término este proyecto. Constituido por un grupo de egresados provenientes de la región, estos han comprendido que
es posible aplicar estos años de formación en la Tecnología a la búsqueda de soluciones a los problemas que enfrentan
los archivos públicos. Que es posible cambiar las maneras de ver el archivo y su función e integrar en una comunidad,
donde tengan cabida, los profesionales, los funcionarios y los ciudadanos en general, en torno a las problemáticas y
fortalezas que ofrecen nuestros archivos.
Jaime Alberto Gómez Espinosa

Docente Coordinador del proyecto
Tecnología en Archivística
Universidad de Antioquia
4
Introducción
“El Patrimonio documental es un recurso invaluable para la educación, la cultura y el respaldo de los derechos
ciudadanos, en si mismo constituye un elevado objeto de conocimiento intelectual y cultural que merece ser
protegido" 1. Este patrimonio se genera en los archivos, fuente de memoria colectiva, cuyos fines están claramente
estipulados en la ley 594 de 2000: el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de
servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y
los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la Ley.
No es posible concebir un archivo en toda la extensión del término, sin un conjunto de normas que no solo regulen si no
que efectivamente se apliquen, sin que archivistas, responsables de archivos, administradores, investigadores y demás
encuentren un diálogo común en las normas y regulación de los procederes archivísticos.
El importante desarrollo normativo de la Archivística en Colombia, a 10 años de la promulgación de La Ley General de

Archivos, Ley 594 de 2000, ha crecido. Sin embargo se observa con preocupación cómo los niveles de asimilación de las
normas por parte de los mayormente interesados no alcanzan los niveles deseados. Muchos por un sinnúmero de
causas aún la desconocen o no la aplican. Existen gran variedad de factores para que ello ocurra, el desconocimiento de
la norma, la poca cultura archivística, la subvaloración de los archivos como centros de información, fuente de la
memoria institucional y colectiva.
La normalización es una gran ventaja para las organizaciones, en la cantidad de normas que aplican en los archivos, se
debe encontrar la homogeneización de los procedimientos, y la mejor manera de implementarla. Es claro que los
cambios, especialmente en archivística, toman tiempo. La realidad del archivo no se cambia de un día para otro, pero no
se cambiará si no se toma la decisión de empezar.
En este contexto, surge el deseo de determinar la realidad los archivos de un área geográfica en particular, el Oriente del
Departamento de Antioquia, como el mayor impulso para llevar a cabo el proyecto de extensión que buscaba la
identificación de la aplicación de las normas y procedimientos archivísticos en las cuatro organizaciones públicas
principales a nivel Municipal: Alcaldías, Concejos, Personerías y Hospitales. Con esta iniciativa, un grupo de tecnólogos
en archivística formados en la Seccional Oriente de la Universidad de Antioquia unió esfuerzos e inició el viaje
archivístico.
Se presentan en este informe los resultados del estudio del estado de los archivos en 90 entidades de 23 Municipios, a la
luz de unas normas que a juicio colectivo, son de mayor relevancia en las entidades del estado en el municipio.
Aclarando que son el reflejo de la realidad del momento -visita-, un momento del cual sin duda resultarán un sinnúmero
de reflexiones.
Inicialmente se explica la metodología utilizada para la recolección y procesamiento de la información recogida a lo

largo de un poco más de tres meses de visitas, de recorrer una región compleja geográficamente, de conocer 90
entidades públicas y sus archivos.
1Barrientos, Lizbeth. Registro del patrimonio documental de Guatemala. En línea: Revista Firmas, abril 4 de 2007; Fundación Ciencias de la
Documentación. Pág. 274 [Disponible en: http://www.documentalistas.org/colaboradores/firmas/p4/lizbeth_barrientos.php] (Consulta, Junio
2010)
5
Se presenta el resultado del análisis, expresando en cifras datos cualitativos de los archivos visitados, que permitieron
determinar los niveles de cumplimiento de los asuntos observados por cada una de las entidades estudiadas. El análisis
de cada uno de los 4 grupos de entidades se presenta estructurado así: en primer lugar se da a conocer un diagnóstico
general de las entidades, luego los asuntos directamente relacionados con la normatividad analizada, en términos de
cumplimiento e incumplimiento en el grupo de entidades, por último se presenta el consolidado general de desempeño
de cada una donde se ubicó de manera jerárquica los resultados obtenidos.
Este informe termina con el análisis y categorización de desempeño por cada uno de los Municipios visitados, y con unas
conclusiones generales a término del desarrollo del proyecto.
Se pone a consideración la totalidad de los resultados generados en la realización de este ejercicio de investigación en
archivos y diagnóstico arrojado, por lo que se puede afirmar que este ejercicio aportará datos útiles a la región en
general, a las instituciones de educación superior y a todas las organizaciones vinculadas al que hacer archivístico, se
logro el objetivo: un acercamiento a la realidad archivística de la región del oriente antiqueño.
6
1. Contexto Administrativo y Geográfico Zona de Aguas o Los Embalses, Zona de los Bosques
Húmedos Tropicales y Zona Páramo o Sureste
General
(Anuario Estadístico de Antioquia, 2006).
38 corregimientos y 917 veredas conforman en total

La población objetivo (Organizaciones Públicas del la región, que ocupa una extensión territorial de
Nivel Municipal) donde tuvo incidencia la ejecución 7.021 Km2, representando el 11% del
del Proyecto de Extensión, se encuentra ubicada en departamento.
cada uno de los 23 municipios del Oriente12
Antioqueño, segunda subregión en número de
municipios.
2. Metodología
En la etapa de planeación del proyecto de extensión,

que tenía como objetivo identificar el cumplimiento
de la normatividad Archivística en las Organizaciones
Públicas Municipales del Oriente Antioqueño, se
construyó una metodología que llevó a obtener los
resultados que posteriormente se describirán en
este informe. A continuación se presenta de manera
concisa cómo fue este proceso.
Se recolectó información general acerca de cada

municipio de la región, en aspectos como: datos
generales, características geográficas e históricas,
economía y sobre las estructuras administrativas
básicas. Las fuentes de información consultadas
fueron página web oficial de cada Alcaldía y otras
fuentes bibliográficas. Lo que generó un primer
formato denominado en siglas como F01 o "Ficha
de Identificación y Reseña de Municipios"
La región está conformada por los siguientes
municipios: Abejorral, Alejandría, Argelia, Cocorná, Luego de haber recolectado esta información, se
Concepción, El Carmen de Viboral, El Peñol, El procedió a reunir todas aquellas referencias legales,
Retiro, El Santuario, Granada, Guarne, Guatapé, La del orden nacional que tienen especial interés para la
Ceja del Tambo, La Unión, Marinilla, Nariño, administración de archivos y su relación con el sector
Rionegro, San Carlos, San Francisco, San Luis, San público. Entre las más importantes tenemos:
Rafael, San Vicente Ferrer y Sonsón. De los cuales se
consideran Municipios centro Rionegro, El Peñol,
. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
Cocorná y Sonsón. Los municipios de esta
subregión son en su mayoría de sexta categoría 3. . Acuerdos AGN 012 de 1995, Comité de Archivos
. Acuerdo AGN 047 de 1994 y 049 de 2000,
Los municipios que la conforman se agrupan según Unidades de Instalación y conservación,
Condiciones de Depósitos
sus características geográficas en 4 zonas: Zona del
Altiplano o Valle de San Nicolás u Oriente Cercano, . Resolución 1995 de 1999, Historias Clínicas
. Acuerdo AGN 060 de 2001, Manejo de
Comunicaciones Oficiales
2
Información tomada de http://planeacion.gobant.gov.co/ . Acuerdo 038 de 2002, Inventarios Documentales
perfiles_subregionales/menu.html
3 Datos Oficiales Suministrados por el Departamento . Acuerdo AGN 039 de 2002, Tabla de Retención
Administrativo de Planeación de la Gobernación de Antioquia. Documental
7
. Acuerdo AGN 002 de 2002, Lineamientos para Archivísticos, condiciones ambientales, depósitos de
organización de fondos acumulados almacenamiento y conservación de la
. Acuerdo AGN 042 de 2002, lineamientos para la documentación.
organización de archivos de gestión
. Circular 4 de 2003, Historias Laborales Los anteriores formatos tenían como función desde
. Decreto 4124 de 2004, Sistema Nacional de su conformación, ser aplicados a las cuatro entidades,
. Archivos
Acuerdo 027 de 2006, actualiza el Reglamento
pero en el desarrollo de las primeras visitas, debido a
las funciones administrativas de Concejos y
General de Archivos, Art. 67 Personerías se tomó la decisión reunir los puntos o
ítems más importantes a evaluar, lo que dio como
Una vez establecido el conjunto básico normativo resultado la conformación del formato F-06 dedicado
se adaptó a las necesidades del proyecto. Por su a los Concejos y Personerías, el cual registra
claridad y correspondencia con la realidad información sobre la persona encargada del archivo,
administrativa municipal fue el referente obligado al manejo de comunicaciones oficiales, servicios y
momento de recoger y confrontar la información unidades de conservación de la documentación de
sobre el sistema de archivos en la organización estas entidades.
pública.
Una vez definidos los formatos, para diligenciar en las
También fue de gran valor una parte de los formatos visitas, se procedió a establecer el contacto con las
utilizados por el Consejo Departamental de entidades, con el fin de que en este primer
Archivos para sus visitas de inspección. Estos acercamiento se realizarán reuniones para socializar
formatos nos permitieron identificar el grado de los alcances del proyecto y establecer las fechas para
aplicación de la normatividad anteriormente la agenda de actividades por cada una de las
mencionada. A continuación se encontrará un entidades. De 92 entidades programadas, 4 por
desglose de cada formato utilizado en la municipio, se lograron visitar 90, las 2 restantes
investigación; así como también algunos ítems entidades no recibieron el equipo de verificación.
básicos utilizados en cada uno de ellos.
Las fechas de visita se iniciaron el jueves 21 de enero
F-02 "Datos generales del Archivo"; en el cual se de 2010 en el Municipio de La Ceja y finalizaron el 16
identifica el archivo, la entidad a la cual pertenece y de abril de 2010 en el Municipio de San Rafael. Los
sus aspectos administrativos. tiempos oscilaron entre 1 y 2 días de actividades, en
esto influyó el tiempo de desplazamiento (entre 30
F-03 "Lista de verificación de manejo de minutos y 6 horas). Un total de 43% de los
comunicaciones oficiales"; amparado en el Acuerdo municipios, se visitaron en un día, y el 57% se
060 de 2001 del AGN, (unidad de correspondencia) visitaron en dos días. Es importante resaltar que en
y en el Decreto 2150 de 1995 (ventanilla única). algunos de los municipios se brindó capacitación a los
funcionarios públicos, sobre el manejo de archivos de
F-04 "Encuesta para la verificación de aplicación de gestión en temas como Tablas de Retención
la Tabla de Retención Documental"; que recoge Documental y manejo de comunicaciones oficiales a
información acerca de: la información general sobre municipios como: El Peñol, La Unión, Sonsón,
el acto de aprobación de la TRD, capacitación a los Marinilla, El Santuario, San Rafael, Granada, Cocorná
empleados para la aplicación de las TRD, y San Francisco, para un total del 39.13 % de
organización de los archivos de gestión, las municipios capacitados.
transferencias, la disposición final y la evaluación de
la aplicación de la T.R.D. Una vez realizada cada visita y aplicados los formatos,
se procedió a analizar los datos recolectados en las
F-05 "Lista de verificación de condiciones de entrevistas, los cuales se complementaron con el
archivo": servicios y áreas del archivo, procesos diálogo establecido con los funcionarios encargados
8
de los archivos. Es importante recalcar que los en Alcaldías y Hospitales. Los campos que de este
funcionarios entrevistados siempre estuvieron formato se seleccionaron fueron: existencia de la
prestos a brindar información. Continuando con el oficina de correspondencia, campos utilizados en los
proceso, se realizó un primer informe de hallazgos y controles de comunicaciones, facilidades de acceso
diagnóstico, para cada entidad, en él se clasificaron para el público y para discapacitados en particular. Así
las evidencias encontradas en los hallazgos en mismo, tipos de soportes centralizados,
categorías como CUMPLIMIENTOS, consecutivos de actos administrativos y
INCUMPLIMIENTOS e INCUMPLIMIENTOS procedimientos documentados para el
POTENCIALES, según el estado de cada uno de los funcionamiento de la Unidad de Correspondencia.
archivos, además de estar acompañados estos
informes de las respectivas recomendaciones y El F-04, inicialmente elaborado para verificar la
fotografías que evidenciaban los hallazgos. aplicación de la Tabla de Retención Documental; no
se diligenció debido a que en muy pocas
Las anteriores categorías se constituyeron en los organizaciones se aplicaba y no se vio factible evaluar
referentes cualitativos a partir de los cuales, se este punto a un número reducido de entidades y de
presentaron los consolidados evaluados por manera implícita, ya se había establecido el nivel de
formato, tema que se ampliará más adelante. aplicación de las TRD.
Luego de terminadas las visitas y enviados los Con respecto a la verificación de las condiciones de
hallazgos y sus respectivas recomendaciones, se archivo, F-05, este formato permitió establecer las
consolidó la información recolectada de las 90 condiciones a las que estaba expuesta la
entidades, sustrayendo los campos de mayor documentación. Entre estas se encontraron: el
importancia en cada uno de los formatos aplicados y servicio de consulta, la ubicación de la sala de
omitiendo otros de carácter informativo y poco consulta, la vigilancia, el procedimiento para la
relevante para el análisis posterior. Se necesitaba consulta, la capacidad de los depósitos, las
concentrar la información, arrojada por cada condiciones de las unidades de instalación y de
entidad, en la tabulación por cada uno de los conservación, el tipo de estantería, la disposición de
formatos, en aras de consolidar los resultados e la documentación en documentos textuales, los
iniciar el respectivo análisis. expedientes, las unidades de conservación para
planos, los CD, los diskettes e información en
El formato F-02, relacionado con la identificación de diferentes soportes, la seguridad en los depósitos de
los datos generales del archivo, se aplicó a Alcaldías y archivo, la existencia de detector de incendios, la
Hospitales. De este se tabularon los siguientes vigencia de los extintores, las salidas de emergencia,
datos: categoría del municipio, el número de los ductos de aguas y conductos de energía, las fechas
depósitos con que contaba la entidad para extremas de la documentación, la disposición de los
almacenar y conservar su documentación, el cargo documentos en la unidad de conservación,
que ocupa el responsable del archivo y a qué respetando el orden natural y principio de
dependencia pertenece dentro de la entidad, su procedencia, la conformación de archivos de
lugar dentro del organigrama, el cargo de la persona acuerdo al ciclo vital, la pérdida de documentación y
encargada, dedicación de tiempo de estos la presencia de hongos e insectos en los depósitos y
funcionarios a las actividades de archivo y en la documentación.
conformación de Comité de Archivo dentro de la
entidad. Como se mencionó anteriormente, a los Concejos y
a las Personerías se les aplicó un formato especial
El F-03 "Lista de verificación de manejo de donde se consolidaron datos como: el tipo de
comunicaciones oficiales"; amparado en el Acuerdo registro de comunicaciones recibidas y enviadas, el
060 de 2001 del AGN, que regula la conformación, estado de la TRD, el servicio de consulta, la
manejo y responsabilidad en cuanto a las unidades de normalización de formatos, el orden natural, la
correspondencia de cada entidad, particularmente numeración de los actos administrativos, las
9
condiciones de seguridad, las unidades de políticas por parte de los entes reguladores, para
instalación y de conservación. determinar actividades a nivel regional en aras del
Nos enfrentamos entonces a cómo proponer un mejoramiento de los archivos en las regiones.
sistema de evaluación que nos permitiera, Las tablas mostradas a continuación permiten
dependiendo del hallazgo en los distintos formatos, identificar cada uno de los factores, con su respectivo
reunir esta información y proceder a establecer cuál valor posible, en el desempeño de cada entidad. Los
era el nivel aplicación de la norma en cada una de las campos marcados con asterisco (*) fueron solo de
dependencias por municipio. Básicamente consistía tipo estadístico y no influyeron en el resultado de
en interpretar esta información cualitativa y cada entidad. La tablas presentan los asuntos por
expresarla de forma cuantitativa. La intención de cada formato aplicado a la entidad respectiva, en ellas
esta manera de presentar las fortalezas y debilidades se especifica el valor de cumplimiento (VC) y el valor
de los sistemas de organización de los archivos es total máximo posible por cada formato (Total VMP).
que los todos aquellos implicados establezcan
puntos de referencia frente a otros municipios con
respecto a sus archivos 4 .
Se procedió entonces a unificar los asuntos,

tomados en cuenta para los hallazgos,
determinando una cantidad estándar por cada
entidad así: 14 hallazgos para Alcaldías, 12 para
Hospitales, 13 para Personerías y 12 para Concejos.
Estos hallazgos tuvieron incidencia directa en la
valoración del desempeño de cada entidad. Así
como otra serie de asuntos puntuales, tales como:
TRD, TVD, Inventarios Documentales, aplicación
del Acuerdo O60, las condiciones de
almacenamiento, el personal capacitado, la
existencia y funcionamiento de Comité de Archivo y
Consejo Municipal de Archivos, que se agruparon en
un formato denominado "Avance de desempeño
archivístico" y se desarrollaron en los demás
formatos y en los hallazgos mismos. Con el fin de
medir y comparar el desempeño que tuvo cada
entidad, se analizó la información de cada formato
tabulado y se asignó un valor a los datos en cada uno
de los campos, entre 0 y 5, según el nivel de
cumplimiento. Se buscaba entonces convertir un
valor cualitativo en cuantitativo y expresarlo en
números que equivaldrían a la realidad encontrada
en los hallazgos.
La realidad abre el panorama para la evaluación de

