ESTUDIO
DE  MÉTODOS  
 
SEMANA  7  
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
   

[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ]
  

Objetivo  unidad  cuatro:  

 
Determinar  propuestas  de  cambios  en  la  forma  actual  de  realizar  un  trabajo  para  aumentar  la  
productividad  y  disminuir  el  tiempo  de  trabajo  del  proceso.  
 
ESTUDIO  DE  MÉTODOS    
 
1.Evaluación  de  los  métodos  
Para   evaluar   los   métodos,   los   patrocinadores   de   la   investigación   (directores,   supervisores,  
jefes   de   proceso,   etc.)   deben   decidir   cuál   es   la   solución   o   el   método   más   adecuado.   Para  
tomar  esta  decisión,  el  especialista  debe  tener  información   clara   de   los   diferentes   métodos,  
los  resultados  probables  de  los  cambios  propuestos  y  el  costo  de  la  implantación  y  tomar  
decisiones  a  partir  de  un  análisis  de  costo  –beneficio  de  los  diferentes  métodos.  
 
Técnicas  de  evaluación    
Para   determinar   de   forma   general   qué   costos   y   beneficios   (cuantitativos   y/o   cualitativos)  
están   asociados   al   cambio   potencial,   se   pueden   utilizar   diferentes   técnicas   que   permiten  
evaluar   y   dar   soporte   a   las   decisiones   a   tomar.   Para   incluir   los   factores   cualitativos   con   los  
factores   cuantitativos   se   puede   recurrir   a   técnicas   pseudocuantitativas,   mediante   la  
asignación   de   valores   numéricos   que   permitan   una   evaluación   global.   También   se   puede  
recurrir   a   técnicas  de   toma   de   decisiones   como   árboles   de   decisión   y   matrices  de  decisión.  
Para  medir  los  costos  y  beneficios  durante  un  horizonte  de  tiempo,  se  puede  aplicar  técnicas  
como   la   de   los   recursos   generados   descontados   para   comparar   los   ingresos   y   gastos   con   los  
valores  monetarios  actuales.    
 
Los   resultados   de   las   técnicas   anteriores,   que   sirven   de   base   para   la   toma   de   decisiones,  
deben   ser   incluidas   en   un   informe   final.   El   objetivo   del   informe   es   resumir   la   investigación,  
aportar   datos   de   evaluación   y   presentar   conclusiones   y   recomendaciones.   En   algunos   casos,  
cuando  se  prevé  que  el  método  será  aplicado,  se  recomienda  incluir  un  plan  detallado  de  la  
aplicación  de  los  cambios  con  sus  respectivos  costos.  
 
La   presentación   del   informe   puede   estar   determinado   por   la   compañía,   pero   siempre  
procurando  seguir  la  regla  ABC  (Acertado,  Breve  y  Claro).  
 
2. Definir  el  método  perfeccionado    
Una   vez   se   ha   establecido   los   cambios   que   se   realizarán   en   la   forma   de   realizar   el   trabajo,   se  
debe   definir   y   consignar   por   escrito   las   normas   de   ejecución   del   nuevo   método.   Para   esto   se  
aconseja  llenar  la  hoja  de  instrucciones  o  procedimientos  del  operario  con  el  objetivo  de:    
a. Dejar  constancia  escrita  de  la  forma  de  realizar  el  trabajo  de  forma  detallada,  de  tal  
manera  que  pueda  ser  leída  y  entendida  por  otros  operarios  y  personal.    

 
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b. Explicar  el  nuevo  método  a  la  dirección,  operarios  e  interesados,  para  tomar  decisiones  
como:  cambio  de  maquinaria,  lugares  de  trabajo  y  adecuación  de  la  disposición  de  las  
máquinas.  
c. Facilitar  la  comprensión  de  los  nuevos  cambios  a  los  operarios  hasta  que  se  familiaricen  
completamente  con  el  nuevo  método.    
d. Servir  de  base  para  los  estudios  de  tiempos  y  movimientos.  
 
