Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 2

Sugerencias didácticas
Los objetivos principales de esta unidad son distinguir los principales documentos de la
Administración, su elaboración y presentación, reconocer los derechos y deberes de los
ciudadanos ante la Administración y acceder a la información administrativa y a los
archivos y registros públicos.
Para realizar una introducción a los conceptos y contenidos que van a ser analizados en
la unidad, puede ser muy útil realizar una presentación utilizando como documento de
apoyo el esquema que aparece al inicio de la unidad del libro del alumno.
Se sugiere trabajar la unidad con la explicación de cada uno de los epígrafes del libro.
Ideas clave Conviene reforzar los elementos conceptuales de cada epígrafe con el análisis de los
casos prácticos solucionados del texto del alumno y, posteriormente, realizar las
actividades propuestas de cada epígrafe y ponerlas en común en el aula.
Como apoyo en las explicaciones, se pueden consultar las páginas web de distintos
organismos públicos y privados que contienen información de utilidad relativa a los
contenidos de esta unidad, así como la legislación relacionada con los contenidos de la
unidad.
Una tarea especialmente interesante puede ser la de pedir al alumnado que recopile
noticias de prensa o revistas especializadas relacionadas con el contenido de la unidad y,
con ellas, confeccionen un dosier o carpeta que se irá completando a medida que se
avance por las unidades didácticas.
También sería muy interesante la realización de actividades adicionales a la expuestas en
el libro, bien individualmente o en grupo, relativas a los contenidos de la unidad.
Una vez expuestos los contenidos de la unidad, se deben realizar las actividades finales.
Por último, con el fin de fijar los conceptos estudiados en la unidad, puede ser muy útil
realizar un repaso a lo visto volviendo a plantear como documento de apoyo el esquema
inicial.
Otros materiales interesantes que se pueden utilizar en el aula como materiales
complementarios son:
– Las Presentaciones Multimedia. Son presentaciones en PowerPoint para apoyar tus
explicaciones en el aula con ayuda de un ordenador y proyector.
– GATE: es un gestor avanzado de tareas de evaluación. Con GATE podrás generar
todas las evaluaciones que quieras conforme a unos criterios determinados, y además
podrás interactuar con tus alumnos, enviándoles actividades a través de GATE y
notificándoles sus calificaciones.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 3

Solucionario a las actividades propuestas

1 >> Documentos administrativos y soportes
documentales
Sugerencias didácticas
Inicialmente, con estas actividades, se trabaja el estudio de las principales características
de los documentos administrativos así como los soportes documentales en los que
pueden presentarse. También puede resultar interesante que los alumnos propongan
diferentes ejemplos de documentos administrativos que conozcan o que utilicen
habitualmente.
 
1·· David trabaja como auxiliar administrativo en una gestoría y debe
Página 154 presentar con urgencia una solicitud ante su Ayuntamiento, ya que el
plazo finaliza próximamente. ¿Qué medio de presentación le
recomendarías? ¿Por qué? ¿Qué ventajas ofrece respecto a otros posibles
medios de presentación?
Por medios electrónicos o telemáticos. Porque es la manera más rápida de
presentar la documentación y también la más cómoda para los administrados,
ya que basta con un equipo informático y una conexión a Internet para enviar
cualquier documento. Además, en la actualidad, los medios telemáticos
permiten dejar constancia de la transmisión y recepción de los documentos, de
sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones e identifican
fidedignamente al remitente y al destinatario.
2·· Laura había solicitado una beca de estudios y hoy ha recibido una carta
de la Consejería de Educación donde le notifican que se la han concedido.
¿Esa carta cumple con todas las funciones y características de los
documentos administrativos? ¿Por qué?
Sí, porque sirve para dejar constancia de los actos de la Administración y
también como medio de comunicación de los actos de la Administración tanto a
nivel interno como externo.

2 >> Clasificación de los documentos

administrativos
Sugerencias didácticas
Con las siguientes actividades, se busca que el alumno identifique los diferentes tipos de
documentos administrativos, en función de las características que presentan. Otra
actividad interesante puede ser la realización de un esquema que recoja los principales
tipos de documentos y la fase del procedimiento administrativo en la que se emiten, con
el fin de relacionar los contenidos con los de la Unidad 8.
 