los sistemas de archivos, para la determinación de
4 En este sentido la intención de este trabajo es establecer
referentes que permitan identificar los puntos más vulnerables

y susceptibles de mejorar en cada una de las entidades y porque
no ver las posibles soluciones bajo una óptica regional. http://archivisticaoriente.blogspot.com
10
TABLA 1 ALCALDÍAS-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO
FORMATO/ASUNTO VC TOTAL
VMP
F02 Categoría Municipal * 15
Número de depósitos de archivo *
Archivo reflejado en el organigrama institucional 5
Existencia del cargo Jefe de Archivo en la entidad 5
Dedicación tiempo completo a las actividades de archivo del funcionario responsable *
Cargo ocupado por el responsable archivo *
Dependencia a la cual se inscribe el Archivo *
Cantidad de personas que laboran en el archivo *
Conformación del Comité de Archivo 5
Fecha y acto administrativo de creación del Comité de Archivo *
F03 Existencia y operatividad de Unidad de Correspondencia 5 105
Facilidad de acceso para el público a la Unidad de Correspondencia 5
Facilidad de acceso para el público con limitaciones físicas a la Unidad de Correspondencia 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte papel 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte fax 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte correo electrónico 5
Registro de comunicaciones despachadas con campos número de radicado, fecha, destinatario, nombre del 30
remitente, asunto, anexos(5 puntos por campo)
Registro de comunicaciones recibidas con campos número de radicado, fecha, nombre del remitente, 40
dependencia competente, funcionario responsable, asunto, anexos, tiempo de respuesta (5 puntos por
campo)
Proceso de manejo de comunicaciones documentado 5
F05 Servicio de consulta 5 85
Sala de consulta, separada de los depósitos 5
Vigilancia de la sala de consulta 5
Proceso documentado para el servicio de la consulta 5
Espacios suficientes para depósito 5
Utilización de estantería metálica *
Utilización de estantería de madera *
Utilización de estantería rodante *
Detector de incendios *
Extintores 5
Ausencia de bajantes a la vista de tuberías en los depósitos de archivo 5
Ausencia de conductos de energía en los depósitos de archivo 5
Fechas extremas de la documentación *
Unidades de conservación adecuadas para documentación textual 5
Unidades de instalación adecuadas para documentación textual 5
Orden natural en expedientes, legajos o carpetas 5
Documentación en estantería, ninguna en el piso 5
Existencia del Archivo Central 5
Existencia del Archivo Histórico 5
Ausencia de Fondos Acumulados 5
Pérdida de documentación *
Ausencia de insectos 5
Ausencia de hongos 5
Tabla de Retención Documental 5 40
Tabla de Valoración Documental 5
DESEMPEÑO
AVANCE DE
Inventarios documentales 5
Cumplimiento del acuerdo A.G.N. 060.2001 5
Condiciones de almacenamiento 5
Personal capacitado a cargo de archivos 5
Conformación Consejo Municipal de Archivos 5
11
TABLA 2 HOSPITALES-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO
FORMATO/ASUNTO VC TOTAL
VMP
F02 Archivo reflejado en el organigrama institucional 5 20
Dedicación tiempo completo a las actividades de archivo del funcionario responsable 5
Cargo ocupado por el responsable archivo *
Existencia de un responsable para el Archivo Clínico 5
Cantidad de personas que laboran en el archivo *
F03 Existencia y operatividad de Unidad de Correspondencia 5 105
Facilidad de acceso para el público a la Unidad de Correspondencia 5
Facilidad de acceso para el público con limitaciones físicas a la Unidad de Correspondencia 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte papel 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte fax 5
Centralización de recepción de Comunicaciones en soporte correo electrónico 5
Registro de comunicaciones despachadas con campos número de radicado, fecha, destinatario, nombre del 30
remitente, asunto, anexos (5 puntos por campo)
Registro de comunicaciones recibidas con campos número de radicado, fecha, nombre del remitente, 40
dependencia competente, funcionario responsable, asunto, anexos, tiempo de respuesta (5 puntos por
campo)
Proceso de manejo de comunicaciones documentado 5
F05 Servicio de consulta 5 95
Sala de consulta, separada de los depósitos 5
Vigilancia de la sala de consulta 5
Proceso documentado para el servicio de la consulta 5
Espacios suficientes para depósito 5
Utilización de estantería metálica *
Utilización de estantería de madera *
Utilización de estantería rodante *
Detector de incendios 5
Extintores 5
Ausencia de bajantes a la vista de tuberías en los depósitos de archivo 5
Ausencia de conductos de energía en los depósitos de archivo 5
Unidades de conservación adecuadas para documentación textual 5
Unidades de instalación adecuadas para documentación textual 5
Orden natural en expedientes, legajos o carpetas 5
Documentación en estantería, ninguna en el piso 5
Existencia del Archivo Central 5
Existencia del Archivo Histórico 5
Ausencia de Fondos Acumulados 5
Pérdida de documentación *
Ausencia de insectos 5
Ausencia de roedores 5
Ausencia de hongos 5
Tabla de Valoración Documental 5
DESEMPEÑO
AVANCE DE
Inventarios documentales 5
Cumplimiento del acuerdo A.G.N. 060 -2001 5
Condiciones de almacenamiento 5
Personal capacitado a cargo de archivos 5
12
TABLA 3 CONCEJOS-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO

FORMATO ASUNTO VC TOTAL
VMP
F6 Cargo ocupado por el responsable archivo * 55
Registro de comunicaciones oficiales enviadas 5
Registro de comunicaciones oficiales recibidas 5
Tabla de Retención Documental aplicada, evidenciada en archivos de gestión 5
Servicio de consulta 5
Producción normalizada de documentos 5
Numeración de actos administrativos 5
Unidades de instalación adecuadas 5
Unidades de conservación adecuadas 5
Consecutivo de actas 5
Consecutivo de resoluciones 5
Seguridad de información 5
AVANCE DE
DESEMPEÑO Tabla de Valoración Documental aplicada 5
Inventarios documentales para todo el archivo 5
Cumplimiento del acuerdo A.G.N. 060 - 2001 5
Condiciones de almacenamiento adecuadas 5
TABLA 4 PERSONERÍAS-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO

FORMATO ASUNTO VC TOTAL
VMP
F6 Cargo ocupado por el responsable archivo * 45
Registro de comunicaciones oficiales enviadas 5
Registro de comunicaciones oficiales recibidas 5
Tabla de Retención Documental aplicada, evidenciada en archivos de gestión 5
Servicio de consulta 5
Producción normalizada de documentos 5
Numeración de actos administrativos 5
Unidades de instalación adecuadas 5
Unidades de conservación adecuadas 5
Consecutivo de resoluciones 5
AVANCE DE Tabla de Retención Documental 5 25
DESEMPEÑO Tabla de Valoración Documental aplicada 5
Inventarios documentales para todo el archivo 5
Cumplimiento del acuerdo A.G.N. 060 - 2001 5
Condiciones de almacenamiento adecuadas 5
13
Después de asignar los valores, se sumó cada uno de los campos para obtener un resultado total por formato, que se
representó en porcentajes de la puntuación total de la entidad, distribuido de la siguiente manera:
TABLA 5 5 : SISTEMA DE PUNTUACIÓN PARA ALCALDÍAS Y HOSPITALES
ALCALDÍA HOSPITAL
Resultado Final
Resultado Final
Total Incidencia
Total Incidencia
Incidencia en
Incidencia en
Valor máximo
Valor máximo
posible
posible
en %
en %
FORMATO
6
F-02 15 10 1.5 20 10 2
7 105 15 15.8 105 15 10.5
F-03
8 85 25 21.3 95 25 23.8
F-05
AVANCE DE DESEMPEÑO 40 50 20 35 50 17.5

ARCHIVÍSTICO 9
TOTAL 245 100 58.5 255 100 53.8
TABLA 6:10 SISTEMA DE PUNTUACIÓN CONCEJOS Y PERSONERÍAS

Resultado Final
Resultado Final
Total Incidencia
Total Incidencia
Incidencia en
Incidencia en
Valor máximo
Valor máximo
posible
posible
en %
en %
FORMATO
F-06 55 40 22 45 40 18
AVANCE DE DESEMPEÑO
ARCHIVÍSTICO 25 60 15 25 60 15
TOTAL 80 100 37 70 100 33
5 La Tabla 5 hace referencia a los valores máximos que cada entidad, donde se aplicaron el mayor número de formatos, se muestra el valor
máximo que podía obtener cada una por cada Asunto -Formato- en la columna Valor Máximo Posible, cada uno de los cuales incidía de acuerdo a
su importancia en un porcentaje del puntaje final, como se muestra en la columna Incidencia en resultado final. En la Fila Total se muestra la
sumatoria de los valores netos de cada formato, y el resultado máximo después de ponderar su incidencia, quedando los resultados de la siguiente
manera: 58.5 puntos máximos para Alcaldías y 53.8 puntos para Hospitales.
6 -02 Datos generales del Archivo
7 F-03 Verificación del manejo de comunicaciones oficiales
8 F-05 Verificación de condiciones de conservación y almacenamiento
9 El Avance de desempeño archivístico hace referencia a los puntos más importantes extractados de la aplicación de cada formato
10 La Tabla 6 hace referencia a los valores máximos de cada entidad donde se aplico el F-06, se muestra el valor máximo que podía obtener cada
una por cada Asunto-Formato- en la columna Valor Máximo Posible, cada uno de los cuales incidía de acuerdo a su importancia en un porcentaje
del puntaje final, como se muestra en la columna Incidencia en resultado final. En la Fila Total se muestra la sumatoria de los valores netos de cada
formato y el resultado máximo después de ponderar su incidencia, quedando los resultados de la siguiente manera: 37 puntos máximos para
Concejos y 33 puntos para Personerías. http://archivisticaoriente.blogspot.com
14
A fin de que los resultados finales de cada entidad y por La población objetivo del proyecto era 23
ende de cada municipio fuera lo más coherente municipios; las cuatro entidades principales que
posible con la realidad encontrada, se determinó que conforman la Administración Municipal, por lo que el
los hallazgos mencionados en los informes entregados desempeño de cada una influyó en el resultado de la
a las Organizaciones Públicas, incidieran sobre los gestión archivística del municipio. Esto permitió la
puntajes totales -anteriormente descritos en las categorización de los municipios de acuerdo a los
Tablas 5 y 6 de la siguiente manera: al total de puntos resultados obtenidos.
posibles que cada entidad podría obtener, se dio un Es importante anotar, que a lo largo del proyecto, se
punto extra por cada CUMPLIMIENTO en los realizaron una serie de actividades que tenían como
hallazgos, lo que dejaría los resultados máximos objetivo difundir los avances y resultados del
posibles de la siguiente manera: proyecto, listadas a continuación:
TABLA 711: ORGANIZACIONES PÚBLICAS MUNICIPALES-
PUNTUACIÓN MÁXIMA POSIBLE Circular informativa sobre el inicio y alcances del
proyecto y comunicación a cada municipio
PERSONERÍAS
CONCEJOS
anunciando la visita, fueron la primera forma de

ALCALDÍA
HOSPITAL
ENTIDAD dar a conocer la ejecución del mismo entre la

población objeto.
POSIBLE MUNICIPIO
Difusión y presentación del proyecto ante el

TOTAL POSIBLE 58.5 53.8 37 33
Consejo Departamental de Archivos, realizada
el miércoles 21 de enero de 2010.
En cada una de la visitas en la reunión de
CUMPLIMIENTOS
apertura ante el Consejo Municipal de Archivos,

NÚMERO
POSIBLES
14 12 12 13 o reunión de representantes de las entidades se

explicó también el alcance y objetivos del
proyecto.
Difusión en la Escuela Interamericana de
TOTAL 72.5 65.8 49 46 233.3 Bibliotecología, ante la comunidad académica,
realizada el 16 de marzo de 2010.
Los asuntos12 estimados en los hallazgos no siempre se Creación y actualización del Blog,
presentaron como cumplimientos para subir el http://archivisticaoriente.blogspot.com donde
resultado de cada entidad, por lo que los se ha colgado información general del proyecto
incumplimientos potenciales bajaron en medio punto y fotos de las visitas.
la puntuación y los incumplimientos en un punto cada Envío de correo electrónico con presentación
uno. del proyecto adjunta a los Consejos
Departamentales de Archivos del país.
El resultado final de cada una de las entidades se Entrega del informe de visita a cada institución y
expresó en porcentaje de cumplimiento, es decir, el de la totalidad de los informes de cada municipio
valor que representaba el puntaje final de cada al Alcalde como cabeza del Sistema Municipal de
entidad, sobre el valor posible. Archivos y presidente del Consejo Municipal de
Archivos.
Socialización de resultados del proyecto y
11
En esta tabla se encuentra el resultado total de cada entidad capacitación general sobre las acciones a
después de sumarle el máximo de cumplimientos que se esperaban formular en los planes de mejoramiento en el
encontrar, y el resultado que cada municipio podía alcanzar, manejo archivístico de las entidades, realizada el
resultado que corresponde a la sumatoria del desempeño de cada
una de las entidades principales de la Administración Municipal. día 25 de junio, en las instalaciones del Auditorio
12 Los asuntos varían según las características de cada entidad, estos del Hospital Regional San Juan de Dios del
se evidenciarán en los capítulos donde se analizan los resultados municipio de Rionegro.
por cada una y el consolidado de los municipios. Entrega de 300 ejemplares del informe general
de resultados.
15
3. Diagnóstico Alcaldías Municipales A continuación se expresa de manera gráfica la

composición de la región bajo esta característica.13
del Oriente Antioqueño
3.1 Diagnóstico General de Alcaldías 13 Categorización de los distritos y municipios según el artículo 6
de la Ley 136 de 1.994. Los distritos y municipios se clasificarán
Según la ley 594 de 2000, el objetivo esencial de los atendiendo a su población e ingresos corrientes de libre
destinación, así:
archivos es el de disponer de la documentación Categoría especial. Todos aquellos distritos o municipios con
organizada, de tal forma que la información población superior o igual a los quinientos mil uno (500.001)
institucional sea recuperable para su uso en la habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre destinación
administración, como un derecho de los ciudadanos anuales superen cuatrocientos mil (400.000) salarios mínimos
legales mensuales.
y como fuente de la historia. Primera categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
población comprendida entre cien mil uno (100.001) y
En Colombia como en cualquier otro país, los quinientos mil (500.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes
archivos hacen suyos los fines del Estado, en lo de libre destinación anuales sean superiores a cien mil (100.000) y
referente al servicio a la comunidad, en la garantía hasta de cuatrocientos mil (400.000) salarios mínimos legales
mensuales.
de la efectividad de los principios, derechos y Segunda categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
deberes consagrados en la Constitución, facilitando población comprendida entre cincuenta mil uno (50.001) y cien
la participación de la comunidad y el control mil (100.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre
ciudadano. destinación anuales sean superiores a cincuenta mil (50.000) y
hasta de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales.
Tercera categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
En este orden de ideas y tomando la concepción de población comprendida entre treinta mil uno (30.001) y
archivo como memoria de las comunidades, se cincuenta mil (50.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de
abordó como objeto de estudio y análisis los libre destinación anuales sean superiores a treinta mil (30.000) y
archivos municipales, acervos documentales del hasta de cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales
mensuales.
Estado a nivel municipal, de cuyas condiciones Cuarta categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
actuales depende directamente la gestión de la población comprendida entre veinte mil uno (20.001) y treinta
información para la entidad misma y para la mil (30.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre
ciudadanía del municipio. destinación anuales, sean superiores a veinticinco mil (25.000) y
hasta de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales.
Quinta categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
Seleccionamos para este caso de estudio población comprendida entre diez mil uno (10.001) y veinte mil
archivístico a los municipios agrupados en la región (20.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre
Oriente del Departamento de Antioquia. destinación anuales, sean superiores a quince mil (15.000) y hasta
Municipios de variadas características, cercanos y veinticinco mil (25.000) salarios mínimos legales mensuales.
Sexta categoría. Todos aquellos distritos o municipios con
lejanos de la capital antioqueña, marcados por población igual o inferior a diez mil (10.000) habitantes y con
sutiles diferencias económicas y condiciones de ingresos corrientes de libre destinación anuales, no superiores a
desarrollo social, es una región completamente quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales.
diversa, estudiada en este caso por un elemento
común: el estado de sus archivos y la aplicación de la
normatividad que regula el funcionamiento de éstas
unidades de información.
Para las indagatorias se ha recurrido a una realidad

administrativa. Se parte entonces de establecer que
en la subregión del Oriente de Antioquia, hay 23
municipios, cuyos niveles administrativos se pueden
establecer bajo un primer referente: la categoría
municipal .
16
A continuación se expresa de manera grafica la La dedicación de tiempo del funcionario encargado,