Generalmente  la  hoja  de  instrucciones  o  procedimientos  deberá  contener  la  siguiente  
información:  
 
a. Herramienta  y  equipo  a  utilizar.    
b. Explicación  detallada  del  método  a  utilizar.  Esta  explicación  dependerá  de  la  cantidad  de  
operarios  que  la  consulten,  el  volumen  de  producción  y  la  tarea.  Si  la  cantidad  de  operarios  
que   tienen   acceso   a   la   información   y   el   volumen   de   producción   son   altos   se   espera   que   se  
explique  hasta  el  menor  detalle,  incluso  el  movimiento  de  manos  y  dedos.  
c. Condiciones   generales   de   trabajo   como:   iluminación,   temperatura,   uso   de   equipo   de  
protección,  entre  otras.  
d. Diagrama  del  lugar  de  trabajo  y  un  croquis  de  las  herramientas  plantillas  y  dispositivos  de  
fijación  especial.    
e. Cursograma  para  describir  de  forma  general  el  método  o  procedimiento  a  utilizar.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS] 3
  

A  continuación  se  muestra  un  ejemplo  de  una  hoja  de  instrucciones  para  el  corte  de  tela.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura  1.  Hoja  de  instrucciones    
 
3. Implantar  el  método    
Esta  fase  es  quizás  la  más  importante  y  difícil,  ya  que  requiere  el  compromiso  tanto  de  la  alta  
gerencia  como  de  los  operarios.  La  implementación  del  nuevo  método  se  puede  establecer  
en  las  siguientes  etapas:  
 
a.  Socialización  y  aprobación  por  parte  de  la  alta  gerencia.  
b. Aprobación  del  jefe  del  departamento  o  proceso.  

 
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c.  Aprobación  de  los  operarios  e  interesados.  

d. Divulgar  y  enseñar  el  nuevo  método  a  los  operarios.  
e.  Controlar   y   seguir   de   cerca   el   trabajo,   para   encontrar   posibles   fallas   en   la   ejecución   del  
procedimiento.  
f.  En   caso   de   cambios   en   el   número   de   trabajadores,   se   debe   socializar   con   el   grupo   de  
trabajo   o   departamento   para   minimizar   o   evitar   molestias   que   pueden   resultar   en   baja  
productividad.  
 
4. Preparación  al  cambio    
Algunos   operarios   y   compañías   son   resistentes   al   cambio.   Por   esta   razón   es   importante  
hacer  participe  a  cada  uno  de  los  involucrados  en  el  cambio,  explicar  cómo  se  está  realizando,  
las   razones   del   mismo   y   pedir   sugerencias   de   mejora.   El   diagrama   de   secuencia   es   una  
herramienta  que  ayuda  a  atraer  el  interés  de  los  trabajadores  y  a  comprender  de  forma  clara  
los  cambios  efectuados  por  la  compañía.    
 
Para   reducir   el   impacto   del   cambio   se   debe   establecer   un   plan   global   de   aplicación   donde   se  
planifiquen  y  programen  las  diferentes  actividades  para  la  incorporación  del  nuevo  método.  
De   esta   manera   se   asegura   que   cada   actividad   quede   completada   antes   de   la   introducción  
del  nuevo  método  en  la  organización.    
 
5. Controlar  el  cambio    
Una   vez   se   han   planificado   y   programado   las   diferentes   actividades,   la   compañía   deberá  
controlarlas   y   asegurar   que   se   hayan   cumplido   adecuadamente,   de   acuerdo   con   el  
cronograma  establecido,  para  así  sustituir  el  método  de  forma  exitosa.  
 
Para  establecer  las  fechas  de  las  actividades  se  podrá  utilizar  el  método  del  camino  crítico.  La  
fecha   de   sustitución   del   método   antiguo   por   el   nuevo   deberá   ser   escogida   teniendo   en  
cuenta  que  el  proceso  de  aprendizaje  del  nuevo  método  toma  tiempo  y  puede  resultar  en  un  
período  de  baja  productividad.  Por  esta  razón  se  recomienda  hacer  el  cambio  en  un  periodo  
de  baja  producción  y  mantener  un  registro  de  las  actividades  que  se  realizan.    
 
6. Mantener  en  uso  el  nuevo  método  
Una   vez   se   socializa   y   se   implanta   el   nuevo   método   deberá   usarse   de   acuerdo   a   lo  
especificado,   manteniendo   un   control   para   que   los   operarios   atiendan   de   manera   eficaz   lo  
establecido  en  el  nuevo  método.  
 
Durante  el  periodo  de  uso  se  podrá  identificar  mejoras  a  incorporar  en  las  especificaciones.  
En   este   proceso   de   mejora   los   operarios   juegan   un   papel   fundamental,   ya   que   conocen  
minuciosamente  sus  tareas  y  son  las  personas  idóneas  para  reconocer  fallas  en  el  proceso.    
 