Página 155 3·· ¿A qué tipo de documento pertenecerá el acuerdo del órgano
administrativo de iniciación del procedimiento? ¿Y la petición de un
informe a otro órgano?
Documento de decisión. Documento de transmisión.
4·· La publicación en el Boletín Oficial del Estado de los resultados de un
proceso de selección de personal convocado por la Administración ¿se
puede considerar como un acto de transmisión? ¿Por qué?
Sí, porque sirve para comunicar hechos o actos, bien a las personas físicas o
jurídicas, bien a otros órganos administrativos.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 4

3 >> Documentos tipo ante la administración

Sugerencias didácticas
En esta actividad el alumno debe poner en práctica los contenidos tratados con el fin de
cumplimentar una solicitud según el modelo propuesto. Igualmente, se pueden facilitar a
los alumnos los modelos de otros documentos en blanco para que los cumplimenten o
bien modelos reales cumplimentados para que se familiaricen con su formato y
contenido.

5·· Se te ha extraviado el carné de estudiante de tu centro. Con tus datos

Página 157 personales y utilizando el modelo que incluimos a continuación, elabora
en tu cuaderno una solicitud para que te expidan un duplicado de dicho
carné.
Respuesta libre.

4 >> Derechos y deberes de los ciudadanos ante

la Administración
Sugerencias didácticas
El objetivo de estas actividades consiste en profundizar en el conocimiento de los
derechos y obligaciones de los ciudadanos frente a la Administración. Se parte de
situaciones prácticas para que el alumno reconozca los derechos que se desprenden de
estas y razone su sentido.
 
6·· Un alumno de un centro educativo acude a la secretaría de este para
Página 158 solicitar información sobre el estado en el que se encuentra la tramitación
de un procedimiento sancionador a un compañero. ¿Tiene derecho a
conocer dicha situación?
No. Los ciudadanos tienen derecho conocer el estado de la tramitación de los
procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y en este caso, al
alumno no se le considera interesado en dicho procedimiento.
7·· Inés acude al registro de un órgano administrativo a presentar una
documentación, de la cual solo aporta los originales. ¿Puede exigir
posteriormente su devolución? ¿Y solicitar una copia sellada de los
documentos presentados?
Sí, los interesados tienen derecho a obtener copia sellada de los documentos
que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de
estos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.

5 >> Información, atención y participación del

ciudadano
Sugerencias didácticas
Distinguir los tipos de información administrativa y los mecanismos de participación
administrativa es la finalidad de las presentes actividades. Se trata de que el alumno
reconozca las diferentes modalidades que puede presentar la información que se solicita
a la Administración y sus principales características y también de que identifique las
maneras que tiene el ciudadano de participar en la mejora de los servicios públicos.
 

 
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 5

8·· Sofía quiere informarse sobre la oferta de empleo público aprobada

Página 159 para este año. Además, desea conocer las notas del procedimiento
selectivo al que se presentó para obtener una plaza en la Administración
General del Estado. ¿Qué tipo de información es cada una de ellas?
En el primer caso, se trata de información general, que es la que los ciudadanos
tienen necesidad de conocer en sus relaciones con las Administraciones
Públicas, en su conjunto o con alguno de sus ámbitos de actuación, por
ejemplo, un procedimiento selectivo. En el segundo caso, se trata de
información particular, que es la concerniente al estado o contenido de los
procedimientos en tramitación y a la identificación de las autoridades y personal
al servicio de la Administración bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos
procedimientos. Esta información solo podrá ser facilitada a las personas que
tengan la condición de interesados en cada procedimiento.
9·· Una asociación de consumidores no está de acuerdo con la subida del
Página 161 precio del transporte público aprobada por el Pleno del Ayuntamiento, por
lo que, desde hace varios meses, ha solicitado una reunión con el
responsable del área de transportes, pero aún no les ha respondido ni ha
fijado ninguna fecha para recibirles. ¿Qué tipo de mecanismo de
participación administrativa deberían utilizar para poner de manifiesto
estos hechos y conseguir ser atendidos?
Una queja, que es una facultad que puede ser ejercida por cualquier ciudadano,
independientemente de su condición de interesado, mostrando su insatisfacción ante
cualquier tardanza o desatención por parte de la Administración en alguna de sus
actuaciones.

6 >> Archivos y registros públicos

Sugerencias didácticas
Finalmente, tratamos el tema de los archivos y registros públicos con la finalidad de que
el alumno conozca las diferentes modalidades de presentación de documentos y la
normativa que regula dicha actividad, haciendo especial hincapié en el empleo de las
nuevas tecnologías y los registros telemáticos.
 