composición14 de la región bajo esta característica. no es más alentadora, solo el 83% se dedican tiempo
completo a las funciones archivísticas. La cantidad de
personal que labora en los archivos de las alcaldías
Gráfico 1: Categorización 2010 oscila entre 1 y 8 personas. En promedio trabajan dos
Municipios del Oriente Antioqueño personas en cada archivo, en el 48% sólo hay un
funcionario, 22% con dos funcionarios y el 30%
Segunda Quinta Sexta restante laboran entre 3 y 8 personas. El espacio
4% físico es igualmente un punto neurálgico, el 22% de
9% las alcaldías tienen más de dos depósitos para la
custodia y aplicación de procesos archivísticos, lo
que indica que el 78% restante con un solo depósito
presenta problemas de espacio y hacinamiento de la
87% documentación.
Con respecto al manejo de comunicaciones oficiales,

se comprobó que en el 70 % de las entidades existe
una oficina de correspondencia, dándose así
Como el gráfico lo indica, el Oriente Antioqueño se cumplimiento a este aspecto estipulado en el
encuentra conformado en un 87% por municipios Acuerdo 060 de 2001. El restante 30% no cuenta
de categoría sexta. con estas oficinas integradas a los programas de
gestión documental de las entidades. A lo anterior
Después del análisis respecto de la importancia de habría que agregarle que en el 100% de las alcaldías,
los archivos para la Administración Pública se las unidades de correspondencia centralizan las
presentan los resultados encontrados en las 23 comunicaciones en soporte papel, el soporte Fax en
Alcaldías de la Subregión, logrados después de la un 78%, y el 17% de estas oficinas los correos
realización de las visitas de campo y verificación de electrónicos, lo cual puede explicarse por múltiples
aplicación de normatividad. factores, entre éstos, se encuentran dificultades para
el manejo de medios electrónicos y que aún no se
El desempeño Archivístico de cada una de las tiene la conciencia que los documentos electrónicos,
Organizaciones Públicas depende directamente de son documentos de archivo con plena validez pese a
la atención que la administración preste a esta la política de gobierno electrónico en marcha en el
actividad transversal, a las funciones misionales del país.
sector público y de cualquier organización. Este
desempeño se hace evidente en aspectos Un aspecto tan importante como la radicación de
fundamentales como la aparición del archivo en el comunicaciones oficiales, que tiene por principio el
organigrama institucional; de las 23 organizaciones velar por la transparencia de la actuación
públicas estudiadas sólo en el 57% de los archivos se administrativa, se comporta de la siguiente manera:
reflejan en los organigramas de sus instituciones, los el 4% de las alcaldías no radican, con respecto al
cargos de los responsables y se distribuyen así: 96% que sí lo hacen. El 78% pasó satisfactoriamente
auxiliares administrativos en su mayoría, al revisar el cumplimiento de los registros de
correspondiente al 65%; en segundo lugar 18% comunicaciones; el restante 22% tiene aspectos
técnico, el 9% contratistas, profesionales y para mejorar en cuanto a este tema.
auxiliares de archivo 4% cada uno.
Los acervos documentales y su contenido
informativo deben contar con las condiciones
14 Datos Oficiales del Departamento administrativo de
especiales mínimas de almacenamiento y
Planeación de la Gobernación de Antioquia, Categoría Municipal
2010. conservación, estas al igual que otros temas previstos
17
en la legislación archivística colombiana, fueron podría afirmar que el 100% de los municipios cuentan
verificadas en las organizaciones: estado de con "archivo central", cuyas funciones no se cumplen
depósitos, condiciones de unidades de instalación y a cabalidad, es decir, no se ha normalizado el ciclo vital
de conservación. Partiendo del espacio para los del documento, el cual se ve reflejado en los
volúmenes de documentación respectivos de cada siguientes datos: sólo el 9% de los municipios han
alcaldía, en el 57% son suficientes, lo que indica que identificado y conformado el archivo histórico de la
en el 43% restante las organizaciones tienen entidad, lo que significa que el 91% restante tiene
problemas de espacio a la hora de almacenar y identificada la documentación de valor histórico no la
recibir transferencias, hecho que afecta al sistema ha constituido propiamente como archivo histórico.
de archivos de las entidades y genera saturación en A este hecho se añade que el 70% de las alcaldías
los archivos de gestión. tengan fondos acumulados, documentación
almacenada sin tratamiento archivístico alguno.
Los ahora depósitos de archivo fueron construidos
con otros propósitos, hecho que dificulta, pero no Con respecto a la afectación de los archivos, en
hace imposible garantizar que éstos se encuentren asuntos como la pérdida de documentación se
en buen estado. Al respecto, en una escala de presentan múltiples causas, en su orden se
valoración de dichos espacios que pueden ir de detectaron tomas guerrilleras 17%, incendio 13%,
malas condiciones, regulares, buenas y excelentes, traslado 9%, inundación, negligencia y quema con un
se distribuyen así: 17%, 35%, 35% y 13% 4% cada uno. El restante 49% de las alcaldías,
respectivamente. Solo tres de las alcaldías visitadas, manifestaron no haber tenido pérdida alguna en sus
presentaron evidencia suficiente para calificar sus fondos documentales.
espacios como excelentes, previa conciencia de las
limitaciones propias. A esto se sumó la presencia de 3.2 Consolidado de Hallazgos en las 23
elementos como tuberías de aguas negras
expuestas, que pueden producir inundaciones y
Alcaldías
humedades en las paredes de los depósitos e Luego de aplicados los cuatro formatos y después de
instalaciones eléctricas en mal estado, que pueden verificar las condiciones mínimas del archivo en
generar incendios. El 22% y 74% de los espacios aspectos relacionados directamente con el
destinados a archivos, están con potencial riesgo en cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001, el Decreto
este sentido respectivamente. 4124 de 2004, las condiciones de almacenamiento,
los depósitos y el cumplimiento de otros elementos;
En conjunto con los locales de archivo, se presentan se procedió a sintetizar algunos asuntos específicos
elementos que afectan en mayor grado la de especial interés y relevancia. Se construyó un
conservación de la documentación: unidades de gráfico con consolidados que permitiera elaborar la
instalación y de conservación. Respecto de los tabla que se presenta a continuación con dichas
primeros, los estantes metálicos hacen mayor tendencias expresadas en porcentaje por municipio.
presencia en un 96%, el 4% de las entidades no
tienen este tipo de unidades, seguido por los de
madera utilizada en 52%, y sin presencia en el 48%
y los estantes rodantes en menor proporción
utilizados en un 35%, 65% de las alcaldías no hacen
uso de ellos. A pesar de la presencia de estantería en
el 57% de las alcaldías, se ven obligados a ubicar
documentación en el piso y en muchos casos sin
ninguna protección entre los documentos y el suelo.
La conformación de archivos en las entidades se

presenta distribuida de la siguiente manera: se
18
TABLA 8 : ALCALDÍAS-CONSOLIDADO DE HALLAZGOS
Hallazgo16 Porcentaje 17
Incumplimientos
Incumplimiento
Incumplimiento
Incumplimiento
Cumplimiento
Porcentaje de
Porcentaje de
Cumplimiento
Asunto15
Porcentaje de
potencial
Potencial
Total
Conformación del Comité de Archivo 23 0 0 23 100,0 0,0 0,0

Conformación de Consejo Municipal de Archivos 22 0 1 23 95,7 0,0 4,3
Principio de Procedencia 16 0 7 23 69,6 0,0 30,4
Acuerdo 060 de 2001 14 4 5 23 60,9 17,4 21,7
Unidades de Instalación 12 3 8 23 52,2 13,0 34,8
Numeración de Actos Administrativos 9 2 12 23 39,1 8,7 52,2
Principio de Orden Natural 9 0 14 23 39,1 0,0 60,9
Condiciones de Depósitos 8 4 11 23 34,8 17,4 47,8
Unidades de Conservación 8 0 15 23 34,8 0,0 65,2
Historias Laborales, Circular 4 de 2003 6 3 14 23 26,1 13,0 60,9
Conformación de Archivos-Ciclo Vital del Documento 5 1 17 23 21,7 4,3 73,9
Tabla de Retención Documental 4 0 19 23 17,4 0,0 82,6
Formato Único de Inventario Documental 3 0 20 23 13,0 0,0 87,0
Tabla de Valoración Documental 1 21 1 23 4,3 91,3 4,3
Según la cantidad de cumplimientos que mostró cada uno de los asuntos, de mayor a menor, se presentaron los
asuntos en la Tabla. Es de interés el hecho que en la región el 100% de las alcaldías han conformado su Comité de
Archivo y el 95,7% el Consejo Municipal de Archivos y que a pesar de ello, los archivos de las entidades no evidencien
en la mayoría de los casos una gestión de dichas instancias, lo que puede llevar a concluir que muchos de ellos no han
pasado aún de la conformación simbólica a la actividad efectiva y que es perentorio que se cambie la forma de asumir
estas instancias de asesoría y decisión archivística.
El cumplimiento de los principios archivísticos de procedencia y orden original, arrojaron los siguientes resultados: el
primero se presenta con un cumplimiento del 69.6%, mientras que el segundo se hace efectivo en un 39.1%. Estas
cifras nos sugiere no tanto un desorden en los trámites que dan origen a las unidades documentales, sino mas bien
dificultades en la aplicación de procesos básicos, como el archivado de los asuntos o series respetando el orden
cronológico ascendente y en la ausencia de políticas archivísticas claras en las instituciones al respecto, o incluso en la
asimilación de ésta por los productores de documentos y encargados de los archivos de gestión.
15 Estos 14 asuntos sintetizados en la tabla, fueron extractados a partir de la aplicación de las cuatro encuestas diferentes en las 23 alcaldías del
Oriente Antioqueño.
16 Los hallazgos encontrados en las alcaldías se clasificaron en: cumplimiento cuando demostraban un desempeño acorde a lo exigido en la norma
o llenaban los requisitos de cada asunto; incumplimientos potenciales se refieren a que si bien en el momento de la visita no se registró como un
incumplimiento no se encontró la evidencia suficiente de un buen desempeño, e incumplimientos donde definitivamente el asunto verificado no
estaba presente en el sistema de archivo de la entidad.
17 El porcentaje representa la cantidad de hallazgos sobre la cantidad total posible, sobre 23 alcaldías analizadas.
19
Las unidades de instalación y de conservación, así 3.3 Consolidado de Desempeño Archivístico
como los depósitos, son determinantes para las
condiciones físicas de la documentación. Luego de
de Alcaldías
observar todo tipo de estanterías, cajas y carpetas Una vez realizada la visita a cada una de los 23
en los cuales se almacena en las alcaldías, se llegó a municipios del Oriente Antioqueño, de haber
los siguientes resultados: el 52.2% cumple con las elaborado y enviado a cada una de las alcaldías un
unidades de instalación adecuadas y el 34.8% con primer informe de hallazgos de la visita, donde se
las de conservación y solo en el 17.4% de los resaltaban los aspectos positivos y a mejorar en su
depósitos son apropiados. Es alarmante que estas gestión archivística, se procedió a seleccionar de cada
cifras no superen la mitad de Alcaldías analizadas, y uno de los formatos aplicados los ítems más
las que si lo hacen, sólo superan este estimativo en representativos; a cada uno de ellos se asigno un valor
dos 2 puntos. cuantitativo, que pudiera representar el valor
cualitativo que se encontró en cada archivo y que
La Tabla de Retención Documental, instrumento de permitiera realizar un comparativo del desempeño
racionalización de la producción documental e de cada una de las alcaldías de los municipios del
institucionalización del ciclo vital del documento en Oriente Antioqueño. Se consolidaron los resultados
las entidades, aparece ubicada en duodécimo lugar, de cada uno de los formatos, asignando a cada
10 años después de que por ley las entidades del formato un porcentaje sobre el valor final así:
Estado se vieran obligadas a su elaboración, en el
Oriente Antioqueño solo el 17.4% de las alcaldías, TABLA 9: SISTEMA DE PUNTUACIÓN ALCALDÍAS
es decir, 4 de ellas, tienen las Tablas aprobadas, VALOR VALOR DE
FORMATO INCIDENCIA EN EL
aplicadas y con seguimiento como lo establece la MÁXIMO
CONSOLIDADO
CUMPLIMIENTO PORCENTAJE FINAL
norma, el restante 82.6% reportaron un
incumplimiento. Se hace necesario aclarar el Formato 02:
aspectos
porcentaje de incumplimientos subdividido así: Administrativos 15 10%
TRD en proceso (Encuestas, elaboradas, en espera del Archivo
Formato 03:
de aprobación o iniciando aplicación) este grupo
Manejo de
representa el 65% de los incumplimientos, el Comunicaciones
restante 17% de las alcaldías definitivamente no Oficiales y
llevan el más mínimo avance al respecto. Se espera cumplimiento del
Acuerdo 060 de 105 15%
que el número de alcaldías que ha iniciado el
2001
proceso, lo termine satisfactoriamente y pase a
Formato 05:
formar parte de los cumplimientos. Condiciones de
conservación 85 25%
Para terminar el consolidado de hallazgos, es en archivos
necesario mencionar los niveles de implementación Avance en
de inventarios documentales, que no solo juegan el gestión
archivística 40 50%
papel de control sobre la documentación, si no que en alcaldía
también se convierten en un instrumento de
TOTAL: 245 TOTAL: 100%
recuperación de la información. Tres de las 23
alcaldías han implementado el Formato Único de Una vez realizado este proceso, teniendo la
Inventario Documental regulado por el Acuerdo puntuación porcentual y habiendo determinado con
AGN 038 de 2002, éstas representan el 13%, el anterioridad el número de cumplimientos,
87% complementario no lo ha implementado. Las incumplimientos potenciales e incumplimientos en
Tablas de Valoración documental, cuya elaboración cada una de las alcaldías, se decidió sumar un punto al
involucra una etapa de inventario, quedan ubicadas resultado obtenido por cada cumplimiento, restar
en el último lugar del consolidado, solo el 4%, una medio punto por cada incumplimiento potencial y
alcaldía las ha elaborado y aplicado. restar un punto por cada incumplimiento; para la
20
objetividad del resultado era necesario tener en cuenta todas las evidencias de la gestión archivística de las alcaldías. De
esta manera entonces,se construyó la siguiente tabla:
TABLA 10: ALCALDÍAS-CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO
VALORES POSIBLES 18 15 105 85 40.0 245.0 1.5 15.8 21.3 20.0 58.5 14 0 0 72.5 100.0
FORMATO 02 10%
INCUMPLIMIENTO
FORMATO 05 25%
FORMATO 03 15%
INCUMPLIMIENTOS
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
CONSOLIDADO
CALIFICACIÓN
FORMATO 03 20
DESEMPEÑO
FORMATO 0521
FORMATO 02 19
DESEMPEÑO
POTENCIAL
AVANCE 50%
TOTAL
ALCALDÍA
AVANCE 22
TOTAL
EL SANTUARIO 10 105 80 40.0 235.0 1 15.8 20.0 20.0 56.8 14 0 0 70.8 97.6
SAN VICENTE FERRER 10 60 75 32.5 177.5 1 9.0 18.8 16.3 45.0 10 1 3 51.5 71.0
EL CARMEN DE VIBORAL 15 80 65 28.0 188.0 1.5 12.0 16.3 14.0 43.8 9 3 2 49.3 67.9
RIONEGRO 5 90 65 23.0 183.0 0.5 13.5 16.3 11.5 41.8 10 1 3 48.3 66.6
GUATAPÉ 15 95 75 28.8 213.8 1.5 14.3 18.8 14.4 48.9 6 1 7 47.4 65.3
GUARNE 15 50 65 27.9 157.9 1.5 7.5 16.3 14.0 39.2 10 1 3 45.7 63.0
ALEJANDRIA 10 70 65 28.3 173.3 1 10.5 16.3 14.2 41.9 7 1 6 42.4 58.5
MARINILLA 10 80 50 29.7 169.7 1 12.0 12.5 14.8 40.3 6 2 6 39.3 54.2
LA UNION 5 100 50 19.6 174.6 0.5 15.0 12.5 9.8 37.8 6 1 7 36.3 50.1
LA CEJA DEL TAMBO 10 85 55 25.8 175.8 1 12.8 13.8 12.9 40.4 4 3 7 35.9 49.5
SAN RAFAEL 10 90 35 12.5 147.5 1 13.5 8.8 6.3 29.5 7 3 4 31.0 42.8
SONSÓN 5 70 40 22.9 137.9 0.5 10.5 10.0 11.5 32.5 6 1 7 31.0 42.7
ARGELIA 10 60 45 20.8 135.8 1 9.0 11.3 10.4 31.7 6 1 7 30.2 41.6
EL RETIRO 15 75 35 25.0 150.0 1.5 11.3 8.8 12.5 34.0 4 2 8 29.0 40.0
NARIÑO 10 80 45 21.7 156.7 1 12.0 11.3 10.8 35.1 2 5 7 27.6 38.0
CONCEPCION 10 45 60 17.1 132.1 1 6.8 15.0 8.5 31.3 5 0 9 27.3 37.6
SAN CARLOS 10 75 40 18.8 143.8 1 11.3 10.0 9.4 31.6 4 3 7 27.1 37.4
SAN FRANCISCO 5 45 45 13.8 108.8 0.5 6.8 11.3 6.9 25.4 7 1 6 25.9 35.7
GRANADA 5 95 30 17.5 147.5 0.5 14.3 7.5 8.8 31.0 3 2 9 24.0 33.1
ABEJORRAL 5 50 30 17.1 102.1 0.5 7.5 7.5 8.5 24.0 6 1 7 22.5 31.1
SAN LUIS 5 70 30 19.6 124.6 0.5 10.5 7.5 9.8 28.3 3 2 9 21.3 29.4
EL PEÑOL 5 65 20 16.3 106.3 0.5 9.8 5.0 8.1 23.4 3 2 9 16.4 22.6
COCORNA 5 75 10 11.3 101.3 0.5 11.3 2.5 5.6 19.9 2 1 11 10.4 14.3
PROM DESEMPEÑOS23 8.9 74.3 48.3 22.5 154.0 0.9 11.2 12.1 11.3 35.4 6.1 1.7 6.3 34.4 47.4
18 En esta fila se hace mención a los valores máximos que darían un desempeño ideal para las alcaldías, si se cumplieran cada uno de los asuntos
observados. Cada uno de los asuntos podría tener un máximo de cinco puntos, la suma de los campos da como resultado el total de desempeño en
cada uno de los formatos o asuntos.
19 Este formato hace referencia a los aspectos administrativos del archivo y en él se observaron la existencia del archivo en el organigrama de la
entidad, cargo, formación y dedicación de tiempo del responsable del archivo.