 
[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS] 5
  

Finalmente   se   recomienda   establecer   un   procedimiento   formal   para   mantener,   controlar   y  

evaluar   un   nuevo   método.   Dicho   procedimiento   contribuye   a   la   adaptación   de   los  
trabajadores  a  sus  nuevas  tareas,  la  reducción  de  fallas  y  la  mejora  continua  del  método.  
 
 
ESTUDIO  DE  MÉTODOS  DE  TRABAJO  EN  LA  OFICINA    
Objetivo:  aumentar  la  eficiencia  de  los  procesos  y  la  productividad  de  la  organización.  
 
1.Introducción    
Generalmente,  cuando  se  habla  de  procesos,  se  asocia  el  término  a  la  fabricación  de  un  bien.  
Sin  embargo  en  las  oficinas  se  tienen  recursos  que  son  transformados  en  productos  finales  
(documentos,   formularios).   Estos   recursos   deben   ser   utilizados   con   eficiencia,   buscando  
disminuir   y   controlar   los   costos   administrativos   y   de   oficina   que   muchas   veces   son  
considerables.   Por   esta   razón   se   hace   necesario   el   estudio   del   trabajo,   pues   en   la   mayoría   de  
oficinas   se   realiza   un   trabajo   rutinario   que   se   puede   observar,   medir   y   analizar.   Organización  
y   métodos   (O   y   M)   se   encarga   del   estudio   del   trabajo   en   la   oficina   (estudio   de   métodos   y  
medición  del  trabajo)  y  de  las  estructuras  de  organización  habituales.    
 
2. Procedimiento  para  mejorar  métodos  de  trabajo  en  la  oficina    
 

Seleccionar   Registrar   Examinar  

Definir     Evaluar   Idear  

Implantar   Mantener    
       
Figura  2.  Procedimiento  básico  para  el  estudio  de  métodos  de  trabajo  en  la  oficina  
 
Seleccionar:  para  seleccionar  la  esfera  o  actividad  de  estudio  en  la  oficina  se  priorizan  
aquellas  actividades  que:    
 
 Constituyen  una  porción  importante  de  los  costos  de  mano  de  obra  administrativa.    
 Están  produciendo  una  gran  cantidad  de  errores  o  errores  graves.  
 Están  creando  altos  nivel  de  inconformidad.  

 
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 Es  necesario  modificarlo  por  algún  cambio  exterior  (nuevo  software,  cambio  en  el  
procedimiento,  etc.).  
 
Además   se   hace   necesaria   la   evaluación   periódica   de   las   operaciones   influidas   por   los  
numerosos  cambios  en  el  entorno,  como  técnicas  o  métodos  de  trabajo  nuevos,  cambio  de  
equipos,   modificaciones   en   los   procedimientos   y   en   los   niveles   de   insatisfacción   de   la  
dirección,   entre   otras   situaciones   que   puedan   llevar   a   elevar   los   costos   y   el   número   de  
errores  en  un  procedimiento  o  departamento.    
 
Otra   forma   de   evaluar   y   mejorar   los   procedimientos   es   brindar   a   los   empleados   la  
oportunidad  de  construir  proyectos  de  mejora  y  sugerencias  que  luego  serán  evaluadas  por  
especialistas  para  su  incorporación.    
 
Todas   las   evaluaciones   (examen   departamental,   estudio   de   sistemas   y   sugerencias   de  
trabajadores)  tendrán  como  objetivo  final  mantener  y  mejorar  la  eficiencia  en  la  oficina.  
 
Registrar:  a  diferencia  de  la  zona  de  producción,  donde  se  registra  información  como  equipo,  
tareas  de  los  operarios,  materiales,  entre  otros,  en  las  oficinas  se  registra  el  contenido  y  la  
evolución  de  los  documentos  a  medida  que  se  les  aplican  los  sistemas  y  procedimientos.  El  
registro   se   realiza   siguiendo   la   jerarquía   del   trabajo   de   oficina:   primero   se   registra   la  
información   concerniente   al   sistema,   luego   los   procedimientos   y   finalmente   las   actividades   y  
métodos  de  trabajo.  