10·· Pedro ha creado una empresa y debe presentar la documentación
Página 162 necesaria para solicitar la licencia de apertura de esta. El viernes acudió al
registro, pero ya era tarde y estaba cerrado. ¿Tiene que esperar hasta el
lunes para presentar dicha documentación?
No, puede presentar la documentación por medios electrónicos. Para la
recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan
por medios telemáticos, existen registros telemáticos.
Los registros telemáticos permitirán la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones todos los días del año durante las 24 horas.

Solucionario a las actividades finales

1·· ¿Qué tipo de documento es el acuerdo del órgano administrativo de
Página 163
iniciación del procedimiento? ¿Y la petición de un informe a otro órgano?
Documento de decisión. Documento de transmisión.
2·· La publicación en un diario oficial de los resultados de un
procedimiento selectivo convocado por la Administración ¿se puede
considerar como un acto de transmisión? ¿Por qué?
Sí, porque sirve para comunicar hechos o actos, bien a las personas físicas o
jurídicas, bien a otros órganos administrativos.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 6

3·· ¿Qué tipo de documento tendrás que solicitar a la Administración si no

has podido asistir a clase por tener que ir a examinarte para obtener el
permiso de conducir?
Un certificado, ya que sirve para dejar constancia de actos o situaciones de
carácter personal, con el objetivo de que surtan efecto en el ámbito público o
privado.
4·· Marcos ha recibido una citación para acudir a la delegación de la
Agencia Tributaria de su localidad para aclarar unas cuestiones relativas a
su declaración de la renta. ¿Está obligado a presentarse? En caso de que
no acuda, ¿qué consecuencias puede tener?
La comparecencia ante las oficinas públicas solo será obligatoria cuando así
esté previsto en una ley. La citación hará constar expresamente lugar, fecha,
hora y objeto de la comparecencia, así como los efectos de no atenderla. Las
Administraciones Públicas, a solicitud del interesado, le entregarán certificación
haciendo constar la comparecencia.
5·· Daniel es el presidente de la Asociación de Vecinos de su barrio. El
Ayuntamiento tiene previsto realizar unas obras de remodelación de las
aceras y los vecinos desean informarse acerca de dichas obras. ¿Puede
Daniel, en su calidad de presidente de la asociación, solicitar información
sobre estas? ¿De qué tipo de información se trataría?
Sí. Se trataría de información particular, que es la concerniente al estado o
contenido de los procedimientos en tramitación y a la identificación de las
autoridades y personal al servicio de la Administración bajo cuya
responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos.
Esta información solo podrá ser facilitada a las personas que tengan la
condición de interesados en cada procedimiento, como en este caso.
6·· Rodrigo es usuario de la piscina municipal. Últimamente ha observado
que existen varios desperfectos en las instalaciones y desea poner este
hecho en conocimiento de los responsables. ¿Cómo podría participar en la
mejora de este servicio público?
Mediante una sugerencia, que es una propuesta que tiene como objetivo la
mejora de los servicios públicos. Las diferentes administraciones deben habilitar
medios como buzones o direcciones de correo electrónico para facilitar su
emisión por parte de los ciudadanos.
7·· ¿Puede entregarse en el registro de una comunidad autónoma una
documentación cuyo destinatario es la Administración General del
Estado?
Sí, las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los
órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros, en
registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración
General del Estado, a la de cualquier Administración de las comunidades
autónomas o a la de alguna de las entidades que integran la Administración
Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
8·· Julio se encuentra de viaje por en una comunidad autónoma distinta de
la de su residencia habitual y debe presentar en esta última una
documentación. ¿Puede hacerlo sin tener que desplazarse? ¿Y si se
encontrara fuera de España?
Sí, puede hacerlo telemáticamente o en registros de cualquier órgano
administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de
cualquier Administración de las comunidades autónomas o a la de alguna de las
entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se
hubiese suscrito el oportuno convenio. Si se encontrara en el extranjero, puede
presentar la documentación en las representaciones diplomáticas y oficinas
consulares de España en el extranjero.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 7

