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MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013 NIVEL III

PROFESOR: Jose Alegre Mendoza (joaleme@hotmail.com)


HORARIO: Sabados de 8 a 1 pm.
SISTEMA DE EVALUACION:
1. LABORATORIO:
a. Avance (0 a 15 p)
b. Tarea (0 a 5 p)
De los 4 laboratorios se elimina el menor.
2. EXAMEN FINAL:
a. Teorico (0 a 10 p)
b. Practico (0 a 10 p)
3. PROMEDIO FINAL:
PF=promedio de laboratorios + examen final
2
Si PF>=12.0 entonces APROBADO.
INGRESO A LA CARPETA COMPARTIDA:
1. Presionar las teclas WINDOWS + R.
2. En la ventana mostrada se digita…

3. ENTER o ACEPTAR.
4. En la siguiente ventana abrir la carpeta JOSE ALEGRE…
AUDITORIA DE DATOS
DETECCION DE ERRORES EN LOS DATOS
Es posible marcar (rellenar o rodear con circulo) datos ya ingresados que
tengan algún tipo de error que el usuario lo considere como tal, para ello:
A) USO DE FORMATO CONDICIONAL: Este método se usa para rellenar
o resaltar la celda en la auditoria.
Ej.: En una lista de números, se pide resaltar aquellos que sean
mayores a 50.
Procedimiento:
1. Seleccionar el rango de datos (A1:A12)
2. Ficha INICIO, grupo ESTILOS, FORMATO CONDICIONAL.
3. Seleccionar RESALTAR REGLAS DE CELDAS, seleccionar la
condición MAYOR QUE.
4. Se muestra una ventana en donde se ingresa el dato y se
selecciona el color del resaltado…

5. Finalmente ACEPTAR.

Ej.: Se pide resaltar los datos que se repiten en la LISTA2


tomando como referencia la LISTA1.
FORMULA A UTILIZAR:

Prodedimiento:
1. Seleccionar el rango de datos (B2:B13)
2. Ficha INICIO, grupo ESTILOS, FORMATO CONDICIONAL.
3. Seleccionar NUEVA REGLA.
4. En la ventana mostrada se selecciona el tipo de regla y se
ingresa la formula…
5. Para crear el formato de esta regla se ingresa a FORMATO…

6. ACEPTAR y ACEPTAR.
EJERCICIO 1: En el siguiente cuadro, se pide resaltar las
edades de niños que no correspondan (mayor a 12).

B) USO DE VALIDACION DE DATOS Y MOSTRAR CIRCULOS:


Ej.: En los siguientes datos que corresponden a notas de alumnos,
se pide marcar con circulo los datos que no corresponde.

Procedimiento:
1. Crear una validación a los datos que se desea colocar la marca de
círculos (A2:A12)
a. Seleccionar el rango.
b. Ficha DATOS, grupo HERRAMIENTAS DE DATOS,
VALIDACION DE DATOS.
c. Se muestra una ventana en donde se selecciona el tipo de
validación, condición y dato…
d. ACEPTAR.
2. Realizar el marcado con circulo, ingresando a la ficha DATOS,
grupo HERRAMIENTAS DE DATOS, VALIDACION DE DATOS
(flechita), RODEAR CON CIRCULO DATOS NO VALIDOS…

3. Para quitar la marca de círculos, se ingresa a la ficha DATOS,


grupo HERRAMIENTAS DE DATOS, VALIDACION DE DATOS
(flechita), BORRAR CIRCULOS DE VALIDACION.
Ej.: Se pide rodear con un circulo aquellos datos no permitidos de la
primera lista tomando como referencia la segunda lista.
Procedimiento:
1. Asignar nombre de rango a los datos permitidos.
2. Crear una validación de datos a la primera lista (A2:A13)

3. Realizar el marcado con circulo como el ejemplo anterior…


AUDITORIA DE FORMULAS
DETECCION DE ERRORES EN LAS FORMULAS
A) MENSAJES DE ERROR.- A veces algunas celdas nos muestran un
contenido inesperado y que resulta inentendible para muchos
usuarios. Esta es una de las formas que el Excel usa para hacernos
saber que, por alguna razón, no puede hacer lo que pedimos. Asi
tenemos:
1. #¡VALOR!.- Aparece cuando realizamos una operación no valida,
por ejemplo multiplicar una celda con texto por otra que tiene
un numero.

2. #¡DIV/0!.- Aparece cuando pedimos que se realice una división


entre 0.

3. #¿NOMBRE?.- Aparece cuando utilizamos un “nombre” de


función que no exista en Excel.
4. #¡NUM!.- Aparece cuando colocamos como argumento de una
función un valor no numérico dentro del cual se pedia un valor
numérico o para una operación cuyo resultado sea un numero
bien grande.

5. #N/A.- Aparece cuando en una función de búsqueda o referencia


no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente
matriz de búsqueda.

6. #¡NULO!.- Aparece cuando la intersección de 2 rangos no existe.


7. #¡REF!.- Aparece cuando hacemos referencia a una dirección que
habíamos eliminado o que no existe.