Sistema  

Procedimiento   Procedimiento  

Actividad/ Actividad/ Actividad/

Método   Método   Método  

Actividad/  Actividad/
Método   Método  
   
Figura  3.  Jerarquía  de  sistemas,  procedimientos  y  métodos  de  oficina  
 
• Sistema:   conjunto   de   departamentos   y   secciones   mutuamente   relacionadas,   que  
interactúan  para  alcanzar  una  meta  u  objetivo  en  común.  

 
[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS] 7
  

• Procedimientos:   subunidades   del   sistema   que   permiten   especificar   la   forma   para   llevar   a  
cabo   una   actividad   o   un   proceso.   Generalmente   los   procedimientos   se   registran   en  
documentos  y  están  relacionados  con  un  puesto  de  trabajo  o  individuo.    
• Actividades:  permiten  describir  las  diferentes  tareas  para  realizar  un  procedimiento.  
• Métodos:   medios   para   realizar   actividades   para   cumplir   con   los   objetivos   de   un  
procedimiento.  
 
Cuando   se   está   realizando   una   investigación   de   estudio   del   trabajo   se   debe   tener   un  
conocimiento   global   del   sistema   y   luego,   a   nivel   más   detallado,   de   los   procedimientos   y  
actividades.   Esto   permite   al   investigador   tener   más   detalle   sobre   los   sistemas   y   realizar   un  
mejor  análisis.    
 
Una  forma  de  tener  control  sobre  los  procedimientos  es  la  descripción  de  los  mismos,  que  
permite   tener   información   básica   de   lo   que   se   realiza   en   cada   uno   de   los   procedimientos   del  
sistema.   También   se   recomienda   adjuntar   en   cada   procedimiento   todos   los   documentos,  
formularios   y   anotaciones   que   hagan   parte   del   mismo.   A   este   conjunto   de   documentos   se   le  
llama  diagrama  de  modelos.    
 
Asistente  contable:   es   responsable   de   la   parte   de   contabilidad   de   la   organización,   la   revisión  
de  documentos  como  facturas  de  venta,  recibos  de  caja;  el  ingreso  de  información  al  sistema,  
como  la  causación  de  compras,  las  consignaciones  bancarias  y  la  conciliación  de  generación  
de  estados  financieros.  
 
Otra   herramienta   útil   para   la   descripción   de   un   sistema   es   el   diagrama   de   procedimiento,  
también  descrito  en  herramientas  de  la  calidad.  Se  trata  de  un  cursograma  analítico  de  tipo  
documento   que   describe   la   evolución   de   los   documentos   a   medida   que   se   les   aplican   los  
procedimientos.   Para   describir   de   forma   global   y   al   mismo   tiempo   detallar   los  
procedimientos  de  cada  uno  de  los  departamentos  se  realiza  un  formulario  compuesto  por  
columnas  que  representan  a  cada  uno  de  los  departamentos  de  la  empresa.  A  continuación  
se  muestran  las  actividades  utilizadas  en  un  diagrama  de  procesos:  
 
Actividad   Símbolo   Resultado  
Operación       Modificación   o   cambio   del   producto   o  
material.  

Transporte     Mueve,   transporta,   desplaza   material,  

  producto  o  trabajadores.  

Inspección       Verifica,  comprueba.  

 
 

 
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Almacenamiento     Guardar,  proteger.  

 
 
Demora     Retraso  entre  dos  operaciones.  

Actividades     Ejecución   de   varias   actividades   al   mismo  

combinadas     tiempo.  

Figura  4.  actividades  de  un  diagrama  de  procedimiento  

 
Examinar,  idear,  evaluar  y  definir:  el  examen  del  sistema  se  debe  realizar  de  forma  global  y  
crítica   para   comprender   la   estructura   y   la   relación   entre   las   diferentes   actividades.  
Conjuntamente  se  deben  eliminar,  simplificar  o  combinar  las  actividades  de  acuerdo  con  las  
necesidades  de  cada  procedimiento.    
 
Cuando  se  trata  de  establecer  métodos  de  trabajo  nuevos,  los  sistemas  de  información  son  
de   gran   utilidad.   Se   espera   que   el   departamento   de   informática,   junto   con   el   investigador   de  
estudio   de   trabajo,   diseñen   y   faciliten   sistemas   útiles   que   den   soluciones   a   las   necesidades  
del   sistema.   Igualmente   se   debe   realizar   un   análisis   de   costo-­‐beneficio,   teniendo   en  
consideración   la   facilidad   y   comodidad   de   uso   de   los   equipos   y   programas.   Muchas  
organizaciones   cuentan   con   sistemas   computarizados   y   otros   medios   de   manipulación   de  
información   que   en   muchas   ocasiones   no   son   utilizados   de   forma   correcta   y   aceleran   las  
deficiencias  existentes.    
 