20 El formato 03 fue el utilizado para la verificación del manejo de comunicaciones oficiales, de éste se valoraron la existencia de la unidad de
correspondencia, la facilidad de acceso para el público en general y discapacitado, los registros de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas y
la existencia de un procedimiento para el trámite de comunicaciones.
21 Formato de verificación de condiciones de depósitos, de este formato se tomaron especialmente las condiciones físicas y de seguridad de los
depósitos, su suficiencia para la documentación existente, las condiciones de las unidades de instalación y de conservación, la existencia de
extintores adecuados o por lo menos vigentes, la existencia de espacios para los archivos central e histórico de las entidades, la existencia de
fondos acumulados, la pérdida de documentación.
22 Es el consolidado de los aspectos más importantes de los formatos, donde se consigan los valores asignados a la existencia y cumplimiento de:
Tabla de Retención Documental, Tabla de Valoración Documental, manejo de inventarios documentales, cumplimiento del Acuerdo 060,
condiciones generales de almacenamiento, capacitación del personal de archivo, existencia de Comité de Archivo y del Consejo Municipal de
Archivos que es responsabilidad de las Alcaldías.
23 Corresponde al nivel promedio que arrojaron los resultados de la tabulación.
21
De esta manera se observa que la alcaldía con mayor desempeño fue la del Municipio de El Santuario, logrando 235 de
245 puntos posibles tras la suma de cada uno de los Asuntos (formatos) valorados, tras obtener la calificación total
obtuvo un puntaje de 56.8 de un total posible de 58.5, este municipio fue el único de los 23 visitados donde su Alcaldía
no presentó ningún incumplimiento en los 12 Asuntos 24 evaluados. El Santuario obtuvo en total un desempeño
consolidado de 70.8 puntos, lo que representa un porcentaje del 97.6% de desempeño favorable, es decir la gestión
archivística de la alcaldía de este municipio, es la mejor del Oriente Antiqueño.
Revisando los demás resultados se observa que el promedio de desempeño de las alcaldías (Valor Máximo 72.5), es de
34.4 puntos, en porcentaje el promedio no alcanza el 50% del valor total esperado, de 23 municipios sólo las alcaldías
de El Santuario, San Vicente Ferrer, El Carmen de Víboral, Rionegro, Guatapé, Guarne, Alejandría, Marinilla, La Unión
y la Ceja del Tambo pasan la media (47.4%) de desempeño; 10 de 23 alcaldías.
Gráfico 2: Desempeño Archivístico Alcaldías Oriente Antiqueño

porcentaje de cumplimiento
97.6
71.0
67.9
66.6
65.3
63.0
58.5
54.2
50.1
49.5
42.8
42.7
41.6
40.0
38.0
37.4
37.6
35.7
33.1
31.1
29.4
22.6
14.3
EL SANTUARIO
SAN VICENTE FERRER
EL CARMEN DE VIBORAL
RIONEGRO
GUATAPÉ
GUARNE
ALEJANDRIA
MARINILLA
LA UNION
LA CEJA DEL TAMBO
SAN RAFAEL
SONSÓN
ARGELIA
EL RETIRO
NARIÑO
CONCEPCION
SAN CARLOS
SAN FRANCISCO
GRANADA
ABEJORRAL
SAN LUIS
EL PEÑOL
COCORNA
La escala de resultados se aclara con el gráfico anterior, sin embargo es necesario explicar cómo quedan ubicadas las
alcaldías de los municipios, una vez se clasifican en subgrupos, de acuerdo a su categoría municipal:
Municipios de segunda categoría: Rionegro es el único de la población estudiada que pertenece a segunda
categoría, quedó ubicado sobre el promedio de la región en alcaldías superándolo por 19.2 puntos.
Municipios de quinta categoría: El Retiro y Marinilla, quedan divididos por el promedio, el primero 7.4 puntos por
debajo, el segundo 6.8 puntos sobre el promedio.
Municipios de Sexta Categoría: los restantes 20 municipios, de ellos 8 registran desempeño por encima del
promedio, los 12 restantes quedan por debajo. Los tres mejores desempeños son de municipios de esta
categoría.
24 Véase consolidado de Hallazgos http://archivisticaoriente.blogspot.com

22
4. Diagnóstico Hospitales Municipales del Oriente Antioqueño
4.1 Diagnóstico General de Hospitales

El compromiso social de los hospitales de proteger la salud al cumplir con sus funciones misionales, depende no
solamente de prestar un servicio oportuno y eficaz al paciente, sino también de brindarle la información necesaria como
derecho de todo ciudadano. Es por esto, que los archivos clínicos se convierten en parte fundamental del servicio de
salud que debe prestar dicha entidad, con los niveles de seguridad y privacidad adecuados.
Dentro de la archivística, la Historia Clínica es considerada como una serie documental de carácter privado y acceso
reservado que contiene toda la información que se produce sobre la atención y condiciones de salud de una persona que
ha sido atendida en una entidad de salud. Su gestión corresponde a los equipos de salud, profesionales, técnicos y
auxiliares que tiene la responsabilidad de darle un tratamiento óptimo y adecuado.
En las entidades de salud, no se produce sólo documentación de tipo clínico, sino también documentación
administrativa, correspondiente a Actos Administrativos (como acuerdos de Junta Directiva y Resoluciones),
facturación, pedidos de farmacia, de almacén y otro tipo de documentación que de igual manera tiene valor dentro de la
entidad y que debe conservarse sobre soporte legal de la función que realizan.
23
Atendiendo a las funciones propias del hospital y de instrumento del archivo, en tres de los hospitales:
la importancia que representa tener sus archivos Guarne, Concepción y San Carlos.
organizados, el siguiente análisis muestra cómo ha
sido acogida la normatividad archivística y el nivel de 2. Las unidades de instalación, hacen referencia al
aplicación en los 23 hospitales del oriente tipo de estantería utilizada para disponer la
antioqueño. documentación. Se observaron estantes de madera y
metálicos, estado de la estantería y cantidad. Se
A continuación, se hará un análisis de aspectos encontró 16 hospitales con unidades de instalación
como: unidad de correspondencia, unidades de adecuadas en el archivo, 3 con instalaciones regulares
instalación, archivo clínico, conformación del comité y 4 hospitales con instalaciones en malas condiciones.
de archivo, aplicación del principio de procedencia y
orden original, unidades de conservación, 3. Dando cumplimiento a la Resolución 1995 de 1999
condiciones de depósitos, custodia y organización en cuanto al manejo de las Historias Clínicas, se
de historias laborales, aplicación del Formato Único detectaron hospitales que aplicaban la norma en
de Inventario Documental, Tablas de Retención cuanto a la organización de estas por número de
Documental, Tablas de Valoración Documental y documento de identidad y las condiciones locativas y
conformación del archivo de acuerdo al ciclo vital. de seguridad a las cuales estaban expuestas. 15 de los
hospitales, dan cumplimiento a la norma, 6 cumplen
1. Con la instauración del Acuerdo N° 060 de 2001 con la organización de acuerdo al documento de
se dieron a conocer las pautas para la identidad del paciente, pero no cuentan con unidades
normalización de procedimientos tendientes al locativas adecuadas o suficientes y 2 incumplen
manejo, envío y recepción de comunicaciones ambos aspectos.
oficiales. En cuanto al diligenciamiento de planillas de
envío y despacho de correspondencia, 4. Tras confrontar la conformación y operatividad de
normalización de formatos para la producción los Comités de Archivo en los hospitales de los 23
documental y revisión de consecutivos, se encontró municipios, se encontró que el 65% de Hospitales,
que el porcentaje de cumplimiento oscila entre 65% tienen conformado el comité de archivo y 35%
y 100%, donde se destaca el municipio de restante no lo tienen conformado. Cabe destacar
Concepción, que de acuerdo al valor asignado a cada que no se tuvo en cuenta la operatividad de los
uno de los ítems que representaban 105 puntos comités archivo, de acuerdo a los resultados
posibles, obtuvo como resultado 100, que indica obtenidos, se puede deducir que su trabajo no ha sido
grado de cumplimiento del Acuerdo 060. el más constante, dentro de las funciones como
comité, se le designa velar por el patrimonio
Cabe anotar que 21 hospitales centralizan las documental de la entidad a la cual pertenecen. Se
comunicaciones en papel, 19 las comunicaciones encontraron fondos acumulados sin intervenir, que
que llegan vía fax y 6 los correos electrónicos. En deben ser tema de discusión del Comité de Archivo.
cuanto a las planillas de envío de correspondencia,
los campos que más utilizan son: fecha, destinatario, 5. Tener la documentación organizada, es una de las
remitente, asunto y anexos; el número de radicado tareas más importantes a ejecutar en el archivo.
sólo lo utilizan 6 de los hospitales. Las planillas de Brindar un servicio eficiente al usuario debe
recibo de correspondencia contienen datos como: convertirse en la razón de ser del archivo, es por esto
número de radicado, fecha, remitente, dependencia que su organización debe respetar los principios de
competente, funcionario responsable, asunto, procedencia (de acuerdo a la oficina productora) y
anexos y tiempo de respuesta, entre 16 y 23 orden original (ordenación cronológica). En 12 de los
hospitales los diligencian. hospitales, la organización documental respeta los
dos principios, en 2 hospitales cumplen el principio
La descripción del procedimiento de de procedencia, pero no el principio de orden
Comunicaciones Oficiales, está inscrito ya sea en original y en 9 hospitales hay fondos acumulados, por
procedimiento de Gestión de Calidad o como lo tanto no cumplen con ninguno de los dos
24
principios. documentos, se pudo observar el proceso y el punto
en que se encuentra en los 23 hospitales del Oriente
6. Se encontraron unidades de conservación como Antioqueño.
cajas de archivo, cajas industriales de medicamentos,
AZ, legajos y carpetas. En 12 de los hospitales se De acuerdo con las etapas de elaboración y
utilizan cajas y carpetas adecuadas para archivo, 2 aprobación de las Tablas de Retención Documental,
hospitales utilizan carpetas, pero no cajas de archivo el resultado es diverso en estas entidades. Se
y 9 hospitales, no poseen unidades de conservación. encontraron hospitales que no han iniciado el
proceso; hospitales que las tienen elaboradas, en
proceso de elaboración, aprobadas, en aprobación y
7. Las condiciones de depósito, son también parte aplicadas. Para los efectos de diagnóstico, dichos
indispensable cuando se habla de la preservación estados de la Tabla de Retención, fueron identificados
documental de una organización. Debe tenerse en en 3 grupos: 1. Aplicadas o en actualización, 2. En
cuenta que las condiciones de depósito, no hacen proceso y 3. Sin elaboración.
referencia sólo a instalaciones, sino también a
condiciones de humedad, ventilación, aireación, De acuerdo a los tres grupos expuestos, 3 de los
limpieza y presencia de hongos o insectos que hospitales están en el primer grupo, 2 de los
inciden en deterioro de los documentos. hospitales las tienen elaboradas, pero no aprobadas y
por consiguiente sin aplicar y 18 hospitales que no han
Las condiciones de almacenamiento, para efectos de iniciado el proceso.
este diagnóstico se calificaron como malas, buenas,
regulares y excelentes, con los siguientes resultados: 11. Es de resaltar que en ninguno de los hospitales, se
a la cabeza las condiciones de almacenamiento han elaborado Tablas de Valoración Documental. Se
regulares con un 39%, seguida por un 31% de destaca la conformación de un Archivo Histórico en el
condiciones buenas, 17% para condiciones de Hospital del Municipio de Concepción.
almacenamiento malas y 13% para condiciones
excelentes. Otros aspectos que hacen referencia al archivo, son
destacados de la siguiente forma: el 61% de las
8. La Circular 4 de 2003, estipula los lineamientos de personas encargadas del archivo son auxiliares
ordenación para las historias laborales. A pesar de administrativos, el siguiente grupo corresponde a un
haber pasado 7 años de entrar en vigencia, no es muy porcentaje del 13% de hospitales que no tienen
conocida. En los 23 hospitales esta documentación personal encargado del archivo, otro porcentaje
se encontraba en un lugar de acceso restringido y a corresponde a contratistas y auxiliares de archivo con
cargo de una persona. Sólo en 4 hospitales conocían un 9% cada uno y el 4% restante pertenece a
la circular y cumplían con todos los requerimientos: secretarias, el 4% de los archivos está a cargo del
ordenación, foliación, hoja de control e inventarios; administrador. Además se puede concluir que el
en 8 hospitales cumplían con algunos de los personal encargado del archivo oscila entre 1 y 3
requerimientos y en 11 la desconocían totalmente. personas, en muchos casos adelantando tanto
funciones de archivo administrativo, archivo clínico y
9. Teniendo en cuenta el nivel de organización de los funciones administrativas como facturación o
archivos en los hospitales, es relevante la poca recepción.
presencia de inventarios documentales y
especialmente de la utilización del Formato Único 4.2 Consolidado de Hallazgos en los 23
de Inventario Documental, representado sólo en
9% del cumplimiento y en un 91% de Hospitales
incumplimiento. A continuación se reflejan los asuntos analizados en la
totalidad de los hospitales, ubicados en la tabla por el
10. La aplicación de las Tablas de Retención número de entidades que evidenciaron
Documental, como base fundamental para la cumplimiento, de mayor a menor.
normalización del trámite y disposición final de los
25
TABLA 11: HOSPITALES-CONSOLIDADO DE HALLAZGOS
Hallazgo 26 Porcentaje 27
Incumplimientos
Incumplimiento
Incumplimiento
Incumplimiento
Porcentaje de
Cumplimiento
Porcentaje de
Cumplimiento
Porcentaje de
potencial
Potencial
25
ASUNTO
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 16 5 2 70 22 9
UNIDADES DE INSTALACIÓN 16 3 4 70 13 17
ARCHIVO CLÍNICO 15 6 2 65 26 9
COMITÉ DE ARCHIVO 15 0 8 65 0 35
PRINCIPIOS PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL 12 2 9 52 9 39
UNIDADES DE CONSERVACIÓN 12 2 9 52 9 39
CONDICIONES DE DEPÓSITOS 11 4 8 48 17 35
HISTORIAS LABORALES 4 8 11 17 35 48
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO 4 0 19 17 0 83
TRD 3 2 18 13 9 78
ARCHIVO DE ACUERDO AL CICLO VITAL 1 0 22 4 0 96
TVD 0 23 0 0 100 0
PROMEDIO 13,86 3,14 6,00 60,25 13,66 26,09
La tabla 11 indica el nivel de cumplimiento por asunto. En primer lugar en grado de cumplimiento se encuentra la unidad
de correspondencia y unidades de instalación con el 70% de los hospitales. En un segundo lugar, aparece el archivo
clínico y la conformación del Comité de Archivo con un porcentaje del 65%. En el orden y bajo el nivel de cumplimiento
promedio siguen la ordenación de la documentación de acuerdo a los principios archivísticos y las unidades de
conservación, representados en 12 hospitales. Los demás temas presentan los niveles de incumplimientos más altos, las
historias laborales con 19 hospitales entre incumplimiento e incumplimientos potenciales, el Formato Único de
Inventario Documental con la misma cifra, las TRD representadas en un 78% de incumplimiento, la conformación del
archivo de acuerdo al ciclo vital del documental con un 96% y el mayor grado de incumplimiento corresponde a la
elaboración de las TVD.
4.3 Consolidado de Desempeño Archivístico en Hospitales