B) RASTREAR PRECEDENTES Y DEPENDIENTES.- Permite mostrar las


relaciones entre las formulas y las celdas con la finalidad de realizar
algún tipo de seguimiento o detectar el origen del error.
CELDA PRECEDENTE.- Son celdas a las que se hace referencia
mediante una formula en otra celda.
Ej.:

Celda
precedente
de la celda
D10.

CELDA DEPENDIENTE.- Contiene formulas que hacen referencia a


otra celda.
Ej.:

Celda
dependiente
de D10

C) MOSTRAR EL RASTREO.- Es posible activar una flechas de color azul


que me indiquen las celdas precedentes y dependientes de
cualquier celda, para ello:
1. Seleccionar la celda.
2. Ficha FORMULAS, grupo AUDITORIA DE FORMULAS, seleccionar
RASTREAR PRECEDENTES o RASTREAR DEPENDIENTES…

3. Para eliminar las flechas del rastreo, se ingresa a la ficha


FORMULAS, grupo AUDITORIA DE FORMULAS, QUITAR FLECHAS.
NOTA: El rastreo también puede mostrar flechas de color rojo o
de color negro, las primeras aparecen cuando existe error en la
formula, las segundas aparecen cuando la precedencia o
dependencia se encuentra en otra hoja o libro.
Ej.: Para los siguientes datos se pide mostrar el rastreo de celdas
precedentes y dependientes del TOTAL.
D) MOSTRAR FORMULAS DE UNA HOJA.- Es posible mostrar todas las
formulas que existen en una hoja, para ello se ingresa a la ficha
FORMULAS, grupo AUDITORIA DE FORMULAS, MOSTRAR
FORMULAS…

Para desactivar se repite el proceso.


E) COMPROBACION DE ERRORES EN LAS FORMULAS.- Se muestra
cuando la formula en una celda desencadena algún tipo de error,
para ello:
1. Seleccionar la celda que contiene el error.
2. Ficha FORMULAS, grupo AUDITORIA DE FORMULAS,
COMPROBACION DE ERRORES.
3. Se muestra una ventana en donde se muestra la formula y el tipo
de error cometido…

4. Si en caso deseas ver con mas detalle el error, ingresar a


MOSTRAR PASOS DE CALCULO...
5. Se puede ingresar a EVALUAR para ver con mas detalle el error
cometido.
6. Finalmente cerrar todas las ventanas y realizar la corrección.
CONVERTIR TEXTO EN NUMEROS
Es posible que los datos numéricos de una hoja se muestren como textos y
no se pueda realizar algún tipo de calculo, para convertir un numero que
esta como texto a ser un numero, debemos de:
Ej.: Abrir el archivo 3CONVERTIR TEXTO EN NUMERO.
Metodos a utilizar:
A) USANDO LA COMPROBACION DE ERRORES:
1. Seleccionar el rango (B6:B10)
2. Ficha FORMULAS, grupo AUDITORIA DE FORMULAS,
COMPROBACION DE ERRORES.
3. En la ventana mostrada se selecciona CONVERTIR EN NUMERO…

4. Se repite el paso anterior para los siguientes números que están


como texto.
B) USANDO LA ETIQUETA INTELIGENTE:
1. Seleccionar el rango (B14:B18)
2. Ingresar a la etiqueta inteligente de la primera celda.
3. Seleccionar CONVERTIR EN NUMERO…
C) USANDO EL PEGADO ESPECIAL:
1. Digitar el numero 1 en una celda vacia.
2. Copiar el dato de la celda anterior (CONTROL + C).
3. Seleccionar el rango de los números que están como texto
(B22:B26)
4. Ingresar a la ficha INICIO, grupo PORTAPAPELES, PEGAR,
PEGADO ESPECIAL.
5. Se muestra una ventana en donde se activan…

y ACEPTAR.
EJERCICIO 2: Convierta los números que están como texto a
números usando cualquier método en el rango B30:B35

DETECCION DE DATOS DUPLICADOS


Cuando trabajamos con una hoja que contiene muchos datos, es probable
que se encuentren datos duplicados.
A) DETECCION DE DATOS DUPLICADOS:
Ej.: Para los siguientes datos, se pide resaltar los datos duplicados.

Procedimiento:
1. Seleccionar el rango A1:A13
2. Ficha INICIO, grupo ESTILOS, FORMATO CONDICIONAL.
3. Seleccionar RESALTAR REGLAS DE CELDAS, DUPLICAR VALORES.
4. Se muestra una ventana en donde se selecciona el color del
resaltado…

5. Finalmente ACEPTAR.
B) QUITAR DUPLICADOS: Procedimiento:
1. Seleccionar el rango.
2. Ficha DATOS, grupo HERRAMIENTAS DE DATOS, QUITAR
DUPLICADOS.
3. Se muestra una ventana en donde…
4. ACEPTAR y ACEPTAR.

NOTA: Tambien se puede quitar duplicados, mostrando registros


únicos usando el FILTRO AVANZADO.
TAREA 1: Desarrollar el archivo 4TEXTO A NUMERO Y QUITAR
DUPLICADOS y el archivo TAREA N°1 para entregar el próximo sábado
28.