Además,   se   debe   evaluar   que   todos   los   métodos   reestructurados   o   cambiados   cumplen  
eficazmente   con   los   objetivos   de   la   investigación   y   deberán   ser   definidos   de   forma   detallada  
y  completa.    
 
Implantar   y   mantener:   la  implementación  y  el  mantenimiento  de  un  método  nuevo  funciona  
igual   que   en   el   taller   o   planta   de   producción.   Las   capacitaciones   y   socialización   con   los  
empleados  son  esenciales  para  el  aprendizaje  y  posterior  aplicación  de  los  nuevos  métodos.  
Los   manuales   de   procedimientos   son   muy   útiles:   contienen   las   actividades   a   realizar   con  
suficiente   detalle   y   están   disponibles   en   el   lugar   de   trabajo.   Otras   herramientas   que   se  
pueden   realizar   son   instructivos   y   cursillos   de   información,   los   cuales   se   deben   mantener  
actualizados  cada  vez  que  se  realice  un  cambio.  Finalmente,  se  debe  supervisar  y  controlar  
los  métodos  nuevos  para  identificar  cualquier  error  y  corregirlo.  
 
3. Elaboración  y  control  de  formularios    
Los   documentos   y   formularios   resultan   convenientes   a   la   hora   de   representar   resultados  
obtenidos   o   evidencia   de   actividades   desempeñadas.   Los   documentos   deberán   estar  
actualizados  y  muchas  veces  es  más  útil  tenerlos  impresos  y  disponibles  para  los  operarios,  

 
[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS] 9
  

que   en   la   pantalla   de   un   computador.   Los   documentos   funcionan   como   vectores   de  

información   y   su   eficacia   esta   determinada   por   la   forma   en   que   recoge   y   transfiere  
información  y  se  relaciona  con  otros  documentos  y  procedimientos.  El  objetivo  principal  de  
la  elaboración  de  documentos  es  eliminar,  integrar  o  simplificar  actividades  de  acuerdo  con  
el  análisis  de  la  información  en  un  estudio  de  métodos.  
 
Para   la   elaboración   de   formularios   se   debe   tener   presente   el   procedimiento   al   cual   está  
asociado.   Cualquier   modificación   en   el   procedimiento   puede   generar   la   reelaboración   del  
formulario,   por   lo   cual   debe   ser   revisado   tras   confirmar   un   procedimiento.   El   examen   y  
análisis   de   la   respuesta   a   las   siguientes   preguntas   permite   un   examen   crítico   básico   para  
encontrar  la  necesidad  del  formulario:  
 
• ¿Qué  información  trasmite?  
• ¿Quién  lo  utiliza?_  
• ¿Cuándo  se  utiliza?  
• ¿Dónde  se  utiliza?  
• ¿Cómo  se  utiliza?  
 
Además  es  necesario  que  el  formulario  cumpla  con  las  siguientes  características:  
 
• Coherencia   con   el   lugar   en   donde   se   va   a   emplear,   la   persona   que   lo   va   a   leer   y   sus  
competencias.  
• Fácil  de  completar,  claro  y  sin  ambigüedades.    
• Identificado  con  un  código  o  nombre  que  permita  identificar  su  ubicación  en  el  sistema.  
Una   forma   de   resumir   los   diferentes   campos   o   asientos   en   los   diferentes   formularios   es   el  
diagrama   de   X.   Este   consiste   en   una   matriz   que   indica   la   información   disponible   en  
determinado  formulario;  permite  encontrar  información  repetida  que  se  puede  agrupar  para  
mejorar  su  eficacia.    
 
Documento   Orden  de   Factura  de   Orden  de   Ficha  de  
Campos   pedido   venta   entrega   almacenamiento  
Nombre  del  cliente.   X   X   X    
Número  de     X   X    
identificación  
Número  de  pedido   X   X   X   X  
Unidades  vendidas   X   X   X   X  
Forma  de  pago     X      
Figura  5.  Diagrama  en  X  
 

 
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Para  la  forma  o  la  estética  del  documento  se  pueden  considerar  características  como  tamaño  
del  papel,  peso,  forma,  color,  espacio  para  rellenar  los  campos,  estilo  general  de  la  empresa  y  
los  costos  asociados  a  cada  característica.  
 