Partiendo de la información obtenida en las visitas de campo a los 23 municipios del Oriente Antioqueño y habiendo
elaborado el respectivo informe para cada entidad, se consolidaron los resultados de los hallazgos tenidos en cuenta
para analizar el desempeño archivístico en hospitales, se asignó un porcentaje a cada formato sobre el valor final así:
TABLA 12 SISTEMA DE PUNTUACIÓN HOSPITALES
FORMATO CONSOLIDADO VALOR MÁXIMO VALOR DE INCIDENCIA EN EL
CUMPLIMIENTO PORCENTAJE FINAL
Formato 02: Aspectos Administrativos del Archivo 20 10%
Formato 03: Manejo de Comunicaciones Oficiales y
105 15%
cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001
Formato 05: Condiciones de Conservación en Archivos 95 25%
Avance en Gestión Archivística en Hospitales 35 50%
TOTAL 25.5 100%
25 Estos 12 asuntos sintetizados en el gráfico fueron extractados a partir de la aplicación de las cuatro encuestas diferentes en los 23 hospitales del
Oriente Antioqueño.
26 Los hallazgos encontrados en los hospitales se clasificaron en: cumplimiento cuando demostraban un desempeño acorde a lo exigido en la
norma o llenaban los requisitos de cada asunto; incumplimientos potenciales se refieren a que si bien en el momento de la visita no se registró
como un incumplimiento no se encontró la evidencia suficiente de un buen desempeño, e incumplimientos donde definitivamente el asunto
verificado no estaba presente en el sistema de archivos de la entidad.
27 El porcentaje representa la cantidad de hallazgos sobre la cantidad total posible, es decir sobre 23, número de hospitales analizadas.
26
TABLA 13 HOSPITALES-CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO
28
VALORES POSIBLES 15 105 85 40.0 245.0 1.5 15.8 21.3 20.0 58.5 14 0 0 72.5 100.0
CALIFICACIÓN
CONSOLIDADO
DE DESEMPEÑO
INCUMPLIMIENTO
INCUMPLIMIENTOS
31
CUMPLIMIENTO
29
FORMATO 02
AVANCE 50%
30
HOSPITALES
FORMATO 05
FORMATO 03
DESEMPEÑO
PORCENTAJE
FORMATO 03
FORMATO 02
FORMATO 05
POTENCIAL
TOTAL
32
AVANCE
15%
10%
25%
TOTAL
CONCEPCION 20 100 90 17,5 227,5 2 15 22,5 8,75 48,3 9 2 1 55,3 84,0
SAN VICENTE FERRER 20 80 75 30,0 205 2 12 18,7 15 47,8 8 2 2 52,8 80,2
LA CEJA DEL TAMBO 20 95 70 22,5 207,5 2 14,2 17,5 11,2 45,0 8 3 1 50,5 76,7
EL SANTUARIO 20 90 65 23,8 198,7 2 13,5 16,2 11,8 43,6 9 1 2 50,1 76,2
MARINILLA 20 70 55 22,1 167,0 2 10,5 13,7 11,0 37,3 9 1 2 43,8 66,6
EL CARMEN DE VIBORAL 15 95 60 13,8 183,7 1,5 14,2 15 6,87 37,6 7 1 4 40,1 61,0
SAN CARLOS 20 95 45 14,2 174,1 2 14,2 11,2 7,08 34,6 8 1 3 39,1 59,4
GUARNE 15 85 50 17,1 167,0 1,5 12,7 12,5 8,54 35,3 7 3 2 38,8 59,0
SAN RAFAEL 5 95 55 12,5 167,5 0,5 14,2 13,7 6,25 34,8 5 3 4 34,3 52,1
ABEJORRAL 15 65 55 17,1 152,0 1,5 9,75 13,7 8,54 33,5 5 5 2 34,0 51,7
ALEJANDRIA 15 85 40 12,5 152,5 1,5 12,7 10 6,25 30,5 7 3 2 34,0 51,7
LA UNION 15 95 40 13,3 163,3 1,5 14,2 10 6,66 32,4 5 5 2 32,9 50,0
SAN LUIS 15 95 40 12,9 162,9 1,5 14,2 10 6,45 32,2 2 4 6 26,2 39,8
ARGELIA 10 80 45 15,4 150,4 1 12 11,2 7,70 32,0 2 3 7 25,5 38,7
GRANADA 10 90 30 8,8 138,7 1 13,5 7,5 4,37 26,4 5 1 6 24,9 37,8
RIONEGRO 20 80 40 12,1 152,0 2 12 10 6,04 30,0 1 3 8 21,5 32,7
EL RETIRO 5 50 35 7,5 97,5 0,5 7,5 8,75 3,75 20,5 6 1 5 21,0 31,9
SAN FRANCISCO 10 85 35 9,2 139,1 1 12,7 8,75 4,58 27,1 2 2 8 20,1 30,5
NARIÑO 5 75 35 6,3 121,2 0,5 11,2 8,75 3,12 23,6 2 2 8 16,6 25,3
EL PEÑOL 10 45 20 15,8 90,8 1 6,75 5 7,91 20,7 3 1 8 15,2 23,0
SONSÓN 5 60 15 7,9 87,9 0,5 9 3,75 3,95 17,2 3 4 5 13,2 20,1
GUATAPÉ 5 75 30 7,5 117,5 0,5 11,2 7,5 3,75 23,0 0 2 10 12,0 18,2
COCORNA 15 25 30 8,3 78,3 1,5 3,75 7,5 4,16 16,9 2 1 9 9,4 14,3
PROM DESEMPEÑOS 33 13 78,70 45 14,2 152,3 1,3 11,8 11,4 7,13 31,7 5 2,3 4,6 30,92 46,99
28 En esta fila se hace mención a los valores máximos que darían un desempeño ideal para las alcaldías, si se cumplieran cada uno de los asuntos
observados. Cada uno de los asuntos podría tener un máximo de cinco puntos, la suma de los campos da como resultado el total de desempeño
en cada uno de los formatos o asuntos.
29 Este formato hace referencia a los aspectos administrativos del archivo y en él se observaron la existencia del archivo en el organigrama de la
entidad, cargo, formación y dedicación de tiempo del responsable del archivo.

30 El formato 03 fue el utilizado para la verificación del manejo de comunicaciones oficiales, de este se valoraron la existencia de la unidad de
correspondencia, la facilidad de acceso para el público en general y discapacitado, los registros de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas y
la existencia de un procedimiento para el trámite de comunicaciones.
31 Formato de verificación de condiciones de depósitos, de este formato se tomaron especialmente las condiciones físicas y de seguridad de los
depósitos, su suficiencia para la documentación existente, las condiciones de las unidades de instalación y de conservación, la existencia de
extintores adecuados o por lo menos vigentes, la existencia de espacios para los archivos central e histórico de las entidades, la existencia de
fondos acumulados, la perdida de documentación.
condiciones generales de almacenamiento, capacitación del personal de archivo, existencia del comité de archivo y del Consejo Municipal de
Archivos que es responsabilidad de las alcaldías.
33 El promedio desempeño indica el punto de corte promedio en cada uno de los resultados, por cada uno de los formatos analizados.
27
Una vez tabulada la información que arrojó el tabulación de la información, se puede concluir que el
diligenciamiento de formatos con las visitas de promedio de desempeño en hospitales es de
campos y de acuerdo el análisis de los datos, en 30.92%, de los cuales la ESE Hospital José María
primer lugar en cuanto al desempeño archivístico se Córdoba-Concepción, la ESE Hospital San Vicente-
encuentra la E.S.E Hospital José María Córdoba del San Vicente, la ESE Hospital de La Ceja-La Ceja del
Municipio de Concepción, con un consolidado de Tambo, la ESE Hospital San Juan de Dios-El Santuario,
desempeño del 55.3% de 72.5% posibles. Cabe la ESE Hospital San Juan de Dios-Marinilla, la ESE
destacar que el hospital del Municipio del Hospital San Juan de Dios-El Carmen de Viboral, la
Concepción, se destaca por tener conformado su ESE Hospital San Vicente de Paúl-San Carlos, la ESE
archivo histórico, por tener un archivo central en Hospital Nuestra Señora de la Candelaria-Guarne, la
condiciones adecuadas, por el buen manejo de las ESE Hospital Alonso María Giraldo-San Rafael, la ESE
comunicaciones oficiales y por el cumplimiento de Hospital San Juan de Dios-Abejorral, la ESE Hospital
otras actividades archivísticas que permitieron que Luis Felipe Arbeláez-Alejandría y la ESE Hospital San
se ubicara en el primer lugar. Roque de La Unión, están por encima del promedio,
correspondiente a 12 hospitales.
De acuerdo con los demás datos que arrojaron la
Gráfico 3: Desempeño Archivístico Hospitales Oriente

Antioqueño
84,0
80,2
76,7
76,2
66,6
61,0
59,4
59,0
51,7
52,1
51,7
50,0
39,8
38,7
37,8
32,7
31,9
30,5
25,3
23,0
20,1
18,2
14,3
CONCEPCION
SAN VICENTE FERRER
LA CEJA DEL TAMBO
EL SANTUARIO
MARINILLA
SAN CARLOS
GUARNE
SAN RAFAEL
ABEJORRAL
ALEJANDRIA
LA UNION
SAN LUIS
ARGELIA
GRANADA
RIONEGRO
EL RETIRO
SAN FRANCISCO
NARIÑO
EL PEÑOL
SONSÓN
GUATAPÉ
COCORNA
5. Diagnóstico Concejos Municipales del normatividad archivística en estas entidades,

Oriente Antioqueño mostrando el desempeño de los Concejos
Municipales.
5.1 Diagnóstico General Concejos Municipales
Los Concejos van ligados con el desarrollo
Una vez realizadas las visitas a los Concejos económico y social que se forja en los municipios y
Municipales del Oriente Antioqueño, se recopiló que sumado al papel de control político, determina la
información necesaria que permitiera obtener importancia de sus funciones. Entendiendo esto, se
resultados verídicos sobre la aplicación de la asocia también a la necesidad de aplicar los
28
procedimientos archivísticos a los documentos que Los resultados arrojados con respecto a la Tabla de
producen, como lo establece la Ley 594 del 2000 Retención Documental reflejó que en un 8.69% de
para institucionalizar la gestión documental dentro las entidades se encuentran aplicadas, el 34.78% se
de las entidades. encuentran en proceso de elaboración, aprobación y
aplicación y no se han iniciado el 56.53%, más de la
Tomando como referencia la normatividad mitad de las entidades visitadas.
archivística seleccionada para analizar el
desempeño y el buen funcionamiento de los El 100% de los Concejos prestan servicio de
archivos públicos de los Concejos Municipales, se consulta, tanto a usuarios internos como externos,
desarrollaron los puntos más importantes de la siendo éste, uno de los principales fines que posee los
norma, como: la capacitación del personal archivos como fuente de información.
encargado de los archivos, el manejo de
comunicaciones oficiales, la Tabla de Retención En cuanto al consecutivo de actas se encontró que el
Documental, el servicio de consulta, la creación 96% estaban ordenadas cronológicamente y el
formatos normalizados para la producción restante, 4% les faltaba firmas del responsable.
documental, la verificación de consecutivos en los
actos administrativos, el tipo de unidades de La ordenación y el consecutivo de las resoluciones es
instalación y conservación, la implementación del cumplida por el 48% de los Concejos y el 52% no lo
Formato Único de Inventario Documental y la Tabla hace, ya sea por falta de firmas, faltantes en la
de Valoración Documental. Estos son los numeración o por duplicidad de consecutivos.
porcentajes obtenidos:
Evaluando la seguridad en los depósitos, donde se
Se encontró que el 4% del personal encargado de custodia la información, se encontró que el 52.17%
los archivos son auxiliares Administrativas y el 96% tienen buenas condiciones, el 4.35% son regulares y
a cargo de las secretarias de los Concejos, lo el 43.48% no cumple con requerimientos necesarios
anterior determina que hay ausencia de personal para conservar adecuadamente la información y
capacitado para el manejo de archivos. evitar pérdida de ésta.
En cuanto al manejo de comunicaciones oficiales En la revisión de las unidades de instalación se detectó

recibidas, se obtuvo que el 48% aplican planillas de que el 82.60% no son adecuadas para almacenar
registro adecuadas, el 17% utilizan un libro documentación, el 8.70% son inadecuados debido a
radicador, que no cuenta con los campos que presentan deterioros en su infraestructura y
requeridos por el Acuerdo 060 de 2001, y el 35% pocas garantías ambientales, en un 8.70% no poseen
no ejercen control de las comunicaciones oficiales. unidades de instalación para los archivos.
Con respecto al control de las comunicaciones Con respecto a las unidades de conservación en los
enviadas se encontró que el 30% registran Concejos Municipales, el 35% tiene unidades de
debidamente los campos utilizados en las planillas, conservación adecuadas, así como el uso de cajas y
el 13% llevan un libro radicador con ausencia de carpetas; el porcentaje restante corresponde a los
campos establecidos por el acuerdo 060 del 2001 y que utilizan carpetas, legajos y AZ.
en el 57%, no utilizan registros de correspondencia
enviada. Para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Valoración Documental y la organización de fondos
Un aspecto tan importante como la normalización acumulados, se encontró que el 100% de estas
documental, desde su primera fase, la producción; entidades no se han acogido a los lineamientos
los formatos estandarizados, se observaron en el establecidos según el Acuerdo 002 de 2004. Así
53% de las entidades por encima del 47% que no mismo se halló que el 96% de las entidades no tienen
los tienen. en cuenta para la elaboración de Inventarios, el
29
Formato Único Documental como lo establece el Acuerdo 038 de 2002 y el 4% sí lo utiliza.
5.2 Consolidado de Hallazgos en los 23 Concejos Municipales
Los hallazgos que se valoraron en los 23 Concejos Municipales fueron clasificados en cumplimientos, incumplimientos
potenciales e incumplimientos de acuerdo al desempeño encontrado en cada entidad, para ello se representaron en la
siguiente tabla:
TABLA 14 CONCEJOS-CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

Incumplimientos
Incumplimientos
Incumplimiento
Cumplimientos
Incumplimiento
Porcentaje de
Porcentaje de
Cumplimiento
Porcentaje de
potenciales
Potencial
34
ASUNTO
NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 21 2 91,3 0,0 8,7

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 19 4 82,6 0,0 17,4
CONDICIONES DE DEPÓSITOS 19 4 82,6 0,0 17,4
UNIDADES DE CONSERVACIÓN 17 6 73,9 0,0 26,1
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL 16 7 69,6 0,0 30,4
UNIDADES DE INSTALACIÓN 16 7 69,6 0,0 30,4
COMITÉ DE ARCHIVO 12 11 52,2 0,0 47,8
MANEJO DE COMUNICACIONES 9 14 39,1 0,0 60,9
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 18 21,7 0,0 78,3
FORMACIÓN DE ARCHIVOS 5 18 21,7 0,0 78,3
INVENTARIO 2 21 8,7 0,0 91,3
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 23 0,0 100,0 0,0
La tabla anterior muestra los 12 asuntos; hallazgos resultado de 82.6%, uso de las unidades de
analizados en los 23 Concejos Municipales del conservación pertinente, con el 73.9%, respeto al
Oriente Antioqueño y los porcentajes obtenidos con principio de orden original con el 69.6% igualándose
la información recolectada. Estas cifras permiten en el mismo resultado con la dotación adecuada de
identificar los hallazgos con mayor grado de unidades de instalación, le continúa la conformación
cumplimiento e incumplimiento. del Comité de Archivo con el 52.2%, el 39.1%
cumple con el Acuerdo 060 que establece el manejo
A continuación se describen los hallazgos en orden de las comunicaciones oficiales.
de mayor a menor grado de cumplimiento.
Aspectos tan importantes como el cumplimiento de
Correcta numeración de actos administrativos la Tabla de Retención Documental, la conformación
representado en un porcentaje de 91.3%, seguido de archivos gestión, central e histórico y la utilización
por la aplicación del principio de procedencia y las del Formato Único de Inventario, como
condiciones adecuadas de los depósitos con igual instrumentos esenciales para el funcionamiento del
34 12 asuntos extractados después de la aplicación de cuatro encuestas diferentes en los 23 Concejos Municipales del Oriente Antioqueño.
35Los hallazgos encontrados en los Concejos se clasificaron en: cumplimiento cuando demostraban un desempeño acorde a lo exigido en la norma
incumplimiento no se encontró la evidencia suficiente de un buen de desempeño, e incumplimientos donde definitivamente el asunto verificado
no estaba presente en el sistema de archivos de la entidad.
36 El porcentaje representa la cantidad de hallazgos sobre la cantidad total posible, es decir sobre 23, número de Concejos analizados.
30
archivo, obtuvieron un porcentaje del 21.7%, del
21.7%, y del 8.7% respectivamente. En el último 5.3 Consolidado de Desempeño Archivístico
lugar encontramos la Tabla de Valoración de Concejos Municipales
Documental con un porcentaje de aplicación de
0.0%, lo que deja de manifiesto el nivel de
organización documental en el que se encuentran La tabla número 2 incluye los dos formatos que
los archivos de los Concejos. fueron evaluados, en ellos están consignados todos
los campos requeridos para verificar el desempeño
Las cifras encontradas nos permiten tener una idea de las entidades, en la aplicación de la norma
global de los asuntos normativos con mayor y menor archivística, donde nos define el valor máximo
nivel de aplicación, dentro de los archivos en los posible de cumplimiento y a qué porcentaje equivale
Concejos Municipales, reflejados en la organización cada formato, como se explicó en el sistema de
física y funcional de los documentos dentro de los calificación para Concejos en el capítulo de
depósitos de archivo. metodología.
TABLA 15 SISTEMA DE PUNTUACIÓN CONCEJOS
VALOR DE
FORMATO VALOR MÁXIMO INCIDENCIA EN EL
CONSOLIDADO CUMPLIMIENTO PORCENTAJE
FINAL
Formato 06: 55 40%

