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CURSO: EVALUACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Gladys Rincón Bergman.


Universidad del Valle
DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

 Una organización es el instrumento mediante el cual


se estructuran las funciones y actividades
operacionales de una empresa, con sus diferentes
cargos:
 administración
 producción
 ventas

 finanzas,
 y otros.

 Objetivo de la organización: Coordinar y controlar el


rendimiento de la empresa y el logro de sus objetivos
comerciales y estratégicos.
ETAPAS DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

 Se definen los objetivos y las metas de la


actividad comercial
 Se determinan las funciones necesarias para
alcanzar las metas
 Se agrupan o vinculan las funciones necesarias
 Se define el marco general o estructura de la
organización
 Se analizan, diseñan y describen los puestos
esenciales (funciones y responsabilidades)
 Se prepara un programa de contratación y
capacitación
FUNCIONES ORGÁNICAS

 Las funciones orgánicas son los elementos constitutivos de la


empresa. Se pueden agrupar en los siguientes elementos de
organización:
 Dirección general de la empresa
 Investigación y desarrollo
 Finanzas, control financiero y contabilidad
 Administración de personal
 Comercialización, ventas y distribución
 Suministros, transporte y almacenamiento
 Producción:

 Planta principal
 Planta de servicios
 Calidad
 Mantenimiento y reparación
Las empresas que venden y
elaboran productos estándar y
en contadas ocasiones realizan
proyectos externos tiene este
tipo de organización. Asamblea de
socios
Cada equipo funcional se
concentra en la ejecución de
sus propias actividades para Junta directiva

apoyar la misión de negocios de


la empresa.
Gerente general

Gerente comercial Gerente financiero Gerente


administrativo
Los proyectos en una organización
funcional pueden involucrar el desarrollo
de nuevos productos, el diseño del
sistema de información de la empresa,
etc.

Para estos proyectos es necesario que se


formen equipos de proyecto
multifuncional o de trabajo, los cuales son
seleccionados de acuerdo a sus
funciones secundarias.
EQUIPO DE PROYECTOS EN UNA ORGANIZACIÓN DE TIPO
FUNCIONAL
En este tipo de organización cada proyecto
opera como una empresa pequeña. Los
recursos necesarios para realizar dichos
proyectos se asignan de tiempo completo
al mismo.
La estructura de una organización matricial es una especie
de híbrido: una mezcla de la estructura funcional y por
proyecto.

La organización matricial da la misma atención al proyecto y


al cliente que la estructura por proyecto, pero mantiene la
experiencia de la estructura funcional.

Dentro de una organización matricial, los componentes


como sistemas de ingeniería, pruebas, entre otros,
proporcionan un conjunto de experiencia que apoya a los
proyectos en desarrollo.
 El gerente de proyecto es responsable de los
resultados del proyecto.
 Los gerentes funcionales son responsables de
proporcionar los recursos necesarios para lograr
los resultados.
 La organización matricial asegura la utilización
efectiva de los recursos de la empresa. Los
componentes o cargos funcionales tienen la
experiencia para apoyar el desarrollo de los
proyectos.
 El gerente de proyecto define:
 el alcance del proyecto (qué)
 el programa (cuándo)
 El presupuesto (cuánto)….para lograr los objetivos
del proyecto y satisfacer al cliente..

 El gerente de proyecto es el líder del desarrollo del


proyecto, establecer el programa y el presupuesto,
y de informar sobre el desempeño al cliente y a la
administración de la empresa.
 ESTRUCTURA FUNCIONAL:
VENTAJAS:
 Reduce la duplicidad y el traslape de funciones.
 Beneficios de especialización en funciones-
 Compartir y desarrollar conocimientos en una misma disciplina de
conocimiento.

DESVENTAJAS:
 Visión reducida, solo el enfoque de la propia disciplina.
 Poco énfasis en el trabajo en equipo.
 Poca transmisión de ideas entre las diferentes funciones..
 No hay enfoque por proyectos
 Comunicación lenta,
 Lentitud en la solución de problemas y en la toma de decisiones..
 ESTRUCTURA POR PROYECTOS:
VENTAJAS:
 Las personas del equipo de proyecto trabajan para el gerente de
proyecto.
 El gerente del proyecto tiene la autoridad sobre cómo y quién
realiza el trabajo y control sobre los recursos.
 No existe conflicto con otros proyectos
 Es muy receptiva al cliente.

DESVENTAJAS:
 Es poco rentable, debido a la poca utilización de los recursos..
 Pérdida de tiempo por duplicidad de funciones y actividades..
 Poca transferencia de conocimientos entre proyectos.
 no hay garantía de permanencia para las personas porque depende
de proyectos no hacen parte de la estructura funcional de la
organización..
 ESTRUCTURA MATRICIAL
VENTAJAS
 Utilización eficiente de los recursos
 Tienen una sede funcional que permite dar estabilidad a
las personas.
 Experiencia funcional disponible para todos los
proyectos..
 Los conocimientos se transfieren de un proyecto a otro..
 Facilita la comunicación
 Se enfoca en el cliente.

DESVENTAJAS
 Tener varios gerentes o jefes puede generar conflictos..
NORMAS
 Ver norma Icontec GTC-ISO. 21500. Directrices para la dirección y gestión de proyectos,

 Ver norma Icontec GTC-ISO 21504. Gestión de proyectos, programas y portafolios. Guía para
Gestión de proyectos.
PREGUNTAS..

 …..
BIBLIOGRAFÍA

 Administración Exitosa de Proyectos. Gido, J;


Clements J.
 Administración de Proyectos. Gray, C; Larson, E.