Instructivo para End User: Cómo Crear un Contract Request Form

1) Ingresar a SAP E-Sourcing Portal

2) Clic en la siguiente ruta Formato de Contract Request -> Formato de Contract Request -> Create
Contract Request Form

FMV, Julio 2012 1 de 19

3) Click en Create

4) Llenar los campos:

a. “Nombre de visualización”: Nombre abreviado del servicio (hasta 40 caracteres)
b. “Descripción”: Descripción del servicio a contratar (hasta 256 caracteres

FMV, Julio 2012 2 de 19

5) Escoger la “Prioridad”.

6) Escoger el “Tipo de Requerimiento”:

a. Nuevo Contrato: Para caso de un nuevo contrato, generalmente para Sole Sources (Work Order,
Contrato tipo GEN, LOC, COR).
b. Requerimiento para cambio: Para casos de modificaciones a contratos ya existentes (Change
Orderes / Addendums)
c. Re-Bid: para Concursos.

7) Si aplica, marcar “Sole Source”.

FMV, Julio 2012 3 de 19

8) Hacer clic en el cuadro del campo “SAP Company Code / Plant”.
9) Escoger Minera Yanacocha SRL, y clic en Aceptar.

10) Hacer clic en el cuadro del campo “SAP Purchasing Org”.

11) Escoger 3000 (Peru P. Org), y clic en Aceptar

FMV, Julio 2012 4 de 19

12) Hacer check en “Servicios”
13) Si se tiene el AFE #, colocarlo, de lo contrario se puede ingresar más adelante.
14) En “Estimado” se coloca el valor deseable de adjudicación, en el cuadro donde dice “ATS” se debe
colocar “USD” para Dólares o “PEN” para Nuevos Soles
15) En “Presupuestado” se coloca el valor disponible en el presupuesto para la adjudicación (en algunos
casos será mayor al valor “Estimado”), en el cuadro donde dice “ATS” se debe colocar “USD” para
Dólares o “PEN” para Nuevos Soles.
16) Clic en el cuadro del campo “Fecha de inicio del servicio”

17) Buscar la fecha deseada de inicio del servicio, y hacer clic.

FMV, Julio 2012 5 de 19

18) Repetir 16 y 17 para el campo “Fecha de finalización del servicio”.
19) Clic en Agregar usuarios

FMV, Julio 2012 6 de 19

20) Escribir el nombre de la persona que deseamos agregar, y clic en Mostrar

21) Hacer clic en el check, y en Aceptar

FMV, Julio 2012 7 de 19

22) Repetir de 19 a 21 para cada persona que se desee agregar. Inicialmente, agregar al menos a una
persona de Control de Proyectos y al Administrador de Contratos.
23) Repetir de 19 a 21, para el campo “Administrador de Contratos”

24) Hacer check en el cuadro “Contract Projects”

25) En caso se trate de un requerimiento vinculado a un contrato existente, hacer clic en Agregar
(Sección Vínculos del Documento)

FMV, Julio 2012 8 de 19

26) Clic en el cuadro del campo “Documento”

27) Desplegar la lista del cuadro, y escoger la opción “Buscar documentos del acuerdo principal por
nombre”

FMV, Julio 2012 9 de 19

28) Escribir el código del Contrato (Ej. GEN01983), y clic en Mostrar

29) Seleccionar el contrato y clic en Aceptar

FMV, Julio 2012 10 de 19

30) Clic en el cuadro del campo “Relación”
31) Clic en “Related Master Agreement” y luego en Aceptar

32) Clic en Aceptar

FMV, Julio 2012 11 de 19

33) Clic en Guardar, y se generará el número de Contract Request Form, y le enviará un correo a todos
las personas que se han agregado como Colaboradores, Administrador de Contrato, Representante
Técnico, etc.

34) Clic en la pestaña “Proveedores”

FMV, Julio 2012 12 de 19

35) Clic en Agregar
36) Escoger la opción “Buscar contactos por proveedor” del cuadro desplegable

37) Clic en el cuadro del campo “Mostrar contactos para este proveedor:”
38) Colocar el nombre de búsqueda para el proveedor deseado (completar con un asterisco), y clic en
mostrar.

FMV, Julio 2012 13 de 19

39) Clic en el campo “Nombre”, y clic en Aceptar

40) Clic en Mostrar

41) Check en el contacto deseado del proveedor, y luego clic en Aceptar

42) Para caso de concursos, repetir los pasos 35 al 41 para cada proveedor que se desee invitar.

FMV, Julio 2012 14 de 19

43) Clic en la pestaña “Risk Assesment”

44) Escoger, para cada uno de los cuatro campos, la clasificación que resultó de la Evaluación del Risk
Assesment.

FMV, Julio 2012 15 de 19

45) Una vez que esté lleno el Risk Assesment, guardar el documento

46) En caso se trate de un nuevo contrato o nueva Work Order, por adjudicación directa, ir a la pestaña
de “Justificación de Sole Source”
47) Escoger el motivo por el cual se ha requiere una Adjudicación Directa:
a. Menos de 3 Proveedores Calificados
b. Proveedor OEM (Fabricante, para caso de bienes, no aplica para servicios)
c. Solicitud por emergencia (de acuerdo al Estándar de Newmont)
d. Estandarización de Productos o Servicios
48) Llenar el campo “Justificación para no ejecución de RFP:” con la debida justificación, para lectura
y aprobación de la Jefatura o Gerencia correspondiente.

FMV, Julio 2012 16 de 19

49) En caso se necesite adjuntar documentos (ej. QPS, SOW, planos, especificaciones, etc), hacer clic
en la pestaña “Requerimientos detallados para Contratación”

50) Clic en Agregar

51) Llenar el campo “Descripción de documento adjunto”, y clic en el cuadro del campo “Documento
adjunto”

FMV, Julio 2012 17 de 19

52) Clic en Browse y buscar el documento, y clic en Open. Tener presente que en ocasiones hay que
seleccionar el disco V para referenciar a la PC o Laptop personal del usuario, el documento raíz por
defecto se va al disco H, que está alocado en el servidor de Yanacocha.

53) Clic en Aceptar

54) Si se desea adjuntar más documentos, repetir los pasos del 50 al 53.
55) Clic en Guardar

FMV, Julio 2012 18 de 19

56) Pasamos a la siguiente fase. Clic en “Sin Etapas”/”Borrador”

57) En esta fase, todos los colaboradores tienen acceso a Modificar el Contract Request Form, de ser
necesario.
58) Una vez se hayan culminado las revisiones a nivel usuario, pasamos a la siguiente fase. Clic en
“Borrador”/”Aprobación de ESR / HSLP”

FMV, Julio 2012 19 de 19