Cumplimiento de la ley
594 del 2000
Avance en gestión
archivística en el 25 60%
Concejo
La Tabla 16 es la suma de los formatos que se diligenciaron por cada entidad, que permitieron valorar el nivel de
desempeño de acuerdo a la aplicación de la normatividad archivística. A continuación se muestra el consolidado total de
desempeño de cada uno de los Concejos.
31
TABLA 16 CONCEJOS CONSOLIDADO ARCHIVÍSTICO DE DESEMPEÑO
37
VALORES POSIBLES 55 25 80 22,0 15,0 37 12 0 0 49,0 100%
INCUMPLIMIENTO
INCUMPLIMIENTO
FORMATO 06 40%
CONSOLIDADO DE
TOTALFORMATO
PORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
DESEMPEÑO
POTENCIAL
CALIFICACIÓN
DESEMPEÑO
FORMATO DE
FORMATO DE
AVANCE 60%
AVANCE 39
Nº 6 38
TOTAL
CONCEJO
MUNICIPALES
TOTAL
RIONEGRO 47,3 12,1 59,4 18,9 7,2 26,2 9 1 2 32,7 66,7
LA UNION 47,5 11,3 58,8 19,0 6,8 25,8 9 1 2 32,3 65,8
SAN VICENTE FERRER 40,0 15,0 55,0 16,0 9,0 25,0 9 1 2 31,5 64,3
ARGELIA 47,8 9,6 57,4 19,1 5,7 24,9 8 1 3 29,4 60,0
LA CEJA 47,5 12,5 60,0 19,0 7,5 26,5 7 1 4 29,0 59,2
GUATAPÉ 42,3 7,1 49,4 16,9 4,2 21,2 9 1 2 27,7 56,5
EL CARMEN DE VIBORAL 35,0 13,8 48,8 14,0 8,3 22,3 8 1 3 26,8 54,6
MARINILLA 38,7 9,2 47,8 15,5 5,5 21,0 8 1 3 25,5 52,0
EL SANTUARIO 37,7 5,4 43,1 15,1 3,2 18,3 9 1 2 24,8 50,6
SAN RAFAEL 37,0 5,0 42,0 14,8 3,0 17,8 8 1 3 22,3 45,5
SAN CARLOS 36,3 7,1 43,4 14,5 4,2 18,8 6 1 5 19,3 39,3
ALEJANDRIA 31,0 3,8 34,8 12,4 2,3 14,7 7 1 4 17,2 35,0
EL RETIRO 39,0 5,0 44,0 15,6 3,0 18,6 5 1 6 17,1 34,9
GUARNE 25,0 3,8 28,8 10,0 2,3 12,3 8 1 3 16,8 34,2
COCORNA 29,0 3,8 32,8 11,6 2,3 13,9 6 1 5 14,4 29,3
CONCEPCION 33,0 3,8 36,8 13,2 2,3 15,5 5 1 6 14,0 28,5
GRANADA 31,0 7,5 38,5 12,4 4,5 16,9 4 1 7 13,4 27,3
EL PEÑOL 29,0 3,8 32,8 11,6 2,3 13,9 5 1 6 12,4 25,2
SONSÓN 27,0 3,8 30,8 10,8 2,3 13,1 5 1 6 11,6 23,6
ABEJORRAL 35,0 2,5 37,5 14,0 1,5 15,5 3 1 8 10,0 20,4
SAN LUIS 33,0 5,0 38,0 13,2 3,0 16,2 2 1 9 8,7 17,8
SAN FRANCISCO 26,0 2,5 28,5 10,4 1,5 11,9 3 1 8 6,4 13,1
NARIÑO 32,0 2,5 34,5 12,8 1,5 14,3 1 1 10 4,8 9,8

40
PROMEDIO DESEMPEÑO 36,0 6,8 42,7 14,4 4,1 18,4 6 1 5 19,5 39,7
37 En esta fila se hace mención a los valores máximos que darían un desempeño ideal para los Concejos si se cumplieran cada uno de los asuntos
observados. Cada uno de los asuntos podría tener un máximo de cinco puntos, la suma de los campos da como resultado el total de desempeño en
cada uno de los formatos o asuntos.
38 El Formato 6 hace énfasis a los campos requeridos para verificar el grado de cumplimiento de la norma en la visita a cada una de las entidades,
que luego se formaron en información cuantitativa.

condiciones generales de almacenamiento, capacitación del personal de archivo, existencia del comité de archivo.
40 El promedio desempeño indica el punto de corte promedio en cada uno de los resultados, por cada uno de los formatos analizados.
32
Gráfico 4: Desempeño Archivístico Concejos

66,7 Municipales del Oriente Antioqueño
65,8
64,3
PORCENTAJE DE DESEMPEÑO
60,0
59,2
56,5
54,6
52,0
50,6
45,5
39,3
35,0
34,9
34,2
29,3
28,5
27,3
25,2
23,6
20,4
17,8
13,1
9,8
RIONEGRO
LA UNION
SAN VICENTE FERRER
ARGELIA
LA CEJA
GUATAPÉ
MARINILLA
EL SANTUARIO
SAN RAFAEL
SAN CARLOS
ALEJANDRIA
EL RETIRO
GUARNE
COCORNA
CONCEPCION
GRANADA
EL PEÑOL
SONSÓN
ABEJORRAL
SAN LUIS
SAN FRANCISCO
NARIÑO
6. Diagnóstico Personerías Municipales donde se observa la realidad de los archivos de 2141 de
las 23 personerías del Oriente Antioqueño. Para un
del Oriente Antioqueño mayor entendimiento de los resultados se enumeran
14 temas evaluados a lo largo de la verificación de la
6.1 Diagnostico General de Personerías aplicación de la norma.
En primer lugar entre los cargos del responsable del

Las personerías a nivel nacional tienen una archivo, se identificaron secretarias con el 67%,
importante tarea ante las administraciones públicas auxiliar 24% y personeros (as) con el 9%. Cabe
y aún más con la sociedad, ésto es velar por el mencionar que por ser la personería una entidad
cumplimiento y no violación de los derechos pequeña y que no genera recursos el cargo del
humanos de todos los individuos que hacen parte de responsable del archivo es del personero (a) y su
un grupo social en determinado espacio geográfico. auxiliar o secretaria.
Los archivos de estas entidades son de importante
interés para la sociedad, por la sensibilidad de los Para el registro de comunicaciones recibidas se
temas que manejan. encontró que el 24% utiliza planillas tal como lo dicta
el acuerdo 060 de 2003, el 14% utiliza libro
Con este proyecto de extensión, se refleja la radicador y el 62% no lleva ninguna clase de registro.
realidad documental de estas entidades,
encontrando resultados de todo tipo que evidencian
las carencias en aspectos archivísticos de estas 41
Se hace necesario aclarar que la población objetivo eran
entidades. inicialmente 23 Personerías, de las cuales 21 prestaron de
su disposición para el desarrollo y recolección de la
información del Proyecto de Extensión, dos de ellas:
A continuación se presentan los resultados finales Personerías Municipales de Nariño y Guatapé no
del proyecto sobre la aplicación de la normatividad y atendieron al equipo de visita.
33
En las comunicaciones enviadas solo el 5% utiliza no utiliza el Formato Único de Inventario
planillas, el 33% libro radicador y el 62% no lleva Documental, solo un 4% posee inventarios de los
registro alguno. documentos.
La Tabla de Retención Documental es uno de los Las condiciones de almacenamiento son un factor
temas en el cual se encontró un bajo desempeño, el determinante en la conservación documental, inciden
13% las tiene aplicadas, el 22% en proceso y el directamente en la durabilidad de los soportes y por
restante 65% no han tomado medidas al respecto. ende de la información, el 33% tiene condiciones
Este proceso es de obligatorio cumplimiento como adecuadas de almacenamiento, el 43% en regular
lo establece el art. 24 de la Ley 594 de 2000. estado y el 24% tienen malas condiciones.
El servicio de consulta reportó el mayor índice de La tabla que se muestra a continuación permite
cumplimiento con el 100% acorde a lo establecido describir de manera descendente el nivel de
en el derecho de acceso a la información, contenido desempeño de los hallazgos.
en la Constitución Política. Las personerías presentan un amplio cumplimiento
en el manejo de su documentación misional, de esta
La normalización de formatos es el primer paso para manera los procesos disciplinarios en cuanto a
la estandarización de la producción documental, se restricción en su acceso y confidencialidad presentan
halló que el 19% normaliza formatos de el 95.2 %, seguido del respeto de Principio de
producción documental y el 81% refleja falencias en Procedencia representado en el 66.7% de las
este aspecto. Personerías, con el 52.4% las condiciones de
depósito y la numeración de actos administrativos de
Para las unidades de instalación adecuadas se tomó manera adecuada.
como referencia, tener estantes metálicos en buen
estado, tomando en cuenta que el volumen El Principio de Orden Original con el 42.9%, la
documental para estas entidades no es alto, se conformación del comité de archivo sobrepasa el
obtuvo como resultado que el 76% cuenta promedio con el 38.1%, con este mismo valor
instalaciones adecuadas para almacenar los aparece el cumplimiento de las personerías en cuanto
documentos, el 24% conserva su documentación al manejo de las comunicaciones oficiales y tenencia
de forma inapropiada. de condiciones adecuadas.
El 90% de estas entidades posee unidades de
conservación adecuadas, el 10% no utiliza cajas o El promedio de cumplimiento de los asuntos
carpetas adecuadas para la documentación. analizados dio como resultado un valor de 38%, los
siguientes asuntos de manera preocupante se ubican
Las resoluciones tienen un adecuado manejo en un por debajo; inicia en las unidades de instalación con el
57% de las personerías y un 43% tiene falencias en 33.3%, los porcentajes de cumplimiento caen con un
la numeración de estos actos administrativos, sin la importante asunto para la gestión documental de las
justificación de faltantes o sin firmas de los entidades a un 14.3% que representa la aplicación de
responsables, es importante recordar la invalidez la tabla de Retención Documental, posteriormente se
legal del documento sin firmas. registran los inventarios y formación de archivos de
acuerdo al ciclo vital del documento con un 13.6% y
En el 100% de las personerías no se evidencia un 9.5% de cumplimiento respectivamente.
elaboración de Tablas de Valoración Documental, ni
conformación de documentación de tipo histórico En las personerías al igual que en el resto de las
lo que pone en riesgo la preservación del patrimonio entidades estudiadas en este proyecto, la Tabla de
documental y memoria institucional. Asociado a ello Valoración Documental presentan incumplimiento
se desconoce el contenido documental de los total, el 100%.
fondos, esto se refleja que el 96% de las personerías
34
6.2 Consolidado de Hallazgos en 21 Personerías
TABLA 17 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS PERSONERÍAS

Incumplimientos
Incumplimientos
Incumplimiento
Cumplimientos
Incumplimiento
Porcentaje de
Porcentaje de
Cumplimiento
Porcentaje de
potenciales
42
Potencial
ASUNTO
PROCESOS DISCIPLINARIOS 20 1 95,2 0 4,8

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 14 7 66,7 0 33,3
CONDICIONES DE DEPÓSITOS 11 10 52,4 0 47,6
NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 11 10 52,4 0 47,6
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL 9 12 42,9 0 57,1
COMITÉ DE ARCHIVO 8 13 38,1 0 61,9
MANEJO DE COMUNICACIONES 8 13 38,1 0 61,9
UNIDADES DE CONSERVACION 8 13 38,1 0 61,9
UNIDADES DE INSTALACION 7 14 33,3 0 66,7
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3 18 14,3 0 85,7
INVENTARIO DOCUMENTAL 3 19 13,6 0 86,4
FORMACIÓN DE ARCHIVOS 2 19 9,5 0 90,5
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 21 0,0 100 0,0
6.3 Consolidado de Desempeño Archivístico de Personerías
TABLA 18 SISTEMA DE PUNTUACIÓN PERSONERÍAS
FORMATO CONSOLIDADO VALOR MÁXIMO CUMPLIMIENTO VALOR DE INCIDENCIA EN EL

PORCENTAJE FINAL
Formato 06: Cumplimiento de la ley 594 45 40%

del 2000
Avance en gestión archivística en la 25 60%

Personería
La tabla número 18 muestra el valor de cada formato y su respectivo porcentaje, para la obtención de los valores de
puntuación de desempeño.
42 13 asuntos extractados después de la aplicación de cuatro encuestas diferentes en las 21 Personerías Municipales del Oriente Antioqueño.
43Los hallazgos encontrados en las personerías clasificación en: cumplimiento cuando demostraban un desempeño acorde a lo exigido en la norma
incumplimiento no se encontró la evidencia suficiente de un buen desempeño, e incumplimientos donde definitivamente el asunto verificado no
estaba presente en el sistema de archivos de la entidad.
44 El porcentaje representa la cantidad de hallazgos sobre la cantidad total posible, es decir, sobre 21 número de personerías analizadas.
35
A continuación se muestran los resultados obtenidos y el lugar que ocupa cada entidad, teniendo en cuenta el grado de
desempeño.
TABLA 19 PERSONERÍAS-CONSOLIDADO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO

45 46
VALORES POSIBLES 45 25 70 18,0 15,0 33,0 13 46,0 100%
INCUMPLIMIENTO
INCUMPLIMIENTO
CUMPLIMIENTO
FORMATO Nº 6
POTENCIAL
DESEMPEÑO47
FORMATO DE
PORCENTAJE
PORCENTAJE
PORCENTAJE
FORMATO 6
DE AVANCE
FORMATO
PERSONERÍAS AVANCE
POSIBLE
TOTAL
TOTAL 48
TOTAL
SAN VICENTE FERRER 38 20 58 15,2 12,0 27,2 10 1 2 34,7 75,4

GUARNE 40 15 55 16,0 9,0 25,0 11 1 1 34,5 75,0
EL CARMEN DE VIBORAL 30 18 48 12,0 10,8 22,8 9 1 3 28,3 61,5
ALEJANDRIA 34 10 44 13,6 6,0 19,6 8 1 4 23,1 50,2
RIONEGRO 37,9 8,33 46,19 15,1 5,0 20,1 7 1 5 21,64 47,0
LA UNION 25 2,5 27,5 10,0 1,5 11,5 9 0 4 16,5 35,9
LA CEJA 25,6 5 30,58 10,2 3,0 13,2 7 1 5 14,73 32,0
EL RETIRO 19 8,75 27,75 7,6 5,3 12,9 6 1 6 12,35 26,8
EL PEÑOL 24 2,5 26,5 9,6 1,5 11,1 5 1 7 8,6 18,7
SONSÓN 14 1,25 15,25 5,6 0,8 6,4 7 1 5 7,85 17,1
MARINILLA 20 1,25 21,25 8,0 0,8 8,8 5 1 7 6,25 13,6
ABEJORRAL 22 2,5 24,5 8,8 1,5 10,3 4 1 8 5,8 12,6
SAN RAFAEL 27 3,75 30,75 10,8 2,3 13,1 1 1 11 2,55 5,5
SAN CARLOS 15 4,58 19,58 6,0 2,7 8,7 3 1 9 2,248 4,9
CONCEPCION 23 1,25 24,25 9,2 0,8 10,0 2 1 10 1,45 3,2
GRANADA 14 2,5 16,5 5,6 1,5 7,1 3 1 9 0,6 1,3
ARGELIA 22 2,5 24,5 8,8 1,5 10,3 1 1 11 -0,2 -0,4
SAN LUIS 14 3,75 17,75 5,6 2,3 7,9 2 1 10 -0,65 -1,4
EL SANTUARIO 14 2,5 16,5 5,6 1,5 7,1 2 1 10 -1,4 -3,0
SAN FRANCISCO 14 2,5 16,5 5,6 1,5 7,1 1 1 11 -3,4 -7,4
COCORNA 15 1,25 16,25 6,0 0,8 6,8 1 1 11 -3,75 -8,2
PROMEDIO 21,2 5,203 26,4 8,5 3,1 11,6 4,5 0,9 6,5 9,207 20,0
45 Los valores posibles dan cuenta del valor máximo de puntaje a que debería llegar cada entidad.
46 El nivel máximo dentro del cual la entidad debe sobrepasar, para obtener un buen desempeño de la aplicación de la norma.
47 En este campo se presentan valores negativos, debido a los bajos niveles de desempeño y altos niveles de incumplimiento, hecho que hizo
posible obtener resultados negativos de las Personerías.