Diseño  de  detalles:  para  el  diseño  de  los  detalles  se  debe  considerar:    
• El  proceso  de  archivado/recuperación.  
• Flujo  que  sigue  el  formulario  a  través  de  la  organización.    
• La  índole  de  los  datos  registrados  .  
 
En   la   figura   se   muestra   un   ejemplo   sencillo   de   un   formulario   para   el   registro   de   peticiones  
quejas   y   reclamos   (PQR).   Hay   campos   que   deberán   ser   diligenciados   por   el   cliente,  
considerando  el  espacio  para  su  adecuado  desarrollo.  También  se  identifican  el  nombre  del  
formulario,  un  código  y  la  fecha  para  su  posterior  control  y  trazabilidad.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura  6.  Formato  de  registro  de  peticiones,  quejas  y  reclamos  
 
Control   de   formularios:   para   mantener   en   control   los   formularios   es   indispensable   realizar  
verificaciones  periódicas  que  determinen  si  los  formularios  cumplen  con  los  objetivos  de  los  
procedimientos  y  si  siguen  siendo  necesarios  para  la  función  empresarial  para  la  cual  fueron  
creados.   Para   esta   revisión   es   muy   apropiado   contar   con   una   lista   maestra   de   documentos   y  
un   plan   de   revisión   de   los   mismos.   También   se   debe   realizar   exámenes   en   el   entorno   del  
formulario   para   determinar   si   éste   necesita   ser   reestructurado.   Otros   aspectos   a   tener   en  
cuenta  son:  
 
 

 
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• ¿Cómo  se  producen  los  formularios?  (considerar  los  costos)  

• ¿Cuántos  ejemplares  se  mantiene?  
• ¿Dónde  están  ubicados  los  formularios?  
• ¿Se   ha   establecido   un   número   mínimo   de   formularios   teniendo   en   cuenta   la   oferta   y   los  
costos  de  su  producción?  
• ¿Cómo  se  reponen  los  formularios  suministrados  a  los  usuarios?  
• ¿Los  formularios  están  disponibles  para  las  personas  interesadas?  
• ¿Cómo  se  realiza  la  trazabilidad  de  los  formularios?  
• ¿Cuál  es  la  vida  útil  de  la  información  registrada  en  los  formularios?  
• ¿Existen  restricciones  legales  en  su  tiempo  de  conservación?  (En  Colombia:  Ley  de  archivo  
general)  
• ¿Cómo  se  controlan  y  almacenan  los  documentos  obsoletos?    
 
4. Disposición  de  la  oficina    
La   disposición   de   la   oficina   utiliza   los   mismos   conceptos   y   métodos   que   la   distribución   en  
planta  y  aplican  todas  las  clases  de  distribución  en  el  entorno  administrativo,  con  excepción  
de  la  disposición  de  puestos  fijos.  La  planificación  de  la  disposición  está  determinada  por  la  
jerarquía  del  sistema  de  la  siguiente  manera:  
 
a. El  sistema  global  determina  la  disposición  en  un  sentido  amplio.  
b. Los  procedimientos  determinan  la  disposición  detallada.  
c. Los  métodos  de  trabajo  determinan  el  diseño  del  puesto  de  trabajo.    
 
Para  determinar  la  mejor  disposición  en  la  oficina  se  deben  tener  en  consideración  factores  
como:  
 
• Entorno  físico  actual  de  la  edificación:  vías  de  acceso,  servicios  públicos,  área,  etc.  
• La  cultura  de  la  organización.  
• Volúmenes  y  corriente  de  documentos.  
• Número  de  empleados.  
• Corrientes  de  comunicación.  
• Costos  fijos  y  variables  (minimizarlos).  
•  Cercanía  de  mano  de  obra,  proveedores  y  otros  centros  de  distribución  de  la  organización.    
• Políticas  gubernamentales  y  aspectos  legales.    
 
Disposición  de  la  oficina  de  planta  abierta    
A   diferencia   de   la   distribución   de   pequeñas   oficinas   celulares,   la   distribución   de   planta  
abierta  permite  ahorrar  espacio,  pero  se  debe  garantizar  el  aislamiento  en  actividades  que  lo  
requieren  para  evitar  distracciones  y  ruidos  molestos.  A  continuación  se  mencionan  algunas  
de  las  ventajas  de  este  tipo  de  disposición:  
 

 
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• Ahorro  de  espacio  utilizado  en  paredes.    