9·· Un empresario quiere conocer datos sanitarios de carácter personal de

uno de sus trabajadores que se encuentra ingresado en el hospital.
¿Podría consultar en el registro del hospital dichos datos?
No. El ejercicio del derecho de acceso puede ser denegado cuando prevalezcan
razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección.
Algunos archivos y registros se regirán por sus disposiciones específicas,
debido a la información que contienen; por ejemplo, los que contengan datos
sanitarios personales de los pacientes, el Registro Civil o los archivos históricos.
10·· Ignacio debe presentar una documentación ante la Administración,
pero tiene un pequeño negocio y desea no tener que ausentarse para
presentarla. ¿Puede presentar la documentación por otro medio que no le
obligue a ausentarse del trabajo?
Sí, telemáticamente.
11·· Para solicitar una subvención, Celia necesita el documento que
acredita que tiene la licencia de apertura de su negocio, pero se da cuenta
de que lo ha extraviado. ¿Puede solicitar una copia a la Administración?
Sí, el derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los
documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración.
12·· Indica, en cada uno de los casos siguientes, el medio que deben
emplear los ciudadanos para participar en la mejora de los servicios
públicos:
a) Propuesta que tiene como objetivo mejorar el servicio de atención
telefónica del Ayuntamiento. Sugerencia.
b) Mostrar la insatisfacción de un grupo de vecinos por el mal estado de
conservación del mobiliario urbano de su barrio. Queja.
c) Poner en conocimiento de los responsables del centro de salud que no
funciona el aire acondicionado de la sala de espera. Reclamación.
13·· Identifica en qué fases del procedimiento administrativo se emiten los
documentos de decisión, transmisión, constancia y juicio.
Decisión: en la fase de terminación.
Transmisión: en la fase de instrucción.
Constancia: en la fase de instrucción.
Juicio: en la fase de instrucción.
14·· Indica y razona si es correcta la siguiente afirmación: “Los
ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos
que, formando parte de un expediente, obren en los archivos
administrativos, únicamente en formato papel”.
No, los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos
que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos,
cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo
de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan
a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 8

Casos finales
Página 164 Comunicación a la administración
Los usuarios de un parque público, dotado de columpios e instalaciones
recreativas, al que acuden con sus hijos menores de edad, vienen
observando durante el último mes que los fines de semana por la mañana
las instalaciones aparecen repletas de desperdicios y cristales rotos.
Además, varios columpios han sido dañados y han quedado inutilizados,
por lo que representan un peligro para los usuarios. Desean poner en
conocimiento del Ayuntamiento esta situación.

Además, creen que estas instalaciones podrían cerrarse por las noches
con el fin de evitar que vuelvan a ocurrir estos hechos.

En la página web municipal, existe la posibilidad de comunicar estos

hechos e incluso se pueden aportar fotografías y vídeos, por lo que,
considerando que era la manera más rápida de actuar, uno de los padres
ha enviado varias fotografías del estado en el que se encontraban las
instalaciones, así como de los daños sufridos.

Aunque en la propia página le indican que en un plazo máximo de 48 horas

se pondrán en contacto con cualquier persona que haya utilizado el
servicio, ha transcurrido ya una semana y no ha obtenido respuesta.

Finalmente, en vista de que no ha recibido ninguna contestación, solicita

permiso en su trabajo y decide acudir personalmente a las dependencias
municipales.

a) ¿Cómo pueden poner en conocimiento del Ayuntamiento estos hechos?

Mediante la emisión de una denuncia, que es un documento por el que cualquier
ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de
un hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
b) La propuesta de cerrar las instalaciones por la noche ¿se puede
considerar como una iniciativa para mejorar el servicio?
Sí, porque se hace con la intención de evitar que durante la noche se dañen las
instalaciones.
c) ¿Qué tipo de documento debe utilizar para comunicar el mal
funcionamiento del servicio que presta el Ayuntamiento vía Internet?
Una reclamación, que es una solicitud en la que se pone en conocimiento de la
Administración cualquier tipo de actuación irregular que se observe en el
funcionamiento de las dependencias administrativas, en este caso en el servicio
que presta el Ayuntamiento vía Internet.
d) ¿Con qué documentos puede justificar su ausencia al trabajo? ¿A qué
tipo de documento pertenece?
Con un certificado, que deja constancia de actos o situaciones de carácter
personal, con el objetivo de que surtan efecto en el ámbito público o privado.
Pertenece a los documentos de constancia.
 

Unidad 10 – Documentos, información y registros públicos 9

Documentación administrativa
Un órgano administrativo ha iniciado un procedimiento. A lo largo de este
se han producido una serie de situaciones que ha tenido que ir
resolviendo, hasta llegar a la resolución del procedimiento, entre otras:
a) Comunicación al interesado decisiones y acuerdos. Notificación.
b) Comunicación con órganos pertenecientes a distintas
Administraciones. Oficio.
c) Acreditación y constancia de actos o situaciones de carácter personal.
Certificado.

Indica qué tipo de documento ha tenido que emitir en cada caso.