48 Los puntajes obtenidos en el porcentaje del desempeño obtenido en los dos formatos y el número de cumplimientos en los hallazgos,
determina el lugar que ocupa cada entidad y el valor real de los resultados.
36
Gráfico 5: Desempeño Archivístico

Personerías Oriente Antioqueño
PORCENTAJE DE DESEMPEÑO
75,4
75,0
61,5
50,2
47,0
35,9
32,0
26,8
18,7
17,1
13,6
12,6
5,5
4,9
3,2
1,3
-0,4
-1,4
-3,0
-7,4
-8,2
ALEJANDRIA
SAN RAFAEL
SAN VICENTE FERRER
GUARNE
RIONEGRO
LA UNION
LA CEJA
EL RETIRO
EL PEÑOL
SONSÓN
MARINILLA
ABEJORRAL
SAN CARLOS
CONCEPCION
GRANADA
ARGELIA
SAN LUIS
EL SANTUARIO
SAN FRANCISCO
COCORNA
7. Consolidado Total Desempeño cumplan y asuman las funciones de archivo central de
Archivístico Municipios del Oriente Antioqueño las alcaldías, y a la vez del archivo histórico de los
organismos principales de la administración, tal como
La Administración Municipal, las cuatro entidades lo establece el Decreto 4124 de 2004; es uno de los
principales que la conforman, alcaldías, concejos, factores que tuvo mayor incidencia en el resultado
personerías y hospitales, se vieron reflejados en el que se va a presentar.
desarrollo de este proyecto; es por ello que el
desempeño de cada una, influye directamente en lo En un bajo porcentaje de los municipios visitados, se
que se decidió llamar desempeño archivístico de los encontró la existencia de archivos generales o
municipios. consejos municipales de archivos, totalmente
activos. Se debe procurar el trabajo archivístico
Este desempeño permite determinar de manera mancomunado. Los resultados encontrados
concluyente, el nivel de asimilación de la demuestran la fluctuación en el comportamiento
normatividad y procedimientos referentes a los archivístico de las entidades, la evidencia es notable,
archivos, en los municipios del oriente antioqueño. las mejores cuatro entidades con alto desempeño en
su archivo pertenecen a municipios diferentes.
La ausencia de Archivos Generales, encargados de
coordinar y desarrollar la política archivística con los Para medir el desempeño de cada municipio, se tomó
archivos de las entidades a nivel municipal, que como base el puntaje final de cada una de las cuatro
37
entidades visitadas, que sumado dio el resultado de cada municipio, donde la puntuación máxima posible era, como se
abordó en la metodología, de 233.3.
Un aspecto para resaltar, es que aún en las entidades públicas, y para este caso las del oriente antioqueño, presentan un
nivel medio y medio bajo de asimilación y aplicación de la norma archivística. Los resultados de los municipios se
muestran en la Tabla número 20, donde se presenta el total de puntos-tras la suma de los puntos de las entidades de ese
municipio-, así como esa cifra expresada en nivel de cumplimiento.
El municipio de San Vicente Ferrer, queda ubicado en el primer lugar, tras ubicar su alcaldía y hospital en el segundo
lugar del desempeño por entidades, el tercer mejor concejo y la mejor personería. El municipio registró un porcentaje
en Nivel de Cumplimiento de 73.1%, con el 61.9% aparece El Carmen de Viboral, y en tercer lugar el Santuario con
solo 1 decima de diferencia, 61.8 fue su nivel.
Hecho interesante es también que de 8 municipios que registraron valores superiores al 50% de cumplimiento, la
mayoría sea de sexta categoría El Carmen de Viboral, Guarne, La Ceja, San Vicente Ferrer y la Unión
Tabla 20: CONSOLIDADO DESEMPEÑO MUNICIPIOS ORIENTE ANTIOQUEÑO

MUNICIPIOS TOTAL DESEMPEÑO MUNICIPIOS Nivel de Cumplimiento
(De 233.3 posibles) (Sobre 100%)
SAN VICENTE FERRER 170.5 73.1
EL CARMEN DE VIBORAL 144.4 61.9
EL SANTUARIO 144.3 61.8
GUARNE 135.7 58.2
LA CEJA DEL TAMBO 130.1 55.8
RIONEGRO 124.1 53.2
LA UNION 118.0 50.6
ALEJANDRIA 116.7 50.0
MARINILLA 114.8 49.2
CONCEPCION 97.9 42.0
SAN RAFAEL 90.1 38.6
SAN CARLOS 87.7 37.6
GUATAPÉ 87.1 37.3
ARGELIA 84.8 36.3
EL RETIRO 79.5 34.1
ABEJORRAL 72.4 31.0
SONSÓN 63.6 27.2
GRANADA 62.9 26.9
SAN LUIS 55.5 23.8
EL PEÑOL 52.5 22.5
NARIÑO 49.0 21.0
SAN FRANCISCO 49.0 21.0
COCORNA 30.4 13.0
PROMEDIO 93.9 40.26
38
Gráfico 6: Desempeño archivístico muncipios del Oriente

Antioqueño
80.0 73.1
61.9
61.8
70.0
58.2
55.8
53.2
50.6
50.0
60.0
49.2
42.0
50.0
38.6
37.6
37.3
36.3
34.1
31.0
40.0
26.9
27.2
23.8
22.5
21.0
21.0
30.0
13.0
20.0
10.0
0.0
SAN VICENTE FERRER
EL SANTUARIO
GUARNE
LA CEJA DEL TAMBO
RIONEGRO
LA UNION
ALEJANDRIA
MARINILLA
CONCEPCION
SAN RAFAEL
SAN CARLOS
GUATAPÉ
ARGELIA
EL RETIRO
ABEJORRAL
SONSÓN
GRANADA
SAN LUIS
EL PEÑOL
NARIÑO
SAN FRANCISCO
COCORNA
TOTAL DESEMPEÑO MUNICIPIOS EN PORCENTAJE
métodos de trabajo normalizados ni han acogido

Conclusiones Generales la realidad normativa.
. Las condiciones físicas de los archivos, los bajos

. Los archivos son parte esencial en la niveles de utilización de las unidades de
construcción de la memoria colectiva de las conservación adecuadas; el uso de espacios, que
comunidades, en ellos se refleja el actuar de las si bien no se construyeron para almacenar
administraciones públicas, las costumbres, documentación, debieron mínimamente ser
creencias, cultura y desarrollo social de los adecuados a las necesidades de conservación,
pueblos. deben generar preocupación, si no se toman
medidas en el asunto por parte de las entidades
. Aunque el desarrollo normativo archivístico en responsables y autoridades archivísticas, ¿Cómo
Colombia ha avanzado en los últimos años, aún se garantizará que la memoria documental
muchas de las entidades, y este estudio lo perdure en el tiempo?
demuestra, no han logrado permear sus
sistemas de archivos con la aplicación de . Un bajo porcentaje de municipios han creado el
39
archivo general del municipio, como lo establece las mencionadas en este estudio si no también
la estructura del Sistema Nacional de Archivos, que se integren al consejo, representantes de los
las entidades tienen una enorme responsabilidad archivos de organizaciones religiosas, deportivas,
con la documentación más antigua, ¿Dónde culturales, de servicios públicos, de la empresa
quedará entonces la fuente primaria para la privada y de la comunidad.
investigación? Seguirá perdida en el desorden de
los fondos acumulados. . En las alcaldías, institución bandera en las
administraciones locales, se evidenciaron
. La Tabla de Retención Documental, instrumento avances a resaltar en materia de archivos:
normalizador del ciclo vital del documento en las Comités y Consejos Municipales de Archivos
instituciones, aún no pasa de ser un simple muy activos, inversión en materiales y
documento, una mera evidencia de auditoría, es mejoramiento de espacios locativos,
necesario que las entidades comprendan la real implementación de controles efectivos en el
utilidad de esta herramienta, cuya aplicación manejo de sus comunicaciones, aplicación
disminuye considerablemente las posibilidades exitosa de la TRD, conciencia en los funcionarios
de seguir acrecentando los volúmenes de respecto de la memoria institucional, sin
archivos desorganizados. Es con la TRD aplicada embargo la gran mayoría deben visualizar en gran
que se normaliza la producción documental y se número estos aspectos como oportunidades de
facilita el acceso a la información en los archivos. mejora.
. El inventario documental, en las diferentes . Es necesario que las alcaldías desde sus Consejos
etapas del ciclo vital del documento, permite la Municipales de Archivos, velen por el
identificación y seguimiento de éstos, garantiza cumplimiento de la normatividad, se entiende
un ágil acceso y respuesta oportuna a las que los procesos de implementación de la norma
solicitudes de información, sin embargo hoy la en archivos son graduales, pero deben iniciarse y
gran mayoría de las entidades estudiadas en este supervisarse.
proyecto, no han implementado este
instrumento. . La prestación de un servicio de salud óptimo,
. Se evidenció en el desarrollo de este proyecto, debe ir acompañado también de un servicio en el
acceso a la información adecuado, donde el
los bajos y casi nulos presupuestos asignados a los paciente tenga la información en el momento en
archivos, lo que no se ha tomado como excusa que la necesite.
para la gestión de los archivos; se evidencia en el
trabajo de muchos de los funcionarios en los . Se reconoce el esfuerzo de muchos hospitales en
archivos, la implementación exitosa de cuanto a la implementación de procesos
organización documental con recurso humano archivísticos, ésto se ve reflejado en elaboración
propio, la destinación de tiempo para las labores de Tablas de Retención Documental, manejo de
de archivo, el interés y sensibilidad así como el comunicaciones oficiales, manejo de historias
apoyo de algunas administraciones. clínicas, lo que exige un esfuerzo mancomunado
entre el área administrativa y el personal
. El 96% de los municipios han conformado el operativo, que lleva a cabo dichas labores, para
respectivo Consejo Municipal de Archivos, falta mejorar prestación del servicio de información
un 4%, es de llamar la atención sobre la adecuado y la satisfacción del usuario.
importancia de conformar este órgano adscrito
al Sistema Nacional de Archivos, y que éste pase . Hay una gran tendencia a los cambios de
del acto administrativo, a la participación activa soportes documentales por parte de las
en el Sistema Municipal de Archivos donde se entidades, esto es positivo en la medida en que se
vinculen efectivamente las instituciones, no solo pueda dar seguridad y confiabilidad en los
40
documentos y de igual forma tener claro que se . El acercamiento a la realidad de los archivos del
les debe aplicar los mismos procedimientos oriente antioqueño, permitió entender la
archivísticos. complejidad de la archivística, los retos a los
cuales se deben enfrentar los profesionales en el
. Se ha dado prioridad por conservar los ramo y el imperioso posicionamiento que hay
documentos que tienen un primer valor o valor que darle a los archivos y a los archivistas en las
administrativo, pero no se ha dado la suficiente organizaciones.
importancia por hacerlo con los documentos que
adquieren segundo valor como los históricos, . El camino debe ir hacia el trabajo asociado, hacia
siendo estos últimos de mayor importancia que un cambio en la manera de ver los archivos, hacia
los primeros, ya que contienen historia de la una conciencia en la responsabilidad con el
sociedad. ciudadano, la historia, la sociedad y las nuevas
generaciones, de quienes manejan y construyen
. Aunque las Personerías son entidades los archivos, pero también de quienes los
administrativamente muy pequeñas, hace falta el generan de las administraciones.
trabajo conjunto con las demás entidades a fin de
vincular a su organización procesos archivísticos.
Las Tablas de Retención Documental, son hoy
por hoy uno de los temas y procesos archivísticos
que más se habla, debido a su obligatoriedad en el
cumplimiento y según los resultados esta se ubica
en uno de los menores grados de cumplimiento.
. Velar por el cumplimiento y no violación de los

derechos humanos, es una de las funciones más
sobresalientes de las personerías y ésta buena
labor, se ve reflejada en los documentos donde
queda plasmada toda información, producto de
sus funciones misionales; es por esto que debe
aplicarse la norma archivística a los acervos
documentales.
. El insuficiente conocimiento de la normatividad

archivística y sus procesos, en las personas que
manejan los archivos de los Concejos
Municipales, se refleja en las cifras obtenidas,
evidenciando qué procesos archivísticos no son
implementados por la mayoría.
. La norma debe pasar de ser solo divulgada, se

hace necesario encontrar las medidas necesarias
de sensibilización e implementación.
El desconocimiento y la negligencia son en gran
medida los factores que influyen en la situación
de los archivos, revelada con el desarrollo del
proyecto de extensión.
41
Anexos
Anexo 1: acuerdo 027 de 2006 depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo público. Conjunto de documentos
(términos más relevantes) pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
glosario archivístico derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
A Archivo total. Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Acervo documental. Conjunto de documentos de un
Asunto. Contenido de una unidad documental
archivo, conservados por su valor sustantivo,
generado por una acción administrativa.
histórico o cultural.
Administración de archivos. Conjunto de estrategias C
Catálogo. Instrumento de consulta que describe
organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y
unidades documentales.
control de los recursos físicos, técnicos,
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que
tecnológicos, financieros y del talento humano, para
el eficiente funcionamiento de los archivos. atraviesan los documentos desde su producción o
Archivista. Profesional del nivel superior, graduado recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental. Fase del proceso de
en archivística.
Archivística. Disciplina que trata los aspectos organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo
teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
con la estructura orgánico-funcional de la entidad
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
fecha, forma y soporte material, acumulados en un
Código. Identificación numérica o alfanumérica que se
proceso natural por una persona o entidad pública o
asigna tanto a las unidades productoras de
privada, en el transcurso de su gestión, conservados
documentos y a las series y subseries respectivas y
respetando aquel orden para servir como
que debe responder al sistema de clasificación
testimonio e información a la persona o institución
documental establecido en la entidad.
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
Comité de archivo. Grupo asesor del alta dirección,
de la historia.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de
controla el funcionamiento de los archivos de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a
gestión y reúne los documentos transferidos por los
los procesos administrativos y técnicos de los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
archivos.
consulta es constante.
Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora
Archivo General de la Nación y de los Consejos
que reúne su documentación en trámite, sometida a
Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
continua utilización y consulta administrativa.
encargado de conceptuar sobre:
Archivo electrónico. Conjunto de documentos
electrónicos producidos y tratados conforme a los
. El valor secundario o no de los documentos de las
entidades públicas y de las privadas que cumplen
principios y procesos archivísticos.
funciones públicas.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del
archivo central o del archivo de gestión, la
. La eliminación de documentos a los que no se les
pueda aplicar valoración documental
documentación que por decisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe
. La evaluación de las tablas de retención y tablas de
valoración documental.
conservarse permanentemente, dado el valor que Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
producidas en desarrollo de las funciones asignadas
Este tipo de archivo también puede conservar
legalmente a una entidad, independientemente del
documentos históricos recibidos por donación,
42
medio utilizado. En el proceso de organización de Un sistema de reproducción debe garantizar la
fondos acumulados es pertinente el uso del término legalidad y la perdurabilidad de la información.
"correspondencia", hasta el momento en que se Distribución de documentos. Actividades tendientes a
adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" garantizar que los documentos lleguen a su
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el destinatario.
Archivo General de la Nación. Documento. Información registrada, cualquiera que
Conservación de documentos. Conjunto de medidas sea su forma o el medio utilizado.
preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la Documento de apoyo. Documento generado por la
integridad física y funcional de los documentos de misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
archivo. no hace parte de sus series documentales pero es de
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
un grupo de documentos con el fin de conocer la Documento de archivo. Registro de información
información que contienen. producida o recibida por una entidad pública o
Copia. Reproducción exacta de un documento. privada en razón de sus actividades o funciones.
Copia de seguridad. Copia de un documento Documento esencial. Documento necesario para el
realizada para conservar la información contenida funcionamiento de un organismo y que, por su
en el original en caso de pérdida o destrucción del contenido informativo y testimonial, garantiza el
mismo. conocimiento de las funciones y actividades del
Cuadro de clasificación. Esquema que refleja la mismo, aún después de su desaparición, por lo cual
jerarquización dada a la documentación producida posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
por una institución y en el que se registran las Documento facilitativo. Documento producido en
secciones y subsecciones y las series y subseries cumplimiento de funciones idénticas o comunes en
documentales. todas las entidades.
D Documento histórico. Documento único que por su
Depósito de archivo. Local especialmente equipado y significado jurídico o autográfico o por sus rasgos
adecuado para el almacenamiento y la conservación externos y su valor permanente para la dirección del
de los documentos de archivo. Estado, la soberanía nacional, las relaciones
Depuración. Operación, dada en la fase de internacionales o las actividades científicas,
organización de documentos, por la cual se retiran tecnológicas y culturales, se convierte en parte del
aquellos que no tienen valores primarios ni patrimonio histórico.
secundarios, para su posterior eliminación. Documento inactivo. Documento que ha dejado de
Descripción documental. Fase del proceso de emplearse al concluir sus valores primarios.
organización documental que consiste en el análisis Documento original. Fuente primaria de información
de los documentos de archivo y de sus con todos los rasgos y características que permiten
agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos garantizar su autenticidad e integridad.
de descripción y de consulta. Documento público. Documento otorgado por un
Digitalización. Técnica que permite la reproducción funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
de información que se encuentra guardada de intervención.
manera analógica (soportes, papel, video, casetes, E
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo Eliminación documental. Actividad resultante de la
puede leerse o interpretarse por computador. disposición final señalada en las tablas de retención o
Disposición final de documentos. Decisión resultante de valoración documental para aquellos documentos
de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo que han perdido sus valores primarios y secundarios,
vital de los documentos, registrada en las tablas de sin perjuicio de conservar su información en otros
retención y/o tablas de valoración documental, con soportes.
miras a su conservación total, eliminación, selección Expediente. Unidad documental compleja formada
y/o reproducción. por un conjunto de documentos generados orgánica
43
y funcionalmente por una instancia productora en la orientado a la clasificación, la ordenación y la
resolución de un mismo asunto. descripción de los documentos de una institución.
F P
Foliar. Acción de numerar hojas. Patrimonio documental. Conjunto de documentos
Fondo acumulado. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
dispuestos sin ningún criterio de organización Principio de orden original. Se trata de un principio
archivística. fundamental de la teoría archivística por el cual se
Fondo documental. Conjunto de documentos establece que la disposición física de los documentos
producidos por una persona natural o jurídica en debe respetar la secuencia de los trámites que los
desarrollo de sus funciones o actividades. produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
Función archivística. Actividades relacionadas con la series y unidades documentales.
totalidad del quehacer archivístico que comprenden Principio de procedencia. Se trata de un principio
desde la elaboración del documento hasta su fundamental de la teoría archivística por el cual se
eliminación o conservación permanente. establece que los documentos producidos por una
G institución y sus dependencias no deben mezclarse
Gestión documental. Conjunto de actividades con los de otras.
administrativas y técnicas, tendientes a la Producción documental. Generación de documentos
planificación, manejo y organización de la hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
documentación producida y recibida por las funciones.
entidades, desde su origen hasta su destino final con R
el objeto de facilitar su utilización y conservación. Recepción de documentos. Conjunto de operaciones de
Guía. Instrumento de consulta que describe verificación y control que una institución debe
genéricamente fondos documentales de uno o realizar para la admisión de los documentos que le
varios archivos indicando sus características son remitidos por una persona natural o jurídica.
fundamentales. Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento
L por medio del cual las entidades ingresan en sus
Legajo. Conjunto de documentos atados o sistemas manuales o automatizados de
empastados para facilitar su manipulación. correspondencia todas las comunicaciones
Legislación archivística. Conjunto de normas que producidas o recibidas.
regulan el quehacer archivístico en un país. Reglamento de archivo. Instrumento que señala los
Normalización archivística. Actividad colectiva lineamientos administrativos y técnicos que regulan
encaminada a unificar criterios en la aplicación de la la función archivística en una entidad.
práctica archivística. Retención documental. Plazo que los documentos
O deben permanecer en el archivo de gestión o en el
Ordenación documental. Fase del proceso de archivo central, tal como se consigna en la tabla de
organización que consiste en establecer secuencias retención documental.
dentro de las agrupaciones documentales definidas S
en la fase de clasificación. Sección. En la estructura archivística, unidad
Organigrama. Representación gráfica de la administrativa productora de documentos.
estructura de una institución. En archivística se usa Selección documental. Disposición final señalada en las
para identificar las dependencias productoras de los tablas de retención o de valoración documental y
documentos. realizada en el archivo central con el fin de escoger
Organización de archivos. Conjunto de operaciones una muestra de documentos de carácter
técnicas y administrativas cuya finalidad es la representativo para su conservación permanente.
agrupación documental relacionada en forma Usanse también "depuración" y "expurgo".
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Serie documental. Conjunto de unidades
Organización documental. Proceso archivístico
44
documentales de estructura y contenido V
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o Valor administrativo. Cualidad que para la
sujeto productor como consecuencia del ejercicio administración posee un documento como
de sus funciones específicas. testimonio de sus procedimientos y actividades.
Sistema nacional de archivos. Conjunto de Valor científico. Cualidad de los documentos que
instituciones archivísticas articuladas entre sí que registran información relacionada con la creación de
posibilitan la homogenización y la normalización de conocimiento en cualquier área del saber.
los procesos archivísticos. Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos
Subserie. Conjunto de unidades documentales que que soportan el conjunto de cuentas y de registros de
forman parte de una serie, identificadas de forma los ingresos, egresos y los movimientos económicos
separada de esta por su contenido y sus de una entidad pública o privada.
características específicas. Valor cultural. Cualidad del documento que, por su
T contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
Tabla de retención documental. Listado de series, con vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,
sus correspondientes tipos documentales, a las modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada políticos, religiosos o estéticos propios de una
etapa del ciclo vital de los documentos. comunidad y útiles para el conocimiento de su
Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o identidad.
series documentales a los cuales se asigna un tiempo Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los
de permanencia en el archivo central, así como una documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
disposición final. Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos
Tipo documental. Unidad documental simple documentos que deben conservarse
originada en una actividad administrativa, con permanentemente por ser fuentes primarias de
diagramación, formato y contenido distintivos que información, útiles para la reconstrucción de la
sirven como elementos para clasificarla, describirla y memoria de una comunidad.
asignarle categoría diplomática. Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan
Trámite de documentos. Recorrido del documento derechos y obligaciones legales, regulados por el
desde su producción o recepción, hasta el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
cumplimiento de su función administrativa. Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a
Transferencia documental. Remisión de los aquellos documentos que, por su importancia
documentos del archivo de gestión al central, y de histórica, científica y cultural, deben conservarse en
este al histórico, de conformidad con las tablas de un archivo.
retención y de valoración documental vigentes. Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren
U los documentos desde que se producen o se reciben
Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
conjunto de documentos de tal forma que garantice legales y/o contables.
su preservación e identificación. Valor técnico. Atributo de los documentos
Pueden ser unidades de conservación, entre otros producidos y recibidos por una institución en virtud
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o de su aspecto misional.
tomos. Valoración documental. Labor intelectual por la cual se
Unidad documental. Unidad de análisis en los determinan los valores primarios y secundarios de los
procesos de identificación y caracterización documentos con el fin de establecer su permanencia
documental. Puede ser simple, cuando está en las diferentes fases del ciclo vital.
constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.
45
Anexo 2 Normatividad Archivística Distribución de documentos