• Mayor  flexibilidad  a  la  hora  de  re-­‐diseñar  la  disposición.  
• Mayor  facilidad  en  la  comunicación  entre  los  trabajadores.    
• Facilitación  de  la  supervisión  del  personal.    
• Menores  costos  y  mayor  facilidad  en  la  distribución  de  electricidad  y  servicios  de  
telecomunicaciones.  
 
Estudio  sobre  la  disposición  de  las  oficinas  
Cuando  se  encuentra  la  necesidad  de  realizar  una  adecuación  o  cambio  en  la  disposición  
actual  de  las  oficinas  se  recomienda  realizar  estas  etapas:  
1.Registro  de  los  sistemas  utilizados  dentro  de  la  oficina.  
2. Registro  de  los  procedimientos  que  conforman  el  sistema.  
3. Evaluación   de   los   métodos   de   trabajo   actuales,   con   el   propósito   de   determinar   que   se  
estén  realizando  de  la  mejor  manera  posible  para  no  acarrear  una  nueva  disposición  en  poco  
tiempo.  
4. Evaluación   de   la   capacidad   de   cada   procedimiento   y   puesto   de   trabajo.   Este   estudio   se  
debe  realizar  con  una  medición  del  trabajo  o  con  información  de  estimaciones  confirmadas  
por  supervisores  y  directores  de  los  sistemas.    
5. Análisis  de  los  volúmenes  de  producción  y  pronósticos  de  futuras  tendencias.  
6. Determinación  de  las  vías  y  frecuencias  de  comunicación  y  contacto  entre  trabajadores  e  
información.  
7. Diseño  de  puestos  de  trabajo,  teniendo  en  cuenta  normas  de  seguridad  y  principios  
ergonómicos.    
8. Calcular  las  necesidades  de  los  puestos  de  trabajo,  teniendo  en  cuenta  los  volúmenes  de  
producción  y  número  de  trabajadores.    
9. Establecer  el  tipo  de  disposición  a  implementar.  
10. Determinar  las  restricciones  externas  que  puedan  afectar  la  toma  de  una  decisión:  por  
ejemplo,  una  zona  que  necesite  estar  aislada  de  ruido  no  deberá  estar  cerca  de  la  zona  de  
máquinas.    
11. Determinar  una  disposición  esquemática  que  priorice  las  áreas  o  puestos  de  trabajo  que  
tengan  mayor  relación  entre  si.  
12. Investigación  de  las  soluciones  disponibles  para  el  material  físico  (computadores,  mesas,  
sillas,  módulos,  archivos,  etc.).    
13. Diseño  de  la  disposición  propuesta  mediante  un  Layout  (plano)  donde  se  incluyan  
ascensores,  baños,  suministro  de  electricidad,  servicios  de  telecomunicación,  etc.    
14. Evaluación  de  la  disposición  propuesta,  para  verificar  su  viabilidad  operacional  y  financiera.  
15. Modificación  de  la  disposición  actual,  de  acuerdo  con  lo  detallado  anteriormente;  
preparación  de  la  disposición  final.    
 
Control  de  calidad  en  la  oficina    
El   control   de   calidad   no   sólo   se   implementa   en   líneas   de   producción   donde   se   tiene   un  
producto   físico   determinado;   también   se   debe   realizar   en   procesos   administrativos.   Los  

 
[ ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS] 13
  

trabajos   en   oficina   son   susceptibles   a   errores   que   pueden   llevar   a   un   incremento   en   los  
costos,  cuando  no  son  prevenidos  y  corregidos  (acciones  preventivas  y  correctivas)  a  tiempo.  
Estos   errores   pueden   ser   cometidos   por   el   personal   o   por   el   sistema.   Por   esta   razón   se   hace  
necesario   controlar   y   verificar   tanto   los   sistemas   como   el   personal   y   reducir   al   mínimo   los  
errores  que  pueden  terminar  en  costos  muy  elevados  o  errores  perjudiciales.    
Para   el   control   de   calidad   se   puede   aplicar   herramientas   como   verificación   por   muestreo,  
indicadores  de  gestión  y  gráficas  de  control,  entre  otros.  
 
BIBLIOGRAFÍA  
 
Bucella,  M.  J.  (2004).  PROCESOS  PRODUCTIVOS  II.  Mendoza:  Universidad  Nacional  Cuyo.  

 
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