Decreto 2150 de 1995. Artículo 25. Utilización
del correo para el envío de información.
Producción Documental Decreto 229 de 1995. Sobre servicios postales
y sus resoluciones reglamentarias.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y
14. Pautas para la administración de Trámite de Documentos
comunicaciones oficiales en las entidades Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3,6, 8.
públicas y privadas que cumplen funciones Envío y control de trámite de las
públicas. comunicaciones. Numeración de actos
Código de Comercio: Artículo 48. Conformidad administrativos.
de libros y papeles del comerciante a las normas Constitución Política. Artículo 23. Toda
comerciales-medios para el asiento de persona tiene derecho a presentar peticiones
operaciones. Artículo 51. Comprobantes y respetuosas a las autoridades por motivos de
correspondencia como parte integral de la interés general o particular y a obtener pronta
contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de resolución. El legislador podrá reglamentar su
conservar la correspondencia comercial. ejercicio ante organizaciones privadas para
NTC 1673 "Papel y cartón: papel para escribir e garantizar los derechos fundamentales.
imprimir.
NTC 2223:1986 "Equipos y útiles de oficina.
Organización de los documentos
Tinta líquida para escribir. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los "Reglamento General de Archivos" que crea el
soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible Comité Evaluador de Documentos en los
de 90 mm. (3.5 pulgadas), características Departamentos, determina su integración y le
dimensionales, físicas y magnéticas. fija las funciones.
NTC 3393. Elaboración documentos Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo
comerciales. al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la
NTC 4436 "Papel para documentos de archivo: integración del Comité de Archivo de las
requisitos para la permanencia y durabilidad” entidades públicas en proceso de liquidación.
Recepción de Documentos Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los
lineamientos para la organización de fondos
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, acumulados.
11, 12. Sobre las unidades de correspondencia, Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece
radicación y control de las comunicaciones especificaciones técnicas y requisitos para la
recibidas y enviadas. contratación de servicios de archivo.
Constitución Política. Artículo 15. Párrafo 3: La Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se
correspondencia y demás formas de regula el procedimiento para la elaboración y
comunicación privada son inviolables. Sólo aplicación de las tablas de retención
pueden ser interceptadas o registradas documental en desarrollo del artículo 24 de la
mediante orden judicial, en los casos y con las Ley General de Archivos 594 de 2000.
formalidades que establezca la ley. Reforma Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la
Acto Legislativo 02 de 2003. entrega de archivos de las entidades que se
Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Supresión de autenticación de documentos Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se
originales y uso de sellos, ventanilla única. establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas
46
y las privadas que cumplen funciones públicas, La acción civil derivada de las acciones y
se regula el Inventario Único Documental y se omisiones a que se refieren los artículos 50,
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término
General de Archivos, Ley 594 de 2000. de veinte (20) años, contados a partir de la
Acuerdo AGN 12 de 1995. "Por el cual se ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria
modifica la parte del Acuerdo No. 07 del 29 de prescribirá en diez (10) años. La acción penal
junio de 1994, Reglamento General de prescribirá en veinte (20) años.
Archivos", "Órganos de Dirección, NTC 4095 Norma General para la Descripción
Coordinación y Asesoría" Archivística.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
Conservación de los documentos de archivo. Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de Programa de Gestión Documental y se aprueba
documentos a eliminar. la actualización de la Tabla de Retención
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Documental del AGN.
Organización de historias laborales. Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea
Circular AGN 07 de 2002. Organización y el Comité de Transferencias de la
Conservación de los documentos de archivo de Resolución MinSalud 1995 de 1999. Establece
las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden normas para el manejo de la Histórica
Nacional. Consulta de documentos
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Organización de historias laborales. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a
Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud) documentos.
Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
papeles a que se refiere este Capítulo deberán Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a
ser conservados cuando menos por diez años, toda persona la libertad de expresar y difundir su
contados desde el cierre de aquéllos o la fecha pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
del último asiento, documento o comprobante. información veraz e imparcial, y la de fundar
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos medios masivos de comunicación. Artículo 27. El
por el comerciante, siempre que por cualquier Estado garantiza las libertades de enseñanza,
medio técnico adecuado garantice su aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74.
reproducción exacta. Además, ante la cámara Todas las personas tienen derecho a acceder a
de comercio donde fueron registrados los los documentos públicos salvo los casos que
libros se verificará la exactitud de la establezca la ley.
reproducción de la copia, y el secretario de la Conservación de Documentos
misma firmará acta en la que anotará los libros y
papeles que se destruyeron y el procedimiento Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas
utilizado para su reproducción. y requisitos para la contratación de los servicios
Cuando se expida copia de un documento de depósito, custodia, organización, reprografía
conservado como se prevé en este artículo, se y conservación de documentos de archivo.
hará constar el cumplimiento de las Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento
formalidades anteriores. General de Archivos".
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y documentos de Archivo, restricciones por
se dictan otras disposiciones relativas a los razones de conservación.
Archivos Privados. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación
Documentación Histórica al Archivo General preventiva, conservación y restauración
de la Nación. documental.
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de
de las acciones de responsabilidad contractual. Edificios y locales destinados a archivos.
47
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de secundario de los documentos.
deterioro de los documentos de archivo y Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias
situaciones de riesgo. documentales secundarias.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la Circular AGN 01 de 2004. Inventario de
consulta y acceso a los documentos de archivo. documentos a eliminar.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de Circular AGN 03 de 2001. Transferencias
conservación y organización de documentos. documentales secundarias.
Artículo 23. "Valoración documental" que Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los
ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla bienes de uso público, los parques naturales, las
de retención documental a partir de su tierras comunales de grupos étnicos, las tierras
valoración. de resguardo, el patrimonio arqueológico de la
Artículo 60. "Conservación integral de la Nación y los demás bienes que determine la ley,
documentación de archivos." Los archivos son inalienables, imprescriptibles e
deberán implementar un sistema integrado de inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La
conservación acorde con el sistema de archivos cultura en sus diversas manifestaciones es
establecido en la entidad, para asegurar el fundamento de la nacionalidad. El Estado
adecuado mantenimiento de los documentos, reconoce la igualdad y dignidad de todas las que
garantizando la integridad física y funcional de conviven en el país. El Estado promoverá la
toda la documentación desde el momento de la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión
emisión, durante su período de vigencia, hasta de los valores culturales de la Nación. Artículo
su disposición final. 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión
Constitución Política. Artículo 8: Proteger los artística son libres. Los planes de desarrollo
recursos culturales y naturales del país, y velar económico y social incluirán el fomento a las
por la conservación de un ambiente sano. ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación patrimonio cultural de la Nación está bajo la
de documentos originales y el uso de sellos; protección del Estado.
prohíbe exigir copias o fotocopias de Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas
documentos que la entidad tenga en su poder; de vida.
prohíbe copiar o retirar documentos de los Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el
archivos de las entidades públicas; autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se
uso de sistemas electrónicos de archivos y concede valor probatorio a las copias
transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de fotostáticas de los documentos microfilmados.
las tecnologías de archivo documental por Decreto 2620 de 1993. Uso de medios
parte de los particulares, entre otros. tecnológicos para conservación de archivos.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, patrimonio.
Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Decreto 998 de 1997. Transferencias
Movimiento. documentales secundarias.
Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas
conservación de los bienes muebles e sobre defensa y conservación del patrimonio
inmuebles. histórico, artístico y monumentos públicos de la
Nación.
Disposición final de los documentos Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo.
Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento Las entidades estatales establecerán las medidas
General de Archivos". Artículo 18. Crea el que demande la preservación, inmutabilidad y
Comité Evaluador de Documentos, determina seguridad de los originales de los contratos
su integración y le fija la función principal de estatales.
estudiar los asuntos relativos al valor
48

Cartilla Proyecto Archivos Oriente 2010-Páginas Interiores

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Cartilla Proyecto Archivos Oriente 2010-Páginas Interiores

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Informe de resultados proyecto archivística oriente

Para las familias Bonilla Gómez, Cardona López,

Al Banco de Programas y Proyectos de Extensión de la

José Luis Vargas Forero

Jaime Alberto Gómez Espinosa

El importante desarrollo normativo de la Archivística en Colombia, a 10 años de la promulgación de La Ley General de

Inicialmente se explica la metodología utilizada para la recolección y procesamiento de la información recogida a lo

38 corregimientos y 917 veredas conforman en total

En la etapa de planeación del proyecto de extensión,

Se recolectó información general acerca de cada

Se procedió entonces a unificar los asuntos,

La realidad abre el panorama para la evaluación de

4 En este sentido la intención de este trabajo es establecer

referentes que permitan identificar los puntos más vulnerables

TABLA 3 CONCEJOS-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO

TABLA 4 PERSONERÍAS-VALOR MÁXIMO POR ASUNTO DE DESEMPEÑO ARCHIVÍSTICO

TABLA 5 5 : SISTEMA DE PUNTUACIÓN PARA ALCALDÍAS Y HOSPITALES

AVANCE DE DESEMPEÑO 40 50 20 35 50 17.5

TOTAL 245 100 58.5 255 100 53.8

TABLA 6:10 SISTEMA DE PUNTUACIÓN CONCEJOS Y PERSONERÍAS

TOTAL 80 100 37 70 100 33

anunciando la visita, fueron la primera forma de

ENTIDAD dar a conocer la ejecución del mismo entre la

Difusión y presentación del proyecto ante el

apertura ante el Consejo Municipal de Archivos,

14 12 12 13 o reunión de representantes de las entidades se

3. Diagnóstico Alcaldías Municipales A continuación se expresa de manera gráfica la

Para las indagatorias se ha recurrido a una realidad

A continuación se expresa de manera grafica la La dedicación de tiempo del funcionario encargado,

Con respecto al manejo de comunicaciones oficiales,

La conformación de archivos en las entidades se

Conformación del Comité de Archivo 23 0 0 23 100,0 0,0 0,0

entidad, cargo, formación y dedicación de tiempo del responsable del archivo.

Gráfico 2: Desempeño Archivístico Alcaldías Oriente Antiqueño

24 Véase consolidado de Hallazgos http://archivisticaoriente.blogspot.com

4. Diagnóstico Hospitales Municipales del Oriente Antioqueño

4.1 Diagnóstico General de Hospitales

4.3 Consolidado de Desempeño Archivístico en Hospitales

entidad, cargo, formación y dedicación de tiempo del responsable del archivo.

Gráfico 3: Desempeño Archivístico Hospitales Oriente

SAN VICENTE FERRER

LA CEJA DEL TAMBO

5. Diagnóstico Concejos Municipales del normatividad archivística en estas entidades,

En cuanto al manejo de comunicaciones oficiales En la revisión de las unidades de instalación se detectó

5.2 Consolidado de Hallazgos en los 23 Concejos Municipales

TABLA 14 CONCEJOS-CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 21 2 91,3 0,0 8,7

TABLA 15 SISTEMA DE PUNTUACIÓN CONCEJOS

Formato 06: 55 40%

TOTAL: 80 TOTAL: 100%

SONSÓN 27,0 3,8 30,8 10,8 2,3 13,1 5 1 6 11,6 23,6

ABEJORRAL 35,0 2,5 37,5 14,0 1,5 15,5 3 1 8 10,0 20,4

NARIÑO 32,0 2,5 34,5 12,8 1,5 14,3 1 1 10 4,8 9,8

que luego se formaron en información cuantitativa.

Gráfico 4: Desempeño Archivístico Concejos

En primer lugar entre los cargos del responsable del

TABLA 17 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS PERSONERÍAS

PROCESOS DISCIPLINARIOS 20 1 95,2 0 4,8

6.3 Consolidado de Desempeño Archivístico de Personerías

TABLA 18 SISTEMA DE PUNTUACIÓN PERSONERÍAS

FORMATO CONSOLIDADO VALOR MÁXIMO CUMPLIMIENTO VALOR DE INCIDENCIA EN EL

Formato 06: Cumplimiento de la ley 594 45 40%

Avance en gestión archivística en la 25 60%

TOTAL: 70 TOTAL: 100%